PROPOSAL OTOMATISASI PERPUSTAKAAN DAN PEMBANGUNAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

JUSUF NURSJAMSUDusun Pende RT.12/04 Ds. PamalayanKecamatan Cijeungjing CiamisE-mail: jusufnursjamsu@gmail.com Website : www.devianweb.hol.es HP. 081321430717

PENDAHULUAN

Latar Belakang MasalahMenurut manifesto Perpustakaan Sekolah yang dicanangkan IFLA (International Federation of Library Associations)-UNESCO, perpustakaan sekolah sebagai salah satu komponen sekolah mempunyai misi menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para siswa agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab. Di Indonesia sendiri, keberadaan Perpustakan Sekolah telah dijadikan satu keharusan bagi setiap sekolah mulai dari jenjang sekolah dasar, sekolah menengah pertama maupun sekolah menengah atas sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs), dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA),Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya teknologi informasi dan komunikasi, perkembangan koleksi perpustakaan sekolah pun dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan yang terjadi, saat ini koleksi perpustakaan sekolah tidak hanya cukup / terbatas dalam bentuk buku atau media cetak lainnya, namun harus mengikuti perkembangan yang terjadi pada media sumber belajar yang kian beragam seperti CD/DVD, film, mikrofilm, file komputer hingga yang berbentuk maya (internet). Semakin meningkatnya jumlah serta ragam koleksi perpustakaan sekolah menyebabkan semakin meningkatnya kebutuhan waktu serta tenaga yang diperlukan untuk pengelolaannya, padahal pada umumnya perpustakaan sekolah masih ditangani oleh tenaga pengelola yang sangat terbatas, bahkan pada jenjang sekolah dasar umumnya masih dikelola oleh guru yang mempunyai tugas utama melaksanakan pembelajaran, dan sebagai konsekuensinya pelayanan perpustakaan sekolah pun menjadi kurang optimal bahkan tidak terkelola dengan baik.Untuk mengembalikan fungsi perpustakaan sekolah sebagai lumbung sumber belajar serta mengoptimalkan pemanfaatannya, sudah saatnya dilakukan suatu upaya optimalisasi diantaranya melalui otomatisasi sistem perpustakaan serta pembangunan perpustakaan digital sebagai portal pengaksesan berbagai koleksi perpustakaan.

TujuanImplementasi Proposal yang ditawarkan ini mempunyai beberapa tujuan, yaitu:1. Menyediakan suatu sistem otomatisasi pengelolaan dan pelayanan perpustakaan sekolah berbasis komputer.2. Menyediakan suatu aplikasi portal untuk mengakses berbagai koleksi perpustakaan sekolah.3. Menyediakan suatu basis data koleksi perpustakaan sekolah yang handal dan akurat untuk keperluan operasional, pelaporan maupun perencanaan pengembangan perpustakaan sekolah.

ManfaatManfaat yang dapat diambil dari pengimplementasian Proposal yang ditawarkan ini adalah:1. Penghematan waktu serta tenaga bagi pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.2. Kenudahan bagi pengguna perpustakaan dalam penelusuran informasi maupun sirkulasi koleksi perpustakaan.3. Tersedianya basis data koleksi perpustakaan yang handal dan akurat yang dapat digunakan untuk berbagai kepentingan pengembangan perpustakaan.

SISTEM OTOMATISASI PERPUSTAKAAN DANPEMBANGUNAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

Gambaran SistemSistem otomatisasi perpustakaan dan pembangunan perpustakaan digital yang ditawarkan melalui proposal ini adalah sistem yang dikembangkan berdasarkan aplikasi SENAYAN (SLiMS) yaitu sebuah aplikasi perpustakaan berbasis web sehingga sistem bersifat multi platform atau dapat diakses oleh berbagai perangkat yang mempunyai sistem operasi berbeda seperti oleh komputer (windows, linux, OS2) atau smartphone (android, ios, windowsphone). Secara umum arsitektur sistem yang ditawarkan dapat digambarkan sebagai berikut:

Publik mengakses data melalui modul publik (OPAC= Open Public Access Catalogue) untuk mengakses berbagai koleksi perpustakaan yang telah terdigitalisasi, serta memperoleh informasi katalog koleksi yang tersedia. Berdasarkan informasi tersebut, anggota/publik dapat meminjam koleksi yang ada di perpustakaan. Transaksi ini dilayani secara otomatis oleh sistem. Di sisi lain, Adminstrator dengan menggunakan modul utilitas melakukan pemeliharaan data-data yang ada berikut melakukan pengelolaan administratif keanggotaan maupun pelaporan.

Skema SistemLingkup pemanfaatan otomatisasi perpustakaan dan pembangunan perpustakaan digital yang ditawarkan melalui proposal ini dapat dilakukan melalui jaringan lokal (LAN/Intranet) maupun melalui jaringan internet. Secara skematis lingkup pemanfaatannya dapat digambarkan sebagai berikut:

Untuk alasan keamanan, secara standar lingkup pemanfaatan otomatisasi perpustakaan dan perpustakaan digital yang ditawarkan melalui proposal ini adalah untuk penggunaan pada jaringan lokal, namun tidak tertutup kemungkinan untuk memperluasnya pada jaringan internet dengan perjanjian tersendiri.

Spesifikasi Peralatan SistemUntuk mengimplementasikan sistem otomatisasi perpustakaan dan pembangunan perpustakaan digital yang ditawarkan melalui proposal ini diperlukan spesifikasi perangkat keras serta perangkat lunak sebagai berikut:1. Untuk Servera. Perangkat Keras : CPU min. Intel Pentium IV Memori min. 1 GB Hard Disk Drive min. 40 GB Layar Monitor Keyboard + Mouse NIC/ LAN Card USB Portb. Perangkat Lunak: OS Windows min. Windows XP Linux min. Kernel 2.2.2. Untuk Client (OPAC dan Counter)a. Perangkat Keras: CPU min Intel Pentium II Memori min 128 MB HDD min. 10 GB Layar Monitor Keyboard + Mouse NIC / Wifi Headphoneb. Perangkat Lunak: OS Windows min. Windows XP Linux min. Kernel 2.2.3. Perangkat jaringan: Router/ LAN Switch/ Acces Point (optional Modem) Kabel UTP Konektor RJ 45Prosedur ImplementasiPengimplementasian sistem otomatisasi perpustakaan dan pembangunan perpustakaan digital yang ditawarkan melalui proposal ini dapat dilakukan melalui prosedur:1. Pihak sekolah menandatangani surat perjanjian kerjasama untuk mengimplementasikan sistem otomatisasi perpustakaan dan pembangunan perpustakaan digital.2. Pihak pembuat membangun model sistem otomatisasi perpustakaan dan perpustakaan digital sesuai permintaan pihak sekolah.3. Pihak sekolah memberikan persetujuan dengan atau tanpa perbaikan terhadap model yang telah dibuat.4. Pihak pembuat melakukan instalasi sistem otomatisasi perpustakaan dan perpustakaan digital beserta instalasi jaringannya pada komputer server maupun client yang disediakan sekolah.5. Pihak pembuat melakukan input data sistem otomatisasi perpustakaan dan perpustakaan digital sesuai data yang diminta dan disediakan pihak sekolah6. Pihak pembuat menyerahkan sistem otomatisasi perpustakaan dan perpustakaan digital kepada pihak sekolah sesuai jangka waktu yang ditentukan.

Biaya ImplementasiBiaya pengimplementasian sistem otomatisasi perpustakaan dan pembangunan perpustakaan digital yang ditawarkan melalui proposal ini bersifat fleksibel tergantung paket yang dipilih sekolah untuk diimplementasikan. Perincian paket serta biaya yang ditawarkan melalui proposal ini adalah sebagai berikut:No.Jenis PaketBiaya

1.Paket Dasar (per paket)Rp.1.200.000,00

Instalasi aplikasi sistem otomatisasi dan perpustakaan digital pada satu server

Instalasi jaringan untuk satu server dan tiga komputer client

Konten perpustakaan digital terdiri dari + 2000 item yang meliputi konten berbasis teks, audio, video serta multimedia

Satu buah barcode reader untuk layanan sirkulasi

2.Katalogisasi koleksi perpustakaan (per eks.)Rp.1.500,00

Input basis data sistem otomatisasi + scanning cover

Katalogisasi berdasar DDC

Label buku dan barcode

Kartu Buku dan kartu Slip

Pengaturan rak buku

3Input Data Koleksi (per judul)Rp.500,00

Input data + Scanning cover koleksi

4.Input Data Anggota (per anggota)Rp.500,00

Input data + Foto anggota

5.Pembuatan Kartu Angggota (per anggota)Rp.1.000,00

6.Pelatihan Pembuatan/ Penggunaan Sistem Otomatisasi Perpustakaan (per sesi max.30 orang)Rp.300.000,00

Pembayaran biaya implementasi dilakukan dimuka pada saat penandatanganan perjanjian kerjasama atau dilakukan bertahap, 50% pada saat penandatanganan kerjasama dan 50% dilakukan pada saat penyerahan hasil pekerjaan.

Timeline ImplementasiDapat dilihat pada lampiran proposal ini.

PENUTUP

Mudah-mudahan proposal Otomatisasi Perpustakan dan Pembangunan Perpustakaan Digital ini dapat membantu berbagai kendala yang saat ini dihadapi hampir oleh seluruh perpustakaan sekolah serta dapat lebih mengoptimalkan fungsi perpustakaan sekolah sebagai lumbung sumber belajar bagi siswa, tenaga pendidik, tenaga kependidikan, maupun masyarakat sekitar. Amiin

LAMPIRAN

Contoh Screenshot Front End Sistem

Contoh Screenshot Back End Sistem

TIME LINE OTOMATISASI PERPUSTAKAAN DAN PERPUSTAKAAN DIGITAL BAGI SEKOLAHNoDeskripsi KegiatanWaktu Pelaksanaan (hari)

123456789101112131415161718192021222324252627282930

1.Penandatanganan kerjasama

2.Pembuatan Model Sistem

3.Perbaikan/persetujuan model oleh pihak sekolah

4.Instalasi jaringan dan sistem pada komputer server dan client

5.Input basis data

6.Penyerahan Sistem

7.Pembuatan kartu

Catatan: Kapasitas input data max. 150 judul koleksi per hari Kapasitas pembuatan kartu max. 150 anggota per hari