Perniagaan Kedai Runcit

oleh Helmi pada 24 Sep 2004

6Komen

Perniagaan kedai runcit banyak tertumpu kepada urus niaga jualan secara tunai.

Pembelian barangan daripada pembekal pula ada yang dibuat secara tunai dan juga

hutang. Disebabkan ia banyak bergantung pada urus niaga secara tunai, pengawalan

hasil jualan seharian perlu dilakukan dengan teliti dan direkodkan dengan baik. Risiko

kecurian barangan serta wang tinggi apabila dibandingkan dengan perniagaan lain.

Aspek lain yang penting dalam perniagaan kedai runcit adalah pengurusan stok

barangan yang dijual. Sesebuah kedai runcit biasanya mempunyai pelbagai jenis

barangan dalam kuantiti yang banyak.

Pengurusan stok barangan yang efisien penting bagi memastikan barangan yang ingin

didapati oleh ramai pelanggan ada disediakan, dan dalam kuantiti yang sentiasa

mencukupi. Sebaliknya, barangan yang kurang mendapat sambutan seharusnya

diadakan dalam bilangan yang munasabah, sekadar tidak menghampakan segelintir

pelanggan. Pekedai harus memahami stok barangan mempunyai kesan terus kepada

untung rugi sesebuah kedai runcit.

Kajian kes di bawah mengutarakan permasalahan usahawan dalam perniagaan kedai

runcit. Kes yang sama boleh dijadikan rujukan untuk jenis perniagaan perdagangan

yang lain seperti kedai alat tulis, kedai pakaian dan lain-lain lagi.

Puan Nurin sudah beberapa tahun menjalankan perniagaan kedai runcit. Beliau

menggaji dua orang pembantu kedai yang bekerja secara giliran di sebelah siang dan

juga malam. Tiada penyediaan akaun secara sistematik dibuat. Puan Nurin

menguruskan sendiri segala dokumen yang terlibat dalam transaksi perniagaan seperti

invois yang diterima daripada pembekal dan segala bil berkaitan perbelanjaan kedai.

Bil-bil perbelanjaan seperti bil elektrik, air, telefon dan lain-lain difailkan dalam satu fail.

Puan Nurin hanya mengadakan fail untuk beberapa pembekal utama sahaja manakala

beberapa pembekal lain dicampurkan dalam satu fail. Disebabkan kesibukan melayani

pelanggan, Puan Nurin tidak mempunyai masa mengemas kini bil-bil dan ada antaranya

yang tercicir. 

Puan Nurin merasakan tidak perlu menyediakan akaun perniagaan dengan lengkap

kerana beliau berpuas hati dengan hasil yang diterimanya. Beliau tidak mempunyai

masalah membayar gaji pekerja, bil telefon, sewa kedai dan perbelanjaan lain bila tiba

masanya. Berkenaan urusan dengan pembekal, beliau tidak mempunyai masalah

kerana pembelian adalah secara hutang. Walau bagaimanapun, Puan Nurin terpaksa

bergantung pada penyata hutang yang dihantar secara bulanan oleh pembekal setiap

kali membayar hutang kerana beliau sendiri tidak mempunyai rekod yang tepat dan

dikemas kini. Jumlah keuntungan ataupun kerugian secara tepat tidak dapat diketahui

kerana penyata akaun untung rugi tidak pernah disediakan. Beliau bercadang

mengembangkan perniagaannya dan untuk itu, merancang membuat pinjaman dengan

tabung pinjaman yang disediakan kerajaan.

Puan Nurin juga tidak mempunyai senarai lengkap barangan yang terdapat dalam

kedainya. Kiraan stok barangan tidak pernah dilakukan disebabkan oleh kekurangan

pekerja dan kesibukan.

Daripada kajian kes di atas, kelemahan-kelemahan yang dikenal pasti serta kesannya

kepada perniagaan dapatlah dirumuskan seperti berikut:

Kelemahan dan kesan 1: Penyata akaun untung rugi tidak disediakan

Penyata akaun untung rugi adalah antara laporan terpenting perniagaan. Secara

umumnya, penyata ini menunjukkan sama ada perniagaan mendapat keuntungan

ataupun kerugian dalam tempoh tertentu. Kegagalan menyediakan penyata ini

menyukarkan pengukuran sebenar prestasi perniagaan dibuat, seterusnya untuk

merangka strategi yang efektif. Analisis penting seperti perbelanjaan paling tinggi

sudah tentunya tidak dapat dilakukan. Ia juga mungkin melambat-kan proses kelulusan

permohonan ataupun menggagalkan terus pinjaman yang ingin dibuat oleh Puan Nurin.

Daripada aspek percukaian pula, ketiadaan penyata ini membolehkan pihak Lembaga

Hasil Dalam Negeri membuat taksiran cukai berdasarkan jumlah yang dianggarkan.

Jumlah anggaran yang tinggi boleh mengakibatkan puan Nurin terpaksa membayar

jumlah cukai yang lebih tinggi daripada sepatutnya.

Kelemahan dan kesan 2: Bergantung pada rekod pembekal untuk mengetahui jumlah

hutang tertunggak

Pihak pembekal juga mungkin membuat kesilapan dan apabila ini berlaku, puan Nurin

terpaksa menanggung kerugian kerana beliau sendiri tiada rekod yang dikemas kini

bagi membuat perbandingan. Dalam erti kata lain, apabila pertelingkahan dengan

pembekal timbul, puan Nurin tiada rekod yang tepat bagi membuktikan kata-katanya.

Kelemahan dan kesan 3: Dokumen tidak diurus dengan baik dan sistem fail yang tidak

tersusun

Dokumen-dokumen yang tidak diurus dengan baik dan keciciran menjadikan jumlah

terkini gagal diketahui dengan pantas apabila diperlukan dan ia tidak tepat. Seterusnya,

ini menyebabkan pertelingkahan dengan pihak pembekal. Sistem fail yang tidak

tersusun pula menyukarkan rujukan. Puan Nurin perlu membuat perbandingan harga,

diskaun yang diberi dan sebagainya dalam memilih pembekal yang terbaik untuk

berurus niaga.

Kelemahan dan kesan 4: Tiada pengurusan stok yang berkesan dan efisien. Sebagai

contoh, tiada senarai lengkap stok dalam kedai, kiraan stok tidak dibuat dan tiada rekod

keluar-masuk stok disediakan.

Analisis penting tidak dapat dilakukan. Antaranya adalah analisis barangan yang

mendapat permintaan yang tinggi ataupun yang laris dijual, jumlah minimum barangan

yang perlu dipesan daripada pembekal, dan sebagainya. Ini penting kerana barangan

yang kurang laris tetapi disimpan dalam kuantiti yang banyak sebagai stok akan

merugikan. Pemesanan bagi stok baru perlu dibuat sebelum ia tiada langsung dalam

simpanan kerana penghantaran mungkin mengambil masa. Tambahan lagi, dalam

suasana persaingan yang sengit, sudah tentu pelanggan tidak ingin dikecewakan.

http://pts.com.my/berita/perniagaan-kedai-runcit

Akaun bisnes kecil cara mudah

Ramai usahawan baru atau pekerja makan gaji yang baru berjinak-jinak dengan bisnes part-time, menghubungi saya untuk bertanya mengenai bagaimana menyimpan akaun perniagaan. Mereka ini terdiri daripada peniaga kecil yang berniaga produk-produk seperti cupcake, pakaian bayi, tudung, aksesori wanita, secara kecil-kecilan sama ada online atau offline.

Pertama sekali, tahniah diucapkan kerana anda semua berani menceburkan diri ke alam perniagaan. Bukan senang nak buat perniagaan walaupun kecil. Saya menyokong niat suci anda dan mendoakan perniagaan anda berjaya.

Saya ingin menceritakan di sini bahawa penyimpanan rekod dan akaun perniagaan adalah suatu yang mudah. Tak perlu lah anda risau melampau takut diaudit oleh LHDN atau pening

kepala kerana tak pandai buat akaun. Menyimpan akaun ini boleh dilakukan walaupun perniagaan anda masih kecil, hatta jika anda menjual barang di eBay sekalipun.

Mereka (peniaga kecil) merungut kepada saya bahawa mereka pernah bertanya soalan ini kepada kawan-kawan mereka yang belajar jurusan accountancy. Para akauntan ini memberikan jawapan yang rumit mengenai sistem akaun seakan-akan peniaga ingin membuka perniagaan jutaan ringgit. Perlu ada general ledger, double entry bookkeeping system, this and that statement, etc. sehinggakan kakak yang ingin menjual tudung di ofis pun jadi takut mengenai akaun.

Saya ingin menghuraikan cara mudah menyimpan akaun dan rekod perniagaan anda. Dengan menyimpan rekod yang lengkap, anda dapat melihat perkembangan perniagaan anda dan membuat rancangan untuk mengembangkan perniagaan ke tahap seterusnya.

(DISCLAIMER: segala yang ditulis dalam entri ini adalah cadangan peribadi penulis semata-mata. Penulis tidak bertanggungjawab atas segala yang berlaku natijah daripada anda mengikuti cadangan penulis).

Berikut adalah langkah-langkah menyimpan rekod perniagaan dengan mudah, tanpa memeningkan kepala mempelajari sistem perakaunan yang susah-susah:

1. Akaun bank berasingan

Walaupun anda berniaga kecil-kecilan tanpa mendaftarkan syarikat, anda sepatutnya mengasingkan duit peribadi anda daripada duit perniagaan. Jika anda sudah mendaftarkan perniagaan (samada bentuk pemilik tunggal, perkongsian atau Sdn Bhd), maka lebih wajiblah anda membuka akaun bank untuk perniagaan dan mengasingkan wang peribadi anda daripadanya.

Jika anda tidak mendaftarkan perniagaan, buka akaun bank kedua atas nama anda untuk menyimpan tunai yang terhasil dari perniagaan anda.

Simpan semua rekod transaksi bank tersebut. Penyata bulanan bank anda adalah dokumen terpenting dalam perniagaan anda. Dengan penyata inilah anda dapat melihat tahap “kesihatan” perniagaan anda. Untuk yang nak memohon kemudahan kewangan daripada bank atau agensi kerajaan, penyata bank adalah dokumen utama yang disemak oleh pegawai pinjaman.

Adalah sangat penting anda mengasingkan duit perniagaan dengan duit peribadi. Setiap transaksi antara kedua-dua akaun tersebut mestilah dicatat. Jangan campur aduk wang peribadi dengan perniagaan. Ini adalah langkah pertama yang anda perlu ambil untuk menyimpan rekod perniagaan yang bersih.

2.  Kos inventori (Belian)

Perkara kedua yang perlu anda buat setelah membuka akaun bank ialah membeli barangan yang akan dijual atau inventori. Barangan ini boleh jadi dalam bentuk bahan mentah (tepung, gula, icing, etc jika anda membuat cupcake) atau bahan siap (contoh: beg tangan, kasut).

Rekod kesemua kos tersebut dengan lengkap: tarikh, item, kuantiti, harga, nama penjual. Itu sahaja. Pastikan anda menyimpan resit bagi semua transaksi yang anda buat.

Catat semua belian anda di dalam satu jadual (hardcopy atau Excel). Column yang perlu ada ialah tarikh, item, kuantiti, harga, dan penjual.

Saya membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai, bukannya kredit. Perniagaan kecil biasanya menggunakan tunai sahaja.

3. Jualan

Sekali lagi, saya membuat andaian kesemua jualan anda adalah dalam bentuk tunai (jika tidak, mungkin entri ini tak sesuai untuk anda). Tunai adalah “lifeblood” bagi perniagaan kecil, jadi pastikan setiap jualan anda dilangsaikan dengan tunai tanpa ada tempoh hutang.

Untuk setiap jualan, anda perlu mencatit maklumat berikut: tarikh, item, kuantiti, harga, diskaun (jika ada), nama pembeli. Pastikan setiap transaksi direkod dengan menyimpan resit atau slip pembayaran.

Catat semua jualan anda di dalam satu jadual (hardcopy atau worksheet Excel). Sekarang kita sudah ada dua jadual, Belian dan Jualan.

4. Kos-kos lain (Expenses)

Expenses ialah segala kos yang ditanggung dalam perniagaan selain daripada kos membeli bahan mentah dan menghasilkan produk siap untuk dijual. Ini termasuklah pengangkutan, postage, printing, bil elektrik/air/telefon, sewa pejabat, gaji pekerja, marketing, packaging, dan sebagainya.

Sekali lagi, saya menganggap setiap kos-kos tersebut dilangsaikan dalam bentuk tunai (sesuai untuk perniagaan

kecil). Catat setiap expenses tersebut dan rekod dalam satu jadual hardcopy atau Excel worksheet. Ini adalah jadual ketiga anda, selepas Belian dan Jualan.

5. Ambilan dan Modal

Ambilan dan Modal adalah pertukaran wang/produk antara akaun peribadi dan akaun perniagaan. Contohnya, jika anda ingin mengambil satu pasang pakaian bayi dalam inventori anda untuk digunakan oleh anak anda sendiri, ini dikira sebagai ambilan. Begitu juga jika anda ingin mengambil wang daripada akaun perniagaan untuk digunakan secara peribadi. Ini juga wajib direkod.

Modal adalah sebaliknya: menggunakan wang peribadi untuk kegunaan perniagaan, atau menggunakan perkakas peribadi untuk kegunaan perniagaan. Ini juga perlu dicatat.

Setiap duit yang bertukar tangan antara akaun peribadi dengan akaun perniagaan anda mesti dicatat, sama ada sebagai ambilan (perniagaan –> peribadi) atau sebagai modal (peribadi –> perniagaan).

_______________________________________

Sekarang kita sudah ada 5 Jadual: Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Ini sudah cukup untuk kegunaan peniaga-peniaga kecil yang membuat all-cash transaction, iaitu tiada belian atau jualan kredit, atau pinjaman.

Pastikan duit yang diterima daripada jualan dimasukkan ke dalam bank dengan kerap supaya baki bank anda melambangkan wang yang dimiliki oleh perniagaan anda dengan tepat. Sebaik-baiknya minta pembeli bank-in terus bayaran ke dalam akaun anda.

Saya pernah berborak dengan seorang taukeh kedai Mamak di KL yang memberitahu saya bahawa beliau mempunyai seorang

staff yang kerjanya pergi ke bank setiap 30 minit untuk deposit semua wang tunai yang diterima di cash register machine.

Kurangkan simpan duit dalam bentuk petty cash (di luar bank) melainkan untuk beberapa expenses yang tertentu sahaja. Menyimpan petty cash yang banyak boleh meningkatkan nafsu anda untuk mengambil duit itu untuk berbelanja untuk kegunaan peribadi. Dengan ini, tunai bisnes anda akan berkurang.

Guna cek untuk membayar bil, gaji pekerja dan supplier untuk meningkatkan aktiviti akaun bank anda. Kos sekeping cek ialah lebih kurang RM0.50.

Kadangkala anda diminta untuk memberi akaun kewangan yang lengkap untuk disemak. Akaun kewangan lengkap terdiri daripada tiga dokumen: income statement, cashflow statement, dan balance sheet. Anda akan diminta menyiapkan ketiga-tiga dokumen ini kalau anda ingin membuat pinjaman, atau ingin memohon geran.

Anda boleh membina ketiga-tiga dokumen tersebut dengan 5 Jadual yang saya huraikan tadi — Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Tak perlu pening-pening kepala, cuma tunjukkan 5 jadual tersebut kepada rakan anda yang pernah belajar accountancy, nescaya rakan anda itu boleh menghasilkan IS/CF/BS untuk perniagaan anda.

Anda seharusnya membiasakan diri anda menyimpan rekod perniagaan yang lengkap walaupun perniagaan anda masih kecil (e.g. menjadi pengedar produk atau menjual barangan di pejabat secara part-time). Dengan menyimpan rekod perniagaan, anda dapat mengkaji untung rugi perniagaan anda, disamping membolehkan anda mengembangkan perniagaan anda di masa hadapan.

Menyimpan rekod bagi perniagaan kecil adalah mudah, tak perlu degree accountancy atau pergi kursus-kursus yang mahal. Anda cuma perlu simpan 5 Jadual sahaja — Belian,

Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Semua transaksi yang penting dalam perniagaan kecil terkandung dalam kelima-lima jadual tersebut.

Jika perniagaan anda dah besar nanti, baru anda perlu fikir mengenai sistem perakaunan yang canggih-canggih. Untuk peniaga kecil, fokus untuk kembangkan perniagaan dan banyakkan cash sales anda. Gunakan sistem menyimpan rekod yang mudah dahulu.

Semoga berjaya!

http://suhaimiramly.wordpress.com/2010/09/27/akaun-bisnes-kecil-cara-mudah/

ARKIB : 13/11/2011

Kedai runcit perlu ubah sistem pengurusanBERA 12 Nov. – Pemilik kedai runcit di luar bandar serta bandar kecil seharusnya mengubah sistem pengurusan mereka supaya lebih sistematik agar mampu kekal berdaya saing pada masa depan.

Menteri Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan, Datuk Seri Ismail Sabri Yaakob (gambar) berkata, walaupun pada masa ini kerajaan boleh menyekat kemasukan syarikat-syarikat runcit dari luar negara namun satu hari nanti mungkin perkara itu tidak dapat lagi dilakukan.

“Dasar liberalisasi yang diamalkan oleh kerajaan kini membuka peluang kepada para pelabur asing yang akan menyebabkan lebih banyak pasar raya besar bakal dibuka dan ini mungkin merangkumi kawasan luar bandar suatu hari nanti.

“Mungkin ketika itu jika peruncit tidak bersedia mengubah dari segi pengurusan kedai, kewangan dan sikap, saya khuatir kita tidak mampu bersaing dengan orang luar menyebabkan ramai peniaga runcit terpaksa menutup kedai,” katanya.

Beliau berkata demikian pada sidang akhbar selepas Majlis Perasmian Kedai Tukar Koperasi Felda Sebertak Pahang Berhad dan Promosi Produk Coop 1Malaysia di Felda Sebertak di sini, hari ini.

Hadir sama, Ketua Setiausaha Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan, Datuk Mohd. Zain Mohd. Dom; Pengerusi Eksekutif Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM), Datuk Md. Yusof Samsudin dan Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) Kemayan, Mohd. Padil Osman.

Ismail Sabri yang juga Ahli Parlimen Bera berkata, pengurusan sistem kedai runcit secara konvensional gagal menarik minat golongan muda untuk menceburi bidang peruncitan sekaligus menyebabkan pihak luar berlumba-lumba mahu menakluki bidang perniagaan itu.

“Kedai runcit mungkin akan mengalami kepupusan sekiranya sistem pengurusannya tidak berubah iaitu tidak tersusun dan masih di takuk lama,” katanya.

http://www.utusan.com.my/utusan/info.asp?y=2011&dt=1113&pub=Utusan_Malaysia&sec=Dalam_Negeri&pg=dn_07.htm