Intro

Kandungan

1. Jenis-jenis Mesyuarat

2. Peranan dan Tanggungjawab AJK

3. Agenda Mesyuarat

4. Senarai Semak Tatacara dan Pengendalian*

5. Minit Mesyuarat

6. Bonus: Tindakan Susulan

• Perbincangan formal di antara dua pihak atau

lebih untuk mencapai objektif bersama melalui

proses komunikasi.

Mesyuarat adalah berbeza di antara satu

sama lain mengikut jenis, objektif, keahlian dan

organisasi.

DEFINISI MESYUARAT

Asas mengapa sesuatu mesyuarat itu dijalankan:

1. Penyampaian dan pertukaran maklumat

2. Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi

3. Penyelesaian konflik/mengatasi krisis

4. Analisa halacara dan perancangan masa depan

5. Memperbaiki kerja-kerja semasa

6. Latihan dan pembangunan

TUJUAN MESYUARAT

1. Mesyuarat Jawatankuasa

2. Mesyuarat Agung

3. Mesyuarat Agung Khas

4. Mesyuarat Khas

5. Mesyuarat Tergempar

1 Jenis

MESYUARAT JAWATANKUASA

Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.

Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa

induk dan jawatankuasa kerja.

Kekerapan: bergantung pada kehendak

perlembagaan, peraturan tetap,

keperluan organisasi itu.

Kuorum: lazimnya dua pertiga.

MESYUARAT AGUNG

Lazimnya sekali setahun, sebelum 31 Mac.

Tujuan (bergantung pada perlembagaan):

membentangkan laporan tahunan

meluluskan penyata kira-kira

merancang aktiviti tahun berikutnya

memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu

meluluskan sesuatu usul

Kuorum: 1/3, 1/2 atau dua kali ganda ajk …

bergantung pada jumlah ahli. Jika kuorum tidak

cukup, mesyuarat boleh ditangguhkan 30 minit

MESYUARAT AGUNG KHAS

Jarang berlaku dan dinamakan juga

mesyuarat agung luar biasa

Diadakan untuk

membubarkan ajk yang ada dan memilih

ajk baharu atas kehendak 1/5 daripada

jumlah ahli

mengubah perlembagaan atas keperluan

yang mendesak

menyelesaikan masalah kewangan yang

kritikal

Diadakan dalam tempoh sebulan dari tarikh

permintaan.

Kuorum mesyuarat agung diterima pakai.

Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat

hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk

tujuan yang sama tidak boleh diadakan

dalam tempoh enam bulan.

MESYUARAT AGUNG KHAS

MESYUARAT KHAS

Kekerapan: berdasarkan keperluan.

Tujuan: membincangkan isu penting

seperti mempercepat/menunda tarikh

pelaksanaan sesuatu program.

Minit khas: disediakan dan diluluskan

dalam mesyuarat jawatankuasa yang

berikutnya.

MESYUARAT TERGEMPAR

Subjenis mesyuarat

jawatankuasa; lebih kurang

mesyuarat khas.

Tujuan: membincangkan isu yang

memerlukan kata putus segera.

Contoh: hendak memecat ahli

yang melanggar disiplin.

Tercatat dalam perlembagaan

Peranan utama dimainkan oleh pengerusi

Peranan urus setia/setiausaha terdapat

dalam senarai semak dan pengurusan

minit

Akses kendiri & e-pembelajaran: rujuk

contoh perlembagaan di

http://www.geocities.com/jpmmpks/

2 Peranan

tenang, peramah, mesra

boleh berfikir secara objektif dan jelas

berpengetahuan cukup tentang tatacara

mesyuarat

berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa

berhubung rapat dan bekerjasama dengan

setiausaha.

Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang

KUALITI PENGERUSI

Kuasanya mengatasi semua yang hadir

dalam mesyuarat.

Keputusannya tentang tatacara mesyuarat

muktamad.

Dia mempunyai undi pemutus; digunakan

apabila berlaku persamaan undi antara

pencadang dengan pembangkang.

Dia sahaja yang boleh memula dan

menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan

tepat pada waktunya.

KUASA PENGERUSI

Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat

sedang berucap, pengerusi perlu duduk

kerana tiada sesiapa pun dibenarkan

bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.

Pengerusi Berdiri … Ketika berucap

pengerusi perlu berdiri kecuali dalam

mesyuarat jawatankuasa.

Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri

semasa berucap kecuali dalam mesyuarat

jawatankuasa.

PERLAKUAN PENGERUSI

Sasaran pembicaraan ialah pengerusi.

Soalan, komen atau pandangan mestilah

ditujukan kepadanya pengerusi, bukan

kepada orang tertentu dalam mesyuarat.

Gunakan pembuka bicara yang sopan

apabila memulakan ucapan seperti “Tuan

Pengerusi, izinkan saya mengemukakan

pertanyaan kepada ….” dan “Tuan

Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan

kepada kami …."

SASARAN PEMBICARAAN

Jika pengerusi bertanding untuk

mempertahankan kedudukannya sebagai

pengerusi, dia tidak boleh

mempengerusikan mesyuarat itu semasa

pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau

seorang pengerusi sementara mesti

mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia

dilantik semula, dia bolehlah

mempengerusikan mesyuarat seterusnya

jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

JIKA PENGERUSI BERTANDING

Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli

mengemukakan usul undi tidak percaya kepada

pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan

kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu

mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti

mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat

perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau

dilantik pengerusi baharu.

Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa

untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku,

lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.

PENYINGKIRAN PENGERUSI

Maksud: kertas yang menyenaraikan

perkara yang akan dibincangkan dalam

mesyuarat.

Panduan 1: pengerusi berbincang dengan

setiausaha tentang isi kandungan agenda.

Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda

jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak

pengurusan; dapat dilaksanakan secara

bersurat atau melalui telefon.

3 Agenda

Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim.

Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka

ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.

Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada

ruangan kosong di bahagian tepi kertas

agenda untuk catatannya.

Salinan Setiausaha … Sama dengan yang

dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi

memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

BENTUK AGENDA

Pendapat yang mengatakan agenda boleh

dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat

adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan

orang yang serius melakukan persediaan

sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN Kawasan

Utara, 22 November 2000.)

PENDAPAT KARUT

Contoh yang disediakan berasaskan PKPA

2/1991, standard kualiti yang pernah

diamalkan dan pengalaman personal.

Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.

Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar

dan perkembangan semasa.

Dapat disusun semula berdasarkan

tanggungjawab individu dalam urus setia.

4 Semak

(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat

mesyuarat bersama pengerusi.

2. Merancang peruntukan masa setiap agenda.

3. Menempah bilik mesyuarat.

4. Menempah minuman.

5. Menyediakan fail.

6. Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda

dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.

7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan

kertas kerja (jika ada).

9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh

1 hari sebelum mesyuarat.

10. Menyediakan salinan kertas kerja.

11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja

melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan

pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang

lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas

kerja, hal-hal lain, dan penutup.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi

maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh

dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa

dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi,

jenis pakaian.

14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput

dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan,

jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen

berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum

mesyuarat.

16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih

dan kemas.*

*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi

disediakan dan jika perlu.*

18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli

mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *

19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan

berfungsi. *

20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,

jika perlu. *

21. Memastikan overhead projector dan peralatannya

disediakan, jika perlu. *

22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah

dibuat. *

*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk

menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.

24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari

sebelum mesyuarat diadakan.

25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan

bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul,

dua hari sebelum mesyuarat.

26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara

memberi penghormatan (address) kepada pengerusi

dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.

27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu

pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat

meninggalkan mesyuarat.

Bil. Butiran

1. Mengedarkan buku kehadiran.

2. Menyimpan buku kehadiran.

3. Mencatat minit mesyuarat.

4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.

5. Memastikan minuman diterima pada masanya.

6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli

terpilih, jika perlu.

7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh

pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil

sesuatu di pejabat.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Bil. Butiran

1. Memastikan peralatan dan sisa minuman

dikemaskan.

2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas

mesyuarat.

3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.

4. Menaip draf minit.

5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas

mesyuarat.

6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas

mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil. Butiran

7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk

mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari

selepas tarikh mesyuarat.

8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh

pengerusi.

9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.

10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam

tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.

11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang

tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang

diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua

minggu.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil. Butiran

12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada

mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit

mesyuarat diedarkan.

13. Mengutip semula borang tindakan susulan.

14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan

membuat ringkasan).

15. Menyemak tindakan susulan.

16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.

17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada

semua ahli mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

10 fakta berasaskan PKPA 2/1991,

standard kualiti yang pernah

diamalkan dan pengalaman

personal perlu dijadikan panduan.

5 Minit

1.Format PKPA 2/1991 … Format minit

mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan

Malaysia terdapat dalam Lampiran A

Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2

Tahun 1991 (PKPA 2/1991).

1.Sediakan Secepat Mungkin … Draf

minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah

dikemukakan kepada pengerusi untuk

mendapat persetujuan tidak lewat daripada

tiga hari selepas tarikh mesyuarat

diadakan.

1.Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang

telah disemak oleh Pengerusi hendaklah

diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak

lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat

diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus

sebelum mesyuarat berikutnya bermula*.

1.Minit Padat … Minit direkodkan secara

padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara

yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan

nota yang menunjukkan sama ada tindakan

lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).

* Ada kontroversi.

1.Tiada Kuorum … PKPA 2/1991 tidak

mencatatkan keperluan kuorum untuk minit.

INTAN dan agensi kerajaan yang utama

mematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPA

dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan

Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh

MAMPU, " kata Encik Shahril Annuar Ahmad,

Pegawai INTAN Kawasan Utara.

1.Tindakan … Perkataan "Tindakan"

dihitamtebalkan dan dikanankan.

1.Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu …

Tidak perlu nama dan tandatangan

setiausaha di akhir minit. Kenyataan

disemak oleh pengerusi, ruangan

tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam

senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan

oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh

pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.

Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau

gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam

kurungan dan angka Roman kecil dalam

kurungan.

1.Ada Sistem Pengesanan … Urus setia

bertanggungjawab mengesan pelaksanaan

keputusan mesyuarat dengan

menggunakan borang khas (Lampiran B).

PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).

1.Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi

bahagian penutup.

Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat

maklum balas.

Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.

Catatkan petikan minit dan hantar kepada

semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat

yang berikutnya.

Dapatkan respons melalui telefon atau secara

bersemuka.

6

Susulan

TINDAKAN SUSULAN JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X

Bil. Para Perkara Tindakan Maklum Balas

3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri

Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid

yang Diluluskan

Mesyuarat maklum, mengikut Surat

Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan

murid yang layak menerima RMT pada

tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan

ini sama dengan tahun 2000-2004.

Semakan audit mendapati pertambahan

murid yang layak sehingga tahun 2004

ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan

RMT dapat dimanfaatkan kepada semua

murid yang layak. JPN telah

mengurangkan bilangan hari RMT dari

190 hari kepada 92 hari sahaja.

JPN

Sabah

3.21 ….

TINDAKAN SUSULAN

MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/20XX

Agenda Perkara Tindakan

1

1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum ialah sebanyak 75% berbanding 25% pengurusan kokurikulum dan bidang-bidang lain.

Telah dimaklumkan kepada

staf akademik melalui memo

dalaman.

4

4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan

pelajar lemah. Oleh hal yang demikian,

semua pihak perlu turun padang untuk

menangani masalah ini bermula pada hari

pertama persekolahan.

Isu ini diberi perhatian

dalam Projek Pensiangan-

Salinatan dan Teaching

School.

5

5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab,

PPG, PPD dan juga pihak jabatan

pendidikan negeri perlu diperkemas agar

aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat

dilaksanakan dengan lebih berkesan.

Pemuafakatan maktab

dengan BPG dan PPD amat

baik. Semua program/projek

KPKM, Teaching School,

Pensiangan-Salinatan, dll.

tidak menghadapi masalah.