5. pdtj pk t -04 kawalan dokumen pdtj pk_t_-04 kawalan...ms iso 9001:2008 prosedur kualiti kawalan...
TRANSCRIPT
1
SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN
MS ISO 9001:2008
PROSEDUR KUALITI
KAWALAN DOKUMEN PDTJ/PK(T)-04
JAWATAN TANDATANGAN
PEGAWAI DOKUMEN
JAWATAN TANDATANGAN
WAKIL PENGURUSAN
NO. SALINAN TERKAWAL :
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 2/12
MATRIX DOKUMEN TERKAWAL
Dokumen Terkawal
Management Document
Manual Kualiti
Prosedur Arahan Kerja Bahan Rujukan Borang
Utama/PK(T) Spesifik/ PK(Teras)/PK(Umum)
Perlu Kawalan
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Dikawal oleh
Wakil Pengurusan
Pegawai Dokumen PDTJ
Pegawai Dokumen PDTJ
Pegawai Dokumen PDTJ
Ketua Unit Pegawai Dokumen PDTJ
Disedia/ disemak oleh
Wakil Pengurusan
Wakil Pengurusan Pegawai Dokumen PDTJ
Pegawai Dokumen PDTJ
Dengan Sumber Pegawai Dokumen PDTJ
Dilulus Oleh
Pegawai Daerah Jasin
Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan /Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit Ketua Unit
Pegawai yang mulakan semakan
Staf / Ketua Unit Tidak Perlu Semak bila ada Keperluannya yang berkaitan dengan prosedur
Kekerapan semakan
Tiap Tahun atau bila ada perubahan dalam prosedur
Tidak Perlu Semak bila ada Keperluannya yang berkaitan dengan prosedur
Indikator Semakan
No. Keluaran,No. Pindaan, yang ternyata dalam dokumen No. Versi No. Keluaran,No. Pindaan
Indikator Kawalan
Rujuk kepada Prosedur dalam “Kawalan Dokumen – PDTJ/PK(T)-04 Rujukan yang diluluskan
Tidak Perlu
Keperluan Catatan Pindaan
Tercatat di muka surat Pindaan dalam dokumen tersebut
Tidak Perlu Tidak Perlu
Senarai Penyerahan / Lokasi
Ternyata dalam muka surat Senarai Edaran Terkawal
Tercatat dalam Senarai Induk Bahan Rujukan
Tidak Perlu
Keperluan Senarai Induk
Perlu Senarai Induk Dokumen Senarai Induk Bahan Rujukan
Senarai Induk Borang-borang
Komunikasi Dalaman
Beritahu semua Pegawai yang terlibat tentang sesuatu perubahan
Minit Mesyuarat/ Memo
Minit Mesyuarat/ Memo
Kebenaran Salinan Tidak Tidak
Ya
Ya Keperluan Latihan Ya Ya
Tidak
Ya
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 3/12
SENARAI EDARAN
No.
Salinan Terkawal Penerima 1. Pegawai Daerah Jasin
2. Wakil Pengurusan
3. Pegawai Dokumen
4. Ketua Audit Dalam
5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)
6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)
7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)
8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)
9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)
10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)
11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 4/12
1.0 OBJEKTIF
Untuk mewujudkan dan menyelenggara satu sistem kawalan dokumen dalam Sistem Pengurusan Kualiti di Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai untuk mengawal semua dokumen yang dikenalpasti untuk implementasi Sistem Pengurusan Kualiti.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti PDTJ/MK-01
: Klausa 4.2.3
3.2 Kawalan Rekod Kualiti : PDTJ / PK(T) - 06
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 5/12
4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN
4.1 Dokumen Merupakan dokumen yang berkaitan dengan Sistem
Pengurusan Kualiti seperti:- • Manual Kualiti • Prosedur Kualiti Teras • Prosedur Kualiti Khusus • Arahan Kerja • Dokumen Rujukan • Borang-borang yang digunakan dalam prosedur
4.2 Kawalan Dokumen
Merupakan satu sistem pengurusan dokumen di mana pengeluaran, pindaan dan edaran dokumen dikawal.
4.3 Salinan Terkawal
Salinan dokumen yang dihantar kepada semua penerima yang tersenarai dalam Senarai Edaran serta nombor salinan pemegang dokumen tersebut akan dicatat di ruang SALINAN TERKAWAL serta PEMEGANG DOKUMEN dan dokumen ini akan dicop DOKUMEN TERKAWAL dengan dakwat merah.
4.4 Salinan
Tidak Terkawal
Salinan Tidak Terkawal ini adalah salinan fotostat dari Salinan Terkawal yang digunakan sebagai rujukan sahaja.
4.5 Tarikh
Terbitan Tarikh prosedur kualiti pertama kali dikuatkuasakan/diterbitkan.
4.6 Nombor Pindaan
Nombor yang menunjukkan jumlah/kekerapan prosedur kualiti dipinda.
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 6/12
4.7 Tarikh
Kuatkuasa Pindaan Dokumen
Tarikh kuatkuasa prosedur kualiti selepas setiap kali pindaan.
4.8 Prosedur Kualiti
Menerangkan cara melaksanakan sesuatu aktiviti dan anggota yang bertanggungjawab di Unit.
4.9 Arahan Kerja
Menerangkan setiap langkah bagaimana sesuatu kerja dijalankan.
4.10 Senarai Induk Dokumen
Merupakan senarai induk dokumen-dokumen terkawal yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti.
4.11 Dokumen Rujukan/
Luaran
Merupakan dokumen yang digunakan sebagai rujukan bagi prosedur-prosedur tertentu, contoh Arahan Perbendaharaan, Perintah Am, Kanun Tanah Negara, Garispanduan dan buku-buku teks rujukan
4.12 PDJ Pegawai Daerah Jasin
4.13 WP Wakil Pengurusan
4.14 PD Pegawai Dokumen
4.15 Bhg/Unit Bahagian/Unit
4.16 PPTM Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
4.17 PT Pembantu Tadbir
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 7/12
5.0 PROSES KERJA
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PDJ/WP/Ketua Unit yang berkaitan
5.1 Penyediaan Dokumen
5.1.1 Kenalpasti keperluan dokumen
5.1.2 Sediakan dokumen yang telah ditetapkan dan borang-borang berkaitan dengan prosedur tersebut yang disenaraikan di bahagian lampiran.
5.1.3 Beri kod kepada dokumen tertentu.
i)
ii)
Manual Kualiti : PDTJ/MK-01
PDTJ – Pejabat Daerah Dan
Tanah Jasin
MK – Manual Kualiti
Prosedur Kualiti Teras : PDTJ/PK(T) -00
PK - Prosedur Kualiti Khusus
PDTJ/TANAH/PK-00 PDTJ/DAFTAR/PK-00 PDTJ/HASIL/PK-00 PDTJ/PEMB./PK-00 PDTJ/TADBIR/PK-00 PDTJ/TADBIR/PK-00 PDTJ/IT/PK-00
00 - Bilangan Prosedur Kualiti
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 8/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PDJ/WP/Ketua Unit
iii) Prosedur Kualiti : PDTJ/Unit/PK-00
PDTJ - Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin PK - Prosedur Kualiti Unit - Kod Unit yang berkaitan
T - Teras
K - Khusus
00 - Bilangan Prosedur Kualiti
iv)
Arahan Kerja : PDTJ/Unit/PK-00/AK-00 PDTJ – Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin AK - Arahan Kerja Unit - Kod Unit yang berkaitan AK-00 – Bilangan Arahan Kerja
v) Borang : PDTJ/Unit/PK-00/B-00 PDTJ – Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin Unit - Kod Unit yang berkaitan 00 - Bilangan Borang
5.1.4 Kemukakan dokumen dan borang berkaitan dengan prosedur tersebut untuk kelulusan.
i) Pegawai Daerah - Manual Kualiti
ii) Wakil Pengurusan - Prosedur Kualiti
iii) Ketua Unit - Arahan Kerja
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 9/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PDJ/WP/Ketua Unit
PPTM
5.1.5 Semak dan beri kelulusan dengan menandatangani dokumen dan borang berkaitan.
i) Jika tidak bersetuju, arah pegawai
berkenaan untuk buat pembetulan
5.1.6 Selepas dapat kelulusan, ‘softcopy’ dokumen yang telah siap atau dipinda akan diserahkan kepada PTM untuk dimasukkan ke dalam sistem.
5.2 Pendaftaran Dokumen
5.2.1
Daftarkan dokumen-dokumen kualiti dalam Senarai Induk Dokumen(PDTJ/PK(T)-04/R3)
5.2.2 Senaraikan Dokumen Rujukan
PD
i) Kemukakan Senarai Dokumen Rujukan (PDTJ/PK-04/R4) yang khas/spesifik di bilik Penolong Pegawai Tadbir (M&K)
ii) Kemukakan senarai yang dikemaskini apabila perlu.
5.3 EDARAN
PT 5.3.1 Selepas segala maklumat telah dimasukkan ke dalam sistem, keluarkan memo untuk dimaklumkan kepada Senarai Edaran.
5.3.2 Segala cetakan daripada sistem akan menjadi SALINAN TIDAK TERKAWAL dan tidak perlu dicopkan dengan SALINAN TERKAWAL.
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 10/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PD 5.4 Simpan rekod senarai edaran tersebut.
PD 5.5 Pindaan Dokumen
PD
5.6 Terima cadangan pindaan dari ketua unit /pemegang dokumen/ketua juruaudit melalui borang PDTJ/PK(T)-04/R6
PD
5.7 Kemukakan dokumen dan borang berkaitan dengan prosedur tersebut untuk kelulusan di dalam MKSP atau Mesyuarat Pengurusan Jabatan.
5.8 Jika mendapat kelulusan, buat pindaan berikut:
5.8.1 Jika ada pindaan pada dokumen kualiti:-
PD
i) buat pindaan dalam muka surat berkaitan
ii) catat butir-butir pindaan dalam ‘REKOD PINDAAN DOKUMEN” PDJ.179/61/14
iii) Catat Tarikh Kuatkuasa Pindaan Dokumen Kualiti yang baru serta beri tambahan bilangan Nombor Pindaan yang baru setiap kali dokumen kualiti dipinda.
iii) buat keluaran baru
5.8.3 Dapatkan tandatangan dari pegawai yang diberi kuasa untuk beri kelulusan di salinan ‘REKOD PINDAAN”
5.8.4 Daftar dalam Senarai Induk Dokumen
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 11/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PD
5.8.5 Edarkan memo kepada Senarai Edaran
dan dapatkan akuan penerimaan serta simpan rekod tersebut.
5.8.6 Lupuskan semua dokumen lama dan hanya simpan satu salinan yang dicopkan
“ BATAL“.
5.8.7 Kemaskini senarai dokumen kualiti yang “BATAL”.PDTJ/PK(T)-04/R7
5.8.8 Komunikasi Dalaman
Beritahu kepada semua Unit berkaitan yang menggunakan prosedur tersebut tentang pindaan dan mengemaskini prosedur berkaitan.
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
KAWALAN DOKUMEN
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 04
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 02
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 23 OKTOBER 2012
MUKASURAT : 12/122
6.0 REKOD KUALITI
BIL
NO. RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH
SIMPANAN
6.1 PDJ.179/61/14 Pindaan-pindaan Dokumen Kualiti 5 Tahun
6.2 PDJ.179/61/15 Dokumen-dokumen Kualiti Dibatalkan 5 Tahun
6.3 PDTJ/PK(T)-04/R1 Senarai Kod Unit 5 Tahun
6.4 PDTJ/PK(T)-04/R2 Senarai Kod Arahan Kerja 5 Tahun
6.5 PDTJ/PK(T)-04/R3 Senarai Induk Dokumen 5 Tahun
6.6 PDTJ/PK(T)-04/R4 Senarai Dokumen Rujukan 5 Tahun
6.7 PDTJ/Pk(T)-04/R5 Senarai Edaran Terkawal 5 Tahun
6.8 PDTJ/PK(T)-04/R6 Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti 5 Tahun
6.9 PDTJ/PK(T)-04/R7 Borang Rekod Pembatalan Dokumen Kualiti 5 Tahun