pengurusan & pentadbiran kontrak...

PENGURUSAN & PENTADBIRANKONTRAK

(BEKALAN/PERKHIDMATAN)

PENGURUSAN PEROLEHAN

3Pengurusan PerolehanR

AN

CA

NG

PLAN

LAK

SAN

A

OPERATEP

AN

TAU

MONITOR

KA

WA

L

CONTROL

SKOP

Surat Niat

Surat Setuju Terima

Kontrak Formal

Bon Pelaksanaan

Denda

Tolakan (Set Off)

Tanggungan Kecacatan

Bayaran Pendahuluan

Bayaran Kemajuan

Perubahan dan PerlanjutanTempoh Kontrak

Penamatan Kontrak

Isu-isu Pentadbiran Kontrak

Pentadbiran KontrakBerkesan

SURAT SETUJU TERIMA (SST)PESANAN KERAJAANINDEN KERJA

6LATAR BELAKANG(1PP – PK 4.2)

MOF mendapati terdapat keperluan untukmenyemak semula pemakaian SST berikutanwujudnya pelanggaran yang serius dalampentadbiran kontrak

Menambahbaik kandungan dan kaedahpemakaian SST bagi memastikan kepentinganKerajaan terpelihara

7DEFINISI(1PP – PK 4.2)

Surat Setuju Terima (SST)

• Surat rasmi yang memaklumkan penerimaan tanpa bersyarat daripadaKerajaan ke atas tawaran yang dikemukakan oleh syarikat

Pesanan Kerajaan

• Satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaankepada syarikat untuk memesan bekalan atau perkhidmatan

Inden Kerajaan

• Satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaankepada kontraktor untuk melaksanakan perolehan kerja . Semuaagensi hendaklah menggunakan Inden Kerajaan untuk perolehankerja dan TIDAK DIBENARKAN menggunakan Pesanan Kerajaan

8

ELEMEN PEWUJUDAN SESUATU

IKATAN KONTRAK(1PP – PK 4.2)

i. Syarat-syarat am kontrak; dan

ii. Syarat-syarat khas yang

dipersetujui oleh kedua-dua pihak

jika berkaitan.

TAWARAN (OFFER)

PENERIMAAN (ACCEPTANCE)

BALASAN (CONSIDERATION)

NIAT (INTENTION)

KETENTUAN (CLARITY)

KEUPAYAAN (CAPACITY)

9SURAT NIAT(1PP – PK 4.2)

Sekiranya kerajaan berhasrat untuk menerima tawaransesebuah syarikat tetapi masih memerlukan rundingan lanjutatau pengubahsuaian ke atas tawaran asal syarikat.

Ikatan kontrak masih belum terwujud

Agensi adalah DILARANG untuk mengarahkan syarikat melaksanakan apa-apa bekalan/perkhidmatan/kerja awalan melalui quantum meruit berdasarkan prinsip pemulihan ganti rugi. Sekiranya berlaku – tindakan surcaj/ tatatertib dan pembayaran dilaksanakan melalui AP59

Format Surat Niat

10SURAT SETUJU TERIMA(1PP – PK 4.2)

Syarat

• Dikeluarkan kepada syarikat

yang berjaya secepat mungkin

Sebaik sahaja keputusan PBM

diperolehi dan dalam tempoh

sah laku tender/ sebut harga.

01 02

Syarat

Dalam keadaan dokumen kontrak

telah sempurna dan siap untuk

ditandangan, kontraktor boleh

diminta untuk hadir ke pejabat

bersama saksinya secara bertulis

untuk terus menandatangani

kontrak.

SST TIDAK PERLU

DIKELUARKAN

03

Syarat

Agensi juga hendaklah

memastikan sebelum SST

ditantangani, perkara-perkara

berikut hendaklah dipatuhi :

1) Syarikat yang ingin dilantik

bebas daripada sebarang

tindakan undang-undang;dan

2) Peruntukan bagi perolehan

tersebut adalah mencukupi

sebelum SST dikeluarkan &

tidak melebihi syiling

peruntukan yang ditetapkan.

04

Sifat•Ikatan kontrak wujud apabila

SST telah ditandatangani dan

dikembalikan oleh petender.

•Dokumen perundangan sah

dan merupakan sebahagian

daripada perjanjian kontrak.

11

FORMAT PIAWAI SST(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

LAMPIRAN FORMAT SST DENGAN DOKUMEN KONTRAK

Lampiran 1

(Bekalan)

SST Bagi Perolehan Bekalan Untuk Syarikat Yang Belum

Berdaftar dengan JKDM di bawah Akta GST 2014

Lampiran 2

(Bekalan)

SST Bagi Perolehan Bekalan Untuk Syarikat Yang Diberi

Pelepasan Di Bawah Perintah GST (Pelepasan) 2014

Lampiran 3

(Bekalan)

SST Bagi Perolehan Bekalan Untuk Syarikat Yang Telah


Lampiran 4

(Perkhidmatan)

SST Bagi Perolehan Perkhidmatan Untuk Syarikat Yang

Belum Berdaftar dengan JKDM di bawah Akta GST 2014

Lampiran 5

(Perkhidmatan)

SST Bagi Perolehan Perkhidmatan Untuk Syarikat Yang Telah


Lampiran 6

(Kerja)

SST Bagi Perolehan Kerja Untuk Syarikat Yang Belum


Lampiran 7

(Kerja)

SST Bagi Perolehan Kerja Untuk Syarikat Yang Telah


12

KUASA MENANDATANGANI SST(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

AKTA KONTRAK KERAJAAN 1949

SEKSYEN 2

“ Semua kontrak yang dibuat di Malaysia bagi pihak

Kerajaan hendaklah, jika diturunkan secara bertulis,

dibuat atas nama Kerajaan Malaysia dan akan

ditandatangan oleh Menteri atau oleh mana-mana

pegawai awam yang diberi kuasa dengan sewajarnya

secara bertulis oleh Menteri, sama ada khususnya

dalam mana-mana hal tertentu atau amnya bagi semua

kontrak di bawah suatu nilai yang tertentu dalam

jabatannya atau selainnya sebagaimana dinyatakan

dalam pemberian kuasa itu”.

13KUASA MENANDATANGANI SST(1PP – PK 4.2)

Syarat

• Agensi hendaklah memastikan

hanya pegawai awam yang

telag diturunkan kuasa secara

bertulis di bawah Seksyen 2,

Akta Kontrak Kerajaan 1949

menandatangani kontrak

01 02

Syarat

Bagi pihak syarikat pula, Agensi

hendaklah memastikan hanya

penama dalam sijil pendaftaran

MOF, CIDB, PUKONSA & UPKJ

sahaja yang menandatangani

Surat Akuan Penerimaan SST dan

DK

03

Syarat

Pegawai yang tidak diberi

penurunan kuasa untuk

menandatangani kontrak atau

menandatangani kontrak melebihi

had nilai penurunan kuasa oleh

Menteri boleh dikenakan tindakan

tatatertib

04

Sifat• Menteri boleh mewakilkan

secara bertulis kepada mana-

mana pegawai awam untuk

menandatangani kontrak bagi

pihak Kerajaan berdasarkan

had nilai yang ditetapkan.

14

HAD NILAI PEROLEHAN BAGI SST(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

Perolehan Bukan Bermasa Perolehan Bermasa

Jenis

Perolehan

≤ RM 20k > RM 20k hingga

RM500k

>RM500k Semua Nilai

Bekalan &

Perkhidmatan

• Pesanan

Kerajaan

• Format di

Lampiran

9

a) SST tanpa DK

b) Syarat penting yang

tidak dinyatakan

dalam format piawai

SST hendaklah

dimasukkan dengan

jelas ke dalam

Dokumen Sebut

Harga (Borang Q)

c) SST hendaklah

berdasarkan format

piawai (P8.1)

d) Bagi perolehan yang

rumit, Agensi boleh

menyediakan DK

terperinci demi

menjaga

kepentingan

Kerajaan

a) SST disusuli

dengan DK yang

telah lengkap

dalam tempoh 4

bulan selepas

SST ditandangan

balas oleh

syarikat

b) SST hendaklah

berdasarkan

format piawai

(P3.2)

c) SST serta

lampiran-

lampirannya

hendaklah

dijadikan

sebahagian

daripada DK

tersebut

a) SST & disusuli

dengan DK yang

telah lengkap

dalam tempoh

empat (4) bulan

selepas SST

ditandangan balas

oleh syarikat

b) SST hendaklah

berdasarkan

format piawai

(P3.2)

c) SST serta

lampiran-

lampirannya

hendaklah

dijadikan

sebahagian

daripada DK

tersebut

15

HAD NILAI PEROLEHAN BAGI SST(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

Perolehan Bukan Bermasa Perolehan Bermasa

Jenis

Perolehan

≤ RM 20k > RM 20k

hingga

RM500k

>RM500k Semua Nilai

Kerja • Inden Kerajaan

• Format di Lampiran 15

a) SST dan disusuli

dengan DK yang

telah lengkap dalam

tempoh 4 bulan

selepas SST

ditandangan balas

oleh syarikat

b) SST hendaklah

berdasarkan format

piawai (P3.2)

c) SST serta lampiran-

lampirannya

hendaklah dijadikan

sebahagian daripada

DK tersebut

a) SST & disusuli

dengan DK yang

telah lengkap dalam

tempoh empat (4)

bulan selepas SST

ditandangan balas

oleh syarikat

b) SST hendaklah

berdasarkan format

piawai (P3.2)

c) SST serta lampiran-

lampirannya

hendaklah dijadikan

sebahagian

daripada DK

tersebut

* DK – Dokumen Kontrak

16HAD NILAI PEROLEHAN BAGI SST(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

Maksud Perolehan Bukan Bermasa

• Perolehan yang mana pembayarankepada syarikat adalah dibuatsekali sahaja iaitu setelah obligasiselesai (one-off payment); atau

• Perolehan yang mana tempohkontrak adalah kurang daripada 4 bulan

17

SST TANPA DOKUMEN KONTRAK

(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

SST tanpa dokumen kontrak HANYA DIBENARKAN bagi perolehanbukan bermasa untuk bekalan dan perkhidmatan bukan perundingbernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM 500,000 sahaja.

Syarat penting yang tidak dinyatakan dalam format piawai SST hendaklah dimasukkan dengan jelas ke dalam Dokumen Sebut Harga(Borang Q)

Namun, bagi projek yang kompleks, Agensi masih boleh menyediakanDK terperinci demi menjaga kepentingan Kerajaan

Oleh itu, AP 176.1 mengenai kontrak formal adalah DIKECUALIKAN bagiSST Tanpa Dokumen Kontrak.

18

SST TANPA DOKUMEN KONTRAK

FORMAT PIAWAI(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

LAMPIRAN FORMAT SST DENGAN DOKUMEN KONTRAK

Lampiran 10

(Bekalan)

SST Bagi Perolehan Bekalan Untuk Syarikat Yang Belum


Lampiran 11

(Bekalan)

SST Bagi Perolehan Bekalan Untuk Syarikat Yang Diberi

Pelepasan Di Bawah Perintah GST (Pelepasan) 2014

Lampiran 12

(Bekalan)

SST Bagi Perolehan Bekalan Untuk Syarikat Yang Telah


Lampiran 13

(Perkhidmatan)

SST Bagi Perolehan Perkhidmatan Untuk Syarikat Yang

Belum Berdaftar dengan JKDM di bawah Akta GST 2014

Lampiran 14

(Perkhidmatan)

SST Bagi Perolehan Perkhidmatan Untuk Syarikat Yang Telah


19

KONTRAK FORMAL(AP. 176.1, 1PP – PK 4/2013, Perenggan 1)




jika berkaitan.

Kandungan

• Syarat-syarat am kontrak; dan

• Syarat-syarat khas yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak jika berkaitan.

Punca Kuasa

• Kontrak ditandatangani oleh Menteri atau pegawai yang diberi kuasa oleh Menteri yang berkenaan selaras Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973).

Syarat

• Dalam tempoh sebulan selepas kontrak ditandatangani, satu salinan kontrak hendaklahdiedarkan kepada Akauntan Negara atau Akauntan atau Bendahari Negeri manaberkenaan.

• Setiap kontrak hendaklah menjaga kepentingan dan dasar-dasar Kerajaan. Formatperjanjian yang telah disemak dan diluluskan oleh Peguam Cara atau PenasihatUndang-undang hendaklah digunakan.

• Agensi Kerajaan hendaklah sentiasa mengawasi prestasi kontrak. Tindakansewajarnya hendaklah diambil jika kontraktor gagal memenuhi obligasi di bawahkontrak.

20

KONTRAK FORMAL(AP. 176.1, 1PP – PK 4/2013, Perenggan 1)




jika berkaitan.

Klausa-klausa yang perlu diberikan perhatian:

• Bon pelaksanaan;

• Waranti atau kualiti barangan;

• Jadual penghantaran atau tempoh siap;

• Tempoh tanggungan kecacatan;

• Bayaran pendahuluan;

• Bayaran kemajuan;

• Perlanjutan atau perubahan kontrak;

• Syarat perubahan harga;

• Ganti rugi kelewatan (LAD);

• Set-off;

• Penamatan kontrak; dan

• Klausa-klausa lain.

BON PELAKSANAAN

22

BON PELAKSANAAN(1PP – PK 4.2)

a. Maksud

Suatu aku janji tidak bersyarat oleh sesuatu institusi kewangan yang

dibenarkan oleh MOF untuk membayar kepada Kerajaan suatu amaun

tertentu atas tuntutan Kerajaan sekiranya syarikat tidak atau gagal

mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak.

(Format : Lampiran 19)

d. Pelepasan

setelah obligasi kontrak selesai

keluarkan surat pelepasan (letter of discharge) – Format :Lampiran 20

boleh dilepaskan lebih awal sekiranya Agensi berpuas hati segala

obligasi kontrak telah selesai dan tiada sebarang tuntutan yang akan

dibuat.

c. Syarat dan Pengesahan

Hanya dikenakan bagi semua kontrak bermasa dan one-off yang bernilai

melebihi RM 200,000.

Item ini boleh digugurkan dalam SST sekiranya ia tidak berkaitan

(contohnya : bagi perolehan yang bernilai RM 200,000 dan ke bawah)

Membuat semakan dengan bank/syarikat kewangan/insurans mengenai

kesahihan Bon Pelaksanaan

Sekiranya ada kes pemalsuan – membuat laporan polis kerana ini

merupakan kes jenayah. Ketua Agensi juga perlu lapor segera kepada

Perbendaharaan

b. Tempoh Sah Laku

Dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi

terakhir, mengikut mana yang terkemudian.

23BENTUK BON PELAKSANAAN

Jaminan Bank

Jaminan

Insurans

Jaminan

Syarikat

Kewangan

Jaminan

Bank Islam

Jaminan

Takaful

Jaminan Bank

Pembangunan

Malaysia Berhad

& SME Bank

Wang Jaminan Pelaksanaan – Hanya

Untuk Kontrak Perolehan Kerja!

24KADAR BON PELAKSANAAN

RM 200,000 – RM 500,000 RM 500,000

5% daripada jumlah

harga kontrak bagi

kontrak yang bernilai

melebihi RM500,000

Syarat- syarat lain

Bagi kontrak bermasa yang berkuat kuasa 2 tahun

atau lebih, peratusan perkiraan bon dikira mengikut

nilai kontrak satu (1) tahun sahaja. Walau

bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang

dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi

keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

2.5% daripada jumlah

harga kontrak bagi

kontrak yang bernilai

RM200,000 hingga

RM500,000

25

CONTOH PENGIRAAN KADAR

BON PELAKSANAAN

Contoh 1 (Bekalan/ Perkhidmatan)

(i) Tempoh Kontrak : 3 tahun

(ii) Nilai Kontrak : RM 4.5 juta

(iii) Kadar Bon : 5%(berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM1.5 juta)

(iv)Jumlah (RM1.5 juta X 5%)

= RM75,000.00

Contoh 2 (Bekalan/ Perkhidmatan)

(i) Nilai Kontrak : RM 800,000.00

(ii) Tempoh Kontrak : 2 tahun

(iii) Kadar Bon : 2.5%(berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM400,000.00)

(iv) Jumlah (RM400,000.00 X 2.5%)

= RM10,000.00

(bukan RM800,000 X 5%=RM40,000 atau RM400,000 X 5%

=RM20,000)

Nilai

Perolehan

Kadar Bon

Pelaksanaan

>RM 200k

hingga

RM500k


harga kontrak

>RM500k 5% daripada jumlah

harga kontrak

Nilai Perolehan Kadar Bon

Pelaksanaan

sehingga

RM500k setahun


harga kontrak

>RM500k

setahun

5% daripada jumlah

harga kontrak

Kontrak One-Off Kontrak Bermasa

DENDA/ GANTIRUGITOLAKAN (SET-OFF)TANGGUNGAN KECACATAN

27

KENAAN DENDA/ TOLAKAN/ LAD

Sebaik sahaja arahan

dikeluarkan oleh Agensi

untuk memulakan

pembekalan/

perkhidmatan, syarikat

hendaklah

melaksanakannya

mengikut jadual dan

spesifikasi yang telah

ditetapkan.

Sebarang kegagalan

syarikat dalam

mematuhi perkara

tersebut

(lewat/gagal/kurang

kualiti atau lain-lain)

boleh mengakibatkan

tindakan diambil ke

atas syarikat

Tindakan yang boleh

diambil oleh Agensi

setelah SST dikeluarkan

walaupun ketiadaan DK :

pengenaan LAD, Denda

atau Tolakan mengikut

formula yang telah

ditetapkan oleh Agensi di

Butiran Kontrak di

Lampiran A dalam SST

(1PP – PK 4.2, Perenggan 9.10)

28

DENDA/ GANTIRUGI YANG DITENTUKAN DAN DITETAPKAN

Syarat 1

Jika kontraktor gagal

memenuhi obligasi

kontrak, denda

hendaklah dituntut dari

kontraktor.

Syarat 2

Jika kontraktor gagal

membayarnya, denda

hendaklah dituntut dari

bayaran kemajuan/sebarang

baki bayaran yang kontraktor

berhak menerima.

Syarat 3

Sekiranya ini tidak

dapat dilakukan

tuntutan hendaklah

dibuat daripada bon

pelaksanaan.

Syarat 4

Agensi adalah

disarankan untuk

memasukkan

perkara ini di dalam

Arahan Penyebut

Harga/ Petender

semasa pelawaan

dibuat bagi

memastikan

penyebut harga/

petender

memahami syarat

tersebut dengan

jelas

29

CONTOH DENDA

BEKALAN & PERKHIDMATAN(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

Bil. Kontrak Jenis Denda

1. Bekalan

Cth :peralatan akademik,

Peralatan sukan, alat ganti

ICT, toner pencetak, kertas

A4 dll

• Jika syarikat lewat menyerahkan peralatan dalam tempoh masa

yang ditetapkan, Kerajaan boleh menerima peralatan tersebut dan

mengenakan bayaran berdenda kepada syarikat mengikut formula

berikut:

• V(T+D) x 5%

T

2. Bekalan

Cth :peralatan akademik,

Peralatan sukan, alat ganti

ICT, toner pencetak, kertas

A4 dll

• Setelah penerimaan peralatan sempurna dan didapati peralatan

rendah kualiti daripada spesifikasi, Kerajaan boleh meminta syarikat

menggantikan peralatan tersebut dalam tempoh yang ditetapkan

oleh Kerajaan.

• Kerajaan akan mengenakan denda sebanyak 1% daripada harga

peralatan itu pada setiap 7 hari bekerja kelewatan tetapi tidak

melebihi 5% daripada harga peralatan tersebut

3. Bekalan

Cth : bahan mentah, basah

dan kering

• Bagi barang-barang makanan yang tidak diserahkan setelah

dipesan, Kerajaan berhak membeli daripada punca lain dan syarikat

hendaklah membayar kos perbelanjaan memperolehi barang-

barang makanan yang lebih daripada harga di dalam Perjanjian ini

dan Kerajaan juga boleh mengenakan denda sebanyak 10% dari

nilai barang-barang makanan yang dipesan itu atau RM500.00

mengikut mana yang kurang.

V : Nilai harga peralatan yang lewat dibekalkan

T : Tempoh bekalan mengikut kontrak dalam hari

D : Bilangan hari yang lewat

30

CONTOH DENDA(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.


4. Perkhidmatan

Cth : sewaan peralatan ICT

• Jika syarikat lewat menyerahkan peralatan dalam tempoh masa

yang ditetapkan, Kerajaan boleh menerima peralatan tersebut dan

mengenakan bayaran berdenda kepada syarikat sehingga peralatan

tersebut sedia untuk digunakan di premis yang ditentukan oleh

Kerajaan seperti formula denda berikut:

• A x B x C x 1%

5. Perkhidmatan

Cth : sewaan peralatan ICT

• Setelah penerimaan peralatan sempurna dalam tempoh sewaan,

Kerajaan berhak mengenakan denda sebanyak 1% daripada nilai

Sewa Peralatan bagi setiap satu hari Kerajaan tidak dapat

menggunakan peralatan untuk tujuan disewa.

A : Nilai sewaan peralatan sebulan

B : Bilangan hari yang lewat

C : Bilangan peralatan

31

CONTOH LAD(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.


1. Bekalan & Perkhidmatan

Cth : ICT

• Sekiranya syarikat gagal menyempurnakan

bekalan/perkhidmatan yang telah ditetapkan dalam tempoh

kontrak yang dipersetujui, maka syarikat dikehendaki

membayar denda dalam tempoh 30 hari setelah menerima

notis denda daripada Kerajaan dengan menggunakan formula

seperti berikut:

• (BLR + 1%) x (Nilai Kontrak/365) x (Bilangan Hari Lewat)

2. Kerja • Peratusan LAD = PR setahun/365 hari

• Di mana PR setahun = ‘ Prime Rate’ yang dikeluarkan oleh

mana-mana bank perdagangan

• Cth Pengiraan :

- PR = katakan 10.0% setahun

- Peratusan denda ganti rugi : 10%/365 hari = 0.0273% sehari

- kadar LAD sehari = (0.0273% x nilai kontrak)

32

CONTOH TOLAKAN BAGI PKK(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

Bil. Jenis Denda Formula

1. Syarikat gagal menempatkan

Pengawal Keselamatan di premis pada

satu-satu masa

• Kadar Hari Sejam x Bil. Pengawal Tidak

Hadir x Bil. Hari/ Jam Ketiadaan Pengawal

Keselamatan

2. Pengawal Keselamatan tidak

menjalankan rondaan dan clocking

(termasuk kelewatan melaksanakan

rondaan & clocking) di tempat-tempat

yang telah ditetapkan di bawah

Perjanjian

Bil. Kegagalan* x (20% x Kadar Hari Sejam)

* Bil. Kegagalan = Bil. Clocking Rondaan x

Kekerapan Rondaan

33

SYARAT-SYARAT LAIN

BERKAITAN SST(1PP – PK 4.2)




jika berkaitan.

Tandatangan Ringkas Di Setiap Muka Surat SST & Muka SuratButiran Kontrak

• Agensi hendaklah memastikan setiap muka surat di SST dan Butiran Kontrak diLampiran A dalam SST diturunkan tandatangan ringkas oleh pegawai yang diberikuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949

• Bertujuan untuk memastikan tiada muka surat yang boleh diubahsuai tanpakebenaran kedua-dua pihak.

Pembatalan SST

• Sekiranya syarikat gagal mengemukakan dan mematuhi syarat yang telahditetapkan dalam tempoh yang dinyatakan dalam SST, Agensi boleh membatalkanSST tersebut dengan syarat syarikat belum memulakan bekalan/ perkhidmatan.

• Sebelum pembatalan, Agensi hendaklah memberi surat peringatan kepada syarikatsupaya mematuhi semua syarat yang telah ditetapkan dalam SST dalam tempohyang munasabah

• Setelah peringatan dikeluarkan tetapi syarikat masih gagal mematuhi, Agensi bolehmembatalkan SST tersebut melalui Notis Pembatalan SST (Format – Lampiran 26)

BAYARAN PENDAHULUANPERUBAHAN & PELANJUTANPENAMATAN KONTRAK

35

BAYARAN PENDAHULUAN1PP – PK 4 : Perenggan 1 dan 2

01Dibayar kepada kontraktor bekalan

dan perkhidmatan serta kontraktor

bertaraf pembuat atau pembekal

tempatan sahaja.

Siapa 01 Diberi sehingga 25% daripada nilai

kerja pembina (builder’s work) atau

maksimum RM100,000 mengikut

mana yang lebih rendah

Nilai Kontrak

02Jumlah pembayaran sehingga 25%

daripada nilai kontrak atau maksimum

RM100,000 mengikut mana yang

lebih rendah.

Nilai – Pembuat/Pembekal Tempatan

02• Dibenarkan bagi kontrak yang

bernilai > RM 200k hingga

RM500k

• Inden Kerja telah

ditandatangani & dikeluarkan

• Polisi-polisi insurans telah

dikemukakan

• Jaminan bagi bayaran

pendahuluan hendaklah

dikemukakan. Jaminan

hendaklah = bayaran

pendahuluan

Syarat

03Jumlah pembayaran sehingga 15%

daripada nilai kontrak atau maksimum

RM50 ribu mengikut mana yang lebih

rendah.

Nilai pembekal perkhidmatan tempatan

BEKALAN & PERKHIDMATAN KERJA

36

BAYARAN PENDAHULUAN1PP – PK 4 : Perenggan 1 dan 2

03 Bayaran Pendahuluan hendaklah dipohon pada

peringkat awal kontrak dan tidak melebihi satu (1)

bulan dari tarikh Inden Kerja/ Pesanan Kerajaan di

mana berkaitan

Syarat

04 Tidak dibenarkan bagi perolehan yang tidak melebihi tiga

(3) bulan (perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja)

Syarat

KERJA

37

BAYARAN BALIK PENDAHULUAN1PP – PK 4 : Perenggan 1 dan 2

01Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui

potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat

kerja atau mengikut peringkat bekalan yang disempurnakan

02Bagi kontrak bekalan/ perkhidmatan juga, potongan

hendaklah selesai pada tahap 75% bekalan atau

perkhidmatan disempurnakan

03Bagi kontrak kerja, potongan hendaklah selesai dibuat

selewat-lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%

BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA

38

PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK

(AP 201)

TENDER

•Perubahan dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi perolehan Persekutuan boleh diluluskan diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan TENDERasal dengan syarat-syarat berikut:-

•Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa semasa permohonan perubahan kontrak dan pelanjutan kontrak dipertimbangkan;

•Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

•Perlanjutan tempoh - diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan

•Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak >50% daripada dalam kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta; atau

•Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak >50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.

•Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak kontrak selain dari yang disebutkan di atas, hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan.

•Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan bekalan dan perkhidmatan bagi perubahan lain bagi perolehan Negeri perlu dirujuk dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan Negeri

SEBUTHARGA

• Perubahan dan pelanjutan tempoh kontrak dibenarkan dibenarkan bagi perolehan yang diuruskan secara SEBUT HARGA seperti berikut:

• Bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000;

• Kontrak masih berkuat kuasa semasa pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan;

• Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

• Pelanjutan tempoh kontrak - diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun;

• Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak >50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250 ribu dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750 ribu; atau

• Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak >50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250 ribu dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750 ribu.

• Walau bagaimanapun, perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh penghantaran yang tidak melibatkan melibatkan tambahan kos boleh dibenarkan bagi sebut harga dan tender oleh pentadbir kontrak tertakluk kepada syarat-syarat di dalam dokumen kontrak.

39PENAMATAN KONTRAKApakah yang dilakukan?

Sebelum menamatkan kontrak,

peluang yang munasabah

hendaklah diberikan kepada

kontraktor. Ini termasuk

memberi peringatan, amaran

yang cukup dan mengeluarkan

surat tunjuk sebab.

Agensi Kerajaan hendaklah

memastikan klausa mengenai

Hak Kerajaan untuk

menamatkan kontrak

pada bila-bila masa apabila

kontraktor gagal memenuhi

obligasi kontrak dimasukkan\

ke dalam perjanjian dan

dikuatkuasakan apabila perlu.

ISU-ISU PENTADBIRAN KONTRAKCADANGAN PENAMBAHBAIKAN

41ISU-ISU PENTADBIRAN KONTRAK

ASPEK PENGURUSAN

YANG LEMAH

ISU

Perancangan Tidak mengadakan kontrak.

Kontrak lewat ditandatangani.

Tiada atau kurang ujian kualiti

Pelaksanaan Tidak mentadbir atau menguatkuasakan kontrak.

Tindakan memberi amaran tidak dibuat

Tindakan tidak diambil atas kelewatan

membekal/gagalbekal.

Pemantauan Tiada/kurang pemantauan

Projek lewat siap.

Tiada pegawai dilantik memantau kontrak

Kontrak lewat diperbaharui/dilanjutkan.

Kawalan Tindakan denda/LAD tidak/lewat diambil

Pegawai tidak tahu syarat dan terma kontrak

42PENTADBIRAN KONTRAK YANG BERKESAN

Cadangan Tindakan PenambahbaikanSelenggara Daftar Kontrak √

Lantik pegawai tertentu untuk mentadbir kontrak (boleh masuk dalam senarai tugas jika sesuai)

√

Dapatkan salinan kontrak (proaktif) √

Baca kontrak dan ketahui obligasi kontrak dan hak Kerajaan √

Adakan checklist pemantauan kontrak √

Dapatkan maklum balas daripada pengguna √

Adakan perbincangan atau perjumpaan untuk menjayakan

kontrak

√

Kuatkuasakan kontrak dari awal lagi √

Minta laporan berkala mengenai semua kontrak √

Ambil tindakan ke atas kontraktor yang sub kontrak √

SEKIAN, TERIMA KASIH

Dayang Arfahiza Bt Abang Junaidi

Penolong Pegawai Kewangan

Seksyen Perolehan Kerajaan

Perbendaharaan Malaysia Sarawak

082 – 421333 ext 500

[email protected]

pengurusan & pentadbiran kontrak...

Documents