laporan project lesson learned...

LAPORAN

PROJECT LESSON LEARNED

(PRA-KONTRAK)

DISEDIAKAN OLEH:

BAHAGIAN PENGURUSAN PROEJK 2

CAWANGAN KERJA PENDIDIKAN

PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA

JERLUN, KEDAH

1 LAPORAN PROJECT LESSON LEARNED (PRA-KONTRAK) PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AGAMA JERLUN, KEDAH

1. RINGKASAN EKSEKUTIF

Laporan ini bertujuan menerangkan nilaian yang baik yang boleh dicontohi serta perkara-

perkara yang kurang baik boleh diambil iktibar seterusnya diperbaiki untuk projek-projek yang

dilaksanakan oleh Jabatan Kerja Raya melalui bengkel yang telah dilaksanakan pada 2 hingga

3 Julai 2018 bagi projek Pembinaan Sekolah Menengah Kebangsaan Agama Jerlun, Kedah

yang telah dihadiri oleh CKP, HODT dan Pasukan projek HPUPM. Selain itu juga, laporan ini

juga mencadangkan beberapa penambahbaikan yang perlu diambil kira bagi projek-projek

seumpamanya di masa hadapan.

2. LATAR BELAKANG PROJEK

JKR telah dilantik sebagai agensi pelaksana bagi projek ini Pada 28 Febuari 2011. Justeru itu,

kelulusan Value Assesment(VA) kali pertama telah diperolehi Pada 16 Ogos 2011.

Permohonan telah dikemukakan kepada MOF pada 22 Febuari 2012 bagi melaksanakan secara

tender terhad dan maklum balas daripada MOF pada 28 mac 2012 tidak diluluskan.

Walaubagaimanapun pada 28 mei 2012 MOF telah mengeluarkan arahan untuk melaksanakan

tender secara terhad. Surat pelawaan kepada petender terhad telah dikeluarkan pada 24

september 2012. Projek telah ditawarkan kepada petender pada 25 September 2012 dan tarikh

tutup tawaran adalah pada 24 Oktober 2012.

Keputusan Mesyuarat jawatankuasa Perancang negeri yang bersidang pada 20 September 2012

telah diluluskan dengan bersyarat. Pada 16 Januari 2013 JKR telah memohon kelulusan Pindaan

PDA berserta kos anggaran jalan masuk

Jumlah harga tender daripada penender yang terendah adalah RM 74, 996, 218.00 – melebihi

peruntukan yang telah diluluskan. Surat kelulusan tender oleh MOF bertarikh 30 April 2013

berkenaan penender USIMA Sdn Bhd dengan syarat tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

KPM juga telah memohon peruntukan tambahan kepada EPU sebanyak RM 92.3 Juta. Walau

bagaimanapun, surat bertarikh 30 Mei 2013 memaklumkan bahawa permohonan tersebut tidak

diluluskan. Sehubungan itu, Mesyuarat JTPK Bil. 6/2013 meminta JKR untuk membuat rundingan

semula dengan EPU bagi aspek teknikal berkaitan peruntukan dikeluarkan daripada VA1 dan

berbincang bersama MOF bagi mendapatkan kelulusan rundingan harga dengan petender

terendah. Susulan dari itu, pelaksanaan VA Kali kedua telah diadakan pada 18 hingga 19

September 2013 untuk memuktamadkan skop dan kos projek. Pengesahan brief baru dan kos telah

dikeluarkan pada 24 Oktober 2013 selepas VA kali kedua. Surat Setuju Terima telah dikeluarkan

kepada Kontraktor USIMA Sdn Bhd pada 18 September 2014.


3. OBJEKTIF

Objektif projek ini adalah :

1. Mencapai kecemerlangan kurikulum dan ko-kurikulum berteraskan Al quran dan As Sunnah.

2. Meningkatkan keupayaan pengetahuan dan inovasi negara serta memupuk minda kelas

pertama.

3. Melahirkan pelajar yang mengamalkan akhlak mulia berteraskan al quran dan as sunnah.

4. Membentuk generasai pelajar sebagai pemimpin yang boleh diteladani.

5. Melahirkan pelajar yang mempunyai ketahanan diri dalam menghadapi cabaran budaya

yang bercanggah dengan nilai-nilai islam.

6. Menyediakan pelajar yang dapat memberikan sumbangan yang berkesan bagi memenuhi

keperluan negara dan ummah.

7. Menyediakan infrastruktur berkualiti dalam tempoh masa dan kos yang ditetapkan.

8. Menyediakan bangunan sekolah yang terdiri daripada Blok Pentadbiran, Blok Akademik (20

Bilik Darjah) dan Blok Asrama (300 Lelaki & 300 Perempuan).


4. MAKLUMAT PROJEK

5. SKOP KERJA UTAMA

a. Kerja-Kerja Permulaan (Preliminaries)

b. Kerja-kerja Bangunan (Building Works)

Blok Pentadbiran

Blok Akademik (20 Bilik Darjah)

Blok Makmal & Bengkel

Blok Surau

Blok Kantin

Blok Dewan Serbaguna

Blok Dewan Makan

Blok Asrama (300 Lelaki & 300 Perempuan) &

Kuarters Kelas F (3 unit)

Banglo Pengetua Kelas C

Tandas Berpusat (Jenis 2A & 2B)

c. Kerja Bangunan Sokongan

Rumah Sampah

Pondok Pengawal

No.Kontrak JKR/IP/CKUB/188/2014

Nama Kontraktor USIMA Sdn. Bhd.

Alamat Kontraktor No. 41 Lorong Perak 18, Taman Industri Ringan, Sri Mergong, 05150 Alor Setar Kedah

Kelas Kontraktor Kelas A

Harga Kontrak RM 57,352,031.57

Tarikh Milik Tapak 02hb Oktober 2014

Tarikh Siap Kerja 25hb Jun 2016

Tarikh Siap Kerja Semasa (EOT NO 6) 25hb Jun 2018

Tempoh Kontrak 20 Bulan

Tempoh Tanggungan Kecacatan 12 Bulan

Tempoh Tanggungan Kecacatan Berakhir -

Denda Kelewatan Gantirugi Tempoh Tanggungan RM 10,233.28/hari


Wakaf Menunggu Bas

Wakaf

Garaj Bas

Pencawang Elektrik

Menara Tangki Air

Suction Pam

STP

Laluan Berbumbung

Pintu pagar utama

Pentas Dan Tiang Bendera

d. Kerja-kerja Luar Bangunan

e. Kerja-kerja Mekanikal

Sistem Sistem Penyaman Udara & Pengudaraan

Sistem Pencegah Kebakaran

f. Kerja-kerja Elektrikal

g. Kerja-kerja Alam Sekitar

h. Wang Kos Prima

i. 10.Wang Peruntukan Sementara

Builder’s Work In Connection With M&E Works

Papan Tanda

Perabut & Keperluan Pejabat

Pengubahan Sesalur Utiliti


6. GAMBAR PELAKSANAAN PROJEK

AERIAL VIEW

BLOK PENTADBIRAN


BLOK PENTADBIRAN

BLOK AKADEMIK (BILIK DARJAH)


PADANG / OSD

BLOK SURAU


BLOK DEWAN MAKAN

BLOK TANDAS BERPUSAT

BLOK DEWAN MAKAN

BLOK DEWAN MAKAN

TNB SUB STATION

BLOK DEWAN MAKAN

BLOK DEWAN MAKAN


PONDOK PENGAWAL

WAKAF


MENARA TANGKI AIR

RUMAH SAMPAH BESAR

WAKAF MENUNGGU BAS


7. SESI PENGUMPULAN PEMBELAJARAN PROJEK BENGKEL

Tajuk : Bengkel Project Lessons Learned (Pra-Kontrak)

Pembinaan Sekolah Menengah Kebangsaan Agama Jerlun, Kedah

Tarikh : 2 hingga 3 Julai 2018 (Isnin hingga Selasa)

Tempat : Bilik Gerakan, Tingkat 18, Cawangan Kerja Keselamatan,

Maju Tower, Kuala Lumpur.

a. Peserta :

Peserta Bengkel terdiri daripada wakil-wakil dari bahagian seperti berikut :-

BPP2 - 5 Orang

Pasukan Projek HPUPM - 4 Orang

HODT Arkitek - 1 Orang

HODT Sivil - 1 Orang

PMO - 2 Orang

b. Pemudahcara/Fasilitator

Pemudahcara/Fasilitator adalah wakil dari Cawangan Pengurusan Aset Bersepadu :-

Sr Roznita Binti Othman

Sr Dr. Khairil Hizar bin Md Khuzaimah

8. ‘LESSONS LEARNED’ BERDASARKAN ISU KRITIKAL

Berdasarkan isu kritikal yang diperolehi dari ‘brainstorming’ oleh peserta dan persembahan

dan dipersembahkan melalui peta minda, berikut adalah kesimpulan yang diperolehi hasil

dapatan daripada perbincangan tersebut:-


a. PERINGKAT PELAKSANAAN (EXECUTION)

1. CLARITY OF PROJECT OBJECTIVES/DELIVERABLES/EXPECTATIONS PENJELASAN OBJEKTIF / HASIL / KEPERLUAN

WHAT WENT WELL?

APA BERLAKU DENGAN LANCAR

WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?

APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH BAIK

1.Objektif dan skop projek adalah jelas

kerana dimuktamadkan Bersama EPU

melalui kelulusan VM berdasarkan surat

daripada KPM bertarikh 16 Ogos 2011.

1. Skop dan peruntukan projek perlu

disetimpalkan oleh pelanggan sebelum

diserahkan kepada JKR.

2. Proses untuk memuktamadkan brif perlu di

laksanakan segera tanpa pindaan yang akan

mengakibatkan kelewatan proses rekabentuk

awalan.

3. Pengesahan peruntukan perlu disetimpalkan

mengikut perubahan skop terkini sebelum

ditender.

LESSONS LEARNT:

PEMBELAJARAN

1. Pasukan projek perlu memastikan pihak pelanggan telah mematuhi garis panduan EPU

dalam proses penyediaan brif untuk memastikan peruntukan projek mencukupi.


b. PERINGKAT PERANCANGAN (PLANNING)

2. PLANNING

PERANCANGAN

WHAT WENT WELL?

APA BERLAKU DENGAN LANCAR

WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?

APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH

BAIK

1. Rekabentuk awalan berjalan lancar.

2. Komunikasi yang baik diantara pihak

JKR dan pelanggan.

1. Lukisan tender dan Senarai Kuantiti perlu

disemak semula didalam mesyuarat verifikasi

oleh pasukan projek sebelum proses

perolehan.

2. Semua projek perlulah dilaksanakan

secara tender terbuka.

3. Perekabentuk perlu mempunyai

kompetensi dalam rekabentuk IBS.

4. Koordinasi diantara perekabentuk JKR dan

RISP.

5. Permohonan projek baru oleh Kementerian

Pendidikan hendaklah berdasarkan lukisan

PAP sedia ada.

LESSONS LEARNT:

PEMBELAJARAN

1. Permohonan projek baru kepada EPU oleh Kementerian Pendidikan hendaklah

berdasarkan lukisan PAP sedia ada.

2. Pihak JKR perlu membuat ‘Roadshow’ bagi memperkenalkan lukisan rekabentuk PAP

diperingkat Jabatan Pendidikan Negeri.

3. Pemilihan dan pelantikan ‘IBS provider’ untuk projek akan datang perlu dikaji semula


c. AFTER ACTION REVIEW (AAR)

1.

What was supposed to happen?

Lukisan tender dan BQ perlu disemak semula didalam mesyuarat verifikasi oleh pasukan projek sebelum proses perolehan.

2.

What actually happened?

Lukisan tender dan BQ yang tidak disemak secara teliti sebelum proses perolehan akan mengakibatkan kelewatan pembinaan projek disebabkan oleh percanggahan rekabentuk IBS dan rekabentuk setiap disiplin.

3.

Why did it happen?

Proses semakan bersama HODT setiap disiplin tiada didalam proses carta alir kerja.

4.

What are the consequences

Percanggahan diantara lukisan, BQ dan rekabentuk ‘IBS Provider’ akan mengakibatkan pertambahan masa dan kos projek.

5.

What are the key lessons?

Semakan keatas lukisan tender dan BQ perlu dilaksanakan dengan teliti sebelum proses perolehan .

6.

Suggestions for action

Perlu memaklumkan kepada pihak atasan untuk ditambah dalam proses SPB.


1.


Skop dan peruntukan projek perlu disetimpalkan oleh pelanggan sebelum diserahkan kepada JKR.

2.


Skop projek berubah mengakibatkan kos projek tidak mencukupi.

3.

Why did it happen?

Pertambahan kos projek daripada PDA VM 1 berjumlah RM57,887,900.00 kepada PDA VM 2 berjumlah RM61,100,000.00 mengakibatkan pengurangan skop projek:

Piling dari RM3,941,762.00 ke RM6,240,400.00

Kerja tanah dari RM1,651,808.25 kepada RM2,082,850.00

Lab Furniture dari RM500,000. Kepada RM1,900,000.00

Variation of Price daripada 2% kepada 5%

Tambahan kos Loose Furniture sebanyak RM850,000.00

4.


1. Akan mengakibatkan kelewatan

pelaksanaan projek.

2. Menjejaskan imej JKR

5.


Garis panduan EPU wajib dipatuhi ketika penyediaan brif projek.

6.


Pasukan projek perlu memastikan pihak pelanggan telah mematuhi garis panduan EPU dalam proses penyediaan brif untuk memastikan peruntukan projek mencukupi.


1.


Perekabentuk perlu mempunyai kompetensi dalam rekabentuk IBS.

2.


Kaedah RISP telah digunakan bagi memenuhi kehendak dan keperluan IBS.

3.

Why did it happen?

Kekurangan pengalaman dalam penyediaan rekabentuk IBS.

4.


1. Akan mengakibatkan kelewatan

pelaksanaan projek.

2. Menjejaskan imej JKR

5.


1. Perekabentuk perlu kompeten

berkaitan rekabentuk IBS.

2. Pelantikan RISP adalah tidak relevan.

3. Permohonan projek baru oleh Kementerian Pendidikan hendaklah berdasarkan lukisan PAP (IBS) sedia ada.

6.


Pemilihan dan pelantikan ‘IBS provider’ untuk projek akan datang perlu dikaji semula.


9. Pegawai Yang Terlibat Dalam Penyediaan Laporan Project Lesson

Learned (Pra-Kontrak) :

1) HOPT :

Ir. Subiah Binti Sulaiman

Ir. Isfanizam Bin Ismail

Pn. Norhasni Binti Mohd Kasim

En. Mohamad Syafie Bin Yusof

En. Megat Mohd Rezal Bin Mohd Tahir

2) HODT :

Pn. Intan Norshahrah Binti Ibrahim

Pn. Nurul Izza Binti Hussin

3) Pasukan Projek HPUPM :

Ir. Zulkifli Bin Abdul Rahman

En. Muhamad Khair Bin Hasan

En. Alfa Rizal Bin Zainudin

Ku Amierreza Bin Ku Mahazir

4) PMO :

Ir.Habibah Binti Baba

Pn.Mas Era Karlina Binti Mohamad

laporan project lesson learned...

Documents