penang ppim 4 -( pengurusan dan pentadbiran)
TRANSCRIPT
MATLAMAT
Menghasilkan budaya kerja yang bekualiti Mewujudkan suatu sistem pengurusan yang
sistematik Mempastikan sokongan dan komitmen
daripada pihak atasan diperolehi dan dapat membentuk team –work untuk menghasilkan sesuatu program
OBJEKTIF
Memahami konsep pengurusan PPIM Mengemukakan beberapa cadangan ke
arah memperbaiki kefahaman dan perlaksanaan konsep tersebut
Mencadangkkan beberapa langkah pengurusan supaya konsep ini dapat difahami,dihayati
PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PPIM
PERANANGURU PEMIMPIN PPIM
PENASIHATPENTADBIR
PEMUDAHCARA PENGGERAK
PENGURUS
PROSEDUR PENUBUHAN
PPIM DI SEKOLAH
PENUBUHAN PPIM
Maklumkan kepada Pengetua atau Penolong
Kanan Ko-Kurikulum
PROSEDUR PENUBUHAN PPIM
Uruskan pendaftaran penubuhan PPIM sekolah
1. isi borang Pendaftaran Penubuhan dalam 5 salinan untuk dihantar ke Ibu Pejabat PPIM Setiausaha Negeri Setiausaha Daerah Jabatan Pelajaran Negeri Fail PPIM sekolah
Isi borang keahlian(Lamp F/G)
Banci bilangan ahli-
(Puteri & guru)
PROSEDUR PENUBUHAN PPIM DI SEKOLAH
2 .Borang pendaftaran penubuhan hendaklah dihantar bersama bayaran yuran dan senarai nama ahli dan guru pemimpin tahun tersebut.
a- Borang 5 -pendaftaran baru/ terbatal (dapatkan daripada ROS)b- Borang 9 -untuk pendaftaran semula. (selepas mesyuarat agung)
3. Ibu Pejabat PPIM akan menghantar surat pengesahan pendaftaran dan Kad Perakuan Pendaftaran berwarna Putih.
PROSEDUR PENUBUHAN PPIM DI SEKOLAH
4. Kad Pendaftaran akan dikeluarkan hanya sekali sahaja.Sekiranya kad tersebut
hilang untuk mendapatkan semula dari ibu pejabat dikehendaki membayar RM 5
5. Sekolah yang bertukar nama, hendaklah dimaklumkan kepada ibu pejabat, dengan menyerahkan kad lama supaya kad
pendaftaran baru dikeluarkan tetapi masih menggunakan nombor pendaftaran lama.
Buku Rekod Pendaftaran Ahli Buku Rekod Kehadiran Ahli Buku Rekod Yuran Ahli Buku/Akuan ( Penyata Kewangan) Fail Buku Stok Cop
KEPERLUAN PENGURUSAN & PENTADBIRAN
MENYEDIAKAN KEPERLUANPENGURUSAN DAN
PENTADBIRAN
Buku Rekod Yuran AhliLampiran M
Buku Rekod Kehadiran PasukanLampiran L
Buku Rekod Pendaftaran AhliLampiran K
Buku / Akaun (Penyata Kewangan)
FAIL,BUKU STOKCOP
BUKU PENDAFTARAN
Bil Nama Ahli K.P Alamat Tel No Ahli
Catatan
1
2
3
4
5
6
7
8
Lampiran K
BORANG NAMA AHLI PPIMNAMA MAKTAB/INSTITUSI……………………………ALAMAT MAKTAB/INSTITUSI…………………………… ………………………………BILANGAN AHLI
BIL NAMA PENUH NO METRIK
ALAMAT TARIKH
LAHIR
NO KP TAHUN PENGAJIAN
TANDA TANGAN
BUKU REKOD YURANNAMA PASUKAN :…………………………………..
NAMA KETUA PASUKAN :…………………………………..
Bil Nama Ahli No Ahli 2002 2003 2004 2005 2006
1
2
3
4
5
6
7
Lampiran M
BUKU REKOD KEHADIRANNAMA PASUKAN :…………………………………..
NAMA KETUA PASUKAN :…………………………………..
Bil Nama Ahli No Ahli 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
2
3
4
5
6
7
Lampiran L
BAYARAN YURAN AHLI DAN PEMIMPIN
YURAN MURID SETAHUN RM 2.00 Agihan adalah seperti berikut : Sekolah - RM 1.40 Daerah - RM 0.20 Negeri - RM 0.20
Kebangsaan - RM 0.20
YURAN GURU PEMIMPIN Agihan adalah seperti berikut : Kebangsaan - RM 2.00 Negeri - RM 2.00 Daerah - RM 2.00
Semua bayaran yuran hendaklah diserahkan kepada Bendahari PPIM Daerah selewat-lewatnya pada akhir bulan Mac.
SELEPAS PENDAFTARAN
Sekolah akan terima:–Kad Perakuan Pendaftaran–No. Pendaftaran Pertubuhan
CARA PEMBAHAGIAN AHLI PASUKAN 1 - 45 orang
Kumpulan 1 – 15 orang
Kumpulan 2 - 15 orang
Kumpulan 3 - 15 orang
PASUKAN 2 - 40 orang
Kumpulan 4 - 15 orang
Kumpulan 5 - 10 orang
Kumpulan 6 - 15 orang
MEMBENTUK PASUKAN / KUMPULAN
CARA MENAMAKAN PASUKAN DAN KUMPULAN
Pasukan I SIGS (R) DJB/1/93
Kumpulan 1 - Kumpulan Fatimah
Kumpulan 2 - Kumpulan Aishah
Kumpulan 3 - Kumpulan Zainab Pasukan II SIGS (R) DJB/2/93
Kumpulan 4 - Kumpulan Umi Kalthom
Kumpulan 5 - Kumpulan Ummul Aiman
Kumpulan 6 - Kumpulan Suwaibah Pasukan III SIGS (R) DJB/35/95
Kumpulan 7 - Kumpulan Mashitah
MENAMAKAN PASUKAN
BIL NAMA PASUKAN
TARIKH DITUBUHK
AN
NO PENDAF
TARAN
ALAMAT SEKOLAH
BIL ANGGOTA
1. SSP (M) WPKL
1/88
12.1.88 WP (01) 1/88
SEKOLAH SERI PUTERI JLN KOLAM AIR 5300 KL
45
MENAMAKAN PASUKAN DAN KUMPULAN
PASUKAN 1(45-50)Pasukan 1SIGS (JB) Johor/1/003
KUMP. FATIMAH(15 ORANG)
KUMP. KHADIJAH(15 ORANG)
KUMP. AISHAH(15 ORANG)
CARA MEMBERIKAN NOMBOR AHLI
TING. BIL NAMA AHLI NO KEAHLIAN
5 1. Fatimah Bt Ali SIGS 1/99
5 2. Aishah Bt Ahmad SIGS 2/99
4 3. Maria Bt Ismail SIGS 3/00
4 4. Normah Bt Yusof SIGS 4/00
3 5. Sazwani Bt Ahmad SIGS 5/01
2 6. Intan Nur Fatin Ali SIGS 6/02
1 7. Suhadah Yahya SIGS 7/03
5 8. Kamariah Ahmad SIGS 8/03
KEPERLUAN PPIM
UNIFORM
KASET PPIM PENILAIAN
KURIKULUM
KIT PANDUAN
BENDERA PPIM
BUKU PERLEMBAGAAN
SISTEM FAIL
KEWANGAN / STOK
PROGRAM TAHUNAN
LENCANA
KAD AHLI
Buku Perlembagaan Bendera PPIM Kaset/ CD Lagu PPIM Lencana Pemimpin/Ahli Kad Ahli Uniform:
Rasmi
Riadah
Kawat
PANDUAN PERATURAN 1 & 2
Buku Panduan Kurikulum KIT PPIM TAHAP I KIT PPIM TAHAP II MANUAL PENILAIAN Buku Log
MENYEDIAKAN KEPERLUAN ASAS
PERANCANGAN TAHUNAN
PENGURUSANFAIL
PENGURUSAN AKAUN
PENGURUSANSTOK
DOKUMENTASI PENILAIAN
11
33
44
5566
11
22
Contoh Takwim
Tarikh Aktiviti Tindakan
Januari Pendedahan kepada Pengetua, GPK Koko dan PIBG
Pendaftaran Ahli Baru
Mesyuarat Agung Tahunan
Ketua Guru Pemimpin Setiausaha Majlis Pentadbir
Februari Perjumpaan Mingguan
Mac Khidmat Masyarakat
April Perjumpaan Mingguan
Mei Hari Puteri
Jun Perjumpaan Mingguan
Julai Perkhemahan
Ogos Perjumpaan Mingguan
September Lawatan
AKTIVITI
Jayadiri/jatidiri Khidmat Masyarakat Rohaniah Kaunseling/Kerjaya Citra Puteri Keusahawanan Ekspidisi/Kembara
Hari Puteri Jambori Maulidur Rasul Hari Kanak-kanak …… Kursus/Latihan?
PENGURUSAN FAIL
SISTEM FAIL
1. Pendaftaran: Sekolah Ahli
2. Pekeliling
3. Minit Mesyuarat
4. Kewangan
5. Statistik
6. Kursus
7. Perkhemahan
8. Surat Menyurat
9. Hari Puteri
10. Takwim & Laporan
Contoh:
SMSB/PPIM/8(…)
SISTEM PENYELENGGARAAN FAIL
TUJUAN PENYELENGGARAAN FAIL :
1. Segala rekod dan maklumat disimpan dengan teratur2. Mudah merujuk surat3.Untuk memudahkan mendapat nombor siri (no rujukan) bagi surat keluar4.Untuk memastikan surat masuk (surat yang diterima dari luar)terkandung atau diminitkan.
SISTEM PENYELENGGARAAN FAIL
ALATAN YANG DIPERLUKAN •Fail•Tali Fail•CopKOMPONEN PENTING DALAM SISTEM FAIL•Nombor rujukan/No/fail•Nombor Kod fail•Kertas minit•Kandungan surat
KAEDAH PENGKELASAN FAIL & MENYENARAIKAN FAIL
CONTOHNYA:No Fail Utama Nama FailSIGS/08/1 PendaftaranSIGS/08/2 PekelilingSIGS/08/3 Minit MesyuaratSIGS/08/4 KewanganSIGS/08/5 PerkhemahanSIGS/08/6 KursusSIGS/08/7 Penilaian TahapSIGS/08/8 Surat MesyuaratSIGS/08/9 Hari PuteriSIGS/08/10 Takwim & Laporan Tahunan
MENGAPA FAIL?
Sistematik Mudah rujuk Mudah dapat No Siri Pastikan Surat diminitkan
Contoh Cop Untuk Meminitkan Surat Masuk :
Surat Bil:…………………bth……………..
Daripada…….……………………
dikandungkan pada…………....T/Tangan
Surat Masuk: Pen MerahSurat Keluar: Pen Biru
CONTOH COP UNTUK MEMINITKAN SURAT KELUAR
Surat Bil PPIM 03/11C Jld(3)(14) bth 8.12.2001
Kepada : Pengarah ,
…………………………….
………………………………
dikandungkan pada 15.12.2001 T/Tangan___
MEMINITKAN SURAT
a) Surat Keluar ( biru ) Kandungan surat dari PPIM kepada pihak luar
hendaklah diminitkan dengan pen berwarna biru dan diberi nombor siri rujukan
b) Surat Masuk ( Merah ) Kandungan surat yang diterima dari pihak luar
kepada PPIM hendaklah diminitkan dengan menggunakan pen berwarna merah dan diberikan nombor siri rujukan pada surat
CARA MENUTUP DAN MEMBUKA FAIL BARU
Apabila fail penuh,ia perlu ditutup dan fail
baru perlu dibuka.
Caranya :
Pada kulit fail ditulis,
pada 15.8.2006
Dibawa ke hadapan
SIGS /PPIM/1/JILID 1 ( )
YURAN PELAJAR DAN GURU PEMIMPIN
YURAN PELAJAR DAN GURU PEMIMPIN WAJIB DIBAYAR SETIAP TAHUN SELAGI MEREKA MENJADI
AHLI PPIM
PELAJARPELAJAR PEMIMPINPEMIMPIN
YURAN KEB 0.20 sen RM 2.00
YURAN NEGERI 0.20 sen RM 2.00
YURAN DAERAH
0.20 sen RM 2.00
JUMLAH 0.60 sen RM 6.00
PENYELENGGARAAN STOK
Kepentingan Buku Stok
i) Mudah mengesan alatan / barang-barangii) Memudahkan pengurusan seperti : a) menambah yang kurang atau habis b) mengganti yang rosak c) mengesan yang hilangiii) Memudahkan kerja-kerja auditiv) Menjamin kualiti pengurusan dan
kecemerlangan organisasi
PENTING
Buku Stok – pengendaliannya Rekod & Maklumat (Statistik):
Ahli - Sekolah - Luar sekolah - Ikut Tahap
Pemimpin - Tauliah - Tiada Tauliah - Kejurulatihan
Akaun Takwim
PENILAIAN
Untuk menilai keberkesanan dan kemantapan pengurusan PPIM (dari semasa ke semasa)
DOKUMENTASI- Penting untuk rujukan
dan penilaian
PENGLIBATAN
Kementerian/Jabatan Belia dan Sukan
Kem./Jab. Perp. Negara Dan Pemb. Masyarakat
Kementerian/Jabatan Penerangan
Kementerian/Jabatan Pendidikan
Kementerian/Jabatan Kesihatan
Jabatan Agama Islam Negeri
Pusat Islam JPM KEMAS, Lain-lain Unit
Beruniform/ Pertubuhan Sukarela
PENGENDALIAN SISTEM ONLINE
•Untuk masuk ke Sistem Online PPIM, sila buka browser dengan menaip URL: http://www.puteri-islam.org.my/•Dipaparkan pada mukasurat 1 & 2•Sila ke ruangan Menu Utama, Klik pada menu Sistem Online PPIM (Sekolah)•Rujuk arahan untuk Login Pengguna.Nota:•Semua nama & kod sekolah telah didaftarkan secara automatik mengikut Negeri.•Guru pemimpin perlu menghubungi PPIM Kebangsaan untuk mendapatkan ID (Nama Pengguna & Katalaluan) seperti mukasurat 4.• Guru pemimpin mendaftarkan sekolah seperti paparan di mukasurat 3 & masukkan maklumat yang diperlukan dalam mukasurat 5 hingga 12.
Menu A : Pendaftaran Penubuhan PPIM
Pemohon hendaklah mengisi kesemua ruangan dan menekan butang HANTAR bagi membolehkan permohonan diproses.Klik butang BATAL sekiranya anda ingin membatalkan permohonanKlik butang KEMBALI untuk kembali ke laman utama
•Menu B : Login Pengguna
Setelah permohonan anda diterima, Pihak PPIM akan menghubungi anda melalui email dan anda akan dibekalkan dengan katanama Pengguna dan katalaluan bagi membolehkan anda memasuki sistem ini.Klik pautan Kembali Ke Menu Utama untuk ke Menu Utama
Setelah anda login ke dalam sistem, anda akan dapat melihat antaramuka pengguna seperti rajah di bawah. Beberapa menu utama akan terpapar di bahagian atas antaramuka sistem. Menu-menu utama tersebut adalah Maklumat Pendaftaran, Pendaftaran Keahlian, Pembayaran Yuran, Aktiviti, Katalaluan dan Keluar. (Kita akan menguji kesemua menu-menu utama selepas ini)
Menu Maklumat Pendaftaran Di sini pengguna akan dapat melihat maklumat pendaftaran yang telah anda isi tempohari.
Untuk mengemaskini maklumat, Sila edit di ruangan yang berkaitan dan klik butang SIMPAN
Klik butang CETAK untuk mencetak maklumat sekolah
Menu Pendaftaran KeahlianMenu ini akan memaparkan nama ahli yang sedia ada. Di sini juga, pengguna boleh menambah ahli baru dan mengemaskini ahli sedia ada.
Klik butang TAMBAH BARIS untuk mendaftar ahli baru, dan klik butang HANTAR
C. Menu Pembayaran Yuran
Menu ini memaparkan nama ahli baru yang masih belum membayar yuran dan yang sudah membayar yuran.Untuk membuat traksaksi pembayaran yuran bagi setiap tahun juga harus dilakukan di sini.SENARAI NAMA AHLI BARU memaparkan nama-nama ahli yang baru mendaftar tetapi masih belum membayar yuran dan belum mendapat No. Ahli.Klik pada nama pelajar tersebut bagi membayar yuran dan mendapatkan No. Ahli
Klik butang SIMPAN sesudah bayaran dan No. Ahli diberikan
Untuk melihat Nama Pelajar yang sudah membayar yuran tadi, Klik kanan pada tetikus dan Klik REFRESH
Senarai nama pelajar tadi telah tiada dia ruangan SENARAI NAMA AHLI BARU, dan kini nama pelajar tadi telah terpapar di ruangan SENARAI NAMA AHLI BERDAFTAR
Klik butang CETAK untuk mencetak senarai nama ahli yang telah membayar yuran