project lessons learned report -...

HOSPITAL PENGAJAR

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

(HPUPM)

Project Lessons Learned

Report

HPUPM Project Team, JKR Malaysia

HPUPM Project Review – Lessons Learned

PP - C&S

Typewritten text

Oktober 2018

RINGKASAN EKSEKUTIF

Laporan ini bertujuan menerangkan nilaian yang baik yang boleh dicontohi serta

perkara-perkara yang kurang baik boleh diambil iktibar seterusnya diperbaiki

untuk projek-projek yang dilaksanakan oleh Jabatan Kerja Raya melalui bengkel

yang telah dilaksanakan pada 9 Oktober 2018 bagi projek Pembinaan Hospital

Pengajar Universiti Putra Malaysia (HPUPM) yang telah dihadiri oleh Pasukan

projek JKR HPUPM, HOPT, Bahagian Pembangunan UPM, Hospital Pengajar

UPM dan kontraktor utama, AIM Concepts Sdn Bhd Bersama dengan pasukan

perunding-perunding. Selain itu juga, laporan ini juga mencadangkan beberapa

penambahbaikan yang perlu diambil kira bagi projek-projek seumpamanya di

masa hadapan.

LATARBELAKANG PROJEK

Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (FPSK), UPM ditubuhkan pada 1 Ogos

1996 yang mempunyai 15 jabatan (12 jabatan klinikal dan 3 bukan klinikal).

UPM juga merupakan satu-satunya Universiti Penyelidikan yang menawarkan

program pengajian bidang perubatan yang masih belum mempunyai Hospital

Pengajar walaupun telah beroperasi lebih 17 tahun. Hospital Pengajar merupakan

keperluan bagi membolehkan FPSK memperluaskan program akademiknya serta

memberi kemudahan kepada pelajar.

Kemudahan di Hospital Serdang telah mencapai tahap “Ketepuan” dan

kemudahan yang ada hanya tertumpu kepada kardiotorasik dan sub bidang

tertentu sahaja. Kekurangan prasarana semasa (peralatan dan ruang) yang

optima di Hospital Serdang juga telah menjejaskan aktiviti pengajaran &

pembelajaran bagi sarjana perubatan dan klinikal. Hospital Pengajar baru

(HPUPM) memperlengkapkan kemudahan dan perkhidmatan Hospital Serdang

seperti Kecemasan dan Forensik serta bukan menjadi pesaing di mana fokus

diberikan kepada bidang sub-kepakaran yang tidak disediakan oleh Hospital

Serdang.

Secara prinsip, Jawatankuasa Perancang Pembangunan Negara, JPPN dalam

Mesyuarat Bil. 11/2012 pada 11 September 2012 telah bersetuju dengan cadangan

penubuhan Hospital Pengajar Universiti Putra Malaysia (HPUPM) dengan

kemudahan 400 katil dan Lab Pengurusan Nilai perlu dilaksanakan bersama

Seksyen Pengurusan Nilai Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri

bagi menentukan keperluan sebenar peruntukan yang diperlukan.

Lembaga Pengarah, UPM dalam Mesyuarat Ke-93 pada 20 November 2012 telah

meneliti dan bersetuju dengan cadangan tapak projek HPUPM di atas tanah seluas

95 ekar iaitu sebahagian daripada Lot 48693 (PT535)yang terletak di bawah

pentadbiran Majlis Perbandaran Sepang.

Cadangan penawaran program siswazah perubatan yang dimohon oleh pihak

UPM telah disokong dan diluluskan oleh Seksyen Pembangunan Modal Insan,

Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri (EPU, JPM) secara bersurat

bertarikh 28 November 2012. Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH), Jabatan

Perdana Menteri telah menyokong cadangan UPM untuk membina Kuarters Kelas

F dan G seta asrama jururawat dengan syarat-syarat tertentu di dalam surat

BPH/RK. 09-02 (60) bertarikh 27 Disember 2012.

UPM telah menghantar surat Permohonan Perjawatan kepada Pengarah,

Bahagian Pembangunan Organisasi, Jabatan Perkhidmatan Awam pada 11

Januari 2012 bagi memohon penjawatan seramai 2,643 orang di mana 508 adalah

daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional manakala 2,135 adalah daripada

kumpulan sokongan

PENGENALAN PROJEK

Cadangan Pembangunan Hospital Pengajar Universiti Putra Malaysia (HPUPM)

telah dibentang sebanyak dua (2) kali di dalam Jawatankuasa Perancang dan

Pembangunan Negara (JPPN) dan diputuskan bahawa pembinaan hospital

pengajar dan perolehan peralatannya perlu melalui proses pengurusan nilai bagi

mengenal pasti keperluan dan kos sebenar projek.

HPUPM merupakan hospital tertiari berkapasiti 400 katil bersebelahan dengan

Hospital Serdang dan perkhidmatan yang ditawarkan berkonsepkan

“perkongsian”. HPUPM bersifat memperlengkapkan kemudahan dan

perkhidmatan bagi Hospital Serdang dan bukan menjadi pesaing di mana fokus

diberikan kepada bidang sub-kepakaran yang tidak disediakan oleh Hospital

Serdang. HPUPM dan Hospital Serdang akan berkongsi kemudahan tertentu

secara guna sama seperti Kecemasan, Forensik dan Nutrasi.

Lokasinya terletak di PT 535, Mukim Dengkil, Daerah Sepang dengan tapak seluas

95 ekar. Ia mempunyai 11 kepakaran mengikut disiplin dan lebih daripada 30 sub-

kepakaran. HPUPM akan menjurus kepada 4 pengkhususan utama iaitu Strok,

Zoonotik, Gerontologi dan Kanser.

OBJEKTIF PROJEK

Objektif utama projek ini adalah untuk :

a) Menyediakan prasarana (ruang dan peralatan) yang optima untuk

pengajaran & pembelajaran sarjana perubatan dan klinikal

b) Meningkatkan kapasiti perkhidmatan kesihatan kepada masyarakat di

kawasan persekitaran

c) Meningkatkan peluang untuk menjalankan penyelidikan

SKOP PROJEK

HPUPM merangkumi pembinaan

i. Hospital/pusat perubatan pakar bagi 400 katil (96,000m2),

ii. Kuarters kakitangan Kelas F dan G (26,550m²),

iii. Asrama Jururawat. (2,550m²) lengkap dengan

iv. kerja luaran,

v. mekanikal,

vi. elektrikal,

vii. ICT,

viii. peralatan lain-lain kerja berkaitan.

PROSES KAJIAN

Kajian dilaksanakan dalam enam (6) fasa iaitu Fasa Maklumat, Analisis Fungsi,

Kreativiti, Penilaian, Pembangunan dan Persembahan kepada Stakeholders.

KAJIAN AWALAN

Mesyuarat pengenalan kepada projek ini telah diadakan pada 11 Oktober 2012

di UPE, JPM dan diikuti dengan lawatan ke tapak projek, Fakulti Perubatan &

Sains Kesihatan, UPM dan Hospital Serdang pada 22 November 2012 bagi

mengumpul maklumat projek, meninjau dan memahami masalah di tapak.

UPM dan para perunding telah menerangkan skop projek dan konsep

rekabentuk.

MAKMAL PENGURUSAN NILAI

Makmal Pengurusan Nilai (VM) bagi projek ini telah dimulakan dengan

perbincangan Schedule of Accomodation (SOA) pada 5 – 7 dan 13 - 14

Disember 2012, Makmal VM I pada 17 – 20 Disember 2012 dan Makmal VM II

pada 7 – 11 Januari 2013 kesemuanya di Fakuti Perubatan & Sains Kesihatan,

UPM Serdang. Seramai lebih daripada 50 orang peserta telah melibatkan diri

dalam makmal-makmal tersebut yang terdiri daripada para pegawai daripada

UPE (fasilitator), IWK, Tenaga Nasional Berhad, Majlis Perbandaran Sepang,

Kementerian Pengajian Tinggi, Kementerian Kesihatan, UPM (pelanggan),

Cawangan Pendidikan dan Pengajian Tinggi, Ibu Pejabat Jabatan Kerja Raya

(JKR) dan perunding pelbagai disiplin. Peserta telah dibahagikan kepada

empat (4) kumpulan iaitu Schedule of Accomodation (SOA)/Masterplan, Civil &

Structure, Mechanical & Electrical (M&E)/ICT dan Medical Equipment.

HASIL KAJIAN

1. Sebanyak 67 idea kreatif telah dihasilkan, 36 idea telah dinilai dan 28 idea telah

diperaku untuk dilaksanakan. Dengan mengambil kira idea-idea baru tersebut,

anggaran kos ialah sebanyak RM600 juta, iaitu pengurangan sebanyak

RM403.0 juta atau 40.18% dari kos asal yang dipohon UPM.

2. Di antara idea –idea yang dinilai dan diperaku untuk dilaksana adalah:

i. mengurangkan saiz ruang lantai hospital (klinikal dan bukan klinikal)

daripada 96,000m2 kepada 78,579m2 tanpa menjejaskan fungsi dan

prestasi perkhidmatan dalam mencapai objektif yang ditetapkan.

ii. Cadangan pembinaan 180 unit kuarters Kelas F dan 45 unit kuarters

Kelas G digugurkan berdasarkan keutamaan semasa, yang mana

pembinaan hospital pengajar dan bangunan pentadbiran adalah lebih

menjadi keutamaan dan mengekalkan skop asrama jururawat.

iii. Menambah skop pembinaan perhentian teksi dan perhentian bas di

dalam kawasan hospital yang pada asalnya tiada.

iv. Menambah skop pembinaan pondok pengawal di pintu masuk utama,

“linkway”, “secondary exit” ke Bukit Expo dan laluan ke bahagian

services.

v. Menghadkan saiz keluasan tapak pembangunan HPUPM daripada 95

ekar kepada 45 ekar bagi pengurangan kerja-kerja Site Clearance &

Earthworks.

vi. Menambah skop pembinaan bangunan pencawang elektrik (PPU)

33kV (30m x 40m).

vii. Mengkaji semula butiran terperinci bagi skop kerja elektrikal dan

mekanikal.

viii. Mengkaji semula butiran terperinci bagi skop peralatan perubatan.

PENEMUAN VM LAB/LESSONS LEARNT

Beberapa penemuan telah dikenal pasti dalam makmal, di antaranya adalah:

i. Dapat memuktamadkan skop projek mengikut keperluan sebenar dan

keutamaan semasa projek.

ii. Dapat memuktamadkan kos projek selari dengan konsep Value for

Money.

iii. Dapat memperbaiki komunikasi antara perunding, stakeholder, end user

dan pengurus projek.

iv. Dapat menanamkan Sense of Belonging dalam perancangan projek.

PELAN TINDAKAN

Projek ini akan dilaksanakan oleh JKR dan dibantu oleh perunding/UPM

setelah diluluskan dalam RP3 RMKe-10. Pelan tindakan adalah seperti di

bawah:

i. Pelaksanaan Value Engineering – 2013

ii. Penyiapan pelan reka bentuk dan senarai kuantiti – 2014

iii. Proses perolehan – 2014

iv. Siap projek dan akaun muktamad – 2018

PERAKUAN DAN SIGN-OFF

1. Keputusan dan perakuan lab telah dibentangkan dan dipersetujui dengan skop

bangunan seperti di bawah:

i. Bangunan Non-Clinical (8,703 m²)

ii. Bangunan Hospital (Clinical) (69,876 m²)

iii. Asrama Jururawat (2,550 m²)

iv. Link Bridge (574 m²)

v. kerja luaran, mekanikal, elektrikal, ICT, peralatan dan lain-lain

kerja berkaitan dengan kos sebanyak RM600 juta

2. Perakuan ini telah ditanda tangani oleh Dato’ Mahamed bin Hussain,

Setiausaha Bahagian Pembangunan, Kementerian Pengajian Tinggi

Malaysia, Dr. Mohd Gazali bin Abas, Pengarah Seksyen Pembangunan

Modal Insan, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri, Ir.

Mamman K.T. George, Pengarah Cawangan Kerja Pendidikan dan

Pengajian Tinggi, Jabatan Kerja Raya Malaysia dan Y.Bhg. Prof. Datuk Dr.

Mohd Fauzi Hj. Ramlan, Naib Canselor, Universiti Putra Malaysia (UPM)

pada Isnin, 4 Februari 2013 di Bangunan Pentadbiran, UPM.

OUTPUT DARI BENGKEL PLL

MAKLUMAT PROJEK

SKOP UTAMA PROJEK

i. Bangunan Non-Clinical (8,703 m²)

ii. Bangunan Hospital (Clinical) (69,876 m²)

iii. Asrama Jururawat (2,550 m²)

iv. Link Bridge (574 m²)

v. kerja luaran, mekanikal, elektrikal, ICT, peralatan dan lain-lain kerja

berkaitan,

Untuk tujuan laporan ini, perserta bengkel telah dibahagikan kepada

dua (2) kumpulan untuk mengkaji hasil daripada bengkel ini dan telah

difokoskan kepada 2 peringkat.

No.Kontrak JKR/IP/CKUB/202/2014

Nama Kontraktor AIM CONCEPT SDN. BHD

Alamat Kontraktor 140 Blok 6, Persiaran Selatan, Laman Seri Business Park, Section 13, 40100 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan

Kelas Kontraktor Kelas A

Harga Kontrak Harga Kontrak Semasa

RM 488,000,000.00 RM 514,227,497.73

Tarikh Milik Tapak 27hb Oktober 2014

Tarikh Siap Kerja Asal 22hb April 2018

Tarikh Siap Kerja Semasa (EOT NO 1) 31hb Mac 2019

Tempoh Kontrak 182 minggu

Tempoh Tanggungan Kecacatan 24 Bulan

Tempoh Tanggungan Kecacatan Berakhir -

Denda Kelewatan Gantirugi Tempoh Tanggungan

RM 88,230 /hari

a. Peringkat perlaksanaan

b. Peringkat keseluruhan projek.

Setiap kumpulan dianggotai oleh JKR, kontraktor berserta

perunding-perunding, Bahagian Pembangunan UPM dan HPUPM.

Setiap ahli kumpulan telah memberi input untuk dibincangkan.

AFTER ACTION REVIEW (AAR) -

1.

What was supposed to happen?

1. The terms and parameters

within the tender/contract documents must be consistent.

2.

What actually happened?

1. Conflicting and unclear term

and parameters within the document.

3.

Why did it happen?

1. Rationalization between JKR

internal department not completely executed.

4.

What are the consequences

1. Dispute regarding

interpretation of the contract requirements among the stakeholders.

5.

What are the key lessons?

1. All terms and parameters

within the tender/contract document must be clear, concise and consistent.

6.

Suggestions for action

1. Proper synchronisation of the

tender document to be made between JKR internal department.

AFTER ACTION REVIEW (AAR)

1.


1. Conflict must be properly

resolved at early stages.

2.


1. Insufficient conflict resolution

during early stages.

3.

Why did it happen?

1. Inexperience in making

decision. 2. Person in-charge failed to

make decision within time frame.

3. Indecisive on the part of the decision maker.

4.


1. Project delay 2. Additional cost 3. Poor relationship among

project team

5.


1. JKR to identify the right

person to manage the project.

6.


1. The right person at the right

place with good leadership and right attitude; technically and contractually sound.

AFTER ACTION REVIEW (AAR)

1.


1. WPP must have full authority

to make decision regarding site matters.

2.


1. Involvement of HODT during

construction period.

3.

Why did it happen?

1. Unclear delegation of authority

by the SO. 2. Lack of understanding of SPB

form and applications. 3. Action can only be taken by

WPP after referring to HODT in order to solve issues.

4.


1. Additional cost 2. Project delay 3. Unclear line of responsibility

5.


1. Clear roles and responsibility

from top to bottom must be comply.

2. Roles and responsibilities in SOP must be adhered.

6.


1. WPP should be given

responsibility to make decision on site.

2. To form a dedicated project team for a complex project.

TEMPLATE TO BE USED FOR REPORT

4. MONITORING

PEMANTAUAN

WHAT WENT WELL?

APA BERLAKU DENGAN LANCAR

WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?

APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH BAIK

1 Kerja vinyl perlulah dipastikan dipasang

oleh pekerja berkemahiran

2 Memastikan penggunaan bata AAC

berketebalan 250 mm untuk zon 24 jam dan

bilik 24 jam bagi mengelak pembiakan kulat

1 Penggunaan self-levelling grout sebelum

pemasangan vinyl dijalankan.

2 Penggunaan bata AAC berketebalan 250 mm

dan mengikut garis panduan JKR - pencegahan

pembiakan kulat.

3 Memastikan lepaan pada bata AAC

mengikut spesifikasi yang dibenarkan

4 Menjalankan ujian pull-out pada rod siling

dan peralatan M & E tidak digantung terus

pada system siling.

3 Penggunaan bahan bersesuian untuk lepaan

dan skim coat dan tidak melebihi 12 mm

(dinding luar) dan 6 mm (dinding dalam)

4 Pemakaian galvanised mild steel bagi ceiling

hanger perlulah ≥4 mm dan jarak antara rod

≤1200 mm. Peralatan M&E perlu ada system

gantung sendiri.

5 Pembinaan bumbung rata perlulah

mengikut lukisan dan kaedah kerja yang

telah diluluskan.

5 Merekabentuk kecerunan 1:200 pada

bumbung rata, penggunaan crystallisation

waterproofing di dalam konkrit dan

penggunaan waterproofing membrane pada

permukaan bumbung rata.

LESSONS LEARNT:

PEMBELAJARAN

1 Penggunaan self levelling dapat menghasilkan permukaan rata dan kemas untuk menerima

kemasan di atasnya.

2 Pembiakan kulat dan kodensasi dapat dicegah

3 Keretakan dapat dielakkan dan permukaan dinding yang kemas dan rata dapat dihasilkan.

4 Menghindar daripada system siling runtuh dan mengelak daripada komponen M&E

digantung terus pada system siling.

5 Kebocoran pada bumbung rata dapat dielakkan.

TEMPLATE TO BE USED FOR REPORT

5. OVERALL PROJECT ASSESSMENT

TAKSIRAN PROJECT SECARA KESELURUHAN

ISSUE THAT POSITIVELY IMPACTED PROJECT

ISU-ISU YANG MEMBAWA KESAN POSITIF

KEPADA PROJEK

ISSUE THAT NEGATIVELY IMPACTED PROJECT

ISU-ISU YANG MEMBAWA KESAN NEGATIF

KEPADA PROJEK

1. Sufficient fund and good pay master.

2. Good communication and understanding within project team and the stakeholders.

3. Adaptive to new ideas to maintain

and propel progress.

4. Adequately trained and experience

project management members.

5. Good Leadership at all level.

6. Good and fast response to issues.

7. Contribution/Connection charges

executed as per provisional sum; hence avoiding dispute.

1. Conflicting and unclear terms and parameters within the document.

2. Differing interpretation of requirement by the respective stakeholder.

3. Inefficient conflict resolution during

early stage.

4. Involvement and the outcome of the

Value Management Lab must have continuity.

5. Involvement of the HODT during

construction period.

6. Wrong person at wrong the place.

ADDITIONAL COMMENTS KOMEN TAMBAHAN

BENGKEL `PROJECT LESSONS LEARNED` JKR CAWANGAN KERJA PENDIDIKAN 2018

- Projek Pembinaan Hospital Pengajar UPM (HPUPM)

BILIK MESYUARAT PEJABAT TAPAK PROJEK PEMBINAAN HOSPITAL PENGAJAR UPM,

PT 535, JALAN SATELIT, 43400 SERDANG, SELANGOR

09 OKTOBER 2018

PESERTA BENGKEL `PROJECT LESSONS LEARNED` JKR CAWANGAN KERJA PENDIDIKAN 2018

MASA : 8.30 pagi – 5.00 petang TEMPAT : Bilik Mesyuarat Pejabat Tapak,

Projek Pembinaan Hospital Pengajar UPM, Serdang TARKIH : 09 Oktober 2018

BIL. NAMA JAWATAN / GRED PEJABAT CAWANGAN

1 Ar. AZMAN BIN MD. HASHIM APK / J54 HPUPM CKP

2 Sr. FADZIAH BINTI JHAYA JUBP / J52 HPUPM CKP

3 MUHAMAD KHAIR BIN HASAN JAP / J52 HPUPM CKP

4 Ir. ZULKIFLI BIN ABDUL RAHMAN JEP / J52 HPUPM CKP

5 ALFA RIZAL BIN ZAINUDIN AK / J48 HPUPM CKP

6 MARLIANA BINTI MOHAMED JMK / J48 HPUPM CKP

7 Ir. AHMAD SHAHRIL AZLI BIN IDRIS JA / J44 HPUPM CKP


8 SYAHERZA BINTI SENAN JA / J44 HPUPM

CKP

9 KU AMIRREZA BIN KU MAHAZIR JM / J44 HPUPM CKP

10 ZASWINARTI BINTI JAPARUDIN PJA / JA36 HPUPM CKP

11 IRMAWATY BINTI AHMAD PJA / JA36 HPUPM CKP

12 NIK MOHD FAIEZ BIN MOHAMED ZALAMI PJA / JA36 HPUPM CKP

13 MOHD YUSDI BIN MOHD NOR PJE / JA36 HPUPM CKP

14 SITI HANIFFAH BINTI MAZLAN PJE / JA36 HPUPM CKP

15 FADILAH HANI BINTI SIAJAM AR / J44 BPP 5 CKP


16 MUHAMAD NOOR HIDAYATUDDIN BIN KITIRI

WIRANDA

PERUNDING

ALAM SEKITAR

17 YATIMULEA RAMLI JURUTERA PPPA UPM

18 THILAKAVENI A. RAMASAMY PENYELIA JURURAWAT HPUPM

19 MOHD HASRUL ADZHAR HASSAN PEGAWAI SAINS HPUPM

20 MUSTAFFA DOLLAH HPUPM

21 HAZRI ZAINUDIN JURU XRAY HPUPM

22 SUHAIMI BIN MASAN PD 2 ALIB

23 HAIZATUL DARSHIMA QS CONSULTANT KSKD

24 MUHAMMAD FAIZ AHMAD CONSULTANT MEDICONSULT

25 Ir. MOHAMMAD ANUAR YUSUF M & E AYA


26 MOHD DINUL SYAHIDI BIN SABARDIN JURUTERA MEKANIKAL PPPA UPM

27 SYED KHANAFIAH SYED GHDUB AIM CONCEPT SDN BHD M & E

28 ARIE WISUDIANTO AIM CONCEPT SDN BHD R. A (ARKITEK)

29 Ar. MOHD AZLI MD. ATAN PENGARAH (ARKITEK)

A & R ARCHITECT SDN

BHD

30 HERMY HINDARSIN PENGARAH PROJEK ACSB

31 MOHAMMAD ADNAN BIN RAMLI RE (CE) AYA ENGINEER

32 MOHAMAD EDDYPUTRA ABD HADI EQPT PLANNER MEDICONSULT

33 SITI NADZIRAH BINTI ISHAK

PROJECT

COORDINATOR ACSB

34 ZAFFARUDDIN BIN ZAMBERI ARKITEK

A & R ARCHITECT SDN

BHD

35 DATO’ HJ ABD RAHIM ACSB

URUSETIA :


36 Ir. HABIBAH BINTI BABA JAPK / J54 URUSETIA CKP

37 MAS ERA KARLINA BINTI MOHD FAUZI JAK / J48 URUSETIA CKP

38 AZIZAN BIN MAT RASHIB JEK / J48 URUSETIA CKP

39 ROSILAWATI BINTI MOHAMAD PJA / JA36 URUSETIA CKP

40 MOHAMAD SYAZWAN BIN SAAIDIN PJA / JA36 URUSETIA CKP

41 AMIRAH BINTI ABU HASAN AL SHAARI PPS / JA29 URUSETIA CKP

42 IZZATY IZYAN BINTI AMER HAMZAH PJA / JA29 URUSETIA CKP

PENCERAMAH / FASILITATOR :


43 Sr. Dr. KHAIRIL HIZAR BIN MD. KHUZAIMAH J48 PENCERAMAH ECKM

project lessons learned report -...

Documents