pengurusan dan pengendalian mesyuarat agung

PENGENDALIAN MESYUARAT AGUNG Ezwan bin Bustamin

Ketua Pusat Pengajian Pengurusan Perumahan

INSTITUT KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

BERJAYA HILLS, PAHANG

LATAR BELAKANG PERLEMBAGAAN

PERBADANAN PENGURUSAN

PERSEDIAAN AGM

PROSIDING AGM PASCA AGM RUMUSAN

SKOP SYARAHAN

Di akhir ceramah ini, anda akan berupaya untuk:-

I. Menerangkan peruntukan perundangan mengenai keahlian

Perbadanan Pengurusan dan keanggotaan JK Pengurusan

II. Mengenal pasti keperluan tempoh untuk panggilan AGM dan

ketetapan yang perlu ada dalam AGM;

III. Menerangkan kelayakan untuk mengundi dan dipilih sebagai

anggota JK Pengurusan ketika AGM; dan

IV.Mengawal selia proses pengendalian mesyuarat AGM oleh

JMB/MC dengan lebih berkesan.

OBJEKTIF CERAMAH

BAB 1 :PERUNTUKAN BAGI BADAN PENGURUSAN

(JADUAL KEDUA, AKTA 757)

• Satu perlembagaan yang seragam bagi suatu Perbadanan Pengurusan.

• Bagi memperuntukan perundangan mengenai: • Keahlian • Anggota Jawatankuasa

Pengurusan • Mesyuarat Agung • Mesyuarat jawatankuasa

pengurusan

KEAHLIAN PERBADANAN PENGURUSAN

• Hanya terhad kepada pemilik petak sesuatu skim strata

• Sekiranya LAYAK, mempunyai hak untuk:- • Mengundi

• Dipilih sebagai anggota JK Pengurusan

• Melantik proksi untuk mengundi

KEANGGOTAAN JK PENGURUSAN

• Min. 3 orang; Maks. 14 orang

• Dipilih setiap kali Mesyuarat Agung Tahunan (MAT)

• Mandatori:- • Pengerusi • Setiausaha • Bendahari

• Keanggotaan maks. 3 tempoh berturut-turut.

• Jawatan mandatori maks. 2 tahun berturut-turut.

KELAYAKAN UNTUK DIPILIH SEBAGAI ANGGOTA JK

• Umur lebih 21 tahun

• Pemilik atau pemilik bersama Petak

• Calon oleh pemilik Petak yang merupakan suatu syarikat, pertubuhan, badan berkanun atau mana badan-badan yang lain

• Anggota keluarga terdekat bagi pemilik petak yang mempunyai dua atau lebih Petak.

TIDAK LAYAK UNTUK DIPILIH SEBAGAI ANGGOTA JK

• proksi

• mempunyai caruman atau caj tertunggak

• pemilik bersama yang mana pemilik bersama yang lagi satu telah dipilih/dicalon

• Anggota keluarga terdekat bagi pemilik petak yang mempunyai dua atau lebih Petak apabila bilangan ambang pemilik petak berkenaan melebihi 49% dalam JK Pengurusan

PENGOSONGAN ANGGOTA JK

• Disifatkan berlaku apabila mana-mana perkara dibawah sub perenggan 3(1)(a)-3(1)(l) tercetus.

• Kecuali subperenggan 3(1)(k), diisi oleh syarikat, pertubuhan, perbadanan wakilnya yang baharu dalam tempoh 14 hari.

• Jika pemecatan dibuat melalui EGM, melamtik anggota baharu sehingga MAT seterusnya.

• Anggota JK Pengurusan yang tinggal melantik seorang pemilik yang lain sehingga MAT seterusnya

RUMUSAN BAB 1

• Keahlian sesuatu JMB/MC

• Keanggotaan JK Pengurusan

• Kelayakan untuk menjadi anggota JK Pengurusan

BAB 2 : PERSEDIAAN MESYUARAT

TUJUAN MESYUARAT AGUNG

• Kehendak statut – Perenggan 10 (1), Jadual Kedua, Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757)

• Sebagai akauntibiliti terhadap perbadanan pengurusan kepada ahli-ahlinya

• Untuk menimbangkan:

I. akaun-akaun;

II. bajet tahunan;

III. pemilihan jawatankuasa pengurusan

IV. Apa-apa urusan yang berkaitan

TEMPOH MATANG PANGGILAN MESYUARAT

• Lazimnya terdapat 4 jenis mesyuarat di bawah pengurusan strata: • Mesyuarat agung tahunan yang

PERTAMA

• Mesyuarat agung tahunan

• Mesyuarat agung luar biasa (EGM)

• Mesyuarat jawatankuasa pengurusan

• Setiap mesyuarat mempunyai cetusan kematangan yang berbeza-beza mengikut sifat mesyuarat berkenaan


JENIS MESYUARAT PENCETUS KEPERLUAN PIHAK YANG

MEMANGGIL

RUJUKAN STATUT

Mesyuarat agung

tahunan (MAT) JMB

YANG PERTAMA

Dalam tempoh 12

bulan selepas serahan

milikan kosong

Pemaju Seksyen 17 & 18, Akta

757

MAT perbadanan

pengurusan YANG

PERTAMA

Dalam tempoh 1

bulan setelah 25%

syer agregat telah

diserah milik kepada

pembeli

Pemaju Seksyen 57 (1), Akta

757

MAT • Setahun sekali

• Tidak lebih 3 bulan

dari tarikh ulang

tahun MAT

sebelumnya

Jawatankuasa

pengurusan

Perenggan 10 (2),

Jadual Kedua, Akta

757


JENIS MESYUARAT PENCETUS KEPERLUAN PIHAK YANG

MEMANGGIL

RUJUKAN STATUT

Mesyuarat agung

tahunan luar biasa

(EGM)

Permintaan telah

memenuhi 25% syer

agregat; atau

Arahan COB.

MAKA,

Secepat mungkin dan

tidak lebih dari 6

minggu dari tarikh

cetusannya.

Jawatankuasa

Pengurusan

Perenggan 11 (2),

Jadual Kedua, Akta

757

JK Pengurusan Tidak melewati 2

bulan antara 2

mesyuarat

Jawatankuasa

pengurusan

Perenggan 5 (2),

Jadual Kedua, Akta

757

NOTIS PANGGILAN MESYUARAT

• Satu kaedah rasmi mengikut perundangan

• Cara pemberitahuan kepada pemilik-pemilik petak tentang kendalian sesuatu mensyuarat

• Kandungan notis • Tempat

• Tarikh

• Masa

• Ketetapan/usul

• Pemberitahuan tentang hak mengundi

Notis MAT yang

pertama

JMB

Borang 5, Peraturan-

Peraturan Pengurusan

Strata

(Penyenggaraan dan

Pengurusan) 2015

MC

Borang 14, Peraturan-

Peraturan Pengurusan

Strata

(Penyenggaraan dan

Pengurusan) 2015

TEMPOH PEMBERIAN NOTIS

JENIS MESYUARAT NOTIS MINIMUM PIHAK YANG

DIPANGGIL

RUJUKAN STATUT

MAT yang pertama Tidak kurang 14 hari

dari tarikh mesyuarat

• Pemaju

• Pemilik petak

Seksyen 57 (3), Akta

757

MAT Tidak kurang 14 hari


Pemilik petak Perenggan 12 (1),

Jadual Kedua, Akta

757

EGM Tidak kurang 14 hari


Pemilik petak Perenggan 11 (4),

Jadual Kedua, Akta

757

Jawatankuasa

pengurusan

Tidak kurang 7 hari


Anggota

jawatankuasa

pengurusan

Perenggan 5 (3),

Jadual Kedua, Akta

757

LATIHAN

Mesyuarat

MAT pertama

JMB

Tarikh vacant

possession yang

pertama

1 Jun 2015

Tarikh akhir untuk

kendalikan MAT yang

pertama

Tarikh akhir untuk notis

mesyuarat

Mesyuarat

EGM

Tarikh 25% permintaan

pemilik tercapai

15 Ogos 2015

Tarikh akhir untuk

kendalikan EGM


mesyuarat

LATIHAN

Mesyuarat

MAT pertama

JMB

Tarikh vacant

possession yang

pertama

1 Jun 2015

Tarikh akhir untuk

kendalikan MAT yang

pertama

31 Mei 2016


mesyuarat

18 Mei 2016

Mesyuarat

EGM


pemilik tercapai

15 Ogos 2015

Tarikh akhir untuk

kendalikan EGM


mesyuarat

CARA PENGIRAAN HARI NOTIS

18 Mei 2016 Hari notis dipamer

19 Mei 2016 Hari ke-2 notis












31 Mei 2016 Tarikh MAT pertama

JMB

LATIHAN

Mesyuarat

MAT pertama

JMB

Tarikh vacant

possession yang

pertama

1 Jun 2015

Tarikh akhir untuk

kendalikan MAT yang

pertama

31 Mei 2016


mesyuarat

18 Mei 2016

Mesyuarat

EGM


pemilik tercapai

15 Ogos 2015

Tarikh akhir untuk

kendalikan EGM


mesyuarat

LATIHAN

Mesyuarat

MAT pertama

JMB

Tarikh vacant

possession yang

pertama

1 Jun 2015

Tarikh akhir untuk

kendalikan MAT yang

pertama

31 Mei 2016


mesyuarat

18 Mei 2016

Mesyuarat

EGM


pemilik tercapai

15 Ogos 2015

Tarikh akhir untuk

kendalikan EGM

25 September 2015


mesyuarat

12 September 2015

PENYEDIAAN BUKU LAPORAN TAHUNAN

• Pek dokumen mesyuarat yang mengandungi :

• Agenda MAT

• Salinan minit MAT sebelumnya

• Laporan JK Pengurusan termasuk laporan-laporan JK Kecil

• Salinan akaun teraudit bersama laporan juru audit

• Anggaran belanjawan

• Apa-apa penyataan/usul yang ingin dipertimbangkan

AGENDA MESYUARAT

• Sek. 58 Akta 757 telah menetapkan agenda MAT YANG PERTAMA dimasukkan 8 perkara berikut:-

1. Penentuan bilangan anggota JK pengurusan dan pemilihan mereka;

2. Menimbangkan belanjawan;

3. Memutuskan jumlah caruman caj penyenggaraan dan caruman sinking fund;

4. Menentukan kadar bunga ke atas caj pembayaran lewat;

5. Menimbangkan akaun teraudit;

6. Memutuskan pengambilan insurans;

7. Memutuskan perkara mengenai undang-undang kecil; dan

8. Menimbangkan apa-apa perkara berkaitan dengan penyenggaraan dan pengurusan harta bersama.

Siapa di antara anda yang berpengalaman

menghadiri mana-mana MAT ?

MELETIHKAN sekiranya

berlanjutan selama berjam-

jam.

Tidak akan mendorong ahli-

ahli untuk hadir MAT

seterusnya.

2 JAM TEMPOH IDEAL SESUATU MAT

5 PERKARA UNTUK MENINGKATKAN

KEBERKESANAN MAT

MELETAKKAN MASA TAMAT DALAM AGENDA

• Menjadi amalan biasa letak masa mula tetapi jarang meletakkan masa tamat

• Tidak melebihi 2 JAM dari masa mula


KEBERKESANAN MAT

MEMULAKAN MESYUARAT TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN

• Mula sebaik sahaja kuorom mencukupi

• 30 minit sekiranya tiada kuorom dipanggil

• Meningkatkan kesedaran kepentingan menepati masa

• URUSAN YANG SERIUS


KEBERKESANAN MAT

MELETAKKAN TANDA ARAS MASA BAGI SETIAP SEGMEN DALAM AGENDA

• Sebagai gambaran yang jelas tempoh masa yang ditetapkan pada setiap segmen

• Meningkatkan keberkesanan mesyuarat dapat ditamatkan dalam tempoh yang diingini.

• “8.30 pm Mengesahkan minit mesyuarat”

• “8.35 pm Pembentangan maklum balas”


KEBERKESANAN MAT

AGENDA DINYATAKAN SECARA DESKRIPTIF

• Meningkatkan peluang bagi mendapatkan hasil mesyuarat yang diingini

LEMAH BAIK AMAT BAIK

Maklum balas usul 10.15 pm Permohonan

untuk meluluskan

kerja-kerja pembaikan

/ penggantian

10.15 Syor untuk

meluluskan usul no. 1

“akan cadangan

pembaikan sistem

boom gate”.

10.18 Syor untuk

meluluskan usul no. 2

“akan cadangan

penggantian papan

tanda arah”.


KEBERKESANAN MAT

KERTAS-KERTAS MESYUARAT DISUSUN DALAM KEADAAN TERATUR

• Kandungan dalam Buku Laporan Tahunan hendaklah disusun sebagaimana mengikut aturan agenda

• Mengelakkan kekeliruan dan kekalutan yang mengheret masa

PENGEMUKAAN USUL

TUJUAN

• Sebagai usaha menambah baik komuniti melalui: Perolehan aset atau perkhidmatan

Meminda atau mewujudkan undang-undang kecil

Apa-apa cadangan yang melibatkan perkara dasar

KAEDAH

• Secara bertulis dihantar ke alamat berdaftar perbadanan pengurusan

• Tidak lewat 7 hari dari tarikh mesyuarat agung yang ingin diadakan

• Dipamer dan dinyatakan sebagaimana dikemukakan oleh pencadangnya

• Tidak mengandungi kata-kata kesat atau menjejaskan keharmonian komuniti

KAEDAH UNTUK MENINGKATKAN KEBERKESANAN PERSETUJUAN USUL

S Spesifik

M Measurable (boleh diukur)

A Action oriented (berhalukan tindakan)

R Realistik

T Technically correct (menepati aspek teknikal)

KAEDAH UNTUK MENINGKATKAN KEBERKESANAN PERSETUJUAN USUL

CONTOH USUL

“Agar perbadanan pengurusan mendirikan pagar keselamatan di sepanjang perimeter kolam renang sebelum cuti sekolah akhir tahun demi meningkatkan tahap pengawasan dan keselamatan pengguna kolam renang di kalangan kanak-kanak.”

ANALISIS USUL

• Spesifik – menjuruskan kepada perkara yang diinginkan

• Boleh diukur – penyampaian dapat diukur

• Berhalukan tindakan – mendirikan pagar keselamatan

• Realistik – tempoh masa adalah wajar; elakkan perkataan serta merta

• Menepati aspek teknikal – usul adalah berkaitan dengan harta bersama

“Agar perbadanan pengurusan menjaga

peralatan harta bersama dalam keadaan sentiasa

baik”

“Agar perbadanan pengurusan menambah baik

tahap keselamatan komuniti”

“Agar perbadanan pengurusan menimbangkan

peningkatan tahap pengawasan di kawasan

kolam renang”

TIDAK SPESIFIK – harta bersama adalah umum

TIDAK REALISTIK – peralatan akan usang dan uzur

(wear and tear)

TIDAK BOLEH DIUKUR – bagaimana ingin

mengetahui tahap penyampaiannya?

BUKAN BERHALUKAN TINDAKAN – hanya untuk

memikirkannya; tiada permintaan untuk melakukan

apa-apa tindakan

“Agar perbadanan pengurusan mengenakan

bayaran sewa kepada penghuni yang ingin

menggunakan dewan serbaguna”

TIDAK MENEPATI ASPEK TEKNIKAL – dewan

serbaguna adalah harta bersama dan setiap

penghuni berhak mendapatkan manfaatnya

tanpa dikenakan sewa

PAPARAN ORANG YANG BERKELAYAKAN MENGUNDI

Nama-nama orang yang berhak mengundi hendaklah:

• Dipamerkan di papan notis rasmi

• Minimum 48 jam sebelum masa mesyuarat

Penting untuk mengelakkan pertikaian dan keraguan

(Perenggan 14, Jadual Kedua, Akta 757)

HAK MENGUNDI PEMILIK

• Secara angkat tangan - satu undi untuk satu petak

• Secara pengundian (poll) – bilangan undi bersamaan dengan unit syer diumpukkan

Hilang hak mengundi seandainya mempunyai tunggakkan pada hari ke-7 sebelum tarikh mesyuarat


PROKSI

• Wakil yang dilantik oleh pemilik untuk mewakili dirinya melalui suatu surat cara pelantikan

• Dihantar kepada perbadanan pengurusan 48 jam sebelum mesyuarat

• Luput setelah tamat mesyuarat

• Hak mengundi seperti pemilik

• Tidak boleh dilantik menjadi anggota jawatankuasa

DIHADKAN hanya mewakili satu pemilik dalam mana-mana satu mesyuarat agung

HAK MENGUNDI PEMILIK BERSAMA

• Secara angkat tangan - satu undi diberikan kepada proksi dilantik

• Secara pengundian (poll) – bilangan undi bersamaan dengan bilangan syer yang berkadaran terhadap unit syer diumpukkan


JAWATANKUASA PENGUNDIAN

• Sebaik-baiknya dibentuk di kalangan pemilik-pemilik petak

• Berhak mengundi jika layak

• Peranan dan fungsi

• Menyediakan kertas undi

• Menyediakan tempat pengundian

• Melantik ejen-ejen penyemakan kertas undi

• Melakukan kiraan undi

• Mengumumkan jumlah kiraan undi

RUMUSAN BAB 2

• Tempoh matang mesyuarat

• Tempoh notis mesyuarat

• Agenda mesyuarat

• 5 perkara melancarkan mesyuarat

• SMART

• Orang berkelayakan mengundi

BAB 3 : PROSIDING MESYUARAT

PENDAFTARAN

• Memastikan hanya orang berkelayakan mengundi sahaja yang dibenar mengundi

• Berdasarkan kepada senarai yang telah dipamerkan sahaja

• Mendapatkan kuorom mesyuarat dengan lebih pantas

• Kad pengenalan dan passport sahaja sebagai pengenalan identity

• Tanda undian, kertas undi dan buku laporan tahunan diedarkan ketika ini

TANDA UNDI

• Pelbagai kaedah boleh digunakan

• Sebagai tanda jumlah undi

• Satu undi

• Dua undi

• Tiga undi

• Bertujuan untuk memudahkan kiraan undi dan hanya orang berkelayakan sahaja yang dapat memberikan undi

1

JOE

CINDY

KEHADIRAN ORANG BUKAN BERKELAYAKAN MENGUNDI

• Tiada perundangan menghalang mereka untuk hadir

• Dipisahkan dari orang yang layak mengundi

• MAT bersifat mesyuarat tertutup untuk pemilik-pemilik petak sahaja

• Anggota keselamatan atau COB boleh hadir jika ada keperluan

KUOROM MESYUARAT

SEPARUH dari orang yang berkelayakan yang hadir

Kuorom dibentuk di kalangan orang yang berkelayakan yang hadir

Sekiranya tidak juga dapat dipanggil kuorom

CARA MEMUTUSKAN PERKARA

ANGKAT TANGAN 1 UNDI untuk

1 PETAK

PENGUNDIAN (POLL)

Bilangan SYER YANG DIUMPUKKAN pada

petak

PENGERUSI MESYUARAT

• Hanya pemilik petak sahaja boleh mempengerusikan mesyuarat

• Lazimnya Pengerusi JK Pengurusan

• Ejen/Pengurus harta tidak boleh jadi pengerusi

• Tiada konsep penaung

• Hendaklah mempengerusikan mesyuarat sehingga tamat

?

MEMULAKAN MESYUARAT • Call to order

• Pengerusi berada di hadapan dan diapit bersama setiausaha dan bendahari

• Mengumumkan permulaan mesyuarat dengan menyatakan: • Nama penuh perbadanan

• Nama mesyuarat

• Memperkenalkan anggota JK Pengurusan

• Taklimat housekeeping • Agenda mesyuarat

• Pengungsian mesyuarat

“Saya dengan ini mengisytiharkan

mesyuarat agung tahunan bagi

Perbadanan Pengurusan Pangsapuri

Khidmat Melawati di dewan serbaguna

Saville@Melawati pada hari Selasa

bertarikh 15hb September 2015 ini secara

rasmi dimulakan.”

SYOR MASA

8-10 MINIT

PENGESAHAN MINIT MAT SEBELUMNYA

• Secara wajar minit telah diedarkan sebelum MAT

• Pengerusi mencadangkan minit telah dibaca dan diterima

• Hanya dibaca setiausaha jika ada tuntutan

• Usul untuk mengesahkan minit dan disokong

• Dicatat oleh pencatit minit jika ada pindaan.

SYOR MASA

8-10 MINIT

SYOR MASA

3 MINIT

Jika ADA tuntutan untuk dibaca

Jika TIADA

tuntutan untuk dibaca

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT DALAM MINIT

• maklum balas minit mesyuarat perlulah diperolehi, direkodkan dan dilampirkan dalam Buku Laporan Tahunan.

• maklum balas tersebut diterima secara angkat tangan mengikut perkara-perkara yang dibangkitkan

• maklum balas yang tidak diterima sahaja dibincangkan dan seterusnya diputuskan sama ada diterima atau ditangguh

SYOR MASA

8-10 MINIT

PEMBENTANGAN DAN PERBINCANGAN AKAUN TERAUDIT

• dibentangkan oleh bendahari

• dicadangkan diterima dan seterusnya meminta seorang ahli mesyuarat untuk menyokongnya

• pengerusi membuka cadangan sama ada akaun teraudit dan laporan berkenaan untuk dibincangkan

• membuka undian pemutus sekiranya terdapat cadangan ketika perbincangan

SYOR MASA

10-15 MINIT

PEMBENTANGAN BAJET TAHUNAN

• dibentangkan oleh bendahari

• dicadangkan diterima dan seterusnya meminta seorang ahli mesyuarat untuk menyokongnya

• kegagalan untuk diterima memberikan kesan caruman penyelenggaraan tidak boleh ditentukan dan tidak boleh dibelanjakan

• penyedia bajet perlu bersedia untuk menjawab persoalan mengenainya dengan berkesan

SYOR MASA

10 -15 MINIT

PENGUMUMAN PERSARAAN JAWATAN

• anggota jawatankuasa pengurusan hendaklah dipilih pada setiap mesyuarat agung tahunan

• pengerusi hendaklah mengumumkan persaraan kesemua anggota JK Pengurusan

• umumkan juga persaraan kesan dari tempoh maksimum

• 3 tempoh berturut-turut anggota JK Pengurusan

• 2 tahun bagi jawatan Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari

SYOR MASA

3 MINIT

PENENTUAN BILANGAN ANGGOTA JAWATANKUASA PENGURUSAN

• cadangan sama ada ingin mengekal, menambah atau mengurangkan bilangan

• bilangan anggota jawatan kuasa hendaklah di antara 3 hingga 14 orang

• mempunyai jawatan utama terdiri dari seorang pengerusi, setiausaha dan bendahari SYOR MASA

3 MINIT

PENCALONAN ANGGOTA JAWATANKUASA PENGURUSAN

• Pemilihan dilakukan secara satu persatu mengikut jawatan yang telah diputuskan

• Ahli-ahli mesyuarat yang berkelayakan hendaklah mencalonkan penama yang berkelayakan dan disokong dengan seorang ahli mesyuarat yang lain.

• Pengerusi hendaklah memberikan masa yang wajar bagi menggalakkan lebih ramai calon dinamakan

• ditutup sehinggalah seorang ahli mesyuarat mencadangkannya dan disokong

SYOR MASA

3 - 5 MINIT

Untuk setiap jawatan

UNDIAN PEMILIHAN ANGGOTA JAWATANKUASA PENGURUSAN

• hanya dilakukan sekiranya terdapat lebih dari satu nama dicalonkan pada pemilihan sesuatu jawatan

• Secara lumrahnya, undian dilakukan secara angkat tangan

• kaedah pengundian jika telah dituntut dan diputuskan terlebih awal

• pengerusi mempunyai undi pemutus dalam hal jumlah undian yang sama banyak

SYOR MASA

3 - 5 MINIT


UNDIAN PEMILIHAN ANGGOTA JAWATANKUASA PENGURUSAN

• calon yang tidak berjaya dipilih dalam jawatan tertentu dibenarkan bertanding dalam jawatan yang lain tetapi perlu dicalonkan semula dan disokong pencalonannya itu

• Susunan pemilihan anggota jawatankuasa secara lazimnya mengikut tertib Pengerusi, Timbalan Pengerusi (jika berkaitan), Setiausaha, Bendahari dan anggota jawatankuasa lain

SYOR MASA

3 - 5 MINIT


PERBAHASAN DAN PEMUTUS USUL

SYOR MASA

10 -15 MINIT

Pembentangan Usul

Sokongan Usul

Perbahasan Usul

Undian Usul Untuk setiap

usul

• Lazimnya dibentangkan oleh

Pengerusi

• Hanya dibentangkan oleh

pencadang jika ia satu keperluan

bagi mendapatkan penjelasan

yang lebih tepat dan baik terhadap

usul berkenaan


SYOR MASA

10 -15 MINIT

Pembentangan Usul

Sokongan Usul

Perbahasan Usul


usul

• pengerusi hendaklah meminta

seorang ahli mesyuarat untuk

menyokongnya


SYOR MASA

10 -15 MINIT

Pembentangan Usul

Sokongan Usul

Perbahasan Usul


usul

Amalan terbaik perbahasan

berdasarkan Robert’s Rules of Order • Bahasan merujuk kepada Pengerusi dan

bukannya kepada pencadang usul

• Tidak membahaskan personaliti pencadang

• Tidak lebih dari 5 orang untuk membahaskannya

(3 paling ideal)

• Seorang berpeluang maksimum 10 minit dan

tiada peluang kedua

• Tiada debat silang (cross-debate)


SYOR MASA

10 -15 MINIT

Pembentangan Usul

Sokongan Usul

Perbahasan Usul


usul

• hanya pada kiraan angkat tangan orang

yang berkelayakan

• pihak yang tidak mengangkat tangan

dianggap berkecuali dan tidak dikira

sebagai undian • Tertibnya, undi terima dahulu kemudian

diikuti undi tolak

• TIADA usul ditangguh; hanya TERIMA atau

TOLAK • Pengerusi mengisytiharkan pemutusnya

RESOLUSI PEMUTUS

JENIS RESOLUSI SYARAT PENERIMAAN CONTOH USUL

BERKAITAN Ketetapan biasa

(ordinary resolution)

Perlu ada notis sekurang-kurang

7 hari

Bilangan undi menerima

mengatasi bilangan undi menolak

Cadangan pembinaan pagar

keselamatan kanak-kanak di

kolam renang

Ketetapan khas

(special resolution)


21 hari

Penerimaan 3/4 daripada orang

yang berhak mengundi yang

hadir

Cadangan pindaan terhadap

undang-undang kecil tambahan

RESOLUSI PEMUTUS

JENIS RESOLUSI SYARAT PENERIMAAN CONTOH USUL

BERKAITAN Ketetapan komprehensif

(comprehensive resolution)


30 hari

Pengundian dibuat selepas 60

hari dari MAT

Penerimaan 2/3 daripada unit

syer petak-petak semua pemilik

Cadangan penubuhan

perbadanan pengurusan

subsidiari

Ketetapan sebulat suara

(uninamous resolution)

Perlu ada notis sekurang-

kurangnya 21 hari

Seratus Peratus (100%) pemilik

petak menerima usul

dicadangkan

Cadangan penamatan pecah

bahagi bangunan

PENANGGUHAN MESYUARAT

• Apabila kesemua agenda mesyuarat agung telah pun dilangsungkan

• seorang ahli mesyuarat perlu mengusulkan penangguhan mesyuarat dan disokong oleh seorang ahli mesyuarat yang lain

• pengerusi mengumumkan persaraan anggota jawatankuasa pengurusan yang lama

• penguat kuasaan pemegangan jawatan anggota jawatankuasa yang baru

• mesyuarat kemudiannya secara rasmi ditamatkan dan bersurai

RUMUSAN BAB 3

• Pendaftaran

• Kuorom mesyuarat

• Pengerusi mesyuarat

• Permulaan mesyuarat

• Pengesahan minit

• Pembentangan Akaun Teraudit dan Bajet

• Perbahasan usul

• Resolusi

• Penangguhan

BAB 4 : PASCA MAT

PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT

• Merekod dan menyimpan minit prosiding

• Ditanda tangani oleh Pengerusi dan Setiausaha

• Diedar salinan minit mesyuarat kepada pemilik-pemilik dan dipamer pada papan notis dalam masa 28 hari selepas mesyuarat

FORMAT MINIT MESYUARAT

• format yang lazim diguna pakai

• minit yang mengandungi

segala perbincangan dan

butiran penting ketika

dalam mesyuarat • merekodkan:

• nama pencadang

dan penyokong

• Butiran jumlah undian

• format yang biasanya

digunakan oleh AGM yang

besar dan banyak usul

• merekodkan keputusan

perbincangan dan usul

sahaja

• tidak direkodkan nama

pencadang dan penyokong

• tidak direkodkan butiran

jumlah undian

FORMAT MINIT MESYUARAT

Contoh 5.1 Usul No. 5 … telah

dibentangkan dan disokong

oleh En. Azree Abidin.

5.1.1 Perbincangan:

5.1.1.1 En. Sarkunan….. 5.1.1.2 Pn. Sandra …

5.1.2 Undian secara angkat

tangan merekodkan 32 terima

dan 45 tolak.

5.1.3 Mesyuarat memutuskan

usul no.5 … adalah ditolak

Contoh Agenda 4 : Menentukan bilangan

anggota JK Pengurusan

4.1 Mesyuarat secara angkat tangan memutuskan bilangan JK

Pengurusan dikekalkan pada 5

orang.

Agenda 5 : Pemilihan anggota JK

Pengurusan

5.1 Mesyuarat secara angkat setuju memilih En Ramdan sebagai

pengerusi JK Pengurusan bagi

penggal …

5.2 Mesyuarat setuju memilih Cik Mirah sebagai setiausaha setelah

hanya satu pencalonan sahaja.

PEMFAILAN MINIT MESYUARAT

• Memfailkan kepada COB salinan-salinan dokumen berikut yang diperakui benar dalam masa 28 hari selepas mesyuarat • Akaun teraudit dan laporan

juruaudit yang dibentang dalam AGM;

• Ketetapan yang telah diluluskan pada AGM itu; dan,

• Minit mesyuarat AGM itu.

Ceramah dengan ini telah pun:-

I. Menerangkan peruntukan perundangan mengenai keahlian

Perbadanan Pengurusan dan keanggotaan JK Pengurusan

II. Menyampaikan keperluan tempoh untuk panggilan AGM dan

ketetapan yang perlu ada dalam AGM;

III. Menerangkan kelayakan untuk mengundi dan dipilih sebagai

anggota JK Pengurusan ketika AGM; dan

IV.Menunjukkan proses pengendalian mesyuarat AGM yang lebih

berkesan.

RUMUSAN

APAKAH PERBEZAAN

MESYUARAT AGM JMB/MC

DENGAN MESYUARAT AGM

PERTUBUHAN LAIN?

RUMUSAN

pengurusan dan pengendalian mesyuarat agung

Real Estate