pk-kktm-03 kawalan ketakaakuran produk perkhidmatan

PK-KKTM/03 KAWALAN KETAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0

Tarikh : 1 Julai 2015

1.0 TUJUAN

Memastikan ketakakuran produk/perkhidmatan dikenalpasti dan dikawal bagi

mencegah penggunaan atau hantar serah yang dimaksudkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurusan KKTM untuk mengawal ketakakuran

produk/perkhidmatan.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti Seksyen 8.3

4.0 SINGKATAN

4.1 PPK - Pemilik Prosedur Kerja

4.2 PPT(K) - Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)

4.3 PT(K) - Pembantu Tadbir (Kanan)

4.4

4.5

4.6

PPLV

TP (HEA)

TP (KPHP)

-

-

-

Penolong Pegawai Latihan Vokasional

Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Akademik)

Timbalan Pengarah (Khidmat Pengurusan & Hal

Ehwal Pelajar)

5.0 DEFINISI

4.1 Ketakakuran - Merujuk keadaan yang tidak mematuhi sesuatu

keperluan / prosedur yang dicatatkan dalam Manual

Kualiti (MK) mahupun Prosedur Kualiti (PK).


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


6.0 CARTA ALIRAN PROSES

MULA

Mengenalpasti Ketakakuran

Merekod Ketakakuran

Tetapkan Kawalan serta Tanggungjawab dan Kuasa

Uruskan Produk tak akur

Verifikasi Semula

Merekod tindakan yang diambil

TAMAT


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


7.0 PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Penyelaras Bengkel

/Makmal/ PPLV / PPT (K) KJ/KP/ PPT (K)

Ketakakuran Produk

1. Jika produk yang diterima tidak mematuhi spesifikasi

yang telah ditetapkan, maklumkan segera kepada

pembekal bahawa:-

i. Produk yang diterima tidak menepati spesifikasi yang

ditetapkan.

ii. Ketakakuran produk perlu dipulangkan kepada

pembekal.

2. Lengkapkan rekod ketakakuran produk di dalam log

ketakakuran yang ditetapkan.

3. Serahkan rekod Log Ketakakuran kepada KP/KJ untuk

makluman dan tindakan susulan.

4. Terima produk yang baru/telah diperbaiki.

5. Menentusah semula samada produk menepati

spesifikasi. Jika menepati spesifikasi, tandatangan Nota

Hantaran (D.O) dan Inbois. Teruskan dengan proses

perolehan selanjutnya.

Nota:

Tindakan susulan perlu dilakukan sekiranya:

i. Masalah tersebut berulang lebih daripada sekali

ii. Memberi kesan yang besar kepada perkhidmatan

yang akan diberikan kepada pelanggan

6. Pada setiap hujung bulan sediakan laporan

ketidakpatuhan produk (jika ada) kepada Wakil

Pengurusan untuk tindakan lanjut.


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0



KJ/KP/ PPT (K)

Pengarah / TP (HEA) / TP

(KPHP)

PPT(K) / KP /KJ / Pensyarah

PPT(K)/ KP/KJ


(KPHP)

7. Bentangkan laporan ketidakpatuhan produk ke dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

8. Ambil tindakan-tindakan lanjutan yang perlu seperti yang

telah diputuskan oleh mesyuarat.

Ketakakuran Perkhidmatan

9. Kenalpasti ketidakpatuhan perkhidmatan antaranya (tidak

terbatas);-

i. Kesilapan maklumat

ii. Aduan pelanggan

iii. Lain-lain masalah

10. Rekod ketidakpatuhan perkhidmatan dengan

melengkapkan borang log ketidakpatuhan yang telah

ditetapkan.

11. Asingkan dokumen-dokumen yang telah dikenalpasti

untuk diambil tindakan lanjut

12. Serahkan rekod Log Ketakakuran kepada wakil

pengurusan untuk makluman dan arahan lanjut.

13. Arahkan anggota kerja yang berkaitan untuk untuk

mengurus perkhidmatan tak akur.


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0



PPT(K) / KP / KJ 14. Antara tindakan segera yang diambil ialah (tidak

terbatas) :-

i. Jika perkhidmatan telah sampai kepada pelanggan

Hubungi pelanggan untuk mendapatkan kembali

dokumen untuk penambahbaikan

Dokumen dikembalikan kepada pelanggan untuk

ditambah/dikemukankan semula sebagai input baru

ii. Menghantar surat pemberitahuan atas kelewatan

yang berlaku

iii. Dokumen-dokumen dipinda/diperbetulkan untuk

diteruskan prosesnya

iv. Ditolak/ditangguh atau dilulus dengan bersyarat

v. Memberi surat peringatan

vi. Memberi latihan, sesi bimbingan dan motivasi

vii. Sesi kaunseling

viii. Lain-lain tindakan yang perlu seperti yang dinyatakan

dalam prosedur-prosedur yang berkaitan

15. Rekodkan tindakan-tindakan segera yang telah diambil

ke dalam log ketidakpatuhan produk/ perkhidmatan

16. Serahkan kepada Wakil Pengurusan untuk pengesahan

dan tindakan lanjut

17. Terima borang Log dan dokumen berkaitan.

18. Sahkan tindakan segera yang diambil bagi memastikan

ketidakpatuhan tidak berulang lagi. Buat pemantauan

ketidakpatuhan dari masa kesemasa.


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0



PPT(K)/KP/KJ


(HEP)

19. Jika ketidakpatuhan ke atas perkara sama didapati

masih berulang dan memberi kesan yang kritikal

kepada perkhidmatan kepada pelanggan beri arahan

untuk melaksanakan tindakan susulan. (Rujuk Prosedur

Tindakan Pembetulan)

20. Pada setiap hujung bulan sediakan laporan

ketidakpatuhan produk (jika ada) kepada Wakil

Pengurusan untuk tindakan lanjut.

21. Bentangkan laporan ketidakpatuhan produk ke dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

22. Ambil tindakan-tindakan lanjutan yang perlu seperti

yang telah diputuskan oleh mesyuarat.

8.0 REKOD KUALITI

TANDA

PENGENALAN

TANGGUNGJAWAB

PENYIMPANAN

TEMPOH

PENYIMPANAN

PERLINDUNGAN

PELUPUSAN

Log Ketakakuran Produk /Perkhidmatan

PPT (K)/ KJ/KP

Bilik

Penyimpanan Rekod/Bilik

KP/KJ

3 Tahun

Kabinet Fail

Jadual Pelupusan

Rekod Urusan Am

Arkib Negara Malaysia

2012


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


9.0 REKOD PINDAAN

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

No BPD

Tarikh

Butir-butir Pindaan

Catatan

pk-kktm-03 kawalan ketakaakuran produk perkhidmatan

Documents