minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2012

73
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012 MS ISO9001:2008 PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN ====================================================================================================== TARIKH: 4 November 2012 MASA: 9.00 pagi TEMPAT: Bilik Persidangan, Pusat Pengajian Sains Perubatan Senarai kehadiran: Bil Jawatan/Jabatan Nama Kehadiran A.PENGURUSAN ATASAN PPSP 1 Dekan Prof. Abdul Aziz Baba 2 Timbalan Dekan (Akademik & Pembangunan Pelajar) Prof. Shaiful Bahari Ismail x 3 Timbalan Dekan (Pengajian Siswazah & Latihan Ikhtisas) Prof. Nik Abdullah Nik Mohamad 4 Timbalan Dekan (Penyelidikan) Prof. Ahmad Sukari Halim x 5 Timbalan Dekan (Industri dan Jaringan Masyarakat) Kol(B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim 6 Timbalan Dekan (KLE International MD Program) Prof. Kamarudin Jaalam x 7 Timbalan Dekan Kehormat (Pengajian Klinikal) Dato Dr Hasim Mohamad x 8 Ketua Penolong Pendaftar En. Ismail Ibrahim B. AHLI JAWATANKUASA KERJA QMS

Upload: buitu

Post on 21-Dec-2016

289 views

Category:

Documents


10 download

TRANSCRIPT

Page 1: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

MS ISO9001:2008 PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN

======================================================================================================

TARIKH: 4 November 2012

MASA: 9.00 pagi

TEMPAT: Bilik Persidangan, Pusat Pengajian Sains Perubatan

Senarai kehadiran:

Bil  Jawatan/Jabatan Nama KehadiranA.PENGURUSAN ATASAN PPSP 1  Dekan  Prof. Abdul Aziz 

Baba √

2   Timbalan Dekan  (Akademik & Pembangunan Pelajar) 

Prof. Shaiful Bahari Ismail  

x

3   Timbalan Dekan (Pengajian Siswazah & Latihan Ikhtisas) 

Prof. Nik Abdullah Nik Mohamad  

4  Timbalan Dekan (Penyelidikan)  Prof. Ahmad Sukari Halim 

x

5  Timbalan Dekan (Industri dan Jaringan Masyarakat) 

Kol(B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim 

6  Timbalan Dekan (KLE International MD Program) 

Prof. Kamarudin Jaalam 

x

7   Timbalan Dekan Kehormat (Pengajian Klinikal) 

Dato Dr Hasim Mohamad 

x

8   Ketua Penolong Pendaftar  En. Ismail Ibrahim  √

B. AHLI JAWATANKUASA KERJA QMS

Page 2: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

1  Penyelaras Kualiti  Kol(B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim 

2  Wakil Pengurusan (MR)  Prof. Mustaffa Musa  

3  Timb. Wakil Pengurusan  Prof. Shaiful Bahari Ismail  

x

4  Ketua Juruaudit Dalam (CIA)  Dr Mohd Nazri Shafei  

5  Timb. CIA I  Hj Azhar Ahmad  √ 6.  Ketua Pengawal Dokumen (CDC)  Hj. Mohd Zaki 

Selamat x

7.  Timb. CDC I  ‐  x 8.  Timb. CDC II  En. Mohd Nafizan 

Mohamad Noor √

9  Setiausaha  Hj Che Ismail Che Lah 

10  JK Piagam Pelanggan  En. Mohd Ros Sidek 

11  JK Audit Peralatan  En. Nik Zahari Nik Aman 

12  JK Audit Keselamatan  En. Chandran Govindasamy 

X

14  JK ICC dan Konvensyen Q   ‐  x C.              JABATAN/UNIT/PROGRAM NO. 

JABATAN  NAMA  KJ  PK  PD 

W  Kehadiran 

1.  Anatomi  1 . Dr. Asma` Haji Hassan 

2.  Dr. Fazlina Kassim 

3.  Dr Husnaida Abd Manan@Sulong 

x

√ 

 

 

√ 

  x 

√ 

Page 3: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

2.  Anestesiologi  1. Assoc. Prof. Shamsul Kamalrujan Hassan 

2. Dr. Mohd Nikman Ahmad 

3. Pn. Minah Mohd Hassan 

 

 

 

√ 

 

 

√ 

 

 

 

x

√ 

3.  Bahagian Akademik  

 

1. En Amyrulhan Azhari 

2. En. Mohammad Zahari Ismail 

   x 

 

 

 

  X 

4  Fasa I 

 

1. Dr Mohd Suhaimi Ab. Wahab 

2. En. Rahmatul Fithri  Ismail 

  x   

√ 

  x

√5  Fasa II 

 

1. Dr Kamarul Aryffin Baharuddin 

2. En. Ahmadol Marzuki Seman 

x   

√ 

  x

√6  Fasa III 

 

1. Prof. Dr Nik Zainal Abidin Nik Ismail 

2. En. Nik Mat Mat Ghani 

  X   

√ 

  x

√7.  Bahagian 

Pentadbiran  1. Cik Nur Hidayah Abdul Halim 

2. Puan Fatimah Ismail 

3. Pn Hasnah Abdullah  

4. Pn Rosnani Abdul Ghani 

√   

√ 

  √ 

√8.  Bahagian 

Penyelidikan 1. Hj.Mohd.Zaki Selamat 

2. En. Wan Shaipuddin Yahya 

  √   

 

  √

9.  Bahagian  1. Pn.Faizah Ishak    √      √

Page 4: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Siswazah 

 

2. Pn. Noor Azlina Ismail 

3. Cik Zuhasirah Zin 

X

x10.  Biostatistik & 

Metodologi Penyelidikan 

1. Prof. Madya Nor Sa'adah  Bachok 

2. Dr. Aniza Abd. Aziz 

3. Dr Wan Nor Arifin 

√   

 

 

 

√ 

√ 

√11.  Elektif   1. Dr. Mohd Ismail Ibrahim 

2. Cik Nureany Reeny Abdullah 

  √   

  √

x12.  Farmakologi  1. Assoc. Prof. Dr. Aida Hanum 

Ghulam Rasool 

2. Dr. Low Jen Hou 

3. Dr. Nik Nor Izah Nik Ibrahim 

x

√ 

 

 

√ 

  x

√ 

13.  Fisiologi 

 

1. Dr. Che Badariah Abd. Aziz 

2. Dr Ainul Bahiyah Abu Bakar                   

3. Pn. Nisah Jusoh dan  

4. Pn. Normawati Ahmad 

x  

√ 

 

 

 

√ 

√ 

  X 

√ 

√ 

√14.  Fotografi  1. En. Aswan Zakaria 

2. Pn. Anis Azriniza Zainol 

 

 

 

 

  X 

x 15.  Grafik  1. En. Mohamed Zafrulalam M Zain 

2. En. Zanury Ghazali 

x   

√ 

  x

√16.  AVA  1. Taufick Ahmad 

2. Ismaruzi Ismail 

  x   

  x

x

Page 5: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

17.  Hematologi 

 

1. Assoc. Prof. Rosline Hassan 

2. Dr Noor Haslina Mohd Noor 

3. Dr Muhammad Farid Johan 

√     

√ 

  √

x18.  Imunologi  1. Dr. Nurul Khaiza Yahya 

2. Dr. Wan Zuraida W. Abd. Hamid 

√   

√ 

   

 

x

19.  KKKK 

 

1. Dr Wan Mohd Zahiruddin W Mohd 

2. Pn. Eshah Nor 

3. Pn. Noor Azlinda Zolkefli 

  √   

√ 

  √

√ 

20  Makmal Informatik Perubatan (MIP) 

 

1. En. Azmanzaifikar Ehsan Abu Bakar 

2. En. Asmarudi Awang 

  x   

 

 

 

x

x

 

21.  Makmal Pelbagai Guna (MPG) 

 

1. En. Ma’rof Salleh 

2. Pn Wan Aslizan Wan Azian  

3. En. Ummer Rahimi 

  √   

√ 

  √

x22.  Mikrobiologi  1. PM Dr Habsah Hassan

2.  Dr. Nabilah Ismail 

3. Dr Robaiza Zakaria 

x   

 

 

√ 

x

x

√23.  Neurosains 

 

1.Prof. Jafri Malin Abdullah  

2. Dr. Zamzuri Idris  

x  

√ 

 

 

  x 

√ 

Page 6: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

2. Dr. Abdul Aziz Mohamed Yusoff 

3. Dr. Badrisyah Idris 

4. Cik Siti Aminah  Zulkifli 

5. Cik Nur Fadzilla Yusoff 

6. Dr Regunath 

  X 

√24.  O&G 

 

1.Prof. Mohd Shukri Othman  

2.  Dr Ramli Ibrahim 

3. Pn. Paizah Umar 

x   

x

 

    X 

x

25.  Oftalmologi 

 

1. Assoc. Prof. Wan Hazabbah Wan Hitam 

2. Dr Khairy Shamel 

3. Dr Siti Raihan Ishak 

√   

√ 

 

 

√ 

  √ 

26.  Ortopedik 

 

1. Dr. Abdul Halim Yusof 

2. Dr Norazman Mat Zin 

3. Dr Ismail Munajat 

x   

 

 

 

 

  X 

x 27.  ORL‐HNS 

 

1.Assoc. Prof. Roskejura @ Rosdan Salim 

2.  Dr Ramiza Ramza Ramli 

3. Che Ismail Che Lah 

4. Pn. Fatin Dabitah Zawawi 

x   

 

 

  X 

x

Page 7: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

28.  Patologi 

 

1.Assoc. Prof. Hasnan Jaafar 

2. Dr Faezahtul Arbaeyah Hussain 

2. Pn. Ruhaiza Alias 

x   

 

 

  x 

√ 39.  Patologi 

Kimia 

 

1. Dr. Julia Omar  

2. Dr Iskandar Zulkarnain Alias   

3. Prof.Madya Dr KN Sirajuden   

   

√ 

 

 

√ 

  X 

√30.  Pediatrik   1. Prof. Hans Luc Aster Van 

Rostenberghe 

2.  Dr. Surini Yusoff 

3. En. Muhamad Faris Irfan Che Yusof 

4. Pn. Nor Aida Abu Bakar 

x  

 

 

  X 

x

x31.  Pendidikan 

Perubatan 1. Dr. Ahmad Fuad Ab. Rahim 

2. Dr Mohamad Najib Mat Pa 

2. Cik Jemilah Yusof 

√   

 

    √

x

x32.  Perubatan 

Penyakit Dalam 

 

1. Assoc. Prof. Kamaliah Mohd.Daud 

2.Dr Azlan Husin 

3. En. Ahmad Hafizuddin M. Halim 

x   

 

 

  x

x

x33.  Perubatan 

Kecemasan 

 

1. Assoc. Prof. Nik Hishamuddin Nik Ab.Rahman 

2.Dr Nik Arif Nik Mohamed 

x   

√ 

 

 

  X 

Page 8: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

3.Dr Ida Zarina Zaini 

4. Dr Mohd Hashairi Hj Fauzi 

5. Puan Mahfuzah Ibrahim 

X

X

x34.  Perubatan 

Keluarga 

 

1. Dr. Harmy Mohamed Yusoff 

2. Dr Norhayati Mohd Noor 

2. Pn Siau Siau Lee 

x   

√ 

 

 

x

  x 

x 35.  Perubatan 

Masyarakat 1.  Assoc. Prof. Mohamed Rusli Abdullah                                                        2. Dr Surianti Sukeri 

3. Pn Fatimah Desa  

4. Pn. Siti Norizan Senik 

x   

√ 

 

 

  x

36.  Psikiatri  

 

1. Ketua Jabatan  

2.Dr. Zahiruddin Othman 

3. Prof Madya Dr Hasanah Che Ismail  

4. Nur Fajrina Alias 

x

 

√ 

 

 

 

 

  X 

√ 

x

x 37.  Pusat Genom 

Manusia 

 

1. Assoc. Prof. Gan Siew Hua  

2.Dr. Teguh Haryo S. 

2. En. Mohd Ros Sidek 

X  

√ 

 

 

√ 

  x

√ 38.  Pusat 

Kemahiran 1. Dr Abd. Nawfar Sadagatullah  x 

    X 

Page 9: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Klinikal 

 

2. Pn. Rosidah Mohd  

3. Siti Noor Hidayah Idris 

 

 

 

√ 

√39.  Radiologi 

 

1. Dr. Mohd Shafie Abdullah 

2. Dr Nik Munirah Nik Mahdi 

3. Dr Khairil Amri sayuti 

√ 

 

√ 

  √

√40.  Sains 

Rekonstruktif 

 

1. Dr. Wan Azman Wan Sulaiman 

2. Lau Hut Yee 

2. Cik A`aiesyah Kamaruzzaman 

x   

√ 

 

 

  X 

√ 

X 41.  Sains Sukan 

 

1. Dr. Chen Chee Keong 

2. Pn. Jamayaah Meor Osman 

3. Pn. Nik Sakinah bt. Ibrahim 

√   

√ 

 

 

  √ 

x42.  Surgeri  1.  Dr. Mohd Nor Gohar Rahman 

2. Dr Ikhwan Sani  Mohamad 

3. Pn. Nur Azihah Zakaria 

4. Dr Andee Dzulkarnaen 

x

√ 

 

 

  √

x

x 43.  Blok 

Pembelajaran & Sumber Pelajar (BPSP) 

1. En Asri Akhiar 

2. Azmi Zahari 

 

x   

 

 

  x 

44  Makmal Penyelidikan Pusat (CRL) 

1. Abdah Karimah Che Md Nor 

2. Nor Suhada Anuar 

  √

Page 10: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 1: Pengesahan Minit Mesyuarat Kajian Pengurusan Semula (MRM) yang lalu (18 Januari 2012)

Dekan memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan terima kasih kepada semua yang hadir. Seterusnya Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MRM) yang lalu disahkan tanpa sebarang pindaan.

Minit 2: Perkara Berbangkit Dari MRM 18 Januari 2012

JABATAN Minit (2010)

ULASAN/KEPUTUSAN MRM LALU (12/10/10)

STATUS TINDAKAN YANG TELAH DIAMBIL (data dpd Jab)

STATUS TERKINI

JPM 7 -Surat permohonan LCD & komputer telah dihantar dan masih menunggu respon dpd pihak Pentadbiran

-Role of academic supervisors enhance- special meetings arranged between HOD, supervisors, candidates and program chairman

-Menyemak semula kualiti objektif untuk program SKA bersama-sama TDPSLI.

LCD dan komputer masih belum diperolehi.

Telah dimaklumkan oleh pihak unit AVA: JPM telah ada 2 unit LCD (1 untuk kegunaan pelajar {pinjam utk jangka masa panjang} dan 1 untuk pejabat). Tiada lagi peruntukan lain.

Komputer: surat telah dimajukan kepada pihak siswazah

KPP: LCD telah dibeli dan agihan ditentukan TDPSLI/Pemangku.

Telah menetapkan bahawa Objektif Kualiti untuk program Sarjana Kesihatan Awam (SKA) adalah seperti berikut:

Untuk tindakan lanjut.

Selesai. Semua alatan telah dibekalkan.

Dipinda daripada 70%

Page 11: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

To ensure at least 60% of Master of Public Health candidates successfully complete their studies within the stipulated duration (1 year).

(Objektif kualiti untuk pembentangan di “Scientific meeting” dikecualikan memandangkan projek penyelidikan berakhir pada Semester 2)

CSC 7 Stor penyimpanan

peralatan yang tiada ruang untuk penyimpanan peralatan pengajaran. Penyelaras CSC diminta berbincang dengan TDA

Surat mohon semakan semula telah di hantar 29/8/2010

TDA memerlukan maklumat berkaitan ruang yg diperlukan, disamping berkongsi dengan Stor Pusat dsb.

Perlu `follow-up` oleh pihak Unit

Tiada peruntukan baru. Terpaksa guna pakai ruang sedia ada

9 Permohonan jururawat

pengajar. Menunggu maklum balas. 1 Post akan dipinjamkan oleh HUSM kepada PPSP

Penyelaras telah berbincang dengan TDA, KPP Telah mohon tambahan staf, akan follow up – 12/8/2010

Pertukaran pos KUP U29 dengan HUSM telah dipohon tapi ditolak.

Perlu buat permohonan

Page 12: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Tindakan dari cadangan TDA

1. PKK telah memohon gunasama staf KKKK di Pusat Kemahiran Klinikal melalui surat kepada Pengerusi Program KKKK pada 15 Ogos 2012 . Dilampirkan bersama tentatif tarikh keperluan staf berkenaan.

2. Telah menghubungi staf berkaitan melalui tel. (sept) untuk persediaan block Nursing.

semula.

TDA cadang untuk buat pool staf selaras dengan multitasking dlm APEX.

Status:

Tiada maklumbalas surat,

Staf berkaitan tidak dapat hadir ke CSC kerana beliau juga sibuk dengan aktiviti pelajar pada tarikh yang sama

Mohon CSC bincang semula dgn TDA

Bhg Siswazah

7

2

akan berbincang dengan KJ/KU untuk menyemak dan menetapkan kaedah pengiraan pencapaian objektif kualiti.

Pindaan kepada CP pengurusan program MSc/PhD: Bhg Siswazah/TDPSLI

TDPSLI telah mengadakan perbincangan dengan pihak jabatan berkaitan isu pertindihan antara `intensive course` dengan kursus wajib IPS

Makluman lanjut akan dihebahkan kpd semua KJ berkaitan dgn objektif Q agar selari dgn Apex Universiti.

Perlu buat pindaan rasmi melalui CDC utk digunapakai

TDPSLI perlu mengambil tindakan lanjut

Page 13: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

4

11

akan membuat sedikit pindaan berkaitan dengan viva untuk program tersebut dilaksana.

Ada kawalan diperingkat IPS utk progrm MSc/PhD Kini akan diperturunkan kuasa kpd PTJ (masih dalam peringkat penilaian) Jabatan/unit boleh teruskan pemantauan. TDPSLI akan perkemaskan sistem ini sebelum dilaksana.

Perkiraan pencapaian objektif kualiti siswazah Bhg SISWAZAH: TDPSLI telah menetapkan kaedah pengiraan pencapaian objektif kualiti ie. Tempoh minima menamatkan kursus untuk semua jenis program yang ada; tidak faham kaedah mengira pecapaian objektif kualiti etc).

TDPSLI akan mengadakan mesyuarat untuk menambah baik objektif kualiti selari dengan KPI university APEX

Perlu makluman lanjut samada telah diguna pakai atau sebaliknya.

Pej Siswazah telah edarkan maklumat pengajian yg berkaitan Msc/PhD kpd semua dan perlu diguna pakai.

Page 14: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Jabatan Perubatan Penyakit Dalam

8

9

Menambahkan ruang pengajaran/bilik untuk tujuan tersebut. Membuat pembahagian (partition) untuk bilik tutorial yang sedia ada.

Menggunakan Bilik Peperiksaan Dan Sumber Pelajar (BPSP) untuk kegunaan pembelajaran prasiswazah semasa posting medical dan siswazah

Bilik Pensyarah dan kakitangan jabatan. Alat bantuan mengajar seperti teaching microscope untuk sesi pengajaran slide (FBP, BMAT, HPE) program PG. Masih dalam perbincangan

Cadangan peringkat awal untuk menggunakan budget jabatan, tetapi tidak mencukupi.

Akan memohon dengan Jabatan Pembangunan untuk memasang ’partition’ berkenaan

Sebahagian kelas prasiswazah boleh dijalankan di BPSP semasa posting medical atas pertimbangan pensyarah

Untuk tindakan lanjut

Tiada wakil untuk memberikan maklum balas: perlu ambil tindakan lanjut

Anestesiologi 9 OT- stor akan diguna semula sebagai OT dan dapatkan `stor`

Stor baru telah diwujudkan tetapi masih tidak dapat menampung kesemua

Semak semula dgn Bhg Pentadbiran.

Top Management 11 Pihak TM akan mengadakan perbincangan berkaitan kemasukan

TM bersetuju bahawa isu pensijilan program MD di KLE akan dipertimbangkan kemudian.

Masih menunggu kesediaan staf di KLE, India.

Page 15: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

pengurusan pengajaran & pembelajaran untuk program MD di KLE ke dalam QMS

Status:

Dekan maklumkan KLE perlu utamakan pengambilan pelajar utk mantapkan ROI.

Kemasukan pelajar boleh dilakukan secara berkala tidak tertakluk kepada syarat tetap universiti.

Selesai

NEUROSAINS 9 Dalam tindakan (bilik

tutorial untuk pensyarah tetapi bilik untuk Ketua jabatan masih tiada.

Bilik pensyarah dan untuk ketua jabatan sudah diperolehi pada Jun 2011

Selesai

Page 16: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 3: Laporan Hasil Penemuan Audit

A. OFI dari Audit Pemantauan SIRIM (27-28 Feb 2012): i.TDA & TDPSLI telah membuat pembetulan kepada klausa terbabit di dalam Manual Kualiti. ii. Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan telah membuat tindakan pembetulan tentang keperluan penilaian berselanjar dalam program M.Sc (Medical Statistics)

sebagaimana yang dinyatakan dalam risalah program.

iii. Control of production and service provision (Klausa 7.5.1): TDA telah mengambil tindakan untuk memastikan keperluan markah PBL di ambil tindakan oleh pensyarah terbabit.

Page 17: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

B. NCR & OFI dari Audit dalaman untuk Pengurusan Tertinggi (15-18 Julai 2012)

No. NCR

KLAUSA PERNYATAAN KETIDAKPATUHAN

`OBJECTIVE EVIDENCE`

TINDAKAN PEMBETULAN STATUS

1/1

4.2.2 Title : Quality Manual

Quality Manual ‘on-line’ tidak dikemaskinikan.

i)Hanya terdapat Objektif Kualiti untuk 32 daripada 40 jabatan / unit.

ii) Tiada JD untuk TimbalanDekan (Akademik) & Timbalan Dekan (Penyelidikan)

iii) Tiada Rekod Amendment tahun 2012

1.Semua maklumat tersebut akan dikemaskini.

2. Semua Jab/Unit diminta untuk semak sendiri dokumen masing-masing di laman web. Jika ada percanggahan agar dimaklumkan kepada CDC dengan segera.

3.Semua jab/Unit diarah menyediakan rekod berkaitan Borang penyerahan tugas dikalangan PK & DC agar PK/DC yang baru mengambil tugas dapat meneruskan tugas dan peranan dengan berkesan. Disamping itu taklimat kesedaran tentang peranan PK/DC akan di adakan secara berkala.

5. Makluman kepada semua ketua jab/Unit di Mesyuarat Ketua-ketua jabatan, PPSP (11 Okt 2012)

1.Telah dikemaskini.

2. Taklimat kepada PK/DC jab/Unit telah di adakan pada 23 Okt 2012

3. Borang telah diwujudkan dan diedarkan kepada semua Jab/Unit.

4. Telah dibentangkan semasa mesyuarat Ketua2 Jabatan pada 11 Okt 2012

No.SFI KLAUSA SFI TINDAKAN STATUS 1/1 8.2.1- Kajian

Kepuasan Pelanggan

i) Borang Maklumbalas Staf PPSP perlu digunakan dengan aktif.

ii) Kajian Kepuasan Pelanggan yang melibatkan Kementerian Kesihatan perlu diadakan.

1.J/K Piagam Pelanggan akan mengwujudkanSOP untuk tujuan ini.

2. TDA akan memberikan salinan maklumat berkaitan kepada J/K Piagam Pelanggan.

1.SOP telah diwujudkan dan akan dimuatnaik ke laman web ISO PPSP

Page 18: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

AUDIT DALAMAN YANG TELAH DIADAKAN PADA 15-18 JULAI 2012 AKAN DILAPORKAN OLEH CIA SEMASA MRM)

PPSP/QMS/IA/L6

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 Pusat Pengajian Sains Perubatan

Universiti Sains Malaysia

LAPORAN AUDIT DALAMAN

Tahun : 2012 No. Ruj :.PPSP/QMS/IA/R6_12 Mukasurat : 1/52

Tarikh Audit : 15 – 18 Julai 2012 Pasukan Audit dan Jabatan / Unit Diaudit : Sila rujuk Lampiran 1 (m/s: 2) dan 2 (m/s: 3) Jadual Audit : Sila rujuk Lampiran 3 (m/s: 4) Skop Audit : Merangkumi penilaian terhadap keseluruhan SPK bagi pembangunan kurikulum serta pengurusan pengajaran & pembelajaran (pra dan pasca siswazah) serta pengurusan penyelidikan dan melibatkan penilaian terhadap manual kualiti, dokumen prosedur, dokumen rujukan, arahan kerja, rekod, perjalanan proses, kefahaman staf dan persekitaran kerja. Pengauditan rekod-rekod kualiti bermula dari selepas tarikh audit tahun 2011 sehingga tarikh audit. Standard Yang Digunapakai : MS ISO 9001:2008 QMS Requirements, dokumen prosedur, perundangan/akta berkaitan (cth: Akta Universiti) termasuk keperluan lain yang berkaitan seperti Lembaga Akreditasi Negara. Ringkasan Laporan : Ketidakpatuhan (NCR) : Sebanyak 76 NCR diperolehi. Maklumat terperinci adalah seperti pada Lampiran 4 (m/s: 5), 5 (m/s: 7), 6 (m/s: 9) dan borang-borang NCR Cadangan Penambahbaikan : Sebanyak 144 cadangan penambahbaikan diperolehi. Maklumat terperinci adalah seperti pada Lampiran 4 (m/s: 5), 7(m/s: 27) dan borang-borang SFI Komen Keseluruhan : Sila rujuk Lampiran 8 (m/s: 48) Kesimpulan : Audit dalaman telah dijalankan dengan jayanya dan secara keseluruhannya sistem pengurusan kualiti adalah bertambahbaik dan memuaskan. Disediakan oleh : …………………………… Nama : Azhar Ahmad Jawatan : Timb.Ketua Juruaudit Dalaman Tarikh : …………………………..

Disahkan oleh : …………………………… Nama : Profesor Mustaffa Musa Jawatan : Wakil Pengurusan Tarikh : ………………………….

PPSP/IA/SumReport/08-2007/01

Page 19: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

1. Laporan ketidakpatuhan dan cadangan penambahbaikan

Sebanyak 76 laporan ketidakpatuhan (NCR) telah dikeluarkan daripada 44 Jabatan/Unit/Program yang diaudit selama 4 hari. Bilangan ini menurun sebanyak 14.6% berbanding NCR yang diterima pada tahun 2011. Turut menurun adalah cadangan penambahbaikan (SFI) iaitu hanya 144 berbanding 190 pada tahun lalu Penurunan ini adalah sebanyak 24.2%. Trend penurunan bilangan NCR dan SFI tahun demi tahun (Rajah: 1) menggambarkan kesedaran semakin baik oleh warga PPSP terhadap kepentingan sistem pengurusan kualiti khususnya MS ISO 9001:2008. Kesedaran ini mungkin hasil daripada siri penerangan yang dibuat oleh pihak wakil pengurusan melalui ceramah, bengkel serta komunikasi dalaman yang berlaku di jabatan/unit.

PERBANDINGAN PENCAPAIAN ANTARA TAHUN 2006 - 2012

0

100

200

300

400

500

TAHUN

BILA

NGAN

NCR 453 182 182 200 148 89 76

SFI 233 181 179 216 171 190 144

2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Rajah : 1

Page 20: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Walau bagaimanapun, sepertimana tahun-tahun yang lalu, kebanyakan NCR adalah dari klausa 4.2.3 (kawalan dokumen) iaitu sebanyak 23.68% dan klausa 4.2.4 (kawalan rekod) sebanyak 11.84% (Rajah: 2). Ini menunjukkan urusan pengendalian dokumen dan rekod masih banyak perlu diperbaiki. Klausa 6.2.2 (kompetensi, latihan dan kesedaran) dan 8.2.4 (pemantauan, dan pengukuran produk) juga didapati agak tinggi di mana kedua-dua lebih daripada 6%.

PERATUS NCR MENGIKUT KLAUSA

0

5

10

15

20

25

4.2.

1

4.2.

2

4.2.

3

4.2.

4

5.1

5.3

5.4.

1

5.5

5.5.

1

5.5.

3

6.1

6.2.

1

6.2.

2

6.3

6.4 7

7.5.

1

7.5.

2

8.2.

1

8.2.

2

8.2.

3

8.2.

4

8.4

8.5

8.5.

1

8.5.

2

8.5.

3

KLAUSA

PER

ATU

S (%

)

Rajah : 2

Sementara itu, terdapat peningkatan kecil NCR pada klausa 8 iaitu 25.0% (berbanding 22.0 % pada tahun 2011). Peningkatan ini mungkin berpunca dari bertambahnya kemahiran juruaudit setelah PPSP menganjurkan Bengkel Juruaudit Dalam pada Julai 2012 yang lalu.

2. Jabatan/Unit/Program yang belum menutup NCR

Jabatan/unit/Program masih belum menutup NCR yang diperolehi sehingga ke tarikh hari ini ialah Jabatan Perubatan.

3. Jabatan/Unit/Program yang menunjukkan peningkatan sistem pengurusan kualiti

Sebanyak 20 buah jabatan/unit/program menunjukkan peningkatan ke atas sistem pengurusan kualiti berdasarkan bilangan NCR berbanding tahun-tahun sebelumnya (Jadual 1). Jabatan/Unit/Program tersebut adalah seperti di bawah:

Page 21: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

i. Bahagian Pentadbiran ii. Epidemiologi & Biostatistik iii. Farmakologi iv. Hematologi v. Imunologi vi. Oftalmologi vii. O&G viii. ORL-HNS ix. Patologi x. Patologi Kimia xi. Pendidikan Perubatan xii. Perubatan Keluarga xiii. Psikiatri xiv. Sains Sukan xv. Sains Rekonstruktif xvi. Surgeri xvii. Grafik xviii. Makmal Informatik Perubatan xix. Pusat Kemahiran Klinikal xx. Fotografi

Jadual : 1 Ringkasan penemuan audit dalaman bagi semua jabatan/unit/program sejak tahun 2006 hingga 2012

Bil Jabatan/Unit/Program 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 1 Pengurusan Tertinggi 7 0 0 2 4 0 1 2 CDC 3 1 1 1 4 0 1 3 CIA 4 0 1 0 4 1 3 4 Pentadbiran 12 9 3 4 9 1 1 5 Setor Pusat 9 1 3 4 5 3 6 Akademik 22 6 3 6 5 3 3

7 MD (Elektif dan ko-Kurikulum) 26 8 7 6 0 3 2

8 CFCS 17 2 3 1 3 3 3 9 Pejabat Siswazah 14 1 0 15 1 3 3 10 Anatomi 9 6 7 4 3 5 6

Page 22: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

11 Anestesiologi 9 3 4 6 4 3 2 12 Epidemiologi & Biosatistik 15 5 0 2 3 5 0 13 Farmakologi 7 4 8 10 4 1 1 14 Fisiologi 22 8 1 6 2 0 2 15 Hematologi 9 1 0 7 3 0 016 Imunologi 6 1 7 2 2 1 0 17 Mikrobiologi 6 3 1 2 5 0 1 18 Neurosains 14 9 5 7 5 4 5 19 Oftalmologi 9 4 4 2 5 1 1 20 O&G 19 9 13 12 5 0 0 21 ORL-HNS 17 16 5 6 3 7 1 22 Ortopedik 16 3 2 3 4 1 3 23 Patologi 10 3 5 5 5 2 0 24 Patologi Kimia 3 0 0 1 0 0 0 25 Pediatrik 9 1 3 6 1 5 4 26 Pendidikan Perubatan 18 5 1 8 4 0 0 27 Perubatan 14 2 9 5 5 3 5 28 Perubatan Kecemasan 8 6 5 6 4 1 2 29 Perubatan Keluarga 10 4 6 2 4 3 1 30 Perubatan Masyarakat 6 5 3 6 1 2 0 31 Psikiatri 16 5 5 9 3 2 0 32 Pusat Genom Manusia 3 4 5 1 1 2 0 33 Radiologi 7 4 9 3 3 1 3 34 Sains Sukan 14 4 2 3 5 0 0 35 Sains Rekonstruktif 2 7 6 5 6 4 3 36 Surgeri 15 6 3 6 6 5 4 37 Grafik 8 3 8 7 6 5 1 38 MIP 2 1 9 3 2 1 0 39 Makmal MPG 8 5 11 1 2 0 1 40 Pejabat R&D 11 6 2 0 0 0 3 41 Pusat Kemahiran Klinikal 6 8 2 2 1 0 0 42 UKP (AVA) 11 4 3 8 1 1 3 43 UKP (Fotografi) 6 6 6 1 0 44 BPSP 3 4 Jumlah 453 182 179 200 148 89 76

Page 23: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

4. Jabatan/unit/Program yang perlu dibantu oleh pengerusan tertinggi

Keseluruhan Jabatan/Unit/Program menunjukkan kesedaran yang baik terhadap sistem pengurusan kualiti. Oleh itu tiada cadangan sebarang jabatan/unit/program yang perlu dibantu oleh pengurusan tertinggi.

5. Cadangan penambahbaikan keseluruhan

A) Sistem Pengurusan Kualiti PPSP i. Aktiviti-aktiviti untuk menyokong bagi meningkatkan kefahaman tentang MS ISO9001:2008 kepada staf harus dipergiatkan lagi. ii. Kefahaman tentang tanggungjawab dan tugas Pengurus Kualiti dan Pengawal Dokumen perlu dipertingkatkan lagi. iii. Komitmen semua staf perlu digemburkan lagi, bukan mengharapkan segelintir sahaja (seperti hanya kepada Pengurus Kualiti dan

Pengawal Dokumen) iv. Penyerahan (penurunan) tugas (termasuk beserta penyerahan dokumen dan rekod) oleh Pengurus Kualiti dan Pengawal Dokumen

lama kepada yang baru perlu dilaksanakan dengan lebih teratur. B) Program Audit Dalaman i. Mengadakan kursus audit dalaman khusus kepada muka baru agar pasukan audit dalaman yang lebih besar dapat dibentuk. ii. Meneruskan lagi program kursus ”refresher” kepada juruaudit terlatih bagi memantapkan lagi kemahiran mereka. iii. Menambah lagi lead auditor dengan menghantar staf untuk mengikuti kursus berkenaan iv. Meningkatkan kesedaran kepada semua jabatan/unit/program tentang keperluan untuk menutup NCR dalam tempoh masa yang telah

dicadangkan

6. Kesimpulan

Program audit dalaman tahun 2012 telah berjaya dilaksanakan dengan jayanya. Daripada audit tersebut dapat disimpulkan bahawa sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 sepanjang tahun 2012 berjalan dengan baik malah telah menunjukkan trend peningkatan.

Page 24: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 4: Polisi dan Objektif Kualiti PPSP

A. POLISI KUALITI

"School of Medical Sciences will strive to be a center of academic excellence by providing the highest standards of medical education and research activity and will continually improve the effectiveness of the quality management ". Objektif kualiti sedia ada dikekalkan kerana masih relevan dengan keperluan semasa.

B. OBJEKTIF KUALITI

I. PROGRAM PRA-SISWAZAH (MD)

a) To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above)

Page 25: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

0

10

20

30

40

50

60

70

Pro. 1 Pro. 2 Pro. 3

2006

/07, 3

7

2006

/07, 4

7.7

2006

/07, 4

6.5

2007

/08, 3

0.1

2007

/08, 4

3

2007

/08, 6

7.8

2008

/09, 3

9.5

2008

/09, 6

4.6

2008

/09, 5

4.4

2009

/10, 3

2.1

2009

/10, 3

4.3

2009

/10, 3

8.7

2010

/11,

37.3

2010

/11,

52.1

2010

/11,

40.9

2011

/12,

39.8

2011

/12,

44.3

2011

/12,

61.3

PENC

APAI

AN (

%)

PEPERIKSAAN IKHTISAS

30% With Grade B and Above

2006/072007/082008/092009/102010/112011/12

b) To ensure at least 75% of student in undergraduates professional examinations (I, II & III) pass their examination

Page 26: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Pro. 1 Pro. 2 Pro. 3

2006

/07, 7

9.4

2006

/07, 9

8.9

2006

/07, 9

7.5

2007

/08, 7

8 2007

/08, 9

3.7

2007

/08, 1

00

2008

/09, 8

3.5

2008

/09, 9

5.4

2008

/09, 9

3.3

2009

/10, 8

3.9 2009

/10, 9

5

2009

/10, 9

2.5

2010

/11, 8

2.2 2010

/11, 9

2.4

2010

/11, 9

3.3

2011

/12, 9

3

2011

/12, 8

9.6

2011

/12, 9

8.5

PEN

CAP

AIA

N (%

)

PEPERIKSAAN IKHTISAS

75% of Students Seating Exams Pass

2006/072007/082008/092009/102010/112011/12

Pro 1 Ikhtisas 1 Pro 2 Ikhtisas 2Pro 3 Ikhtisas 3

Page 27: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

ii. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PROGRAM SISWAZAH (selepas pindaan mulai Nov 2012)

Nov 2012 At least 70% postgraduate intake with CGPA ≥ 3.0

94.5%

At least the ratio of postgraduates to eligible lecturer is 3 to 1.

4.1 :1

Percentage of international postgraduates is at least 10%

8.93%

At least 75% of eligible lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

77.3%

At least 20% of PhD candidates (full time research mode) complete the thesis within 3 ½ years (7 semesters)

(tambahan baru)

iii. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PENGURUSAN PENYELIDIKAN (Selepas pindaan mulai Nov 2012)

2012 At least 60% of eligible academic staff will be involved in research as Principal Investigator

53.4

Tidak tercapai

The total publication in indexed journals should be at least twice the number of eligible academic staff.

229/548

Tidak tercapai

Page 28: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

C. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN/UNIT

JABATAN/UNIT OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN (%) YANG DIPEROLEHI

Jika tak tercapai serahkan CAF kpd MR (bil)

Anatomi 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. 2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings 3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

100% 100% 67%

CAF diserahkan

Anestesiologi 1. To unsure at least 30% of successful students in the undergraduate endposting examination obtain Grade B and aboved 2. To ensure the ratio of postgraduate to eligible lecturer is 3 to 1 3. To ensure 75% of eligible lecturer supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time 4. To ensure 60% of eligible academic staff will be involved in research as Principle Investigator

77% 4:1 90% 65%

CFCS Menentukan 90% pelajar yang mengikuti Program KKKK lulus peperiksaan dan layak menduduki peperiksaan akhir fasa.

Lulus 100%

Imunologi 1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated

- 0%

CAF akan diserah

Page 29: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

duration

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings

3.To ensure at least 80% of eligible lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

4. At least 60% of eligible academic staff will be involved in research as Principal Investigator

5.The total publication in indexed journals should be at least twice the number of eligible academic staff

MPath(Immunology)- 1 candidate-Year 3 achieved (80%) achieved (80%) not achieved (40%)

CAF akan diserah

-

-

CAF akan diserah

JPP 1. To prepare PPSP academic staff members adequately in their multifaceted roles as teachers, researchers as well as administrators of educational programs/services by offering at least six faculty development activities throughout the year.

2. To ensure at least 75% of eligible lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

3. At least 60% of eligible academic staff will be involved in research as Principle Investigator

4. The total publication in indexed journals should be at least twice the number of eligible academic staff

Has exceeded the target for this year (100%)

4 out of 8 eligible lecturers (50%).

3 out of 8 eligible lecturers (37.5%).

Total number of publications in indexed journals: Year 2011: 28 publications

Year 2012: 8 publications

CAF diserahkan

CAF diserahkan

Page 30: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Neurosains 1.To Ensure At Least 70% Of Postgraduate Students Successfully Complete Their Programmes Within The Stipulated Duration.

2. To Ensure At Least 70% Of Final Year Postgraduate Students Present Their Research Findings At Scientific Meetings

Objektif Jabatan Ini Dibincangkan Semasa Mesyuarat Jabatan Dan Baru Ditukarkan Kepada:

“The Total Publication In Indexed Journals Or Books Should Be Twice The Number Of Academic Staffs In The Department Per Year”.

Number Of Lecturer: 11 (All In Neurosciences)

3. To Ensure At Least 80% Of Lecturers Supervise A Minimum Of One Postgraduate Student In Research/Dissertation At Any One Time.

100% Difficult To Get The Data. Most Of Them Did The Presentation After Graduation. 100%

Achieved No Data Yet Because Of New Objective pindaan Achieved

Pusat Genom Manusia

1. To ensure at least 80% of MPath candidates pass in their posting program.

2.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

3.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

4.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of

100%

100%

75%

100%

All achieved

Page 31: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

one postgraduate student in research dissertation at any one time

Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan

1. At least 70% postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2. At least 70% final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3. At least 75% lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.

4. At least 60% of eligible academic staff involve as principle investigator.

5. The total publication in indexed journals should be at least twice the number of eligible academic staff.

100%

57.1%

100%

100%

100%

Telah serah PAF untuk objective 1 pada 12 Julai 2012

Telah serah CAF untuk objective 2 pada 10 Julai 2012

CSC To ensure that 80% of undergraduate students acquire clinical skills and fulfill 90% contents of logbook within the duration of each block in the curriculum in the following areas cardiovascular block, respiratory block, gastrointestinal block, genitourinary block, reproductive block, musculoskeletal and foundation block.

Objektif tercapai 90%.

Unit Sains Sukan 1. At least 80% of the postgraduate students successfully complete their studies

2. At least 90% of the academic staff is the principal investigator of a research grant

3. At least 80% of the academic staff supervises one postgraduate student in a research project at any one time

100%

100%

100%

Bahagian Penyelidikan

1: Sekurang-kurangnya 90% daripada permohonan perakuan

menjalankan penyelidikan yang dihantar ke Bahagian

Penyelidikan, PPSP akan dibentangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Penyelidikan (JKP) dalam tempoh satu bulan

Pencapaian : 94.9%

Page 32: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

dari tarikh borang permohonan yang lengkap diterima

(Berdasarkan checklist for research proposal

(PPSP/R&D/Ver.3 (1/09)

2: Memastikan sekurang-kurangnya 80% borang pesanan

(LPO) untuk pembelian vot 27000 dapat dikembalikan kepada

penyelidik untuk tindakan dalam masa 7 hari bekerja.

3: Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada

permohonan pembelian asset vot 35000 (secara terus yang

bernilai antara RM1000 – RM49,999) dapat dikembalikan

borang pesanan (LPO) kepada penyelidik untuk tindakan

dalam masa 10 hari bekerja.

4: Memastikan sekurang-kurangnya 85% daripada laporan

akhir geran USM Jangka Pendek yang diterima (lengkap)

dapat di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa penyelidikan,

PPSP dalam tempoh 2 bulan.

Pencapaian : 86.8%

Pencapaian : 82.9%

Pencapaian : 100%

Bahagian Pentadbiran

1. Menerima kertas soalan peperiksaan yang telah lengkap

isi kandungan daripada Bahagian Akademik/Bahagian

Siswazah PPSP selewat-lewatnya 2 hari bekerja sebelum

tarikh peperiksaan berlangsung untuk proses percetakan.

2. Memastikan semua Borang Pesanan (PO) dikeluarkan

99.5 %

(Tercapai)

100 %

Page 33: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

dalam masa 7 hari bekerja setelah mendapat kelulusan

Dekan

3. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada item yang

telah dikenalpasti pembelian di bawah Vot 35000 dapat

diselesaikan pengeluaran Borang Pesanan Pembelian

sebelum penghujung bulan Ogos.

4. Memastikan bekalan Stor PPSP untuk program pelajar

dipenuhi dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh permohonan

sebagai sokongan kepada aktiviti pelajar

(Tercapai)

(Tiada peruntukan untuk Vot 35000 pada tahun 2012)

100 %

(Tercapai)

Patologi Kimia 1.“To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their program within the stipulated duration”

2.“To ensure at least 70% of final year students present their findings at scientific meetings”

3.“To ensure at least 75% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time”

71%(5/7)

100% (9/9)

87.5% (7/8)

-

-

-

Fisiologi Undergraduate

At least 80% of lectures and practical classes will be conducted according to the time table

Postgraduate

100% (tercapai)

Page 34: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

a. to ensure at least 75% of eligible lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

b. At least 60% of the eligible academic staff will be involved in research as Principal Investigator

c. Total publication should be at least twice the number of eligible academic staffs

71%

85.7% (tercapai)

100% (tercapai)

Perubatan Keluarga

1. To ensure at least 85% undergraduate students pass posting assessment. 2. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration (5 years) 3. To ensure at least 70% of M. Med. Students present their research findings at scientific meetings 4. To ensure at least 75% of eligible lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. 5. To ensure at least 60% of eligible academic staff will be involved in research as Principal Investigator 6. To ensure the total publication in indexed journals should be at least twice the number of eligible academic staff.

86.5%

57.1%

85.7%

100.0%

83.3%

66.7%

Capai – PAF diserahkan kepada

MR

Tidak capai – CAF diserahkan kepada

MR

Capai – PAF

diserahkan kepada MR

Capai – PAF diserahkan kepada

MR

Page 35: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Capai – PAF diserahkan kepada

MR

Tak capai – CAF

diserahkan kepada MR

Perubatan Masyarakat

1. At least 90% of undergraduate students pass the end of Preventive Medicine Posting assessment 2. At least 70% of final year postgraduate candidates present their research findings at any scientific meeting. Note: Master of Public Health is a one year program. 3. At least 70% of postgraduate students successfully complete their studies within the stipulated duration 4. At least 80% of lecturers shall supervise (main or co-supervisor) a minimum of one postgraduate student in research or dissertation at any one time.

100%

100% (Master of Community Medicine & Master

of Public Health)

100% (Master of Community Medicine & Master

of Public Health)

100%

Tercapai.

Hematologi 1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2. To ensure at least 70% of final postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3. To ensure at least 80% of lectures supervise a minimum of

No final year student No final year student 90% of our lecturers supervise a minimum of 1 postgraduate student in research/dissertation at

Page 36: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

one postgraduate student in research/ dissertation at any one time

any one time

MPG Penyediaan makmal untuk kelas amali dari jabatan atau unit diselesaikan dalam masa 2 jam sebelum kelas bermula.

93% (objektif unit tercapai)

Farmakologi 1) At least 70% postgraduate complete their programmes within stipulated duration 2) At least 70% final year postgraduate students present their findings 3) At least 75% of lecturers supervise one postgraduate student

All quality objectives achieved: 100% 100% 100%

Mikrobiologi 1. To ensure at least 75% of eligible lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

2. At least 60% of eligible academic staff will be involved

in research as Principal Investigator 3. The total publication in indexed journals should be at

least twice the number of eligible academic staff

4. To ensure at least 70% of postgraduate students (M. PATH Part II) successfully complete their programmes within the stipulated duration (4 to 7 years)

5. To ensure at least 70% of final year postgraduate students (M. PATH Part II) present their research findings at scientific meetings

6. To ensure all postgraduate students (M. PATH Part II)

91% (10/11)

82% (9/11)

28 publications from 11 eligible academic staf

100%

100%

100%

Page 37: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

present at least 6 academic presentations in each academic year

Obstetrik & Ginekologi

1. To Ensure At Least 70% Of Postgraduate Students Successfully Complete Their Programmes Within The Stipulated Duration 2. To Ensure At Least 30% Of The Final Year Postgraduate Students Present Their Research Findings At Scientific Meetings 3. To Ensure At Least 80% Of Lecturers Supervise A Minimum Of One Postgraduate Student In Research Dissertation At Any One Time

50% 40% 100%

CAF akan diserah

Oftalmologi 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their MMED programmes within the stipulated duration (5 years). 2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. 3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.

36%

100%

100%

CAF akan diserah

ORL-HNS 1. At least 80% of undergraduate student pass their end of posting assessment. 2. To ensure at least 50% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration 3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings

93.5%

50%

100%

Page 38: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

4. To ensure at least 85% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate

100%

Patologi 1. To ensure at least 75% of eligible lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

2. At least 60% of eligible academic staff will be involved

in research as Principal Investigator 3. The total publication in indexed journals should be at

least twice the number of eligible academic staff 4. To ensure at least 70% of postgraduate students (M.

PATH Part II) successfully complete their programmes within the stipulated duration (4 to 7 years)

5. To ensure at least 70% of final year postgraduate

students (M. PATH Part II) present their research findings at scientific meetings

6. To ensure all postgraduate students (M. PATH Part II)

present at least 6 academic presentations in each academic year

85.7% (6/7)

80% (8/10)

25 publications from 10 eligible academic staff

100%

28.6% (2/7) (5 pelajar masih dalam proses penulisan)

100%

Pediatrik 1.At least 80% of undergraduate (Phase III MD) clinical teaching will be conducted within the schedule time 2.At least 90% of clinical teaching will be conducted within the same month scheduled

Objektif tercapai. 91.25 % pengajaran klinikal pelajar sarjana (Fasa III) berjaya dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan. Objektif tercapai. 94.3% pengajaran klinikal berjaya dilakukan mengikut jadual dalam bulan yang sama.

Page 39: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

3.At least 70% of postgraduate (phase III MMed) research projects shall be presented at scientific meeting or published in any medical journal

100% calon Sarjana Perubatan (Pediatrik) Tahun 4 yang menduduki Peperiksaan Ikhtisas III, telah membentangkan disertasi di Persidangan Saintifik.

Psikiatri

1. To ensure at least 70% of postgraduate students

successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2. To ensure at least 70% of final postgraduate students

present their research findings at scientific meetings. 3. To ensure at least 80% of lectures supervise a minimum of

one postgraduate student in research/ dissertation at any one time

37.5 % - Tidak tercapai 0%- Tidak tercapai

100%- Tercapai

CAF diserahkan

pada 1 November

2012

Sains Rekonstruktif

1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration

2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

50%

100%

100%

Perlu CAF

Surgeri 1. 90% of undergraduate student pass the end posting exam

Objektif tercapai 93.8% - tahun 5 Objektif tak tercapai (42%)

Page 40: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

2. 70% of postgraduate student successfully completed the programme within stipulated duration (7 year)

3. 70% of final year post graduate student present their research finding at scientific meeting

4. >80% lecturers supervise minimum one postgraduate student

Objektif tak tercapai (52%) Objektif tercapai

CAF telah diisi

CAF diisi

Elektif 1) Kesemua pelajar telah menghantar kertas cadangan bagi tahun 3 & 4 selewat-lewatnya 2 bulan sebelum bermulanya elektif

2) Kesemua kertas cadangan telah disahkan oleh ahli jawatankuasa elektif dan telah diberitahu kepada pelajar 1 minggu selepas diadakan mesyuarat

Tercapai 100%

Tercapai 100%

Perubatan Kecemasan

1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. 2. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100%

100%

Unit AVA Melakukan 90% Servis Peralatan Audio Visual,Komputer Dan Peralatan Lain Di Dewan Kuliah 1,2,3,4,5,7 Dan 8 Sebulan Sekali Supaya Pembelajaran Berjalan Dengan Lancar

Tercapai

ULASAN/KEPUTUSAN MRM

Beberapa jabatan/Unit (BPSP, Perubatan, Ortopedik, Fotografi) tidak menyerahkan data pencapaian objektif kualiti dan perlu segera mengutip data dan menyerahkannya kepada J/Kuasa Kerja ISO9001 PPSP. Mana-mana jabatan/Unit yang mencapai sasaran objektif kualiti yang ditetapkan perlu menyerahkan CAF ie. tindakan pembetulan. Jabatan yang mempunyai program MMed/PhD disarankan menggunapakai objektif kualiti yang ditetapkan oleh Bhg Siswazah.

Page 41: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 5: Laporan analisis maklumbalas pelanggan (Pengerusi J/Kuasa Piagam Pelanggan)

JABATAN RUMUSAN ANALISIS

TINDAKAN

(Direkodkan dalam Jadual CAF)

R&D Bahagian Penyelidikan telah menyediakan borang maklumbalas pelanggan yang mengandungi 37 soalan. Berdasarkan analisis yang dibuat, 3 daripada 37 soalan dinyatakan tidak berpuashati:

1. 33% penyelidik masih belum maklum bahawa proses pembelian menggunakan PO telah dilaksanakan secara online (eFAS) oleh Jabatan Bendahari.

2. 29% penyelidik menyatakan kemudahan/prasarana/alatan yang ada di PPSP/jabatan/unit/makmal belum mencukupi untuk kegunaan penyelidikan.

3. 33% penyelidik masih tidak mengetahui wujudnya Sekretariat KPI PPSP untuk membantu staf akademil dalam mengemaskini atau menyalurkan maklumat KPI.

CAF akan diserahkan kepada MR

CFCS Dari ‘Kotak Aduan’ - tiada aduan di terima.

Dari maklumbalas oleh pelajar menggunakan borang makluman CFCS mengenai pengajaran dan pembelajaran Program KKKK.

_

Tiada item yang melebihi paras ketidakpatuhan (>20% bagi tidak setuju dan amat tidak setuju).

Walaubagaimanapun, auditor dalaman menasihatkan agar item-item yang menunjukkan peratusan ”tidak setuju dan amat tidak setuju” diberi perhatian dan direkodkan dalam PAF dan dihantar kepada MR.

Imunologi Jabatan telah menganalisis kepuasan pelajar terhadap pengajaran dan pembelajaran. Kesemua lima bahagian pengajaran dan pembelajaran kebanyakannya mendapat skor yang tinggi iaitu

2 CAF akan diserah

Page 42: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

4(good) dan 5(excellent) dan hanya seorang calon (6.2%)membuat komen mengenai: i)Nota syarahan tidak diberikan kepada pelajar sebelum syarahan & ii) Jadual seminar dan posting makmal perlu lebih teratur

JPP Jumlah keseluruhan borang soal selidik yang diedarkan adalah 100. Jumlah borang soal selidik yang telah diisi dan dikembalikan semula adalah sebanyak 46. Maka kadar respon soal selidik adalah 46 %. Lingkungan umur responden adalah 23-53 tahun. Peratusan responden lelaki adalah 41.3 % manakala responden perempuan adalah 58.7 %.

Kategori responden terdiri daripada staf akademik, staf sokongan dan pelajar. Peratusan mengikut kategori adalah staf akademik (67.4%), staf sokongan (26.1%) dan pelajar (6.5%). Berikut adalah perincian penilaian mutu perkhidmatan yang dinilai oleh responden:

Bil Butiran Tidak memuaskan

n (%)

Kurang memuaskan

n (%)

Memuaskan

n (%)

Baik

n (%)

Sangat baik

n (%)

1 Layanan dan kerjasama staf

0 (0) 0 (0) 9 (19.6) 27 (58.7) 10 (21.7)

2 Personaliti dan keterampilan staf

0 (0) 0 (0) 4 ( 8.7) 30 (65.2) 12 (26.1)

3 Komunikasi staf 0 (0) 0 (0) 8 (17.4) 25 (54.3) 13 (28.3) 4 Masa berurusan 0 (0) 0 (0) 12 (26.1) 23 (50) 11 (23.9) 5 Hebahan aktiviti 0 (0) 2 (4.3) 11 (23.9) 22 (47.8) 11 (23.9)

Secara keseluruhannya, responden berpuashati dengan perkhidmatan yang diberikan. Walaubagaimanapun, terdapat beberapa cadangan penambahbaikan yang dicadangkan oleh responden dalam meningkatkan lagi mutu perkhidmatan jabatan. Antaranya adalah menambahkan hebahan terhadap aktiviti-aktiviti yang bakal dianjurkan oleh jabatan, mengeluarkan naskah format terkini untuk penulisan tesis, mempergiatkan lagi penganjuran bengkel untuk mengendalikan PBL/SGD dengan berkesan dan menyediakan material PBL yang berkualiti.

-

Anatomi Data maklumbalas pelanggan telah dianalisa – tiada ketidakpuasan. -

Page 43: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Unit Biostatistik & Metodologi Perubatan

Unit telah menganalisis kepuasan pelajar terhadap pengajaran dan pembelajaran. Kesemua lima bahagian pengajaran dan pembelajaran mendapat skor yang tinggi melebihi paras purata dan median.

-

Unit Sains Sukan

Tiada aduan rasmi daripada para pelanggan

CSC Maklumat feedback questionaire – academic session 2011/12. Tahap keseluruhan kepuasan hati pelajar terhadap Blok Foundation – 81.7% Respiratory - 81.1% Gastrousus - 79.8% Genitourinary – 78% Reproduktif - 65.8% Kardiovascular – 57.8% Hasil analisis didapati blok kardiovascular tidak mencapai peratus yang ditetapkan (75%,) Semakan mendapati beberapa perkara perlu diberi perhatian kerana didapati berulang semasa sesi 2010/11 Terhadap blok yang sama

- Masalah tutor tidak hadir/lewat hadir semasa sesi pengajaran (cvs) - Kumpulan pelajar yang ramai (reproduktif)

(4 kump untuk 1 tutor)

Beberapa tindakan telah dilakukan untuk meningkatkan keberkesanan aktiviti pengajaran dan pembelajaran di PKK

1. Memohon ketua jabatan untuk menamakan tutor untuk sesi pengajaran blok.

2. Hantar surat perlantikan,jadual, nota pengajaran berkaitan 2 minggu sebelum sesi, membuat peringatan melalui email sehari sebelum sesi pengajaran.

3. Muat turun CD pengajaran supaya boleh di ekses oleh semua pengajar.

4. Sentiasa mengingatkan tutor supaya

Page 44: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

mencari penganti sekiranya beliau tidak dapat hadir pada sesi berkaitan.

Anestesiologi 1.Tiada aduan diperolehi dari kotak aduan

2. 1 kumpulan tidak berpuashati (jumlah prosedur yang dilakukan tidak mencukupi)

Survey akan dilakukan secara berkala, Bilangan prosedur yang dilakukan difikirkan wajar oleh jabatan

Pato. Kimia Status keputusan analisis terkini maklumbalas pelanggan (student’s feedback) telah menunjukkan kadar kepuasan pelanggan yang tinggi. (Boleh rujuk fail ISO di jabatan)

-

Per. Keluarga Medical Degree Pelajar mencadangkan agar tempoh penempatan di daerah dan hospital diperpanjangkan, buku rujukan dan pengajaran klinikal diperbanyakkan, kemudahan internet dipertingkatkan dan kemudahan pembelajaran seperti meja tulis di Hospital Pasir Mas diperbanyakkan. M.Med Family Medicine Phase I MCQ – content and clarity less relevant and less clear. KFQ, EMQ – content and clarity relevant but less clear. OSCE content and clarity relevant and clear Phase II MCQ, KFQ, SEQ, VADI – less clear MCQ – most difficult Phase III Practice diary, dissertation – content clear but difficult

Maklumat yang diperolehi digunakan untuk penambahbaikan – rujuk Agenda 7

MPG Unit Makmal Akademik (MPG) telah menganalisis kepuasan pelajar terhadap kemudahan pengajaran dan pembelajaran yang disediakan di kesemua makmal MPG (1,2,3 dan 4).

-

Page 45: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Ia melibatkan skop perkara seperti :

1. Keselamatan beg/barangan pelajar 2. Kemudahan bangku makmal 3. Kemudahan system audio 4. Kemudahan sistemvisual/televisyen 5. Kemudahan pinjaman mikroskop 6. Peralatan semasa amali 7. Susunatur tempat peperiksaan 8. System loceng semasa peperiksaan 9. Keceriaan makmal 10. Rak beg/barang 11. Ruang makmal 12. Kebersihan makmal 13. System penghawa dingin 14. Layanan dan kerjasama staf

Responden ialah terdiri dari pelajar tahun 1 hingga tahun 3 (57.5%, 336 dari 584 orang pelajar). Pecahan kategori pelanggan pula adalah 149 orang pelajar tahun 1 (44.3%), tahun 2 adalah 92 orang (27.4%) dan tahun 3 adalah 95 orang (28.3%). Keseluruhan kajian kepuasan pelanggan ini menunjukkan pengurusan kualiti Makmal Akademik (MPG) masih berjalan dengan baik dan teratur. Namun begitu, beberapa skop kajian perlu diteliti dengan lebih rapi oleh pihak pengurusan tertinggi PPSP seperti :

i. keselamatan beg/barangan pelajar dan rak (61.6%),

ii. kemudahan bangku makmal (77%), iii. kemudahan system televisyen (68.2%), iv. system audio/pembesar suara (77.1%) v. peralatan semasa amali (65.8%)

Ini kerana kesemua skop ini mendapat peratusan penilaian kepuasan yang agak rendah iaitu kurang dari 80%.

Page 46: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Untuk skop yang mendapat peratusan penilaian kepuasan yang tinggi iaitu lebih dari 80% seperti :

i. Kemudahan pinjaman mikroskop (84.6%, hanya melibatkan pelajar Tahun 1 perubatan & pergigian sahaja dan jumlah responden 149 dari 250 orang pelajar)

ii. Susunatur tempat peperiksaan (86%) iii. System loceng semasa peperiksaan (88.4%) iv. Ruang makmal (83.3%) v. Kebersihan makmal (90.5%) vi. System penghawa dingin (94%) vii. Layanan dan kerjasama staf (92%)

Namun begitu, masih ada ruang untuk pihak Makmal Akademik (MPG) membuat penambahbaikkan untuk memperbaiki tahap perkhidmatan dan kecekapan unit ini pada masa akan datang.

Oftalmologi Analisa ketidakpuasan pelajar MMEDprogram

Aduan pelajar sarjana perubatan oftalmologi berkenaan mikroskop pembedahan dewan bedah 9 yang tidak berkualiti menyebabkan berlakunya komplikasi di dalam pembedahan (mikroskop berusia semenjak tahun 1997)

Analisa ketidakpuasan pelajar MD program:

Community eye servis was scored borderline (cancellation by the organizer)

CAF diserah

Permohonan pembelian mikroskop pembedahan telah dipohon semenjak tahun 2008 (lampiran surat disertakan)

CAF diserah Pediatrik Majoriti responden berpuashati dengan pengajaran di jabatan ini samada pengajaran di bilik kuliah,

wad dan klinik. Namun terdapat beberapa isu yang berbangkit daripada seperti masalah Radiologi Conference yang selalu dibatalkan.

Isu berbangkit daripada maklumbalas pelanggan akan dibincangkan dalam Mesyuarat Jabatan yang akan diadakan pada 27 November 2012.

Page 47: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Psikiatri Pihak jabatan telah menganalisis kepuasan pelajar Postgraduate dan Undergraduate berkenaan sesi pengajaran dan pembelajaran.

Bagi Pelajar Sarjana, analisa maklumbalas telah dibahagikan kepada empat bahagian utama di mana setiap bahagian terdiri daripada beberapa elemen. Secara keseluruhannya, maklumbalas yang diterima daripada pelajar adalah memuaskan dan cemerlang.

Bagi Pelajar Perubatan, terdapat beberapa skor yang rendah yang perlu di perbaiki. Selebihnya, mendapat skor yang tinggi dan memuaskan

CAF diserahkan pada 1 November 2012.

Elektif Sebahagian pelajar fasa dua dan fasa tiga, tahun 4 berpuas hati dengan pengurusan dan perjalanan Program Elektif.

-

Mikrobiologi & Parasitologi

MPath Part 1

1. Secara amnya kesemua calon berpuashati dengan format pengajaran/pembelajaran, seminar, “lab rounds”, buku log, syarahan, sesi amali, “bench work” dan “hands-on practice” sangat membantu. Kesemua calon juga sangat berpuas hati dengan prestasi Jabatan Mikrobiologi dan Parasitologi Perubatan.

2. 86% (12/14) calon tidak berpuas hati dengan kemudahan internet kerana kesukaran untuk mengakses di bilik lepasan ijazah dan makmal.

MPath Part 2

1. Secara amnya kesemua calon berpuashati dengan format pengajaran/pembelajaran, seminar, “lab rounds”, buku log, syarahan, sesi amali, “bench work” dan “hands-on practice” sangat membantu. Kesemua calon juga sangat berpuas hati dengan prestasi Jabatan Mikrobiologi dan Parasitologi Perubatan.

1 CAF diserahkan

1 CAF diserahkan

Page 48: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

2. 25% (1/4) calon tidak berpuas hati dengan kemudahan internet kerana kesukaran untuk mengakses di bilik MPath2, bilik lepasan ijazah, makmal dan pejabat.

Neurosains MS (NEUROSURGERY)

‐ Few attending the audit sessions for neurosurgery

MASTER/PhD Neurosciences

‐ Nil

UNDERGRADUATES

‐ Nil

Discussed at department meeting

ORL-HNS Maklumbalas pelanggan terhadap pelajar pra-siswazah (posting program MD)

Hanya 8/76 (10.5%) yang marking ’MEMUASKAN’ (Score 2) bagi parameter kemudahan bagi kemudahan untuk praktikal. Parameter lain ’SANGAT MEMUASKAN’.

Tiada maklumbalas tidak memuaskan yang diterima.

-

SURGERI Soal selidik maklumbalas pelanggan terhadap kemududahan di Jabatan surgeri >75% pelanggan berpuas hati dengan kemudahan jabatan (76%-96%) kecuali bahagian hiasan dalaman (54% sahaja)

Fisiologi Maklumbalas kepuasaan pelanggan (Undergraduates): amali, syarahan & perbincangan kumpulan -

Page 49: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

kecil

1. Blok Kardiovaskular - 98% - 100% (tercapai) 2. Blok Respiratori- 88% - 100%(tercapai)

Farmakologi Post course evaluation feedback form analysis:

Scored 1(not satisfactory)-5(most satisfactory) in 4 categories ( Clarity, Clinical Relevance, Adequacy of Content, Improvement of Knowledge)

Only 1.5% gave a score of 2, none gave a score of 1, the rest gave a score of 3-5.

-

Hemato Minta laporan dari Jab CAF telah diserahkan

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Semua jabatan/Unit yang mempunyai laporan ketidakpuasan pelanggan perlu mengambil tindakan pembetulan (menyerahkan CAF) – sila rujuk SOP untuk Pengurusan Kepuasan Pelanggan di Laman ISO PPSP. Jabatan/Unit yang tidak melakukan analisa kepuasan pelanggan dengan segera dan melaporkannya kepada J/Kuasa Kerja ISo PPSP.

Page 50: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 6: Laporan `Non-conforming products/services` (NCP)

JABATAN NCP Staf yang dimaklumi/bertanggung jawab dan tindakan yang diambil (Direkodkan dalam Jadual CAF)

Imunologi i) Nota syarahan tidak diberikan kepada pelajar sebelum syarahan

ii) Jadual seminar dan posting makmal perlu lebih teratur

CAF akan diserah – rujuk Minit 7

Per. Keluarga

3 daripada 7 orang pelajar pasca siswazah gagal menamatkan pengajian dengan jayanya dalam tempoh 5 tahun Jumlah penerbitan adalah 16 berbanding 12 pensyarah yang layak di jabatan

Penyelaras Pasca Siswazah Jabatan – rujuk Minit 7 Penyelaras Penyelidikan Jabatan – rujuk Minit 7

ULASAN/KEPUTUSAN MRM 2011

Jabatan/Unit digalakkan memantau dan merekodkan sebarang NCP, jika ada. Ini bertujua agar segala NCP dapat diperbetulkan/diselesaikan.

Page 51: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 7: Laporan tindakan pembetulan (CAF)

JABATAN KETIDAKPATUHAN SUMBER KETIDAKPATUHAN (BRMP, NCP dll)

PUNCA (`root causes`) TINDAKAN PEMBETULAN

Imunologi Sekurang2nya 70% pelajar

MPath(Imunologi) tahun akhir mempersembahkan kajiannya dalam persidangan saintifik

Objektif Kualiti Jabatan Terdapat seorang sahaja pelajar Mpath (Imunologi)Tahun 3

Perlu menunggu sehingga pelajar ini berada ditahun 4 (Tahun akhir pengajiannya) -CAF

Sekurang2nya 70% pelajar Mpath(Imunologi) menamatkan pengajian dalam tempoh masa yang ditetapkan

Objektif Kualiti Jabatan Terdapat seorang sahaja pelajar Mpath (Imunologi)Tahun 3

Perlu menunggu sehingga pelajar ini berada ditahun 4 (Tahun akhir pengajiannya)

Jumlah penerbitan dalam indeks Jurnal sekurang2nya 2 penerbitan bagi setiap pensyarah

Objektif Kualiti Jabatan Lewat dalam penyerahan manuskrip kepada jurnal yang berkenaan

Menggalakkan pensyarah sentiasa memohon geran dan menghantar artikel/manuskrip setiap tahun

Jadual seminar dan posting makmal perlu lebih teratur

NCP Masa posting yang pendek (2 minggu shj)

Jadual akan di’review’ semula oleh S1C dan pensyarah terlibat

Nota syarahan tidak diberikan kepada pelajar sebelum syarahan

NCP Nota diberi selepas syarahan

Nota akan diberi sebelum syarahan untuk sesi akan datang

Neurosains Fail kelayakan dan peribadi staffs tidak kemas, dokumen difailkan dalam file yang salah.

DC baru . DC baru dan DC lama tidak membuat kemasan

2 kali dalam 6 bulan: Proses pemantauan ISO fails dibuat dan di catat tarikhnya.

Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan

1. Hanya 57.1% pelajar tahun akhir ynag membentangkan kertas kerja, sepatutnya 70%.

2. Penilaian berterusan kursus Sarjana Sains Statistik

1. Pelajar tersebut adalah pelajar bermasalah yang kurang dedekasi & disiplin.

1. Memberi surat peringatan kepada pelajar & penyelia.

Pemantauan perkembangan

Page 52: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Perubatan dala manual adalah mengelirukan dan berbeza dengan perlaksanaan.

2. Kesilapan manual kajian secara berkala

Mencadangkan agar pembentangan kajian sebagai prasyarat pada penghantaran tesis, viva atau pengijazahan sarjana.

2. Membetulkan manual dan semakan kurikulum pada Disember 2012.

Mikrobiologi M. Path 1 dan 2

Calon M. Path1 dan 2 sukar untuk mengakses kemudahan internet di dalam kawasan makmal dan di Jabatan Mikrobiologi dan Parasitologi Perubatan.

1. Ketiadaan sumber internet “port” di makmal JMPP yang boleh digunakan oleh pelajar M. Path1 dan bilangan internet nod di bilik M. Path 1 & 2 tidak mencukupi.

2) Keupayaan isyarat internet tanpa wayar (wireless) di luar kawasan makmal penyelidikan dan di jabatan terlalu lemah untuk diakses.

Permohonan untuk mengadakan kemudahan capaian internet tanpa wayar di bilik lepasan ijazah, makmal dan pejabat telah dibuat kepada pihak PPKT semenjak tahun 2010. Ini diikuti dengan pemeriksaan dan penilaian oleh pihak PPKT pada tahun 2011. Pihak jabatan telah dimaklumkan oleh pihak PPKT bahawa jenis dan kapasiti kemudahan internet tanpa wayar telah ditentukan dan permohonan berkenaan mengambil masa dan perlu menunggu tindakan lanjut kerana kekangan kewangan.

Page 53: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

JPP To ensure at least 75% of eligible

lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

Kualiti Objektif The number of students enrolled into this program is about 1-2 student per year. So the chances to the lecturers to supervise postgraduate student in dissertation are limited.

To increase publicity/announcement to encourage more enrollment of the student to pursue stuay in this program

At least 60% of eligible academic staff will be involved in research as Principle Investigator

Kualiti Objektif The number of eligible departmental academic staff are 7 lecturers. So far, the number of departmental staff as Principle Investigator are 3. Two lecturers applied for grant as principle investigator but the approval is still pending

Will increase efforts to involve more lecturers as Principle Investigator soon, including increasing research collaborations with other department

Bhg. Penyelidikan

1. 33% penyelidik masih belum maklum bahawa proses pembelian menggunakan PO telah dilaksanakan secara online (eFAS) oleh Jabatan Bendahari.

2. 29% penyelidik menyatakan kemudahan/prasarana/alatan yang ada di PPSP/jabatan/unit/makmal

Maklumbalas pelanggan

Maklumbalas pelanggan

Kurang promosi/hebahan kepada pensyarah/penyelidik

Penyelidik kurang berminat untuk menggunakan kemudahan yang disediakan di Makmal

Tingkatkan hebahan melalui email dan laman sesawang Bahagian Penyelidikan.

Meningkatkan promosi dan hebahan melalui email, laman sesawang dan Buletin Penyelidikan untuk menggalakkan

Page 54: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

belum mencukupi untuk kegunaan penyelidikan.

3. 33% penyelidik masih tidak mengetahui wujudnya Sekretariat KPI PPSP untuk membantu staf akademil dalam mengemaskini atau menyalurkan maklumat KPI.

4. Objektif Kualiti PPSP ke (VII) tidak tercapai. Hanya 53.4% pensyarah aktif PPSP yang mempunyai geran penyelidikan sebagai PI untuk tahun 2012

5. Objektif Kualiti PPSP ke (VIII) tidak tercapai. Hanya 83.6% (229/274)

Maklumbalas pelanggan

Data RIS, Bah. Penyelidikan

Data KPI RU

Penyelidikan Pusat (CRL)

Kurang promosi dan hebahan dilakukan.

1. Banyak geran telah tamat pada hujung tahun 2011

2. Banyak permohonan geran (ERGS, FRGS, RUI) yang tidak Berjaya dan permohan geran jangka pendek yang telah dikemukakan belum mendapat kelulusan.

Pada masa penilaian dibuat, masih terdapat ramai pensyarah yang tidak menghantar atau

pensyarah/penyelidik menggunakan Makmal Penyelidikan Pusat (CRL) untuk menjalankan penyelidikan.

Meningkatkan promosi dan hebahan melalui email, laman sesawang dan Buletin Penyelidikan.

Mengadakan bengkel penulisan cadangan penyelidikan pada 1/11/2012 untuk:

1. Pensyarah yang tidak mempunyai geran sebagai PI.

2. Pensyarah-pensyarah baru/muda yang belum mempubyai geran.

Page 55: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

(sepatutnya 200% = 548/274)bilangan penerbitan dikalangan pensyarah PPSP.

memaklumkan penerbitan mereka kepada pihak secretariat KPI PPSP.

2. Mengadakan bengkel penulisan dan penerbitan artikel.

3. Membuat pengumuman yang lebih efektif supaya pensyarah-pensyarah yang menerbitkan artikel dapat memaklumkan (declare) dalam Data KPI RU.

FISIOLOGI Tidak memenuhi Objektif Kualiti

‘postgraduate’ ke 2.

Peratusan pencapaian yang diperolehi hanyalah 71% sahaja daripada peratusan sasaran sebanyak 75%.

Berdasarkan rekod penyeliaan ‘postgraduate’ jabatan

Separuh daripada pensyarah, baru menamatkan pengajian.

Untuk memastikan setiap pensyarah baru mempunyai geran dan seterusnya mempunyai pelajar post-graduate, buddy system akan dilaksanakan. Setiap pensyarah senior yang telah mempunyai geran perlu “membimbing” seorang atau dua pensyarah baru supaya dapat memohon geran penyelidikan dan seterusnya memperolehi pelajar post-graduate.

Meluaskan promosi aktiviti penyelidikan di jabatan melalui penambahbaikan laman WEB dan mengedarkan risalah jabatan ke IPT lain.

Page 56: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

OFTAL To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their MMED programmes within the stipulated duration (5 years)-Objektif tidak tercapai

(36 % sahaja tercapai)

Objektif Kualiti Jabatan

MCQ mesti sekurang-kurangnya 45 % sebagai syarat kelulusan

Terdapat pelajar sarjana yang menangguhkan pengajian kerana bersalin/masalah peribadi dan pada masa yang sama mengulang peperiksaan

1.Perlu dimasukkan kedalam perbincangan badan konjoin oftalmologi berkenaan isu ini dan perlu perbandingan dengan UKM dan UM

2.Kelas tutorial/MOCK exam dijalankan di USM secara berkala

Perubatan Keluarga

Sasaran objektif kualiti iaitu sekurang-kurangnya 70% pelajar pasca siswazah tamat tempoh pengajian dalam masa 5 tahun dengan jayanya tidak tercapai (57.1%). Sasaran tidak tercapai tetapi lebih baik berbanding tahun 2011(13.3%)

Sasaran objektif kualiti iaitu bilangan penerbitan sepatutnya dua kali lebih banyak daripada bilangan

Analisa tempoh pengajian dari pendaftaran hingga penamatan dalam masa 5 tahun Analisa jumlah penerbitan tahunan bagi pensyarah

Pelajar melewatkan penghantaran family case study, practice diary dan disertasi Kekangan masa dan kurang kemahiran dalam kalangan pensyarah muda

4. Bimbingan untuk penulisan family case study

5. Penghantaran kertas

cadangan kajian disertasi ke Jawatankuasa Etika sebagai ‘prerequisite’ untuk naik ke tahun 3

6. Semakan semula cara

dan format penilaian dilakukan di peringkat conjoin

7. Mengadakan Research

Proposal Preparation Workshop

8. Mengadakan 2 bengkel iaitu ‘Manuscript Writing Workshop’ dan

Page 57: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

pensyarah yang layak

‘Workshop on Research Publication’ dan menggalakkan penyertaan pensyarah

9. Mengadakan ‘Journal

Club’ secara bulanan

10. Membenarkan cuti untuk membuat kajian dan cuti penulisan

Patologi Kimia

Tiada ketidakpatuhan direkodkan. Isu-isu penting contohnya objektif kualiti & sasaran kadar kepuasan pelanggan yang tinggi telah dicapai.

- - -

Anatomi Gagal mencapai OQ no. 3

Analisa pencapaian objektif kualiti

Bilangan calon sarjana adalah 3 orang sahaja manakala bilangan pensyarah adalah 9 orang

Pengiklanan kursus dipertingkatkan melalui pengedaran risalah dan laman web jabatan

Psikiatri Objektif “ To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings” tidak tercapai.

Ketidakpuasan pelanggan, iaitu pelajar berkenaan tempat pembelajaran (bilik mesyuarat

Masa yang ada amat terhad. Sebaik menamatkan kajian dan disertasi, pelajar siswazah yang telah tamat pengajian akan di sibukkan dengan tugas-tugas di KKM

Penghawa dingin di dalam

Jabatan bercadang untuk menggalakkan pelajar siswazah:

1. Membentangkan kajian mereka yang telah selesai sebelum menamatkan pengajian.

Penyelia disertasi diminta membantu pelajar menerbitkan hasil kajian mereka di dalam

Page 58: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Psikiatri) panas sehingga menyebabkan tumpuan terhadap pembelajaran menjadi terganggu.

Objektif “to ensure at least 70% postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration” tidak tercapai.

bilik mesyuarat rosak.

5 dari 8 pelajar sesi kemasukan 2008 telah gagal dalam peperiksaan Bahagian I dan Bahagian

jurnal

Beberapa langkah telah diambil: 1. Telah membuat aduan

kepada pihak UKP dari membaiki. Jabatan juga telah menerima penghawa dingin yang baru daripada PPSP.

2. Pelajar menggunakan bilik kuliah yang lain di jabatan sementara penghawa dingin dibaiki.

Mempertingkatkan pengajaran seperti teknik menjawab soalan teori dan klinikal

Pediatrik 1. Code for the record is not corresponed to the Files code. (Clause 4.2.3)

2. File labeling are not tally with the master list. (Clause 4.2.3)

1. File-file untuk dokumen ISO 9001:2008

2. Senarai induk file ISO 9001:2008

1. Pengawal dokumen yang mengemaskini label rekod tersilap taip nombor rekod (Contoh keliru dengan Internal Reference (IR) dan Senarai Rekod ®.

2. Pembetulan yang sama sebagaimana NCR1 pertama telah dibuat.

1. Nombor-nombor rekod yang tersilap telah diperbetulkan dan diselaraskan dengan CP. Borang AFA telah dihantar pada 12 Ogos 2012.

2. Nombor-nombor rekod yang tersilap telah diperbetulkan dan diselaraskan dengan CP. Borang AFA telah dihantar pada 12 Ogos 2012.

Page 59: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

3. No analysis done on feedback from postgraduate student (CP2) (Clause 8.2.4)

4. No analysis on CME activity and student feedback (Clause 8.2.4).

3. Analisis Data Maklumbalas pelanggan

4. Analisis Data Maklumbalas pelanggan

3. Analisis dibuat namun gagal ditunjukkan kepada juruaudit kerana diletakkan dalam fail lain (Fail Kualiti Objektif).

4. Analisis dibuat namun gagal ditunjukkan kepada juruaudit kerana diletakkan dalam fail lain (Fail Kualiti Objektif).

3. Hasil analisis maklumbalas pelanggan diletakkan di kedua-dua fail (Fail Kualiti Objektif dan Fail Maklumbalas pelanggan

4. Masalah yang sama sebagaimana NCR3. Hasil analisis maklumbalas pelanggan diletakkan di kedua-dua fail (Fail Kualiti Objektif dan Fail Maklumbalas pelanggan.

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Jabatan/Unit yang telah menyerahkan borang CAF ie. mengambil tindakan pembetulan harus memantau keberkesanan tindakan yang diambil (penilaian/pengukuran semula harus diambil untuk menentukan sama ada penambahbaikan telah berlaku/masalah telah diselesaikan. Jika belum selesai/tiada penambahbaikan berlaku, tindakan pembetulan lain harus dilakukan semula (sila pastikan `root causes` dapat dikenalpasti untuk menentukan bentu tindkan pembetulan yang ingin diambil). Sila rujuk Manual Kualiti (Seksyen 8.5.2; dokumen PPSP/QMS/CA)

Page 60: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 8: Laporan tindakan pencegahan (PAF)

JABATAN KEMUNGKINAN KETIDAKPATUHAN KEMUNGKINAN PUNCA TINDAKAN PENCEGAHAN

Anatomi Terdapat surat-surat SULIT berkenaan

peperiksaan di dalam rekod tidak sulit iaitu: 1) PPSP/MD/Anat/CP1/R1 2) PPSP/MD/Anat/CP1/R4 3) PPSP/PG/Anat/CP1/R1

Tiada rekod SULIT untuk surat-surat tersebut

2 rekod telah dijadikan SULIT dan ditukar nama kepada: 1) Preparation of examination questions and vetting sessions (PPSP/MD/Anat/CP1/R4) 2) Preparation of examination questions and vetting sessions (PPSP/PG/Anat/CP1/R7)

CFCS

1) Maklumbalas pelajar menunjukkan 13.5% ‘tidak bersetuju’ alat bantu belajar terkini dan mencukupi.

2) Maklumbalas pelajar menunjukkan 18% ‘tidak bersetuju’ bahan pembelajaran mudah diperolehi.

Kekurangan bekalan alatan/kemudahan seperti LCD,BP set,khemah,laptop dan bahan-bahan pameran yang digunakan oleh ramai pelajar secara projek intervensi residensi mereka.

1) Tiada kompilasi nota-nota syarahan dan senarai bahan rujukan terkini diberikan oleh pensyarah.

2) Banyak bahan-bahan rujukan ‘public health’ adalah secara online.

JK KKK Fasa II telah bersetuju pada mesyuarat ke-42 18/05/2012 untuk memasukkan keperluan tersebut dalam bajet Program KKKK bagi sesi 2012/2013.

Bajet tersebut telah diluluskan oleh Dekan (rujuk surat berkenaan). Bahan-bahan alatan akan disewa/beli untuk kegunaan pelajar sesi 2012/2013 nanti.

JK KKK Fasa II pada mesyuarat ke-42 18/05/2012 telah membincangkan isu ini dan bersetuju agar satu kompilasi nota-nota syarahan/rujukan dibuat secara ISBN dan juga untuk kegunaan e-Learning.

CSC 1. Sesi pengajaran dan pembelajaran tidak dapat berjalan

1. Seorang staf P&P dari CSC cuti belajar,hanya tinggal seorang staf P&P, yang

1. Lantikan baru jururawat DU41 / Tutor jururawat amat diperlukan dengan

Page 61: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

dengan lancar terpaksa menjalankan tugas2 pentadbiran dan tugas2 untuk aktiviti pengajaran dan pembelajaran

2. Staf pengkeranian masih berstatus sementara selama 4 tahun setengah dengan status penyerapan sebagai staf tetap sentiasa ditolak, dikhuatiri kalau kontraknya tidak disambung pengurusan pejabat terganggu

pertambahan bilangan pelajar dan bertukar focus pengajaran pra klinikal

2. Staf pengkeranian dilantik ke jawatan tetap.

Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan

Kemungkinan objektif kualiti satu tidak dapat dicapai iaitu 70% pelajar postgraduate tamat pada jangkamasa yang ditetapkan.

Pelajar tidak faham dengan pengajaran dan topic tidak bersesuaian dengan kursus.

Semakan kurikulum untuk membincankan pembaikan isi kursus adakan diadakan pada Desember 2012.

Unit Sains Sukan

Para pelajar Sarjana Sains Sukan (mod kerja kursus) tidak dapat menyerahkan tesis projek penyelidikan pada tarikh yang ditetapkan

Kelewatan memperolehi geran serta kelulusan etika

Para pelajar diminta membentang cadangan kajian lagi awal; iaitu pada penghujung Sem 2

Psikiatri

Objektif kualiti (nyatakan bilangan) tidak dapat dicapai iaitu 70% pelajar postgraduate membentangkan disertasi di “scientific meetings” tidak dapat dicapai sebelum menamatkan pengajian mereka.

Pelajar tidak mempunyai masa yang cukup untuk menyiapkan disertasi mereka.

“Scientific Meetings” selalunya diadakan dalam bulan November – December yang mana pada waktu tersebut, pelajar sedang menyiapkan diri untuk menduduki

Akan berbincang dengan pihak pengurusan program sama ada program ini boleh dijalankan lebih awal atau pun tidak.

Jabatan akan berbincang dengan penyelia disertasi pelajar bagi membantu mereka menerbitkan kajian mereka. Contohnya, di dalam jurnal.

Page 62: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

peperiksaan akhir.

Patologi Kimia Kemungkinan ketidakpatuhan dari segi

objektif kualiti pertama iaitu sekurang-kurangnya 70% pelajar siswazah tamat mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

Faktor luar kawalan dan faktor keputusan penyelidikan yang tidak dijangka

Mempertingkatkan kekerapan pelajar berjumpa dan berbincang masalah penyelidikan dengan penyelia dan untuk pelajar Msc & PhD, penilaian laporan pemantauan ditingkatkan kepada 3 bulan sekali berbanding 6 bulan sekali untuk jabatan ini.

Patologi M. Path 1 dan 2

Calon M. Path1 dan 2 sukar untuk mengakses kemudahan internet di dalam kawasan Jabatan Patologi / Bilik reporting.

1) Kekurangan sumber internet “port” di Jabatan yang boleh digunakan oleh pelajar M. Path1 dan bilangan internet nod di bilik M. Path 1 & 2 tidak mencukupi.

Permohonan untuk mengadakan kemudahan capaian internet tanpa wayar di Bilik Reporting telah dibuat kepada PPKT.

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Tindakan pencegahan yang diambil seharusnya dapat mengelak daripada berlakunya ketidakpatuhan/masalah. Jabatan/Unit terbabit harus memantau keberkesanan semua Tindakan Pencegahan yang diambil (sila rujuk Manual Kualiti Seksyen 8.5.3, dokumen PPSP/QMS/PA). Sekiranya berlaku ketidakpatuhan, tindakan pembetulan perlu segera diambil. Semua jabatan/Unit digalakkan mengambil tindakan proaktif ie. tindakan pencegahan untuk mengelak daripada berlakunya ketidakpatuhan/masalah.

Page 63: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 9: Keperluan sumber (staf/peralatan/ruang)

JABATAN KEPERLUAN SUMBER TARIKH SURAT PERMOHONAN

STATUS KEPERLUAN

JPP Printer Laser (hitam putih)

21 Feb. 2012 Telah diterima pada Julai 2012

CFCS

1) LCD untuk jabatan i Program KKKK sebagai mengganti yang telah rosak

2) Laptop sebagai menggantikan yg telah rosak

3) Split aircond di ruang staf sokongan Sekretariat KKKK untuk keselesaan di tempat kerja.

Aircond sedia ada jenis ’central aircond’ yang tidak memberikan keselesaan kepada staf (agak panas) dan mengeluarkan debu hitam (asbestos) yang tidak selamat untuk staf semasa bekerja.

4) Jeriji keselamatan di bilik stor dan bilik penerbitan/ multimedia untuk mengelakkan kecurian dan menjaga keselamatan peralatan

24 Julai 2011 dan 19 Jun 2012

24 Julai 2011 dan 19 Jun 2012

14 Mac 2012

23 Februari 2012

Perlu rujuk kepada unit AVA

(sbg pinjaman jangka panjang).

Anaestesiologi

1. Memerlukan lebih ramai pensyarah bagi menggantikan pos kosong yang sedia ada

Ada 2 permohonan

Seorang telah ditemuduga dan diterima, Calon menolak kerana tawaran gaji yang lebih rendah dengan kelayakan calon sekarang

Page 64: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Perub. Keluarga

Bilik mesyuarat 2 Januari 2007 Bilik mesyuarat yang digunakan kini adalah gunasama dengan Kajian Komuniti dan Kes Keluarga (KKKK). Ini mendatangkan masalah apabila ada pertembungan mesyuarat kerana jabatan sentiasa mengadakan mesyuarat konjoin antara UKM-UM-USM setiap tahun. Ketika audit dalaman pada 24 April 2006, juruaudit telah mengeluarkan NCR supaya bilik mesyuarat diadakan berasingan.

Patologi

Ruang Muzium Patologi

2010

Telah dibincang dlm exco Dekan dan TDA telah buat perancangan lanjut.

Anatomi 1) Memohon Pegawai Sains

2) Memohon model Anatomi untuk tujuan pengajaran, pembelajaran dan peperiksaan

12 Februari 2006, 6 April 2009 dan 5 Ogos 2012

7 Ogos 2012

Belum selesai. Post telah diwujudkan dan menunggu proses temuduga

Belum selesai. Telah dimajukan kepada Pej Naib Canselor dan menunggu proses kelulusan lanjut

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Jabatan/Unit yang telah membuat permohonan sumber disarankan membuat tindakan lanjutan dengan Bhg Pentadbiran PPSP agar keperluan dapat segera dibekalkan. Namun begitu semuanya tertakluk kepada kemampuan kewangan PPSP. Dekan akan membuat penilaian setiap permohonan mengikut keutamaan (priority) dan mencuba sedaya upaya untuk menyelesaikan sebanrang keperluan.

Page 65: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 10: Prestasi Pembekal

Prestasi Pembekal adalah memuaskan (markah melebihi 70%). Mesyuarat menyarankan pihak Pentadbiran membuat penilaian untuk pembekal bagi vot-vot lain terutamanya vot 35000. Mana-mana pembekal yang tidak menunjukan prestasi yang memuaskan seharusnya dilaporkan kepada pihak Bendahari untuk tindakan lanjut.

Page 66: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 11: Cadangan Penambahbaikan

JABATAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN STATUS SEMASA

Anatomi 1) Jabatan dicadangkan untuk memohon untuk dipindahkan ke tempat

yang berasingan daripada makmal

2) Perlu memohon peralatan yang sesuai untuk menyimpan bahan-bahan pengajaran (contoh: peti besi) yang sulit

3) Perlu memantau kehilangan bahan-bahan pengajaran dan juga kerahsiaan bahan-bahan peperiksaan (contoh: cctv)

4) Kawalan keluar masuk di jabatan perlu diketatkan

5) Dicadangkan agar prosedur vetting 6.7 (PPSP/PG/Anat/CP1) disertakan syarat-syarat dan kriteria minima untuk proses vetting soalan berjalan 6) Dicadangkan pihak jabatan turut dijemput untuk melibatkan diri dalam usaha-usaha untuk menambahkan bilangan pensyarah di jabatan

7) Dicadangkan pihak jabatan mengambil lebih inisiatif untuk menceriakan kawasan persekitaran tempat kerja

Arahan pemindahan serta-merta telah dikeluarkan oleh Pengarah Kampus pada 31 Oktober 2012 tetapi tempat belum disediakan

Permohonan telah dibuat untuk mendapatkan peti besi, cctv dan ’access door system’.

Sudah dilaksanakan

Permohonan penambahan bilangan pensyarah dan pegawai sains telah dibuat.

Gotong-royong jabatan telah dijalankan pada 19 Julai 2012.

Anaestesiologi

1. Kesalahan tajuk label rujukan 2. Tiada ruang khusus bagi menyimpan bahan-bahan rujukan 3. Tiada bukti tindakan pencegahan dilaksanakan 4. Dicadangkan menukar cara penulisan PPSP/PG/Anes/CP1/RX

kepada

PPSP/Anaes/PG/CP1/RX

Semua cadangan telah diambil perhatian dan telah dikemas kini

sebelum Audit SIRIM tahun 2013

Page 67: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

5. Fail kelayakan staf tidak lengakp

Imunologi Fail AFA dan DDN perlu disimpan dalam satu fail yang sama Tindakan telah diambil dan fail tersebut telah

dibuat ’divider’ bagi memisahkan rekod AFA dan rekod DDN

Papan carta organisasi Jabatan perlu dikemaskini secara berkala dengan menggantikan tarikh kemaskini yang terkini serta tandangan ketua jabatan

Tindakan telah diambil oleh ketua jabatan

JD staf jabatan perlu disemak secara berkala dengan menurunkan tandatangan dan tarikh semasa

Tindakan akan diambil oleh ketua jabatan bagi tahun yang disemak

Semua fail harus dibuat divider untuk tahun yang berlainan bagi memudahkan pencarian

Tindakan telah diambil oleh PD

Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan

1. Infrastuktur: bilik pensyarah, bilik mesyuarat & pantry 2. Sumber manusia: menambahan bilangan pensyarah &

teknologis komputer

Belum selesai

Mikrobiologi

1. Untuk mengasingkan rekod objektif kualiti untuk HUSM dan PPSP

2. Untuk update student supervision report

2 rekod telah diwujudkan untuk objektif kualiti HUSM dan PPSP.

Student supervision report telah update.

JPP Dicadangkan agar procedure vetting di JPP disertakan syarat-

syarat dan kriteria minimum untuk proses vetting soalan berjalan

Telah disediakan syarat-syarat vetting

FISIOLOGI 1) Tindakan yang diambil kepada aduan kepuasan pelanggan mengenai tempat kuliah/praktikal/tutorial ialah dengan

-masalah selesai.

Page 68: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

memansuhkan kajian berkenaan dalam borang kepuasan pelanggan kerana perkara berkenaan di luar bidang kuasa jabatan.

2) Memastikan semua dokumen mengenai ISO disusun dengan teratur dan disemak secara berkala.

3) Memastikan setiap dokumen jabatan tidak melebihi tempoh yang telah ditetapkan. (berdasarkan ’MasterList of Record’).

4) Telah menggabungkan L3 ke dalam ’procedure’ CP2 jabatan dan L3 dimansuhkan.

-semua dokumen telah dikemaskini dan tersusun mengikut fail yang telah ditetapkan berdasarkan nombor rujukan.

-dokumen yang melebihi tempoh telah dilupuskan dan direkodkan dalam borang ‘Record of Disposal’.

-CP2 jabatan telah dikemaskini dan digunapakai.

MPG 1. Klausa 6.4 : Persekitaran pekerjaan

Kerosakan lantai di MPG 4 dilaporkan kepada jabatan pembangunan untuk pembaikkan.

Dikepilkan bersama laporan audit keselamatan UKKP April 2012

Aduan telah dibuat pada 01 / 08 /2012 kepada Jabatan Pembangunan (LAPORAN KEROSAKAN AWAM) dan lantai simen pecah itu telah siap ditampal oleh pihak pembangunan.

2. Klausa 6.4 : Persekitaran pekerjaan

Pelan lantai tidak dipaparkan di dalam ruangan makmal sebaliknya dipaparkan di kaki lima MPG 3 dan MPG 4

Pelan lantai di makmal MPG 3 dan MPG 4 telah diubah ke dalam makmal untuk kemudahan pengguna makmal semasa kecemasan berlaku.

Patologi Kimia 1)Cadangan analisis kepuasan pelanggan di dalam Fail Student Feedback Forms- PPSP/PG/CPath/RII yang tidak jelas telah diubah mengikut apa yang telah dicadangkan baru-baru ini iaitu adanya “cut-off point” antara markah diperolehi (score) dan peratusan.

2)Penambahbaikan untuk objektif kualiti no. 1 iaitu

Analisis mengikut cadangan penambahbaikan.

(Sila rujuk Fail ISO di jabatan)

Page 69: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

mempertingkatkan laporan pemantauan pelajar siswazah kepada 3 bulan sekali untuk jabatan ini.

Laporan pemantauan hanya 6 bulan sekali.

Perub. Keluarga Bengkel penilaian format peperiksaan dilakukan peringkat konjoin Memanjangkan tempoh penempatan pelajar Sarjana Perubatan di jabatan untuk kurikulum baru

Lulus secara edaran. Menunggu kelulusan senat. Dalam perbincangan.

Pediatrik 1. Dicadangkan agar diwujudkan fail berasingan bagi maklumbalas pelanggan dan data analisis

2. Semua analisis maklumbalas pelanggan mesti dibincang/dibentang semasa mesyuarat jabatan.

3. Masalah serangan tikus di jabatan

4. Perlu maklumkan kepada CDC berhubung carta alir untuk CP2 di laman wed ISO yang tidak dapat dibuka semasa audit

5. Peti surat (pigeon hole) di jabatan perlu dipindahkan agar tidak menghalang Gegelung Hos (Hose Reel)

1. File berasingan telah diwujudkan

2. Hasil maklumbalas pelanggan akan dibincangkan semasa mesyuarat jabatan

3. Pihak jabatan telah menyediakan beberapa perangkap tikus

4. Pihak jabatan telah menghubungi En Nafizan dan masalah ini dapat diselesaikan pada hari yang sama

5. Peti surat (pigeon hole) telah dipindahkan ke tempat yang sesuai

Pusat Genom Manusia

1. In the process of developing a system for continuous assessment of quality objectives' achievement.

Page 70: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

2. Objective Quality will be displayed in HGC's website. 3. One Secretary was appointed, Pn. Noor Azwani Bt. Mat Yassin 4. One staff in-charge of costumer complaints will be appointed, Pn. Nor Hasimah Mamat

Selesai

ORL-HNS Perlu kemaskini nama supervisor dan masa pada attendance list (MMed Teaching) (PPSP/PG/ORL-HNS/CP1/R7)

Selesai

Oftalmologi JD Ketua Jabatan dan para pensyarah perlu mengikut individu (gelaran,gred, tugas di jabatan

Tiada kesimpulan dan tindakan pembetulan utk maklum balas pelajar

Job desription mengikut SFI telah dimasukkan ke dalam fail terbabit Kesimpulan dan tindakan pembetulan utk maklum balas pelajar akan dilakukan oleh penyelaras berkenaan

Surgeri 1. carta organisasi tidak terkini

2. kesalahan ejaan dalam CP

3. tiada no. rujukan / no siri pada disertasi

-kemaskini carta organisasi termasuk menambah 2 orang pensyarah baru

- pembetulan ejaan di lakukan dan dilaporkan pada CDC

- sistem ’filling’ disertasi dilakukan dan dinomborkan untuk memudahkan rujukan

Patologi

1. Susunan slaid di bilik penyimpanan slaid kurang memuaskan 2. Barangan peribadi didalam bilik penyimpanan slaid

Staf berkenaan diminta lebih prihatin untuk mengemaskannya

Barangan peribadi di arah dikeluarkan dari bilik penyimpanan slaid

Page 71: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Psikiatri

1. Tiada nombor rujukan untuk fail rekod.

2. Mempunyai nombor rujukan fail dan nama fail yang berulang.

3. Kesukaran mencari rekod bagi aktiviti pengajaran bagi tahun 3, 4 dan 5 memandangkan kesemuanya berada di dalam satu fail yang sama.

4. Deskripsi tugas pensyarah tidak dikemaskini.

5. Tiada perbincangan terkini mengenai ISO (kali terakhir dibincangkan semasa mesyuarat jabatan bertarikh 21 Julai 2011).

6. Tiada jadual waktu terkini bagi Tahun 3 Perubatan Psikologi.

7. Pemantauan Kualiti Objektif selasa 3 tahun berturut-turut (dari

2009) tidak tercapai “ To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings” memandangkan Scientific Meeting bagi Psikiatri adalah sekali setahun iaitu pada bulan Disember.

Belum selesai

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Mana-mana jabatan/unit yang melakukan tindakan penambahbaikan seharusnya membuat pemantauan bagi memastikan tindakan diambil berkesan ie. ada bukti penambahbaikan berlaku. Proses penambahbaikan harus diamalkan secara berterusan supaya wujudnya penambahbaikan berterusan. Tindakan penambahbaikan berterusan terutama berkaitan keberkesanan prosidur kerja boleh disebabkan oleh respon (feedback) dari luar (pelanggan) dan dalaman (organisasi) ie. `external/internal driven`. Proses penandarasan juga merupakan salah satu cara untuk tujuan penambahbaikan berterusan. Matlamat akhir kerja-kerja penambahbaikan berterusan adalah untuk kepuasan pelanggan kita.

Page 72: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 12: Hal-hal lain

1. Borang serah tugas PK/DC akan disediakan untuk melicinkan proses pertukaran PK/DC di jabatan/Unit. Ini untuk membantu PK/DC yang baru mengambil alih tugas dapat meneruskan urusan yang berkaitan.

2. SOP untuk `pengurusan kepuasan pelanggan` akan disediakan oleh J/Kuasa Piagam pelanggan untuk melicinkan urusan berkaitan analisa kepuasan pelanggan dan akan dimuat naik ke alaman web ISO PPSP untuk rujukan semua Jabatan/Unit.

3. Kemahiran juruaudit dalaman akan dipertingkatkan supaya dapat menjalankan audit dengan lebih berkesan ie. bukan sekadar ingin mencari/memberi NCR saja. MR akan meneruskan kursus audit dalaman setiap kali sebelum audit dalaman dilakukan bagi tujuan ini.

4. Pihak PPSP akan mendapatkan laporan daripada pihak MOH tentang prestasi graduan PPSP yang bertugas di hospital-hospital. Maklumat ini dapat memberikan gambaran tentang kesan proses kemasukan/pengambilan pelajar di bawah univeristi APEX.

Page 73: MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2012

Minit 13: Ulasan dan kesimpulan Dekan berkaitan prestasi keseluruhan SPK (QMS)

Dekan berpuashati dengan prestasi pengurusan kualiti yang diamalkan oleh pihak Pengurusan ISO dan Jabatan/program/unit di PPSP. Walaubagaimana pun terdapat perkara yang perlu diperkemaskan seperti objektif kualiti terutamanya Bhg. Siswazah dan Sistem pengurusan maklumbalas pelanggan. Bagi meningkatkan keperluan staf, Dekan akan berusaha untuk menambah bilangan pensyarah yang berkaitan yang mungkin boleh di atasi dengan pengambilan pensyarah pelatih/pensyarah muda. Setiap Jabatan di PPSP terutamanya jabatan yang berasaskan klinikal perlu profilkan Jabatan masing-masing untuk meningkatkan imej dan prestasi Jabatan serta pensyarah. Bagi memenuhi keperluan staf, ruang dan alatan, Dekan dan pengurusan atasan bergantung kepada sumber peruntukan semasa Universiti spt insentif KPI, KLE dsb. Makluman mengenai kepentingan aspek pengurusan kualiti perlu diperluas dan difahami oleh semua staf termasuk ketua Jabatan, pensyarah dan lain-lain. Mesyuarat tamat pada jam 1.00 tengah hari dengan ucapan salam dan terima kasih daripada pengerusi mesyuarat.

Disediakan oleh: Disemak oleh: Disahkan oleh:

Hj. Che Ismail Che lah Prof. Mustaffa Musa Prof. Abdul Aziz Baba

Setiausaha J/Kuasa kerja ISO9001:2008 Wakil Pengurusan Dekan, PPSP

Tarikh: 26 November 2012 Tarikh: 4 Disember 2012 Tarikh: 7 Disember 2012