SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI MS ISO 9001:2008

SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI SELANGOR

PROSEDUR KUALITI

PK 07

PENGURUSAN MESYUARAT

PK07 SPSK JPNSel

2 / 3

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bilangan 2 Tahun 1991.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua sekolah di Negeri Selangor dalam mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang dua pertiga dan ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang munasabah.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti 3.2 Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bilangan 2/1991

4. DEFINISI Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat. Setiausaha : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat. Ahli : Anggota organisasi yang terlibat dalam sesuatu jawatankuasa. PKPA : Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam 5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PERANTARA

Pengerusi / Setiausaha

Pengerusi

Setiausaha

1. Menentu dan mengeluarkan surat panggilan

mesyuarat kepada ahli mesyuarat dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum tarikh mesyuarat, yang mengandungi maklumat berikut : a) Nama Mesyuarat b) Tarikh dan tempat Mesyuarat c) Masa mula dan masa dijangka tamat

Mesyuarat d) Agenda Mesyuarat e) Nama Pengerusi Mesyuarat f) Jenis Pakaian

2. Mempengerusikan pelaksanaan mesyuarat

berdasarkan agenda yang ditetapkan 3. Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat

berikut: a) Senarai Kehadiran b) Perkara-perkara penting yang

dibincangkan

Notis Mesyuarat/

takwim

Agenda Mesyuarat

Minit Mesyuarat

SPSK PK07-2

PK07 SPSK JPNSel

3 / 3

Setiausaha

Ahli

c) Keputusan yang dibuat

4. Menyediakan minit mesyuarat menggunakan

format minit mesyuarat. 5. Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang

Maklum balas dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat.

6. Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui. 7. Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas untuk edaran mesyuarat akan datang. 8. Memfailkan minit mesyuarat. 9. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak

mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

Minit Mesyuarat dan Borang

Maklum Balas

Borang Maklum balas

Borang Maklum

balas

Fail Mesyuarat

6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI

1. Surat jemputan mesyuarat kepada ahli-ahli

2 tahun Pejabat sekolah

2. Minit mesyuarat yang diluluskan 2 tahun Pejabat sekolah

3. Maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat

2 tahun Pejabat sekolah

4. Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada)

2 tahun Pejabat sekolah