Projek Lessons Learned Bagi Projek

Pembinaan Pejabat Jabatan Audit Negara,

Negeri Terengganu Darul Iman

AHT (NORLAN UNITED) &

CARRIAGE SDN.BHD. NO. 4,TINGKAT SATU, WISMA

ARMON, JALAN KAMARUDDIN, 20400 KUALA TERENGGANU, TERENGGANU DARUL IMAN.

KONTRAKTOR

PROJEK :

PENGARAH KERJA RAYA

NEGERI TERENGGANU TINGKAT 12, WISMA NEGERI JALAN PEJABAT 20200 KUALA TERENGGANU, TERENGGANU DARUL IMAN

PENGARAH

PROJEK :

PEMBINAAN BANGUNAN JABATAN AUDIT

NEGARA, NEGERI TERENGGANU

PELANGGAN PROJEK : JABATAN AUDIT

NEGARA, TERENGGANU

PROJEK LESSONS LEARNED ZON TIMUR

KOTA BHARU , KELANTAN

RINGKASAN EKSEKUTIF

Cadangan pembinaan bangunan baru Jabatan Audit Negara Negeri Terengganu

telah bermula sejak tahun 2006. Beberapa tapak telah dicadangkan dan pada tahun 2008

sebuah tapak seluas 1.416 hektar di Mukim Gelugor Raja, Kuala Terengganu telah

diperolehi. Kerja menambun tanah telah selesai dilaksanakan pada tahun 2009.

Cadangan pembangunan ini bermatlamat untuk membangunkan sebuah bangunan pejabat

Jabatan Audit Negara Negeri Terengganu yang moden, sistematik dan selesa bagi

menawarkan perkhidmatan pengauditan yang baik kepada pelanggan.

Matlamat tersebut disokong pula dengan beberapa objektif iaitu memiliki Bangunan sendiri

sebagaimana yang diperuntukkan oleh Perlembagaan Malaysia melambangkan institusi

bebas Ketua Audit Negara, menyediakan suasana tempat kerja berkualiti, kondusif serta

selesa, membangunkan dan mengadakan program latihan serta bimbingan kepada Auditi

khususnya pengurusan kewangan berasaskan Akauntabiliti Indeks.

Tapak pembangunan yang dicadangkan merupakan tapak asal bagi pembangunan

Pejabat Jabatan Audit Cawangan Negeri Terengganu di plot pembangunan Bukit

Besar / Padang Hiliran, Kuala Terengganu. Tapak yang disediakan berkeluasan 1.416

hektar ( 3.5ekar ) dan telah sempurna ditambun tanah mengikut keperluan aras

yang dibenarkan.

Cadangan jalan masuk utama ketapak adalah melalui simpang utama jalan Kuala

Terengganu – Bukit Payung di persimpangan Kubang Parit yang telah siap disediakan

oleh Kerajaan Negeri Terengganu.

Kerja-kerja jalan utama akan dilaksanakan oleh Kerajaan Negeri Terengganu

sehingga kesempadan pembangunan Masjid Negeri yang baru di kawasan

Pembangunan Bukit Besar ini.

Dengan itu, kerja-kerja pembinaan jalan utama ke tapak Jabatan Audit nanti akan

disambungkan terus melalui lingkaran jalan tersebut. Tahap kemajuan kerja di

tapak boleh dirujuk pada lampiran 1, lampiran 2 dan lampiran 3.

1. RINGKASAN MAKLUMAT PROJEK.

Tajuk Kontrak

Pembinaan Pejabat Jabatan Audit Negara,

Negeri Terengganu Darul Iman

Jumlah Kos KontrakAsal

RM 17,547,733.11

Tempoh Kontrak Asal

104 Minggu

Tarik Mula

15.09.2015

Tarikh Tamat Asal

11.09.2017

No Kontrak

JKR/IP/CKUB/232/2015

Pelanggan

Jabatan Audit Negara

Pegawai Penguasa (S.O)

Pengarah JKR Negeri Terengganu

Kaedah Perlaksanaan

Konvensional Perunding

Kontraktor Utama

AHT(Norlan United)& Carriage SdnBhd

2.0 Sesi Pengumpulan / Pembelajaran Projek

2.1 Bengkel

a. Tajuk :Bengkel Project Lessons Learned

- PROJEK PEMBINAAN PEJABAT JABATAN AUDIT NEGARA, NEGERI

TERENGGANU

b. Tarikh :18 – 19 Julai 2016 ( Isnin - Selasa )

c. Tempat :Dewan Teratai, Kompleks Kota Darulnaim, Kota Bharu, Kelantan

d. Peserta

Peserta Bengkel terdiri daripada wakil-wakil dari bahagian berikut :-

BIL JABATAN KERJA RAYA TERENGGANU

1 Ir. MOHAMAD ALWI MAT ZIN

2 EN. MOHD ASRI BIN MOHAMAD

3 PN NOR HALIDA BT REMELI

4 EN AZAHARUDDIN BIN AWANG

e. Pemudahcara / Fasilitator

Pemudahcara / Fasilitator adalah wakil dari ECKM, HQ, KL seperti berikut:-

i. Sr. Roznita Binti Othman – Penceramah / Lead Fasilitator

ii. Ir. Fithry Mohd Amir - Fasilitator

iii. En. Khairil Hizar Bin Md Khuzaimah – Fasilitator

3.0 METADOLOGI / KAEDAH

1. Pembelajaran dari isu kritikal

Di awal bengkel para peserta diberikan Borang Kajiselidik (Survey From) untuk

diisikan berdasarkan maklumat dan pengalaman masing-masing dalam projek

tersebut. Setelah selesai survey form diserahkan kepada fasilitator untuk

dirumuskan berdasarkan skor tertinggi.

Ringkasan skor untuk kenalpasti isu kritikal (Lampiran A)

i. Dua perkara What Went Well (+ve) tertinggi

a) Pemantauan Projek Secara Keseluruhan

b) Tahap Komitmen Terhadap Kejayaan Projek

ii. Dua perkara What did not go well (-ve) tertinggi

a) Jangkaan masa untuk siap Projek

b) Penilaian risiko

b. Analisis Punca dan Akibat (Mind Map)

Berdasarkan isu yang dikenalpasti diatas, perbincangan kumpulan diadakan dan

segala buah fikiran, idea dan maklumat di nyatakan melalui peta minda. Contoh :-

Contoh hasil perbincangan semasa Analisis Punca dan Akibat dilakukan:

2. Pembelajaran dari Peristiwa Utama

Analisis dan punca tersebut kemudian dibentang dan dibincang dengan lebih teliti.

‘Key event’ yang difikirkan sangat releven kemudian di bincang di dalam ‘Knowledge

Café ‘ dan kemudian diterjemahkan kedalam ‘After action Review Sheet’.

4.0 LESSONS LEARNED BERDASARKAN ISU KRITIKAL

Berdasarkan isu kritikal yang diperolehi dari survey form serta ‘brainstorming’ oleh

peserta dan dipersembahkan melalui petaminda, berikut adalah kesimpulan yang

diperolehi hasil dapatan daripada perbincangan tersebut: -

4.1 PERINGKAT PERANCANGAN

Peringkat perancangan tidak dibincang dalam bengkel ini kerana tiada wakil

HOPT dan HODT.

4.2 PERINGKAT PEMBINAAN

4.2.1 WHAT WENT WELL?

1. Menggunakan media komunikasi whatsapp sebagai medan

perbincangan dan penyelesaian masalah.

2. Kebanyakan maklumbalas dan tindakan dalam minit mesyuarat

diselesaikan dalam tempoh ditetapkan.

3. Kerjasama dari pihak kontraktor amat baik dengan Pasukan Pengurusan

Projek

4. Penyediaan bayaran kemajuan dibuat setiap bulan.

5. Mesyuarat tapak dan teknikal diadakan secara berkala

6. Penyediaan dokumen kontrak siap dalam tempoh yang ditetapkan

4.2.2 WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?

1. Percanggahan antara Lukisan Pembinaan dan “Bill of Quantity” perlu

di elakan.

2. Penyediaan kos awal projek (PDA) perlu ambilkira kenaikan harga,

jangka tender dan luar jangka untuk mengelakan ia lebih rendah

daripada kos (ATDA)

3. Masalah pengambilan tanah lambat diselesaikan semasa peringkat

pembinaan

4. MOA arkitek lambat disediakan dan diluluskan.

5. HOPT & HODT perlu terlibat secara langsung diatas isu yang berbangkit

4.3 PERINGKAT PEMANTAUAN

4.3.1 WHAT WENT WELL?

1. Lawatan daripada pihak atasan / pelanggan telah diadakan secara

berkala

2. Mesyuarat khas untuk pengambilan tanah telah diadakan secara berkala.

3. Penyediaan laporan kemajuan projek QA/QC, safety disediakan setiap

bulan.

4. Mengadakan perbincangan setiap minggu bagi menyelesaikan masalah

dan kemajuan projek bersama pihak kontraktor di pejabat tapak.

4.3.2 WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?

1. Perbincangan dan penyelarasan diantara HOPT & HODT dan pasukan

projek perlu diadakan dari masa ke semasa bagi penyelesaian satu-satu

perkara.

2. Lantikan NSC hendaklah dilantik pada tarikh sebagaimana dirancang

dalam CPM.

3. HOPT & HODT perlu ada mekanisma untuk menyemak dan

menyediakan BQ sebagaimana Drawing sebelum tender dikeluarkan.

4. MOA arkitek lambat disediakan dan diluluskan.

4.4 PERINGKAT LESSONS LEARNT

1. Perlu ada satu mekanisma pelarasan BQ , lukisan semasa peringkat Pre

Kontrak /semakan akhir

2. Penyediaan PDA perlu mengikut harga semasa dan mengambilkira kadar

inflasi / kenaikan harga

3. Pengurusan risiko perlu didedahkan kepada semua yang terlibat dan perlu

dilaksanakan bagi menyediakan satu medium untuk penyelesian masalah

4. Pertukaran pegawai di tapakbina perlu dielakkan bagi mengelakan gangguan

kerja semasa

5. Perlantikan perunding perlu dibuat secara teliti & mengikut keupayaan

sebenar

6. Perlu diadakan satu item contingency cost / kos luar jangka mengikut

peratusan kos projek bagi mempermudahkan kelulusan pertambahan

peruntukan semasa penyediaan PDA. Ini bagi memastikan dan

mengambilkira kenaikan kos tender NSC, kelewatan tender di sebabkan

ditangguhkan dan sebagainya.

Sekian Terima Kasih

Disediakan Oleh : Disemak Oleh :

………………………………. ………………………………

Diluluskan Oleh

………………………………..

LAMPIRAN

LAMPIRAN 1

GAMBAR DRON TAPAK PROJEK

LAMPIRAN 2

KERJA-KERJA DI BAHAGIAN BANGUNAN PENTADBIRAN

LAMPIRAN 3

KERJA – KERJA DI BLOK TNB