PEREKAYASAAN
NAMA JABATAN: PEJABAT DAERAH PONTIAN,
KOTA TINGGI, MERSING
NAMA LESEN: ARAK
Pendaftaran Projek : Lesen Arak
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Permohonan lesen arak mengambil masa selama 122 hari merangkumi proses permohonan, semakan dokumen, ulasan jabatan, mesyuarat Lembaga Pelesenan Arak dan pengeluaran lesen.
•Mempercepatkan tempoh kelulusan. •Mengurangkan kerenah birokrasi. •Meningkatkan dan mempercepatkan pungutan hasil negeri.
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan.
• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos pematuhan.
• Bilangan hari proses dikurangkan.
Proses: Pengeluaran lesen arak Mula: Terima permohonan Tamat: Terima Lesen Arak Dalam Skop : Pejabat Daerah Negeri Johor Luar Skop : Polis, Kastam, PBT, Kesihatan.
Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)
Fasa Mula Tamat Champion: Hj. Mohd Noorazam bin Dato’ Hj Osman Hj. Muji bin Salimon Hj. Mohd Nasir bin Abd Salam
Penubuhan Pasukan
18 jun 18 jun Ketua Projek: Zairul Adilla bin Hj Zani Joharudin bin Samion@Mingan Syed Muhammad Khalil bin Syed Ahmad
Inventori Lesen
18 jun 18 jun Penolong Projek : Norita binti Haron Norilah binti Mohamed Amin Muhammad Rafiuddin bin Abdul Jalil
Perekayasaan (BPR) 19 jun 19 jun Ahli: 1. Norliza binti Abdul Razak
Analisa Data 19 jun 21 jun 2. Noor Azwan bin Hj Abu Bakar
Cadangan Penyelesaian 19 jun 21 jun 3. Ayuha binti Yusope
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’
PERMOHONAN LESEN ARAK
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
Pembantu Tadbir
Jabatan Luar - PBT - Polis - Kastam - Kesihatan
Pegawai Daerah/
Penolong Pegawai Daerah
-Jabatan -NGO
berkaitan
Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal
1. Hantar Borang
Permohonan
4. Semak & Daftar Permohonan MP : 10m
5. Minta Ulasan Jabatan
7. Mesyuarat Lembaga Perlesenan Arak Daerah - Keputusan Mesyuarat Lulus / Tolak
MP : 60m
6. Terima Ulasan Jabatan
MP : 15M
8. Maklum Keputusan kepada Pemohon
MP : 240m
10. Lesen dikeluarkan MP : 15m
9. Bayaran Lesen / Terima
Resit
MM: 480m
MM: 28800m
MM: 5 M
MM: 10m
MM: 1440m
3. Pegawai Daerah minitkan kepada PT
MP : 5 M
2. Terima dan serah kepada
Pegawai Daerah MP : 10m
MM: 5 M
MM: 19200 M
Value Analysis of Process
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
No. Pelaksana
Value Analysis (Tandakan / ) Masa
Proses Masa
Menunggu Masa
Diambil
VA BVA NVA minit minit minit
1 Hantar Borang Permohonan / 0 0 0
2 Terima dan serah kepada Pegawai Daerah
PT 10 5 15
3 Pegawai Daerah minitkan kepada Pembantu Tadbir
DO 5 5 10
4 Semak Dan Daftar Permohonan PT / 10 480 490
5 Minta Ulasan Jabatan / 0 28800 28800
6 Terima Ulasan Jabatan DO/ADO / 15 19200 19215
7 Mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Pelesenan Arak DO/ADO / 60 10 70
8 Maklum Keputusan Kepada Pemohon PT / 240 1440 1680
9 Bayar Lesen Dan Terima Resit Bayaran / 0 0 0
10 Lesen DiKeluarkan PT / 15 1440 1455
Total 355 51380 51735
Proses Kerja Semasa (As-Is) (Cadangan
Penambahbaikan)
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
Pembantu Tadbir
.
Jabatan Luar - PBT - Polis - Kastam - Kesihatan
Pegawai Daerah/
Penolong Pegawai Daerah
-Jabatan -NGO
berkaitan
1. Hantar Borang
Permohonan
4. Semak & Daftar Permohonan MP : 10m
5. Minta Ulasan Jabatan
7. Mesyuarat Lembaga Perlesenan Arak Daerah - Keputusan Mesyuarat Lulus / Tolak
MP : 60m
6. Terima Ulasan Jabatan
MP : 15M
8. Maklum Keputusan kepada Pemohon
MP : 240m
10. Lesen dikeluarkan MP : 15m
9. Bayaran Lesen / Terima
Resit
MM: 480m
MM: 28800m
MM: 19200 M
MM: 10m
MM: 1440m
3. Pegawai Daerah minitkan kepada
PT MP : 5 M
2. Terima dan serah kepada
Pegawai Daerah MP : 10m
MM: 5 M
Aktiviti 4 & 5 digabungkan
Mesyuarat diadakan 5 hari bekerja selepas
permohonan diterima
MM: 5 M
• Aktiviti 2 : Notis
Mesyuarat Lembaga
Perlesenan.
• Aktiviti 1 : Hantar
borang permohonan,
semak dan daftar
permohonan
(e-lesen). Permohonan
terus kepada jabatan-
jabatan berkaitan
• Aktiviti 3 :
Keputusan
melalui online.
• Aktiviti 4
: Bayaran
secara
online.
Aktiviti 1,2 & 3 digabungkan
PROSES ‘TO BE’
PERMOHONAN LESEN ARAK
Pelaksana
Aktiviti
Pemohon
Pembantu Tadbir
.
Jabatan Luar - PBT - Polis - Kastam - Kesihatan
Pegawai Daerah/
Penolong Pegawai Daerah
-Jabatan -NGO
berkaitan
Proses Kerja Semasa (To-Be) (Cadangan
Penambahbaikan)
1. Hantar Borang
Permohonan online
5. Mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Perlesenan Arak Daerah - Keputusan Mesyuarat secara on-line (Lulus / Tolak)
MP : 60m
3. Ulasan Jabatan
Kemaskini fail dan sistem
MP : 5m
7. Membuat pembayaran online
& cetak lesen
MM: 0 m
Mesyuarat diadakan 5 hari bekerja selepas
permohonan diterima
2. Maklum tentang tempoh ulasan dan
mesyuarat MP : 10m
4. Terima ulasan, sediakan minit untuk
mesyuarat MP : 10m
MM: 960 m
6. Kemaskini keputusan mesyuarat secara online dan mohon pembayaran
MP : 10m
MM: 10 M
Barkod keselamatan dicetak pada setiap lesen yang
dikeluarkan
MM: 480 m
Value Analysis of Process
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
No. Pelaksana
Value Analysis (Tandakan / ) Masa
Proses Masa
Menunggu Masa
Diambil
VA BVA NVA minit minit minit
1 Hantar Borang Permohonan online / 0 0 0
2 Maklum tentang tempoh ulasan dan mesyuarat
PT 10 0 10
3 Ulasan Jabatan
DO 0 1440 1440
4 Terima ulasan, sediakan minit untuk mesyuarat PT / 10 480 490
5 Mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Perlesenan Arak Daerah / 60 10 70
6 Kemaskini keputusan mesyuarat secara online dan mohon pembayaran 10 0 10
7 Membuat pembayaran online & cetak lesen DO/ADO / 0 0 0
Total 90 1930 2020
PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS
PENSIJILAN LESEN ARAK
No. Perkara Sebelum Selepas %
Penambahbaikan
1. Kecekapan kerja 0.69 % 4.46% 546.37
2. Masa keseluruhan proses
108 hari 5 hari 95.37
3. Bilangan Aktiviti 10 6 40
Perbandingan Sebelum dan Selepas
RINGKASAN PENEMUAN
PENSIJILAN LESEN ARAK
Lesen Arak
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)
Seksyen 35 & Peraturan 11 (1) AKTA KASTAM DAN EKSAIS DIRAJA 1976
sama -
2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)
122 hari 5 hari -
3. Caj/bayaran - Borang - Proses - Kelulusan
-Rumah Awam Kelas 1 : RM 1,320.00 -Rumah Awam Kelas 2 : RM 960.00 -Rumah Awam Kelas 3 : RM 660.00 -Rumah Bir : RM 660.00 -Arak Runcit : RM 420.00 -Arak Borong : RM 540.00
Sama -
4. Nama Borang •Contoh
Borang Permohonan e-Lesen Sama Submission on-line
5. Tempoh sahlaku 1 tahun Sama -
6. Pembaharuan 3 Bulan sebelum tamat tempoh Sama -
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Arak
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
7. Agensi yang dirujuk
a) Pihak Berkuasa Tempatan b) Polis c) Kesihatan d) Kastam
Sama -
8. Keperluan Dokumen Sokongan
a) 6 Salinan Kad Pengenalan b) 6 Salinan Memorandum dan Artikel
Persatuan dan Borang 49 c) 6 Salinan SSM/Lesen Perniagaan d) 6 Salinan Pelan Lantai e) 6 Salinan Pelan Lokasi f) 6 Salinan Premis Perniagaan g) 6 Salinan Perjanjian Sewa dengan
Pemilik Bangunan/Tanah/Kedai h) Gambar Premis bahagian luaar, 3 susut
bahagian dalam, bahagian kiri dan bahagian kanan
i) 2 keping gambar pemohon berukuran pasport
j) 2 jenis keratan akhbar iklan arak
Sama -
9. Kaedah Permohonan Online e-Lesen Sama Penambahbaikan sistem
sedang dijalankan
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
7 WASTES ISU CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Correction Pembaziran kos dan masa Mengurangkan kos dan menjimatkan masa
2. Overprocessing Karenah birokrasi Proses kerja tidak berulang
3. Overproducing Penggunaan kertas dan
tandatangan Pegawai
Pengurangan kertas dan tandatangan berkurang kerana penggunaan
secara on-line
4. Waiting Menunggu Ulasan Jabatan Ulasan jabatan dimajukan serentak pada hari permohonan diterima
5. Transportation Kaedah Makluman Keputusan diperolehi secara dalam talian (on-line)
6. Inventory Lesen Manual e-Lesen
7. Motion Semakan Keputusan dan
Bayaran Lesen Secara on-line
8. Others (specify)
ISU DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN