project lessons learned -...

SUKMA Perlis 2014 : Project Lesson Learned 2015

Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page i

PROJECT LESSONS LEARNED

PELAKSANAAN PROJEK INFRASTRUKTUR

KEJOHANAN SUKAN MALAYSIA XVII PERLIS 2014

UNIT SISTEM & KOMPETENSI PENGURUSAN PROJEK

BAHAGIAN PEMBANGUNAN PENGURUSAN PROJEK

CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU

JKR MALAYSIA

31 MAC 2015


Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page ii

ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN .............................................................................................................. 1

2.0 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT ......................................................................... 2

3.0 PENDEKATAN JKR PERLIS DALAM PENGURUSAN & PEMANTAUAN

PROJEK .................................................................................................................................... 4

4.0 METODOLOGI LESSON LEARNED ......................................................................... 5

5.0 IKTIBAR PROJEK (PROJECT LESSON LEARNED) ............................................... 7

6.0 RUMUSAN DAN CADANGAN ................................................................................ 11

6.1 ASPEK KEKUATAN (WHAT WENT WELL) ................................................ 11

6.2 ASPEK KELEMAHAN (WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER) ... 12

6.3 CADANGAN .......................................................................................................... 13


Disediakan oleh Unit Sistem & Kompetensi Pengurusan Projek, CPAB_NoranizaMY Page 1

1.0 PENGENALAN

Kerajaan Negeri Perlis telah dilantik untuk menganjurkan kejohanan SUKMA

2014 dengan peruntukan sebanyak RM76.17 juta yang telah diberikan secara

geran oleh Kerajaan Persekutuan pada 19 November 2012. JKR Negeri Perlis

pula telah dilantik sebagai agensi pelaksana dan dibantu oleh JKR Ibu Pejabat

yang bertindak sebagai penasihat. Pelaksanaan infrastruktur projek SUKMA ini

terbahagi kepada dua (2) iaitu pembinaan projek baru dan projek naiktaraf

seperti jadual di bawah.

Jadual 1: Projek Naiktaraf

Bil. Nama Projek Kos (RM) Kaedah

Perolehan

1. Naiktaraf Stadium Utama

Negeri

RM 14,800,000.00

Reka & Bina

2. Naiktaraf Pusat Akuatik

Kompleks Sukan Negeri

Perlis

RM 15,000,000.00

Reka & Bina

3. Naiktaraf Gelanggang Tenis

di Kompleks Sukan Negeri

Perlis

RM 1,990,000.00

Reka & Bina

4. Naiktaraf Kelab Golf Putra

RM 3,099,984.50

Konvensional

Perunding

5. Naiktaraf Padang Hoki di


Perlis

RM 2,015,000.00

Reka & Bina



Jadual 2: Projek Baru

Bil. Nama Projek Kos (RM) Kaedah

Perolehan

1. Gelanggang Skuasy di


Perlis

RM 7,000,000.00

Reka & Bina

2. Lapang Sasar Menembak Sg

Batu Pahat

RM 7,470,700.00

Reka & Bina

3. Pembinaan Dewan

Serbaguna untuk

Gelanggang Badminton


RM 7,000,000.00

Reka & Bina

4. Pembinaan Tangki Air

Menara Serta Lain-lain Kerja

Berkaitan Dari Simpang

Empat Abi Ke Kompleks

Sukan Negeri Perlis

RM 6,800,000.00

Reka & Bina

2.0 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT

2.1 SUK Negeri

Diberi kuasa memulakan proses perolehan bagi senarai kontraktor yang

telah diluluskan untuk projek SUKMA XVII 2014.



2.2 Kementerian Belia & Sukan

Pengerusi Jawatankuasa Adhoc peringkat persekutuan.

Telah bersetuju supaya Kerajaan Negeri Perlis sebagai tuan rumah bagi

penganjuran SUKMA XVII 2014.

Memperuntukkan sebanyak RM76.17 juta secara geran kepada

Kerajaan Negeri Perlis untuk pelaksanaan infrastruktur projek.

2.3 Majlis Sukan Negeri (MSN)

Pengerusi Jawatankuasa Induk Infratruktur SUKMA peringkat negeri

Perlis.

2.4 JKR Negeri Perlis

Sebagai agensi pelaksana bagi infrastruktur projek SUKMA XVII 2014.

2.5 JKR Ibu Pejabat

Sebagai penasihat pengurusan projek bagi pelaksanaan projek SUKMA

XVII 2014.

2.6 Persatuan Sukan

Persatuan Renang Amatur Malaysia (ASSUM)

Persatuan Menembak Kebangsaan Malaysia

Kesatuan Olahraga Amatur Malaysia

Persatuan Kelab Golf Putra Perlis

Persatuan Badminton Malaysia (BAM)

Squash Racquets of Malaysia ( SRAM )



3.0 PENDEKATAN JKR PERLIS DALAM PENGURUSAN &

PEMANTAUAN PROJEK

JKR Perlis telah mengambil beberapa pendekatan dalam melaksanakan projek

SUKMA XVII 2014 dari peringkat awal perancangan lagi bagi memastikan

pelaksanaan pengurusan dan pemantauan projek yang efektif dan menepati

aspek skop, masa dan kos yang ditetapkan:

Jadual 3: Pendekatan Yang Diambil

Peranan & Tanggungjawab Pengurusan Sumber Pengurusan Komunikasi

Permulaan

Pembahagian tugas telah dibuat

oleh Pengarah Projek mengikut

organisasi sediada.

Perancangan

Meningkatkan kompetensi

pasukan projek melalui

pelaksanaan kursus seperti:

1. Design & Build

2. Penjadualan Projek

3. Pengurusan Risiko

Mesyuarat rundingan terus

dengan JPBD untuk memberikan

ulasan mengenai lukisan yang

dikemukakan kontraktor.

Perancangan

Merujuk dan menggunakan

dokumen Pelan pengurusan

Projek (PMP) yang telah

disediakan sebagai kaedah dalam

melaksanakan pengurusan

projek.

Permulaan

/Perancangan

/Pelaksanaan

/Pemantauan

Komitmen Pengarah Projek dan

Pasukan Projek yang tinggi serta

kerjasama yang erat antara

disiplin.

Menggunakan teknik dan kaedah

penjadualan projek dalam

pemantauan & pengesanan

kemajuan projek.

Mesyuarat awalan telah dibuat di

peringkat tertinggi bagi

penentuan skop dan kos siling

projek (KBS, MSN dan UPEN).

Permulaan

/Perancangan

/Pelaksanaan

/Pemantauan

Audit kawalan kualiti dijalankan

ditapak setiap hari. NCR akan

dikeluarkan sekiranya berlaku

percanggahan dengan spesifikasi

yang ditetapkan.

Kekerapan mengadakan

mesyuarat bersama stakeholder

bagi mendapatkan maklumbalas

keperluan/skop kerja, kelulusan

bahan dan membuat keputusan.

Permulaan

/Perancangan

/Pelaksanaan

/Pemantauan

Intervensi dan bantuan daripada

pasukan Ibu Pejabat JKR sejak dari

awal projek telah membantu

dalam kejayaan pelaksanaan

projek.

Aspek Pendekatan Yang Diambil

Fasa



Kejohanan SUKMA XVII Perlis 2014 telah berlangsung pada 24 Mei 2014

hingga 4 Jun 2014.

4.0 METODOLOGI LESSON LEARNED

Pengumpulan maklumat lesson learned dibuat melalui pelaksanaan bengkel

bersama Pasukan Projek JKR Perlis yang telah diadakan pada 24-26 Jun 2014

dan 18-20 Ogos 2014 iaitu selepas berlangsungnya kejohanan SUKMA XVII

2014. Bengkel ini telah dijalankan untuk mengumpul semua maklumat dan

pengalaman pasukan projek dalam melaksanakan projek SUKMA. Penjanaan

maklumat adalah mengikut kitarhayat projek dan merangkumi seperti berikut:

Clarity of project objectives/deliverables and expectations

Project planning

Project execution

Project monitoring

Overall project assessment

Semua maklumat tersebut telah diklasifikasikan kepada tiga aspek utama

seperti berikut:

What went well?

What could have been done better and

What are the lessons learned?

Setiap pasukan projek JKR Perlis telah diminta untuk memberikan

maklumbalas dan maklumat tersebut telah direkodkan menggunakan templat

yang telah disediakan seperti di Lampiran A.



Setelah selesai sesi bengkel dan pengumpulan maklumat, panel/fasilitator

kemudiannya telah menggabungkan (consolidate) dan menjalankan analisa

hasil maklumat yang diperolehi mengikut knowledge areas yang telah

dikenalpasti.

Carta Alir Project Lesson Learned

Knowledge Cafe workshop to gather information

relevant to lesson learned.

Consolidate information according to knowledge

areas & project life-cycle

Analysis project lesson learned according to

knowledge areas

Finding and recommendation



5.0 IKTIBAR PROJEK (PROJECT LESSON LEARNED)

Jadual 4 menunjukkan analisa hasil maklumat yang diperolehi dan telah

dikategorikan mengikut knowledge areas & kitar hayat projek.

Jadual 4: Analisa Keseluruhan

Elements

What Went Well

WCHBeen Done Better

Lesson Learned

1 Scope 2 1 2

2 Time 2 4 2

3 Cost 3 0 1

4 Quality/Audit 1 4 2

5 HR/Organisation 1 0 1

6 Comm/Stakeholders 5 1 4

7 Risk 0 1 0

8 Procurement 0 8 7

9 Integration 3 0 2

10 Specification 1 1 0

11 Governance 1 0 0

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Scope

Time

Cost

Quality/Audit

HR/Organisation

Comm/Stakeholders

Risk

Procurement

Integration

Specification

Governance

Lesson Learned

WCHBeen Done Better

What Went Well



Knowledge

AreasIsu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well What Could Have Been Done Better

Skop Skop kerja utama yang jelas WWW WWW

1. Skop yang jelas membolehkan JKR

merancang, menjadual & membuat

pembahagian tugas dengan lebih efisyen.

2. Program kerja dipantau melalui mesyuarat

tapak,koordinasi dan pembincangan.

3. Penggunaan PMP dalam aspek pengurusan

projek.

StakeholderPenglibatan / mengenalpasti semua

stakeholder dengan jelasWWW WWW WWW

1. Penglibatan awal stakeholder

2. Penglibatan semua stakeholder dalam setiap

mesyuarat dan perbincangan

KosKos siling yang jelas dan mengikut

skop / tidak melebihi kos siling

WWW /

WCHBDBWWW WWW WWW

1. Penglibatan MSN dan agensi pelaksana ketika

menentukan kos siling pada peringkat awal

2. Sebarang pertambahan skop telah dirujuk

segera kepada pelanggan untuk mendapatkan

penjelasan.

3. Tindakan intervensi dan bantuan daripada IP

JKR telah dibuat sejak awal projek.

Kos siling yang tidak mencukupi menyebabkan

kontraktor tidak dapat meneruskan kerja kerana

harga tawaran yang lebih tinggi (badminton,

kolam renang, stadium & gelanggang squash).

Skop

Kemudahan sukan memenuhi

spesifikasi / dijelas dgn bertulis dan

mudah akses

WWW /

WCHBDB

Penglibatan semua persatuan sukan dalam

penentuan skop

1. Tiada penglibatan Persatuan Renang (ASUM)

2. Persatuan Sukan tidak memberi maklumat

secara bertulis/berdokumen dalam

mengenalpasti keperluan teknikal berkaitan.

(kekuatan proses & prosedur / fungsi

sumber (kompetensi))(Masalah / Kelemahan / Kekangan)



Knowledge


Masa

Tempoh pelaksanaan projek lebih

realistik / tempoh masa yang

mencukupi untuk laksana kajian

terperinci bagi projek naiktaraf dari

segi kos dan kontrak / Kontraktor

perlu mengemukakan cadangan kerja

lebih awal sejurus rundingan harga

dibuat.

WCHBDB WCHBDB WCHBDB

1. Kelewatan perlantikan JKR sebagai agensi

pelaksana

2. Pihak kontraktor dan JKR tidak cukup masa

untuk membuat kajian keadaan sebenar di tapak.

3. Menyebabkan skop kerja yang dikemukakan

kontraktor tidak jelas sehingga proses rundingan

harga menjadi sukar dan terpaksa dibuat

berulang kali dan mengakibatkan tempoh

pembinaan menjadi singkat.

4. Kelewatan kaedah perolehan - menyebabkan

masalah berkaitan masa, kualiti dan kos.

PerolehanPerlantikan perunding reka & bina

perlu diteliti oleh JKR terlebih dahuluWCHBDB

Masa yang singkat menyebabkan :-

1. pemilihan perunding yang tidak kompeten

2. lukisan pembinaan tidak dapat disemak

dengan sempurna

MasaPenggunaan kaedah penjadualan

projek / lebih jelas & terperinci

WWW /

WCHBDBWWW

Penggunaan penjadualan projek telah

memudahkan aktiviti pengurusan, pemantauan

dan pengawalan program kerja.Kontraktor tiada planner yang kompeten

SkopMaklumat projek yang lengkap dan

didokumenkan WWW

Penglibatan awal pelanggan, Kerajaan

Negeri,MSN dan Persatuan Sukan.

Kecuali maklumat Projek Kolam Renang , Projek

Badminton, Projek Stadium & Projek Kelab Golf

yang tidak lengkap.

Stakeholder

/Komunikasi

Sebarang isu/masalah yang

memerlukan kelulusan atau

keputusan dapat diselesaikan dan

dimuktamadkan dengan segera.

WWW WWW

1. Mesyuarat bersama stakeholder telah

diadakan dengan lebih kerap

2. Pihak kontraktor / perunding telah membuat

permohonan terus kepada persatuan sukan



Knowledge


Kos

Pembayaran kepada kontraktor

dibuat mengikut status kemajuan

kerja bulananWWW WCHBDB

1. Bayaran dibuat secara konsisten telah

membantu melancarkan kerja kontraktor

2. Kerjasama pihak Kewangan Negeri dan JKR

menjadikan tempoh pembayaran kemajuan

kerja kontraktor lebih singkat

JKR tidak bertindak sebagai pay-master kepada

perunding menyebabkan perunding lebih

mengikut arahan kontraktor dan mengabaikan

arahan JKR.

KualitiWakil perunding (RA, RE, CoW) perlu

berada di tapak bina sepenuh masa.WCHBDB

1. Tiada pemantauan sepenuhnya oleh wakil

perunding di tapak menyebabkan kerja yang

dijalankan tidak mengikut spesifikasi yang

ditetapkan.

2. Kontraktor gagal mendapatkan (RA, RE, CoW)

kerana tempoh masa pembinaan yang singkat.

Human

resource

(Perunding)

/ Risiko

(JKR)

Perunding yang dilantik mestilah

kompeten dan berpengalaman dalam

pelaksanaan projek / lebih proaktif

memainkan peranannya dalam

pemantuan projek di tapak.

WCHBDB WCHBDB

1. Banyak kerja tertangguh disebabkan

kelewatan perunding membuat keputusan.

2. Tiada pemantauan sepenuhnya oleh wakil

perunding di tapak menyebabkan laporan kualiti

kerja tidak dapat dikawal dan bayaran tidak

dapat dilakukan dengan sebaiknya.

3. Laporan yang diterima JKR juga bercanggah

diantara perunding dan kontraktor.

Kualiti

Kontraktor perlu menyediakan

beberapa alternatif penyelesaian bagi

sebarang isu/masalah yang berlaku.

WCHBDBKajian terperinci keadaan sediada di tapak tidak

dibuat disebabkan kekangan masa.

Kualiti

Memperkasakan auditing terhadap

kualiti produk / Laporan kawalan

kualiti yang selaras dengan kehendak

persatuan sukan/JKR.

WWW /

WCHBDB

1. Audit ditapak telah dijalankan secara berkala.

2. NCR telah dikeluarkan sekiranya berlaku

percanggahan.

3. Laporan kawalan kualiti yang tidak

bercanggah dengan spesifikasi & piawaian yang

digunakan telah melicinkan proses pemantauan

dan kawalan projek

1. Tiadanya dedicated audit team dalam pasukan

JKR

2. Kekurangan pengetahuan mengenai konsep

kontrak reka dan bina dipihak

kontraktor/perunding telah memberi kesan

keatas kelancaran pengurusan kualiti .



6.0 RUMUSAN DAN CADANGAN

Penganjuran Sukan SUKMA XVII Perlis telah dapat dilangsungkan dengan

jayanya walaupun terdapat beberapa masalah dalam menyempurnakan venue

sukan di saat akhir kejohanan seperti penyediaan dewan badminton, kolam

renang dan juga kelab golf. Pada keseluruhannya, semua venue sukan dapat

berfungsi/digunakan dan tidak menjejaskan acara sukan yang sedang

dilangsungkan walaupun terdapat beberapa insiden seperti berlaku kebocoran

di dewan badminton dan juga runtuhan kanvas rentang di kolam renang.

Project Lesson Learned yang boleh dipelajari adalah merangkumi dua (2)

aspek penting dari sudut menjayakan program SUKMA ini iaitu :

6.1 Aspek kekuatan (What Went well)

JKR Perlis dengan kerjasama dan dorongan daripada JKR Ibu Pejabat telah

menunjukkan komitmen yang baik dan semangat kerja berpasukan yang jitu

dalam melaksanakan program yang telah diamanahkan. Dengan kekangan

jumlah sumber manusia yang terhad, JKR Ibu Pejabat telah membuktikan

bahawa “kompetensi mengurus projek” memainkan peranan penting dalam

melaksanakan tugasan untuk menjayakan program SUKMA XVII ini.

Kompetensi yang dimaksudkan disini adalah :

Mempunyai kemahiran dalam mempercepatkan proses kerja dimana

banyak bengkel dan mesyuarat secara kelompok telah diadakan

bersama dengan stakeholders cth: Perolehan;

Mempunyai pengetahuan dalam pengurusan projek bagi merancang

dan melaksanakan kerja cth: Pelan Perancangan Projek Bersepadu;

Mempunyai teknik yang betul dalam memantau pelaksanaan projek dan

memastikan tanggungjawab dibuat secara professional cth: penggunaan

penjadualan projek dan program serta audit kawalan kualiti yang baik

(show proof to ALL).



6.2 Aspek Kelemahan (What Could Have Been Done Better)

Kekangan yang paling ketara sekali adalah yang melibatkan masa atau

tempoh pelaksanaan projek yang terlalu singkat dan tidak realistik. Ini telah

menyebabkan beberapa projek seperti kolam renang, dewan badminton dan

juga naik taraf stadium telah mengalami masalah untuk disiapkan dengan

sempurna. Tempoh sepuluh (10) bulan yang telah diperuntukkan bagi tujuan

pembinaan telah menjadi lima (5) hingga enam (6) bulan sahaja disebabkan

proses perolehan dan juga penentuan skop. Ini telah mengakibatkan JKR dan

juga kontraktor serta perunding tidak dapat mengikut prosedur dan tatacara

pembinaan yang lazim. Oleh kerana tempoh kerja yang singkat juga, telah

menjejaskan kualiti pembinaan dan menyebabkan ada skop kerja yang

terlepas pandang dan tidak mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. Perkara

ini akhirnya telah mengakibatkan banyak kerja reworks dan defects terpaksa

dibuat (terlalu banyak NCRs).

Contohnya di venue kolam renang, kerja perubahan akhir yang melibatkan

pertukaran anti slip mat dan pemendekkan platform terjunan terpaksa dibuat

atas permintaan daripada pihak Persatuan Renang Negara (ASSUM). Masalah

ini timbul disebabkan kurangnya komunikasi antara pihak perunding dengan

persatuan sukan.

Di samping itu juga, perlantikan kontraktor dari luar Negeri Perlis untuk

melaksanakan projek ini didapati tidak menunjukkan komitmen dalam

memberikan sumber staf teknikal yang secukupnya. Ini adalah disebabkan oleh

faktor logistik dan juga tempoh pembinaan yang singkat. Wakil tapak daripada

perunding yang dilantik juga tidak memahami kehendak JKR dan

menyebabkan sering berlaku percanggahan mengakibatkan masa yang lama

diambil untuk membuat keputusan.



6.3 Cadangan

Daripada PLL SUKMA XVII Perlis ini adalah dicadangkan beberapa perkara

yang perlu diambilkira untuk pelaksanaan SUKMA yang akan datang kepada

pihak Kerajaan Negeri dan juga Agensi Pelaksana. Bagi mengatasi kelemahan

yang telah berlaku dalam melaksana pembangunan infrastruktur sukan

SUKMA ini, perkara berikut adalah dicadangkan:

a) Perancangan lebih awal –Tempoh perlantikan agensi pelaksana bagi

pembangunan infrastuktur sukan mestilah seawal mungkin agar masa

mencukupi untuk membuat perancangan dan pelaksanaan pembinaan

projek dengan lebih efektik dalam aspek skop, kos dan masa;

b) Penubuhan pasukan projek khas bagi tujuan memberi fokus kepada

pelaksanaan projek SUKMA di negeri;

c) Mewujudkan pelan komunikasi yang efektik di semua peringkat bagi

tujuan menyegerakan penyelesaian sekiranya ada isu berbangkit

terutamanya yang melibatkan keperluan dengan pihak Persatuan

Sukan dan MSN Negeri;

d) Lantikan daripada kontraktor tempatan adalah disyorkan agar lebih

mudah untuk mendapatkan komitmen dan mengurangkan risiko logistik

dan sumber.

project lessons learned -...

Documents