A G EN S I A N T IDA DA H KEB A N G SA AN

PENGURUSAN FAIL DAN

DOKUMENTASI

ORANG KENA PENGAWASAN

(OKP)

“ TEGAS, PRIHATIN DAN BERINTEGRITI”

ISI KANDUNGAN

Pengenalan

Kepentingan

Skop perundangan/Perintah Tetap KP

Prosedur Pelaksanaan

Kemaskini di MyAADK

Isu / Cabaran semasa

PENGURUSAN FAIL ORANG KENA PENGAWASAN (OKP) DI DAERAH

BAHAGIAN PENGESANAN DAN PENGAWASAN

FAIL OKP

Salah satu elemen penting untuk membangunkan satu

sistem pengurusan OKP yang berkesan dan sistematik

Membantu Pegawai mengenalpasti dan

mengetahui pengalaman serta perkhidmatan yang telah

diterima oleh OKP sepanjang tempoh pengawasan.

PENGENALAN

Penting untuk selaras dengan

sistem MyAADK – fail dan dokumen fizikal adalah sama dengan

Sistem MyAADK

PENGURUSAN FAIL ORANG KENA PENGAWASAN (OKP) DI DAERAH

BAHAGIAN PENGESANAN DAN PENGAWASAN

Semua rekod –

fail dan

dokumentasi

lengkap

Pengurusan

fail dan

dokumentasi

di AADK

adalah lemah

dan

mengganggu

kelancaran

tugasan

hakiki

1

Dokumen

lengkap untuk

tujuan/

kegunaan

penting dalam

melaksanakan

tugasan hakiki

Dapat

mengetahui

‘the whole

story’

mengenai OKP

4 3 2

KEPENTINGAN FAIL DAN DOKUMENTASI

SKOP PERUNDANGAN/

SOP

SKOP PERUNDANGAN/

SOP

1. • Merujuk Arahan Keselamatan :

Keselamatan Dokumen- pengurusan fail

2. • Merujuk Arahan Perkhidmatan Bab 3:

Surat-menyurat dan Bab 4 : Fail-memail

3.

• Merujuk Perintah Tetap Ketua Pengarah Bahagian A : Pentadbiran dan organisasi – A15(sistem pengurusan fail)

Perintah Tetap

Ketua Pengarah

(PTKP)

Arahan

Perkhidmatan

SKOP PERUNDANGAN/

SOP

Arahan

Keselamatan

PROSEDUR

PELAKSANAAN

AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

Mendapatkan nombor fail dari My AADK

Mengemukakan fail kepada Ketua Daerah

Melengkapkan fail dengan dokumen yang perlu

Kemaskini maklumat OKP di dalam My AADK PAD UPP

Membuka fail fizikal OKP mengikut seksyen

6(1)(a) / 6(1)(b)

NOTA : Maklumat fizikal 100% sama dengan dalam

Sistem MyAADK

PAD UPP

PAD UPP

PAD UPP

KETUA PEGAWAI DAERAH

Mengagihkan fail kepada Pegawai Pemulihan KETUA PEMULIHAN

PAD URP

Pengemaskinian yang berterusan untuk

merangkum segala aktiviti / maklumat

perkembangan OKP sehingga tamat penyeliaan

/ Pengawasan

UPP – Unit Pengesanan dan Pengawasan

URP - Unit Rawatan dan Pemulihan

Lapor diri kali pertama dan daftar dalam Buku

Rekod Pendaftaran klien

PAD UPP

AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

Mendapatkan nombor fail dari My AADK

Mengemukakan fail kepada Ketua Daerah

Melengkapkan fail dengan dokumen yang perlu

Mengambil dan mendaftar maklumat OKP di

dalam My AADK

Membuka fail fizikal OKP mengikut seksyen

NOTA : Maklumat fizikal 100% sama dengan dalam

Sistem MyAADK

Mengagihkan fail kepada Pegawai Pemulihan

Pengemaskinian yang berterusan untuk

merangkum segala aktiviti / maklumat

perkembangan OKP sehingga tamat penyeliaan

UPP – Unit Pengesanan dan Pengawasan

URP - Unit Rawatan dan Pemulihan

Lapor diri kali pertama dan daftar dalam Buku

Rekod Pendaftaran Klien

PAD UPP

PAD UPP

PAD UPP

PAD UPP

KETUA PEGAWAI DAERAH

KETUA PEMULIHAN

PAD URP

PAD UPP

Seksyen 6(1)(b) APD (R&P)

1983

Seksyen 6(1)(a) APD (R&P)

1983

Seksyen 38B(1) ABD 1952

OKP Pindah Masuk

Seksyen 8(3)(b) APD (R&P) 1983

Seksyen 9(2) APD (R&P) 1983

BIL DOKUMEN 6(1)(b) 6(1)(a) 38B(1) 8(3)(b) 9(2)

1. Repot Polis (Sekiranya ada) / / /

2. Borang 1 : Perintah Tahanan

Untuk Menjalani Ujian Bagi

Orang Yang Disyaki Sebagai

Penagih Dadah (Sekiranya

ada)

/ / /

3. Borang Permintaan Ujian

Pengesahan Dadah Dalam Air

Kencing (UPD 1)

/ / / / /

4. Laporan Air Kencing Daripada

Jabatan Patologi / Hospital

/ / /

5. Perakuan Tentang Penagihan

Dadah (Borang 2)

/ / /

6. Laporan Sosial / / /

7. Perintah Mahkamah / / /

8. Buku Lapor Diri / / / / /

BIL DOKUMEN 6(1)(b) 6(1)(a) 38B(1) 8(3)(b) 9(2)

9. Borang Akujanji / / / / /

10. Borang Maklumat Klien / / / / /

11. Borang Menu Program

Pemulihan OKP / DKP

Klien

/ / / / /

12. Checklist Program

Psikososial

/ / / / /

13. Borang ASSIST / / / / /

14. Borang URICA / / / / /

15. Borang Rakaman Sesi

Program / Aktiviti

/ / / / /

16. Borang Saringan Ujian

Air Kencing

/ / / / /

17. Borang Catatan Panggilan

Telefon Bagi OKP Tidak

Hadir Program

Mengikut keperluan

BIL DOKUMEN 6(1)(b) 6(1)(a) 38B(1) 8(3)(b) 9(2)

18. Surat Panggilan Hadir Ke

Pejabat Bagi OKP Tidak

Hadir Pogram

Mengikut Keperluan

19. Borang Lawatan Ke Rumah

(Home visit)

Mengikut keperluan

20. Repot Polis Bagi OKP Tidak

Komplian

Mengikut keperluan

21. Maklumat Kes Yang Berjaya

/ Gagal

/ / / / /

22. Surat Tamat Pengawasan / / / / /

23. Borang 3 Perintah

Menjalani Pengawasan Bagi

Seseorang Yang Didapati

Bersalah Atas Satu

Kesalahan di Bawah

Seksyen 15(1) ADB 1952

/

BIL DOKUMEN 6(1)(b) 6(1)(a) 38B(1) 8(3)(b) 9(2)

24. Borang Keputusan air

kencing dari Patologi

(sekiranya ada)

/

25. Penyingkatan tempoh

rawatan dan pemulihan

(Borang 15)

/

26. Penyingkatan tempoh

pembebasan (Borang 16)

/

27. Borang Ringkasan

Laporan Kaunseling

(sekiranya ada)

/

28. Laporan Pembebasan /

29. Borang 5 : Kebenaran

Untuk meninggalkan

kawasan tempat

kediaman

Sekiranya ada

Dokumen asas

bagi OKP di

bawah seksyen

38(B)(1) ADB

1952

(a) • Repot Polis

(b)

• Borang 3 Perintah Menjalani Pengawasan Bagi Seseorang Yang Didapati Bersalah Atas Satu Kesalahan di Bawah Seksyen 15(1) ADB 1952

(c) • Borang Keputusan Air Kencing dari

Patologi

Dokumen asas

bagi OKP yang

dibebaskan

dari pusat

pemulihan

(a) • Penyingkatan tempoh rawatan

dan pemulihan (Borang 15)

(b) • Penyingkatan tempoh

pembebasan (Borang 16)

(c) • Borang Ringkasan Laporan

Kaunseling (sekiranya ada)

(d) • Laporan Pembebasan

Repot Polis

Borang 1

Borang UPD 1

Laporan air kencing Daripada Jabatan Patologi / Hospital

Borang 2

Borang 3 ( 2 jenis)

Borang 4

Borang 5

APENDIKS

Repot Polis

APENDIKS

Borang 1

Borang UPD 1

APENDIKS

Laporan air kencing Daripada Jabatan Patologi / Hospital

Borang 2

APENDIKS

Borang 3 ( 2 jenis)

1.ADB 1952 Sek. 38B

2.APD (R&P)1983 Pindaan 1998 Sek.6(1)(a) & Subseksyen 6(2)

APENDIKS

Borang 4

Borang 5

APENDIKS

Mendapatkan repot polis dan laporan patologi bagi

seksyen 38B

OKP seksyen 38B yang tidak berdaftar dengan AADK

Dokumen pindah masuk tidak lengkap

Dokumentasi tidak lengkap menyukarkan prosedur

perundangan

Maklumat palsu daripada klien

Pelaksanaan tatacara kerja tidak selaras di

peringkat daerah

Menjalinkan hubungan kerjasama, persefahaman di

semua peringkat

ISU / CABARAN SEMASA

SEKIAN, TERIMA KASIH ATAS

SEGALA PERHATIAN YANG

DIBERIKAN.