pengurusan projek ict sektor awam -...

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)Bersama Melaksana Transformasi

Pengurusan Projek ICT Sektor Awam

Bersama Melaksana Transformasi

BENGKEL PPrISAMAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA

Tingkat 15,Menara PKNS,

Majlis Bandaraya Petaling Jaya23 – 24 Februari 2017


Kandungan Topik

2

PENGURUS PROJEK:

TANGGUNGJAWAB & CIRI

METODOLOGI

PENGURUSAN PROJEK

METODOLOGI PPrISA

KONSEP ASAS


Definisi Projek

“Projek adalah satu usahasementara terdiri daripadabeberapa siri aktiviti dan tugasyang dibuat untuk mencipta satuproduk atau perkhidmatan yangunik”

PMI (Project Management Institute)

3


Definisi Projek: ciri-ciri

Objektif tertentu

Perlu disiapkan mengikut spesifikasi tertentu

Tarikh mula dan tarikh tamat

Peruntukan tertentu (bajet)

Sumber (manusia, peralatan)

4

Projek

Matlamat&

Objektif

Spesifi-kasi

TarikhMula & TarikhTamat

Sumber-sumber

Had Pembia-

yaan


Projek

5

Projek pengkomputeran yang melibatkan salah satuatau gabungan jenis-jenis projek ICT berikut:

1. Kajian ICT

2. Perancangan strategik ICT

3. Pembangunan sistem aplikasi

4. Perolehan perkakasan danperisian komputer

5. Peningkatan sistem ICT

6. Perluasan sistem ICT

7. Pematuhan dan pengukuhan ICT

8. Perkhidmatan ICT

Rujuk : Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 5 Mac 2010: PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN PROJEK ICT SEKTOR AWAM

Enterprise Storage

Tape Library

Enterprise Server

ICT

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)Bersama Melaksana Transformasi 6

Rangka KerjaPembangunan Projek ICT Sektor Awam

Tenaga Kerja TeknologiProses

Tadbir Urus

Bajet&

ProsedurPerolehan

Pengurusan

Perm

ula

an

Pera

nca

nga

n

Pela

ksan

aan

& K

awal

anl

Pen

amat

an

ProjekOperasi

& Penyeleng-

garaan

PolisiPiawaianGaris panduanPerundangan


Pengurusan Projek

7

3

1

2

Projek

Perancangan dan pengurusan sumberuntuk menyempurnakan matlamat danobjektif projek

Pengaplikasian elemen berikut kepadaaktiviti projek : pengetahuan, teknik, tools dan kemahiran

Pendekatan untuk menguruskan work dalam kekangan masa, kos danskop/kualiti


The Triple Constraints

Apa yang cuba dicapai olehprojek? Apakah harapansponsor?

Kos projekJadual kos

Memenuhi spesifikasidan kualiti yang ditetapkan sertamemuaskan hatipengguna/stakeholder

Tempoh projekJadual projek

8


Metodologi Pengurusan Projek

Satu set panduan lengkapyang mengandungi proses,aktiviti, prosedur, tools danteknik khusus yang perludiikuti dalam melaksanakansetiap aktiviti dalam kitarhayat projek

9

http://images.google.com.my/imgres?imgurl=http://wwwdelivery.superstock.com/WI/223/1614/PreviewComp/SuperStock_1614R-10168.jpg&imgrefurl=http://www.superstock.com/stock-photos-images/1614R-10168&usg=__cXBJD4ZF-_JO72ETPUTa9J_GlGY=&h=350&w=349&sz=43&hl=en&start=5&um=1&tbnid=8Oi-GFo7UZtEUM:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=business+group+frustration&hl=en&rlz=1R2WZPA_enMY332&sa=G&um=1

http://images.google.com.my/imgres?imgurl=http://wwwdelivery.superstock.com/WI/223/1614/PreviewComp/SuperStock_1614R-10168.jpg&imgrefurl=http://www.superstock.com/stock-photos-images/1614R-10168&usg=__cXBJD4ZF-_JO72ETPUTa9J_GlGY=&h=350&w=349&sz=43&hl=en&start=5&um=1&tbnid=8Oi-GFo7UZtEUM:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=business+group+frustration&hl=en&rlz=1R2WZPA_enMY332&sa=G&um=1


PMBOK Guide

10

(A guide to the Project Management Body of Knowledge )

Knowledge Areas


PRINCE2

11

8 Processes

Starting up a project

Directing a Project

Initiating a Project

Managing Stage Boundaries

Controlling a Stage

Managing Product Delivery

Closing a Project

Planning

(PRojects IN Controlled Environment)

8 Components

Business Case

Organisation

Plans

Controls

Management of Risk

Quality in a Project Environment

Configuration Management

Change Control


Metodologi PPrISA

12

(Pengurusan Projek ICT Sektor Awam)

Pen

guru

san

Sko

p

Pen

guru

san

Ris

iko

Pen

guru

san

Isu

Pen

guru

san

Ku

alit

i

Pen

guru

san

Sum

be

r

Pen

guru

san

Kom

un

ikas

i

Pen

guru

san

Peru

bah

an

Pen

guru

san

Kos


Metodologi PPrISA - Fasa Permulaan

13


Penyediaan Dokumen Permulaan Projek

14


Memohon Peruntukan Kewangan

15


Memohon Kelulusan Melaksanakan Projek

16


Fasa Perancangan

17


Komponen Tadbir Urus & PengurusanSumber Manusia

18


Komponen Pengurusan Skop

19


TOC : Pengurusan Skop Projek dan Pengurusan & Kawalan

------

------


Komponen Pengurusan Perolehan & Kontrak

• Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

• Jawatankuasa Pembuka Tender

• Jawatankuasa Penilaian Teknikal

• Jawatankuasa Penilaian Kewangan

Melantik JawatankuasaBerkaitan Perolehan

21


Fasa Pelaksanaan & Kawalan

Tujuan Fasa Pelaksanaan & Kawalan Projek : • Laksanakan kerja yang terdapat dalam pelan dalam

dokumen PPP• Uruskan sumber projek dengan baik• Pantau & kawal pelaksanaan projek agar ikut

perancangan


AKTIVITI FASA PELAKSANAAN & KAWALAN PROJEK

23

1.

1. MemulakanPelaksanaan Projek

2. MenguruskanPasukan Projek

3. MelaksanakanPembangunan Aktiviti &

Penerimaan Serahan

4. Memantau Aktiviti& Serahan Projek

5. Mengawal Aktiviti & Serahan Projek

6. Melaporkan Status Kemajuan Projek

7. Melaksanakan PelanPengurusanPerubahan

8. MelaksanakanPentadbiran Kontrak

9. Memastikan Dokumentasi Lengkap

2

FasaPerancangan

FasaPenamatan


Fasa Penamatan

24


Ringkasan Metodologi PPrISA

25


Dibangunkan oleh Unit Pengurusan Projek ICT, PPICT, MAMPU mulai tahun 2009.

2009 – 2010: Pembangunan metodologi berasaskan PMBOK Guide, PRINCE2, Kursus yang dihadiri dan pengalaman kerja

Mula diperkenalkan di INTAN pada bulan Ogos 2010 - KursusPengurusan Projek ICT (Asas)

Awal tahun 2011: Tambahbaik berdasarkan kepada Kajian ICT oleh KPMG - dokumen Project Management Guidelines

26

Metodologi PPISA PPrISA


Pemakaian Metodologi PPrISA

• Bahan utama bagi Kursus Pengurusan Projek ICT Asasdi INTAN

• Bahan utama bagi Program Bootcamp Pembangunan Kepakaran Pegawai Teknologi Maklumat (PTM) anjuranJPA dalam bidang Pengurusan Projek ICT

• Panduan asas dalam memberi khidmatperundingan/nasihat bidang pengurusan projek ICT kepada agensi kerajaan


Pemakaian Metodologi PPrISA (samb..)

• Telah/sedang digunapakai oleh:

– Jabatan Kerja Raya (Projek SPATA dan Projek mySPATA Fasa 2)

– Kementerian Kesihatan (Projek Telekesihatan)

– Agensi Antidadah Kebangsaan Malaysia (Projem MyAADK)

– Kementerian Sains Teknologi dan Inovasi (Projek myDANA)

– Jabatan Standard Malaysia (Projek eAkreditasi)

– Biro Pengaduan Awam (Projek myAduan)

– Markas Tentera Darat (Projek OIMS)

– Mahkamah Persekutuan (Projek My ECourt)

• Kursus/Bengkel PPISA atas jemputan dan anjuran oleh:

– Kementerian Sumber Manusia (Jabatan Pembangunan Kemahiran)

– Pejabat Tanah Galian Selangor

– Malaysian Centre for Geospatial Data Infrastructure (MaCGDI)

– Kementerian Pertahanan

– Kementerian Pendidikan (Bahagian Teknologi Pendidikan)

– Pegawai ICT di bawah Pentadbiran SUK NS


Pengurusan Projek - KeperluanSumber Manusia

Fasa 1

PermulaanFasa 2

Perancangan

Fasa 3

Pelaksanaan

& Pengawalan

Fasa 4

Penamatan

Level of

total effort

Mula TamatMasa

Sumber manusia

Bilangan

pegawai


Tanggungjawab Pengurus Projek

• Merancang dan memantauprojek

• Membangunkan rangkakerja projek

• Mengurus penghasilanserahan (deliverables)

• Mengurus risiko projek & membangunkan plan tindakan

• Mengawasi kemajuanprojek

• Menyelia penggunaansumber

• Mengurus kawalan perubahan

• Mengurus pentadbiran projek

• Mengenalpasti & dapatkansokongan/nasihat bagimengurus, merancang & mengawal projek

• Menyediakan semua laporandan dokumentasi berkaitandengan pengurusan projek , termasuk laporan akhir projek& lessons learned

• Menyediakan laporan “follow up actions”

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)Bersama Melaksana Transformasi ICT Project Management 31

Project Manager – skills & attributes

Skills Description

1. Honest and integrity To foster an atmosphere of trust

2. Interpersonal and Leadership skills

To direct and motivate project team members

3. Communication skills Liaison between management, users, developers and team members, assigning activities, monitor progress

4. Business knowledge Good, or at least familiar with the organisation’soperations

5. Technical skills Interpreting requirements & specifications, defining activities and sequencing, designing solutions

6. Management skills Assigning resources to activities, monitoring outcomes, apply management principles

7. Project management skills Has been trained appropriately in project management techniques and processes

8.Customer relation Interpreting requirements, user training, contact point

9. Problem solving Managing conflict, compromising, goal setting


Nursyahida [email protected]

Terima kasih…

pengurusan projek ict sektor awam -...

Documents