Pengurusan Mesyuarat

Pengurusan MesyuaratPengenalanMesyuarat bermaksud mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea atau penyatuan fikiran bagi mendapat keputusan.Mengendalikan mesyuarat merupakan satu perkara yang sangat penting dalam pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi atau persatuan.Setiap ahli dan pemimpin sekolah organisasi perlu mengetahui matlamat sesuatu mesyuarat diadakan, diharapkan mereka dapat berperanan dengan sepenuhnya bagi mencapai matlamat mesyuarat itu.Mesyuarat AgungSetiap persatuan perlu mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan.Mengikut perlembangan ( Akta Pendaftar Pertubuhan ), sesuatu pertubuhan yang ditubuhkan di sekolah atau IPG juga perlu mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan.Tujuannya adalah :membentangkan aktiviti tahun lalumeluluskan penyata kira-kiramerancang kegiatan tahun hadapanmemilihahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru meluluskan cadangan-cadanganyang dikemukakanSemua pemberitahuan/notis mesyuarat agung hendaklah dihantar kepada semua ahli, iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.Korum bagi sesuatu Mesyuarat Agung ditentukan oleh perlembagaan dan undang-undang.Terdapat dua cara bagi kebanyakan persatuan menetapkan korum sesuatu mesyuarat:Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti atau daripada kesemua ahliMenetapkan bilangan sekurang-kurangnya 20 orangMesyuarat TergemparMesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa.Misalnya, melucutkan keahlian anggota yang melanggar disiplin atau mencemarkan nama baik persatuan atau organisasi.Atur cara mesyuarat ini adalah seperti yang berikut: Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.Mesyuarat dipengerusikan oleh Yang Dipertua atau pengerusi dan boleh juga oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya yang dipertua atau pengerusi tiada serta diberi kuasa untuk mempengerusikan mesyuarat. Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankan.Semua ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam perbincangan.Setiausaha akan menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasa.Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentang isu yang diputuskan dalam mesyuarat tersebut.

Mesyuarat Agung Luar BiasaMesyuarat ini diadakan kerana keperluan yang mendesak seperti :ahli-ahli yang mahukan pertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak penyelesaian masalah kewangan yang mendesak hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa yang lamaMesyuarat Agung Luar Biasa perlu diadakan apabila :Pengerusi memikirkannya perlu diadakan Permintaan bertulis oleh 2/3 orang ahli Permintaan bertulis oleh tidak berkurang daripada 8 orang ahli Jawatankuasa KerjaNotis untuk mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa bergantung pada persatuan, misalnya 14 hari.Antara agenda yang dibincangkan ialah :Penerangan atau taklimat ketua atau setiausaha mengenai latar belakang isu yang dibincangkan.Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat keputusan.Mesyuarat JawatankuasaSesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa yang dilantik menerusi mesyuarat agung.Jawatankuasa ini dipanggil jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk. Jawatankuasa ini boleh mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankan tugas-tugas khas.Setiap mesyuarat jawatankuasa perlu dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan dan sebarang perubahan yang mungkin berlaku adalah bergantung pada budi bicara pengerusi yang mempengerusikan mesyuarat tersebut.

Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlulah dikirimkan kepada ahli yang terlibat, selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.Satu salinan agenda hendaklah dikirimkan kepada semua ahli selewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakan. Tujuan agenda ini disediakan adalah untuk memberitahu kesempatan kepada ahli-ahli menelitinya dan mungkin membincangkannya dalam mesyuarat yang akan datang.

Agenda Mesyuarat Jawatankuasa KerjaAntara agenda mesyuarat yang perlu dimasukkan setiap kali Jawatankuasa Kerja mesyuarat ialah:Ucapan PengerusiMengesahkan minit mesyuarat yang lepasPerkara-perkara berbangkitAgenda-agenda yang ingin dibincangkanHal-hal lainPengerusiTanggungjawab dan peranan seorang pengerusi ialah mengendalikan mesyuarat supaya dijalankan dengan lancer dan menghasilkan natijah yang bernas.Tanggungjawab pengerusi dalam mesyuarat adalah : Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan. Pengerusi menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah ditamatkan. Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli.Setiausaha Setiausaha ialah jawatan yang penting dalam sesuatu mesyuarat.Seorang setiausaha perlu bekerjasam dengan pengerusi bagi mentadbir dan menguruskan persatuan.Peranan dan Tanggunjawab Setiausaha:SEBELUM MESYUARAT:Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal.Memastikan tempat mesyuarat termasuk system siar raya berfungsi.Menyediakan peralatan yang berkaitan.Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.SEMASA MESYUARATDatang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan diatur dengan sempurna.Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas dan padat.Mengedar kertas boring kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.SELEPAS MESYUARATMenyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera.Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.Tatacara mesyuratSebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:Peringkat pra-mesyuaratPeringkat dalam mesyuaratPeringkat pra-mesyuaratPerancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan.2. Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan).3. Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.Peringkat dalam mesyuaratPermulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

2. Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.3. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Hal ini kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggungjawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

4. Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.

5.Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.

6.Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"

Komunikasi Rasmi Melalui Media ElektronikPengenalanInternet telah mencetuskan satu revolusi dunia computer dan dunia komunikasi.Penggunaan internet dalam komunikasi elektronik mempunyai kelebihan yang tersendiri berbanding komunikasi seperti telegram, telefon dan radio.Hal ini kerana internet mempunyai kemampuan penyiaran ke seluruh dunia tanpabatasan dan sempadan.Internet merupakan sebuah infrastruktur informasi global.E-melPerkembangan internet yang paling ketera ialah penggunaan mel elektronik.Penggunaan e-mel dalam komunikasi seharian mempunyai banyak kelebihan berbanding komunikasi yang lama.Antaranya ialah:Mudah digunakan dan cepat disampaikanTidak perlu respons spontanMembolehkan komunikasi secara bertulisBoleh dihantar kepada ramai penerima

Alamat E-melE-mel yang dihantar kepada penerima adalah berdasarkan nama pengguna dalam suatu domain bagi suatu institusi yang spesifik.Alamat internet boleh dibahagikan kepada bentuk hos.subdomain.domain .Bagi mengirim e-mel kepada penerima, alamat e-mel berfungsi seperti surat-menyurat.Contoh alamat e-mel yang biasa digunakan: abcd123@gmail.comHos: nama spesifik bagi suatu mesin.Subdomain: pembahagian yang khusus, contohnya gmail.comDomain: dihasilkan kepada kegunaannya, contohnya com bagi komersil dan edu bagi pendidikan.

Penggunaan E-melAnda boleh mengirim beberapa salinan e-mel kepada satu penerima sahaja atau satu salinan e-mel kepada beberapa penerima.Anda boleh memasukkan kesemua alamat e-mel dalam kotak To: dengan tanda koma ( , ) atau koma bertitik ( ; ) bagi memisahkan alamat e-mel yang lain. Anda juga perlu memasukkan alamat e-mel tambahan dalam kotak Ce: .

Ringkasan Penggunaan E-melMelancarkan perisan e-mel, jika terdapat e-mel baharu, ia akan memaklumkan kepada anda.Pilih e-mel yang hendak dibaca dan baca e-mel anda dalam peti e-mel.Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang lain.Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan.Karang e-mel baharu Kirim e-melHapuskan e-mel yang lamaTamat perisan e-mel.