Belanjawan Menguruskan Perniagaan Koperasi

Oleh: Adila HashimMKM Cawangan Selatan

Pengenalan

Perancangan yang baik dan teliti lazimnya akan menghasilkan natijah yang baik. Perancangan yang baik adalah perancangan yang didokumentasikan dan mampu diikuti oleh semua pihak yang terlibat dalam perniagaan tersebut.

Belanjawan adalah satu set dokumen yang menerangkan perancangan jangka pendek atau jangka panjang sesebuah perniagaan yang diterjemahkan dalam nilai wang. Belanjawan bukan satu penyata kewangan, tetapi lebih merupakan satu dokumen yang menunjukkan keputusan yang diharapkan bagi tahun akan datang (ramalan prestasi). Belanjawan juga berfungsi untuk membantu pihak pengurusan koperasi membelanjakan wang koperasi bagi tujuan menjalankan operasi perniagaan koperasi. Ia merupakan penyata rancangan kewangan dalam bentuk nilai wang. Penyediaan belanjawan adalah satu kaedah bagi mengenal pasti sama ada sesuatu projek atau aktiviti yang dirancang sesuai untuk dilaksanakan dan selaras pula dengan hala tuju perniagaan.

Belanjawan koperasi biasanya dibuat berasaskan kajian, pengamatan dan pengalaman. Kajian terhadap pasaran dan pengguna biasanya dibuat sebelum sesuatu perniagaan atau produk itu dihasilkan dan dijual. Pengamatan pula dibuat ke atas pesaing-pesaing perniagaan manakala pengalaman pula diperoleh daripada pencapaian sebenar pada tahun-tahun lepas. Selain itu, ia meletakkan amaun yang munasabah berdasarkan beberapa faktor dalaman dan luaran yang lain seperti perbelanjaan sebenar, perubahan harga barang-barang, perubahan ekonomi pasaran, isu semasa dan sebagainya.

Tujuan Menyediakan Belanjawan Koperasi

Antara tujuan menyediakan belanjawan adalah:

1. Untuk merancang aktiviti sesebuah perniagaan bagi satu-satu tempoh tertentu seperti bulan, suku tahunan, setengah tahun ataupun setahun.

2. Untuk menyelaraskan aktiviti-aktiviti yang berbeza supaya tidak berlaku pertindihan fungsi dan supaya matlamat dapat dicapai bersama. Penyelarasan adalah penting kerana tanpa penyelarasan akan berlaku pembaziran dalam penggunaan sumber sama ada manusia, kewangan mahupun sumber-sumber yang lain.

3. Untuk menggalakkan semua pihak bekerjasama dan berkomunikasi tentang

perancangan perniagaan dan cara-cara untuk mencapai matlamat yang telah ditentukan.

4. Untuk sentiasa menilai prestasi sesebuah koperasi dengan membandingkan prestasi sebenar dengan yang dirancang.

5. Untuk mengawal operasi dalam perniagaan supaya aktiviti-aktiviti yang berjalan sepanjang tempoh belanjawan tidak lari daripada apa yang telah ditetapkan dalam belanjawan.

6. Untuk mengambil tindakan-tindakan yang sewajarnya untuk memulihkan keadaan apabila prestasi koperasi adalah tidak memuaskan.

41Maktab Koperasi Malaysia

Ciri-Ciri Belanjawan Yang Baik

Belanjawan yang baik mestilah mempunyai ciri-ciri seperti berikut:

1. Perancangan yang dinyatakan dalam belanjawan mestilah yang boleh dicapai oleh perniagaan. Anggaran hendaklah tidak terlalu rendah atau tinggi sehingga menyebabkan penyelarasan sukar untuk dilaksanakan khususnya jika berlaku lebihan belanja pada bahagian jangkaan perbelanjaan.

2. Belanjawan yang dibuat hendaklah mengambil kira semua faktor luaran dan dalaman. Faktor dalaman merujuk kepada kekuatan dan kelemahan koperasi itu sendiri, manakala faktor luaran pula merujuk kepada peluang dan ancaman kepada perniagaan koperasi seperti persaingan, keadaan ekonomi , politik dan sebagainya.

3. Semua pihak termasuk anggota lembaga dan pihak pengurusan atau pengurus dalam setiap aktiviti perniagaan tersebut hendaklah mengambil bahagian ataupun diberi peluang menyatakan pendapat dalam penyediaan belanjawan. Jadi, belanjawan yang terhasil adalah belanjawan bersama dan bukan belanjawan anggota lembaga koperasi semata-mata.

Jika koperasi mempunyai perniagaan yang berskala besar dan mempunyai banyak aktiviti-aktiviti perniagaan, koperasi perlu menyediakan pelbagai jenis belanjawan disebabkan banyak perkara perlu dirancang dan dikawal.

Antaranya adalah belanjawan jualan, belanjawan belian, belanjawan perbelanjaan, belanjawan penyata kewangan dan sebagainya. Perniagaan kecil pula mungkin memerlukan belanjawan yang kurang terperinci selagi pemilik yakin belanjawan tersebut dapat membantu perniagaan. Tetapi dalam artikel kali ini, hanya akan menyentuh penyediaan Belanjawan Tahunan Koperasi dan Belanjawan Tunai Koperasi sahaja.

2. Menyesuaikan belanjawan dengan rancangan perniagaan

Menyediakan belanjawan semata-mata sebagai salah satu syarat dalam pengurusan kewangan koperasi tidak akan memberi sebarang makna. Belanjawan hanya berguna sebagai alat kawalan apabila ia boleh dikawal oleh pihak pengurusan dan keputusan yang diperoleh dapat membantu pihak pengurusan untuk mengambil tindakan yang wajar bagi membaiki keadaan perniagaan.

Setiap perniagaan yang dijalankan mempunyai objektif dan misi tertentu. Oleh itu, bagi memastikan pelaksanaan rancangan kewangan selaras dengan hala tuju perniagaan, langkah pertama ialah menetapkan objektif yang realistik yang sesuai dengan belanjawan rancangan perniagaan. Ini mungkin merupakan objektif jangka pendek, iaitu sesuatu yang hendak dicapai dalam tempoh belanjawan berikutnya. Atau mungkin juga merupakan objektif jangka panjang dan pada peringkat permulaan supaya pihak pengurusan mampu mencapai sebahagian daripada objektif tersebut.

3. Menyediakan anggaran belanjawan yang realistik

Membuat anggaran adalah satu proses yang amat rumit terutama bagi perniagaan bersaiz

Tip Semasa Menyediakan Belanjawan

Alat yang lazim digunakan dalam merancang kewangan perniagaan ialah belanjawan. Rancangan kewangan yang berkesan bergantung kepada kemampuan pihak tertinggi dalam koperasi dan pihak pengurusan untuk menyediakan dan seterusnya melaksanakan belanjawan-belanjawan tersebut. Tetapi, semasa memulakan proses penyediaan belanjawan tahunan koperasi, mereka perlu menetapkan perkara-perkara berikut:

1. Penyediaan belanjawan yang sesuai untuk koperasi

Belanjawan tahunan yang sesuai bagi sesebuah koperasi bergantung kepada aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh koperasi.

42

kecil dan mereka yang baru berjinak-jinak dalam dunia perniagaan. Bagi mereka yang telah lama bergiat dalam perniagaan pula, proses membuat anggaran mungkin tidak membebankan. Sekurang-kurangnya mereka boleh berpandukan kepada belanjawan tahun lepas dan meningkatkan semua angka dengan peratusan yang munasabah. Mereka juga boleh menggunakan khidmat akauntan dan pengurus aktiviti untuk membuat penyelarasan dan penyesuaian dengan keadaan semasa bagi membolehkan belanjawan baru disediakan.

Walau bagaimanapun, kaedah yang paling sesuai untuk membuat anggaran ialah dengan menjadikan rekod-rekod kewangan yang lalu sebagai garis panduan untuk menyediakan belanjawan baru. Adalah menjadi tanggungjawab pihak pengurusan untuk menyediakan rekod-rekod kewangan yang lengkap dan dikemas kini supaya proses-proses pembuatan keputusan dalam perniagaan dapat dijalankan dengan mudah.

Menurut Seksyen 58 Akta Koperasi 1993, tiap-tiap koperasi hendaklah menyenggara rekod perakaunan dan rekod-rekod lain dengan secukupnya bagi koperasi dan subsidiarinya bagi membolehkannya diaudit. Adalah menjadi satu kesalahan di bawah Seksyen 58 Akta Koperasi 1993 kepada koperasi atau pegawai koperasi sekiranya tidak menyimpan rekod-rekod kewangan koperasi dan boleh didenda apabila disabitkan, tidak melebihi 200 ribu ringgit dan boleh, sebagai tambahan, didenda harian tidak melebihi 500 ringgit bagi setiap hari kesalahan itu berterusan selepas sabitan.

4. Menganalisis faktor-faktor yang boleh menyebabkan belanjawan berubah

Semua faktor yang memberi kesan kepada belanjawan perniagaan hendaklah dikenalpasti oleh pihak pengurusan koperasi. Sebarang kemungkinan harus dikaji khususnya sekiranya belanjawan ini tidak dapat diikuti dan mungkin akan menghasilkan kesan pada perjalanan perniagaan koperasi.

Analisis ini juga sebagai langkah persediaan dan strategi sekiranya berlaku sebarang perubahan dalam belanjawan.

Antara faktor-faktor yang boleh menyebabkan belanjawan berubah adalah;

Terdapat persaingan daripada produk atau perkhidmatan yang lain.

Perubahan harga produk dan perkhidmatan yang disediakan

Promosi dan pemasaran kurang berkesan Berlaku pembaziran perbelanjaan Tidak menggunakan sumber yang ada

secara optimum Perubahan ekonomi

Jenis-jenis Belanjawan Menguruskan Perniagaan Koperasi

Terdapat pelbagai jenis belanjawan untuk menguruskan perniagaan koperasi, antaranya ialah Belanjawan Tahunan Koperasi dan Belanjawan Tunai Koperasi

1. Belanjawan Tahunan Koperasi

Belanjawan tahunan koperasi memuatkan jangkaan pendapatan dan jangkaan perbelanjaan bagi sesuatu tempoh kewangan. Jangkaan pendapatan menyenaraikan jangkaan hasil daripada semua aktiviti perniagaan dan bukan perniagaan koperasi. Penetapan amaun jangkaan ini dibuat berdasarkan pendapatan sebenar tahun sebelumnya dan mengandaikan pendapatan yang munasabah. Jangkaan perbelanjaan pula menunjukkan pecahan elemen perbelanjaan secara terperinci.

Menurut Peraturan 16 (1) Peraturan-Peraturan Koperasi 2010 menghendaki setiap koperasi untuk menyediakan belanjawan tahunan yang menunjukkan dengan jelas segala butiran pendapatan dan perbelanjaan untuk dikemukakan bagi kelulusan mesyuarat agung.

Oleh itu, anggota koperasi haruslah memahami maklumat yang terkandung

43Maktab Koperasi Malaysia

di dalam belanjawan tahunan koperasi dengan wajar. Belanjawan tahunan yang diluluskan adalah penting kerana ia akan menjadi mandat yang membenarkan pihak pengurusan koperasi membelanjakan wang koperasi bagi tujuan menjalankan operasi perniagaan koperasi.

Cara menyediakan Belanjawan Tahunan Koperasi adalah seperti berikut;