projek lessons learned bagi projek penempatan semula...

2017

PASUKAN PROJEK HOSPITAL BERA

10/31/2017

CADANGAN PEMBINAAN HOSPITAL (40 KATIL) BERA, PAHANG PAKEJ 2 - KERJA BANGUNAN DAN

KERJA-KERJA LAIN BERKAITAN PROJEK LESSONS LEARNED


RINGKASAN EKSEKUTIF

Laporan ini bertujuan menerangkan nilaian yang baik yang boleh dicontohi serta

perkara-perkara yang kurang baik yang boleh diambil iktibar seterusnya diperbaiki

untuk projek-projek yang di laksanakan oleh JKR melalui sesi bengkel yang telah

dilaksanakan pada 30hb dan 31hb Oktober 2017 bagi Projek Pembinaan Hospital (40

katil) Bera, Pahang. Fasa 2: Kerja Bangunan dan Kerja-Kerja Lain Berkaitan yang telah

dihadiri oleh pasukan projek tapak tersebut. Selain itu juga, laporan ini juga

mencadangkan beberapa penambahbaikan yang perlu diambil kira bagi projek-projek

seumpanyanya di masa hadapan.

1. PENGENALAN

Latar Belakang Projek

Pembinaan Hospital Bera merupakan sebuah projek di bawah Rancangan Malaysia Kesembilan (RMKe-9) di atas tanah seluas 35.51 ekar, Mukim Triang, Bera, Pahang. Mengikut perancangan, hospital ini berkapasiti 40 katil dan direka bentuk supaya dapat dikembangkan pada masa hadapan sehingga mampu menampung 60 katil.

Projek pembinaan hospital ini terdiri daripada dua pakej yang melibatkan kerja

tanah (Pakej 1) serta pembinaan empat blok hospital dan bangunan sokongan iaitu enam unit kuarters kelas D, 16 unit kuarters kelas F, 16 unit kuarters kelas G dan asrama jururawat (Pakej 2). Projek Pakej 1 dilaksanakan oleh syarikat Tofan Group Sdn. Bhd. yang dilantik oleh Jabatan Kerja Raya (JKR) melalui kaedah perolehan secara tender terbuka dengan kos kontrak berjumlah RM4.60 juta. Projek Pakej 1 ini dilaksanakan secara konvensional dan telah disiapkan pada 26 Jun 2011. Kaedah perolehan projek Pakej 2 pula adalah secara rundingan terus dan Kementerian Kewangan (MOF) telah memilih untuk melantik syarikat Maju Jaya Pasarana Sdn. Bhd. (MJPSB) untuk melaksanakan projek. Kos kontrak bagi projek Pakej 2 berjumlah RM88 juta dan dilaksanakan secara konvensional perunding

1.1 RINGKASAN MAKLUMAT PROJEK

Tajuk Kontrak BANGUNAN HOSPITAL (40 KATIL) BERA, PAHANG PAKEJ 2-KERJA BANGUNAN DAN KERJA-KERJA LAIN BERKAITAN.

MAKLUMAT KEWANGAN

Kos Kontrak Asal RM 88,000,000.00 Juta

TEMPOH

Tarikh Milik Tapak 09 Julai 2012

Tarikh Siap Asal 09 Januari 2015

Tarikh Siap Semasa 29 November 2016

EOT 1 EOT 2 EOT 3

19.10.2015 (283 hari) 27.12.2015 (69 hari) 28.04.2016 (123 hari)


EOT 4 29.11.2016 (215 hari)

NUTP 1 NUTP 2 NUTP 3

27.11.2014 29.07.2015 17.10.2016

Kemajuan Fizikal 57% / 100% ketika penamatan

Kemajuan Kewangan 54.6% / 100% ketika penamatan

Keluasan 33 ekar

Agensi Pemilik Kementerian Kesihatan Malaysia

Agensi Perlaksanaan Jabatan Kerja Raya Negeri Pahang

Perekabentuk Arkitek : Taufik Aziz Architect Struktur : Emenea Services Engineering Elektrik : Jentrik Sdn. Bhd. Mekanikal : Caw. Kejuruteraan Mekanikal JKR M’sia

Nama Kontraktor Maju Jaya Perasana


Lokasi Tapak Hospital Bera

LOKASI TAPAK

HOSPITAL


Gambar projek dalam Pembinaan (Pandangan Hadapan- Luar)

1.2 Pasukan Kerja yang terlibat bagi projek ini adalah seperti berikut.

i) Hopt : Jurutera Awam Penguasa Kanan,

Bahagian Pengurusan Projek 2,

ii) Hodt Arkitek : Arkitek Penguasa Kanan,

Unit Rekabentuk Fasiliti Kesihatan 1,

iii) Hodt Struktur : Jurutera Awam Penguasa Kanan,

Unit Kejuruteraan Awam Dan Struktur (Bahagian

Kesihatan)

iv) Hodt Sivil : Jurutera Awam Penguasa Kanan,

Unit Kejuruteraan Awam (Bahagian Kesihatan)

v) Hodt Elektrikal : Jurutera Elektrik Penguasa Kanan,

Unit Perunding Rekabentuk (Kesihatan)

vi) Hodt Mekanikal : Jurutera Mekanikal Penguasa Kanan,

Unit Rekabentuk Kesihatan,

Blok A : Pandangan Sisi Kiri Blok A : Pandangan Sisi Kanan Blok A : Pandangan Hadapan

Pandangan Kuarters F & G Pandangan Bangunan Sokongan

Blok D : Pandangan Sisi Kanan

Gambar projek dalam Pembinaan (Pandangan sisi, hadapan-Luar)


2.0 Sesi Pengumpulan Pembelajaran Projek

2.1 Bengkel

Tajuk : Bengkel Project Lessons Learned Zon Timur

Tarikh : 30hb dan 31hb (Isnin dan Selasa)

Tempat : Kelab Golf Sultan Ahmad Shah, Cameron Highland

Peserta : Peserta bengkel terdiri daripada pasukan projek Hospital Bera

3.0 METADOLOGI/KAEDAH

Para peserta dipecahkan kepada beberapa kumpulan dan membincangkan

perkara-perkara yang telah memberi impak yang baik kepada projek iaitu (Issues

having positive impact on project) Dan isu yang memberi Impak yang negatif

kepada projek (Issues having negative Impact on project) dan dizahirkan melalui

peta minta. Isu-isu tersebut kemudian dibentangkan kepada semua peserta

bengkel untuk dibahaskan dan diambil iktibar sebelum didokumenkan sebagai satu

Project Lessons Learned. diisikan berdasarkan maklumat dan pengalaman masing-

masing dalam projek tersebut. Setelah selesai survey form diserahkan kepada

fasilitator untuk dirumuskan berdasarkan skor tertinggi

3.1 Contoh Analisis Punca dan Akibat (Mind Map)

Berdasarkan isu yang dikenal pasti diatas, perbincangan kumpulan diadakan dan

segala buah fikiran, idea dan maklumat dinyatakan melalui peta minda.

Contoh :-

Contoh hasil perbincangan semasa Analisis Punca dan Akibat dilakukan


Contoh hasil perbincangan semasa Analisis Punca dan Akibat dilakukan

4. LESSONS LEARNED

Berdasarkan sesi perbincangan serta brainstorming oleh peserta dan dipersembahkan

melalui peta minda, berikut adalah kesimpulan yang diperolehi hasil dapatan daripada

perbincangan tersebut:-

4.1 What went well

PERINGKAT PERLAKSANAAN

i. Bayaran interim dilakukan setiap bulan.

ii. Kos projek tidak melebihi kos siling yang ditetapkan

iii. Tiada masalah komunikasi bersama Pihak Berkuasa Tempatan

iv. Perasingan kontrak kerja di antara kerja tanah dan kerja bangunan

v. Kerjasama dan komunikasi HOPT dan HODT amat menggalakkan.

vi. Pasukan projek di tapak bina berpengalaman (daripada JKR dan

Perunding seperti RE, RA, ARE, COW Sivil, Cow Arkitek)

vii. Mesyuarat tapak diadakan setiap bulan

viii. Mesyuarat teknikal / koordinasi diadakan lebih kerap pada setiap bulan

ix. Skop / Brif projek adalah jelas

4.2 What did not go well


i. Penolong Jurutera Mekanikal adalah staff daripada JKR, bukan staff yang

diambil melalui kontrak.

ii. Pegawai Mekanikal perlu sepenuh masa di tapak.

iii. Perlantikkan kontraktor yang mempunyai pengalaman dalam pembinaan

hospital / klinik (Kod B 29)

iv. Kewangan kontraktor perlu mencukupi / kukuh.


v. Kegagalan kontraktor melantik M&E coordinator yang cekap dan

berpengalaman.

vi. Kontraktor perlu melantik Inspector Welder bagi kerja kekuda bumbung.

vii. Penyimpanan bahan binaan di tapak perlu sempurna.

viii. Program kerja kontraktor perlu terperinci dan mengikut dan mengikut

garis panduan PROKOM.

ix. Pasukan projek kontraktor perlu lengkap (QAQC, Juruukur Bahan,

Pegawai Keselamatan dan Kesihatan, Koordinator Arkitek, Juruukur,

Planner dll).

x. Kerja kontraktor perlu memenuhi speksifikasi dan NCR yang dikeluarkan

perlu ditutup dengan segera.

xi. Bilangan pekerja di tapak bina perlu menggambarkan kesungguhan

kontraktor untuk melaksanakan kerja.

5. PENGIKTIBARAN(LESSONS LEARNED) BERDASARKAN PERISTIWA UTAMA


i. Pasukan projek JKR perlu dikekalkan sehingga projek siap. Tiada

sebarang pertukaran pegawai dilakukan untuk mengekalkan

kesinambungan pengetahuan mengenai projek dari awal hingga akhir.

ii. Pegawai Mekanikal JKR perlu sepenuh masa di tapak bukan wakil yang

dibayar gaji oleh kontraktor.

iii. Kontraktor yang dilantik perlu berpengalaman bagi bangunan Kompleks

seperti hospital.

iv. Syarat untuk perlantikan Penyelaras Mekanikal dan Elektrik perlu

dilonggarkan daripada pemegang ijazah dengan 10 tahun pengalaman

kepada pemegang diploma dengan sekurang-kurangnya 5 tahun

pengalaman supaya kesukaran mencari calon yang bersesuaian dapat

diatasi.

v. Permintaan kontraktor terhadap perubahan rekabentuk alternatif perlu

dikaji dengan lebih teliti atau terus ditolak sekiranya tidak munasabah dan

perlu mematuhi syarat yang telah ditetapkan oleh JKR.

vi. Kontraktor perlu mempunyai pasukan projek yang lengkap sebagaimana

kehendak kontrak.

vii. NCR yang dikeluarkan perlu ditutup dalam tempoh 2 minggu / tempoh

yang ditetapkan atau kerja seterusnya tidak boleh dilaksanakan

(stopwork)

viii. Penyimpanan bahan binaan yang tidak sempurna hendaklah dikeluarkan

NCR dan jika tiada tindakan daripada kontraktor, maka arahan

pengeluaran bahan binaan dari tapak bina atau tiada bayaran dibuat.

ix. Tiada bayaran bagi kerja kekuda bumbung selagi tiada pengesahan dari

Inspector Welder.

x. Memastikan jumlah bilangan pekerja adalah mencukupi sepertimana di

dalam program kerja.

xi. Dicadangkan bagi projek hospital, perlaksanaan secara Design and Built

dan bukannya konvensional perunding.


6. PENUTUP & KESIMPULAN

Berdasarkan kepada bengkel Lesson Learnt yang dilaksanakan selama 2 hari di

Cameron Highland terdapat banyak perkara yang boleh dijadikan sebagai iktibar

didalam pemantauan dan perlaksanaan projek. Iktibar yang paling kritikal dinyatakan

tersebut adalah seperti dibawah :-

i. Kontraktor yang dilantik perlu berpengalaman bagi bangunan Kompleks seperti

hospital.

ii. Syarat untuk perlantikan Penyelaras Mekanikal dan Elektrik perlu dilonggarkan

daripada pemegang ijazah dengan 10 tahun pengalaman kepada pemegang

diploma dengan sekurang-kurangnya 5 tahun pengalaman supaya kesukaran

mencari calon yang bersesuaian dapat diatasi.

iii. Pegawai Mekanikal JKR perlu sepenuh masa di tapak bukan wakil yang dibayar

gaji oleh kontraktor.

iv. Dalam projek pembinaan hospital, penyelaras mekanikal dan elektrikal mestilah

memainkan peranan yang penting dan berkesan memandangkan projek

kompleks seperti hospital ini banyak terlibat dengan kerja mekanikal dan

elektrikal.

v. Pematuhan kepada syarat-syarat kontrak (untuk Inspector Welder dan

Penyelaras Mekanikal dan Elektrikal) haruslah dipatuhi dengan teratur agar tidak

dikenakan tindakan dibawah Audit Negara

Sekian Terima Kasih

# Draf dan Maklumat diperolehi dari Pasukan Projek Hospital Bera


LAMPIRAN - LAMPIRAN


LAMPIRAN A

After Action Review

What was supposed to happen?

What actually happened? Why did it happen?

What are the consequences

What are the key lessons?


LAMPIRAN B1 : AAR 1 - Peringkat perlaksanaan

After Action Review 1

PERLANTIKAN KONTRAKTOR

- Perlantikkan kontraktor yang mempunyai pengalaman dalam pembinaan

hospital / klinik (Kod B 29)


JKR telah mengemukakan permohonan kepada MOF mengenai cadangan perolehan projek pembinaan Hospital Bera, Pahang untuk dilaksanakan secara tender terbuka pra-kelayakan. Namun MoF melalui suratnya kepada JKR pada 29 September 2010, tidak meluluskan permohonan tersebut walaupun berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan Menteri Kewangan Bilangan 8/2010 bertarikh 16 Ogos 2010 telah bersetuju meluluskan permohonan JKR untuk melaksanakan perolehan projek tersebut secara tender terbuka pra-kelayakan. MoF selanjutnya telah memutuskan supaya perolehan projek dilaksanakan secara tender terhad di kalangan 7 syarikat yang telah disenaraikan olehnya tertakluk kepada syarat syarikat-syarikat tersebut berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan (CIDB) serta lulus penilaian teknikal dan kewangan seperti yang ditetapkan dalam pekeliling perbendaharaan.


Melalui memorandum, YAB Menteri Kewangan pada 10 Januari 2012 telah memberi persetujuan supaya tender bagi perolehan projek ini ditawarkan kepada MJPSB secara rundingan terus dengan syarat harga dirundingkan pada paras anggaran Jabatan atau yang terendah Pemilihan kontraktor yang tidak layak oleh MoF kerana telah gagal dalam penilaian tender oleh JKR menjadi antara punca kepada kegagalan projek apabila kontraktor tidak berupaya menyiapkan projek sehingga Notis Penamatan Pengambilan Kerja Kontraktor terpaksa dikeluarkan. Ini telah menyebabkan kerugian di pihak Kerajaan dari segi masa, kos dan kegagalan mencapai objektif projek.


i. Projek tidak dapat disiapkan dijangka masa yang telah ditetapkan.

ii. Projek tender semula dan kos pembinaan meningkat daripada siling asal.

iii. Banyak NCP telah dikeluarkan semasa kerja pembinaan dijalankan.

iv. Lanjutan Masa sebanyak empat kali telah diberikan kepada kontraktor itu sebanyak 690 hari



i. Dicadangkan agar perlaksanaan projek yang kompleks dibuat oleh kontraktor yang berpengalaman dalam pembinaan hospital atau secara reka dan bina ( design and built ).

ii. Cadangan penambahbaikan yang boleh dilaksanakan

ialah mewujudkan Kepala dan Sub-Kepala khusus bagi projek kesihatan (pendaftaran kontraktor). Ini untuk memastikan hanya kontraktor berwibawa sahaja yang dilantik bagi melaksanakan projek kesihatan. Dalam hal ini, pihak CIDB telah mewujudkan bidang pengkhususan kod B29 untuk Kerja Bangunan Kesihatan pada 17 Oktober 2016 bagi memastikan hanya kontraktor yang berkelayakan sahaja melaksanakan kerja-kerja berkaitan fasiliti kesihatan.



After Action Review

PERLANTIKAN M&E KOORDINATOR

- Kegagalan kontraktor melantik M&E coordinator yang cekap dan

berpengalaman.


Mengikut klausa 28 dalam Arahan Kepada Petender, Seksyen I - Kehendak-kehendak Am Kontrak, kontraktor hendaklah menyediakan lukisan koordinasi kerja mekanikal dan elektrikal bagi penyelarasan bersepadu kerja-kerja di tapak bina. Kontraktor hendaklah juga melantik Penyelaras M&E IBS yang mempunyai Ijazah dalam bidang mekanikal atau elektrik serta berpengalaman dalam bidang pembinaan bagi memantau dan mengawasi kerja-kerja berdasarkan lukisan koordinasi. Penyelaras M&E IBS ini perlu dilantik daripada tarikh milik tapak projek atau selewat-lewatnya semasa kerja pembinaan ground beam dijalankan. Selain itu, klausa 57 Seksyen II - Senarai Kuantiti pula turut menyatakan, all mechanical and electrical works (e.g. conduits, openings, back boxes, etc.) shall be coordinated with architectural and structural works for implementation of IBS including Modular Coordination. The successful tenderer shall appoint an IBS M&E coordinator with 5 years minimum experience to realize this coordination and implementation for the whole project.


Terdapat 3 kali pelantikan Penyelaras M&E IBS dilaksanakan oleh kontraktor kerana Penyelaras M&E IBS yang dilantik sebelumnya telah berhenti. Pelantikan 2 Penyelaras M&E IBS terdahulu mengesahkan kelayakan mereka yang telah menepati Kehendak-kehendak Am Kontrak. Bagaimanapun, penyelaras M&E IBS ketiga yang hanya memiliki Diploma Kejuruteraan Elektrikal Kuasa dan tidak arif mengenai cara-cara pengendalian dan tugas, terutamanya gagal menyelia kerja M&E di tapak dengan menggunakan lukisan koordinasi M&E.


i) Beliau didapati tidak cekap melaksanakan kerja-kerja penyeliaan serta gagal menepati piawaian kerja yang ditetapkan

ii) Banyak NCP telah dikeluarkan semasa kerja pembinaan dijalankan.


i) Penyelaras M&E perlu memainkan peranan yang penting dalam pembinaan projek hospital dan mestilah seorang yang kompeten.

ii) Disebabkan isu untuk perlantikan Penyelaras M&E berlaku pada kebanyakkan projek JKR, maka syarat untuk perlantikan Penyelaras Mekanikal dan Elektrik perlu dilonggarkan daripada pemegang ijazah dengan 10 tahun pengalaman kepada pemegang diploma dengan sekurang-kurangnya 5 tahun pengalaman supaya kesukaran mencari calon yang bersesuaian dapat diatasi.



PEGAWAI MEKANIKAL DITAPAK

- Pegawai Mekanikal JKR perlu sepenuh masa di tapak


Projek ini dilaksanakan secara konvensional perunding di mana bagi disiplin mekanikal rekabentuk adalah secara dalaman manakala disiplin lain mempunyai perunding yang telah dilantik oleh HODT masing-masing. Mengikut carta organasasi ditapak penjawatan pegawai mekanikal adalah sepenuh masa kerana bagi menyelia dan mengawasi kerja mekanikal yang terlibat meliputi 13 sistem dan memantau kelancaran projek. Selain itu perlu menjadi penghubung dengan Unit Rekabentuk JKR Mekanikal memandangkan rekabentuk dibuat secara dalaman.


Walaubagaimanapun pegawai mekanikal JKR yang ditempatkan di tapak tidak ditempatkan secara sepenuh masa (on off). Maka penyelarasan rekabentuk tidak dapat dilakukan dengan berkesan. Jurutera Mekanikal yang dilantik melalui kontrak iaitu gaji dibayar oleh kontraktor juga didapati tidak menjalankan tugas dengan baik dan sering bertukar-tukar pegawai disebabkan tahap kebertanggungjawaban terhadap projek JKR tidak tinggi. Masalah ini wujud disebabkan kerana kakitangan mekanikal dinegeri tidak mencukupi dalam memantau dan mengawasi projek dan permohonan kakitangan ke Ibu Pejabat JKR tidak dipenuhi.


1. Kelewatan dalam membuat keputusan penyelarasan

kerja-kerja mekanikal ditapak telah mengganggu kelancaran projek.

2. Banyak NCP tidak dapat ditutup dengan segera kerana ketiadaan pegawai mekanikal ditapak untuk dirujuk.


Pegawai mekanikal JKR adalah penting berada sepenuh masa ditapak bermula dari peringkat awal supaya dapat memantau dan mengawasi kelancaran projek dengan lebih efisien.

TAMAT

projek lessons learned bagi projek penempatan semula...

Documents