pengurusan gerko : pengurusan mesyuarat

8/7/2019 Pengurusan GERKO : Pengurusan Mesyuarat

1/35

PENGURUSANPENGURUSAN

MESYUARAT (1)MESYUARAT (1)


2/35

Mesyuarat adalah perbincangan formaldi antara dua pihak atau lebih untukmencapai objektifbersama melalui proseskomunikasi.

Mesyuarat berbeza di antara satu denganyang lain mengikut keahlian, organisasidan objektifnya.


3/35

JenisJenis--Jenis MesyuaratJenis Mesyuarat

Mesyuarat Agung

Mesyuarat Tergempar Mesyuarat Luar Biasa

Mesyuarat Jawatankuasa


4/35

Mesyuarat Agung

Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau sekali

dalam dua tahun mengikut perlembagaan.

Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli.

Laporan aktiviti, laporan kewangan akan

dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk diluluskan

sebelum dihantar kepada Pendaftar Persatuan.

Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli jawatankuasa

baru akan diadakan.


5/35

Mesyuarat Tergempar

Mesyuarat yang diadakan secara tergempar yang

membincangkan hanya satu agenda sahaja di mana

sesuatu keputusan perlu dibuat dengan segera.

Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah berdasarkan

kepada perlembagaan.


6/35

Mesyuarat Luar Biasa

Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan

persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu

perkara.

atau

Isu yang perlu diselesaikan. Kehadiran untuk

mesyuarat ini adalah mengikut perlembagaan.


7/35

Mesyuarat AJK

Mesyuarat biasa yang diadakan oleh

persatuan untuk menggerakkan aktiviti

persatuan.

Adakalanya Mesyuarat Jawatankuasa

Pengelola diadakan untuk membincang,

merancang dan mengendalikan sesuatu

projek.


8/35

TINDAKAN PRA- MESYUARAT.

SEMASA MESYUARAT.

SELEPAS MENSYUARAT.


9/35

PERANAN-PERANAN

Pengerusi.

Setiausaha.

Ahli ku ulan


10/35

AWAL. SEMASA. AKHIR.


11/35

PADA AWAL MENSYUARAT.

Maklumkan

tujuan / objektifdan agenda

Maklumkan

tujuan / objektifdan agenda

Wujudkan suasana

yang sesuai danbaik

Wujudkan suasana

yang sesuai danbaik

Mulakan padawaktunya.Mulakan padawaktunya.

Datang awal,

sebelum waktumesyuarat bermula

Datang awal,

sebelum waktumesyuarat bermula


12/35

Galakkan

penyertaan

ekalkans asana

ar ni

eri kesi p lanari asa ke

asa

eri pel ang

sa a ratakepa a a li

Agen a

ibincang satpersat

awalperbincangan

SEMASA PERBINCANGAN.


13/35

Maklumkan tindakan

susulan yang perludiambil

Maklumkan tindakan

susulan yang perludiambil

Rumuskan

perkara utamayang dibincang

Rumuskan

perkara utamayang dibincang

Maklumkankeputusan yang

telah diambil

Maklumkankeputusan yang

telah diambil

Tetapkan tarikh, masa dantempat mesyuarat akan

datang

Tetapkan tarikh, masa dantempat mesyuarat akan

datang

AKHIR

MESYUARAT.


14/35

PERANAN SETIAUSAHA


15/35

sambungan


16/35

Selepas mesyuarat

Menyediakan draf minit ( 3 hari )

Meluluskan dan mengedarkan minit

( 1 minggu )

Susunan nama kehadiran ahli

Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesahan

maklumbalas

Laporan maklumbalas oleh setiausaha

Mesyuarat post mortem


17/35

PERANAN AHLI/ANGGOTA

Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba

awal

Semasa mesyuarat - memberi sumbanganberkesan, mematuhi peraturan dan tatacara

Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak

berkenaan mengenai apa yang dibincang dan

diputuskan, ambil tindakan atas keputusan danmaklumbalas kepada Urusetia.


18/35

Bersiri - pendek (2 - 3 jam)

Ad-hoc - mengambil masa bersesuaian dengan

isu/perkara

Memberi banyak maklumat

Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak

Keputusan dibuat dengan tegas

Setiap keputusan diambil tindakan segera

MESYUARATBERKUALITI


19/35

Format Agenda Mesyuarat

1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan minit mesyurat yang lalu.

3. Perkara-perkara berbangkit

4. Perkara-perkara baru untuk perbincangan

5. Pembentangan kertas-kertas kerja

6. Hal-hal lain

7. Penutup.


20/35

WHAT?

WHEN?

WHO?WHERE?

HOW?

WHY?

Prinsip

5W+1H


21/35

Prinsip 5W+1H

Mengapa perlu diadakan? (Why?)

Apakah objektif yang hendak dicapai?(What?)

Bilakah mesyuarat hendak diadakan?(When?)

Siapakah yang perlu dijemput?(Who?)

Dimanakah mesyuarat hendak diadakan?(Where?)

Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan?(How?)

Ini memerlukan perbincangan antara Pengerusi

dan Setiausaha.

MERANCANGMESYUARAT


22/35


23/35

Sesuai untuk perbincangan dankompromi bagi bilangan peserta

yang ramai.


24/35

Sesuai bagi peserta ramai dan perlukankawalan lebih ke atas ahli ahli


25/35

Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.Contohnya,mesyuaratAgung tahunan


26/35

Tatasusila Mesyuarat

1. Jangan tiba lewat

2. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara

terpenting

3. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa

kebenaran

4. Elakkan cara duduk yang tidak bersopan danmenunjukkan kurang minat


27/35

Tatasusila Mesyuarat

5. Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian

6. Memberi sumbangan

7. Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat

tercapai

8. Mencari perkara-perkara yang positif

9. Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.


28/35

Minit Mesyuarat

- Setiap mesyuarat yang dikendalikan

mesti ada minitnya.

- Minit mesyuarat dicatat dan disediakan

oleh setiausaha mesyuarat serta

diedarkan kepada semua ahli sebelum

mesyuarat seterusnya agar tindakan-tindakan yang perlu, dapat diambil.


29/35

Merupakan laporan sesuatu mesyuarat

Satu dokumen rasmi mesyuarat

Mesti tepat, jelas dan kemas

Perkara yang perlu dalam menyediakanminit:-

i. Butiran: Nama mesyuarat/tajuk,

bilangan diadakan, tarikh, masa,

tempat.

ii. Senarai kehadiran


30/35

iii. Isi minit:-

a. Kehadiran ditulis mengkiut susunan:-Hadir

Turut hadir

Tidak hadir

iv. Kata-kata aluan pengerusiv. Pembentangan & pengesahan minit

vi. Perkara Berbangkit

vii. Agenda yang ditetapkan

viii. Hal-hal lainix. Ucapan penutup oleh pengerusi


31/35

Penulisannya hendaklah ringkas, tepat dan

padat

Ayat-ayat yang digunakan perlu menggambar kankeputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli:-

Misalnya:-- Mesyuarat telah bersetuju menerima..Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa..


32/35

Dalam hal memerlukan tindakan nama orang

berkenaan, pangkat perlu dicatat.

Wak

tu ditangguhk

an me

syuar

at, per

lu catat dalamminit & guna ungkapan ditangguhkan.

Bahagian akhir/penutup mesyuarat, hendaklahdicatat nama dan jawatan penyedia minit.


33/35

MinitMesyuarat Ahli Jawatankuasa Kali Ke-2/2009

Persatuan Seni dan Budaya, Maktab Perguruan Perempuan Melayu

Tarikh : 27 Februari 2011

Masa : 2.45 petang

Tempat : Bilik Seri Kesom

Kehadiran: 1. Cik Syarifah Qaseh Mardiah bt Syed Idris Pengerusi

2. Cik Nurul Faizah bt Umar- Naib Pengerusi

3. Cik Asma bt Zainul Mukhtar- S/usaha

4. Cik Farhatul Alia bt Rosli

5. Cik Francisca a/p Peter

Turut hadir : En. Iskandar Zulkarnain Penasihat Persatuan Seni Fotografi

BilBil PerkaraPerkara TindakanTindakan

1.01.0

2.02.0

3.03.0

4.04.0

UcapanUcapan PengerusiPengerusi::

1.11.1MengucapkanMengucapkan terimaterima kasihkasih kepadakepada semuasemua ahliahli yangyang hadirhadir..

1.21.2MenerangkanMenerangkan tujuantujuan mesyuaratmesyuarat

MengesahkanMengesahkan MinitMinit YangYang lalulalu::

2.12.1 DisahkanDisahkan sebulatsebulat suarasuara

PerkaraPerkara berbangkitberbangkit::

3.13.1 PengerusiPengerusi menjelaskanmenjelaskan bahawabahawa kurrsuskurrsus fotografifotografi ditundaditunda padapada tarikhtarikh yangyang akanakan

ditetapkanditetapkan kemudiankemudian..

3.23.2 BayaranBayaran untukuntuk sesisesi photoshopphotoshop telahtelah dibayardibayar kepadakepada pengerusipengerusi kursuskursus tersebuttersebut padapada

bulanbulan macmac lalulalu

PenyataPenyata KewanganKewangan::

4.14.1 BakiBaki wangwang RM 250.00RM 250.00

4.24.2MinumanMinuman guruguru kelaskelas fotografifotografi mingguanmingguan selamaselama sebulanbelumsebulanbelum dijelaskandijelaskan lagilagi

UntukUntukmaklumanmakluman

BendahariBendahari


34/35

BilBil PerkaraPerkara TidakanTidakan

5.05.0

6.06.0

7.07.0

LaporanLaporan AktivitiAktiviti

5.15.1 KursusKursus basicbasic photografiphotografi yangyang dijalankandijalankan selamaselama semingguseminggu berjalanberjalandengandengan lancarlancar..

SemuaSemua pesertapeserta menunjukkanmenunjukkan minatminat yangyang mendalammendalam terhadapterhadap bidangbidangfotografifotografi

5.25.2 LawatanLawatan keke Istana SeriIstana Seri MenantiMenanti telahtelah memberimemberi pengalamanpengalaman yangyangbergunaberguna kepadakepada semuasemua pesertapeserta yangyang menyertaimenyertai lawatanlawatan tersebuttersebut.. LaporanLaporanhasilhasil lawatanlawatan sedangsedang disiapkandisiapkan untukuntuk didokumentasikandidokumentasikan..

AktivitiAktiviti BulanBulan AprilApril dandan MeiMei

6.16.1 SatuSatu SimposiumSimposium FotografiFotografi akanakan diadakandiadakan padapada 25 April25 April akanakan datangdatangdengandengan kerjasamakerjasama KelabKelab FotografiFotografiMalaysiaMalaysia

HalHal--halhal lainlain

7.17.1 PengersuiPengersui KebajikanKebajikan dimintadiminta merancangmerancang mejlismejlis jamuanjamuan perpisahanperpisahan untukuntukahliahli --ahliiahlii semester 7.semester 7.

MaklumanMakluman

MaklumanMakluman

PengerusiPengerusi JKJK BicaraBicara SeniSeni

PengerusiPengerusi JKJK KebajikanKebajikan


35/35

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.15 petang.

Disediakan oleh: Disahkan oleh:

(FARHATUL ALIA BINTI ROSLI) (CIK SYARIFAH KASIH MARDIAH)

Setiausaha, Pengerusi,

Persatuan Seni Fotografi, Persatuan Seni Fotografi

IPG Kampus Daeng Anak Jugah. IPG Kampus Daeng Anak Juah

pengurusan gerko : pengurusan mesyuarat

Documents