-
PK-KKTM/03 KAWALAN KETAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
1.0 TUJUAN
Memastikan ketakakuran produk/perkhidmatan dikenalpasti dan dikawal bagi
mencegah penggunaan atau hantar serah yang dimaksudkan.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurusan KKTM untuk mengawal ketakakuran
produk/perkhidmatan.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti Seksyen 8.3
4.0 SINGKATAN
4.1 PPK - Pemilik Prosedur Kerja
4.2 PPT(K) - Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)
4.3 PT(K) - Pembantu Tadbir (Kanan)
4.4
4.5
4.6
PPLV
TP (HEA)
TP (KPHP)
-
-
-
Penolong Pegawai Latihan Vokasional
Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Akademik)
Timbalan Pengarah (Khidmat Pengurusan & Hal
Ehwal Pelajar)
5.0 DEFINISI
4.1 Ketakakuran - Merujuk keadaan yang tidak mematuhi sesuatu
keperluan / prosedur yang dicatatkan dalam Manual
Kualiti (MK) mahupun Prosedur Kualiti (PK).
-
PK-KKTM/03 KAWALAN KETAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
6.0 CARTA ALIRAN PROSES
MULA
Mengenalpasti Ketakakuran
Merekod Ketakakuran
Tetapkan Kawalan serta Tanggungjawab dan Kuasa
Uruskan Produk tak akur
Verifikasi Semula
Merekod tindakan yang diambil
TAMAT
-
PK-KKTM/03 KAWALAN KETAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
7.0 PROSEDUR
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
Penyelaras Bengkel
/Makmal/ PPLV / PPT (K) KJ/KP/ PPT (K)
Ketakakuran Produk
1. Jika produk yang diterima tidak mematuhi spesifikasi
yang telah ditetapkan, maklumkan segera kepada
pembekal bahawa:-
i. Produk yang diterima tidak menepati spesifikasi yang
ditetapkan.
ii. Ketakakuran produk perlu dipulangkan kepada
pembekal.
2. Lengkapkan rekod ketakakuran produk di dalam log
ketakakuran yang ditetapkan.
3. Serahkan rekod Log Ketakakuran kepada KP/KJ untuk
makluman dan tindakan susulan.
4. Terima produk yang baru/telah diperbaiki.
5. Menentusah semula samada produk menepati
spesifikasi. Jika menepati spesifikasi, tandatangan Nota
Hantaran (D.O) dan Inbois. Teruskan dengan proses
perolehan selanjutnya.
Nota:
Tindakan susulan perlu dilakukan sekiranya:
i. Masalah tersebut berulang lebih daripada sekali
ii. Memberi kesan yang besar kepada perkhidmatan
yang akan diberikan kepada pelanggan
6. Pada setiap hujung bulan sediakan laporan
ketidakpatuhan produk (jika ada) kepada Wakil
Pengurusan untuk tindakan lanjut.
-
PK-KKTM/03 KAWALAN KETAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
KJ/KP/ PPT (K)
Pengarah / TP (HEA) / TP
(KPHP)
PPT(K) / KP /KJ / Pensyarah
PPT(K)/ KP/KJ
Pengarah / TP (HEA) / TP
(KPHP)
7. Bentangkan laporan ketidakpatuhan produk ke dalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
8. Ambil tindakan-tindakan lanjutan yang perlu seperti yang
telah diputuskan oleh mesyuarat.
Ketakakuran Perkhidmatan
9. Kenalpasti ketidakpatuhan perkhidmatan antaranya (tidak
terbatas);-
i. Kesilapan maklumat
ii. Aduan pelanggan
iii. Lain-lain masalah
10. Rekod ketidakpatuhan perkhidmatan dengan
melengkapkan borang log ketidakpatuhan yang telah
ditetapkan.
11. Asingkan dokumen-dokumen yang telah dikenalpasti
untuk diambil tindakan lanjut
12. Serahkan rekod Log Ketakakuran kepada wakil
pengurusan untuk makluman dan arahan lanjut.
13. Arahkan anggota kerja yang berkaitan untuk untuk
mengurus perkhidmatan tak akur.
-
PK-KKTM/03 KAWALAN KETAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PPT(K) / KP / KJ 14. Antara tindakan segera yang diambil ialah (tidak
terbatas) :-
i. Jika perkhidmatan telah sampai kepada pelanggan
Hubungi pelanggan untuk mendapatkan kembali
dokumen untuk penambahbaikan
Dokumen dikembalikan kepada pelanggan untuk
ditambah/dikemukankan semula sebagai input baru
ii. Menghantar surat pemberitahuan atas kelewatan
yang berlaku
iii. Dokumen-dokumen dipinda/diperbetulkan untuk
diteruskan prosesnya
iv. Ditolak/ditangguh atau dilulus dengan bersyarat
v. Memberi surat peringatan
vi. Memberi latihan, sesi bimbingan dan motivasi
vii. Sesi kaunseling
viii. Lain-lain tindakan yang perlu seperti yang dinyatakan
dalam prosedur-prosedur yang berkaitan
15. Rekodkan tindakan-tindakan segera yang telah diambil
ke dalam log ketidakpatuhan produk/ perkhidmatan
16. Serahkan kepada Wakil Pengurusan untuk pengesahan
dan tindakan lanjut
17. Terima borang Log dan dokumen berkaitan.
18. Sahkan tindakan segera yang diambil bagi memastikan
ketidakpatuhan tidak berulang lagi. Buat pemantauan
ketidakpatuhan dari masa kesemasa.
-
PK-KKTM/03 KAWALAN KETAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PPT(K)/KP/KJ
Pengarah / TP (HEA) / TP
(HEP)
19. Jika ketidakpatuhan ke atas perkara sama didapati
masih berulang dan memberi kesan yang kritikal
kepada perkhidmatan kepada pelanggan beri arahan
untuk melaksanakan tindakan susulan. (Rujuk Prosedur
Tindakan Pembetulan)
20. Pada setiap hujung bulan sediakan laporan
ketidakpatuhan produk (jika ada) kepada Wakil
Pengurusan untuk tindakan lanjut.
21. Bentangkan laporan ketidakpatuhan produk ke dalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
22. Ambil tindakan-tindakan lanjutan yang perlu seperti
yang telah diputuskan oleh mesyuarat.
8.0 REKOD KUALITI
TANDA
PENGENALAN
TANGGUNGJAWAB
PENYIMPANAN
TEMPOH
PENYIMPANAN
PERLINDUNGAN
PELUPUSAN
Log Ketakakuran Produk /Perkhidmatan
PPT (K)/ KJ/KP
Bilik
Penyimpanan Rekod/Bilik
KP/KJ
3 Tahun
Kabinet Fail
Jadual Pelupusan
Rekod Urusan Am
Arkib Negara Malaysia
2012
-
PK-KKTM/03 KAWALAN KETAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
9.0 REKOD PINDAAN
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
No BPD
Tarikh
Butir-butir Pindaan
Catatan