5) pengurusan mesyuarat

KandunganJenis-jenis MesyuaratPeranan dan Tanggungjawab AJKAgenda MesyuaratSenarai Semak Tatacara dan Pengendalian*Minit Mesyuarat

Mesyuarat JawatankuasaMesyuarat AgungMesyuarat Agung KhasMesyuarat KhasMesyuarat Tergempar1 Jenis

MESYUARAT JAWATANKUASAAhli dipilih dalam mesyuarat agung. Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja.Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu. Kuorum: lazimnya dua pertiga.

MESYUARAT AGUNGLazimnya sekali setahun, sebelum 31 Mac.Tujuan (bergantung pada perlembagaan): membentangkan laporan tahunan meluluskan penyata kira-kira merancang aktiviti tahun berikutnya memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu meluluskan sesuatu usulKuorum: 1/3, 1/2 atau dua kali ganda ajk bergantung pada jumlah ahli. Jika kuorum tidak cukup, mesyuarat boleh ditangguhkan 30 minit

MESYUARAT AGUNG KHASJarang berlaku dan dinamakan juga mesyuarat agung luar biasaDiadakan untukmembubarkan AJK yang ada dan memilih AJK baharu atas kehendak 1/5 daripada jumlah ahlimengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesakmenyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

Diadakan dalam tempoh sebulan dari tarikh permintaan.Kuorum mesyuarat agung diterima pakai.Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.MESYUARAT AGUNG KHAS

MESYUARAT KHASKekerapan: berdasarkan keperluan.Tujuan: membincangkan isu penting seperti mempercepat/menunda tarikh pelaksanaan sesuatu program.Minit khas: disedia dan diluluskan dalam mesyuarat jawatankuasa yang berikutnya.

MESYUARAT TERGEMPARSubjenis mesyuarat jawatankuasa; lebih kurang mesyuarat khas.Tujuan: membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Contoh: hendak memecat ahli yang melanggar disiplin.

Tercatat dalam perlembagaanPeranan utama dimainkan oleh pengerusiPeranan urus setia/setiausaha terdapat dalam senarai semak dan pengurusan minit

tenang, peramah, mesraboleh berfikir secara objektif dan jelasberpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuaratberkeupayaan mengawal diri dan sentiasa berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yangKUALITI PENGERUSI

Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat.Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad.Dia mempunyai undi pemutus; digunakan apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang.Dia sahaja yang boleh memula dan menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan tepat pada waktunya.KUASA PENGERUSI

Pengerusi Duduk Ketika ahli mesyuarat sedang berucap, pengerusi perlu duduk kerana tiada sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri. Pengerusi Berdiri Ketika berucap pengerusi perlu berdiri kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.Ahli Berdiri Ahli juga hendaklah berdiri semasa berucap kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.PERLAKUAN PENGERUSI

Sasaran pembicaraan ialah pengerusi. Soalan, komen atau pandangan mestilah ditujukan kepada pengerusi, bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat.Gunakan pembuka bicara yang sopan apabila memulakan ucapan seperti Tuan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan kepada . dan Tuan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada kami ."SASARAN PEMBICARAAN

Jika pengerusi bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh mempengerusikan mesyuarat itu semasa pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau seorang pengerusi sementara mesti mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan mesyuarat seterusnya jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat. JIKA PENGERUSI BERTANDING

Pengerusi boleh disingkirkan melaui usul undi tidak percaya kepada pengerusi. Usul itu dikemukakan oleh seorang setiausaha dalam mesyuarat dan jika mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau dilantik pengerusi baharu.Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku, lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.PENYINGKIRAN PENGERUSI

Maksud: kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Panduan 1: Pengerusi berbincang dengan setiausaha tentang isi kandungan agenda.Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan; dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon.

Rangka Tajuk sahaja; paling lazim. Lengkap Tujuan setiap agenda dan rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.Salinan Pengerusi Lengkap dan ada ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya.Salinan Setiausaha Sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat.BENTUK AGENDA

Tajuk MesyuaratTarikh, masa, tempatKehadiranUcapan PengerusiPengesahan Minit Mesyuarat Yang LepasPerkara BerbangkitAGENDA BAHARU 7.1 .. 7.2 . 7.3 . 7.4 Hal-hal LainUcapan Pennangguhan

AGENDA

Pendapat yang mengatakan agenda boleh dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan orang yang serius melakukan persediaan sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN Kawasan Utara, 22 November 2000.)PENDAPAT KARUT

(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil.Butiran1.Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi.2.Merancang peruntukan masa setiap agenda.3.Menempah bilik mesyuarat.4.Menempah minuman.5.Menyediakan fail.6.Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.7.Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.


Bil.Butiran8.Memberitahu pihak yang akan menyediakan kertas kerja (jika ada). 9.Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh 1 hari sebelum mesyuarat.10.Menyediakan salinan kertas kerja.11.Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).12.Menyusun agenda mesyuarat: perutusan pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain, dan penutup.

TINDAKAN PRAMESYUARAT *Sejam sebelum mesyuarat.

Bil.Butiran13.Menyediakan surat jemputan yang mengandungi maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi, jenis pakaian.14.Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.15.Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat.16.Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas.*

TINDAKAN PRAMESYUARAT *Sejam sebelum mesyuarat.

Bil.Butiran17.Menentukan tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu.* 18.Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. * 19.Memastikan alat pembesar suara disediakan dan berfungsi. * 20.Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja, jika perlu. * 21.Memastikan overhead projector dan peralatannya disediakan, jika perlu. * 22.Memastikan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. *


Bil.Butiran23.Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir. 24.Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari sebelum mesyuarat diadakan. 25.Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul, dua hari sebelum mesyuarat. 26.Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu. 27.Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Bil.Butiran1.Mengedarkan buku kehadiran. 2.Menyimpan buku kehadiran. 3.Mencatat minit mesyuarat.4.Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.5.Memastikan minuman diterima pada masanya. 6.Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli terpilih, jika perlu. 7.Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil sesuatu di pejabat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil.Butiran1.Memastikan peralatan dan sisa minuman dikemaskan. 2.Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas mesyuarat.3.Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat. 4.Menaip draf minit.5.Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas mesyuarat. 6.Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas mesyuarat.


Bil.Butiran7.Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat.8.Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh pengerusi.9.Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.10.Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.11.Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua minggu.


Bil.Butiran12.Mengedarkan borang tindakan susulan kepada mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit mesyuarat diedarkan.13.Mengutip semula borang tindakan susulan.14.Merumus tindakan susulan (menganalisis dan membuat ringkasan).15.Menyemak tindakan susulan. 16.Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.17.Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada semua ahli mesyuarat.

10 fakta berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal perlu dijadikan panduan.

Format PKPA 2/1991 Format minit mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan Malaysia terdapat dalam Lampiran A Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991).Sediakan Secepat Mungkin Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.

Pengedaran Minit Minit mesyuarat yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus sebelum mesyuarat berikutnya bermula*.Minit Padat Minit direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).* Ada kontroversi.

Tiada Kolum PKPA 2/1991 tidak mencatatkan keperluan kolum untuk minit. INTAN dan agensi kerajaan yang utama mematuhi pekeliling itu. Tindakan Perkataan "Tindakan" dihitamtebalkan dan dikanankan.

Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu Tidak perlu nama dan tandatangan setiausaha di akhir minit. Kenyataan disemak oleh pengerusi, ruangan tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.Penomboran Baik ikut sistem perpuluhan atau gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan dan angka Roman kecil dalam kurungan.

Ada Sistem Pengesanan Urus setia bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat dengan menggunakan borang khas (Lampiran B). PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).Penutup Tidak perlu ditulis tajuk bagi bahagian penutup.

5) pengurusan mesyuarat

Documents