siklus pengeluaran : pembelian dan pengeluaran kas

Download Siklus Pengeluaran  : Pembelian dan Pengeluaran Kas

Post on 07-Feb-2016

722 views

Category:

Documents

17 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas. PREPARED BY EMAN SETIAWAN,S.Kom,MM. Outline. Operasional Siklus Pengeluran . Keputusan penting dalam siklus pengeluaran Aktivitas siklus pengeluaran Ancaman dalam siklus pengeluaran dan pengendaliannya - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

Slide 1

Siklus Pengeluaran1/totalSiklus Pengeluaran :Pembelian dan Pengeluaran KasPREPARED BYEMAN SETIAWAN,S.Kom,MM

12-2OutlineOperasional Siklus Pengeluran.Keputusan penting dalam siklus pengeluaranAktivitas siklus pengeluaranAncaman dalam siklus pengeluaran dan pengendaliannyaModel data (diagram REA) pada siklus pengeluaranSiklus Pengeluaran

212-3Siklus Pengeluaran: Tujuan UtamaSiklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi. Siklus Pengeluaran

DFD Level 0 Siklus Pengeluaran

12-5Siklus Pengeluaran:Aktivitas BisnisAda 3 aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran :Pemesanan barang, pasokan dan jasaPenerimaan dan penyimpanan barang, pasokan dan jasaPembayaran barang, pasokan dan jasaSiklus Pengeluaran

512-6Pemesanan Barang,Pasokan dan JasaAktivitas bisnis utama dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan persediaan atau pasokan apa, kapan, berapa banyak, dari vendor mana?Metode pengendalian persediaan (sering disebut economic order quantity [EOQ]):Pendekatan ini berdasarkan perhitungan ukuran pesanan optimal agar meminimalkan jumlah biaya pesanan, pengiriman dan penyimpananSiklus Pengeluaran

612-7Metode pengendalian Persediaan Alternatif :MRP (material requirement planning)Pendekatan ini menurunkan tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadualkan produksi, daripada memperhitungkan kebutuhan.JIT (just in time)Sistem JIT meminimalkan baik biaya pengiriman dan penyimpananPerbedaan keduanya pada penjadwalan produksiSiklus PengeluaranPemesanan Barang,Pasokan dan Jasa

7Aktivitas dalam Pemesanan BarangPermintaan Pembelian dokumen yang mengidentifikasi peminta; lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan; nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta; dan pemasok yang dianjurkan.

LanjutanPermintaan pembelian

Alpha Omega ElectronicsNo. 89010Permintaan PembelianTanggal Pembuatan:02/07/2003Dibuat Oleh:Harold Brown HBVendor yang Dianjurkan:Best Office SupplyDikirimkan ke: Untuk: Tanggal Dibutuhkan:Pusat Foto Kopi Harold Brown 15/07/2003Nomor BarangJumlahKeteranganHarga / unit3204780170817561040715 kotak5 kotak20 kotak10Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10 rim kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan 100HD, kotak berisi 10Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam$33.99$31.99$ 6.49$ 8.99Disetujui Oleh:Susan ChenDepartemen:Pelayanan AdministrasiTanggal disetujui:02/07/2003Nomor Akun:91887

Lanjutan Membuat pesanan pembelianFaktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini adalah: (1) harga, (2) kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman.Dokumen sumber yang digunakan: pesanan pembelian secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.Pesanan pembelian tetap: membeli barang tertentu dengan harga yang telah ditetapkan dari pemasok tertentu untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan.

Pesanan PembelianAlpha Omega ElectronicsNo. 2463Alamat Tagihan : 2431 Bradford Lane St. Louis, MO 63105-2311 (314) 467-2341Pesanan PembelianKepada: Best Office Supply 4567 Olive Blvd. St. Louis , MO 63112-2345Dikirimkan Ke: AOE, Inc. 1735 Sandy Dr. Dayton, OH 33421-2243Nomor Vendor:121Tanggal Pemesanan:03/07/2003Nomor Permintaan:89010Pembeli:Fred MozartSyarat:1/10, n/30F.O.B: Di TujuanDikirim Melalui:Pilihan AndaTanggal Pengiriman:15/07/2003Catatan:BarangNomor BarangJumlahDeskripsiHarga / unit12343204780170817561040715 kotak5 kotak20 kotak10Kertas Xerox 4200,berat 20, kotak 10 rim, kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan ,100 HD, kotak berisi 10Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam$ 33.99$ 31.99$ 6.49$ 8.99Disetujui Oleh:Susan Chen

122.1TerimaKirimanBuka PesananPembelian2.2Hitung &PeriksaBarangVendorDFD Level 1PenerimaanTempatPersediaanPersediaanSlip PengepakanLaporan PenerimaanBarangBarangBarangSlipPengepakanVendorPenerimaan dan Penyimpanan Barang, Pasokan, dan Jasa

12-13Penerimaan dan Penyimpanan Barang, Pasokan, dan JasaAktivitas bisnis utama kedua melibatkan penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.Keputusan kunci dan kebutuhan informasi:Departemen penerimaan mempunyai 2 tanggungjawab utama:Menentukan apakah menerima suatu kirimanMemeriksa kuantitas dan kualitasSiklus Pengeluaran

13Laporan PenerimaanAlpha Omega ElectronicsNo. 3113Laporan PenerimaanVendor: Best Office SupplyTanggal Diterima:13/07/2003Dikirim melalui : UPSNomor Pesanan Pembelian:2463Nomor BarangJumlahDeskripsi320478017081756104071552010Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10rim kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan 100HD, kotak berisi 10Pita printer IBM 4207 Proprinter, warna hitamCatatan:Dua kotak kertas Moore 2600 diterima dengan adanya kerusakan akibat air di bagian luarnya, tetapi kertas di dalam tampaknya masih bagus.Diterima Oleh:Nathan HaleDiperiksa Oleh:Nathan HaleDikirimkan Ke:Harold Brown

153.1Setujui fakturPenjualan dariVendor (bagianutang usaha)

LaporanPenerimaan3.2Hitung &PeriksaBarangTempatPenyimpananPersediaanDFD Level 1PembayaranBarangBagianPembelianBuku BesarPembayaran berupa Cek atau melalui EFTFaktur penjualan dari VendorPesananPembelianPembayaran Barang dan Jasa:Menyetujui Tagihan dari PemasokUtangUsahaBundel voucher:Faktur penjualan dari vendor, pesanan pembelian, dan laporan penerimaanVendor

12-16Pembayaran Barang dan Jasa:Menyetujui Tagihan dari PemasokTujuan dari rekening hutang adalah untuk mengotorisasi pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan sudah diterima.Ada 2 cara untuk memproses tagihan dari pemasok:Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar.Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran fakturSiklus Pengeluaran

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus PengeluaranProses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanPesan BarangMencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan

Meminta barang yang tidak dibutuhkan

Membeli dengan harga yang dinaikkan

Membeli barang berkualitas rendah

Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

Komisi (kickback)Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara periodik.

Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian.

Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran.

Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran pembelian dan biaya kualitas.

Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok.

Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.

Lanjutan Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanTerima dan simpan barangMenerima barang yang tidak dipesan

Membuat kesalahan dalam penghitungan

Mencuri persediaanMemerintahkan bagian penerimaan hanya menerima kiriman yang terdapat dalam salinan pesanan pembelian.

Gunakan teknologi kode garis; meminta petugas bagian penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan menandatangani laporan penerimaan barang tersebut; insentif untuk perhitungan yang akurat.

Pengendalian akses fisik ke persediaan; semua transfer persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik

Lanjutan Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanSetujui dan bayar faktur dari vendorGagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor.

Membayar barang yang tidak diterima

Gagal mendapatkan diskon pembelian yang tersediaFaktur harus diverifikasi, jumlah yang tertulis di dalamnya dibandingkan dengan pesanan penjualan dan laporan penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated Receipt Settlement)

Membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam faktur dari vendor dengan jumlah yang dimasukkan petugas pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari bagian penerimaan.Menggunakan ERSPengendalian anggaran

Faktur penjualan yang telah disetujui harus di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya.Anggaran Arus Kas

Lanjutan Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanSetujui dan bayar faktur dari vendor13. Membayar faktur yang sama dua kali

14. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usahaHanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli atau hanya salinan asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk pembayaran ditandatangani, maka faktur dan bundel voucher harus ditandai telah dibayar; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok.

Membandingkan perbedaan saldo rekening pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses.Merenkonsiliasi total