ANALISIS AMALAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH DAN REKA BENTUK CADANGAN SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

Nama dan matrik AHLI KUMPULAN

FARZELI CHE MAT MUSTAFA PGE99022AZMAN ADNAN PGE99021MOHAMAD BIN MAHADIPGE99028ROSLEE BIN IBRAHIMPGE99023

TARIKH SERAHAN25 SEPTEMBER 2000

Kertas projek ini dikemukakan kepada pensyarah

untuk memenuhi syarat lulus kursus PXGP6111

ABSTRAK

Kertas Projek ini memfokuskan kajian mengenai sistem maklumat dalam pengurusan sekolah dan cadangan reka bentuk sistem maklumat berasaskan komputer yang boleh digunakan oleh pengurusan sekolah untuk ...........

Sambung..............

KANDUNGAN

Muka Surat

Abstrak i

Kandungan ii

Bab 1 : Pengenalan

Bab 2 : Situasi Sistem Maklumat Di Sekolah

Bab 3 : Tujuan Pembinaan Sistem Maklumat

Bab 3 : Analisis Keperluan

Bab 4 : Keperluan Dalam Sistem Maklumat

Bab 5 : Cadangan Rekabentuk Sistem Maklumat

Bab 6 : Penutup

Bibliografi

Lampiran:

BAB 1

PENGENALAN1. PENGENALANTeknologi Maklumat meliputi perkakasan(hardware) dan perisian (software) yang digunakan unuk menyimpan, mengeluarkan semula (retrieve), memproses dan memindahkan data. Teknologi sebenarnya hanyalah satu alat yang digunakan untuk memenuhi suatu matlamat yang spesifik. Teknologi maklumat hanya membantu kita mencapai visi, dan bukan menyediakan/menghasilkan visi tersebut. Justeru, pengetua hari ini tidak boleh mengabaikan penggunaan sistem maklumat berkomputer dalam pengurusan sekolah kini. Sistem Maklumat Berasaskan Komputer (CBIS) menggunakan teknologi IT yang moden dan canggih untuk memproses data-data mentah (raw data) dan menghasilkan maklumat yang bermakna.

Komputer dan perisian adalah peralatan teknikal dan bahan-bahan dalam suatu sistem maklumat. Sesebuah komputer mampu untuk untuk menyimpan serta memproses data dan maklumat. Program komputer atau perisian adalah merupakan suatu set arahan operasi (operating instructions) yang memberikan arahan dan mengawal pemprosesan data. Bagaimana sesebuah komputer dan perisiannya bekerja adalah penting dalam mereka bentuk dan memperolehi penyelesaian kepada masalah dalam organisasi. Walaupun demikian, perlu diingatkan bahawa komputer hanyalah sebahagian daripada sistem maklumat. Untuk memahami sistem maklumat, seseorang itu mestilah memahami bentuk masalah yang ingin diselesaikan, elemen-elemen masalah berkaitan dan proses yang dilakukan dalam organisasi untuk menuju ke arah penyelesaian tersebut. Oleh yang demikian, amatlah penting bagi seseorang pengetua memiliki kemampuan dan pengetahuan untuk mengabungjalinkan literasi komputer dengan literasi sistem maklumat.

Fokus penulisan kertas projek ini adalah untuk mewujudkan sistem maklumat di sekolah berdasarkan keperluan sekolah. Pada tahap pertama analisis keperluan dilakukan untuk melihat keadaan sistem maklumat di sekolah sedia ada iaitu masalah-masalah yang dihadapi oleh sekolah dalam pengurusan maklumat. Maklum balas ini diperolehi melalui temu bual langsung dengan personel-personel yang terlibat iaitu Pengetua, guru-guru penolong kanan, guru-guru kanan mata pelajaran, kerani, setiausaha peperiksaan, guru pusat sumber, setiausaha sukan, penyelia makmal, penyelia asrama, ketua panitia dan guru-guru yang terlibat dala komponen-komponen pengurusan maklumat di sekolah.

Bab 2 akan menghuraikan tentang sistem maklumat yang sedang digunapakai dalam amalan pengurusan di sekolah. Bab 3 pula akan menyentuh tentang tujuan sistem maklumat perlu dibangunkan di peringkat sekolah manakala bab 4 akan mendalami situasi di sekolah dengan meninjau masalah-masalah yang sering dihadapi. Seterusnya merangka satu keperluan-keperluan terhadap sistem maklumat yang diinginkan serta cadangan-cadangan kepada sistem maklumat yang sepatutnya ada di peringkat sekolah dalam bab 5 dan 6.

BAB 2

SITUASI SISTEM MAKLUMAT DI SEKOLAH

2.1 PengenalanPenggunaan `software' komputer mula banyak digunakan di sekolah-sekolah.

Penulisan ini akan menghuraikan beberapa penggunaan perisian yang digunakan dalam pengurusan melibatkan kurikulum dan sebagainya. Dalam konteks tugasan ini, penulis memfokuskan kepada menghurai dan membincangkan beberapa perisian komputer yang digunakan dalam pengurusan sekolah khususnya yang digunakan di sekolah penulis dalam Daerah Kota Tinggi, Johor dan Daerah Mukah, Sarawak.

Terdapat 4 kategori sistem perisian atau maklumat yang digunakan di sekolah iaitu :

i) Sistem perisian yang dibekalkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia yang digunakan di semua sekolah di Malaysia iaitu:

(a) Sistem Maklumat Sekolah (SMS)

(b) Sistem Senarai Maklumat Disiplin (SSDM)

(c) Sistem Maklumat Pengurusan (EMIS)

(c) Sistem Pendaftaran PMR.

(d) Sistem Pendaftaran SPM.

(e) Sistem Permarkahan Kerja Kursus PMR.

(e) Sistem Pengautomasian Pusat Sumber Sekolah (SPSS)

ii. Sistem perisian yang dibekalkan oleh Jabatan Pendidikan Negeri iaitu:

a. Sistem Kewangan (Buku Tunai) Sekolah

(Jabatan Pendidikan Negeri Johor)

b. Sistem Kewangan (Buku Vot) Sekolah

(Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak)

ii. Sistem perisian yang dibeli sendiri oleh pihak sekolah daripada pihak swasta untuk tujuan pengurusan sekolah iaitu :

a. (a)Sistem Analisa Peperiksaan PMR

b. (b)Sistem Penjadual waktu.

ii. Sistem Maklumat Sekolah yang dibangunkan sendiri oleh sekolah Menengah Bantuan Saint Patrick oleh pengetuanya (En. Aseng Kuman) seperti :

a. Sistem Maklumat Pengurusan Disiplin Pelajar.

b. Sistem Maklumat Pengurusan Dan Pentadbiran.

c. Sistem Pemarkahan Pusat (Peperiksaan).

Ketiga-tiga sistem yang dibangunkan tersebut telah digabungkan menjadi satu dikenali sebagai sistem maklumat sekolah.

2.2 Sistem Maklumat Staf (SMS)2.2.1 PengenalanSMS merupakan satu sistem pengurusan staf berasaskan komputer. Sistem ini dibangunkan bertujuan memperkemaskan lagi tatacara pengumpulan dan penyenggaraan data staf agensi di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia supaya data staf ini kemaskini dan tepat bagi kegunaan pihak pengurusan atasan dalam menguruskan hal-hal pentadbiran personel. SMS ini dibangunkan berdasarkan Sistem Maklumat Guru dengan matlamat untuk menyediakan kemudahan pengumpulan data hingga ke peringkat sumber maklumat (sekolah). SMS menyimpan maklumat staf terdiri daripada Guru dan Bukan Guru. Latihan dan pelaksanaannya ke sekolah-sekolah seluruh negara telah dilaksanakan mulai Oktober 1995 hingga November 1996.

2.2.2 Spesifikasi dan Keperluan SistemSMS dibahagikan kepada 2 versi iaitu:

i. SMS versi komputer `stand-alone' iaitu yang menggunakan komputer mikro (PC). Sistem ini digunakan di semua bahagian di kementerian, sekolah, PPD, maktab dan politeknik.

ii. SMS versi rangkaian iaitu yang terdapat di JPN dan dirangkaikan ke Bahagian Sekolah, KPM. Data dari sekolah, PPD dan JPN disatu dan disimpan di JPN dan seterusnya dihantar ke BSM di mana cantuman data dilaksanakan.

SMS dibangunkan menggunakan MS-ACCESS dan dipasangkan di semua sekolah di Malaysia.Keperluan sistem ini dari segi perkakasan (minimum) ialah sekurang-kurangnya komputer 486DX2/66 Mhz, 8 Mb RAM, 20 Mb ruang bebas dalam cakera keras dan tetikus manakala keperluan perisian ialah sistem pengoperasian Windows 3.1/95/98/2000, perisian MS-ACCESS 2.0 dari MS-OFFICE 4.3.

2.2.3 Jenis Maklumat Dalam SMSJenis-jenis maklumat yang disimpan dalam SMS adalah terdiri daripada:

i) Maklumat peribadi

ii) Perkhidmatan

iii) Kelayakan dan pengkhususan

iv) Gaji

v) Anugerah

vi) Cuti

vii) Pengalaman (sejarah perkhidmatan)

viii) Waris

ix) Kegiatan Kurikulum dan Kokurikulum

x) Matapelajaran mengajar (sekolah menengah)

xi) Kegiatan luar

4. Pelaksanaan SMS Di SekolahMaklumat SMS sentiasa dikemaskinikan dan dihantar ke PPD setiap minggu ketiga bulan Februari, Jun dan Oktober.

i. Urusan memasukkan rekod dan mengemaskinikan data di sekolah dilakukan oleh guru data dan pembantu tadbir sekolah (pentadbiran).

ii. Rekod dikemaskinikan dari masa ke semasa apabila berlaku perubahan seperti, perubahan alamat bertugas, pertukaran gred atau kenaikan pangkat, cuti, perubahan gaji, pengesahan perkhidmatan, alamat tempat tinggal, peningkatan kelayakan, dan perubahan maklumat isteri/suami

iii. Bagi individu yang bertukar sekolah, guru akan dibekalkan dengan salinan disket `Staf Individu' untuk dimasukkan dalam sistem SMS di sekolah baru.

4. Kekuatan Dan Kelemahan Sistem

i. Kekuatan

Sistem ini mempunyai paparan yang menarik dan senang digunakan walaupun banyak data yang perlu dimasukkan. Guru-guru dengan mudah memasukkan data berkaitan diri masing-masing ke dalam sistem ini. Di samping itu, data yang telah disimpan boleh dipindahkan dengan menggunakan disket ke sekolah lain sekiranya guru tersebut bertukar dengan melakukan back-up data melalui sistem ini.

ii. Kelemahan

Dari segi kelemahannya, sistem ini boleh dikatakan tidak berfokuskan kepada mesra sekolah dan lebih kepada kegunaan pihak atasan untuk membuat perancangan dan keputusan berhubung dengan pendidikan. Boleh dikatakan sistem ini tidak banyak memberi feadah kepada sekolah untuk melahirkan sistem maklumat dalam erti kata sebenarnya. Data yang banyak dimasukkan juga tidak dapat digunakan untuk kegunaan sekolah kerana arahan laporan atau cetak telah diprogramkan sedekian rupa. Data yang telah dikumpul perlu dihantar ke Jabatan Pendidikan Negeri / Daerah setiap 3 bulan sekali. Oleh itu, pengurusan sistem ini memerlukan tenaga kerja yang banyak untuk mengemaskini data bagi semua kakitangan yang terdapat di sekolah terutama berkaitan dengan data-data yang sering berubah seperti kelas yang mengajar, mata pelajaran yang diajar dan sebagainya.

4. CadanganOleh kerana terdapat kelemahan-kelemahan di dalam sistem yang dibangunkan oleh KPM, JPN, sekolah ataupun yang dibeli sendiri oleh sekolah. Maka wajarlah sekolah membangunkan sendiri sistem maklumat sekolahnya yang lebih bersifat mesra sekolah. Ini perlu kerana hanya sekolah atau pengurus pendidikan yang mengetahui akan keperluan bagi organisasinya. Pihak luar dari organisasi sekolah lebih kepada memerlukan sebahagian data yang terdapat di sekolah untuk tujuan tertentu. Sekiranya sekolah berupaya membangunkan sistem maklumat ini, sudah tentu segala keperluan pihak luar dapat diperolehi dengan cepat dan mudah.

2.3 Sistem Maklumat Displin (SSDM)2.3.1 PengenalanSSDM mula digunakan sebagai satu cara mengutip maklumat disiplin pelajar pada tahun 1997. Sebelum adanya SSDM kutipan data dari semua sekolah menggunakan Rekod Salahlaku/Masalah Disiplin dan kemudiannya dihantar ke Bahagian Sekolah. Borang-borang tersebut kemudiannya disisih mengikut jenis sekolah dan kemudian dihantar ke Bahagian Sistem Maklumat untuk proses kemasukan data untuk mengeluarkan laporan.

SSDM dibangunkan menggunakan perisian MS-ACCESS 2.0 dan formatnya adalah berdasarkan Buku Rekod Salah Laku/Masalah Disiplin. Sistem ini dilaksanakan di semua sekolah di Malaysia dan data-data dikumpul melalui disket yang dihantar ke PPD.

2.3.2 Keperluan SistemKomputer dengan sistem pengoperasian windows 3.1/95/98/2000, perisian MS-ACCESS 2.0 dari MS-OFFICE 4.3 dan ruang storan sekurang-kurangnya 1 Mb.

2.3.3 Pelaksanaan SSDM Di SekolahPelaksanaan di sekolah lebih kepada pengumpulan data-data berkaitan masalah disiplin pelajar yang telah dikodkan. Laporan yang dihasilkan menjurus kepada permasalahan itu. Sekolah hanya perlu merekodkan kesalahan pelajar yang dianggap berat ke dalam sistem ini dan dimajukan ke Kementerian Pendidikan Melaysia melalui Jabatan Pendidikan Negeri setiap 3 bulan sekali. Sekolah tidak mendapat banyak feadah daripada sistem ini hanyalah sekadar mengetahui bilangan pelajar yang telah melakukan kesalahan dan jenis kesalahan yang dilakukan.

2.3.4 Kandungan

i) Memulakan sistemSistem memerlukan pengguna memasukkan `login' dan `kata laluan/password' sebelum masuk ke menu. Skrin Menu Utama tidak dipaparkan jika login dan katalaluan yang dimasukkan tidak sah. Penggunaan `login' dan `katalaluan' ini adalah untuk tujuan keselamatan data dan maklumat. Hanya Penolong Kanan (HEM) dan Guru Kanan Disiplin sahaja mengetahui kataluan berkenaan.

ii) MenuMenu Utama dalam perisian ini dibahagikan kepada 5 iaitu:a) Kemasukan DataData yang dimasukkan adalah seperti berikut:

BilDataKeterangan Kemasukan Data

1Kod SekolahPengguna diminta memasukkan kod sekolah dengan betul. Contoh : JEA3045

2Tarikh Melakukan KesalahanMasukkan tarikh mengikut format hh/bb/tt

3No. KP/Sijil BeranakMasukkan no. kad penegenalan atau sijil beranak (bagi pelajar yang belum memiliki KP)

4Jenis SalahlakuGunakan pilihan kod

5NamaMasukkan nama lengkap pelajar seperti dalam KP

6Tahun/TingkatanMasukkan pilihan kod

7JantinaMasukkan pilihan kod

8KaumMasukkan pilihan kod

9Punca KesalahanMasukkan pilihan kod

10Tinggal BersamaMasukkan pilihan kod

11Langkah MenghubungiMasukkan pilihan kod

12Sambutan Ibu BapaMasukkan pilihan kod

13Tindakan Lain DiambilMasukkan pilihan kod

14Nama Saksi (jika dirotan)Masukkan nama lengkap saksi

b. Senarai Murid Yang Ada Masalah Disiplin

Memaparkan senarai murid yang mempunyai masalah disiplin. Data diisih mengikut urutan tarikh kesalahan dilakukan. Paparan ini boleh digunakan untuk memilih julat tarikh untuk tujuan `bacup' mengikut tarikh.

c. Kemudahan Import dan Backup

i) Import

Import merupakan proses pergerakan data dari disket ke hard disk.

Proses ini terbahagi 2 iaitu:(a) Import Tambah (Append) - data dalam hardisk akan ditambah (untuk kegunaan PPD/JPN/Kementerian)

(b) Import Ganti (Replace) - data dalam hardsik akan digantikan dengan data daridisket.

ii) Backup

Backup merupakan proses pergerakan data dari hardsik ke disket.

Ia terbahagi 2 iaitu :

a. Backup Semua - semua data (SSDM) akan disalin ke disket.

b. Backup Mengikut Tarikh - Data disalin ke disket mengikut tarikh yang dimasukkan mengikut format hh/bb/tt

b. Cetakan dan Contoh Cetakan

Arahan cetakan dibahagikan kepada 2 iaitu:(a) Penyata Salahlaku/Masalah Disiplin - Rekod disiplin dicetak mengikut kronologi tarikh.

(b) Analisis pelajar yang terlibat dengan dadah, inhalan dan ubat batuk.

c. TamatMerupakan arahan untuk keluar daripada sistem.

2.3.5 Kekuatan SistemSistem ini mudah digunakan. Sesiapa sahaja walaupun tidak memiliki pengetahun yang baik mengenai MS-Access masih boleh menggunakan dan memasukkan data dengan mudah. Ini kerana sistem ini direka dengan menggunakan arahan dan turutan yang mudah untuk diikuti. Sistem ini amat berguna untuk PPD/JPN/dan KPM untuk melihat statistik salah laku pelajar untuk masa-masa tertentu kerana maklumat dari sekolah-sekolah boleh disatukan dengan mudah. Justeru, sistem ini berfungsi sebagai mengumpul maklumat/rekod disiplin pelajar dari sekolah-sekolah yang perlu diserah kepada PPD/JPN dan KPM sebanyak tiga kali setahun.

6. Kelemahan Sistem Sistem ini hanya memberikan kemudahan kepada pengurusan sekolah dalam aspek menghantar laporan kesalahan pelajar sebanyak 3 kali setahun tetapi tidak banyak boleh digunakan oleh sekolah untuk membuat analisa statistik mengenai salah laku pelajar kerana penggunaannya terhad untuk menyenaraikan pelajar yang membuat salah laku sahaja.

2.3.7 CadanganSistem ini perlu dipertingkatkan lagi dari segi fungsinya yang bukan sekadar untuk menyenaraikan maklumat salahlaku pelajar untuk PPD dan JPN sebaliknya boleh digunakan oleh sekolah untuk tujuan pengurusan. Antaranya beberapa aspek boleh ditambah :i) Kemudahan mencetak senarai salahlaku individu pelajar serta statisitik jenis salahlaku yang dilakukan. Oleh itu pihak sekolah boleh menyimpan rekod berkomputer dari mula pelajar mendaftar hingga tamat pengajian di sekolah berkenaan.

ii) Kemudahan menganalisis secara automatik jumlah salahlaku pelajar mengikut jenis, kes dadah, kes-kes yang disiarkan dalam akhbar dan hukuman. Analisis seperti ini memudahkan pengurusan sekolah membuat kajian, perancangan dan tindakan berkaitan disiplin pelajar.

iii) Maklumat latar belakang pelajar perlu lebih lengkap untuk memudahkan tindakan susulan dibuat terhadap kes-kes salahlaku yang dilakukan oleh pelajar berkenaan. Adalah dicadangkan semua maklumat peribadi pelajar seperti yang terdapat dalam Buku Pendaftaran Sekolah dan Penyata Kedatangan seperti nombor pendaftaran sekolah, alamat ibu bapa, nombor telefon dan lain-lain dimasukkan.

iv) Surat-surat berkenaan pengurusan disiplin seperti amaran ponteng, pembuangan pelajar, surat perbincangan dengan ibu bapa, surat perjanjian disiplin dan lain-lain perlu dimasukkan. Dengan cara ini pengurusan sekolah tidak perlu menaip surat secara manual seperti dilakukan hari ini. Cara ini lebih mudah, cepat dan efektif.

2.4 Sistem Pengautomasian Pusat Sumber Sekolah(SPSS)2.4.1 PengenalanSistem SPSS ini dibangunkan khusus untuk Pengurusan Pusat Sumber Sekolah yang menggunakan Sistem perpuluhan Dewey. Sistem ini dibangunkan oleh Pusat Sumber Pendidikan Negeri Johor, Jabatan Pendidikan Johor pada tahun 1988. Keseluruhan sistem ini telah diperbaiki dari masa ke semasa berdasarkan maklum balas yang diberikan oleh pengguna-pengguna sistem ini iaitu dari kalangan sekolah-sekolah menengah dan rendah di negeri Johor. Sistem ini juga disesuaikan dengan keperluan Program Membina Tabiat Membaca (NILAM) yang dilancarkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia pada tahun 1998.

2.4.2 Keperluan Sistem

CPU : sekurang-kurangnya 80286

RAM: sekurang-kurangnya 1024K

Monitor: CGA/Monochrome/EGA/VGA/SGVA

Storan: Cahera Jeras (Hard disk) sekurang-kurangnya 5 Mb.

Operating System: sekurang-kurangnya DOS 3.1/Windows 3.1/Windows95

2.4.3 Kandungan SistemTerdapat 5 pilihan dan menu sistem iaitu :

Katalog

Proses

Laporan

Utiliti

Keluar Sistem

i. Katalog

Terdapat 3 pilihan dalam katalog iaitu:

a. Pengarang

b. Judul

c. Perkara

Pengguna hanya diminta memasukkan sebahagian atau sepenuhnya aksara yang dikehendaki bagi Pengarang, Judul atau Perkara berkenaan. Contohnya, jika memasukkan A segala judul yang bermula dengan A akan disenaraikan di skrin dan pengguna hanya perlu memilih menggunakan kekunci `arrow up' dan `arrow down' dan kemudian menekan "Enter" untuk memilihnya. Seterusnya paparan akan menunjukkan status buku berkenaan sama ada ia berada di rak buku atau di tangan peminjam seperti contoh rajah di bawah:

ii) Proses

Terdapat 5 pilihan dalam proses iaitu:

a) TransaksiTerdapat 2 pilihan dalam transaksi iaitu Pinjaman dan Pemulangan.

i) Pinjaman : Pinjaman diproses dengan memasukkan data peminjam iaitu nombor keahlian atau nama peminjam. Kemudian nombor perolehan buku yang hendak dipinjam dimasukkan sama ada menggunakan keyboard (manual) atau Bar Code Scanner. ii) Pemulangan:Kaedah yang digunakan juga seperti pinjaman iaitu memasukkan nombor ahli atau nama. Jika buku yang dipulangkan lewat, maklumat denda akan dipaparkan. Jika buku ini telah ditempah oleh pelajar lain, mesej akan dipaparkan menunjukkan maklumat orang yang menempah. Apa yang menarik sistem ini juga turut mengingatkan pembantu perpustakaan menyimpan buku yang telah ditempah itu disimpan ke dalam rak khas (tempahan) untuk mengelakkan buku itu terjatuh ke tangan orang lain.

b) BahanMerupakan pilihan untuk memproses maklumat buku. Maklumat sesebuah buku hanya perlu dimasukkan oleh pustakawan melalui kertas slip kerja yang telah disediakan. Setiap data yang dimasukkan juga boleh dipinda, dimansuh melalui arahan pinda dan mansuh.

Melalui pilihan masuk juga didapati guru dapat mengesan buku yang telah dimasukkan sebelum ini di bawah judul yang sama untuk mengelakkan berlakunya pembelian buku secara tidak terancang.

c) Ahli

Merupakan kemudahan untuk merekodkan keahlian. Maklumat ahli (murid, pustakawan dan guru) boleh dimasukkan, dipinda, dipadam dan dipaparkan mengikut kelas melalui arahan Masuk, Pinda, Mansuh dan Papar. Untuk memadamkan rekod keahlian pula boleh dilaksanakan melalui 2 pilihan iaitu secara individu atau secara kelompok iaitu tingkatan 5 yang akan keluar meninggalkan sekolah. Menerusi pilihan ini juga sistem dapat mengesan peminjam yang masih belum memulangkan buku ketika proses memansuhkan rekod secara individu atau secara kelompok. Kelebih ini dapat menyelamatkan buku perpustakaan dari terus lupus dari proses pemansuhan rekod ini.

d) Tempahan

Melalui arahan ini seseorang ahli boleh membuat tempahan apabila buku berkenaan tiada dalam simpanan. Pembantu Perpustakaan akan merekodkan tempahan dan menyimopan buku berkenaan apabila dikembalikan oleh peminjam.

e) Cetakan

Terdapat 2 kemudahan cetakan iaitu:

i. Mencetak label untuk dilekatkan di bahagian belakang tulang buku. Label akan dicetak mengikut nombor perolehan. Contohnya.

ii. Mencetak slip kerja untuk dimuatkan maklumat bagi setiap buku sebelum proses memasukkan data buku (key in) ke dalam komputer dibuat.

iii) Laporan

Merupakan arahan dan kemudahan untuk membuat laporan mengenai pinjaman, bahan dan pustakawan. Antara arahan laporan yang terdapat dalam sistem ini ialah :

a. Pinjaman individu - membolehkan sistem menyenaraikan nama buku yang dipinjam.

b. Kelas - membolehkan guru mengesan pelajar yang meminjam dan sebaliknya untuk tujuan pemantauan melalui nama kelas.

c. Terbanyak - Mengesan peminjam terbanyak di mana mereka boleh diberikan hadiah insentif mengikut bulan.

d. Lewat - buku yang dipulangkan lewat akan dipaparkan dan denda juga dikenakan mengikut jumlah yang ditetapkan dalam setup utiliti. Dalam konteks ini cetakan boleh dibuat untuk diserahkan kepada peminjam berkenaan.

e. Tempahan - laporan tempahan juga boleh dicetak untuk mengesanb berapa banyak tempahan telah dibuat dalam satu masa.

f. Bertuah - merupakan paparan senarai peminjam yang terpilih sebagai peminjam bertuah mengikut setup utiliti yang dibuat. Mereka ini biasanya akan diberikan hadiah insentif oleh pihak perpustakaan utuk menggalakkan pelajar meminjam di perpustakaan.

g. Statistik - Merupakan laporan berkaitan pinjaman buku oleh pengguna yang perlu dihantar kepada pihak tertentu seperti PKG, PPD dan JPN. Antara statistik yang boleh dianalisis dan dicetak ialah:

Maklumat buku, pinjaman dan koleksi buku

Jumlah dan peratus peminjam

Laporan mengikut format program NILAM

Maklumat mengenai bahan pinjaman mengikut pengkelasan

Graf pinjaman mengikut pengkelasan.

a. Bahan - Merupakan paparan dan cetakan mengenai bahan yang boleh diakses berdasarkan:

Jumlah mengikut pengkelasan buku

Kadar pemilikan bahan bagi setiap murid

Laporan buku yang hilang

Senarai buku mengikut kelas

Buku yang paling popular atau kerap dipinjam

Senarai buku yang perlu dilupuskan

a. Pustakawan - Merupakan pilihan untuk mengesan pustakawan pelajar mengikut bulan, tarikh dan masa. Ia direkodkan ketika "log in". Penyelaras akan dapat memantau perjalanan sistem dengan lebih berkesan.

iv) UtilitiSistem ini menyediakan 5 pilihan utiliti iaitu :

a. Indeks - Proses ini perlu dilaksanakan apabila berlakunya putus bekalan elektrik ketika sistem sedang diijalankan untuk menyusun semula fail yang telah "corrupt" ketika "black out" . Biasanya pustakawan akan melakukannnya seminggu sekali.

b. Backup - Proses ini biasanya dilakukan setelah berakhirnya sesi masuk data. Terdapat 2 pilihan iaitu `backup' dalam disket (drive A) atau Hard Disk (drive C)

c. Setup - Setup ini digunakan bagi ietm-item yang perlu dipinda ituk 5 perkara iaitu tempoh pinjaman, kelas, password, lokasi dan nombor perolehan.

v) Keluar Sistem

Merupakan arahan untuk keluar daripada sistem.

2.5 Sistem Maklumat Pengurusan (EMIS)2.5.1 PendahuluanSMPP/EMIS adalah satu sistem pengurusan untuk mengukuhkan fungsi sistem maklumat pendidikan yang sedia ada dengan menyepadukan maklumat daripada berbagai peringkat dan aktiviti dalam organisasi pendidikan kepada satu sistem yang dapat membekalkan maklumat menyeluruh untuk pengurusan dan pentadbiran, pengagihan sumber, penganalisisan dasar, penilaian dan perancangan pendidikan. Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan perisian MS ACCESS Ver. 2.0.

2. Keperluan Sistem

a. Perkakasan (minimum)

486DX2 / 66Mhz

8 Mb RAM

20 Mb ruang bebas dalam cakera khas

Tetikus

i. Perisian

Windows 3.x atau Windows 95

MS Access Version 2.0

2. Menu Utama Menu utama mengandungi 7 pilihan iaitu :

i. Maklumat Asas Pendidikan - Mengedit maklumat Sekolah, Enrolmen dan Staf..

ii. Ekspot Data - Mengeksport fail data dari cakera keras ke dalam kaset.

iii. Impot / Gabung Data - Mengimpot jadual dan menggabungkan data dari dalam disket dengan data di dalam cakera keras.

iv. Laporan - Melihat laporan pada skrin atau untuk cetakan.

v. Penyenggaraan - Menambah, menghapus dan mengedit rekod dalam jadual utama.

vi) Perihal - Perihal Aplikasi SMPP/EMIS.

vi. Tamat - Menamatkan Aplikasi.

2.5.4 Data Asas Pendidikan.Data Asas Pendidikan atau Sekolah yang dikehendaki atau dimasukkan ke dalam sistem ini adalah seperti berikut :

i. Sekolah - Mengedit profil, kawasan, bangunan dan kemudahan sekolah.

ii. Enrolmen - Mengedit enrolmen pelajar.

iii. Staf - Mengedit maklumat staf.

iv. Bantuan - Memaparkan skrin bantuan.

v. Ke menu Utama - Kembali ke Menu Utama.

2.5.5 Ekspot DataSistem in berupaya melakukan 'Ekspot' yang membolehkan mengekspot fail-fail data yang berkaitan dari cakera C: ke disket melalui pemacu A.

2.5.6 Impot/Gabung DataSistem ini juga boleh melaksanakan tugasa untuk melakukan 'impot' dan gabung data . Impot/Gabung ini bertujuan untuk mengimpot fail-fail data pada disket di pemacu A: ke cakera keras.

2.5.7 LaporanLaporan yang dihasilkan boleh dilakukan dalam beberapa peringkat pentadbiran namun di peringkat sekolah ianya hanya berkaitan data sekolah yang telah dimasukkan sahaja. Kandungan laporan adalah seperti berikut:

i) Peringkat maklumat

Negara

Negeri

Daerah

PPD

Sekolah

i. Kategori Maklumat

Bilik darjah dan bilik khas

Bangunan dan kawasan sekolah

Asrama

Enrolmen

Kemudahan

Guru

Staf bukan guru

2.5.8 Penyelenggaraan Fail SekolahPenyelenggaraan fail sekolah mengandungi kategori seperti di bawah. Ia berfungsi untuk mengubah laporan atau memasukkan data berdasarkan keperluan yang dikehendaki. Sistem ini sememangnya telah diprogram sedemikian bagi kegunaan pelbagai peringkat birokrasi pendidikan kita.

Kod sekolah

Nama sekolah

Jenis sekolah

JPN

PPD

Daerah Pentadbiran

2.5.9 'Backup' SistemSistem ini menyarankan pengguna membuat backup aplikasi EMIS dari masa ke semasa, sekurang-kurangnya mengikut jadual penghantaran data. Ini adalah penting sebagai langkah keselamatan dalam pemulihan (restore) data dan sistem sekiranya berlaku masalah seperti kerosakan pangkalan data, jangkitan virus, kerosakan cakera keras dan sebagainya.

10. Kekuatan

Kekuatan sistem ini menampakkan satu sistem yang boleh dibanggakan kerana memenuhi ciri-ciri sistem maklumat seperti terdapatnya pengumpulan data yang menyeluruh dari aspek kemudahan seperti bangunan, kemudahan dan sebagainya. Terdapat juga maklumat berkaitan dengan data pelajar dan guru serta staf sokongan. Ia menampakkan satu yang telah mengabugkan 3 elemen penting dalam pentadbiran sekolah. Sistem gabung dan 'backup' juga dapat dipraktikan sekiranya sekolah ingin membangunkan sendiri sistem maklumatnya.

11. Kelemahan

Walaupun demikian, masih terdapat kelemahan yang ketara pada sistem ini seperti data atau maklumat yang dimasukkan masih tidak menyeluruh. Ia terhad kepada 3 elemen yang utama tetapi masih terdapat beberapa elemen lain yang tidak dimasukkan seperti pengurusan kokurikulum, SPBT, kewangan dan sebagainya. Selain daripada itu, sistem ini juga tidak banyak memberi feadah kepada sekolah melainkan menambahkan beban guru atau kerani yang terpaksa memasukkan data yang sama ke dalam 2 sistem yang berasingan iaitu Sistem Maklumat Staf (SMS) dan Sistem Maklumat Pengurusan (EMIS) kerana maklumat guru dan kakitangan dalam EMIS adalah hampir sama kandungannya dalam SMS. Ini menyebabkan sekolah terpaksa melakukan kerja 2 kali.

12. CadanganWalaupun terdapat kelemahannya, namun dirasakan sistem EMIS ini boleh dimajukan sebagai kerangka utama dalam projek sistem maklumat sekolah. Ini kerana kandungannya menepati keseluruhan apa yang terdapat di sekolah. Penambahbaikan terdapat sistem ini dengan memasukkan eleman-eleman yang lain ke dalamnya sudah tentu menjadikan sistem ini boleh mengambil tempat di dalam pengurusan sekolah berhubung sistem maklumat. Ubahan terhadap corak laporannya memungkinkan sistem ini lebih mesra sekolah seperti yang dikehendaki.

5. Sistem Pendaftaran Peperiksaan PMR, SPM, Pemarkahan Kerja Kursus dan Percubaan SPM.

Sistem ini merupakan sistem yang diwujudkan oleh Bahagian Peperiksaan, Kementerian Pendidikan Malaysia bagi tujuan pendaftaran dan pemarkahan peperiksaan awam yang dilaksanakan oleh Lembaga Peperiksaan. Ia bersifat bermusim kerana pendaftaran peperiksaan dan pemarkahan ini hanya pada awal tahun sahaja. Keseluruhannya sistem ini tidak menepati kehendak-kehendk sistem maklumat sekolah kerana sistem ini terdedah kepada ancaman virus yang ketara. Sebagai contoh, pernah disket program ini telah dijangkiti oleh virus 'DHard II' yang menyebabkan seluruh sistem komputer disekolah telah dijangkitinya. Dalam bahagina ini terdapat 4 komponen yang utama iaitu :

i. Sistem pendaftaran PMR.

ii. Sistem Pendaftaran SPM.

iii. Sistem Pemarkahan Kerja Kursus PMR.

iv. Sistem Pemarkahan SPM.

Kesemua aplikasi ini tidak disertai dengan menual pengguna. Biasanya seorang wakil dari sekolah akan menghadiri taklimat pendaftaran ini di JPD masing-masing. Arahan lanjut diberikan semasa taklimat tersebut. Sekeping disket program ini akan dibekalkan kepada sekolah dan pulang ke sekolah untuk melakukan pendaftaran atau memasukkan data yang dikehendaki. Disket yang telah dilengkapi ini akan dimajukan semula ke JPD masing-masing mengikut tarikh yang telah dimaklumi. Sistem ini dibangunkan menggunakan MS Access.

1. Sistem Pendaftaran Peperiksaan PMR dan SPM

Sistem Pendaftaran Peperiksaan PMR dan SPM merupakan aplikasi program yang mudah. Apa yang perlu dimasukkan ke dalam program ini hanyalah tentang butiran maklumat pelajar yang mengambil peperiksaan seperti kod sekolah (pusat peperiksaan), nama pelajar, nombor kad penganalan serta mata pelajaran yang diambil (akan diduduki) beserta kadar bayaran yang dikenakan. Jika semua maklumat ini telah diakui sah atau betul oleh pengetua melalui cetakan yang dibuat, salinannya bolehlah dimajukan ke Unit Peperiksaan, JPD masing-masing. JPD pula akan mengabugkan aplikasi ini sebelum dimajukan ke JPN dan seterusnya ke KPM.

2. Sistem Pemarkahan Kerja Kursus PMR

Dari data pelajar yang telah mendaftar peperiksaan PMR akan dikembalikan kepada sekolah untuk memasukkan markah kerja kursus pelajar. Kerja kursus merupakan penilaian peringkat PMR yang dinilai oleh guru-gurunya sendiri. Markah kerja kursus ini terbahagi kepada 4 kumpulan iaitu mata pelajaran Sejarah, Geografi, Kemahiran Hidup dan Kemahiran Asas Fardu Ain (KAFA). Markah ini diambil dari hasil kerja kajian tempaatan (kerja kursus) pelajar yang telah ditetapkan pada awal tahun. Markah ini mestilah dimajukan ke JPD pada bulan Oktober untuk dimajukan ke KPM dan direkodkan ke dalam keputusan PMR calon.

3. Sistem Pamarkahan Percubaan SPM Sistem Pamarkahan Percubaan SPM hampir sama dengan sistem pemarkahan kerja kursus PMR. Data pelajar yang telah mendaftar peperiksaan SPM akan dikembalikan kepada sekolah untuk memasukkan keputusan peperiksaan percubaan di peringkat sekolah. Disket ini akan dikembalikan ke KPM. Ia hanyalah bertujuan untuk menilai pencapaian pelajar sebelum peperiksaan SPM sebenar dijalankan. Progam ini juga mampu mencatak keputusan pelajar seperti mana yang dilakukan oleh Lembaga Peperiksaan. Jadi sekolah boleh menggunakan program ini untuk mencatak keputusan peperiksaan peringkat menengah atas.

6. Sistem Kewangan (Buku Tunai) Sekolah Oleh JPN, Johor. (PATSKOM)

1. Pengenalan

Sistem kewangan sekolah (Buku Tunai) yang dikeluarkan oleh JPNJ merupakan satu usaha sulung berhubung dengan pengurusan kewangan di Semenanjung Malaysia. Program ini mula mendapat tempat di seluruh semenanjung Malaysia yang mana purata sekolah menangah mengunakan buku tunai sebagai urusan kewangannya. Walaupun demikian, program ini tidak banyak membantu sekolah dalam urusan kewangannya. Ia hanya dapat membantu menyediakan penyata akaun tahunan sekolah yang terbaik sahaja. Selain daripada tugas tersebut tidak mampu dijalankan oleh sistem ini sedangkan banyak perkara lain dalam sistem kewangan boleh diwujudkan.

2. Keperluan Sistem

Ia telah dibangunkan menggunakan perisian MS Excel. Keperluan komputer yang membolehkan program ini digunakan ialah sebuah komputer 486, 8 MB RAM, 2MB ruang Hardisk, kad VGA 256 warna dan tetikus. Sistem pengoperasiannya ialah DOS, MS Windows 3.0 atau ke atas.

3. Masuk Data

Program ini mengharapkan pengguna memasukan beberapa data bagi membolehkannya mencapai tujuan asalnya iaitu menyediakan penyata akaun tahunan sekolah yang sempurna pada akhir tahun bagi membolehkan pihak sekolah mengemukakanya kepada bahagian audit. Data-data yang perlu dimasukkan adalah banyak seperti :

i. Semua kewangan berkaitan penerimaan

ii. Semua kewangan berkaitan pembayaran

iii. Harta semasa

iv. Kumpulan Wang terkumpul

v. Pelarasan

vi. Penerimaan LPBT / Kantin

vii. Pembayaran LPBT / Kantin

viii. Pemerimaan Pelbagai

ix. Pembayaran Pelbagai / Kedai buku.

x. Daftar terimaan.

xi. Daftar bantuan pelajaran.

xii. Daftar murid

xiii. Penyata Penyesuaian Bank.

xiv. Penyata untung rugi.

1. Cadangan

Jika diperhatikan program PATSKOM ini memang menarik kerana program ini dapat membuat analisa berhubung dengan kewangan yang menyeluruh berdasarkan data-data yang telah dimasukkan. Namun demikian, kerja-kerja yang terpaksa dilakukan itu tidak munasabah dengan hasil yang diperolehi iaitu sekadar menyeddiakan penyata akaun tahunan sekolah. Adalah lebih baik program ini dapat melakukan lain-lain tugas kewangan seperti mencetak borang kewangan, menguruskan baki wang kerajaan, SUWA atau Asrama serta Panjar Wang Runcit, melakukan pembayaran, penyata bulanan bagi akaun sekolah dengan lebih berkesan.

Inilah perkara-perkara yang sering dilakukan oleh kerani sekolah atau pembantu tadbir dalam urusan kewangan seharian. Menyediakan penyata akaun tahunan merupakan tugas yang dilakukan oleh pembantu tadbir setahun sekali sahaja. Walaupun demikian, program ini masih dapat digunapakai tetapi untuk menjadikan program ini lebih mantap disarankan agar program ini boleh menjalankan tugas-tugas yang lain.

6. Sistem Kewangan (Buku Vot) Sekolah Oleh JPN, Sarawak.

2.8.1 PengenalanBagi negeri Sabah dan Sarawak, pengurusan kewangan mereka menggunakan buku vot kerana sekolah menengah di sana adalah Pusat Tanggungjawab (PTJ) sendiri. Oleh yang demikian, program yang sama seperti PATSKOM telah dibangunkan oleh JPNS bagi membantu pengetua dan pembantu tadbir menjalankan tugas kewangan di sekolah. Pengurusan kewangan menggunakan buku vot adalah lebih mudah berbanding dengan pengurusan kewangan mengunakan buku tunai. Oleh itu, program yang dibangunkan oleh JPNS lebih bersifat mesra sekolah.

Keperluan sistem adalah sama seperti PATSKOM. Walaupun demikian, masih terdapat masalah seperti PATSKOM kerana sistem yang dibangunkan ini dibangunkan oleh pihak kedua yang tidak mengambil kira keperluan sekolah.

2. Masuk Data dan AplikasiProgram ini juga mengharapkan pengguna memasukkan beberapa data seperti bilangan pelajar bagi membolehkannya menjana perkiraan berhubung dengan membuat belanjawan atau tuntutan mengurus kepada Pusat Tanggungjawab Induk (JPNS). Berdasarkan bilangan pelajar inilah program akan membuat perkiraan untuk membolehkan sekolah menuntut peruntukan mengurus sama ada untuk peruntukan mengurus menengah atau asrama.

Selain daripada jumlah pelajar keseluruhan, program ini juga meminta dimasukkan data bilangan pelajar yang mengambil mata pelajar tertentu kerana kadar bayaran bagi sesetengah mata pelajaran atau peruntukan adalah berbeza. Data pelajar yang mengambil pendidikan seni, kemahiran hidup, perdagangan adalah berbeza antara satu dengan yang lain. Bilangan pelajar menengah rendah dengan bilangan pelajar menengah atas juga perlu dimasukkan .

Akhir sekali data berkaitan guru semenanjung juga perlu dimasukkan bagi membolehkan program ini menjana peruntukan untuk bayaran sewa rumah dan tambang mengunjungi wilayah asal di bayar kepada mereka-mereka yang layak. Keseluruhannya hanya 3 kelompok data yang perlu dimasukkan iaitu :

i. Data berkaitan bilangan pelajar

ii. Data mata pelajaran yang diambil di sekolah tersebut.

iii. Data berkaitan guru-guru tertentu.

Selain daripada itu, program ini juga mampu untuk melaksanakan beberapa tugas biasa yang lain seperti mencetak borang pembayaran seperti baucer bayaran (Kew 304), baucer kelompok (kew 304A), pulangan vot, pembayaran gaji guru, mencetak borang perubahan gaji kakitangan (kew 8), kedudukan vot, dan menutup akaun sekolah pada akhir tahun. Perkara-perkara tersebut merupakan tugas-tugas seharian pembantu tadbir dalam melaksanakan pembayaran dan mengawal perakauanan sekolah.

2. CadanganBerbanding dengan PATSKOM, program yang dibangunkan oleh JPNS adalah bersifat mesra sekolah kerana banyak tugas sampingan boleh dilaksanakan namun demikian, program ini tidak dapat diaplikasikan di Semenanjung Malaysia kerana sistem kewangan di sini mengunakan buku tunai. Bagi Sekolah Menengah Sains dan Sekolah Menengah Berasrama Penuh di Semenenjung Malaysia, mereka juga menggunakan buku vot tapi masih terdapat perbezaan kerana peruntukan yang disalurkan kepada sekolah melalui PTJ induk dikeluarkan dan dimasukkan ke dalam akuan sekolah. Oleh itu, program ini hanya dapat membantu 2 jenis sekolah tersebut dari segi penyediaan belanjawan sahaja. Oleh itu, sistem maklumat sekolah yag akan dibangunkan akan cuba mengabungkan kedua-dua sistem ini bagi membolehkan ianya direaliasasikan untuk semua sekolah dengan sedikit penyesuian.

6. Sistem Penjadual waktu

Sistem penjadualan waktu merupakan satu program yang dibeli oleh sekolah. Sistem ini membolehkan pengetua atau penolong kanan menyusun atur tugas mengajar guru pada jadual waktu induk. Kelebihan sistem ini ialah dapat melakukan tugas dengan cepat, dapat mencari masa terluang guru-guru, dan dapat melakukan sit in (guru ganti) sekiranya ada guru yang tidak hadir pada sesuatu masa. Namun demikian, terdapat beberapa kelemahan yang wujud dari sistem ini.

Kelemahannya yang utama kerana ia adalah mesin yang tidak mampu untuk berfkir seperti manusia yang mempunyai nilai kemanusiaan. Jadual waktu yang dihasilkan nampaknya sempurna tetapi menimbulkan kegelisahan guru-guru kerana ianya diatur mengikut kesesuaian komputer tersebut. Untuk menjadikan program ini berjaya dilaksanakan memerlukan sorang guru yang pernah menyediakan jadual waktu secara menual. Pengalamannya dapat membantu mengurangkan masalah kerisauan guru-guru.

Keupayaan guru tersebut untuk melakukan kekangan / blok pada sistem tersebut merupakan kunci kejayaan sistem ini. Proses memasukkan data agak rumit di mana semua data guru, data berkaitan bilangan kelas, bilangan mata pelajaran seminggu, bilangan waktu seminggu bagi setiap mata pelajaran, jenis mata pelajaran, penggunaan bilik khas seperti makmal, bilik pendidikan seni , KH, ERT dan sebagainya perlu dimasukkan.

Hakikatnya, program ini dapat mambantu pengurus pendidikan menyediakan jadual waktu bersendirian jika berbanding cara lama yang memerlukan beberapa orang guru untuk satu tempoh yang agak lama.

7. Sistem Maklumat Sekolah (SMS)Sistem Maklumat Sekolah yang dibangunkan sendiri oleh sekolah Menengah Bantuan Saint Patrick oleh pengetuanya (En. Aseng Kuman) pada asalnya terdiri daripada :

i) Sistem Maklumat Pengurusan Disiplin Pelajar.

ii) Sistem Maklumat Pengurusan Dan Pentadbiran.

iii) Sistem Pemarkahan Pusat (Peperiksaan).

Ketiga-tiga sistem berasingan ini telah digabungkan menjadi satu sistem yang lebih besar dikenali sebagai sistem maklumat sekolah. Pada peringkat awal beliau membangunkan sistem ini menggunakan perisian dBase V. Buat masa sekarang, beliau telah memindahkan program ini kepada MS Acess. Keupayaan seorang pengetua untuk membangunkan program seperti ini tentunya bersifat mesra sekolah kerana apa yang difikirkan oleh beliau bagaimana membangunkan satu sistem yang dapat menyelesaikan masalah rutin di sekolah. Oleh itu, sistem maklumat sekolah yang dibangunkan ini memudahkan semua pihak dalam sekolah.

Bermula dengan pengurusan displin pelajar yang menguruskan masalah disiplin pelajar dengan berkesan. Semua rekod displin pelajar terdapat dalam sistem ini menyebabkan pelajar tidak dapat menipu guru diplin lagi kerana sistem berupaya mengeluarkan rekod individu mengiku kesalahan, tarikh , jenis dan guru yang melaporkan kesalahan tersebut. Bagi kes-kes yang berat, laporan ini boleh dicetak dan dihantar ke JPN untuk tindakan lanjut. Selain daripada itu, sistem ini juga boleh mencatak surat memangil ibu bapa jika anak-anak mereka terlibat dalam kes disiplin.

Bertitik tolak dari sana data pelajar tersebut telah dimajukan dengan lahirnya sistem kedua yang membolehkan sekolah menyemak pelajar-pelajar yang belum menjelaskan yuran sekolah serta dapat mengeluarkan surat peringatan kepada pelajar terbabit. Begitu juga surat menyertai aktiviti diluar sekolah boleh dicetak melalui program ini. Surat kebenaran keluar atau surat perakuan ke hospital juga boleh dicetak. Satu fail utama yang mengawal program ini ialah data pelajar dan medan kad penganalan pelajar menjadi rujukan kepada semua fail yang yang menggunakannya.

Lahir satu lagi versi bila beliau boleh intergasikan fail-fail yang ada untuk melakukan tugas berkaitan peperiksaan. Dalam bahagian ini satu menu tarik turun dibuka baru dibuka untuk guru-guru memasukkan markah pelajar dan seterusnya sistem berupaya menjana analisa peperiksaan mengikut kelas dan tingkatan, kedudukan dalam kelas, kelas terbaik dan melakukan analisis peperiksaan terhadap jangkaan terhadap peperiksaan penggal yang telah diduduki oleh pelajar. Ia amat berguna untuk membantu pengetua dan penolong kanan menjangka apa yang akan diperolehi oleh sekolah terhadap peperiksaan awam akan datang. Oleh itu, dengan mudah pihak pengurusan boleh mengatur stategi membantu pelajar dan guru meningkatkan pencapaian akademik. Selain daripada itu, keputusan peperiksaan secara individu atau kelas juga mampu dicatak dengan baik.

Hal berkaitan pentadbiran kewangan juga dimuatkan ke dalam sistem ini seperti menyediakan cetakan borang kewangan dan pulangan vot serta kedudukan vot. Satu perkara yang lebih menarik, beliau mampu untuk memuatkan satu lagi menu tarik turun berkaitan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT). Melalui program ini LNPT dapat diuruskan dengan mudah oleh beliau atau penolong kanan. Semua borang-borang dan perkiraan markah LNPT dapat dilakukan oleh sistem ini. Oleh itu, kerja perkeranian dapat dikurangkan. Borang-borang yang perlu dimajukanke JPN seperti BMA, Lampiran 1-7 dapat dicetak dengan mudah. Di sini beliau mula memikirkan penggunaan passward bagi menghalang pengguna yang tidak bertanggungjawab mengubah markah LNPT. Seterusnya kata laluan ini telah digunakan untuk rekod disiplin, kedudukan kewangan sekolah, data guru dan data pelajar.

Beliau turut membangunakan fail data guru bagi memasukkan semua maklumat guru tadi ke dalam semua borang yang dimaksudkan. Seperti data pelajar, medan kad pengenalan guru menjadi pertaruhannya. Dari sana, beliau boleh mencetak borang perakuan ke hospital kepada guru, menyediakan slip gaji akhir kepada guru yang hendak berpindah, surat kebenaran keluar kawasan sekolah dan sebagainya dengan hanya memasukkan nombor kad pengenalan guru sahaja.

Malangnya, perpindahan beliau ke sekolah baru menyebabkan program ini tidak dapat diuruskan dengan berkesan. Idea ini cuba dibangunkan semula melalui penulisan ini. Sebagai panduan program ini akan dijadikan sandaran disamping memuatkan EMIS, Pengurusan Kewangan Sekolah iaitu pengurusan buku tunai dan buku vot, serta memasukkan beberapa elemen lain yang tidak disentuh di sini untuk membangunkan satu bentuk sistem maklumat sekolah yang diharapkan dapat membantu sekolah dalam semua aspek pentadbiran dan berfokuskan kepada 'school base'.

Oleh itu, apa yang dicadangkan sekarang ialah untuk membangunkan satu bentuk sistem maklumat yang dapat meintegrasikan semua cabang dalam sekolah dan menjadi satu sistem yang komprehemsif. Keadaan ini sudah tentu dapat menjimatkan masa dan tenaga manusia yang mana dewasa ini dibebani dengan tugasa secara menual. Penggunaan Networking dalam kawasan sekolah dapat merealisasikan matlamat ini.

BAB 3

TUJUAN SISTEM MAKLUMAT DIBANGUNKAN

3.1 TujuanSistem pengurusan maklumat berasaskan komputer mempunyai banyak faedah bagi pihak sekolah yang melaksanakannya. Faedah-faedahnya adalah seperti berikut:

3.1.1 Capaian Cepat

Membolehkan pengurusan sekolah lebih cekap, cepat dan efektif. Ini kerana pengumpulan maklumat dalam pangkalan data membolehkan pihak sekolah memenuhi permintaan berkaitan dengan segera. Contohnya, melalui program ini senarai pelajar yang tidak mendapat pinjaman buku teks dapat diperolehi dalam masa sangat pantas berbanding semakan fail satu persatu yang memakan masa yang panjang.

3.1.2 Mengatasi Masalah Penggunan Kertas Yang Banyak

Amalan pengurusan harian di sekolah melibatkan penggunaan kertas yang banyak dan memerlukan belanja yang besar untuk pembeliannya. Ekoran itu timbul pula masalah penyimpanan dokumen-dokumen berkenaan. Aplikasi SMS di sekolah secara langsung mengatasi masalah kekurangan ruang bagi penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas. Selain daripada itu, masalah biaya untuk kertas pula dapat di atasi dengan penggunaan sistem maklumat berasaskan komputer. Pada masa yang sama jumlah wang yang selama ini digunakan untuk membeli kertas dapat digunakan untuk keperluan-keperluan sekolah yang lain. Dalam kata lain sekolah dapat mengelakkan pembaziran.

3.1.3 Meningkatkan Morale Dan Komitmen Kerja Guru

Pengisisan borang yang sama secara berulang-ulang setiap tahun, contohnya borang maklumat diri, menjadi rungutan para guru. Begitu juga borang markah peperiksaan dalaman pelajar yang melibatkan tugas pengisian secara manual yang banyak. Selain daripada itu, keadaan sedemikian yang mengambil sebahagian besar masa mereka menjadikan mreka 'tension' akibat banyak tugas lain yang perlu dibereskan. Implikasi langsung yang lain ialah 'core bussiness' seseorang guru iaitu pengajaran dan pembelajaran kadang kala terpaksa terabai kerana memenuhi kehendak tersebut. Semua itu dapat ditangani secara berkesan dan bijaksana melalui aplikasi SMS di sekolah. Implikasinya, masa yang ada dapat ditumpukan sepenuhnya kepada tugas membing dan mendidik para pelajar dan seterusnya akan meningkatkan morale dan komitmen kerja guru. Ini kerana mereka berasa gembira lanaran dapat menjalankan tugas profesional mereka.

3.1.4 Perkongsian maklumat ke arah kemajuan

Sekolah yang mempunyai SMS dapat berkongsi maklumat mereka (mana-mana yang sesuai), contohnya model pengajaran terkini / berkesan dengan sekolah-sekolah lain. Kerjasama ini akan menjadikan sesuatu program yang dibangunkan itu mengalami proses penambahbaikan berterusan sehinggalah ianya mencapai tahap yang memuaskan semua pihak. Jadi, keadaan sedemikian membawa manfaat kepada sekolah.

3.1.5 Memudahkan urusan perkeranian

Andaikan pihak JPN memerlukan maklumat berhubung kelengkapan dan peralatan bangunan sekolah. Mengikut tradisi sistem manual maklumat itu perlu ditaip semula ke dalam borang sebelum dapat di hantar ke JPN. Proses ini sesungguhnya membebankan dan memakan masa pembantu tadbir atau pihak sekolah. Sebaliknya melalui SMS yang sentiasa kemas kini urusan itu dapat diselesaikan dalam tempoh kurang lima minit sekiranya pihak sekolah menggunakan internet.

2. Faedah Database.

Database dikenali juga sebagai Pengkalan Data. Ia merupakan satu koleksi yang mengandungi rekod dan fail yang disusun untuk tujuan tertentu dan juga untuk membuat keputusan. Apabila seseorang bercakap tentang database, ianya merujuk kepada database elektronik, contohnya Microsoft Access. Apabila kita menggunakan database, data yang dikehendaki lebih mudah dicapai kerana ia telah disusun mengkiut abjad (alphabetical order).

3.2.1 Faedah-Faedah Menggunakan Database

Sebenarnya terdapat banyak faedah menggunakan database. Faedah-faedah yang ketara apabila seseorang menggunakan database ialah:

a. Mengelakkan Pertindihan dan Pengulangan Data

Ia mengurangkan pertindihan data atau data yang berulang-ulang. Maklumat yang sama tidak perlu dimasukkan banyak kali. Data hanya perlu ditokok tambah untuk tujuan kemaskini.

b. Membenarkan Perkongsian Data ???

Data yang tersimpan di pangkalan dapat dimanfaatkan melalui proses perkongsian data dengan pihak-pihak yang berkaitan dan berkepentingan.Ini bermakna data yang terkumpul di data base boleh dicapai oleh pihak berkenaan melalui prosedur tertentu. Sebagai contoh, guru dapat mengakses maklumat dari database yang ada di pejabat melalui kemudahan yang disediakan di sekolah tanpa perlu "menyibuk" di pejabat bagi tujuan tersebut.????

c. Penyimpanan Data Yang Berasingan ???

Ia menyimpan data secara berasingan iaitu kod program dan deskripsi data disimpan berasingan. Ini membolehkan seseorang menukar deskripsi data tanpa perlu mengubahsuai kod yang mengoperasikan data.

d. Kawalan Terhadap Data

Data yang tersimpan adalah sentiasa dalam keadaan selamat. Ini kerana usaha melindungi dan mengawalnya boleh dilakukan dengan cara seseorang hanya dapat mengakses database sekiranya telah mendapat kebenaran (password).

e. Susunan Data

Data disusun mengikut struktur logik (logical structure). Dengan itu dapat mewujudkan perhubungan antara entiti dan memudahkan serta mempercepatkan usaha pencarian. Sistem pengurusan database juga dapat membantu sekolah mengendalikan data secara logik agar data mudah diakses dalam bentuk yang mudah digunakan. Ini bersesusian dengan kehendak pengguna dalam sesebuah organisasi yang ingin mendapatkan maklumat yang dikehendaki dengan mudah. Contohnya, ahli pustakawan ingin mengetahui buku mana yang paling popular di kalangan pelajar atau kerani kewangan ingin mengetahui sama ada makmal sains memerlukan peruntukan selanjutnya untuk membeli kelengkapan atau bahan.

f. Ekonomi Penggunaan Ruang

Ia mengurangkan ruang simpan. Ini kerana data boleh disimpan dengan banyak cara seperti dalam disket, cakera keras dan CD Rom.

g. Capaian Data

Sistem pengurusan database juga membolehkan sesebuah sekolah menyusun atur maklumatnya supaya pengguna dapat mencapai data dalam bentuk yang fleksibel selain dari menghalang pengguna daripada mengakses maklumat secara bebas atau tidak sah.

h. Pengendalian Fail Yang Banyak

Database juga berguna apabila kita mempunyai terlalu banyak fail yang berasingan atau terlalu banyak data dalam fail-fail individu. Ini menyukarkan untuk kita mengendalikan data. Data juga mungkin melebihi had, kapisiti perisian atau kapisiti sistem.

i. Pelbagai Tujuan Kegunaan Data

Kita juga mempunyai pelbagai kegunaan terhadap data. Contohnya, uruniaga yang melibatkan invois. Kita perlu melihat data dalam banyak cara yang berbeza tetapi kita dapati adalah sukar untuk melihat data dalam cara yang demikian dalam sistem manual. Masalah tersebut dapat diselesaikan dengan penggunaan database.

j. Perkongsian Pengurusan Data

Perkongsian pengurusan data akan mempercepatkan selesainya urusan. Sebagai contohnya, ramai orang memasuki dan mengemaskini data dan menganalisanya. Hanya seorang sahaja pada satu masa yang boleh mengemaskini lembaran kerja tetapi dengan database, ramai yang boleh berkongsi dan mengemaskinikan jadual database secara serentak.

3.2.2 KesimpulanBerdasarkan faedah-faedah seperti yang dihuraikan di atas, jelas bahawa database mempunyai kepentingan yang tinggi dalam pengurusan data sesebuah organisasi. Ia menepati kata kuncinya iaitu teratur dan tersusun (organised) dan berkaitan (related). Justeru, kebaikannya merangkumi aspek-aspek keselamatan, penjimatan, perkongsian, kecekapan, efisyen dan kecepatan pengurusan organisasi.

Bab 4

ANALISIS KEPERLUANDapatan penilitian yang dilakukan terhadap pelbagai bidang pengurusan dan pentadbiran di sekolah menunjukkan bahawa masalah utama yang terdapat di dalamnya adalah kesan daripada sistem pengurusan yang berasaskan tindakan secara manual.

4.1 Kewangan SekolahAmalan dalam pengurusan kewangan di sekolah seperti belanjawan, terimaan, pengurusan buku tunai, perbelanjaan, pembayaran, imbangan pembayaran, laporan imbangan tahunan dan laporan kepada audit masih menggunakan kaedah konvensional (manual). Guru dan kerani kewangan terbeban dengan tugas-tugas pengisian maklumat dan borang berkaitan pengurusan kewangan sekolah dari masa ke semasa sedangkan maklumat yang diperlukan adalah sama. Sistem pengurusan sedia ada masih menggunakan banyak borang, kerapkali dilakukan perkara yang sama dan menimbulkan masalah dalam proses penyimpanan dan dokumentasi.

Penggunaan komputer dan sistem komputer dalam bidang berkenaan di sekolah amat terhad dan tidak boleh diaplikasikan untuk kegunaan dalaman dan lebih bersifat pungutan data dan menyediakan laporan kewangan kepada pihak audit. Di samping itu data-data ini lebih untuk kegunaan pihak atasan seperti PPD, JPN dan KPM serta pihak audit. Banyak amalan dalam pengurusan kewangan di sekolah tidak `standard' antara satu sekolah dengan sekolah yang lain. Terdapat juga pelaksanaannya di sekolah yang tidak mematuhi peraturan/amalan yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara, Perbendaharaan dan Jabatan Pendidikan Negeri yang bertindak sebagai Pusat Tanggungjawab Induk.

2. Yuran Sekolah.

Pungutan yuran sekolah juga menimbulkan banyak masalah dewasa ini. Pungutan dilakukan oleh guru tingkatan dan pembantu tadbir. Pembayaran ini diikuti dengan pengeluaran resit rasmi sekolah kepada pelajar atau penjaga yang menjelaskan yuran tersebut. Pungutan yuran sekolah yang banyak dan pelbagai jenis tentunya tidak mampu dijalankan oleh pembantu tadbir seorang diri. Sebagai alternatif pengetua akan mengeluarkan arahan kepada guru-guru bagi menjalankan tugas tambahan ini.

Bermula dengan yuran sekolah diikuti dengan yuran peperksaan seperti PMR, SPM dan STPM. Pembayaran ini akan direkodkan ke dalam buku tunai sekolah atau dibayar kepada JPN untuk tujuan pendaftaran peperiksaan. Pengurusan kewangan yang banyak pada awal tahun boleh menyebabkan wang tersebut hilang atau tidak direkodkan dengan betul. Kerja dua kali (berulang) terpaksa dilakukan terutama untu menulis resit pembayaran dan merekodkan butiran pembayaran ke dalam buku tunai yang sudah tentu mengambil masa yang lama dan membebankan.

3. Skim Pinjaman Buku Teks(SPBT)Dalam amalan pengurusan SPBT di sekolah didapati terdapat banyak kelemahan yang menyebabkan kelewatan khususnya dalam urusan melibatkan melengkapkan data, memproses, pengemaskinian stok buku, pemerosesan kelayakan pinjaman, penyenggaran fail dan pelupusan. Kebanyakan urusan berkenaan masih menggunakan kertas dan borang bercetak yang menyebabkan guru dan ahli jawatankuasa SPBT mengambil masa yang banyak untuk menguruskannya terutama bagi sekolah yang mempunyai enrolmen pelajar melebihi 2000 orang. Antara item-item pengurusan SPBT yang telah dikenalpasti memerlukan penggunaan kemudahan perisian/aplikasi yang sesuai ialah :

a. Urusan memproses borang SPBT 1/1A (Borang kelayakan pinjaman)

b. Pengisian maklumat dalam borang DP1, BT1 dan BTBTR 190, BTBTR 460 dan SPBT G

c. Maklumat mengenai senarai lengkap buku, jumlah buku mengikut judul, kehilangan, dan pelupusan.

2. Profail Sekolah.

Bahagian ini merupakan nadi kepada sistem maklumat sekolah kerana banyak maklumat yang terdapat di dalamnya. Maklumat-maklumat yang biasanya terdapat merangkumi data berkaitan bangunan sekolah, kemudahan sekolah, data setiap pelajar, data setiap kakitangan sekolah termasuk kakitangan sokongan, dan sebagainya. Pengurusan data ini secara menual memerlukan banyak masa dan tenaga untuk menyediakan laporan apabila diminta oleh JPD, JPN, KPM atau pihak-pihak luar yang memerlukan. Hal ini terjadi kerana data-data tersebut berada dalam fail-fail yang berasingan setiap satunya. Jika hendak memperolehi data tersebut, maka kesemua fail berkaitan profail sekolah perlu dikeluarkan dan dicari satu persatu maklumat tersebut.

Diperhatikan maklumat yang diminta biasanya adalah sama setiap tahun sedangkan data yang berubah adalah sedkit sahaja. Cadangan program ini adalah untuk memastikan maklumat yang dikehendaki akan dapat dicapai dengan mudah, cepat dan bersistematik bersesuaian dengan keperluan pihak lain dan sekolah sendiri dalam mengurus sekolah dengan lebih berkesan. Seterusnya pengetua atau pengguna lain dapat manfaat daripada bahagian ini dalam membuat keputusan berhubung dengan aspek pembangunan sekolah keseluruhannya.

3. Asrama Sekolah.

Masalah yang wujud di asrama biasanya berkaitan dengan data penghuni asrama. Pihak waden dan penyelia asrama gagal mendapat maklumat penghuni asrama bila berlaku kecemasan terhadap penghuni asrama. Pihak terbabit terpaksa mencari-cari maklumat berkaitan pelajar terbabit untuk menghubungi ibu bapa atau waris pelajar berkenaan. Masalah ini bertambah rumit jika sekolah terbabit mempunyai ramai bilangan penghuni asramanya.

Masalah kedua yang sering dihadapi ialah mengetahu bilangan pelajar yang tinggal di asrama semasa cuti hujung minggu. Ada pelajar yang tidak pulang ke kampung masing-masing pada hujung minggu disebabkan jarak yang jauh di antara rumah mereka dengan sekolah. Keadaan ini menyukarkan pihak penyelia asrama untuk membuat tempahan bekalan makanan terutamanya makanan basah. Biasanya sistem manual yang digunakan ialah menyuruh pelajar mengira bilangan mereka. Proses ini memakan masa yang panjang. Begitu juga semasa hujung minggu ada pelajar yang keluar ke bandar (outing).

Pihak waden tidak dapat mendapatkan butiran yang lengkap tentang penghuni asrama semasa jika di minta dan tidak mengetahui dengan cepat siapakah yang belum pulang ke asrama setelah masa keluar asrama telah tamat. Begitu juga dengan penyimpanan rekod atau inventory barang-barang asrama serta dapur. Oleh yang demikian satu bentuk sistem yang efektif perlu dibangunkan. Sistem yang akan dibangunkan akan cuba menyelesaikan permasalahan ini.

4. Perkhidmatan Dan Pejabat Am

Pejabat am merupakan satu tempat yang sangat penting dalam sekolah. Banyak perkara yang dilaksanakan di sekolah bermula dengan pejabat. Apakah yang dilakukan di pejabat sekolah ? Pengurusannya merangkumi tindakan menyediakan pelbagai jenis borang yang setiap satunya menggunakan cara manual termasuk memohon cuti, naik pangkat, latihan dalaman, pengesahan jawatan, sijil berhenti sekolah, penyediaan gaji kakitangan, borang pindah atau pertukaran, surat pelepasan kakitangan, penyediaaan sijil gaji akhir, surat menyertai aktiviti sekolah dan peristiharan harta. Perkara-perkara yang disenaraikan tadi semuanya menggunakan borang-borang tertentu dan proses penyediaannya adalah bersifat rutin. Pembantu tadbir biasanya akan menyimpan borang-borang tersebut dalam kuantiti yang banyak bagi persediaan pada masa hadapan. Keadaan ini sudah tentu membazirkan kertas dan bila sudah terlalu lama borang-borang tersebut akan dibuang kerana sudah bertukar warna.

Selain daripada itu, cara penyimpanan surat-surat yang diterima masih di dalam fail-fail kertas. Sepatutnya, surat-surat tersebut boleh di simpan dalam bentuk eletronik. Sistem pengurusan fail akan menjadi lebih mudah dan cepat. Pengetua yang ingin menyemak fail untuk melihat kandungannya boleh dilakukan pada sebarang masa tanpa menunggu pembantu tadbir mencari fail tersebut untuknya.

Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan banyak memakan masa kerana pengiraan markah untuk setiap staf. Mengisi butiran-butiran guru dalam borang BMA seperti nama, no. kad pengenalan, no. fail peribadi, nombor gaji, tarikh lahir, tarikh disahkan jawatan, tarikh dilantik, dan jenis pergerakan gaji tahun lepas. Ditambah pula dengan penyediaan beberapa jenis borang lain yang memerlukan maklumat yang sama. Data tersebut sepatutnya boleh dipindahkan ke dalam borang lain bagi menjimatkan masa.??????Pengursan inventori juga menimbulkan masalah kepada pembantu tadbir untuk mengendalikannya. Bayangkan setiap item barangan yang dibeli oleh sekolah perlu direkodkan beberapa butiran di dalamnya dan menyimpan borang-borang tersebut untuk tujuan rekod. Boleh dikatakan semua kerja pembantu tadbir ini bersifat ulangan sahaja. Keadaan ini sepatutnya boleh dilakukan sekali sahaja dan disimpan dalam sistem komputer. Apabila hendak digunakan pada masa hadapan ianya boleh dikeluarkan semula tanpa perlu membuatnya yang baru. Ini akan menjimatkan masa, tenaga dan sumber kewangan.

5. Peperiksaan.

Didapati pengendalian urusan peperiksaan ini juga mengambil masa guru-guru dan pembantu tadbir. Semasa mendaftar peperiksaan pelajar butir-butir seperti nama, no. kad pengenalan pelajar, mata pelajaran diambil, jantina, kaum, dan sebagainya perlu dimasukkan dengan menaipnya semula. Bayangkan jika sekolah tersebut mempunyai seramai 300 orang pelajar menduduki peperiksaan PMR, 250 orang menduduki peperiksaan SPM dan 120 orang menduduki peperiksaan STPM. Tugas setiausaha peperiksaan sudah tentu akan bertambah untuk menyediakan senarai daftar sahaja. Bagaimana pula mencetak slip meja calon dan sebagainya yang mana maklumatnya adalah sama ? Tugas pembantu tadbir juga akan bertambah untuk mengumpul wang pendaftaran ini. Jika 250 calon SPM mendaftar dengan purata bayarannya RM120 seorang. Semua tugas ini akan mengambil masa dan tenaga guru-guru dan pembantu tadbir. Sepatutnya tenaga mereka ini digunakan sepenuhnya untuk mengajar di dalam kelas. Selain daripada itu, mengisi kod mata pelajaran dan mata pelajaran yang diambil oleh pelajar adalah sama tetapi terpaksa dilakukan berulang kali. Kod mata pelajaran dan mata pelajaran tersebut adalah sama setiap tahun tetapi dilakukan berulang kali juga setiap kali pendaftaran dilakukan.

Pengurusan peperiksaan dalaman seperti peperiksaan penggal juga menampakkan ketidakseragaman di mana guru-guru tingkatan masing-masing menggunakan MS Excel bagi mengira kedudukan pelajar di dalam kelas selepas peperiksaan dijalankan. Setiap tahun guru tersebut perlu melakukan tugas tersebut lebih kurang 4 kali. Perbezaan bentuk yang dihasilkan juga menjadikan hasil atau keputusan peperiksaan yang dicetak adalah pelbagai di antara guru. Oleh itu, diharapkan sistem yang akan dibangunkan dapat menyelesaikan masalah di atas.

6. Bimbingan & KaunselingBimbingan dan kaunseling merupakan antara komponen dalam pengurusan pelajar yang penting. Perkhidmatan yang ditawarkan oleh unit ini khususnya kepada pelajar mempunyai hubungan langsung dengan maklumat daripada unit-unit lain seperti disiplin, peperiksaan, ko-kurikulum dan kesihatan. Antara masalah-masalah yang sering dihadapi oleh kaunselor ialah kesukaran untuk mengakses maklumat pelajar daripada unit-unit yang disebutkan kerana semua maklumat didokumenkan dalam bentuk fail dan disimpan di bilik-bilik berasingan yang jauh dari bilik bimingan dan kaunseling.

Situasi ini menyebabkan unit ini terpaksa mencatat dan merekod semula maklumat-maklumat yang sama. Ini mengambil masa yang panjang dan menyukarkan kaunselor untuk memberikan perkhidmatan yang cekap, pantas dan efisyen. Adalah dicadangkan melalui sistem maklumat yang bersepadu masalah-masalah ini dapat diatasi dengan pantas.

7. Perpustakaan.

inventori

cari buku

buku yang dipinjam

buku yang perlu dilupuskan

dendaan

peruntukan yang diterima

proses pinjam meminjam dan pulangkan buku.

8. Pusat Sumber Sekolah (PSS).

Penyimpanan rekod PSS sekarang masih menggunakan cara manual seperti rekod inventory barang-barang. Lokasi penyimpanan juga sukar dikesan. Senarai barangan yang dibeli oleh PSS juga tidak direkod dengan baik. Ditambah pula proses pinjam memimjam dan pindah memindah barangan milik PSS. Guru-guru sering terlupa memulangkan kembali barangan yang dipinjam kepada PSS. Kadang kala situasi ini menimbulkan pergaduhan di antara guru-guru dengan penyelaras PSS. Kalau penyelaras PSS hendak mencari barangan yang telah dipinjam cara manual juga digunakan dengan menyemak buku daftar pinjaman dan didapati tarikh pemulangan telah lepas. Penyelenggaraan alat PSS juga akan bermasalah kerana tiada sistem rekod yang mudah dan cepat untuk dirujuk. Balik-balik buka buku dan semak satu persatu.

9. Kokurikulum.

Pengurusan kokurikulum sama pentingnya dengan pengurusan kurikulum. Masalah yang sering dihadapi memanglah banyak dan sebahagian besarnya masih menggunakan cara manual. Contohnya, mengagihkan pelajar dalam persatuan, kelab dan sukan. Semua data pelajar perlu ditaip semula untuk dipaparkan kepada pelajar. Proses menaip akan memakan masa yang panjang. Senarai ini perlu ditaip kerana keanggotaan pelajar dalam kelab, persatuan, unit beruniform dan sebagainya adalah berbeza setiap tahun walaupun pelajarnya adalah sama. Cuma yang bertukar mungkin kelab atau persatuan yang dianggotai.

Pelaksanaan Penilaian Aktiviti Kokurikulum Sekolah Menengah melalui surat bil. KP(BS/HEP) 8586/016/(4) bertarikh 21 Januari 1998 yang diwajibkan kepada setiap pelajar menyebabkan beban tugas guru dan setiausaha kokurikulum bertambah. Setiap akhir tahun mereka terpaksa menyediakan sijil kokurikulum kepada setiap pelajar yang akan keluar sekolah. Bayangkan jika terdapat 300 orang pelajar akan keluar sekolah pada akhir tahun. Setiap pelajar akan ditaip untuk sijil mereka di samping gred-gred yang terdapat di dalamnya.

Pengurusan kewangan kokurikulum juga akan membebankan guru-guru terbabit. Urusan pembayaran yuran setiap pelajar turut menuntut masa dan tenaga mereka. Tugas mereka tidak pernah tamat dan berulangan setiap tahun dengan perkara yang sama. Begitu juga dengan hari sukan. Markah aktiviti sukan tahunan, atlit yang terbabit, acara sukan terpaksa ditaip semula untuk dimuatkan dalam buku program sukan sekolah. Pengiraan markah semasa sukan tahunan juga dilakukan secara manual dan mengambil masa dan tenaga yang ramai bagi mendapat keputusan yang cepat. Kalau sistem maklumat digunakan perkerjaan ini boleh diuruskan oleh seorang guru sahaja. Jadi pengurusan kokurikulum juga menuntut sistem maklumat yang sempurna.10. Perjawatan Dalaman.

Pengurusan perjawatan dalaman seperti AJK tertentu yang dilantik masih menggunakan sistem manual. Apabila sudah siap pengguna sukar mencari guru yang menganggotai jika diperlukan. Surat perlantikan mereka juga masih menggunakan mesin taip untuk perlantikannya. Pengetua tidak dapat mencari dengan mudah seseorang guru yang menganggotai pelbagai AJK. Pengetua mungkin terpaksa menyemak satu demi satu AJK sebelum mendapat rumusan tugas yang dianggotai oleh guru A . Proses ini sudah tentu akan mengambil masa guru-guru yang diarahkan oleh pengetua untuk mencari guru A tadi.

11. Disiplin PelajarAmalan dalam pengurusan disiplin di sekolah-sekolah pada masa kini juga didapati masih menggunakan kaedah konvensional. Antara kelemahan-kelemahan pengurusan maklumat dalam komponen disiplin yang dikenalpasti ialah :

a. Sistem pengurusan sedia ada masih menggunakan banyak borang dan menimbulkan masalah dalam proses penyimpanan dan dokumentasi. Tedapat sesetengah kes laporan disiplin pelajar hilang akibat pertukaran guru yang terlbat menguruskannya dan fail yang sentiasa `bergerak'.

b. Penggunaan komputer dan sistem maklumat seperti SSDM amat terhad, tidak boleh diaplikasikan untuk kegunaan dalaman dan lebih bersifat pungutan data untuk kegunaan pihak atasan seperti PPD, JPN dan KPM.

c. Pengetua, Penolong Kanan HEM, guru kanan disiplin dan guru-guru disiplin tidak dapat mengakses laporan salahlaku pelajar secara kumulatif kerana kemasukan data adalah dibuat dalam bentuk borang dan bertulis tangan.

Justeru, satu sistem maklumat yang mudah dioperasikan amat perlu untuk menwujudkan pengurusan disiplin yang berkualiti.

2. Data PelajarMaklumat mengenai pelajar di sekolah adalah melibatkan beberapa dokumen yang perlu dilengkapkan iaitu Buku Daftar Pelajar, Kad Sulit 001 dan Jadual Kedatangan Pelajar. Maklumat ini adalah berbentuk kumulatif yang mencatatkan biodata lengkap pelajar meliputi latar belakang, kesihatan, pencapaian akademik, ko-kurikulum dan laporan penilaian kendiri. Kebanyakan dokumen ini adalah berbentuk kekal yang didokumentasikan dan disimpan sepanjang hayat di sekolah.

Antara masalah yang sering dihadap oleh pengurusan sekolah ialah:

a. Maklumat yang terdapat dalam dokumen berkenaan tidak lengkap kerana sikap dan kesilapan guru.

b. Guru kelas khususnya terpaksa mengisi maklumat dalam setiap dokumen berkenaan setiap tahun. Akibatnya guru kelas terbeban dengan banyak kerja-kerja yang melibatkan perkeranian yang seterusnya menimbulkan rungutan guru.

c. Terdapat dokumen pelajar yang hilang, koyak dan rosak disebabkan kecuaian guru, pertukaran guru, perpindahan pelajar dan sebagainya.

d. Sekolah menghadapi masalah untuk mengesan rekod lama pelajar yang pernah menuntut di sekolah berkenaan khususnya untuk urusan pengeluaran sijil berhenti sekolah dan keperluan-keperluan lain. Kebanyakan rekod pelajar untuk tahun terdahulu disimpan dalam stor. Urusan untuk mencarinya melibatkan masa yang panjang. Akibatnya pihak sekolah tidak dapat memberikan perkhidmatan yang sewajarnya kerana kesukaran mengesan maklumat.

e. Maklumat pelajar tidak dapat diakses dengan mudah untuk tujuan-tujuan lain seperti kurikulum, ko-kurikulum dan lain-lain.

f. Guru kelas sering terpaksa mengisi pelbagai borang yang mengandungi maklumat pelajar yang sama yang diperlukan unit-unit lain di sekolah, PPD, JPN dan pihak-pihak lain. Situasi ini dirasakan tidak efektif dan membuang masa.

Untuk mengatasinya, dicadangkan satu sistem maklumat yang bersepadu dibangunkan untuk tujuan dokumentasi data pelajar ini serta mudah diakses untuk tujuan pelbagai keperluan pengurusan sekolah.

2. Data Guru & Kakitangan

Data yang sama dan berulang seing diperlukan oleh pihak atasan

Peningkatn gred gaji dan sebagainya

pengesahan jawatan

3. Makmal SekolahBagi sesebuah sekolah yang besar, penggunaan makmal seringkali menimbulkan pelbagai masalah samada dari segi masa penggunaan makmal, kekurangan kakitangan mkmal yang mencukupi dan juga penyediaan radas-radas tepat pada masa yang diperlukan. Oleh yang demikian, adalah amat penting suatu sistem maklumat yang tepat dan mudah diakses oleh Guru-guru Sains yang terdiri daripada Guru Sains Paduan, Guru Biologi, Guru Fizik dan Guru Kimia supaya persiapan radas-radas dan bahan-bahan kimia yang diperlukan dalam sesuatu eksperimen yang akan dijalankan dapat disediakan tepat pada waktunya. Dalam sistem maklumat berkenaan, maklumat-maklumat berikut haruslah diambilkira:

a. Inventori makmal yang terdiri daripada pelbagai perabot/peralatan dalam setiap makmal.

b. Stok radas dan bahan kimia yang masih dalam simpanan dan boleh digunakan.

c. Kakitangan-kakitangan yang bertugas dalam setiap makmal.

d. Jadual penggunaan makmal oleh dan guru

e. Pengihan makmal-makmal kepada tingkatan-tingkatan

(f) Pelupusan radas-radas dan bahan kimia

2. Biasiswa

Antara keperluan yang dikenalpasti dalam pengurusan biasiswa dan bantuan ini adalah melibatkan rekod maklumat pelajar yang dianugerahkan biasiswa dan bantuan. Satu sistem/aplikasi diperlukan untuk mengoperasikan keseluruhan pengurusan biasiswa ini. Seperti juga komponen-komponen yang lain, semua urusan melibatkan biasiswa dan bantuan masih menggunakan kaedah konvensional iaitu kertas dan fail.

3. Kurikulum

Perjalanan panitia termasuk kakitangannya, perancangannya.

sukatan pelajaran bertaburan dikalangan guru

rancangan mengajar tidak selaras diantara guru

kedudukan dan sebarai ABM/BBM tidak diketahui lokasi dan pemiliknya.

Kursus yang ditawarkan juga tidak sampai ke peringkat bawah.

program-program baru juga tidak dimaklumi kepada semua guru.

4. Kehadiran Guru dan Kakitangan

Soal kehadiran kakitangan dan pelajar perlu diberi perhatian kerana kehadiran pelajar dan guru akan direkodkam dalam jadual kedatangan pelajar dan buku kehadiran guru. bagi kakitangan (temasuk guru), keadah merekod kehadiran ini serngkali menggunakan keadah menual dan rekod kehadiran ini tidak direkodkan dengan kemas dan terarur. Ada guru yang hadir tetapi tidak menandatangani borang kehadiran bila datang dan pulang.

Bagi kehadiran pelajar pula, adakalanya guru tingkatan terlupa merekodkan kehadiran pelajar ke dalam buku daftaran pelajar dan pernah terjadi buku rekod tidak direkod untuk tempoh sebulan. Pada hujung bulan rumusan ini perlu dihantar ke JPN dan guru-guru menggunakan cara menual untuk mengira peraturan kehadiran untuk bulan tersebut dan menentukan bilangan hari yang tidak hadir bagi setap pelajar dalam kelas tersebut.

Pengetua atau pihak lain yang memerlukan makumat tentang kehadiran pelajar biasanya terpaksa mencari maklumat ini yang berada di merata tempat terutama buku kedatangan pelajar yang biasanya dipegang oleh guru tingkatan dan di bawa bersama semasa guru tersebut mengajar. Pengetua juga tak perlu mencari guru yang tak hadir atau sebagainya jika diperluakan.

5. Jadual Waktu

Masih menggunakan cara manual dan memerlukan ramai guru untuk menyediakan bergantung bilangan kelas yang terdapat di sekolah itu. Mengunting kertas bagi menyiapkan tugas jadual waktu induk. Papan lembut atau papan lapis yang besar bagi menunjukkan jadual waktu induk. Digantung pada dinding bersama cip-cip yang berwarna warni. Dilakukan masa cuti menyebabkan ramai guru tak dapat bercuti. menulis balik jadual setelah siap diatur dan diserahkan kepada guru masing-masing. pengetua pula akan menyimpan satu salinan untuk rekod menjadikan tugas menyalin satu yang mengawatkan. Jika berlaku pertukaran guru atau perubahan kelas, maka jadual waktu terpaksa di rombak semula dan dibuat pembaikan terhadap jadual waktu tersebut.

6. Pekeliling-Pekeliling

Pekeliling yang diterima di sekolah difailakan dalam fail-fail mengikut jenis pekeling tersebut. fail-fail ini kalau sudah tebal akan ditutup dan disimpan di stor sekolah Bila pengetua atau pengguna hendak meruuk terpaksa mencarinya di stor sekolah. Kadangkala fail ini sudah dimakan anai-anai atau hilang terutama fail-fail lama. kandungan surat mungkin sudah tidak dapat dibaca.

7. Koperasi Sekolah.Masalah koperasi seperti berikut :

Menyediakan penyata tahunan

mengetahui baki stock, stok masuk dan keluar

penyata kewangan jualan harian.

laporan audit.

BAB 5

KEPERLUAN-KEPERLUAN DALAM

SISTEM MAKLUMAT

5.1 PengenalanRangkaian komputer menjadi semakin penting dewasa ini terutama dalam organisasi perniagaan kerana mereka memerlukan alat perhubungan yang dapat menghantar maklumat dengan cepat dan berkesan. Perkara yang sama telah menular dalam bidang pendidikan dengan wujudnya pengkalan data masing-masing. Perangkaian komputer telah perkara yang lumrah dewasa ini. Suatu rangkaian ('network') komputer mengandungi dua atau lebih komputer yang dihubungkan ('linked') di antara satu sama lain . Kebaikan menyambungkan komputer dalam bentuk rangkaiaan ialah :

a. boleh berkongsi perkakasan kumputer seperti pencetak

b. boleh berkongsi program dan data.

c. perhubungan yang berkesan menggunakan mel eletronik.

d. keselamatan maklumat terpelihara.

e. senang mendapatkan maklumat dari pengkalan data.

5.2 Rangkaian Komputer (networking)Rangkaian komputer dapat dihubungkan di antara satu sama lain dengan menggunakan kabel, talian telefon, gelombang radio, satelit atau sinar infra-merah. Untuk menubuhkan satu rangkaian komputer di sekolah, dua keperluan asas yang perlu diambil kira adalah peralatan komputer ('hardware') dan perisian ('software'). Penentuan serta pilihan peralatan dan perisian yang digunakan bergantung kepada keperluan sekolah dan kemampuan dari segi kewangan.

5.2.1 Keperluan peralatan komputer ('hardware') Keperluan peralatan komputer ini bergantung kepada jenis rangkaian yang hendak diwujudkan oleh sekolah. Secara amnya, satu 'Local Area Network (LAN') sudah mencukupi kerana kawasan sekolah tidaklah besar. Peralatan-peralatan yang mesti diambil kira semasa membangunkan "LAN" termasuk 'fail server', komputer, rangkaian kad antara muka ('network interface card') atau NIC, hub, kabel, 'repeater', modem, 'routers' dan talian telefon.

i) PerancanganApabila hendak mewujudkan satu rangkaian komputer di sekolah, jenis, spesifikasi dan bilangan komputer yang ingin dirangkaikan perlu ditentukan terlebih dahulu. Selepas itu, sekolah perlu membuat keputusan sama ada ingin membeli satu 'file server' atau pun tidak. Suatu 'file server' adalah satu komputer yang berkeupayaan tinggi dan mempunyai ingatan 'RAM' (Random Access Memory) dan ruang penyimpanan yang besar. Untuk membolehkan server tersebut mengawal, berkomunikasi, bertindak dengan cepat dan berkesan, maka spesifikasi berikut adalah dicadangkan:

Pemproses (processor) Pentium, 500MHz atau lebih tinggi,

Cakera padat ( saiz sekurang-kurangnya 10 GB),

Satu RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks),

Satu sistem pita untuk 'backup',

Banyak ruang ('expansion slots')untuk pertambahan kad-kad / peralatan kemudian,

Kad antara muka rangkaian yang laju,

RAM sekurang-kurangnya 64 MB.

Sekiranya sekolah tidak mampu membeli 'file server' berasingan seperti di atas, maka salah satu komputer yang hendak dirangkaikan boleh dijadikan 'server' dalam sistem rangkaian 'peer-to-peer'.

ii) Kad antara muka rangkaian ('Network interface card' (NIC))

Yang membolehkan 'server' dihubungkaitkan dengan komputer atau terminal-terminal kerja lain ('workstations') secara fizikal. NIC mempunyai spesifikasi, penyambung ('connector') dan kelajuan yang berbeza-beza. Jadi sekolah perlu tentukan jenis NIC yang sesuai dan mampu dibeli apabila hendak mewujudkan sistem rangkaian.

iii) HubSekurang-kurangnya satu hub diperlukan sebagai pusat yang mana server boleh disambungkan kepada komputer-komputer lain. Bilangan 'port' (sama ada 8, 12, atau 24) yang diperlukan bergantung kepada bilangan komputer yang akan dirangkaian nanti.

iv) Kabel

Kabel diperlukan sebagai media untuk menyambungkan satu komputer kepada yang lain. Terdapat kabel jenis 'twisted pair', 'coaxial' dan 'fibre optics'. Jenis kabel yang dipilih bergantung kepada jarak di antara dua komputer, jumlah dan kelajuan data hendak dipindahkan, dan konstrain kewangan. Jika jarak di antara komputer adalah dekat (kurang dari 220m), jenis 'twisted pair' boleh digunakan. Kabel 'coaxial' boleh disambungkan sejauh 500 meter manakala 'fibre optic' boleh disembungkan sejauh 2000 meter. Tetapi harga 'fibre optic' adalah sangat mahal. Dalam konteks sekolah, kabel 'twisted pair' atau 'coaxial' adalah memadai.

v). RepeaterSekiranya diperlukan, 'repeater' boleh digunakan untuk menguatkan isyarat yang lemah apabila dihantar melalui jarak yang jauh.

vi). Talian Telefon, Modem dan RouterJika penggunaan internet diperlukan, rangkaian komputer sekolah memerlukan satu modem dan talian telefon. Modem berfungsi untuk menukarkan isyarat analog (yang digunakan dalam talian telefon dan isyarat audio) kepada isyarat digital (yang digunakan oleh komputer) dan sebaliknya. Talian telefon diperlukan untuk menghantar dan menerima data dan maklumat dari internet (komputer lain). Selain daripada itu, satu 'router' diperlukan untuk mempertingkatkan kecekapan penghantaran dan penerimaan data.

5.2.2 Keperluan perisian ('software')

Keperluan perisian ('software') dalam rangkaian sekolah yang perlu diambil kira adalah sistem pengoperasian rangkaian ('network operating system' atau NOS) dan perisian aplikasi ('application software').

i). File ServerSekiranya sekolah ada 'file server', maka contoh-contoh NOS yang boleh digunakan adalah Windows NT dan Novell Netware. Ini memerlukan perbelanjaan permulaan yang lebih tinggi tetapi rangkaian dapat diuruskan secara berpusat dan sistem server lebih fleksibal, lebih mudah dipertingkatkan(scalable) dan lebih mudah dicapai (accessible). Sekiranya sekolah tiada 'file server' yang khas, maka NOS seperti Windows 95/98, Microsoft Windows for Workgroups, dan Appleshare boleh digunakan. Perbelanjaan permulaan untuk ini lebih murah.

ii). Perisian AplikasiPerisian-perisian aplikasi yang diambil kira bergantung kepada keperluan sekolah. Biasanya, perisian pemprosesan perkataan, 'spreadsheet', dan pangkalan data diperlukan. Misalnya satu set 'Microsoft Office' boleh diperolehi dan diletakkan dalam 'file server' untuk dikongsi pakai oleh semua komputer dalam rangkaian sekolah. Untuk membolehkan penggunaan internet, satu 'browser' seperti 'Internet Explorer' atau pun 'Netscape' diperlukan. Sekiranya sekolah ingin mewujudkan laman web sendiri, perisian yang sesuai (contoh Frontpage, Netscape Composer, dll.) diperlukan juga. Perisian lain yang diambil kira bergantung kepada keperluan.

3. Perancangan SambunganBagaimanakah sambungan hendak dilakukan? Ini sudah tentu akan menimbulkan masalah kepada sekolah yang akan dibangunkan sistem maklumat. Sambungan ini perlulah berdasarkan kedudukan bangunan dalam kawasan sekolah menggunakan 'LAN'. Plan bangunan sekolah dewasa ini membolehkan ianya dilaksanakan. Kedudukan bilik pengetua, pejabat am, bilik penolong kanan, ketua bidang dan bilik guru biasanya bersebelahan. Masalah mungkin akan bermasalah bagi menyambungkan dengan bilik-bilik lain seperti bilik bimbingan dan kaunseling, perpustakaan, makmal, koperasi dan bilik penyelaras kokurikulum. Namun, keupayaan kabel yang ada memungkinkan sambungan di buat kerana sambungan antara bangunan biasanya kurang dari 200 meter.

Kegunaan 'LAN' adalah untuk menghubungkan komputer dengan dengan komputer bagi berkongsi program dan data serta perkakasan komputer. Sistem 'LAN' yang digunakan ialah berbentuk rangkaian bintang iaitu merangkaikan semua semua komputer dan peralatan disambungkan kepada satu pelayan pusat (central server). Semua maklumat dihantar melalui hub tengah ke destinasinya. Komputer pelayan iaitu komputer yang digunakan oleh guru akan mengawal pergerakan maklumat dalam rangkaian.

20 buah kumputer diperlukan (termasuk komputer server) dalam rangkaian yang dicadangkan. 10 lokasi diperlukan untuk menjayakan 'LAN' ini. Antara lokasi yang dikehendaki perhubungan ini seperti berikut :

i. Bilik Pengetua. (sebuah + Server)

ii. Semua Bilik Penolong Kanan/Penyelia Petang. (sebuah setiap bilik)

iii. Bilik Guru Kanan. (2 buah)

iv. Perpustakaan dan Pusat Sumber Sekolah. (2 buah)

v. Pejabat Am. (3 buah)

vi. Makmal Sains.(sebuah)

vii. Koperasi.(sebuah)

viii. Bilik Guru.(5 buah)

ix. Bilik Penyelia KoKurikulum.(sebuah)

x. Bilik Bimbingan & Kaunseling.(sebuah)

5.4 KesimpulanSecara umumnya, sekolah tidak memerlukan peralatan dan rangkaian yang terlalu canggih. Oleh itu, dalam usaha mewujudkan rangkaian sekolah faktor keperluan dan peruntukan kewangan perlulah diberi perhatian dan diambilkira secara serius oleh pihak pentadbiran sekolah.

Bab 6

CADANGAN SISTEM MAKLUMATCadangan sistem yang dibangunkan adalah satu sistem pengurusan menyeluruh untuk mengukuhkan fungsi sistem maklumat sekolah yang sedia ada dengan menyepadukan maklumat daripada berbagai peringkat dan aktiviti dalam organisasi pendidikan kepada satu sistem yang dapat membekalkan maklumat menyeluruh untuk pengurusan dan pentadbiran, pengagihan sumber, penganalisisan dasar, penilaian dan perancangan pendidikan. Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan perisian MS ACCESS Ver. 2.0. Oleh itu, perkakasan dan perisian yang dicadangkan sebelum ini adalah bersesuaian.

1. Memulakan Sistem Maklumat SekolahDalam sistem cadangan ini akan diterangkan bagaimana menggunakan sistem pada peringkat awal hingga akhir. Semua paparan skrin akan menggunakan kotak diolog bagi memudahkan pengguna memasukkan data atau memberi arahan yang sepatutnya bagi membolehkan sistem memproses maklumat yang dikehendaki. Sistem ini akan dimulakan dengan menu mula (start) bagi semua menu yang berada dibawahnya. Masuk data perlu dilakukan bagi ke semua menu yang ada. Menu yang memerlukan masuk data seperti kewangan, yuran sekolah, SPBT, profail sekolah, asrama sekolah, perkhidmatan pejabat am, peperiksaan, bimbingan dan kaunseling, perpustakaan, pusat sumber sekolah, kokurikulum, perjawatan dalaman, disiplin pelajar, data pelajar, data guru dan kakitangan, makmal sekolah, biasiswa, kehadiran guru dan pelajar, jadual waktu, pekeliling-pekeliling, koperasi sekolah dan penyelenggaraan fail. proses memasukkan data mungkin memerlukan masa yang panjang.

Walaupun masa yang panjang diperlukan namun keraj tersebut hanya dilakukan sekali sahaja dan selepas itu tugas tersebut menjadi mudah kerana hanya perlu menyelenggara data tersebut sahaja. Masuk data adalah musstahak bagi membolehkan laporan dibuat. Data yang tidak di masuk tidak dapat dikeluarkan oleh komputer dan seterusnya untuk cetakkan. Oleh itu, tugas yang hendak dihasilkan oleh sistem ini perlu difikirkan dahulu sebelum data-data dimasukkan. atau dalam proses merancang membangunkan sistem yang sepatutnya agar sistem yang dibangunkan dapat bekerja seperti yang diharapkan.

6.2 Penyelenggaraan FailBahagian ini berperanan untuk menambah, menghapus dan mengedit rekod dalam jadual utama dan berperanan sebagai penyelia yang dapat menyelia fail-fail yang terdapat di dalamnya dengan teratur. Ia juga dijangka untuk dapat digunakan untuk memperbaiki sistem iaitu untuk menambah arahan yang baru bagi maksud mendapatkan hasil yang dikehendaki pada masa-masa akan datang. Dengan itu, arahan lanjut dapat dilakukan oleh sesiapa sahaja jika terdapat perubahan pada masa hadapan. Penyelenggaraan fail ini amat mustahak kepada pengaturcaran sekolah yang bertanggungjawab membangunkan sistem ini. Ia juga diharapkan dapat memenuhi keupayaan memberi arahan dalam menghasilkan laporan dan cetakan.

6.3 'Backup' Data Adalah disarankan pengguna membuat backup aplikasi ini dari masa ke semasa, sekurang-kurangnya mengikut jadual penghantaran data. Ini adalah penting sebagai langkah keselamatan dalam pemulihan (restore) data dan sistem sekiranya berlaku masalah seperti kerosakan pangkalan data, jangkitan virus, kerosakan cakera keras dan sebagainya. Backup sistem ini sebaik-baiknya dilaksanakan dalam persekitaran DOS.

6.4 Simpan / 'Save'Melakukan simpanan setelah selesai melakukan sesuatu kerja atau memasukkan data. Data yang tidak disimpan akan hilang dan ini sudah tentu merugikan usaha kita sewaktu memasukkan data yang sudah tentu banyak buat kali pertamanya. Oleh itu, disarankan kepada pengguna untuk menyimpan data yang telah dimasukkan sekiranya selesai menjalankan tugas tersebut. Selain daripada itu, dicadangkan juga supaya pengguna akan melakukan backup data bagi membolehkan data yang telah dimasukkan digunapakai jika berlaku kerosakan pada fail-fail yang mengaplikasikan sistem ini. Biasanya data yang terdapat tidaklah besar kuantitinya dan mampu disimpan dalam disket atau cakera keras komputer itu sendiri.

6.5 Password (Katalaluan)Kata laluan (password) akan digunakan bagi menu-menu tertentu sebagai langkah keselamatan. Setiap menu terpilih yang telah dikenalpasti aspek keselamatannya akan dilengkapi dengan password ini. Terdapat menu yang menggunakan double password bagi memastikan keselamatannya benar-benar terjamin. Double password ini akan digunakan terutama dalam pengurusan kewangan, data pelajar, displin pelajar, data guru dan LNPT dan sebagainya. Setiap pengguna yang berurusan dengan sistem ini secara langsung akan mendapat password tersendiri terutama berkaitan dengan kewangan. Maksudnya di sini bukan semua pengguna dapat mencapai menu-menu atau sub menu tertentu dalam sistem ini. Pengurus atau pengetua akan dilengkapi semua pasword bagi memastikan beliau boleh melihat semua menu yang terdapat. Password istimewa pengetua boleh digunakan kepada semua kotak diolog yang lain. Password ini juga