minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2010

PPSP/QMS/MR/R3

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2010

MS ISO9001:2008 PPSP

======================================================================================================

TARIKH: 12 Oktober 2010

MASA: 9.00 pagi

TEMPAT: Bilik Persidangan Utama

Kehadiran:

A.PENGURUSAN PPSP Bil Jabatan / Jawatan Nama Kehadiran Sessi pagi Sessi petang 1 Dekan Prof. Abdul Aziz Baba √ √

2 Timbalan Dekan (Akademik & Pembangunan Pelajar) Prof Madya Shaiful Bahari Ismail √ √

3 Timbalan Dekan (Siswazah & Latihan Iktisas) Prpf Nik Abdullah Nik Mohamad √ √

4 Timbalan Dekan (Penyelidikan) Prof Ahmad Sukari Halim x x

B. AHLI JAWATANKUASA QMS 1 Penyelaras Kualiti Kol (B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim √ √

2 Wakil Pengurusan (MR) Prof Mustaffa Musa √ √

3 Timbalan Wakil Pengurusan Prof Madya Shaiful Bahari Ismail √ √

4 Ketua Juruaudit Dalam (CIA) Dr Kirnpal Kaur Banga Singh x x

5 Timbalan Ketua Juruaudit Dalam II En. Azhar Ahmad √ √

6 Timbalan Ketua Juruaudit Dalam II Dr Mohd Nazri Shafei x x

7 Ketua Pengawal Dokumen (CDC) Pn. Rusidah Mat Yatim √ √

8 Timbalam Ketua Pengawal Dokumen En. Mohd Zaki Selamat √ √

9 Setiausaha En. Che Ismail Che Lah x x

10 JK Piagam Pelanggan En. Nik Zahari Nik Aman √ √

11 JK Audit Peralatan En. Nik Zahari Nik Aman √ √

12 JK Audit Keselamatan En. Chandaran Govindasamy √ √

C. Jabatan/Unit Bil Jabatan / Jawatan Nama KJ PK PD W Kehadiran pagi petang 1 Anatomi 1. Dr Mohd Asnizam Asari √ √ √ 2. En. Mohd Harissal Ismail x x 2 Anestesiologi 1. Dr Mohd Nikman Ahmad √ √ √ 2. Pn. Minah Mohd hassan √ √ √ 3. PM Shamsul Kamalrujan Hassan √ x x 3 Bahagian Akademik 1. En. Amyrulhan Azhari √ √ x 2. En. Mohammad Zahari Ismail √ √ x 4 Fasa I 1. Dr Mohd Suhaimi Ab. Wahab √ √ 2. Pn Nabilah Mohd Nor x x 5 Fasa II 1. Dr Kamarul Aryffin Baharuddin x x 2. Pn. Azian Harun x x 6 Fasa III 1. Prof Dr Kamaruddin Jaalam x x 2. En. Nik Mat Mat Ghani x x 7 Bahagian Pentadbiran 1. Pn. Suryani Ismail √ √ √ 2. Pn. Hasnah Abdullah √ √ √ 3. Pn. Nor Marlisa Saudi √ √ √ 8 Bahagian Penyelidikan 1. Hj Mohd Zaki Selamat √ √ √ 2. En. Wan Shaipuddin Yahya √ √ x 9 Bahagian Siswazah 1. Pn. Nurashikin Mohd Ishak √ √ x 2. Pn. Ruhil Hayati Mohd Juhari x x

10 Biostatistik & Metodologi 1. Prof Madya Nor Sa'adah Bachok √ √ x Penyelidikan 2. Dr Aniza Abd Aziz x x

11 Elektif 1. Dr Mohd Ismail Ibrahim √ √ x 2. Cik Nureany Reeny Abdullah x x

12 Farmakologi 1. Dr Low Jen Hou √ √ √ 2. Dr Nik Nor Izah Nik Ibrahim √ √ x

13 Fisiologi 1. Dr ang Boon Suen √ x x 2. Pn Rohani Omar √ √ √ 3. Pn Aminah Che Romli √ √ √

14 Fotografi 1. En Aswan Zakaria √ √ √ 2. Pn Anis Azriniza Zainol x x

15 Grafik 1. En. Mohamed Zafrulalam M Zain x x 2. En. Mohd Padli Abd Ghaffar x x

16 AVA 1. Taufick Ahmad x x 2. Ismaruzi Ismail √ √ √

17 Hematologi 1. Dr Abdul Rahim Hussein √ √ √ 2. Dr Noor Haslina Mohd Noor √ √ x

18 Imunologi 1. Dr Nurul khaiza Yahya x x 2. Dr Wan Zuraida Wan Abd Hamid x x

19 KKKK 1. Dr Wan Mohd Zahiruddin W Mohd √ √ x 2. Pn. Eshah Nor √ √ √

20 Makmal Informatik Perubatan 1. En. Azmanzaifikar Ehsan A Bakar √ √ x (MIP) 2. En. Asmarudi Awang x x

21 Makmal Akademik (MPG) 1. En. Azhar Ahmad √ √ √ 2. En. Lokman Ali √ x x

22 Mikrobiologi 1. Dr Kirnpal Kaur Banga Singh x x 2. Dr Nabilah Ismail √ √ √ 3. Che zaitun Che ismail x x

23 Neurosains 1. Dr Zamzuri Idris √ √ x 2. Dr Abdul Aziz Mohamed Yusoff x x 3. Dr Badrisyah Idris x x 4. Raja Siti Nazihah Raja Mohd Ghani x x 5. Pn. Mahfuzah Ibrahim x x

24 O&G 1. Dr Ramli Ibrahim x x 2. Pn. Paizah Umar x x

25 Oftalmalogi 1. Dr Azhany Yaakub x x 2. Dr Siti Raihan Ishak √ √ √

26 Ortopedik 1. Dr Norazman Mat Zin √ √ √

2. Dr Ismail Munajat √ √ x 27 ORL 1. Dr Ramiza Ramza Ramli √ √ √ 2. En. Che Ismail Che Lah x x

28 Patologi 1. Dr Venkatesh R. Naik √ √ √ 2. PM Mutum Samarendara Singh x x

29 Patologi Kimia 1. Dr Iskandar Zulkarnain Alias √ √ √ 2. PM K.N. Sirajudeen x x

30 Pediatrik 1. Dr Salmi Abd Razak x x 2. En. Mohd Faris Irfan Che yusoff √ √ √

31 Pendidikan Perubatan 1. Dr Ahmad Fuad √ √ √ √ 2. Cik Jemilah Yusof √ x x

32 Perubatan 1. Dr Azlan Husin √ √ √ 2. Dr Wan Syamimee Wan Ghazali √ √ √

33 Perubatan Kecemasan 1. Dr Nik Arif Nik Mohamed x x 2. Dr Ida Zarina Zaini x x

34 Perubatan Keluarga 1. DrJuwita Shaaban √ √ x 2. Pn. Siau Siau Lee x x

35 Perubatan Masyarakat 1. Dr Mohd Nazri Shafei x x 2. Dr Nik Rosmawati Nik Hussain √ √ x 3. Pn. Siti Norizan Senik x x

36 Psikiatri 1. Dr Zahiruddin Othman √ √ √ 2. PM Dr Hasanah Che Ismail x x 3. Cik Nur Fajrina Alias x x

37 Pusat Genom Manusia 1. Dr Sarina Sulong √ x √ 2. Pn. Noratifah Mohd Adam √ x √ 3. Dr Gan Siew Hua √ √ x 4. Dr Wan Rohani Wan Taib √ √

38 Pusat Kemahiran Klinikal PM Dr Mohd Iskandar Mohd Amin √ x Pn Rosidah Mohd √ √ √

39 Radiologi 1. Dr Rohaizan Yunus √ √ x 2. Dr Juhara Haron x x

40 Sains Rekonstruktif 1. En. Lau Hut Yee √ √ √ √ 41 Sains Sukan 1. Dr Chen Chee Keong √ √ √ 2. Pn Jamaayah Meor Osman x x 3. Pn Nik Sakinah Ibrahim x x

42 Surgeri 1. Dr Maya Mazwin Yahya √ √ x 2. Pn Nur Azihah Zakaria √ √ x

43 Blok Pembelajaran & Sumber 1. En. Ahmad Hafizuddin M. Halim x x

Pelajar (BPSP) 2. En. Azmi Zahari x x 44 Makmal Penyelidikan Pusat 1. Pn Abdah Karimah Che Mohd Nor √ x (CRL) 2. Cik Nor Suhada Anuar √ x 3. En. Ariffin Harun √ x

Minit 1: Pengesahan Minit MRM yang lalu (18 November 2009)

Dekan memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan terima kasih kepada semua yang hadir. Beliau menyatakan bahwa Kajian Semula Pengurusan (MRM) penting untuk pihak pengurusan untuk menyemak dan menilai prestasi dan keberkesanan pelaksanaan QMS. Beliau menambah bahawa baru-baru ini semasa audit dalaman banyak kelemahan yang telah dijumpai dan pada hari ini laporan analisa keseluruhan penemuan audit akan dibentangkan disamping input-input yang lain yang memerlukan tindakan lanjut daripada pihak pengurusan PPSP. Seterusnya Minit mesyuarat (MRM) yang lalu (18/11/09) disahkan tanpa sebarang pindaan.

Minit 2: Perkara Berbangkit Dari MRM 18 Nov 2009

JABATAN MASALAH/ISU ULASAN/KEPUTUSAN MRM Nov 2009

STATUS TINDAKAN YG TELAH DIAMBIL

ULASAN/KEPUTUSAN MRM 2010

Anatomi Histology Teaching slides

KPP memaklumkan bhw pembelian telah dibuat 30 Nov 08. HOD diminta buat susulan.

Histology Teaching Slides telah di terima pada 24/12/2008 sebanyak 6 set

Pembelian telah dilakukan beberapa kali. TDA/KJ Anatomi akan berbincang tentang perkara ini.

Permohonan telah dihantar kepada Jab Pembangunan bersama senarai semua peralatan yang perlu diselenggara secara berkala.

Semak hasil tindakan yang diambil

Perlaksanaan penyelengaraan secara berkala oleh Jabatan Pembangunan telah dijalankan keatas peralatan-peralatan Jabatan Anatomi pada 26 & 27 Mei 2010

Gagal mencapai Objektif kualiti no.1 tahun 2009 (`to ensure at least 70% pf PG students successfully

Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil

Tercapai. Kesemua pelajar tersebut telah berjaya menamatkan pengajian

complete their programmes within the stipulated duration`)

Diterima

MIP Keadaan persekitaran kerja yg tidak kondusif yg di alami selama 6 tahun seperti suhu panas dan sistem ventilasi yg tidak memuaskan dalam blok kerja yg terlalu sempit.

KPP/dekan mencadangkan agar permohonan baru utk ubahsuai perlu dibuat secara berperingkat2.

Perlu pemantauan/tindakan susulan

Buat masa ini ruang telah mencukupi.

Masalah panas dah selesai

Pejabat Akademik

Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran seminggu sebelum blok bermula untuk diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.

Perlu memantau sama ada polisi ini dilaksanakan

Semua ketua/wakil kumpulan pelajar telah mengambil bahan-bahan pengajaran dipejabat akademik sebelum sesi pengajaran. Data diperolehi dengan menggunakan sistem rekod didalam buku secara manual.

Fotografi -peralatan tidak mencukupi

seperti Camera dan komputer.

KPP/dekan:

- Hanya 2 digital camera di Fotografi

- permohonan budget kpd atasan diuluskan dlm jumlah yg sedikit. Tak mencukupi untuk penambahan alatan baru.

PK buat tindakan susulan

Digital camera dah dibeli 2 unit

Menrima kamera + video

Printer 1 unit

pada 2010.

Hematologi -Beberapa bilik tutorial di bawah kelolaan PPSP dipinjamkan kepada pihak Jabatan Hematologi bagi penggunaa pelajar-pelajar pasca-ijazah

Tunggu pembinaan bilik baru siap. Buat tindakan susulan.

Pelajar MPath I ditempatkan di bilik mesyuarat UPT dan juga di bilik pelajar MPath II. Selesai

Diterima

Pediatrik

Permohonan untuk mengubahsuai kunci pintu kepada kunci pintu automatik telah dibuat kepada pihak pengurusan PPSP pada tahun 2007 (No daftar : 94-2007) & 2008 (No daftar : 246-2008). Namun kedua-dua permohonan tersebut diberi status ”Tangguh”.

Dokumen berkaitan adalah sebagaimana yang dilampirkan bersama borang PAF

Jab diminta buat susulan dengan pihak Pentadbiran

Surat susulan berhubung dengan perkara ini telah dibuat pada 3 Nov 2009. Surat jawapan daripada PPKT yang diminitkan kepada kami oleh Bhg. Pentadbiran PPSP memaklumkan pemasangan terpaksa ditangguhkan ke tahun 2010 kerana masalah kewangan.

Pada 30 Ogos 2010, PPKT telah menghantar surat untuk pemasangan kunci tersebut.

Dengan yang demikian, masalah ini dianggap selesai.

Diterima

Pediatrik

Permohonan untuk mengubahsuai kunci pintu kepada kunci pintu automatik telah dibuat kepada pihak pengurusan PPSP pada tahun 2007 (No


Surat susulan berhubung dengan perkara ini telah dibuat pada 3 Nov 2009. Surat jawapan daripada PPKT yang diminitkan kepada kami oleh Bhg. Pentadbiran PPSP memaklumkan pemasangan

Diterima

daftar : 94-2007) & 2008 (No daftar : 246-2008). Namun kedua-dua permohonan tersebut diberi status ”Tangguh”.

Dokumen berkaitan adalah sebagaimana yang dilampirkan bersama borang PAF

terpaksa ditangguhkan ke tahun 2010 kerana masalah kewangan.

Pada 30 Ogos 2010, PPKT telah menghantar surat untuk pemasangan kunci tersebut.

Dengan yang demikian, masalah ini dianggap selesai.

Mikrobiologi

-To revise the Mpath 1 log book for 2009/2010 session intake. Compilation of results should be considered in the revision.

- Seminar topics should be revised and the two topics suggested should be included in the time table for the next batch of Mpath (2009/10).

- Teaching for the next batch of Mpath students should be conducted in a larger room eg BT18 if candidates are more than 15 students. The broadband wireless internet facilities is now available at the PG Room, at micro lab and the students should be informed regarding this facilities.

Requesting to upgrade the LCD projector and/or

Ukur hasil tindakan yang diambil

PPSP telah -PPSP). Akan diagihkan kepada unit/jab berkaitan.

Jab perlu buat susulan.

-The log book has been revised. Only 20 copies of request forms are required rather than 50 (PPSP/PG/Micro/IR1). Our customers were satisfied and no further complaint received.

-The seminar topics has been revised. AGE and meningitis has been included in the timetable for MPath1 2009/2010 session.

-The coordinator for MPath1 is aware of the condition and is ready to take action when the students exceed 20 people.

Diterima

compatible computer.

Neurosains Pelajar MSc/PhD akan dipantau agar membentangkan hasil kajian.


Papan tanda nama pelajar dan pembentangan hasil kajian sudah diadakan di jabatan Neurosains: 64% sudah membentangkan hasil kajian mereka [7 dari 11 orang] CAF telah diserahkan.

Fisiologi -Pintu keluar masuk makmal menggunakan pintu yang sama.

- Alat pemadam api berada di luar makmal.

- Susun atur meja makmal menyekat laluan semasa kecemasan.

Ambil tindakan susulan -pintu kedua telah dibuat.

-UKP telah menambah 2 lagi alat pemadam api di dalam makmal.

-kerja- kerja pengubahsuaian telah selesai pada bulan Jun 2010.

Diterima

JPM 1. Komputer riba utk pengajaran MPH

2. Skrin & printer utk MPH 1 & 2 - Telah dibawa dlm meeting exco Dekan

3. Sekatan (Partition) bilik penyelidikan dan pascasiswazah JPM

Ambil tindakan susulan dgn KPP

1. Desktop computer telah diserahkan kepada jabatan- Komputer riba tidak dibekalkan.

2. Printer dan skrin telah dibekalkan.

3. Partition tidak boleh dilaksanakan kerana kekangan kewangan.

Tunggu bila ada peruntukan utk beli laptop peruntukan a/dtg

JPP

Laser Printer SLR Professional Speed Light Flash High end fax machine-laser based

KPP/Dekan: akan timbang semula apabila menerima peruntukan 2010. Tindakan susulan oleh jabatan!

Masih menunggu bajet Masih menunggu bajet dan lihat justifikasi juga

Colour Laser Printer Ubahsuaian Jabatan

CIA Mengadakan ’refresher

course’ kepada para auditor sebelum sesi audit dijalankan .

Surat dpd CIA (PPSP/QMS/IA/R7/9) telah diterima memohon peruntukan PPSP (anggaran $16,000) utk 2 kursus

Dekan/KPP akan melihat peruntukan 2010

Peruntukan PPSP utk kursus internal auditor telah diluluskan.

Diterima

MR Tingkatkan kesedaran / kefahaman ISO (polisi, objektif kualiti,dokumen prosedur, proses kerja, rekod dll ) di kalangan staf sepanjang tahun

MR terus adakan taklimat kesedaran.

Taklimat telah diadakan pada 12 Jan, 2 Mac dan 23/9.

Diterima

KPP/ Dekan

Mengadakan peruntukan untuk kursus

'refresher ' untuk juruaudit terla dan

kursus internal audit dikalanga pensyarah dan pegawai sains juruteknologis kanan.

Bajet 2010? Permohonan bajet 2010 telah dibuat. Kursus `refresher` telah diadakan pada 14-15 Julai.

KPP/Exco Dekan

Pindaan kepada Borang Penilaian Kompetensi Pensyarah

Perlu semak Borang penilaian kompetensi

Borang penilaian kompetensi telah dipinda (dah upload di laman web ISO, PPSP. Borang baru dah diedar kpd jab (Sept)

Mohon semua jab ambil perhatian tentang keperluan ini

TDA dan KPP

Kenalpasti dan mengwujudkan garispanduan/dokumen berkaitan proses kerja yang di `outsourced` seperti percetakan, pengajaran, pembuangan sisa makmal dan sebagainya.

Perlu senarai dan kaedah menilai perkhidmatan oleh syarikat luar

Borang penilaian perkhidmatan `outsourced` ie. syarikat

Pindaan yg dibuat telah diterima. Ttg SKT, borang BPKS akan dilampirkan bersama borang SKT

TDPSLI/ Bhg Siswazah

Keperluan CP untuk program MSc/PhD sama ada di setiap jabatan/unit atau di Bhg Siswazah (TDPSLI).

Terdapat Jabatan spt Fisiologi, Mikrobiologi dan Neurosains yang mempunyai SOP prog MSc/PhD yang boleh di gunapakai untuk tujuan tersebut secara lebih sistematik.

Ada kawalan diperingkat IPS. Kini akan diperturunkan kuasa kpd PTJ (masih dalam peringkat penilaian)

Jabatan/unit boleh teruskan pemantauan. TDPSLI akan perkemaskan sistem ini sebelum dilaksana.

- 90% penghantaran disertasi kepada Pemeriksa Dalam dilakukan dalam masa 3 hari bekerja selepas senarai diluluskan oleh Majlis PPSP.

Perlu ukur dan analisa data pencapaian. TDPSLI perlu pantau keperluan ini.

100% Diterima

-90% penyerahan kertas soalan kepada Unit Peperiksaan mempunyai `zero defect` dari segi format.

100%

Diterima

38.16% (Obj no IV)

66.92% (Obj no v) tak tercapai

TDPSLI perlu menyemak semula objektif kualiti Program Siswazah (yang juga digunapakai oleh Jabatan tertentu) iaitu berkaitan tempoh pengajian (setiap jenis program sama ada penyelidikan dan `mixed mode`) supaya lebih mudah diukur dan menepati kualiti sebenar.

TDPSLI/Bhg Siswazah telah adakan mesyuarat bersama-sama KJ pada 8/2/10

Objektif 1: 64%

Objektif 2: 29% (mendapatkan maklumbalas dari pelajar/ jabatan)

Objektif 3: 80% (tercapai)

Diterima

CAF disrahkan

CAF diserahkan

Diterima

Minit 3: Laporan Hasil Penemuan Audit A. `RE-CERTIFICATION AUDIT` OLEH SIRIM PADA 8-10 DISEMBER 2009

NCR Punca Ketidakpatuhan Tindakan Pembetulan NCR 1 (AJ-1): 6.2: Did not evaluate the effectiveness of training

ie. Bengkel penulisan proposal Ogos, Dis; `Shock me to make me dance` (12/2/09); `8th nat Conf on Basic Statistical Methods` (April & Ogos); `Penilaian teknologi Kesihatan` (April)

MR dah jelaskan keperluan ini (Borang penilaian selepas latihan juga telah diwujudkan dan dimaklumkan kepada semua jab/Unit) tapi segelintir jab/unit tidak melaksanakan keperluan tersebut dan perkara ini tidak dipantau oleh Bhg HRU. Kekeliruan tentang jenis latihan yang memerlukan penilaian; kurang komitmen dpd staf dan Borang Penilaian yang kurang tepat.

Human Resource Unit (HRU), PPSP telah mengenalpasti kursus/bengkel yg perlu dinilai. Kriteria kursus/bengkel yang perlu dinilai keberkesanan selepas latihan ialah:

1. kursus/bengkel berkaitan kemahiran mengajar dan penyelidikan. 2. kursus/bengkel yang diadakan sekurang-kurangnya 2 hari.

`Borang Penilaian Keberkesanan Latihan` untuk staf akademik yang telah dipinda.

NCR 2 (FZ-1): 8.5.2 Corrective actions taken were not effective

1. Buku/bahan rujukan (IR) spt Guide book Phase III yg digunakan tidak terkini disesetengah jab. Dulu berlaku di (Farmako & O&G), kali ini berlaku di Oftalmologi

2. `Vetting session` utk end of posting exam questions tidak dilakukan

3. Tiada rekod supervisor report on PG student performance dilihat di HGC dan Surgeri

1.Tiada proses semakan bahan-bahan pengajaran diwujudkan di Bhg Akademik untuk memastikan semua Buku-buku panduan akademik dan sebagainya yang digunakan adalah terkini disemua peringkat (Pej Akademik dan jabatan).

2.Tiada fail/rekod diwujudkan untuk merekodkan semua proses `vetting` di jabatan.

3.Sistem yang digunapakai adalah secara manual dan tidak berkesan untuk memantau prestasi pelajar Siswazah.

1.Satu mekanisme/proses/borang semakan telah diwujudkan oleh Bhg Akademik bagi memastikan semua buku panduan akademik yang digunakan ada konsisten/terkini.

2.Fail rekod untuk semua proses `vetting` telah diwujudkan/dikemaskini di jabatan

3.Sistem pemantauan prestasi pelajar siswazah secara `on line` (Grasis) (http://healthycampus.usm.my/grasis/progrep/sen_pelajar.asp). telah dibangunkan oleh pihak Institut Pengajian Siswazah (IPS) yang boleh digunakan oleh semua penyelia pelajar.

http://healthycampus.usm.my/grasis/progrep/sen_pelajar.asp�

MR memaklumkan bahawa semua bukti tindakan pembetulan telah diserahkan kpd SIRIM dan NCR ditutup pada 19 Feb 2010. Pensijilan telah dilanjutkan sehingga Mac 2013.

JABATAN/UNIT SFI (`Re-certification Audit)

TINDAKAN STATUS SEMASA KEPUTUSAN MRM

TDA/HRU

Outsourcing: Need to identify control for both internal and external outsource processes (apa yang dinyatakan dalam manual Kualiti tidak terperinci/lengkap).

KPP/TDA akan kenalpasti apakah proses-proses yg di `outsource` dan jelaskan cara-cara mengawal pihak ketiga yang menjalankan proses kerja tersebut. Boleh dihuraikan dgn lengkap dalam manual kualiti atau masukkan dalam CP bhg `Purchasing` Bhg Pentadbiran. Senarai akan diserahkan kpd SIRIM sebagai bukti tindakan.

Percetakan: Borang Penilaian syarikat percetakan telah diwujudkan dan digunakan. Pindaan kepada manual Kualiti telah dilakukan.

Mesyuarat menerima dan mengambil maklum terhadap tindakan dan status semasa untuk setiap cadangan.

KPP/AVA Infrastructure & Work environment: Celling di DK8 & 3, tercabut, lampu tak menyala, karpet ygn tidak lekat di lantai, LCD di DK8 tak cukup cerah dan kebersihan perlu ditingkatkan di DK3 (melibatkan AVA/KPP).

KPP/AVA telah wujudkan jadual pemantauan secara berkala (W/pun kerja2 dilakukan oleh pihak lain spt Jab Pembangunan etc). Jadual ini akan diserahkan kpd SIRIM sebagai bukti tindakan.

Jadual pemantauan berkala utk semua DK sedang dilaksanakan.

TDP & R&D Skop `management of Research` tidak dimasukkan dalam audit kali ini kerana CP yang diperlukan tidak diwujudkan. TDP/R&D perlu

TDP & R&D telah wujudkan CP dan `macro process map` dan `delivery map` untuk skop `management of research`.

Pindaan kepada Manual Kualiti telah dilakukan (berkuatkuasa 15 Julai 2010).

sediakan CP, laksana CP baru dan melalui internal audit sebeklum surveilance audit oleh SIRIM 2010 nanti

Salinan CP dan lain2 akan diserahkan kpd SIRIM sebagai bukti tindakan.

B. AUDIT DALAMAN YANG TELAH DIADAKAN PADA 26JULAI- 02 OGOS (Laporan oleh CIA) Tarikh Audit : 26 Julai – 2 Ogos 2010 Objektif:

1) Memastikan sistem pengurusan kualiti (SPK) untuk pengajaran & pembelajaran PPSP serta pengurusan penyelidikan dijalankan secara berkesan dan menepati semua keperluan MS ISO9001:2008 dan keperluan lain yang ditetapkan oleh PPSP

2) Mengenalpasti aspek-aspek penambahbaikan yang boleh dijalankan

Skop :

Merangkumi penilaian terhadap keseluruhan SPK bagi pembangunan kurikulum serta pengurusan pengajaran & pembelajaran (pra dan pasca siswazah) dan melibatkan penilaian terhadap manual kualiti, dokumen prosedur, dokumen rujukan, arahan kerja, rekod, perjalanan proses, kefahaman staf dan persekitaran kerja. Pengauditan rekod-rekod kualiti bermula dari 9 Oktober 2009 sehingga tarikh audit.

Standard yang digunapakai:

MS ISO 9001:2008 QMS Requirements, Prosedur, Perundangan/Akta berkaitan (cth: Akta Universiti) termasuk keperluan lain yang berkaitan spt. MQA.

PERUBAHAN UTAMA DALAM SPK PPSP

-Penambahan skop: Pengurusan Penyelidikan

PROGRAM AUDIT DALAMAN 2010

Sebanyak 43 jabatan / unit / program / pejabat telah diaudit.

Organisasi: Pusat Pengajian Sains Perubatan, Universiti Sains Malaysia. Tarikh Audit Dalaman: 26 Julai – 2 Ogos 2010. Timbalan Ketua Juruaudit Dalaman: Dr. Mohd Nazri Shafei & En. Azhar Ahmad

SENARAI JURUAUDIT DALAMAN MENGIKUT PASUKAN DAN JABATAN / UNIT YANG DIAUDIT

PASUKAN AUDIT JURUAUDIT

(* Ketua Pasukan)

JABATAN / UNIT

YANG DI AUDIT

PASUKAN A

* En. Chandran Govindasamy (LA)

PM Dr. Fauziah Mohd. Idris

Pn Norsalwah Omar

a) Pengurusan Tertinggi b) Pejabat Pentadbiran c) Setor PPSP d) Ketua Pengawal Dokumen e) Ketua Juruaudit Dalaman

PASUKAN B

* Dr Rapiaah Mustaffa

En Mohd Rafi Mustapha

Pn. Azma Hayati Abdullah

a) Pejabat Siswazah b) Elektif c) Jabatan Pediatrik

PASUKAN C

* Dr. Juhara Haron

a) Pejabat Akademik b) Jabatan Otopedik c) UKP - AVA

Dr. Chen Chee Keong

En. Lau Hut Yee

Pn. Abdah Karimah

Pn. Faizah Ishak

PASUKAN D

* Dr Nik Rosmawati N Hussin (LA)

Dr Mohd. Ismail Ibrahim

Dr Aziah Daud

En Muhammad Faris Irfan CM Yusof

En Fadzil Ramli

a) Jabatan Fisiologi b) Jabatan Mikrobiologi c) UKP - Fotografi d) Unit Sains Sukan

PASUKAN E

* Dr. Wan Azman W. Sulaiman

Dr. Aini Suzana Adenan

Dr. Low Jen Hou

En. Ahmad Hafizuddin

Pn Rohani Omar

a) Jabatan Perubatan b) Jabatan Psikiatri c) Pejabat R & D d) Pusat Genom Manusia

PASUKAN F

* Dr Mohd Nazri Shafei (LA)

Dr Mohd Shafei Abdullah

En. Che Ismail Che Lah

a) JPM b) Jabatan Surgeri c) Unit Sains Rekonstruktif d) Jabatan Anestesiologi

En. Nik Ahmad Shah

PASUKAN G

* Dr. Zul Izhar Mohd. Ismail

En. Nik Zahari Nik Aman

En. Zakaria Abu Samah

En. Azhar Ahmad

a) Jabatan Anatomi b) Jab Pend Perubatan c) Jabatan Hematologi

PASUKAN H

* Dr. Abdul Rahim Hussein

Dr. Chan Yean Yean

Cik Norizam Yusof

a) MPG b) MIP c) Jabatan Imunologi

PASUKAN I

* Dr. Ahmad Lutfi Yusof(LA)

Dr Aniza Abd Aziz

En Mohd Zaki Selamat

Pn. Jamaayah Meor Osman

En Mohd Rodin Che Yusoff

a) Jabatan Oftalmologi b) Jabatan Perubatan Keluarga c) Jabatan Neurosains d) CFCS

PASUKAN J

* Dr Nazri Mustaffa

Dr Ang Boon Suen

a) Jabatan O & G b) Jabatan Patologi c) Unit Biostatistik

Dr Zeehaida Mohamad (LA)

Dr Ahmad Amir Ismail

PASUKAN K

* Puan Rusidah Mat Yatim (LA)

Cik Ang Cheng Yong

En. Azmanzaifikar Ehsan

a) Jabatan Farmakologi b) Jabatan ORL-HNS c) Pusat Kemahiran Klinikal d) Grafik

PASUKAN L

* Dr. Zamzuri Idris

En. Arifin Harun

Cik Norsuhada Anuar

a) Jabatan Radiologi b) Jabatan Patologi Kimia c) Jabatan Perubatan Kecemasan

JADUAL AUDIT DALAMAN

PASUKAN AUDIT

A

B

C

D

E F

G

H I

J

K

L

HARI PERTAMA ( 26 Julai 2010 )

9.00pg

BPU

Mesyuarat Pembukaan

PAGI

Pengurusan Tertinggi

Siswazah

Akademik

Fisiologi Pusat Genom

Manusia

JPM Anatomi MPG Oftal

O & G Farmako Radiologi

PETANG

CIA

Per

Keluarga

HARI KEDUA ( 27 Julai 2010)

PAGI

Pejabat Pentadbiran

Elektif

Otopedik

Mikrobiologi Psikiatri Surgeri JPP Imunologi Neurosains Patologi ORL-HNS

Patologi

Kimia

PETANG

Fotografi Pejabat

R & D

Sains Rekonstruktif

Grafik

HARI KETIGA ( 28 Julai 2010) PAGI

Setor PPSP Pediatrik AVA Sains Sukan Perubatan Anestesiologi Hematologi MIP

CFCS

Biostatistik Pusat Kemahiran Klinikal

Per

Kecema

san PETANG Operasi Kontigensi

RINGKASAN PENEMUAN AUDIT

HARI KEEMPAT ( 29 Julai 2010)

PAGI /

PETANG

Penyediaan Laporan Audit

2.30ptg

BPU

Mesyuarat Penutup ( 2 Ogos 2010 )

Bil. Jabatan / Unit / Program Bilangan NCR

Bilangan Cadangan Penambahbaikan (SFI)

1. Pengurusan Tertinggi (MR, Pej. Dekan / Timb. Dekan) 4 4

2. Ketua Pengawal Dokumen (CDC) 4 2 3. Ketua Juruaudit Dalaman (CIA) 4 2 4. Pejabat Pentadbiran 9 9 5. Setor PPSP 4 3 6. Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3) 5 8 7. MD (Elektif) 0 1 8. CFCS 3 7 9. Pejabat Siswazah 1 4 10. Anatomi 3 1 11. Anestesiologi 4 6 12. Epidemiologi & Biostatistik Perubatan 3 3 13. Farmakologi 4 0 14. Fisiologi 2 3 15. Hematologi 3 4 16. Imunologi 2 4 17. Mikrobiologi & Parasitologi P. 5 1

18. Neurosains 5 4 19. Oftalmologi 5 7 20. O & G 5 1 21. ORL-HNS 3 5 22. Otopedik 4 5 23. Patologi 5 3 24. Patologi Kimia 0 1 25. Pediatrik 1 5 26. Pendidikan Perubatan 4 5 27. Perubatan 5 5 28. Perubatan Kecemasan 4 4 29. Perubatan Keluarga 4 8 30. Perubatan Masyarakat 1 1 31. Psikiatri 3 6 32. Pusat Genom Manusia 1 3 33. Radiologi 3 3 34. Sains Sukan 5 2 35. Sains Rekonstruktif 6 7 36. Surgeri 6 3 37. Grafik 6 0 38. Makmal Informatik Perubatan (MIP) 2 11 39. Makmal Pelbagai Guna (MPG) 2 4 40. Pejabat R & D 0 4 41. Pusat Kemahiran Klinikal 1 2 42. UKP (AVA) 1 5 43. UKP (Fotografi) 6 5

JUMLAH 148 171

PERBANDINGAN BILANGAN NCR/SFI MENGIKUT TAHUN:

LAPORAN NCR 2010 MENGIKUT KLAUSA

Klausa Keperluan Standard

(Requirements)

Pernyataan Ketidakpatuhan

(NCR)

Tempat

(Jabatan/Unit/Program)

Bilangan

NCR

%

4.2.1 Documentation Requirements

- General

CP incomplete / being changed / not clear, Senarai induk dokumen tidak didaftarkan

O&G, Perubatan Keluarga 2 1.4

4.2.2 Quality Manual The Quality Manual has not been updated / needs corrections

Pengurusan tertinggi, CFCS

2 1.4

4.2.3 Control of Documents

Dokumen luaran bukan yang terkini, reference document not available, no/wrong reference nos. of documents, flowchart in CPs wrong, effective date on documents not stated, documents not signed/stamped, obsolete/photocopies of documents being used, amendment of CP not approved, mistakes in CPs, document not available, movement of documents not controlled, Master list not updated

CDC, Biostat, Farmako, CFCS, Neuro, Oftalmo, JPP, Perub., Neuro (2), Perub. Kecemasan, Radio, Sains Sukan, Rekons, Surgeri, Grafik, Fotografi, Perub. Keluarga, MIP

19 12.8

4.2.4 Control of Records

Records not updated, wrong reference no.of records, no evidence of letters, record of logbook not available, no reference no. for records, no masterlist of records, records not retrievable

CDC, Pentadbiran, Stor, Akademik, Anatomi, Anest, Fisio, Hemato, Mirob, Neuro, O&G, ORL, Ortho, Patologi, Sains Sukan,

25 16.9

Rekons, Surgeri, Grafik, Fotografi, Biostat, farmako, pediatrik, JPP, imuno, MPG

5.1 Management Commitment No latest minute of MRM (Nov. 2009). Quality policy also not updated

Surgeri, anest 2 1.4

5.3 Quality Policy

The Quality Policy of PPSP :

i) has not been reviewed since 2008 (new scope on research management not included)

ii) does not include a commitment for continually improving the QMS

Pengurusan tertinggi 1 0.7

5.4.1

Quality Objectives

Objektif-Objektif Kualiti untuk pelajar-pelajar ‘PG’ & ‘MD’ tidak dipaparkan

Ortopedik, perub. kelaurga 2 1.4

5.5.1

5.5.2

Responsibility and Authority

Carta organisasi tidak dipamerkan/carta organisasi yg tidak terkini atau maklumat tidak sama spt dalam rekod senarai staf, tiada JD/ JD tidak dikemaskinikan, responsibility in CP not followed . No appointment letter for PK/DC

Pengurusan tertinggi, CIA, stor, pentadbiran, oftalmo, ortho, perub, perub. Keluarga, rekons, surgery, anatomi

11 7.3

5.5.3 Internal Communication

No evidence of ISO awareness/training been given to staff, No meeting (last in 2009), Q obj not displayed

Patologi, rekons, JPP, grafik, surgeri, MPG

6 4.0

5.6 MRM No records / files

O&G, MIP 2 1.4

5.6.2 Kurikulum review tiada surat panggilan

dan minit mesyuarat. Yang ada hanyalah

attendance

Mikrob 1 0.7

6.1

6.2

6.2.1

Resource Management

- Provision of Resources

Human Resources (General)

Inadequate staff for higher workload,

No proper files/records of staff data

(biodata, courses attended, copies of certificates)

CFCS, MPG 2 1.4

6.2.2 Competence, Awareness & Training

Tiada pemantauan keberkesanan latihan, tiada latihan untuk staf lama, tiada penilaian kompetensi staf, tiada bukti latihan/ perancangan latihan

Pentadbiran, CFCS, farmako, ORL, Perub. Kecemasan, JPM, Psikiatri, Rekons, grafik, fotografi

10 6.8

6.3

Infrastructure:

- inventori dewan/lab, peralatan mengajar, perabot

Bilik Penyimpanan Fail Peribadi didapati agak sempit. Ini menyebabkan fail-fail tidak disimpan dengan teratur. Susah untuk mencari fail dengan cepat dan sempurna. Senarai inventori peralatan tidak dipamerkan

Pentadbiran, fisio, hemato, patologi, sains sukan, Pusat Kemahiran Klinikal, fotografi

7 4.7

6.4 Work Environment

Tidak ikut peraturan keselamatan, bilek pengajaran / pejabat tidak diselenggara, Pelan tindakan kecemasan makmal tidak dikemaskini

Stor, hemato, JPP, sains sukan, fotografi, psikiatri, neurosains

7 4.7

7.1 Product Realization

Planning of Product Realization

- procedures for delivery

of T & L (planning)

CP1, CP2, CP3, CP4 and CP5 have errors/inappropriate: (i) attachments consist of actual letters, memos & records (ii) CP4 – responsibility detailed in section 6.1 is different in the flowchart

(iii) CP1 & CP2 – forms used are declared as References instead of Appendixes (iv) CP1 – 6.4(v)

Prosedur cetakan refers to a reference/garis panduan that does not exist.

(v) CP5 – no references given for records stated.

Pentadbiran, 1 0.7

7.2.2 Review of requirements related to Product

Laporan kemajuan disertasi tidak dijalankan selepas 2007 (atau tidak direkodkan)

Perubatan 1 0.7

7.2.3 Customer Communication Tidak ada mekanisma maklumbalas pelajar siswazah Fasa 2&3

Perubatan 1 0.7

7.3.2b Design and development inputs

Questions for end of posting exam undergrad were not vetted. One of the vetting session for PG was not chaired by HOD (stated in CP the need to chair the session)

Anestesiologi 1 0.7

7.5.1 Control of Production & Service Provision

Insufficient control of examination questions/papers during receiving, maintenance & dispatching – need for detailed documented procedure/work instruction. Also no record of controlled

Pentadbiran, akademik, mikrob, psikiatri

4 2.7

access to ‘Bilek Kebal’ where exam papers are kept.

Requirement in CP1-section 6.4 is not followed i.i. Academic & Postgraduate departments must submit exam questions at least 2 weeks before date of exam. In actual practice, exam questions are mostly received up to 2 days before the exam. This can be seen in the Quality Objective for this activity which is set as 2 days before date of exam (Pemantauan Objektif Kualiti – PPSP/Pent/UPSM/R33)

Penerimaan kertas soalan dan kertas jawapan tidak ditandatangani oleh penerima (Pegawai akademik) selepas diserahkan oleh pengawas peperiksaan. Selain itu, tiada rekod soalan lebihan dilupuskan.

Continous assessment tidak menggunakan borang yang sepatutnya.

7.6 Control of Monitoring &

Measuring Devices No available maintenance records for equipments used in the Exam Unit and other quality processes/services eg. Photocopy Machine – Minolta Di450

Tiada pengesahan Rekod QC suhu alatan oleh pegawai bertanggungjawab

Pentadbiran, anatomi, neurosains, patho, biostat

5 3.4

Kalibrasi dan penyelenggeraan berkala alatan tidak dijalankan

8.2.1 Customer Satisfaction Customer satisfaction survey / feedback

not done/ not satisfactory Akdemik, anest, farmako, mikrob, oftal, O&G, ortho, patho, perub kecemasan, radiologi, sains sukan, rekons, grafik, AVA, genom

15 10.1

8.2.2 Internal Audit Beberapa juruaudit yang digunakan dalam program audit dalaman adalah tidak terlatih seperti yang ditetapkan dalam Manual Kualiti (8.2.2(b)) iaitu perlu dilatih oleh badan bertauliah

Cth :- En. Fadzil Ramli, Cik Norizam Yusuf, Cik Norsuhada Anuar dan Dr. Aini Suzana Adenan

Terdapat percanggahan dalam skop audit dalaman. Surat daipada Timbalan CIA (PPSP/QMS/MR/R7-32(10), 12 Julai 2010) mengatakan skop merangkumi penilaian terhadap pembangunan kurikulum serta pengurusan pengajaran & pembelajaran (pra dan pasca siswazah) dan melibatkan pengauditan rekod-rekod kualiti bermula dari 1hb Januari 2010 sehingga tarikh audit. Wakil pengurusan (MR) dalam mesyuarat pembukaan mengatakan skop audit termasuk pengurusan penyelidikan dan pengauditan rekod-rekod kualiti bermula dari 9 hb Oktober 2009 (tarikh audit dalaman yang lepas) sehingga tarikh

CIA, pengurusan tertinggi 2 1.4

audit.

8.2.3

8.2.4

Monitoring & Measurement of Processes / Products

Rekod-rekod audit dalaman tidak dikemaskinikan :

Cth : - Rekod Internal Audit Plan

- Rekod Internal Audit Team - Record of Correspondence

Rekod tidak diisi / maklumat tidak lengkap untuk beberapa rekod :

Cth : - Rekod Borang Agihan Alatan Bahagian Pentadbiran – tarikh 9/12/2009

- Rekod Penerimaan / Pengambilan Bungkusan – tarikh 22/07/2009

Tidak mengisi nama penyelia dan tajuk disertasi pada cetakan nama calon selepas naik tahun 2.

CIA, stor, O&G, ORL, perubatan, grafik, siswazah

7 4.7

8.4

Analysis of Data No analysis of data regarding conduct of examination eventhough a lot of data is available . eg. attendance of invigilators

Pentadbiran, pathology 2 1.4

8.5.1 Continual improvement Pengukuran objektif kualiti mengambil kira semua PG candidate (termasuk Msc dan Phd) sedangkan skop CP adalah untuk MPath sahaja

Objektif kualiti tidak dianalisa

Objektif kualiti No 1 jabatan tidak dicapai,

Mikrob, fotografi, oftalmo, O&G, radio, perub. kecemasan

6 4.0

37% vs 70% sasaran – tiada penambahbaikan direkodkan

8.5.2

Corrective action

Tiada tindakan pembetulan, tiada penggunaan borang CAF

Surgery, akademik, imuno 3 2.0

8.5.3 Preventive action Tiada fail / rekod akademik 1 0.7 JUMLAH 148 100

PERBANDINGAN TAHUNAN UNTUK KLAUSA YANG KERAP MEMPUNYAI BILANGAN NCR TINGGI


(Requirements)

2006 2007 2008 2009 2010 Bil. NCR

% Bil. NCR

% Bil. NCR

% Bil. NCR

% Bil. NCR

%


67/453 14.79 35/182 19.23 25/179 13.97 28/200 14.00 19/148 12.8


23/453 5.08 33/182 18.13 26/179 14.52 30/200 15.00 25/148 16.9

5.5.1

Responsibility and Authority 32/453 7.06 10/182 5.49 13/179 7.26 13/200 6.50 11/148 7.3

6.2.2 Competence, Awareness & Training 39/ 453 8.61 17 /182 9.34 13 /179 7.26 13/200 6.50 10/148 6.8 6.3

Infrastructure

22/ 453 4.86 7 / 182 3.84 13/ 179 7.26 12/200 6.00 7/148 4.7


110/453 24.28 7 / 182 3.84 12 /179 6.70 5/200 2.50 4/148 2.7

8.4 Analysis of Data 32 / 453 7.06 7 / 182 3.84 10 /179 5.59 6/200 3.00 2/148 1.4

JABATAN / UNIT YANG BELUM MENUTUP NCR (sehingga 7.10.10)

BIL. JABATAN / UNIT Bil. NCR Klausa ISO 1. Top Management 2 5.3 & 8.2.2 2. Jabatan Oftalmologi 5 4.2.3 (2), 5.5.1, 8.2.1, 8.5.1 3. Unit Grafik 6 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 6.2.2,

8.2.1, 8.2.3 4. Jabatan Perubatan Kecemasan 4 4.2.3, 6.2.2, 8.2.1, 8.5.1 5. Jabatan Perubatan Keluarga 4 4.2.1, 4.2.3, 5.4.1, 5.5.1 6. Jabatan Radiologi 3 4.2.3, 8.2.1, 8.5.1

PERBANDINGAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (MENGIKUT JABATAN/UNIT): TAHUN 2006 - 2010

Bil. Jabatan / Unit / Program Bilangan NCR 2006 2007 2008 2009 2010

1. Pengurusan Tertinggi (MR, Pejabat Dekan / Timbalan Dekan)

7 0 0 2 4

2. Ketua Pengawal Dokumen (CDC) 3 1 1 1 4 3. Ketua Juruaudit Dalaman (CIA) 4 0 1 0 4 4. Pejabat Pentadbiran 12 2 3 1 9 5. Setor PPSP 9 7 1 3 4 6. Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3) 22 6 3 6 5 7. MD (Elektif) 22 6 1 1 0 8. CFCS 17 1 3 1 3 9. Pejabat Siswazah 14 1 0 15 1 10. Anatomi 9 6 7 4 3 11. Anestesiologi 9 3 4 6 4

12. Epidemiologi & Biostatistik Perubatan 15 5 0 2 3 13. Farmakologi 7 4 8 10 4 14. Fisiologi 22 8 1 6 2 15. Hematologi 9 1 0 7 3 16. Imunologi 6 1 7 2 2 17. Mikrobiologi & Parasitologi P. 6 3 1 2 5 18. Neurosains 14 9 5 7 5 19. Oftalmologi 9 4 4 2 5 20. O & G 19 9 13 12 5 21. ORL-HNS 17 16 5 6 3 22. Otopedik 16 3 2 3 4 23. Patologi 10 3 5 5 5 24. Patologi Kimia 3 0 0 1 0 25. Pediatrik 9 1 3 6 1 26. Pendidikan Perubatan 18 5 1 8 4 27. Perubatan 14 2 9 5 5 28. Perubatan Kecemasan 8 6 5 6 4 29. Perubatan Keluarga 10 4 6 2 4 30. Perubatan Masyarakat 6 5 3 6 1 31. Psikiatri 16 5 5 9 3 32. Pusat Genom Manusia 3 4 5 1 1 33. Radiologi 7 4 9 3 3 34. Sains Sukan 14 4 2 3 5 35. Sains Rekonstruktif 2 7 6 5 6 36. Surgeri 15 6 3 6 6 37. Grafik 8 3 8 7 6 38. Makmal Informatik Perubatan (MIP) 2 1 9 3 2 39. Makmal Pelbagai Guna(MPG) 8 5 11 1 2 40. Pejabat R & D 11 6 2 0 0 41. Pusat Kemahiran Klinikal 6 8 2 2 1 42. UKP (AVA) 3 8 1

43. UKP (Fotografi) 11 4 6 6 6 JUMLAH 453 182 179 200 148

5 JABATAN/UNIT YANG TELAH MEMPERBAIKI SISTEM PENGURUSAN KUALITI DENGAN KETARA :

1) Siswazah (15 NCR 1 NCR) 2) Farmakologi (10 4) 3) O&G (12 5) 4) Psychiatry (9 3) 5) AVA ( 8 1)

JABATAN/UNIT YANG PERLU MEMPERBAIKI LAGI SISTEM PENGURUSAN KUALITI:

1) Pejabat Pentadbiran 2) Unit Rekonstruktif 3) Jab Surgeri 4) UKP – Fotografi 5) Unit Grafik

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN KESELURUHAN:

A) Sistem Pengurusan Kualiti PPSP :

i. Tingkatkan kesedaran / kefahaman ISO (polisi, objektif kualiti, dokumen prosedur, proses kerja, rekod dll ) di kalangan staf sepanjang tahun.

ii. Komitmen yang lebih dari semua kakitangan di sesebuah jabatan/unit diperlukan - agihkan tugas di kalangan staf untuk mengurangkan beban ke atas Penyelaras Kualiti dan Pengawal Dokumen.

B) Program Audit Dalaman :

i. Melatih lebih ramai juruaudit dalaman yang baru (kumpulan sasaran: pensyarah, pegawai sains dan juruteknologis kanan) – secara tidak langsung meningkatkan penglibatan dan kefahaman tentang ISO9001:2008.

ii. Mengadakan kursus ' refresher ' untuk juruaudit terlatih sedia ada - ini akan membolehkan lebih ramai lagi juruaudit mahir dalam sesuatu pasukan supaya audit yang lebih menyeluruh dapat dilakukan di sesuatu jabatan/unit/program

KESIMPULAN

Audit dalaman telah dijalankan dengan jayanya dan secara keseluruhannya sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001 bagi PPSP dilaksanakan dengan baik dan berkesan.

Minit 4: Polisi dan objektif kualiti Polisi kualiti telah dipinda untuk memasukkan skop `pengurusan penyelidikan` dan penambaikan berterusan`.

A. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PPSP (Program MD, Program Siswazah dan Pengurusan Penyelidikan)

PPSP QUALITY OBJECTIVES

i. To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above). ii. To achieve a passing rate of at least 75% in each undergraduate professional examinations (I, II & III). iii. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. iv. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. v. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. vi. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year. vii. To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year

20

05/06

, 43.6

2006

/07, 3

7

2007

/08, 3

0.1 2008

/09, 3

9.5

2009

/2010

, 32.1

2005

/06, 4

0.2

2006

/07, 4

7.7

2007

/08, 4

3

2008

/09, 6

4.6

2009

/2010

, 34.3

2005

/06, 4

0.1

2006

/07, 4

6.5

2007

/08, 6

7.8

2008

/09, 5

4.4

2009

/2010

, 38.7

0

10

20

30

40

50

60

70

PEN

CA

PAIA

N (%

)

Pro. 1 Pro. 2 Pro. 3

PEPERIKSAAN IKHTISAS

30% With Grade B and Above

2005/06

2006/07

2007/08

2008/09

2009/2010

TREND PRESTASI OBJEKTIF KUALITI ISO9001:2008, PROGRAM MD PPSP

Pro 1 Ikhtisas 1 Pro 2 Ikhtisas 2 Pro 3 Ikhtisas 3

20

05/06

, 91.6

2006

/07, 7

9.4

2007

/08, 7

8

2008

/09, 8

3.5

2009

/10, 8

3.9 2005

/06, 9

6.7

2006

/07, 9

8.9 2007

/08, 9

3.7

2008

/09, 9

5.4 2009

/10, 9

5

2005

/06, 9

2.6

2006

/07, 9

7.5

2007

/08, 1

00

2008

/09, 9

3.3

2009

/10, 9

2.5

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

PEN

CA

PAIA

N (%

)



75% of Students Seating Exams Pass

2005/06

2006/07

2007/08

2008/09

2009/10

Komen/Ulasan MRM: TDA dan Pengerusi Fasa I, II & III program MD dimohon mengambil perhatian terhadap trend pencapaian objektif kualiti dan mengambil Tindakan Pencegahan bagi megelakkan pencapaian dalam trend menurun.


Pro 1 Ikhtisas 1 Pro 2 Ikhtisas 2 Pro 3 Ikhtisas 3

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PROGRAM SISWAZAH

% PENCAPAIAN Okt 2009 Mei 2010

To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

86.67%

OK

64%

CAF serahkan

To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

38.16%

29%

CAF serahkan

To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

66.92%

80% OK

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PENGURUSAN PENYELIDIKAN

EFFECTIVE: 15 Jun 2010

% PENCAPAIAN Mei 2010 Okt 2010 To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.

54.96% 57.1%

CAF diserahkan

To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

29.0% 50.2%

CAF diserahkan

B. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN/UNIT

JABATAN/UNIT OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN (%) YANG DIPEROLEHI

TINDAKAN

(CAF diserahkan kpd MR)

JPP 1: Department organize 6 faculty activities

2.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration ( 5 years)

3.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

4.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one

100%

100%

?%

-

-

CAF diserahkan 20/7/10

postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

1/7 tak menyelia -

CFCS To ensure that 90% of student enrolled in CFCS programme pass the examination

100% -

Imunologi Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration

Obj 2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings

Obj 3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

tiada MPath Student (2009/2010)

tiada MPath Student

100%

-

JPM At least 90% of undergraduate students pass the end of Preventive Medicine Posting assessme

97.9% OK

At least 70% of final year postgraduate candidates present their research findings at any scientific meeting

Note: Master of Public Health is a one year program.

Master of Community Medicine: 100%

Master of Public Health: 14.3%

CAF diserahkan

At least 70% of postgraduate students successfully complete their studies within the stipulated duration

Master of Community Medicine:

6/9 (66.7%)

Master of Public

CAF diserahkan

Health: 8/13 (64.3%)

At least 80% of lecturers shall supervise (main or co-supervisor) a minimum of one postgraduate student in research or dissertation at any one time Note: Two lecturers are on study leave (PhD)

15 /18 available lecturers: (83.0%)

OK

NEUROSAINS 1.TO ENSURE AT LEAST 70% OF POSTGRADUATE STUDENTS SUCCESSFULLY COMPLETE THEIR PROGRAMMES WITHIN THE STIPULATED DURATION.

2.TO ENSURE AT LEAST 70% OF FINAL YEAR POSTGRADUATE STUDENTS PRESENT THEIR RESEARCH FINDINGS AT SCIENTIFIC MEETINGS

3. TO ENSURE AT LEAST 80% OF LECTURERS SUPERVISE A MINIMUM OF ONE POSTGRADUATE STUDENT IN RESEARCH/DISSERTATION AT ANY ONE TIME.

66.7% [one failure from total of 3 candidates]

Presentation happens after their graduation, difficult for data collection in USM

100% [9 lecturers]

1.Repeated exam will be in Nov 2010 and student is currently undergoing closed supervision

2.Postgrad office should ensure the form that student supposes to hand-in on submission of their thesis. [issue here, objective will not be achieved if the presentation nearly always happen after graduation.

Pusat Genom Manusia

1. At least 80% of MPath candidates pass in their posting programme. 100%

2. To ensure at least 70% of postgraduate research successfully complete their programmes within the stipulated duration.

50% Seorang pelajar sedang menunggu viva-tarikh belum ditetapkan (pelajar ini sepatutnya tamat 15 Disember 2009). CAF

3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientific meeting.

100%

4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/co-supervisor) in research/dissertation at any one time.

66.7% Jumlah pensyarah = 6 tetapi 2 daripadanya adalah pensyarah baru (Dr.Wan Rohani Wan Taib; lapr diri: 20 Mei 2010 dan Dr.Badrul Hisham Yahaya; lapor diri: 29 Jun 2010)

Anatomi Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration (MSc 2.5 years)



100%

100%

80%

-

Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan

Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration



100%

100%

100%

-

CSC To ensure that 80% of undergraduate students acquire clinical skills and fullfill 90% contents of logbook within the duration of each block in the curicullum in the following areas cardiovascular block, respiratory block, gastrointestinal block, genitourinary block,reproductif block, musculoskeletal and foundation block.

100% -

Unit Sains Sukan 1. AT LEAST 80% OF THE POSTGRADUATE STUDENTS SUCCESSFULLY COMPLETE THEIR STUDIES

2. AT LEAST 90% OF THE ACADEMIC STAFF IS THE PRINCIPAL INVESTIGATOR OF A RESEARCH GRANT

3. AT LEAST 80% OF THE ACADEMIC STAFF SUPERVISES ONE POSTGRADUATE STUDENT IN A RESEARCH PROJECT AT ANY ONE TIME

100%

75%

100%

CAF diserahkan

Bahagian Penyelidikan

Sekurang-kurangnya 90% daripada permohonan perakuan

menjalankan penyelidikan yang dihantar ke Bahagian Penyelidikan

PPSP akan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penyelidik

(JKP) dalam tempoh satu bulan dari tarikh borang permohonan yang

lengkap diterima.

83.3% CAF diserahkan.

Patologi Kimia 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.


3.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

Pelajar masih dalam tempoh pengajian

100%

80%

-

Fisiologi 1.At least 80% of lectures and practical classes will be conducted according to the time table


3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientificmeeting.

4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/co-supervisor) in research/dissertation at any one time.

Tercapai(Fasa I- 89%); (Fasa II-95%)

0%

0%

Tercapai (100%)

-

- keseluruhan pelajar masih dalam tahun pertama bagi sesi 2010/2011

-

Per. Keluarga -At least 80% PG student successfully complete their programmes within the stipulated duration.

40% OQ No. 1- Isi CAF utk root

-At Least 70% PG students present their research findings at any scientific meeting

-At Least 80% lecturer supervise a minimum of one PG student in research/dissertation at any one time

-At least 70% of lecturers hold one/more research grant every year.

80%

100%

100%

cause dan CA:

All final year student must sent all component before seating Part III exam

Anestesiologi -To ensure at least 30% of students in the obtain good grades (B and above) in Anaaesthesiology exam

- To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.



To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.


100%

78%

28%

100%

76%

30%

OK

CAF diserahkan

-Tiada pemantauan berkala -penutupan OT meyebabkan disertasi lambat disiapkan. CAF diserahkan.

CAF diserahkan

Pato. Kimia Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration

Obj 2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their

All students registered are still going on

100%

_

findings at scientific meetings


80%

Hematologi 1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their

programmes within the stipulated duration.

2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100%

100%

100%

-

MPG Penyediaan makmal untuk kelas amali dapat dilaksanakan setelah menerima permohonan barangan (Borang MPG/001) daripada Jabaran/Unit yang terlibat dalam masa 2 jam sebelum kelas amali

82.8% -

Farmakologi 1) To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2)To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3) To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.

Tiada pelajar yang akan menamatkan pengajian pada tahun 2010.

100%

62.5%

-

-

Terdapat pensyarah yang baru sahaja mendapat geran penyelidikan pada tahun ini.

Mikrobiologi 1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings


85.7%

100% 84.6%

-

Oftalmologi 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration ( 5 years)



Jun 2005-Mei 2010: 66.7 %

100 %

100%

CAF dihantar 7/10/2010.

Repeat exam will be in Nov 2010, two students are currently expected to graduate.

Mock exam telah dilakukan dengan lebih intensif untuk memberi lebih input kepada pelajar.

Pelajar dan penyelia perlu peka dengan keperluan Objektif Kualiti

Ortopedik Obj 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration 83.3% Obj 2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings Mei 2010 100% Obj 3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time 100%

100%

100%

100%

-

Pediatrik 1. At least 80% of undergraduate (Phase III MD) clinical teaching will be conducted within the schedule time

2. At least 90% of clinical teaching will be conducted within the same month scheduled

3. At least 70% of postgraduate (phase III MMed) research projects shall be presented at scientific meeting or published in any medical journal

94% 94.6% 100%

-

Patologi 1.To ensure at least 50% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings

To ensure at least 85% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

50% 50%

85%

-

CAF diserahkan

-

Perubatan To achieve at least 80% of undergraduate students pass Internal Medical postings

To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration


85%

86.7%

83.3%

-

-

-


To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.


87.5%

66.7%

54.2%

-

CAF

CAF

Psikiatri OQ no.5 (70% pensyarah memagang geran 77% -

Radiologi 70% hasil disertatsi pelajar dihantar untuk tujuan penerbitan 0%

Objektif yang ditetapkan tidak mampu direalisasikan kerana kekurangan pensyarah dan jangkamasa pengukuran objektif kualiti

Objektif kualiti perlu diubah kepada yang lebih realistik. Dibincangkan di mesyuarat pengurusan akademik.

Surgeri 1. To ensure at least 90% of medical students (MD) pass in every end of posting examinations and exposed to enough experience while in wards, operations theater and clinics.

2. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully

complete their program within the stipulated duration.


4. To ensure at least 80% of the lecturers supervise a minimum

year 4 – 97%

year 5 – 98%

Objective: NOT MET

Objective: NOT MET

100%

Telah menggalakkan pelajar mengulangkaji dengan lebih bersunggun-sungguh

Pelaksanaan peperiksaan percubaan.

of one postgraduate research or dissertation at any one time.

Penambahan kelas pembelajaran

Permohonan untuk menambah bilangan pensyarah

Pelajar dan penyelia tidak menyedari objektif kualiti ini.Sudah dimaklumkan kepada pelajar untuk menghantar karya untuk persembahan.

Sains Rekons 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully

complete their programmes within the stipulated duration.



100%

100%

100%

Diterima

Elektif Kesemua pelajar telah menghantar kertas cadangan (bagi pelajar tahun 3 dan tahun 4) selewat-lewatnya 2 BULAN sebelum tarikh elektif bermula

100%

Diterima

Kesemua kertas cadangan yang telah disahkan oleh AJK elektif akan dimaklumkan kepada pelajar 1 MINGGU selepas mesyuarat diadakan

100%

ULASAN/KEPUTUSAN MESYUARAT

Semua jabatan/Unit yang tidak mencapai sasaran objektif kualiti yang ditetapkan perlu menyerahkan CAF (Direkodkan dalam Agenda 7) dan mengukur semula pencapaian selepas Tindakan Pembetulan dilaksanakan untuk melihat keberkesanan tindakan (penambahbaikan).

Jabatan yang tidak mengukur pencapaian objetkif kualiti masing-masing dimohon melakukannya. TDPSLI akan mengadakan pertemuan dan perbincangan dengan jabatan terbabit berkaitan perkiraan pencapaian objektif kualiti siswazah (ie. Tempoh minima menamatkan kursus untuk semua jenis program yang ada).

Agenda 5: Laporan analisis maklumbalas pelanggan

JABATAN RUMUSAN ANALISIS

TINDAKAN

(Direkodkan dalam Jadual CAF- Agenda 7) JPP Analisa pada 22/7/10 – Tiada ketidakpuasan pelanggan

-

CFCS Tiada aduan melalui kotak aduan

-

PGM Ketidakpuasan pelajar berkaitan kekurangan ruang (sempit) untuk pelajar PhD/MSc

1 CAF- Permohonan mendapatkan ruang telah dibuat kepada pihak PPSP. Audit ruang juga telah dilakukan oleh pihak PPSP

NEUROSAINS Neurosurgery trainees feedback: Journal club and Audit sessions need to revigorate

Frequent teaching sessions [but lately again issue of not enough neurosurgeon in USM: 2 moved out and 1 further training]

Anatomi Data maklumbalas pelanggan telah dianalisa – tiada ketidakpuasan

-


Pelanggan tidak puashati komputer di Makmal Statistik kurang berfungsi & lambat. Perkara in berlaku kerana tiada penyelenggaraan secara berkala.

Rujuk Agenda 7 Unit Biostatistik (ketidak patuhan No. 3)

JPM Data maklumbalas pelanggan telah dianalisa – tiada ketidakpuasan

-

CSC Tiada aduan berkaitan ketidakpuasan pelanggan (19/7/10)

-

AVA Analisis kepuasan pelanggan mendapati ketidakpausa pelanggan tidak melebihi 20%

-

Unit Sains Sukan 1. Tiada aduan melalui ‘Kotak Aduan’ 2. Tiada analisis tentang kepuasan pelanggan (para pelajar

Unit Sains Sukan)

Telah sediakan Borang Kepuasan Pelanggan untuk pelajar-pelajar Unit Sains Sukan dan analisis telah dibuat. Hasil analisa menunjukkan pelanggan puas dengan mata purata >4.0 (dari skala 1 hingg 5)

Fisiologi Data maklumbalas pelanggan bagi pelajar MD/MMed telah dianalisis- tiada aduan ketidakpuasan.

Data maklumbalasPelanggan di jabatan (kakitangan dan pelajar ) telah dianalisis.

Telah menyediakan locker bagi setiap pelajar PhD/MSc

Telah melaporkan kepada pihak Aduan dan Kerosakan mengenai hal tersebut. Pihak yang berkenaan telah mengambil tindakan yang sewajarnya.

Per. Keluarga Part 1 Overall exam Feedback for Part 1 May 2010 - Satisfied and

good

Part I Comment made by student: satisfied

Median for Part II conjoint exam is 3. All component of theory paper (MCQ, PMP, SEQ, VISUAL) are not achieved the standard.

Convey this massage to Conjoint Board . Arrange classes and discussion with students on the past questions. Supervisor/HOD discussed individually with the student . Go through the answer sheet in individually to understands their mistake and how to improve.

Improve teaching content during intensive course after conjoint review of the curiculum.

1. Discuss back all the question and answer with students

2. Improve teaching and learning for postgrade.

Improve vetting

Anestesiologi 1.Tiada aduan diperolehi dari kotak aduan2. Dari survey terhadap pelajar M.D didapati semua akitiviti yang dijalankan adalah memuaskan

-

Pato. Kimia Ujian ”clien survey ” telah dibuat dan hasil analisis mendapati tiada ketidakpuasan pelanggan.

-

Hematologi Tiada ketidakpuasan pelanggan diperolehi -

MPG Tiada aduan pelanggan melalui kotak aduan

Kajian kepuasan pelanggan 2010 telah dibuat. Antara perkara yang mendapat keputusan di bawah 80% adalah:

1. Keadaan lantai dan dinding makmal MPG 2. Bangku makmal 3. Rak beg 4. Pinjaman mikroskop dan set tulang rangka

Tukar bekas dari beg plastik kepada kotak plastik yang lebih kukuh. CAF diserahkan.

Farmakologi Tiada ketidakpuasan direkodkan -

Oftalmologi 1. MMED

Part 1 conjoint exam MMED (May 2010)- satisfactory result

Part 2 conjoint exam MMED – 6 out of 7 candidates failed in May 2010 exam majority due to weakness in the clinical exam

2. MD program

Students are too crowded during clinic teaching session on

CAF : Department have conducted serial CME programs in form of MOCK clinical exam as well as basic science tutorials for Part 1 to prepare the students for the coming Nov exam. Recent MOCK exam with two visiting professor from Singapore (19-30 September) has been conducted (time table is attached)

The students are divided into 3 groups and some of the students will learn funduscopy by using

Monday subspeciality clinic

fixed learning module in the department.

Perubatan Kebanyakkan pelajar merasakan sessi pengajaran dan pembelajaran tidak melengkapkan mereka dengan pengetahuan yang sepatutnya. Mereka juga merasakan tidak mempunyai masa yang cukup untuk ’self study’ untuk jangkamasa posting tersebut. Kebanyakkan pelajar merasakan buku log atau ’learning package’ tidak mendatangkan faedah.

CAF diserahkan

Pediatrik MMed (Pead) Students Feedback :Jun-Aug 2010. Secara keseluruhan pelajar MMed (Pead) berpusahati dengan pengaran dan pembelajaran. Walaubagaimanapun 81% pelajar tidak berpuas hati dengan sessi Radiologi Conference yang kebanyakannya dibatalkan.

1.Perbincangan lanjut telah dibuat oleh HOD dengan Jabatan Radiologi. Jadual baru Radiologi Conferences telah dikeluarkan dan program dapat dijalankan dengan lancar.

2.Penekanan dan peringatan telah diberikan kepada penyelaras (Pelajar Mmed) supaya lebih proaktif menyediakan kes Contohnya menghubungi pensyarah untuk memilih kes yang akan dibincangkan seterusnya menghantar ringkasan klinikal kepada Jabatan Radiologi dalam jangkamasa yang ditetapkan.

Surgeri

Undergraduate (year 4)

1. pembelajaran di fasaII telah melengkapkan saya untuk posting ini – kurang setuju – 31.25%

2. sesi ’General block/IDA’ adalah bermanfaat untuk saya – 31.25% kurang setuju

3. buku log posting ini berguna untuk saya – 25% kurang setuju

4. Jangkamasa positing ini adalah mencukupi – 25% - kurang setuju

5. Pembelajaran teori semasa posting ini adalah mencukupi –

1. Sudah dimaklum kepada pengerusi fasaII

2. Pelajar belum melalui sepenuhnya General Block / IDA

3. Buku log surgeri memang mengandungi lebih banyak item dari posting lain kerana kami mementingkan ’sign and symptoms’ dan juga ’procedural work’ berbanding dengan posting lain

4. Ini adalah yang telah diperuntukkan oleh bahagian akademik

5. Pembelajaran teori lebih kepada seminar dan pembelajaran student oriented kerana tidak mahu

56.25% kurang setuju

6. Kes klinikal untuk pembelajaran posting ini adalah mencukupi – 37.5% kurang setuju

7. Posting ini memberi saya masa untuk pembelajaran kendiri – 37.5% kurang setuju

8. posting ini memberi peluang untuk saya mempraktikkan apa yang saya belajar – 25% kurang setuju

9. bahan rujukan untuk pembelajaran ini mencukupi – 31.25% kurang setuju

10. pada keseluruhannya, posting ini melengkapkan saya untuk maju ke tahun 5 – 25% kurang setuju

bertindih dengan General Block/IDA

6. Ini adalah diluar kawalan kami kerana hospital ini adalah hospital separa berbayar yang mana ramai pesakit yang kurang mampu untuk datang ke sini.

7. Mungkin jadual pembelajaran boleh dikurangkan untuk menambahkan masa pembelajaran kendiri. Walaubagaimanapun pelajar tidak dikehendaki datang pada hujungminggu langsung mungkin pembelajaran dapat dijalankan pada masa itu.

8.Dengan pesakit yang kurang mungkin benar pendapat ini.

9. Senarai rujukan tidak dekemaskini – akan dikemaskini dengan segera.

10. Ini ada berhubungkait dengan posting tahun empat yang baru bermula jadi pelajar masih belum pasti dengan alam sekitar yang baru.

Radiologi Secara keseluruhannya pelajar berpuas hati dengan sistem pembelajaran yang dijalankan di jabatan ini berdasarkan kepada peratus tinggi pada respon “baik” dan “sederhana” untuk kebanyakan soalan.

-

Elektif Analisa terhadap maklumat kepuasan pelanggan bagi sidang akademik 2008/2009 telah dilakukan dan keputasan mendapati para pelajar berpuas hati dengan program yang diikuti.

Hasil analisis data untuk sidang akademik 2009/10 mendapati secara keseluruhan pelajar berpuas hati dengan program elektif yang dijalani. Hanya segelintir pelajar( yang mana

-

kurang daripada 10%) tidak berpuas hati dalam pelbagai hal yang berkaitan dan pihak AJK menanggap ini tidak akan menjejaskan perjalanan program di masa hadapan.

Sains Rekons Akan dilaporkan ke MRM sebelum minit siap -

Fotografi Data maklumbalas pelanggan bagi pelajar siswazah telah dianalisis – tiada aduan ketidakpuasan

-

Mikrobiologi MPath Part 1: Secara amnya, hampir kesemua calon berpuashati dengan format pengajaran/pembelajaran, seminar, “lab rounds”, buku log, syarahan dan sesi amali. Calon-calon bersetuju bahawa buku log membantu mereka menambah pengetahuan tetapi terdapat beberapa kesukaran dalam urusan penyerahan buku log dan mendapatkan tanda tangan daripada pihak yang dipertanggungjawapkan.

MPath Part 2: Secara amnya, hampir kesemua calon berpuashati dengan format pengajaran/pembelajaran, seminar, “lab rounds”, buku log, syarahan dan sesi amali. Hampir kesemua calon mencadangkan bahawa tahap penyeliaan, masa yang diperuntukan dan latihan untuk penyelidikan adalah baik dan memuaskan. Bagaimanapun, calon-calon mengadu mengenai topik disertasi yang tidak bersesuaian untuk dilakukan dalam tempoh 2 tahun. Oleh itu, mereka mencadangkan supaya topik disertasi dipermudahkan.

2 CAF telah diserahkan

ORL-HNS Tiada ketidakpuasan pelangan -

O&G Tiada wakil/laporan diserahkan -

Ortopedik Tiada ketidkpuasan pelanggan -

Patologi Tiada ketidakpuasan pelanggan diperolehi -

Fotografi Tiada ketidakpuasan -

Pej Siswazah Tiada ketidakpuasan pelanggan -

Pentadbiran Tiada ketidakpuasan pelanggan -

MIP Tiada ketidakpuasan pelanggan -


Jabatan/unit yang tidak melakukan analisa maklum balas pelanggan (tiada laporan diserahkan pad aMRM kali ini) dimohon melakuknnya.

Jabatan/Unit yang mempunyai ketidakpuasan pelanggan perlu mengambil Tindakan Pembetulan (Isi Borang CAF- Agenda 7) dan perlu melakukan analisa kepuasan pelanggan untuk menilai keberkesanan tindakan yang telah diambil. Jabatan/Unit (seperti CFCS) yang tidak mempunyai borang `questionares` (hanya bergantung kepda Kotak Aduan) dimohon menyediakannya untuk mendapatkan maklum balas pelanggan). Semua borang rumusan maklumbalas pelanggan (BRMP – boleh didapati daripada laman web ISO9001 PPSP) perlu diserahkan kepada MR (MR akan menyerahkan kepada penyelaras J/Kuasa Piaggam Pelanggan untuk kompilasi).

Unit MPG dikehendaki membuat tindakan susulan dengan pihak Pentadbiran untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Minit 6: Laporan `Non-conforming products/services` (NCP)

JABATAN NCP Staf yang dimaklumi/bertanggung jawab dan tindakan yang diambil (Direkodkan dalam Jadual CAF)

Fisiologi

1/10/09- L9 tidak disi berkaitan pertukaran pensyarah

22/6/10 -Borang kehadiran pensyarah pada 1 borang yg sama.

-L4 borang pelajar (Fatemeh hayati)tidak disi lengkap

-Senarai Induk Dokumen dan rekod tidak selari dengan Kualiti Manual

Blok CNS, pertukaran pensyarah tidak mengisi borang PPSP/MD/

Senarai Induk Harta Modal dan Senarai Daftar inventori tiada pengesahan Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggunjawab.

1 NCP dan 1 CAF diserahkan –

-1 NCP dan 1CAF diserahkan- selesai.

-Senarai induk dokumen dan rekod telah diasingkan mengikut sebagaimana yang dikehendaki.

Dokumen tersebut telah disahkan oleh Ketua Jabatan

- 1 NCP dan 1CAF diserahkan- selesai.

CSC

1.Stor penyimpanan peralatan yang tiada ruang untuk penyimpanan peralatan pengajaran. Permohonan telah dibuat pada13 mac 2008.tetapi belum selesai.

2. Komputer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran sudah lama dan tidak dapat memenuhi keperluan pengajaran dan pembelajaran.

- 2 CAF diserahkan

JPM Tiada ketidakpuasan pelanggan direkod dlam tempoh -

Jan-Okt 2010.

Surgeri Pengajaran dan pembelajaran yang tidak dapat dijalankan

dalam waktu yang ditetapkan perlu diganti sebelum posting berakhir (PPSP/MD/Surgeri/CP1/R1).

CAF dierahkan

Oftalmologi Aduan ttg peratus kegagalan yang tinggi pada Clinical exam MMed part 2 (80%).

Sesi klinikal trlalu ramai pelajar.

2 CAF diserahkan

Perubatan Dalam Incorrect items in phase III undergraduate time table in page 11-12

Incorrect items in phase III undergraduate time table in page 41.

CAF diserahkan

Farmakologi

1.) kebanyakkan dokumen rasmi jabatan masih menggunakan nama ketua jabatan yang terdahulu.

2.) Kebanyakkan no.rujukan rekod tidak mengikut prosedur kawalan rekod seperti dinyatakan di dlm PPSP/QMS/CD & rekod tidak disimpan di tempat spt yg dinyatakan di dlm prosedur PPSP/PG/JF/CP2.

3.) Kandungan rekod tidak dikemaskini,tidak tersusun dan bercampur aduk.Tiada kawalan rekod mengenai pengurusan penyelidikan di jabatan.

4.) Kajian kepuasan pelanggan untuk jabatan belum lagi dilaksanakan bagi tahun 2010.

5). Penilaian kompetensi kakitangan akademik tidak

Dokumen tersebut telah disahkan oleh Ketua Jabatan yang terkini (CAF diserahkan).

Semua fail/rekod yang berkaitan telahpun dikemaskini dan diperbetulkan mengikut prosedur kawalan rekod yang telah ditetapkan.

Semua fail/rekod yang berkaitan telahpun dikemaskini dan diperbetulkan mengikut prosedur kawalan rekod yang telah ditetapkan.

Borang kepuasan pelanggan bagi pelajar telah diwujudkan dan telah mula diedarkan kepada pelajar.

Penilaian kompetensi kakitangan akademik

dikemaskini.

telahpun dikemaskini & akan dijalankan setiap tahun.


Jabatan/Unit yang mempunyai NCP perlu menyerahkan CAF (Isi Borang CAF- Agenda 7) dan perlu menilai keberkesanan tindakan yang telah diambil iaiatu sama ada telah menyelesaikan masalah yang dihadapi. Jika masih tidak selsai, lakukan Tindakan Pembetulan yang lain pula selaras dengan `root cause` yang sebenar.

Agenda 7: Laporan tindakan pembetulan (CAF):

JABATAN KETIDAKPATUHAN PUNCA (`root causes`) TINDAKAN PEMBETULAN

Oftalmologi 1.Perbezaan sukatan pelajaran antara

`Buku objektif Phase III dan `Guide Book Phase III, 2009/10.

2. High failure rate during exam MMed Part 2 (May 2010)

3.Pensyarah komplain terlalu ramai pelajar di klinik semasa sesi klinikal Isnin.

4. Gagal mencapai QO no. 3 (menamatkan pengajian dalam tempoh

-Komunikasi tidak berkesan antara Jab dan Bhg Akademik. Email dihantar tapi tiada tindakan susulan.

-Pelajar kurang membuat latihan klinikal sebagai persediaan peperiksaan.

-Tiada pembahagian pelajar kpd kumpulan.

-Pelajar kurang membuat latihan klinikal.

-Tindakan pembetulan dibuat utk cetakan sesi2010/2011 dan Semua perubahan sukatan harus melalui TDA/J/Kuasa Kurikulum PPSP.

-Mock exam dilakukan secara lebih intensif.

-Sebahagian pelajar akan melakukan FLM pada hari Isnin. - Mock exam dilakukan secara lebih

yg ditetapkan).

5. Peperiksaan akhir posting sepatutnya dijalankan pada 3/11/2010 tapi telah ditukar

-Pertindihan jadual dengan peperiksaan sarjana Oftalmologi

intensif.

Peperiksaan Akhir Posting dijalankan pada 1/11/10

17/1/10- Perbezaan sukatan pelajaran Fasa III dalm buku objektif

Komunikasi yang tidak berkesan, email yg dihantar tidak diambil tindakan.

Pembetulan pada Buku edisi 2010/11

HGC Tiada rekod laporan penyelia untuk program PG

Laporan `research progress (RIP) bagi setiap pelajar dilakukan tetapi laporan dihantar terus ke IPS.

Bhg Siswazah harus pantau juga (salinan perlu diserahkan kpd Bhg Siswazah).

Anatomi Gagal mencapai OQ no. 1 Pelajar lewat menyiapkan disertasi dalam masa yang ditetapkan

Mengeluarkan surat peringatan kepada semua pelajar Tahun 2 agar menyiapkan disertasi dalam masa yang ditetapkan iaitu 28 Feb 2011.

Bhg Siswazah/TDPSLI

-Maklumat penyelia & tajuk diertasi tidak lengkap

-Tiada surat peringatan utk maklum tarikh akhir hantar disertasi

-ada sesetengah pelajar yg belum dapat finalise tjuk disertasi

-Surat maklum tarikh akhir hantar sudah suntuk

-Pinda CP, proses kemaskini dilakukan sepanjang tahun.

-Pinda CP, gugur keperluan

Pencapaian objektif kualiti PPSP berkaitan program siswazah tidak dapat disediakan (Minit 4A)

Beberapa Jabatan yang keliru dan tidak faham kaedah mengira dan tidak menyerahkan data ke Pejabat Siswazah untuk dikumpulkan.

TDPLSI akan mengadakan perbinangan dengan KJ/KU terbabit untuk menyelesaikan perkara ini.

CFCS Tiada cop dan t.t. pengerusi dan tarikh Kesilapan teknikal/overlooked T.t. dan cop dan tarikh telah dibuat pada salinan yg berkenaan

pada dokumen `handbook phase II & III

Tarikh pada QM (revised CP) tersalah dan tiada t.t. pada rekod pindaan

Tak pasti keperluan ISO Tarikh & t.t. telah dibuat. Memastikan PK dan DC memuat semakan yang teliti sebelum audit

Penilaian Kompentensi staf tidak diekmaskini (terakhir pada 6/10/09)

Keperluan ini tidak dimaklumkan kpd pengerusi CFCS yang baru

BPPP, BPKSA dan BPKSBA telah diisi sehingga Jun 2010. Dicadangkan hanya komponen A (pengajaran) utk staf di bawah KJ JPM. Penilaian dicadangkan dibuat 2 kali setahun iaiaut pada Jun dan Disember.

HGC Ketidakpuasan pelajar berkaitan

kekurangan ruang (sempit) untuk pelajar PhD/MSc

Perancangan perkembangan pusat yang tidak kemas

Memohon ruang dpd pihak PPSP. Audit ruang telah dilakukan oleh pihak PPSP.

Analisa data objektif kualiti tidak dilakukan

Tiada kesedaran ttg keperluan, data yg ada tidak lengkap

Jadual berkala untuk menganalisa data ditetapkan 6 bulan sekali

Objektif kualiti ke 2 tidak tercapai dan tiada tindakan diambil

Seorang pelajar masih menunggu viva, kelewatan akibat penyelia berpindah ke jabatan lain

Kesedaran kepada semua penyelia ttg keperluan. Wujudkan jadual pemantauan ie. J/Kuasa penilai kemajuan dan prestasi pelajar

Objektif kualiti ke 4 tidak tercapai dan tiada tindakan diambil

Dua pensyarah baru (daftar pada Mei & Jun 2010)

Geran telah dipohon oleh mereka dan pelajar akan dikenalpasti. Pengarah Pusat harus memantau.

JPM More than 30% of MPH candidates did not present their research findings at

Research activities start in second semester – not enough time to

Candidates encouraged to present at any meetings for any related

any scientific meeting

More than 30% of postgraduate candidats (both MCM and MPH) did not successfully complete their studies within the stipulated duration

Bilangan dan keadaan computer & LCD yang tidak baik

present at any meeting

Withdraw from the program or failed exam. For MPH program, the stipulated duration was too short (1 year)

Pihak jabatan tidak memantau

topics/review of papers

Role of academic supervisors enhance. Special meetings arranged between HOD, supervisors, candidates and program chairman

Surat permohonan peralatan telah dihantar dan masih menunggu respon dpd pihak Pentadbiran

Unit Sains Sukan

Tidak melakukan analisis tentang kepuasan pelanggan

Borang kepuasan pelanggan tidak disediakan. Pihak kami hanya sediakan Borang Aduan

Telah sediakan Borang Kepuasan Pelanggan untuk pelajar-pelajar Unit Sains Sukan dan analisis telah dibuat

Imunologi Beberapa ujian tidak dapat di demo

kepada pelajar disebabkan kerosakan mesin

Mesin rosak dan sedang dalam proses repair

Pegawai sains dan MLT Kanan akan memantau semua mesin secara berkala.


(a)Rekod tidak menggunakan borang terkini.e.g: continuous assessment

(b) Borang tiada rujukan e.g: borang kehadiran

Anggota tidak sedar akan kewujudan anggota tertentu berkaitan ISO. Tiada semakan CPI

(a). Memberi taklimat tentang borang berkaitan ISO kepada semua anggoat unit

(b).Mengenalpasti dan mewujudkan no.rujukan bagi borang yang berkaitan

Fail aduan kerosakan tidak diwujudkan walaupun rekod pemantauan makmal statistik menunjukkan satu monitor telah rosak sejak 4/4/2010

Tiada fail aduan kerosakan Mewujudkan fail aduan kerosakan

(a) The computers in the computer lab are not serviced regularly by MIP even though reminder letter has been sent. Last time checked was 7/12/2009(no service record for this year).Letter from MIP says service will be done 4 monthly- dated 1/3/2010( USM/PPSP/(Pent) 07/JLD/.

(b)Computer usage is not monitored-who, when, which computer

a)Tiada peringatan bertulis diberikan oleh pihak atasan/ unit kepada MIP.

b)Komputer sediada kurang dipantau penggunaannya kerana kurang digunakan oleh pelajar (masalah komputer lambat)

a) Menghantar surat makluman dan jadual kepada pihak MIP supaya menyelenggara makmal biostat 4 bulan sekali.

b)Mewujudkan semula buku log penggunaan makmal dan computer.

CSC 1.Stor penyimpanan peralatan yang tiada ruang untuk penyimpanan peralatan pengajaran. Permohonan telah dibuat pada 13 mac 2008.tetapi belum selesai.

2. komputer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran sudah lama dan tidak dapat memenuhi keperluan pengajaran dan pembelajaran.

1.Tiada kelulusan dari permohonan yang lepas

2. Permohonan telah dibuat pada 26 Januari 2010. PPKT Mohon justifikasi permohonan

1. Permohonan semakan semula di hantar @ 29/8/10

Justifikasi permohonan telah dibuat dan di hantar 29/8/10.

TDP (Bhg R&D)

1. Objektif Kualiti no. VI tidak tercapai (57.1%)

2. Objektif kualiti Penyelidikan (No. VII) tidak tercapai (50.2%).

1. Beberapa proposal masih sedang diproses di peringkat RCMO

2. Ramai pensyarah masih tidak giat /kurang komitmen membuat penerbitan hasil

1. Berbincang dgn RCMO ttg kecukupan peruntukan membiayai geran.

2. Beberapa Bengkel Penulisan Saintifik dianjurkan untuk membantu para penyelidik menghasilkan menuskrip yang baik untuk dihantar ke

3. Objektif Kualiti Bhg R&D tidak tercapai.

penyelidikan.

3. Mesyuarat JKP kerap dibatalkan kerana tidak cukup korum/Penyelidik juga kerap meminta masa tertentu utk adakan mesyuarat.

jurnal. Membuat peringatan susulan kepada semua pesnyarah ttg keperluan data penerbitan dan keperluan mengemaskini maklumat penerbitan.

3. Perlantikan AJK pada masa akan datang tidak terdiri daripada ketua jabatan/Unit/Pengerusi Fasa/Pengerusi Jkuasa lain dan mempunyai rekod memegang geran penyelidikan yang aktif. Melantik AJK yang komited dengan tanggungjawab yang diberikan.(Boleh dikenalpasti melalui rekod kehadiran mesyuarat yang lepas).

Fisiologi Senarai induk dokumen dan rekod tidak selari dengan Kualiti Manual

Senarai Induk Harta Modal dan Senarai Daftar inventori tiada pengesahan Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggunjawab

Borang kehadiran pensyarah pada 2 sesi pengajaran yang berbeza di t.t. pada satu borang yang sama.

PPSP/PG/Physiol/CP2/L4 bagi pelajar fatemeh Hayati (no 40 tidak lengkap. Borang yang sama tiada untuk pelajar2

Kurang kefahaman mengenai tatacara pengawalan dokumen

Kurang kefahaman tentang tatacara pengawalan dokumen.

Salah faham mengisi borang.

Pelajar baru mendaftar dan tidak diberikan borang berkenaan. Ada juga pelajar yang menggunakan

Senarai induk dokumen dan rekod telah diasingkan mengikut sebagaimana yang dikehendaki.

Dokumen tersebut telah disahkan oleh Ketua Jabatan dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Menghantar staf berkenaan menghadiri kursus yang berkaitan ISO.

Borang baru telah dikemaskini oleh

lain.

Blok CNS, pertukarn pensyarah 1/10/09 tidak mengisi borang PPSP/MD/Physiol/L9

borang lama.

Borang pertukaran pensyarahbaru diwujudkan, pensyarah terbabit sedang bercuti pada masa tersebut

pelajar.

Setiap pensyarah telah dimaklumkan mengenai borangtersebut dn DC akan mengingatkan pensyarah.

Jabatan Perubatan Keluarga

Tidak mematuhi kualiti objektif PG 1. Pencapaian hanya 40%

Pelajar tahun akhir yang menduduki peperiksaan PRO Part 3 hanya mengambil satu atau dua komponen peperiksaan

Telah dimajukan ke meeting jabatan dan Jawatankuasa Pengkhususan Sarjana Perubatan Keluarga” telah mengambil keputusan bahawa semua pelajar tahun akhir yang ingin menduduki peperiksaan ini mesti mengambil kesemua komponen.

Anaestesiologi

Objektif no 3:To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

Objektif no 6:To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year

Tiada pemantauan secara berkala dilakukan

Tiada pemantaun secara berkala dilakukan

Koordinator tahun 2,3,4 akan melakukan pemantauan secara berkala

Satu kursus penulisan saintifik telah dibuat oleh jabatan

Farmakologi Kajian kepuasan pelanggan tidak

dilaksanakan bagi tahun 2010.

2)Objektif kualiti jabatan yang ke-3 tidak tercapai.

Tiada borang diedarkan kepada pelajar.

Ada pensyarah yang baru mendapat geran dan belum sempat mendapat pelajar.

Borang kepuasan pelanggan bagi pelajar telah diwujudkan dan telah mula diedarkan kepada pelajar

Pensyarah tersebut akan mengambil pelajar bagi menjalankan kerja penyelidikan

Pediatrik 1. Fail senarai tugas pensyarah dan 1. Kelemahan dalam sistem 1. Mempertingkatkan kesedaran ISO

staf Jabatan Pediatrik tiada no fail dan isi kandungan didalamnya tidak lengkap, iaitu JD staf hanya ada 9 daripada 23 orang staf keseluruhannya.

2. Tiada nama dan nombor rujukan untuk file yang mengandungi maklumat diri pelajar Sarjana Perubatan. Maklumat pelajar juga tidak lengkap.

kemaskini rekod

2. Kelemahan dalam sistem penyimpanan rekod

di kalangan staf. Staf selalu diingatkan tentang perkara ini melalui email.

2. Fail baru telah diwujudkan. Mewajibkan semua pelajar MMed tahun 1 untuk mengisi dan menghantar borang biodata/ maklumat diri ke pejabat am Pediatrik.

Perubatan Penyakit Dalam

Quality objective 6not achieved:To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publications in peer reviewed journal every year

Maklumat berkaitan penerbitan oleh para pensyarah yang tidak tepat. Terdapat 2 orang pensyarah yang terlibat dengan jawatan pentadbiran tertinggi dan 5 orang pensyarah berada dalam tempoh cuti belajar. Oleh itu peratus pencapaian kelihatan lebih rendah daripada nilai sebenar.

Peratus pencapaian yang sebenar

1. Memberi insentif (honororium) kepada pensyarah yang berjaya menghasilkan penerbitan.

2. Membuat hebahan di papan notis jabatan artikel yang telah berjaya diterbitkan

3. Mengambil kira peratus pencapaian berdasarkan bilangan pensyarah yang berada sepenuhnya di jabatan

4. Mengadakan mekanisma untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan daripada borang SKT yang telah diisi oleh pensyarah

Quality objective not achieved: To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grants every year- MD/B/01(2010

Maklumat berkaitan pemegang geran yang tidak lengkap. Peratus sebenar pencapaian ialah 94%

1. Membuat hebahan di papan notis jabatan gran penyelidikan yang telah diluluskan

2. Mengadakan mekanisma untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan daripada borang SKT yang telah diisi

oleh pensyarah

Incorrect items in phase III undergraduate time table in page 11-12

Incorrect items in phase III undergraduate time table in page 41 (Source: NCP)

-Typing error Academic office informed for future printing

-Sesi pengajaran dan pembelajaran tidak melengkapkan mereka dengan pengetahuan yang sepatutnya.

-Tidak mempunyai masa yang cukup untuk ’self study’ untuk jangkamasa posting tersebut.

- Buku log atau ’learning package’ tidak mendatangkan faedah. (Source: maklumbalas pelanggan)

Tiada penjelasan terperinci mengenai Buku Log kepada pelajar. Tempoh posting telah ditetapkan oleh PPSP

Jabatan akan memastikan agar setiap penyelia/pensyarah memantau pelajar dengan lebih kerap. Jabatan juga akan mengkaji semula kepentingan Buku Log untuk setiap subspecialiti.

Surgeri 1. No ref dokumen yang tidak dtepat

2. JD pensyarah yang tidak disahkan.

3. Komptensi staf bukan akademik tidak dinilai.

4. Circular di papan kenyataan tidak disahkan oleh KJ.

5. Objektif kualiti no 2 & 3 tidak tercapai.

1. Tiada semakan semasa sesi akademik yang baru

2. Pesnyarah berkenaan telah pun berpindah

3. Tiada kemaskini dilakukan untuk staf yang baru dan bertukar

4. Kurang pemantauan. 5. Pelajar dan penyelia tidak

menyedari keperluan ini.

1.Dokumen versi terkini telah direkodkan

2. Nama beliau telah dikeluarkan dpd senarai.

3. Telah siap dikemaskini

4. Telah dikemaskini

6. Aduan pelanggan berkaitan psoting klinikal, kurang masa self study, kekurangan kes klinikal semasa posting, pembelajaran teori yang tidak mencukupi, posting tidak membantu pelajar untuk ke tahun 5, bahan pembelajaran semasa posting tidak cukup, Buku Log posting kurang berguna, pembelajaran fasa 2 yang tidak memuaskan sesi general block/IDA tidak memuaskan, ,tempoh posting yang tidak cukup panjang.

7. Pengajaran yang tidak dapat dijalankan paa waktu yang ditetapkan perlu diganti sebelum psoting berakhir (PPSP/MD/Surgeri/CP1/R1)

6. Kurang pesakit.

7. Pensyarah terlalu sibuk dan terpaksa menunda kelas

5. Semua pelajar dan penyelia telah diberi maklum. Sesi ulangkaji juga dipertingkatkan.

6. Kes klinikal tertakluk kpd bilangan pesakit yang ada. Pelajar digalak belajar di hujung minggu,pelajar di maklumkan bhw IDA adalah student oriented learning activity, jab adakan sesi pertanyaan/feedback pada petang Khamis, , kemaskini Buku Objektif fasa III, , pelajar diminta melengkapkan Buku Log dengan baik supaya berguna utk mereka, melapor kpd Pengerusi Fasa II perkara yg berkaitan pembelajaran fasa II,pelajar diminta mengikuti IDA sepenuhnya, , jangkamasa posting telah dimaklumkan kpd Pejabat Akademik.

7. Pensyarah mencuba sedaya upaya mengikut waktu yang ditetapkan.

Mikrobiologi 1. Ketidakpuasan pelanggan berkaitan

sistem penyerahan buku log bagi MPath part 1

2.Projek desertasi pelajar Mpath part 2 tidak dapat diselesaikan dalam jangkamasa yang ditetapkan.

Keperluan tandatangan semasa penyerahan log-book kepada pensyarah bertugas dalam masa yang singkat menyukarkan pelanggan

Tiada gantt chart di dalam proposal penyelidikan bagi memantau proses penyelidikan

Menyediakan ‘collection area’ di pejabat Jabatan dan penyerahan log-book dipantau oleh staf di pejabat.

Penyelia desertasi perlu memastikan calon menyediakan gantt chart semasa menyediakan proposal penyelidikan

JPP Objektif kualiti no 3 tidak tercapai Kursus yang singkat sukar memantau pelajar untuk present

Cadang mengambil kira presentation dalaman (di jabatan/PPSP)

di scientific meeting

Patologi -Only 50% of candidates presented

paper at the Scientific Conference (objective policy 2 of the department)

-The timetable for Year 1 Mpath students is not organised

-The core procedures of the department is lacking information about conjoint board

There are two students who appeared for the exam. One presented the paper. The other student was not ready yet. By the time his dissertation was complete there were no conference or scientific meetings.

There was a change in the coordinator

The department has joined the Conjoint Board recently.

The students will be informed again of the need to present and/or publish their research findings before they pass out.

More structured timetable will be made for the next batch of Mpath students

Workshop has been organised to correct the seen in the core

Psikiatri OQ no. 5 tidak tercapai

QO no.3 tidak tercapai

QO no 4 tidak tercapai

-Ada 2 pensyarah baru yang belum menyelia.

-Kegagalan yang tinggi peperiksaan tahun 1.

Tiada persidangan antara Jan-Mei 2010 untuk pelajar present

-Menggalakkan pensyarah senior menambil pensyarah junior sebagai penyelia besama. -mengadakan lebih banyak `mock exam` dan memberi peluang pelajar ulangkaji di Kampus sebulan sebelum excam

- Galak pelajar present semasa persidangan Psikiatri akhir tahun ini.


Semua status Tindakan Pembetulan harus dipantau sama ada tindakan yang diambil telah menyelesaikan masalah (`root causes`) dan mengelakkan daripada masalah yang sama berulang. Jika masih berulang, lakukan Tindakan Pembetulan yang lain

pula sehingga masalah tidak berlaku lagi.

Berkaitan pemberian honorarium sebagai insentif menggalakan pensyarah meningktkan penerbitan, ianya memang diamalkan diperingakt Pusat (spt Anugerah Sanggar Sanjung), tapi terpulang kepada inisiatif mana-mana jabatan untuk melakukannya (jab. Perubatan).

Dekan menjelaskan bahawa semua jabatan/unit digalakkan menggunapakai perkhidmatan/kemudahan yg sedia ada di PPSP spt Unit Penerbitan sementara menunggu bajet pada tahun-tahun mendatang, namun semua permohonan peralatan dan ruang harus mempunyai justifikasi yang kukuh. Berkenaan keperluan stor, Penyelaras CSC diminta berbincang dengan TDA.

Berkaitan kesedaran mengenai keperluan ISO9001, Unit Biostatistik & Kaedah Penyelidikan diminta kerap mengadakan taklimat kesedaran kepada staf Unit. JPM pula dimohon menyemak semula kualiti objektif untuk program SKA dan mana-mana kursus yang singkat spt MSc (Pendidikan perubatan) bersama-sama TDPSLI.

TDPSLI akan berbincang dengan KJ/KU untuk menyemak dan menetapkan kaedah pengiraan pencapaian objektif kualiti.

Berkaitan Borang Penilaian Kompetensi, Penyelaras J/kuasa Piagam Pelanggan dimohon menyemak semula borang terkini yang digunapakai (edisi terkini) yang perlu diletakkan di laman web PPSP. Jab. Psikiatri boleh menggalakan pelajar hadir persidangan dalaman anjuran PPSP/USM spt NCMS.

Semua Jabatan/Unit dimohon mengwujudkan jadual berkala (ie. 2 kali setahun) untuk menyemak semua dokumen dan aktiviti ISO901 dan melakukan penambahbaikan agar kesilapan berkaitan dokumentasi (kawalan dokumen dan rekod, klausa 4.2.3 & 4.2.4) yang kerap berlaku dapat dielakkan/tidak berulang.

Minit 8: Laporan tindakan pencegahan (PAF) JABATAN KEMUNGKINANKETIDAKPATUHAN KEMUNGKINAN PUNCA TINDAKAN PENCEGAHAN JPM 1. More than 30% of MPH candidates not

presented at any scientific meetings 2. More than 30% of master of community

medicine not graduated 3. More than 30% of MPH candidates not

graduated within stipulated duration

Short duration of the course/study

Withdraw from the program or failed exam

Short duration of the course (1 year)

1.Encourage candidates to present in any meetings for any related topics/review.

2.Enhance role of academic supervisors

3. Enhance role of academic supervisors


Kehilangan maklumat penting atau perkembangan pelajar i.e perbentangan santifik, MC

Tiada fail khusus untuk pelajar mengikut sessi pengajian

Mewujudkan fail pelajar mengikut sessi pengajian.

Kehilangan harta milik pelanggan Tiada sistem rekod & simpanan thesis pelajar yang selamat

Mewujudkan senarai, tempat simpanan dan buku pinjaman thesis pelajar.

Ketidakselesaan pelajar Makmal Statistik kurang bersih &

kemas Mengemas dan memantau makmal seminggu sekali oleh Pembantu Am Pejabat dan direkodkan.

Patologi Not enough normal slides for M. Path Year 1 due to not enough normal tissued

received to prepare the slides and the no. of student incresing

All efforts are made to prepare slides from normal tissues available and if needed normal slides will be requested from Anatomy Dept.

The CPs are not conforming to the procedures followed in dept

The procedures have been changed recently after the department joined Conjoint Board.

To discuss the CPs in the departmental meeting and make necessary amendments

Jabatan Perubatan Penyakit Dalam

Ruang pembelajaran dan pengajaran yang tidak mencukupi

Peningkatan jumlah pelajar (i.e. prasiswazah, siswazah, kejururawatan ) yang menggunakan bilik tutorial / ruang pengajian untuk proses pembelajaran

Menambahkan ruang pengajaran/bilik untuk tujuan tersebut. Membuat pembahagian (partition) untuk bilik tutorial yang sedia ada. Menggunakan Bilik Peperiksaan Dan Sumber Pelajar (BPSP) untuk kegunaan pembelajaran prasiswazah semasa posting medical dan siswazah

Oftalmologi Pertindihan tarikh peperiksaan MMED dan akhir

posting oftalmologi tahun 4 doktor perubatan

Tiada koordinasi antara jadual MMED dan doktor perubatan

Perlu wujud satu mekanisme koordinasi antara program MMed dan program doktor perubatan

Mikrobiologi -Ketidakpuasa pelanggan berkaitan system penyerahan buku log M.Path Part 1.

-Projek disertasi pelajar M.Path Part 2 tidak dapat diselesaikan dalam jangkamasa yang ditetapkan

-Keperluan t.t. semasa penyerahan buku log kepasda pensyarah bertugas dalam masa yang singkat menyukarkan pelajar. - Tiada Gannt chart dalam proposl penyelidikan bagi memantau proses penyelidikan.

-Menyediakan `collection area` di Pejabat dan penyerahan buku log dipantau oleh staf di pejabat. - Penyelia disertasi perlu memastikan calon menyediakan Gantt chart semasa menyediakan proposal penyelidikan.


Jabatan terbabit harus memantau status keberkesanan tindakan pencegahan bagi memastikan kemungkinan ketidakpatuhan tidak berlaku. Tindakan pencegahan seharusnya dapat mencegah/mengelakan masalah yang dijangka tidak berlaku.

Segala permohonan yang melibatkan kewangan harus mempunyai justifikasi yang kukuh dan kelulusan tertakluk kepada kemampuan kewangan PPSP. Berkaitan program MPH, TDPSLI akan berbincang dengan Ketua Jabatan JPM untuk menetapkan tempoh minima jangkamasa sesuautu program/kursus.

Minit 9: Keperluan sumber (staf/peralatan/ruang)

JABATAN KEPERLUAN SUMBER TARIKH SURAT PERMOHONAN STATUS KEPERLUAN

NEUROSAINS Tiada bilik untuk pensyarah dan ketua Jabatan.

19 MAY 2010 Dalam tindakan (bilik tutorial untuk pensyarah tetapi bilik untuk Ketua jabatan masih tiada.

Pusat Genom Manusia

Prasarana tambahan/ ruang yang lebih besar

1.Pada 2 Mac 2009 (borang daripada Jab.Pembangunan telah diisi)

2.Pada 8 April 2010 (surat kepada VC dan salinan kepada Pengarah Kampus. Dekan dan Pengarah Hospital)

1) Ditangguh

2.Hanya penghawa dingin yang diluluskan

CSC -Permohonan jururawat pengajar 10/8/10 Menunggu maklum balas Fisiologi Filter Tank untuk Water Distiller Surat permohonan telah dihantar kepada

Ketua Penolong Pendaftar pada 25 Mei 2010. Penolong Pendaftar memaklumkan akan membuat surat permohonan kepada VC untuk menukarkan sebahgian Vot 27 kepada Vot 35.

Anestesiologi 1. perlu lebih ramai trainee lecturer

2. perlu diwujudkan stor baharu di OT kerana Ot sesak dengan perlatan pembedahan

-Dua orang telah memohon

-14 Julai 2010

2 orang telah diterima

OT- stor akan diguna semula sebagai OT dan dapatkan `stor` baru

MPG Satu unit Bilik Mikroskop untuk tujuan mengulangkaji slaid mikroskopik

Surat cadangan kepada Pengarah Kampus pada Jan 2010

Telah dibawa cadangan di dalam Mesyuarat Pengstrukturan Semula Ruang Jab, Unit PPSP pada 7/7/10.

Unit Sains Rekontruktif

Keperluan bilik pensyarah baru Surat permohonan telah dihantar pada 26 Februari 2010 dan 29 Mac 2010

Menunggu perkembangan

Mikrobiologi Perlu bilik pengajaran yang sesuai di jabatan

Surat permohonan telah dihantar kepada VC & TNC R&I.

Permohonan diluluskan tetapi ditangguhkan.

Jabatan Perubatan Penyakit Dalam

Bilik Pensyarah dan kakitangan jabatan

Alat bantuan mengajar seperti teaching microscope untuk sesi pengajaran slide

2009: Memohon ruang tambahan untuk tujuan berkenaan ddalam RMK 10

Masih dalam perbincangan

Masih dalam perbincangan

(FBP, BMAT, HPE) program PG. 2009

Patologi

Not enough normal slides for Mpath Year 1 postgraduates. Not enough normal tissues received in the department to prepare slides

The CP’s are not confirming to the procedures folowed in department

The number of Mpath students are increasing nowadays and there is not enough normal tissue included in the specimen received.

We have recently joined the Conjoint Board

All efforts are made to prepare slides from normal tissues available and if needed normal slides will be requested from department of anatomy

To discuss the CP’s in the departmental meetings and make necessary amendments


Dekan memaklumkan bahawa semua permohonan Jabatan/Unit diambil perhatian/pertimbangan dan kelulusan/pembelian tertakluk kepada peruntukan kewangan.

Berkaitan ruang, PPSP juga menunggu ruang-ruang yang akan ditinggalkan oleh PTJ Pengarah Kampus (tahun 2011). Kemungkinan bilik-bilik PBL lama dan bangunan baru (sebelah Perpustakaan) akan dapat digunakan selepas ini untuk kegunaan pensyarah.

Untuk MPG, TDA akan berbincang dengan pihak MPG untuk mencari bilik yg sesuai untuk ulangkaji slaid.

1 Post akan dipinjamkan oleh HUSM kepada PPSP dan akan ditempatkan di CSC.

Keperluan Jabatan Fisiologi akan dapat ditunaikan apabila selesai proses `viremen` dengan pihak Penang.

Minit 10: Cadangan Penambahbaikan

JABATAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN STATUS TINDAKAN YANG DILAKUKAN

Imunologi Klausa 4.2.4

1. Tiada nama pensyarah dan tandatangan pada “Record of Attendance (Lecture)”

2. Rekod didalam fail PPSP/PG/IMMUNO/CP1/R5, R12 dan R16 melebihi tempoh simpanan berdasarkan “Master List of Record

Klausa 4.2.4 Kawalan Rekod Kualiti

3. Perbezaan no rujukan borang daftar kehadiran peserta [pada 11/8/09 iaitu Borang PPSP/PG/CP2/R2 dengan borang yang didapati secara on-line iaitu PPSP/PG/IMMUNO/CP1/R16

Klausa 4.2.3 Kawalan Dokumen

4. Terdapat beberapa kesilapan pada no. rujukan (reference) di “flow chart of Academic Pogram MPath” seperti PPSP/PG/ CP2/R6, PPSP/PG/Immuno/CP2/R12; PPSP/PG/Immuno/CP2/R13; PPSP/PG/Immuno/CP2/R14

Nama dan tandatangan pensyarah berkaitan telah diisi

“Master list of Record” telah diperbetulkan seperti didalam CP1. Oleh itu semua rekod didalam fail PPSP/PG/IMMUNO/CP1/R5, R12 dan R16 dikekalkan kerana tempoh simpanan sebenar ialah 7 tahun

Borang PPSP/PG/IMMUNO/CP1/R16 akan digunakan menggantikan borang lama PPSP/pg/IMMUNO/CP2/R2

Reference pada flow chart telah diperbetulkan. CP2 telah ditukar kepada CP1 (Borang AFA diisi)

CFCS Carta alir CP1 tidak lengkap (tidak dimasukan komponen lulus atau gagal)

Komponen lulus dan gagal telah dimasukan sebagaimana yang dicadangkan

Kad penyeliaan Fasa ll diberi no. rujukan tetapi tiada dalam senarai lampiran CP1

Senarai inventori dalam bilik penyeliaan tidak dikemaskini dan masih ditandatangani oleh pengerusi yang lama

Lebihkurang 30-45% pelajar sesi 2008/09/10 agak/tidak bersetuju bahawa kuliah,seminar dan pembentangan pelajar adalah berfaedah- tetapi tiada tindakan pembetulan direkodkan

No. rujukan rekod pentadbiran tidak mengikut format yang seragam

Senarai JD staff 2010 diletakkan bersama senarai dokumen lapuk(senarai JD 2009)

Telah dibuat sebagaimana sepatutnya

Senarai inventori baru diwujudkan dan ditandatangani oleh pengerusi program yang baru @ sekarang

Tindakan akan dilakukan selepas perkara ini dibincangkan dalam mesyuarat jawatankuasa CFCS fasa ll akan datang (bulan oktober 2010)

Diubah saperti yang dicadangkan

Telah diasingkan seperti yang dicadangkan

JPM Skala pada borang soalselidik tidak standard (berbeza-beza) untuk semua CP1, CP2 dan CP3 (semua program kursus).

Semua penyelaras program/kursus telah dimaklumkan supaya dapat menyelaraskan skala pada borang soalselidik (maklumbalas). Borang baru akan digunapakai untuk sesi akan dating.

NEUROSAINS Internal references should be referred to in the document next to flow chart

Amendment made to all documents

Pusat Genom Manusia

1.Carta pelan lantai tidak lengkap 2.Carta organisasi tidak disahkan oleh HOD baru 3.Fail baru diwujudkan tetapi belum didaftar didalam senarai induk

1. Pelan lantai telah dikemaskini 2. Carta organisasi telah disahkan oleh HOD baru. 3. Telah didaftarkan di dalam senarai induk

Anatomi Alat pemadam api APA0616A dihadang oleh rak. Rak tersebut telahpun dialihkan


1. Tiada kaedah pelupusan dokumen 2. Perlu kemaskini poster dengan tandatangan,

cop dan tarikh 3. Tiada rekod keputusan viva in Unit (kerana

disimpan di pejabat PG).

1.Merancang untuk mengadakan lawatan ke jabatan yang mempunyai sistem pelupusan dokumen yang sistematik. 2.Semakan secara berkala oleh Pengawal dokumen 3.Menulis ringkasan keputusan viva dan dimasukkan dalam fail baru PPSP/PG/UB/CP/R16

CSC -Pernyataan pada 6.1.4. Human simulator dalam prosedur tidak jelas. Dicadangkan arahan kerja diwujudkan berkenaan human simulator tersebut.

-Pengedaran nota-nota kuliah serta jadual-jadual pengajaran kepada pensyarah tidak menepati garispanduan yang telah ditetapkan di dalam prosedur 6.1.2 (a) dan 6.1.3 (g). dicadangkan semakan semula dibuat mengenai tempoh pengedaran tersebut.

Arahan kerja telah disediakan dan akan ditambah semasa semakan dan penambahbaikan semula keseluruhan CP pada mensyuarat jabatan bulan Okt 2010

Unit Sains Sukan

1. Untuk proses vetting, tambah ‘Date of removal from hard disk’ dan nama staf yang bertanggungjawab.

2. Terdapat dokumen yang tidak disahkan oleh Ketua Unit

3. Semua minit mesyuarat tiada cop Ketua Unit tetapi tandatangan ada

4.Jadual waktu Kursus Sarjana Sains Sukan tiada tandatangan pengesahan oleh Ketua Unit

1.Ditambah sepertimana yang dicadangkan

2.Dokumen tersebut telah disahkan oleh Ketua Unit

3.Semua minit mesyuarat telah dicop.

4.Jadual waktu Kursus Sarjana Sains Sukan telah disahkan oleh Ketua Unit

Pediatrik 1. Dalam CP1(PPSP/MD/Pead/CP1), Keputusan akhir posting pediatric yang dihantar ke Pejabat Akademik disahkan oleh ketua jabatan. Tetapi keputusan akhir posting tahun 5 tahun 2009/2010 hanya disahkan oleh penyelaras posting.

2. Rekod kompetensi staf bukan akademik dan

1.Pembetulan telah dibuat. Penyelaras posting telah dimaklumkan bahawa setiap keputusan akhir posting perlu diserahkan kepada KJ untuk disahkan.

2.Rekod kompetansi baru telah diwujudkan

akademik ada 3 file. Dicadangkan disatukan dan disusun semula dan diberi nombor rujukan rekod yang baru. Manakala boring kompetensi untuk staf bukan akademik dicadangkan untuk diwujudkan oleh jabatan sendiri.

3. Rekod “Feedback Students” dalam rekod PPSP/PG/Pead/CP2/R6 analisa telah disediakan tetapi tiada bukti semakan dan penambahbaikan telah dilakukan (Feedback bulan Jun-Ogos 2010 dan Sept-Dis 2009)

4. Borang “Supervisor Report” untuk tahun 2010 dalam rekod PPSP/PG/Pead/CP1/R5 : Borang tidak lengkap.

5. Sukar untuk mencari surat-surat dan dokumen yang terdapat di dalam fail. Dicadangkan ditulis semua surat dan dokumen yang terdapat dalam fail dalam satu senarai dan diletakkan dalam fail.

(PPSP/PAED/R002). Setiap staf bukan akademik telah mewujudkan boring kompetensi masing-masing untuk dinilai oleh KJ pada pertengahan dan akhir tahun.

3.Semakan telah dilakukan. Hasil analisa setiap “Feedback Students” akan dibincangkan semasa mesyuarat jabatan untuk penambahbaikan.

4.Borang “Supervisor Report” telah dikemaskini di dalam file PPSP/PG/Pead/CP1/R5

5.Senarai sebagaimana yang dicadangkan telah diwujudkan pada setiap file.

Bahagian Penyelidikan

QMS:4.2.1 Tiada Objektif Kualiti untuk CP2 – CP4.

Kualiti Objektif untuk CP2-CP4 telah disediakan seperti berikut:

CP2: Memastikan sekurang-kurangnya 80% borang pesanan (LPO) untuk pembelian vot 27000 dapat dikembalikan kepada penyelidik untuk tindakan dalam masa 7 hari bekerja setelah mendapat kelulusan Timbalan Dekan Penyelidikan.

CP3: Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada permohonan pembelian asset vot 35000 (Secara terus yang bernilai antara RM1000 – RM49,999) dapat dikembalikan Borang Pesanan (LPO) kepada penyelidik untuk tindakan dalam masa 10 hari bekerja selepas mendapat kelulusan Timbalan dekan Penyelidikan.

CP4: Memastikan sekurang-kurangnya 85% daripada laporan akhir Geran USM Jangka pendek yang diterima

(lengkap) dapat di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Penyelidikan PPSP dalam tempoh 2 bulan.

Tiada penilaian kompitensi dilakukan kepada kakitangan R&D dan juga JKuasa Penyelidikan.

Kompitensi staf telah dilakukan (Fail: PPSP/R&D/R29)

Tiada maklumbalas dari kakitangan. Maklumbalas staf R&D telah dilakukan sebagaimana

yang dicadangkan.

CP1: ‘Skop’ does not only explain the objective Quality done.

Cadangan: semua permohonan geran penyelidikan berkenaan yang…..

Skop untuk CP1 telah dipinda sebagaimana berikut:

‘Semua permohonan Geran Penyelidikan Jangka Pendek USM yang melibatkan staf di PPSP’.

Tarikh terima permohonan 26 Jun 2010 dalam surat perakuan (No.Ruj. USM/PPSP/2010/JKP-37 (37-37(4)) tidak sama seperti dalam rekod permohonan geran penyelidikan di PPSP (PPSP/R&D/CP1/R1) iaitu bertarikh 19/4/10

Kesilapan tarikh telah dibetulkan.

Fisiologi Penambahbaikan borang PPSP/PG/PHYSIOL/CP2/L4 supaya diadakan ruangan untuk tandatangan supervisor

-Tiada tatacara pelupusan rekod untuk dokumen yang sudah cukup tempoh

-Data rekod kalibrasi peralatan perlu tandatangan pegawai yang terlibat.

-kajian kepuasan Pelanggan Dalaman dicadangkan

-Ruangan tersebut telah diujudkan.

-Tatacara tersebut telah diwujudkan dan dimasukkan di bawah ‘Departmental Guide’.

-Data rekod kalibrasi tersebut telah ditandatangani oleh pihak Unit Kalibrasi USM

-Borang bagi kajian kepuasan pelanggan telah diwujudkan dan diedarkan pada setiap kakitangan dan pelajar MSc.

diedarkan setahun sekali.

dan PhD. di jabatan.

Per. Keluarga Klausa 5.5.1

JD staf yang telah membuat pencen pilihan (Dr Amaluddin) berkuatkuasa 1/4/10, penamatan kontrak (Dr Ambreen) berkuatkuasa 1/7/10 dan staf yang bertukar jabatan (Zakari) berkuatkuasa 1/7/10 masih aktif JD mereka di dalam senarai JD jabatan.

Klausa 6.2.2

Rekod staf dan penilaian staf (bukan akademik dan akademik) adalah baik tetapi borang yang digunapakai adalah tidak dikemaskini

Carta alir untuk “proses summary for interview for new M.Med candidates” and “proses summary for teaching and learning” perlu diperbaiki/semak:

6.7 Reception and orientation

6.12 Continous assessment: Tunjukkan anak panah untuk tindakan pembetulan

6.20 dan 6.21 boleh digabungkan

1. Fail Laporan maklumbalas akhir posting disaran

Telah dikeluarkan daripada fail JD

Borang lama telah dikeluarkan dan ketua jabatan telah mengisi boring yang baru.

Carta alir telah dipinda sebagaimana yang dicadangkan

Diubah saperti yang dicadangkan

Telah dipinda seperti yang dicadangkan

ditutup (PPSP/MD/F.Med/CP1/R7) 2. Borang Maklumbalas akhir posting dimasukan

dalam fail PPSP/MD/F.Med/CP1/R6 yang ditukar tajuk kepada Analisa Maklumbalas akhir posting.

3. Markah keputusan posting dimasukan ke dalam fail keputusan peperiksaan akhir posting PPSP/MD/F.Med/CP1/R5

4. Carta alir ditukar

Turunkan Objektif kualiti yang lama

Nama fail tukar daripada Fail senarai rujukan dokumen iso jabatan kepada Senarai induk dokumen ISO

Telah dilakukan

Anestesiologi To review the duration & record keeping accordingly & declare in master list To update & complete the Staff qualification To update inventory list to update & complete to Competency staff

To update the piagam pelanggan

Semua perkar diatas telah diteliti dan berberapa langkah telah diambil seperti melakukan peerubahan dalam CP yang berkaitan dan mengeluarkan surat arahan kepada staf yang terlibat

Pato. Kimia Rekod Minit Mesyuarat Jabatan (PPSP/CPath/GR13):

a) Dicadangkan agar di’stamp’ serta diletakkan nama penyedia minit serta pengerusi pada bahagian tandatangan.

b) Masukkan minit mesyuarat yang terkini iaitu mesyuarat yang telah dijalankan pada 15 Januari 2010 (berdasarkan memo yang telah dikeluarkan)

Dibuat seperti dicadangkan

Dibuat seperti dicadangkan

MPG 1. Ruang untuk penyimpanan peralatan radas kurang memuaskan

2. Hebahan mengenai audit dalaman tahun 2010 disebarkan melalui email, tetapi tiada rekod mengenainya

3. Tindakan pencegahan yang dilaporkan pada 16/11/09 tidak dievaluate/review oleh staf yang bertanggungjawab sehingga audit dijalankan pada 26/7/2010

4. Carta alir tidak terdapat dalam CP2

Ruang penyimpanan peralatan telah dikemaskini dan alat/radas dilabel

Telah mengujudkan fail PPSP/MPG/Umum ISO

Tindakan pencegahan telah di dievaluate/review

CP2 tersebut telah di muat naik ke kualiti manual

Hematologi 1. Log book untuk phase 1 dan phase 2 tidak dijadikan lampiran atau rujukan dalam(IR) dalam CP PPSP/PG/Haem/CP1. 2. Ketidakselarasan taip/label carta alir prosedur dalam dokumen PPSP/MD/Haem/CP2 dinyatakan sebagai:6.13 rujukan PPSP/MD/Haem/CP21/LIV, 6.14 LIII dan LII- dinyatakan sebagai L4, L3 dan L2 di dalam CP.

3. Hak milik pelanggan tidak dijaga dengan baik.

4. Rekod penilaian keberkesanan selepas latihan tidak diisi dengan lengkap- tiada markah untuk Ahmad Zakuan Mustafa HUSM/58/Hema/8/PKSL(jld 2).

1. Kedua-dua log book ini telah dijadikan sebagai lampiran.

2. Typing error telah dibetulkan.

3. Buku keluar masuk (pinjaman) desertasi telah diadakan.

4. Rekod telah dikemaskini.

Mikrobiologi Klausa 5.5.1: Terdapat 3 pensyarah tiada senarai tugas (JD):i. Dr. Robaiza Zakaria; ii. Dr. Siti Suraiya Mohd Nor; iii. Dr. Azian Harun

Senarai tugas pensyarah-pensyarah tersebut telah diadakan dan difailkan

Oftalmologi .Kehadiran pensyarah semasa proses vetting tidak

dikepilkan bersama jadual vetting. Kehadiran direkodkan di dalam buku aktiviti jabatan sahaja.

2. Terdapat hebahan papan kenyataan yang tidak disahkan oleh ketua jabatan

3. JD ketua jabatan tidak ditandatangani oleh dekan

Kehadiran pensyarah semasa vetting telah dikepilkan bersama jadual vetting dan diletakkan di dalam fail khas.

Semua surat masuk ke Jabatan mesti diserahkan kepada Ketua Jabatan untuk pengesahan sebelum edaran.

JD ketua jabatan telah ditangani oleh dekan. Semua JD mesti ditandatangani oleh penyelia yang sepatutnya.

JPP Kualiti objektif tidak dapat dicapai yang mana menghendaki 70% Postgraduate student present research finding in Scientific meeting

80% pensyarah menyelia 1-3 pelajar lepasan ijazah, tidak tercapai kerana tidak cukup bilangan pelajar Poster/hebahan umum yang terdapat di papan kenyataan tidak diluluskan oleh Ketua Jabatan. Tiada peralatan seperti yang disenarai dalam senarai peralatan bilik mesyuarat jabatan-water dispenser

Hak milik pelanggan tidak dijaga dengan baik-disertasi pelajar diletakkan di rak terbuka.

Semua pelajar diwajibkan mempersembahkan laporan kajian sekurang-kurangnya di peringkat jabatan (dengan dihadiri oleh pensyarah-pensyarah jabatan lain)

1 penyelia utama dan 2 penyelia bersama untuk seorang pelajar

Mencari peluang untuk menyelia pelajar di jabatan-jabatan lain. Telah diambil perhatian dan tindakan

Semua senarai peralatan telah dikemaskini

Buat masa sekarang, semua disertasi pelajar telah diletakkan di dalam kabinet berkunci

Perubatan -Online amendment records for CP1 & CP2 was not verified by top management

-Senarai kakitangan dan carta organisasi tidak selaras

Verification done

Penyelarasan telah dibuat

-Piagam pelanggan tidak uptodate

-Rekod pemantauan peralatan

- tidak diisi - peralatan bilik tutorial tidak di daftarkan - peralatan bilik mesyuarat tiada tt HOD -

Dah di kemaskini

Penerangan semula dilakukan

Surgeri 1. Few announcement on notice board not signed by HOD

2. competency staff (non-academic) not assessed/ outsource staff competency not assessed.

3.Reference number not tally between CP and the reference(e.g. Buku Panduan dan Objectif Kursus Doktor Perubatan – PPSP/MD/Surgeri/ CP1/1R1)

4. JD on of the lecturer was not verified, signed by Head of Department (Leow Voon Meng)

Pembatalan CP

Pengajaran dan pembelajaran yang tidak dapat dijalankan dalam waktu yang ditetapkan perlu diganti sebelum posting berakhir (PPSP/MD/SURGERI /CP1/R1)

Ini telah terlepas pandang oleh staff department atau mereka memasang sendiri poster tersebut.

Sedang dalam tempoh pertukaran staff bukan akademik yang baru dan tidak sempat dikemaskini lagi. Sekarang sudah dikemaskini. Outsource staff tidak disedari memerlukan ’competency assessment ’

Revised and at the time we just got into new academic year and not inserted yet into the file.

The lecturer had changed PTJ and since the JD had been removed from our file.

Tidak dapat di’comply’ oleh pensyarah kerana terlampau banyak pengajaran yang terpaksa ditukar kerana beban kerja.

Semuanya telah diproses.

Sains Rekons -Suggest to provide masterlist of CP -Records are not numbered accordingly -Logbook should be numbered -Weekly activity was signed but no date

1. Masterlist created 2. Records are numbered accordingly 3. New number created 4. Missed the date, won’t happen and wil be double

-Suggest to put ”You are here’ on fire exit plan check 5. Label created

AVA 1.System penfailan tidak diselenggara dengan baik.contoh,fail tidak diberi nama dan label yang lengkap terutama dokumen-dokumen sokongan

2.Rekod berkaitan dengan pindaan CP(corrective action form&DDN Form) tidak diwujudkan fail

3.Cadangan penambahbaikan dalam “Laporan Aduan Kerosakan Peralatan”(PPSP/UKP/AVA/CP1/R11) berkaitan dengan tindakan susulan oleh pihak ketiga(cth –jabatan pembangunan) supaya tindakan yang telah diambil oleh pihak berkenaan dicatat

4.Objektif-objektif kualiti dipaparkan tetapi tiada rekod pencapaian objektif tersebut.Cadangan perlu dilakukan analisis dan komen sama ada objektif kualiti tercapai atau tidak.

5.Borang aduan ada satu sahaja.Dicadangkan untuk dibuat banyak salinan dan diletakkan bersama kotak aduan

1.Telah diwujudkan label fail tersebut dan telah dilampirkan sebagai lampiran: PPSP/UKP/AVA/L1(L-lampiran) 2.Fail diwujudkan dan salinanan boring pindaan CP telah dibuat

3.Didalam Buku Log tersebut telah diwujudkan satu ruang/kolum dan diruangan tersebut dicatatkan sebagai “Tindakan susulan jika ada” oleh pihak ketiga

4.Borang analisis kepuasan pelanggan diwujudkan dan telah di edarkan.Setelah dianalisa,kualiti objektif tercapai .

5.Telah diperbanyakkan salinan dan telah pun diletakkan didalam kotak aduan

Elektif Maklumat berkaitan kualiti objektif perlu dibaiki supaya masa yang untuk mengujurnya dapat diketahui

Kesemua pelajar telah menghantar kertas cadangan (bagi pelajar tahun 3 dan tahun 4) selewat-lewatnya 2 BULAN dari tarikh elektif bermula

Pembetulan yang dilakukan: Kesemua pelajar telah menghantar kertas cadangan (bagi pelajar tahun 3 dan tahun 4) selewat-lewatnya 2 BULAN sebelum tarikh elektif bermula.

Patologi Update the CP to include conjoint board requirements and examinations

Documents e.g quality objective for department, announcements at poster board needs to be signed and stamped and dated

The floor plan/fire escape plan should be placed elsewhere (not behind door, as when doors open it cannot be seen)

We are having a workshop within the department involving all the lecturers to discuss and modify the CP’s.

The floor plan/fire escape plan has been placed in the open place where it is visible easily

Top Managment

Pindaan kepada Manual Kualiti dan CP wajib (rujuk Rekod pindaan dalam laman web ISO

- Pg 6/22, Section 1 (scope of registration) – memasukkan `management of research`

- Pg 6/22, Section 4.1 – pindaan berkaitan `outsorcing`.

- Pg 14/22, Section 6.2 – Pindaan berkaitan kekerapan menilai komptensi staf.

- Pg 8/22, Section 4.2.1a - pindaan kepada `Quality Policy`.

- Pg 9/22, Section 4.2.2 – memasukkan keperluan menyemak dokumen kualiti sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

- Appendix 1- memasukkan TD BJIM ke dalam carta organisasi

- Appendix 12 - mengemaskini JD semua TD (memasukkan JD TD BJIM).

- Appendix 6 - mengemaskini senarai CP jabatan/unit. - Appendix 14 – mengemaskini senarai objektif kualiti

jabatan/unit. - Table 3: Memasukkan TD BJIM dan TD Kehormat

HRPZII dalam QMC (Table 3) - Pg 7/22 – menyelaras definasi IR & ER selaras

dengan PPSP/QMS/CD - Pg 21/22, Section 8.2.2. - pindaan berkaitan proses

perlantikan CIA.

Minit 11. Hal-hal lain

1. Pihak TM akan mengadakan perbincangan berkaitan kemasukan pengurusan pengajaran & pembelajaran untuk program MD di KLE ke dalam QMS.

2. TDPSLI akan mengadakan perbincangan dengan pihak jabatan berkaitan isu pertindihan antara `intensive course` dengan kursus wajib IPS.


Mesyuarat besetuju dan menerima penambahbaikan yang diambil oleh jabatan terbabit.

Dekan menegaskan bahwa mana-mana jabatan/unit yang masih belum melakukan tindakan penambahbaikan dimohon segera melakukannya terutama yang berkait dengan keperluan pelanggan.

Semua jabatan/unit juga dimohon agar sentiasa menambahbaik keberkesanan semua proses-proses (Core Procedures) dalam QMS. Semua cadangan penambahbaikan yang melibatkan keperluan kewangan harus mempunyai justifikassi yang kukuh dan kelulusan tertakluk kepada kemampuan kewangan PPSP/USM.

MR juga telah menambil langkah penambahbaikan untuk proses IA dengan mengadakan `Refresher course` untuk semua Internal Auditors`. Ini akan membantu proses IA yang akan dapat dijalankan dengan lebih cekap dan berkesan.

Minit 12: Ulasan dan kesimpulan Dekan berkaitan prestasi keseluruhan SPK (QMS)

Dekan mengucapkan terima kasih kepada semua staf yang memberikan kerjasama dalam melaksanakan keperluan ISO9001:2008. Beliau membuat kesimpulan bahawa secara keseluruhannya keberkesanan pelaksanaan QMS menunjukkan peningkatan iaitu berdasarkan laporan IA (bilangan NCR yang menurun). Namun begitu beliau menyatakan masih ada ruang-ruang atau kelemahan yang perlu ditambah baik. Contohnya, kerjasama daripada segelintir jabatan/unit yang kurang memuaskan seperti tidak menyerahkan laporan MRM dan tidak menghantar wakil ke MRM. Terdapat juga beberapa KJ/KU yang tidak hadir ke MRM. Pihak Pengurusan tertinggi (TM) akan memperhalusi perkara tersebut.

Beliau juga menggesa agar mana-mana jabatan/unit yang masih belum menutup NCR harus melakukannya dengan segera kerana ketidakpatuhan yang berlaku perlu segera diperbaiki. Jabatan/unit juga boleh melihat prestasi QMS di jabatan/unit masing-masing berdasarkan trend bilangan NCR yg diterima sejak 2006 dulu sama ada semakin meningkat atau menurun. Bagi klausa yang banyak menerima NCR iaitu 4.2.3, 4.2.4, 5.5.1 dan 8.2.1, semua jabatan/unit harus memberikan perhatian serious supaya dapat melakukan penambahbaikan.

Pengerusi juga mahukan agar kesedaran dan komitmen terhadap keperluan ISO9001:2008 dipertingkatkan disemua lapisan. PihakTM akan memberi sokongan sebaik mungkin berkaitan dengan keperluan sumber (resources) terutama sumber kewangan/ dan ruang.

Beliau sentiasa berusaha untuk mendapatkan staf sokongan khusus untuk aktiviti kualiti tetapi buat sementara waktu ini `multitasking` daripada semua staf sedia ada diperlukan.

Akhir kata, beliau membuat kesimpulan, secara keseluruhannya beliau amat berpuashati dengan pencapaian dan prestasi QMS. Beliau memohon semua jabatan/unit mengambil perhatian di atas apa jua keputusan MRM yang dibuat pada hari ini. Beliau menegaskan bahawa pencapaian KPI universiti APEX memerlukan atau bergantung juga kepada penambahbaikan yang berterusan melalui aktiviti ISO.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.45 petang dengan ucapan salam dan terima kasih daripada pengerusi.

Minit Disediakan pada 14/10/2010: Minit diluluskan oleh Dekan pada 17/10/10

..................................... .... ................................................. Prof. Mustaffa Musa Prof. A. Aziz Baba Wakil Pengurusan Dekan PPSP

PPSP/QMS/MR/R3

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) MS ISO9001:2008 PPSP

18 November 2009

MASA: 9.00 pagi TEMPAT: Bilik Persidangan Utama Kehadiran: Lihat lampiran A Min 1: Pengesahan Minit Mesyuarat Pengurusan (MP) yang lalu Dekan memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan mengalu-alukan staf yang hadir. Beliau memaklumkan bahawa MRM adalah penting kepada kumpulan Pengurusan Atasan (Top Management, TM) PPSP termasuk semua Ketua Jabatan/Unit kerana ia merupakan forum untuk semua menilai sama ada sistem pengurusan kualiti (SPK, QMS) ISO9001:2008 dijalankan dengan baik dan berkesan atau sebaliknya disamping dapat melihat sebarang kelemahan/ruang yang memerlukan tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Beliau menambah bahawa semasa MRM, laporan-laporan/input daripada semua jabatan/unit berkaitan pencapaian/status pengurusan kualiti iaitu yang melibatkan pengurusan `Teaching & Learning` dan pengurusan penyelidikan akan dibincang bersama. Sebagai `output` nya pula, J/kuasa Pengurusan Kualiti (QMC) dan TM akan membuat penilaian, rumusan dan memutuskan bentuk tindakan atau bantuan yang dapat diberikan. Beliau memohon agar semua KJ/KU dapat terus bersama dalam MRM ini hingga agenda terakhir pada sebelah petang. Minit Mesyuarat Pengurusan (MRM) yang lalu (6/11/08) disahkan tanpa sebarang pindaan. Min 2: Perkara Berbangkit Dari MRM yang lalu (6 Nov 2008)

JABATAN MASALAH/ISU TINDAKAN TERDAHULU

ULASAN/ KEPUTUSAN MRM 6/11/08

STATUS SEMASA (laporan daripada Jab/Unit)

ULASAN/ KEPUTUSAN

MRM Anatomi Perancangan latihan

staf: Cik Halimatusaadah

Surat perancangan Latihan Staf berkenaan pada tahun 2008 telah dibuat pada 17/12/2007. Rujukan: PPSP/ANATOMI/8 – (03)(07)

Belum selesai, cadangan supaya cari sendiri kursus dan ketua jabatan akan sokong permohonan

Cik Halimatusaadah tidak lagi bertugas di Universiti Sains Malaysia

selesai

Histology Teaching slides

Surat permohonan 9/6/08 (No. Rujukan: PPSP/ANATOMI/15/07 – 1(2008)

Belum selesai, Jab. dan pej. Dekan kena buat follow up. Bah pentadbiran kena semak balik permohonan

Tidak ada maklumbalas daripada pihak Pentadbiran

KPP memaklumkan bhw pembelian telah dibuat 30 Nov 08. HOD diminta buat susulan.

Tidak mencapai tahap kualiti objektif yang ditetapkan disebabkan sukar diukur.

Pindaan dilakukan kepada kualiti objektif berkuatkuasa 15 Julai 08.

Gunapakai objektif kualiti yang akan ditetapkan/diperhalusi oleh TDPSLI

Analisis Kualiti Objektif telah dijalankan dan diaudit

Dah guna objektif yang baru spt diedarkan oleh TDPSLI

Pembelian Peralatan Vot 35000 (Harta Modal) Tahun 2009 – Model pengajaran Anatomi, laptop, dehumidifier dan lain-lain

Permohonan pada 21 September 2008

Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC

Tiada maklum balas KPP memaklumkan bhw pembelian vot 35 telah dibuat

HGC Peralatan makmal rosak dan tidak mencukupi

Telah diurus dgn jab Pembangunan/mohon peruntukan

Tiada wakil semasa MRM. Perlu laporan segera dari HGC.

Peralatan yg rosak telah dibaiki atau diganti baru. Peruntukan baru sedang dlm proses permohonan (pembelian peralatan yang masih perlu)

Selesai

Tugasan pelajar tidak diawasi

Telah diawasi Pelajar telah dimaklumkan mengenai tanggungjawab bersama menjaga makmal & mereka yg sepatutnya terlibat dlm pengajaran (telah terlibat dlm SGD, pelajar perubatan Thn 2 & menunjuk-ajar pelajar siswazah baru).

Selesai

Isu keselamatan makmal

Sistem keselamatan Pintu makmal masih tidak memuaskan

Tindakan susulan dgn KPP/PPKT. Telah diselesaikan

Selesai

Isu ruangan/tempat duduk pelajar & staf yang akan kembali

Sudah mohon ubahsuai tapi tapi tidak diluluskan untuk 2008

Ubahsuai ruang/peralatan yang ditempatkan atas meja makmal. Rancang pengambilan pelajar. Ruang berkenaan telah diubahsuai dan permohonan baru telah dimasukkan dlm peruntukan 2009/2010.

KPP/Dekan memaklumkan bhw permohonan telah dibuat tp belum ada maklumbalas dpd pihak Pengurusan Kampus. Perlu tindakan susulan. KPP- permohonan ubahsuai telah dimajukan kepada Penang -Budget Pembangunan bg tahun ini telah habis

Ruang utk pelajar melakukan eksperimen

Makluman isu ruang utk staf baru/yg akan kembali sudah dibuat kpd pihak yang sepatutnya. Ruang kerja makmal dalam proses pemgubahsuaian

KPP/Dekan -sebahagian besar ruang telah dilakukan proses renovation oleh jab Pembangunan dan dihantar ke USM Penang.

MIP JKKP tidak pernah memberi laporan status keselamatan di mana terdpt byk extension plug serta laluan kecemasan yg terhalang.

Menulis surat rasmi kepada JKKP utk memohon laporan status keselamatan secara keseluruhan di unit ini dan penglibatan unit ini di dalam laluan kebakaran.

Follow up Fokus kpd pembangunan e-learning. Perlu lapor perkembangan.

selesai Terima

Tiada pembangunan pakej CAI yang baru

Tiada wakil MIP semasa MRM untuk memberi laporan

- masih guna pakej CAI lama Tiada perkembangan

TDA- usaha lebih fokus kepada program e-learning utk pra dan pasca siswazah

Keadaan persekitaran kerja yg tidak kondusif yg di alami selama 6 tahun seperti suhu panas dan sistem ventilasi

Permohonan pengubahsuaian unit telah dipohon sejak 2002 tetapi tidak mendapat peruntukan dan persetujuan dari pihak universiti. Membuat

KPP/dekan mencadangkan agar permohonan baru utk ubahsuai perlu dibuat secara berperingkat2.

yg tidak memuaskan dalam blok kerja yg terlalu sempit.

permohonan baru kpd pihak jabatan pembangunan USM utk pengubahsuaian unit (Makmal komputer dan pejabat unit) sebelum 25/9/08.

Staf yg menjaga kaunter telah pindah ke Unit lain. Oleh itu sistem giliran staf yang pantau telah dilakukan

Tiada pemantauan atau penguatkuasaan yg sewajarnya terhadap peraturan oleh pengguna yg menggunakan makmal komputer seperti ada pelajar yg tidak klik keluar pd sistem SMPMK.

Pihak unit tidak boleh memperuntukan lebih dari seorang kakitangan utk memantau sistem berkenaan dan pd masa yg sama melayan pengguna makmal. Pihak unit tidak membuat pemantauan. Membuat permohonan baru untuk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.

Dipersetujui

Neurosains Lecturers fail to give lecture due to other urgent commitment

Pensyarah terlibat mesti maklumkan kepada Ketua Jabatan atau secretary (dan secretary akan beritahu kepada HOD) atau pensyarah lain. Butir direkodkan dalam buku “program Pengajaran tertangguh”.

Tiada wakil semasa MRM untuk memberi laporan.

- selesai, telah bincang di Jabatan dan buku rekod telah diwujudkan

Delayed in preparation of exam questions/busy with clinical work

The HOD must ensure the questions have been vetted centrally at least 2 weeks prior to examinations. (PAF form filled)

sistem pengajaran berjalan lancar di Jab.

Jab Surgeri, Farmakologi, Radiolog, HGC dan Unit Grafik

Masih belum menutup NCR (Internal Audit 25-28 Ogos 2008)

Peringatan telah diberikan oleh CIA semasa MRM.

CIA perlu pantau dan lakukan `follow up`

Dah tutup NCR CIA memaklumkan bhw urusan penutupan NCR telah selesai

MR/CDC Terdapat beberapa Jabatan/Unit yang perlu tingkatkan kesedaran dan bimbingan

Rumusan oleh CIA semasa MRM.

Tindakan oleh MR/CDC untuk beri takklimat terutama kpd PK/DC baru di Jab/Unit.

Taklimat telah diadakan selain sebaran melalui email.

Taklimat kefahaman akan terus dilakukan mengikut keperluan.

MR/TDP/ Bhg Penyelidikan

Tambahan objektif kualiti:

1. 70% pensyarah memegang sekurang-kurang SATU geran (PI) pada setiap tahun. 2. 80% pensyarah adalah pengarang kepada sekurang-kurang satu kertas penerbitan dalam `peer reviewed journal` setiap tahun.

Dibincangkan dalam MRM MR akan membuat pindaan kepada objektif kualiti dalam Manual Kualiti. MR juga akan menghubungi pihak SIRIM berkaitan skop pendaftaran. TDP/Bhg Penyelidikan akan mengukur prestasi objektif kualiti

Skop pendaftaran, objektif kualiti yg baru serta versi 2008 telah digunapakai untuk IA pada Okt 2009.

Objektif yag disediakan telah dipersetujui.

TDPSLI/ Siswazah

Objektif kualiti PPSP, Bhg Siswazah (yang juga diguna pakai oleh Jabatan tertentu) masih keliru untuk diukur.

Masalah dibincang dalam MRM tapi tidak dapat diselesaikan.

Mesyuarat bersetuju supaya pihak TDPSLI/Pejabat Siswazah memperhalusi objektif kualiti dan berbincang dengan pihak Jabatan terbabit tentang cara-cara mengukur objektif kualiti. Selepas itu, pengurusan objektif kualiti untuk PPSP akan dilakukan dengan bantuan data daripada Jabatan. Data yang

Objektif kualiti utk program PG telah dikemaskini dan digunapakai oleh jabatan tertentu.

TDPSLI telah diseraskan tapi kini perlu semakan semula oleh TDPSLI/Dekan.

lengkap perlu diserahkan kepad MR seawal yang mungkin.

Pendidikan Perubatan

To prepare PPSP academic staff members adequately in their multifaceted roles as teachers, researchers as well as administrators of educational program/services by offering at least six faculty development activities throughout the year.

Tindakan perlu diambil kerana hanya 66% pencapaian. .

Perlu CAF Till June 2008, we already organized 4 faculty development programmes, so we already achieved our target.

HOD memaklumkan analisa semasa telah mencapai sasaran. Selesai.

KKKK

To ensure that 90% of students enrolled in Community and Family Case Studies (CFCS) programme pass the examination.

Tiada data diserahkan pada MRM yang lalu

234 out of the total 236 (99.15%) students passed the CFCS exam for the year 2008. The two remaining students will resit the exam in Dec 2009

Pencapaian yang diperolehi telah diterima.

Analisi kepuasan pelanggan

Students’ feedback in 2008 indicates the following patterns: i. 91.0% gave a high score for usefulness of CFCS teaching ii. 95.7% gave a high score for usefulness of community residency programme iii. 91.8% gave a high score for satisfactory supervision by academics iv. 97.9% gave a high score for CFCS promoting cordial relationship among

students and between students and the community. Overall response shows that only 7 students out of 233 (3.0%) gave low mark response to all the four domains above. Only a small proportion of students (ranging from 2.1%-9.0% in each PBL group) disagree with the mode of CFCS teaching

Pejabat Akademik

Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran seminggu sebelum blok bermula untuk diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.

Tidak tercapai Peratus? Pelajar tidak mengambil dlm masa yang ditetapkan dan ada juga pelajar yang membuat salinan sendiri utk kumpulanya.

Kajian semula perlu dilakukan terhadap perkara 2 ini

Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran sebelum setiap sesi bermula untuk diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.

PK perlu memantau

Fotografi -Ramai pemohon tidak mengisi borang permohonan kerja.dan memohon di saat akhir.

Ahli fotografi sentiasa memaklumkan kepada pemohon tetapi masalah ini masih berulang lagi. Lapor kepada ketua unit

Tiada wakil semasa MRM. Perlu laporan segera. Cdg supaya on call bg kes urgent. Act. Dean response tak perlu sbb byk jab. Dah ada digital camera

Kerjasama dpd staf supaya isi borang

selesai

-peralatan tidak mencukupi seperti Camera dan komputer.

Tunggu bajet PPSP Alat yang ada terhad dan juga model lama saja

KPP/dekan: - Hanya 2 digital camera di Fotografi - permohonan budget kpd atasan diuluskan dlm jumlah yg sedikit. Tak mencukupi untuk

penambahan alatan baru. PK buat tindakan susulan pada 2010.

Unit Grafik Data tidak diserahkan/tiada wakil

Pembetulan telah dibuat dan ditutup oleh Juruaudit dalaman

Selesai

Bhg Pentadbiran

1. Objektif Kualiti: Mencetak kertas soalan peperiksaan yang telah lengkap isikandungannya yang diterima dari Bahagian Akademik dan Bahagian Siswazah PPSP dalam tempoh 48 jam sebelum masa peperiksaan bermula.

Data tidak diserahkan/tiada wakil

Data pencapaian objektif kualiti tahun 2008 telah diukur: 99%

MR: cadang semak semula objektif kualiti jika pencapaian 100% berturut2 setiap kali pengukuran. MR juga meminta jab/unit lain juga ambil perhatian hal ini.

2. Memastikan borang pesanan di keluarkan dalam masa 7 hari bekerja setelah menerima permohonan yang lengkap berserta sebutharga dari Jabatan/unit di PPSP

Tahun 2008: 96%

3.Memastikan sekurang-kurangnya 80 % daripada item yang telah dikenalpasti pembelian di bawah vot 35000 dapat diselesaikan sehingga penghujung bulan Ogos.

Tahun 2008: 100%

Beberapa perkara berkaitan pengurusan sumber manusia terutamanya komunikasi dan kemahiran kerja tidak memuaskan hasil dpd maklum balas pelanggan.

Beberapa perkara berkaitan pengurusan sumber manusia terutamanya komunikasi dan kemahiran kerja tidak memuaskan hasil dpd maklum balas pelanggan. 1.Mesyuarat bhg bagi menjelaskan kepentingan komunikasi dalaman yang berkesan. 2. Penyelarasan dgn jab Pendaftar ttg bidang-bidang tugas yang masih kurang jelas.

Pantau hasil tindakan yang diambil

Perlu buat analisis kepuasan pelanggan berterusan untuk memantau perkara ini

Bhg Siswazah 1. 90% penghantaran disertasi kepada Pemeriksa Dalam dilakukan dalam masa 3 hari bekerja selepas senarai diluluskan oleh Majlis PPSP.

Data tidak diserahkan semasa MRM 2008

Tiada data dilaporkan semasa MRM

Perlu ukur dan analisa data pencapaian. TDPSLI perlu pantau keperluan ini.

2. 90% penyerahan kertas soalan kepada Unit Peperiksaan mempunyai `zero defect` dari segi format.

Elektif Pelajar yang ingin ke luar Negara memohon agar disediakan kemudahan kewangan

Akan dipertimbangn selepas sesi perbincangan bersama pihak pengurusan atasan

Penyelaras perlu pantau hasil tindakan yang diambil

Tiada maklum balas/tiada wakil semasa MRM

TDA perlu ambil perhatian tentang perkara tersebut.

Skill Center

Kerosakan peralatan 12/03/2008

Surat permohonan kepada ketua penolong pendaftar dihantar pada 18/03/2008.

Belum selesai (perlu bawa perkara ini kpd exco dekan)

Telah menghubungi pergawai yang bertanggungjawab, buat masa sekarang masih tiada tempat yang sesuai. Bilik sejuk farmakologi tidak sesuai untuk penyimpanan manikin. Mesyuarat jabatan 1Nov. Perlu buat surat permohonan semula secepat mungkin dan justifikasi keperluan stor tersebut.

Bincang dengan TDA untuk selesaikan keperluan ini.

Gangguan sistem pengudaraan wad simulasi 26/02/2008

Menghubungi jab pembangunan untuk menyelesaikan masaaalah 2/3/2008.

Wad 1 Nilam telah beroperasi, kipas ekzos/tingkap cermin masih belum dtutup. Telah berbincang dengan KJ 1Nilam. Beliau akan hantar surat ke pembangunan Hospital untuk tindakan sewajarnya.

Selesai

Training in the CSC increased confidence to examine real patient in the ward (55.7%). (18/1/08)

Inadequate training sessions. To observe with phase II coordinator.

Mesyuarat jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010

Ukur semula kepuasan pelanggan.

Overall satisfaction skills training in CSC (69.3%). (21/8/08)

1.To review the methodology. 2.To discus with Phase II

coordinator. To discuss the overall teaching approach in Med.Education.

Perlu pantau tindakan yang diambil

Mesyuarat jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010

Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil.

Analysis AXR under supervision (48.9%). (21/8/08)

1. Need to train tutors. 2.Utilize tutors from Radiolagy. To train more tutors and get them from Radiology.

Training in the CSC encouraged to learn independently (61.3%). (14/1/08)

Inadequate sessions & no. of tutors. To train and assemble more tutors.(Minit mesyuarat 21/1/08)

Received adequate feedback from tutor (51.0%). (14/1/08)

Tutors were not well-trained before hand. To train and give briefing to tutors before hand.

PE abdomen done independently. Feel competent (48.9%). (16/1/08)

More training sessions are needed. To acquire more training sessions.

PE abdomen done under supervision.Feel competent (48.9%). (17/1/08)

More training session are needed. To train tutors properly and increase the session.

Mikrobiologi Requesting to upgrade the LCD projector and/or compatible computer.

Write a letter to AVA/PPKT

LCD projector yang lebih sesuai akan ditukarkan kemudian apabila Unit AVA mendapat peruntukan baru (sedang dlm proses permohonan) yang diangggarkan diperolehi pada akhir tahun 2009.

PPSP telah terima 20 LCD baru (AVA). Akan diagihkan kepada unit/jab berkaitan. Jab buat susulan.

Unit Sains Sukan

Memohon seorang Juruteknologis Makmal di Unit Sains Sukan bagi menggantikan Encik Mohd Nawawi yang akan melanjutkan pelajaran dan telahpun mendapat kelulusan Cuti Belajar Bergaji Penuh.

Permohonan pada 18 Ogos 2008

Juruteknologis yang Baru, Cik Nur Hafizah Hamzah telah melapor diri di Unit Sains Sukan pada 15.6.2009 .

selesai

Hematologi 1.To provide a proper organizational chart for officers’ names and photos

In the process of planning for improvement.

Pihak jabatan telah mengadakan carta organisasi yang baru dan terkini.

selesai

2.Mpath programme coordinator to obtain the feedback from the external examiner within 6 months of the final exam date

Official request has been issued to the respective coordinator at UMMC.

Feedback dpd external examiner telah diperolehi dlm masa 6 bulan untuk peperiksaan yg lepas.

selesai

3. Beberapa bilik tutorial di bawah kelolaan PPSP dipinjamkan kepada pihak Jabatan Hematologi bagi penggunaa pelajar-pelajar pasca-ijazah

Request letter has been sent to Cik Norashikin (Penolong Pendaftar Siswazah).

PPSP tidak dapat menyediakan bilik tersebut. Pelajar telah di tempatkan di bilik pensyarah yg kosong di jabatan untuk sementara waktu.

Tunggu pembinaan bilik baru siap. Buat tindkan susulan.

MIP

1. Bilik/ruang untuk staf dan computer 2. Ubahsuai makmak komputeruntuk pra-siswazah dan pasca-siswazah 3. Perlu 2 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat. 4.Perlu 83 buah komputer baru 5. Perlu sebuah mesin pencetak dwi-warna berkuasa tinggi.

Pihak Top management harus menyediakan keperluan sumber yang dipohon berdasarkan kemampuan kewangan. Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC

selesai JK IT telah setuju untuk tempatkan pegawai baru

Tindakan susulan pasa 2010. selesai

JKKP tidak pernah memberi laporan status keselamatan di mana terdpt bnyk extension plug serta laluan kecemasan yg terhalang.

Pihak JKKP tidak pernah terlibat dalam mana-mana latihan kebakaran di blok ini Pihak JKKP memang tidak pernah mengeluarkan laporan status keselamatan unit. Kali terakhir diterima pd tahun 2006 dan meliputi laluan kecemasan sahaja.

Menulis surat rasmi kepada JKKP utk memohon laporan status keselamatan secara keseluruhan di unit ini dan penglibatan unit ini di dalam laluan kebakaran. Membuat permohonan baru kpd jab Pembangunan utk pengubahsuaian sebelum 25/9/08. Membuat permohonan baru utk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.

Selesai

Dipersetujui

Perlu pantau tindakan yang diambil

Keadaan persekitaran kerja yg tidak kondusif yg di alami selama 6 tahun seperti suhu panas dan sistem ventilasi yg tidak memuaskan dalam blok kerja yg terlalu sempit.

Permohonan pengubahsuaian unit telah dipohon sejak 2002 tetapi tidak mendapat peruntukan dan persetujuan dari pihak universiti.

Membuat permohonan baru kpd pihak jabatan pembangunan USM utk pengubahsuaian unit (Makmal komputer dan pejabat unit) sebelum 25/9/08.

Tiada pemantauan atau penguatkuasaan yg sewajarnya terhadap peraturan oleh pengguna yg menggunakan makmal komputer seperti ada pelajar yg tidak klik keluar pd sistem SMPMK.

Pihak unit tidak boleh memperuntukan lebih dari seorang kakitangan utk memantau ystem berkenaan dan pd masa yg sama melayan pengguna makmal. Pihak Unit tidak membuat pemantauan

Membuat permohonan baru untuk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.

Fisiologi Memohon Budget untuk Peralatan Praktikal Fisiolog

Permohonan pada 22/4/08

Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC Jabatan terbabit perlu buat tindakan susulan dengan Bhg Pentadbiran PPSP

Permohonan vot 35 telah diterima

KPP/DEKAN- tungu kelulusan post baru

Memohon Peralatan Praktikal Fisologi

Permohonan pada 18/6/08

Pembelian bawah rm10,000 telah dibuat

Memohon pensyarah pelatih dan pensyarah

Permohonan pada 10/6/08 Telah dikemukakan kepada atasan

Top Management & HRU

-The system for Succession Planning for the appointment of heads of departments could be

Bengkel untuk tujuan ini akan dilakukan.

Exco Dekan perlu ambil tindakan lanjut

DEKAN- sedang diurus dgn pihak Penang, mungkin adakan bengkel ala `PIMPIN`.

formalized with documentation of activities related to orientation and hand-over of responsibilities.

Chem Path Acknowledgement Form (PPSP/PG/CPath/CP1/R15) There was no activities noted. Suggest activate usage or change the method of acknowledgement

The form will be used in the 2008/09 academic session

Akan dipantau pada MRM yg akan datang

Dah selesai selesai

Competency for supporting staff eg. Steno and PAR not in the file

Steno and PAR competency form will be placed in record

Dah diselesaikan Selesai

Radiologi Kawalan produk tidak patuh. Perlu diwujudkan rekod pelupusan bahan lapuk.

dibawah kawalan unit penyelenggaraan hospital

Dr Juhara - urusan pelupusan telah dibuat antara UKP dan sykt berkaitan

Selesai

Rekod inventori peralatan, penggunaan dan penyelenggaraan tidak lengkap

dibawah kawalan unit penyelenggaraan hospital

Tindakan/proses pelupusan telah dipohon tapi masih tiada tindakan dr pihak berkenaan.

KPP-Jabatan perlu pastikan alatan berkenaan diperolehi dari sumber mana utk tujuan penyelenggaraan alat. - wujudkan inventori khusus utk ppsp

Anaesthesiology

Mesyuarat jabatan perlu dibuat secara berkala dan diminitkan

Mesyuarat akan diadakan dengan lebih kerap. Akan dimulakan pada tahun 2009.

Selesai Selesai

Min 3: Laporan Hasil Audit

a. HASIL PENEMUAN `SURVEILLANCE AUDIT OLEH SIRIM PADA 10-12 MAC 2009: NCR

JABATAN/UNIT NCR TINDAKAN PEMBETULAN STATUS SEMASA KEPUTUSAN MRM Farmakologi, JPP & J/Kuasa Piagam pelanggan

-Competency requirement was not established (PAR, Pembantu makmal dan pensyarah) -Not evidence training or actions to ensure achievement of competency. -Some staff have not attended any training since 1994.

Dekan telah mengeluarkan arahan kepada Ketua Penolong Pendaftar/pengerusi J/Kuasa Piagam Pelanggan supaya mengambil tindakan segera (surat dilampirkan). Dekan juga telah mengeluarkan surat kepada semua ketua jabatan berkaitan NCR yang lain. MR akan adakan taklimat lagi pada bulan April kepada semua jabatan/unit tentang hal ini serta isu lain termasuk pindaan dokumen selaras ISO9001 versi 2008.

Borang penutupan NCR telah di serahkan kpd SIRIM. Taklimat ttg keperluan ini telah diberikan oleh MR. Jabatan/Unit telah maklum dengan kewujudan borang menilai kompetensi pensyarah dan staf bukan akademik.

Dekan dan TD menerima tindkan yang telah diambil dan memohon semua pihak patuh kepada peraturan yang ditetapkan oleh PPSP dan keperluan sistem kualiti.

Farmakologi & O&G It was evidence the supervisors did not evaluate the student`s log book as one part of continuous assessment; Buku Panduan kurikulum for Phase III 2007/08 and Phase I, II & III 2008/09 (after curriculum review was not available during the audit; old version 2006/07 was shown during audit)

Pengerusi Fasa III telah mengeluarkan surat (bertarikh 23 Mac 09) berkaitan isu Buku Panduan Panduan Kurikulum dan tanggung jawab Penyelaras posting. Beberapa contoh Buku panduan ini akan diedarkan kepada semua jabatan dan akan dihebohkan kepada staf jabatan tentang wujudnya versi baru ini melalui notis board jabatan dan juga melalui intranet akademik PPSP. Borang CAF juga telah dikeluarkan oleh Pengerusi Fasa III. Pejabat Akademik juga telah

Semua penyelaras telah mengambil perhatian ttg perkara ini.

diminta memantau penggunaan Buku Panduan Kurikulum dan Buku Log oleh staf/jabatan.

O&G & Radiologi -Vetting process could be verified for end posting examination questions (Question bank for End Posting examination questions (EDP/01/07; EDP/02/07; EDP/03/07) -Managing of the question banks was not evidence (There was no proper recording on the usage of the questions; record of the vetting process (end posting examination questions) was not available during the audit)

TDA mengeluarkan arahan/peringatan kepada semua pihak yang terlibat supaya mematuhi polisi dan amalan PPSP (surat TDA kepada semua Jabatan dilampirkan). Pengerusi Fasa III juga telah menghantar surat peringatan kepada penyelaras posting tentang keperluan mematuhi polsi yang telah ditetapkan (Borang CAF juga dikeluarkan). Semua jabatan diminta mewujudkan sistem penyimpanan soalan end posting exam dimana jabatan membekalkan portable hard disk khusus kepada Penyelaras Posting untuk tujuan tersebut. Hard disk ini adalah milik jabatan dan perlu diserah semula kepada HOD apabila penyaealaras bertukar. Hard copy soalan yg telah digunakan hendaklah dikutip semula lepas peperiksaan di jabatan dan dimusnahkan dan direkod setiap kali ianya di print dan dimusnahkan seperti mana di gunapakai oleh unit peperiksaan.

Semua jab/unit terbabit telah mengambil perhatian ttg keperluan ini.

Dekan dan TD menerima tindkan yang telah diambil dan memohon semua pihak patuh kepada peraturan yang ditetapkan oleh PPSP dan keperluan sistem kualiti.

B. HASIL PENEMUAN `SURVEILLANCE AUDIT OLEH SIRIM PADA 10-12 MAC 2009: SFI

SFI TINDAKAN & STATUS ULASAN MESYUARAT School Quality Objectives was not updated at some departments (Jab yg terlibat).

MR telah memohon semua jab/unit menyemak senarai objektif kualiti yang diletakkan dalam laman web. Jika ad perubahan atau ketidaksamaan, jab/unit diminta buat pindaan dgn CDC.

Dekan: Semua HOD mengambil perhatian tentang keperluan ini; beri kerjasama kpd MR

Appointment of external supervisor as co-supervisor was not found (PG Office).

Perbincangan dan tindakan pembaikan telah dilakukan. DIterima

Kepuasan pelanggan tidak dirumus diperingkat PPSP dan analisis `trend` tidak dilakukan (HRU)

10 soalan `questionares` dan hasil maklumbalas menunjukkan Secara keseluruhannya kajian kepuasan pelanggan Bahagian Pentadbiran, PPSP di bawah Pejabat Dekan telah memenuhi kehendak pelanggan.

KPP akan terus memantau keperluan ini.

Data analysis at departmental level was not well demonstrated (Jab yg terbabit)

MR telah beberapa kali memberikan taklimat tentang data yang perlu dikutip dan dianalisa spt pencapaian objektif kualiti, kepuasan pelanggan, prestasi pembekal dan sebarang keperluan (spt `time frame`) yang ditetapkan oleh mana-mana jab/unit.

Dekan: semua HOD diminta beri kerjasama.

Tindakan pembetulan yang diambil tidak focus kpd `root cause` dan keberkesanan tidak dipantau (semua jab ambil perhatian)

CIA telah memberi taklimat dan borang NCR baru telah diwujudkan dimana `correction` dan `corrective action` diperjelaskan

Dekan: semua HOD diminta beeri perhatian terhadap perkara ini

Requirement & criteria set by MQA/Medical Council be considered when identifying quality objectives (TDA)

TDA mengambil perhatian perkara ini.

Management Review Meeting (MRM): masih ada Jabatan/unit yang tidak menyerahkan laporan prestasi dan tindakan yang perlu diambil (jab yang terbabit)

MR sentiasa mengingatkan semua jab/unit. MRM juga sentiasa merekod jab/unit yang tidak memberikan laporan yang diperlukan.

Dekan: semua HOD terbabit harus beri kerjasama.

Semasa Internal Audit, bilangan NCR mengikut area/proses spt peringkat pengambilan pelajar, peringkat pengajaran, peringkat peperiksaan dan sebagainya perlu ditunjukkan (CIA)

Tindakan sedang diambil oleh CIA untuk mengenaspati, jika ada kelemahan dipelbagai peringkat kurikulum dan pelaksanaan T & L (Seksyen 7 dalam CP).

CIA: telah memberi taklimat kpd semua Jab/Unit ttg hal ini

CP Jabatan/unit juga diletakkan di laman web (spt Manual Kualiti) (jab yg terbabit)

Telah diletakkan kecuali Jab/Unit? CDC - 3 Jabatan masih belum menghantar pindaan

Jabatan terlibat diminta hadir ke bengkel pada 24-25 Nov. untuk selesaikan keperluan ini.

Buku Panduan yang terkini selepas pindaan hasil bengkel curriculum review tidak diedarkan kesemua Jabatan (Pej Akademik)

Telah hantar kpd. Semua Jabatan; Jabatan sila semak TDA mengambil perhatian terhadap perkara ini.

C. Audit Dalaman (5-8 Oktober 2009): Pembentangan oleh CIA (En. Chandran Govindasamy) CIA memaklumkan bhw Audit Dalaman yang telah dijalan adalah berdasarkan keperluan MS ISO9001:2008 dan keperluan lain yang ditetapkan oleh PPSP. Skop audit juga meliputi pengurusan T&L serta pengurusan penyelidikan (yang baru dimasukkan).

RINGKASAN PENEMUAN AUDIT

Bil. Jabatan / Unit / Program Bilangan NCR

Bilangan Cadangan

Penambahbaikan (SFI)


2

3

2. Ketua Pengawal Dokumen (CDC)

1 1

3. Ketua Juruaudit Dalaman (CIA)

0 1

4. Pejabat Pentadbiran

4 2

5. Setor PPSP

3 3

6. Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3)

6 5

7. MD (Elektif)

1 9

8. MD (Ko-Kurikulum)

5 7

9. CFCS

1 2

10. Pejabat Siswazah

15 6

11. Anatomi

4 9

12. Anestesiologi

6 8

13. Biostatistic & Res Methodology

2 7

14. Farmakologi

10 4

15. Fisiologi

6 7

16. Hematologi

7 2

17. Imunologi

2 9

18. Mikrobiologi & Parasitologi

2 5

19.

Neurosains

7 0

20.

Oftalmologi

2 2

21. O & G

12 7

22. ORL-HNS

6 4

23. Otopedik

3 4

24. Patologi

5 4

25. Patologi Kimia

1 9

26. Pediatrik

6 6

27. Pendidikan Perubatan

8 5

28. Perubatan

5 3

29. Perubatan Kecemasan

6 4

30. Perubatan Keluarga

2 2

31. Perubatan Masyarakat

6 7

32. Psikiatri 9 4

TREND PRESTASI INTERNAL AUDIT (Perbandingan dengan tahun-tahun yang lalu) 2006 2007 2008 2009 Bilangan NCR 453 182 182 200 peningkatan NCR (9.9 % ) Bilangan SFI 233 181 179 219 peningkatan SFI ( 20.7 %)

33.

Pusat Genom Manusia 1 4

34.

Radiologi

3 3

35.

Sains Sukan

3 8

36.

Sains Rekonstruktif

5 5

37.

Surgeri 6 2

38.

Grafik

7 6

39.

Makmal Informatik Perubatan (MIP)

3 14

40.

Makmal Pelbagai Guna (MPG)

1 10

41.

Pejabat R & D

0 1

42.

Pusat Kemahiran Klinikal

2 6

43. UKP (AVA)

8 3

44. UKP (Fotografi)

6 5

JUMLAH

200

216

LAPORAN NCR MENGIKUT KLAUSA


(Requirements) Pernyataan Ketidakpatuhan

(NCR) Tempat

(Jabatan / Unit / Program) Bilang

an NCR

%

4.2.1 4.2.2

Documentation Requirements - General

Procedures related to the increase in scope of duties were not incorporated into the quality management system, CP incomplete / being changed / not clear

Akademik, Surgeri, UKP-AVA, Ko-Kurikulum, Perubatan Kecemasan, Mikrobiologi, Pusat Kemahiran Klinikal

8 4.0


Dokumen luaran bukan yang terkini, reference document not available, no/wrong reference nos. of documents, flowchart in CPs wrong, effective date on documents not stated, documents not signed/stamped, obsolete/photocopies of documents being used, amendment of CP not approved, mistakes in CPs, document not available, movement of documents not controlled, Master list not updated

Anatomi, Pediatrik, UKP-Fotografi, Radiologi, Psikiatri, Perubatan Kecemasan, Farmakologi, Imunologi, Ortopedik, Grafik, ORL-HNS, Perubatan, Patologi, CDC, Hematologi, O & G, Siswazah, Anestesiologi, Psikiatri, Radiologi

28 14.00


Records not updated, wrong reference no.of records, no evidence of letters, interview candidates file not updated, record of logbook not available, no reference no. for records, different records with same reference nos., no masterlist of records, records not retrievable, movement of records not controlled

Grafik, Per Kecemasan, Farmakologi, Radiologi, Patologi Kimia, Neurosains, Oftalmologi, Perubatan Keluarga, Siswazah, UKP-Fotografi, UKP-AVA, Psikiatri, Anestesiologi, Pediatrik, MIP, Anatomi, Patologi, Akademik, Sains Sukan, JPM, Surgeri, JPP, Hematologi, Sains Rekonstruktif, O & G

30 15.00

5.1 Management Commitment No meetings for development & implementation of QMS

Siswazah, JPP, Surgeri 3 1.50

5.3 Quality Policy

Not updated, staff not aware of QP

Siswazah

1 0.50

5.4.1 Quality Objectives Tidak jelas/tidak menggambarkan Anestesiologi, Siswazah, Neurosains 3 1.50

aktiviti CP, tidak dikemaskinikan, tiada bukti pengukuran/pemantauan objektif kualiti

5.4.2 QMS Planning No strategic planning for QMS Siswazah 1 0.50 5.5.1 5.5.2


Carta organisasi tidak dipamerkan/carta organisasi yg tidak terkini atau maklumat tidak sama spt dalam rekod senarai staf, tiada JD/ JD tidak dikemaskinikan, responsibility in CP not followed No appointment letter for PK/DC

Pengurusan Tertinggi, Setor PPSP, Siswazah, Pediatrik, UKP-AVA, Per Kecemasan, ORL-HNS, JPM, O & G, Pusat Kemahiran Klinikal, Per Keluarga, Neurosains

13 6.50

5.5.3 Internal Communication

Tiada makluman yang berkesan melalui surat, tiada komunikasi mengenai program ISO / staf tidak tahu/jelas ttg keperluan ISO, memo/surat tiada tarikh/tdtangan, tiada mesyuarat unit

Pediatrik, Perubatan, UKP(Fotografi), UKP-AVA Grafik, Psikiatri, Pusat Genom, Neurosains

8 4.00

5.6 MRM No records / files Anestesiologi, Patologi, Grafik 3 1.50 6.1 6.2 6.2.1

Resource Management - Provision of Resources Human Resources (General)

Inadequate staff for higher workload, No proper files/records of staff data (biodata, courses attended, copies of certificates)

Ko-Kurikulum, O & G, Psikiatri, JPM, JPP, Neurosains, Siswazah

7 3.50


Tiada pemantauan keberkesanan latihan, tiada latihan untuk staf lama, tiada penilaian kompetensi staf, tiada bukti latihan/perancangan latihan

Pentadbiran, Sains Sukan, O & G, Farmakologi, ORL-HNS, Siswazah, Biostatistik, Pediatrik, UKP-AVA, Radiologi, Grafik

13 6.50

6.3

Infrastructure: - inventori dewan/lab, peralatan mengajar, perabot

Tiada alat pemadam api / alat pencegah kebakaran, senarai inventori alat tidak lengkap / tiada,

Pengurusan Tinggi, Pentadbiran, Setor PPSP, Ko-Kurikulum, UKP-Fotografi, UKP-AVA, Akademik, JPM, Imunologi, MIP, Biostatistik, CFCS

12 6.00

6.4 Work Environment

Tidak ikut peraturan keselamatan, bilek pengajaran / pejabat tidak diselenggara, kebersihan tempat kurang memuaskan

Rekonstruktif S, Setor PPSP, Ko-Kurikulum, Fisiologi, Farmakologi, MPG, Neurosains, ORL-HNS, Grafik,

9 4.50

7.1 Product Realization Planning of Product Realization - procedures for delivery of T & L (planning)

Bilangan kali pendedahan kepada kes-kes ortopedik yang direkomenkan dalam Buku Log MMed yang ditetapkan untuk para pelajar mesti di semak semula.

Otopedik 1 0.50

7.2.3 Customer Communication No communication with PG students

O&G 1 0.50

7.3.4 Design & Development Review

No evidence of review done for academic programme

Pediatrik, Hematologi 2 1.00


Prosedur dalam CP tidak dikawal / diikuti, tiada pemantauan pengguna masuk/keluar

O&G, Otopedik, MIP 5 2.50

7.5.5 Preservation of Product Bank soalan tidak dikawal

Akademik, Rekonstruktif Surgeri

2 1.00

7.6 Control of Monitoring & Measuring Devices

Peralatan tidak dikalibrasikan / diselenggarakan

Siswazah, Ko-Kurikulum, Fisiologi, Perubatan, Neurosains, ORL-HNS

6 3.00

8.2.1 Customer Satisfaction Customer satisfaction survey / feedback not done/ not satisfactory

Pentadbiran, Anatomi, Siswazah, UKP-Fotografi, JPM, UKP-AVA

6 3.00

8.2.3 8.2.4

Monitoring & Measurement of Processes / Products

Tiada analisa keberkesanan proses kerja, quality objectives not measured

Patologi, ORL-HNS, JPP, Pentadbiran, Hematologi, O&G, Farmakologi, Psikiatri, Perubatan, Surgeri, Rekonstruktif S, Anatomi, Per Kecemasan, Siswazah

15 7.50

8.3 Control of Nonconforming Product

Students absentism not verified/no action taken, alat rosak tidak dilabel, no records for NC products

Siswazah, JPM, Grafik 3 1.50

8.4

Analysis of Data Required data analysis not done

Surgeri, Elektif, JPP, Hematologi, Akademik, Psikiatri

6 3.00

8.5.2 Corrective action : Tiada tindakan pembetulan, tiada Akademik, Perubatan, Psikiatri, Surgeri, 8 4.00

penggunaan borang CAF Rekonstruktif S, Patologi, Aftalmologi, Per Kecemasan

8.5.3 Preventive action Tiada fail / rekod UKP-Fotografi, UKP-AVA, Otopedik, O&G

4 2.00

JUMLAH

200

100

Perbandingan Tahunan Untuk Klausa Yang Kerap Mempunyai NCR Tinggi

Klausa Keperluan Standard (Requirements)

2006 2007 2008 2009 Bil. NCR % Bil. NCR % Bil. NCR % Bil. NCR %


67 / 453

14.79

35 / 182

19.23

25 / 179

13.97

28/200

14.00


23 / 453 5.08 33 / 182 18.13 26 / 179 14.52 30/200 15.00

5.5.1


32 / 453

7.06

10 / 182

5.49

13 / 179

7.26

13/200

6.50


39 / 453

8.61

17 / 182

9.34

13 / 179

7.26

13/200

6.50

6.3

Infrastructure

22 / 453 4.86 7 / 182 3.84 13 / 179 7.26 12/200 6.00


110 / 453 24.28 7 / 182 3.84 12 / 179 6.70 5/200 2.50

8.4

Analysis of Data 32 / 453 7.06 7 / 182 3.84 10 / 179 5.59 6/200 3.00

LAPORAN NCR MENGIKUT ‘AREA OF SCOPE’

Bil. Area (Based on Curriculum Process Map) NCR Bilangan

%

1. T & L Process - Curriculum UG = 1 PG = 2

UG = 0.50 PG = 1.00

2. T & L Process – Student Intake UG = 2 PG = 2

UG = 1.00 PG = 1.00

3.

T & L Process – Teaching UG = 8 PG = 41

UG = 4.00 PG = 20.50

4. T & L Process - Examination UG = 2 PG = 11

UG = 1.00 PG = 5.50

5.

Support Services (Administration, Management, Technical)

130 65.00

6.

Research Management 1 0.50

JABATAN / UNIT YANG BELUM MENUTUP NCR

BIL. JABATAN / UNIT Bil. NCR

Klausa ISO

1.

Surgeri

6

4.1, 4.2.4, 5.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.2

2.

Psikiatri

9

4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6, 6.2.1, 7.3.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.2

3.

O & G

12

4.2.3, 4.2.4(2), 5.5.1, 6.1, 6.2.2, 7.2.3, 7.5.1(3), 8.2.3, 8.5.3

4.

CDC

1

4.2.3

RINGKASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN :- TAHUN 2006 - 2009

Bil. Jabatan / Unit / Program Bilangan NCR 2006 2007 2008

2009


7

0

0

2

2. Ketua Pengawal Dokumen (CDC)

3 1 1 1

3. Ketua Juruaudit Dalaman (CIA)

4 0 1 0

4. Pejabat Pentadbiran

12 2 3 1

5. Setor PPSP

9 7 1 3

6. Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3)

22 6 3 6

7. MD (Elektif)

22 6 1 1

8. MD (Ko-Kurikulum)

4 2 6 5

9. CFCS

17 1 3 1

10. Pejabat Siswazah

14 1 0 15

11. Anatomi

9 6 7 4

12. Anestesiologi

9 3 4 6

13. Epidemiologi & Biostatistik Perubatan

15 5 0 2

14. Farmakologi

7 4 8 10

15. Fisiologi

22 8 1 6

16. Hematologi

9 1 0 7

17. Imunologi

6 1 7 2

18. Mikrobiologi & Parasitologi P.

6 3 1 2

19.

Neurosains

14 9 5 7

20.

Oftalmologi 9 4 4

2

21. O & G

19 9 13

12

22. ORL-HNS

17 16 5 6

23. Otopedik

16 3 2 3

24. Patologi

10 3 5 5

25. Patologi Kimia

3 0 0 1

26. Pediatrik

9 1 3 6

27. Pendidikan Perubatan

18 5 1 8

28. Perubatan

14 2 9 5

29. Perubatan Kecemasan

8 6 5 6

30. Perubatan Keluarga

10 4 6 2

31. Perubatan Masyarakat

6 5 3 6

32.

Psikiatri

16 5 5 9

33.

Pusat Genom Manusia 3 4 5 1

34. Radiologi 7 4 9 3

JABATAN / UNIT YANG TELAH MEMPERBAIKI SISTEM PENGURUSAN KUALITI DENGAN KETARA : 1) MPG 2) Radiologi 3) Imunologi 4) MIP JABATAN / UNIT YANG PERLU DIBANTU OLEH PIHAK PENGURUSAN TINGGI : Jabatan Surgeri dan Jabatan O & G

35.

Sains Sukan

14 4 2 3

36.

Sains Rekonstruktif

2 7 6 5

37.

Surgeri 15 6 3 6

38.

Grafik

8 3 8 7

39.

Makmal Informatik Perubatan (MIP)

2 1 9 3

40.

Makmal Pelbagai Guna (MPG)

8 5 11 1

41.

Pejabat R & D

11 6 2 0

42.

Pusat Kemahiran Klinikal

6 8 2 2

43. UKP (AVA)

11

4

3 8

44. UKP (Fotografi)

6 6

JUMLAH

453

182

179

200

JABATAN / UNIT YANG BOLEH MEMBAIKI LAGI SISTEM PENGURUSAN KUALITI : Pejabat Siswazah, UKP - Fotografi, UKP – AVA, Jabatan Fisiologi, Jabatan Perubatan,JPP,Jabatan Neurosains dan Jabatan ORL-HNS Jabatan/unit-unit ini boleh dengan usaha sendiri meningkatkan lagi sistem pengurusan kualiti di tempat mereka bagi klausa-klausa tertentu seperti Klausa 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.5.1 dan 7.6 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN KESELURUHAN: A) Sistem Pengurusan Kualiti PPSP : i) tingkatkan kesedaran / kefahaman ISO (polisi, objektif kualiti, dokumen prosedur, proses kerja, rekod dll ) di kalangan staf sepanjang tahun ii) komitmen yang lebih dari semua kakitangan di sesebuah jabatan / unit - agihkan tugas di kalangan staf untuk mengurangkan beban ke atas Pengurus Kualiti, Pengawal Dokumen B) Program Audit Dalaman : - melatih lebih ramai lagi juruaudit dalaman yang baru – kumpulan sasaran : pensyarah dan pegawai sains dan juruteknologis kanan. - mengadakan kursus ' refresher ' untuk juruaudit terlatih. Ini akan membolehkan lebih ramai lagi juruaudit dalam sesuatu pasukan supaya audit yang lebih menyeluruh dapat dilakukan di sesuatu jabatan/unit/program KESIMPULAN Audit dalaman telah dijalankan dengan jayanya dan didapati sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001 bagi PPSP secara amnya adalah memuaskan.

Min 4: Skop, Polisi dan objektif kualiti (Analisa data untuk tempoh 7 Nov 2008 - Sept 2009)

SCOPE OF REGISTRATION

Selaras dengan USM APEX, pengurusan penyelidikan dalam skop pendaftaran ISO9001. MR telah menghubungi pihak SIRIM Bhd berkaitan dengan hal ini. SIRIM bersetuju perkara ini akan dibincang dan dilaksanakan. Namun begitu skop baru ini telah dilaksanakan dan diaudit semasa `internal audit` baru-baru ini (5-8 Okt). Oleh itu skop telah dicadangkan untuk dipinda seperti berikut:

Design and development of education programs and provision of education services at undergraduate and postgraduate levels and management of research and publication

Polisi kualiti adalah dikekal iaitu : `SMS will strive to be a centre of academic excellence by providing the highest standards of medical education and research training`

Objektif kualiti PPSP:

i. To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above). ii. To achieve a passing rate of at least 75% in each undergraduate professional examinations (I, II & III). iii. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. iv. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. v. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. vi. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year. vii. To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

a. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PPSP PROGRAM MD Exam Mei 2009

1. To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above).

PRO I 39.5% PRO II 64.6% PRO III 54.4%

2. To achieve a passing rate of at least 75% in each undergraduate professional examinations (I, II & III).

PRO I 83.5% PRO II 95.4%

PRO III 93.3%

2002

/03;

29.6

2003

/04; 2

5.1

2004

/05; 4

7.2

2005

/06; 4

3.6

2006

/07; 3

7

2007

/08; 3

0.1 2008

/09; 3

9.5

2002

/03; 3

0.3

2003

/04; 4

1.6

2004

/05; 4

7.1

2005

/06; 4

0.2

2006

/07; 4

7.7

2007

/08;

43

2008

/09; 6

4.6

2002

/03; 3

3.5

2003

/04; 4

0.5

2004

/05; 4

5

2005

/06; 4

0.1

2006

/07; 4

6.5

2007

/08; 6

7.8

2008

/09; 5

4.4

0

10

20

30

40

50

60

70

PE

NC

AP

AIA

N (

%)



30% With Grade B and Above

2002/032003/042004/052005/062006/072007/082008/09


Pro 1 Ikhtisas 1 Pro 2 Ikhtisas 2Pro 3 Ikhtisas 3

2002

/03;

81.

6

2003

/04;

87.

420

04/0

5; 9

0.2

2005

/06;

91.

620

06/0

7; 7

9.4

2007

/08;

78

2008

/09;

83.

5

2002

/03;

94.

5

2003

/04;

93.

3

2004

/05;

95.

8

2005

/06;

96.

7

2006

/07;

98.

9

2007

/08;

93.

7

2008

/09;

95.

4

2002

/03;

92

2003

/04;

92.

820

04/0

5; 9

3.3

2005

/06;

92.

6

2006

/07;

97.

5

2007

/08;

100

2008

/09;

93.

3

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100PE

NC

APA

IAN

(%



75% of Students Seating Exams Pass

2002/032003/042004/052005/062006/072007/082008/09

SISWAZAH 1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

86.67%


38.16% CAF diperlukan


66.92% CAF diperlukan

Pro 1 Ikhtisas 1 Pro 2 Ikhtisas 2Pro 3 Ikhtisas 3

BAHAGIAN PENYELIDIKAN 1. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.

71% pada 17/11/09

2. To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

52% (147/279) CAF telah diserahkan

KOMEN DARIPADA DEKAN DAN TIMBALAN DEKAN BERKAITAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PPSP: TDPSLI - Objektif 2 dan 3 sedang diperhalusi. Cuba perbaiki laporan dan data dari Jabatan yang terbabit. Kemungkinan agenda APEX (KPI) dapat tingkatkan prestasi. TDA- W/pun semua objektif tercapai, langkah akan diambil untuk tingkatkan pencapaian gred B ke atas. Peningkatan mungkin disebabkan kurikulum baru yang diperkenalkan. Oleh itu pemantau akan diteruskan untik lihat pencapaian. TDP: Telah jalankan pelbagai pelan strategi mencapai keperluan KPI APEX dan ini semestinya akan bantu pencapaian keperluan objektif kualiti juga. Dekan- Prestasi QMS memuaskan, trend yg baik ditunjukkan. Namun, ada beberapa Jabatan masih belum memuaskan dan perlu diberi perhatian, mungkin kerana komitmen aktiviti klinikal yang berat. PPSP perlu pantau pencapaian ISO9001 selari dengan keprluanKPI APEX. Cadangan: 1. Untuk pemudahkan urusan ISO di Jabatan, satu secretariat ISO diperingkat PPSP akan diwujudkan 2. Perlu dapatkan komitemn dari KJ sendiri untuk memimpin staf Jabatan . Antara criteria perlantikan HOD yg baru ialah punyai kefahaman ISO yang baik. Mungkin perlu menghadiri kursus yng berkaitan. MR- beberapa nama HOD dan AR telah dikemukan kepada sektretariat Kualiti Kampus untuk menghadiri kursus ISO.

b. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN/UNIT. JABATAN/UNIT

OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN (%)YANG DIPEROLEHI

PUNCA (JIKA TIDAK TERCAPAI) TINDAKAN (CAF diserahkan kpd MR)

ULASAN/KEPUTUSAN MRM

Imunologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

100% (1/1) - Diterima


100% (1/1) -


100% (1/1) -

Patologi Kimia To ensure at least 70%

of postgraduate

students successfully

complete their

programmes within the

stipulated duration.

100% (1 out of 1 student)

Diterima



100%

(3 out of 3 final year students)

80% (8 out of 10 lecturers)

Mikkrobiologi -To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. -To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. -To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100%

100%

91.6%

Diterima


To prepare PPSP academic staff members adequately in their multifaceted roles as teachers, researchers as well as administrators of educational program/services by offering at least six faculty development activities throughout the year.

So far, (from January till November 2009) the department of medical education has organized 12 faculty development programmes which exceeds the set target.

Diterima


100%

Diterima

To ensure at least 70% of postgraduate research project findings be presented at scientific meetings.

50%

We have 2 master students last year who just finished their studies July this year, but only 1 master student presented his research findings at the scientific meeting. We have another 3 master students for this year who are currently doing their research, which we will ensure they will present their findings at the scientific meeting.

TDPSLI- Pensyarah boleh menyelia student Jabatan lain atau menjadi co-supervisor. Ukur semula setelah tindakan diambil.

To ensure at least 85% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.

75%

We have 8 lectures at the moments with only 3 master students to supervise. Lack of master students’ leads to a failure to achieve this objective. Initially, we have 9 successful applicants to join the master programme, but only 2 turned up registered, which make this quality objective is impossible to achieve even next year, when these 2 students start their research project. So, we have to change our objective 4 of quality objective. –quality objective

CAF needed unless we change our objective 4

Pusat Genom Manusia

1. At least 80% of Mpath candidates pass in their posting programme.

100% - Terima


50%

Dua org pelajar masih dlm peringkat penulisan tesis dan sepatutnya tamat pengajian pd mid-Disember 2009

Pemantauan berkala oleh penyelia Pelajar dan penyelia perlu peka dengan keperluan Objektif Kualiti (CAF diserahkan)

Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan.

3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientific meeting.

100% - - Terima

4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/co-supervisor) in research/dissertation at

75% Jumlah pensyarah = 4 (seorang drp pensyarah baru, Dr.Teguh Haryo Sasongko mula bertugas 1 Ogos 2009)

Pensyarah baru perlu memohon geran dan menyelia


any one time.

pelajar berkaitan (CAF diserahkan)

Oftalmologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

88.9% - - Diterima


83.6%

- - Diterima

• To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100% - - Diterima

KKKK

To ensure that 90% of students enrolled in Community and Family Case Studies (CFCS) programme pass the examination.

99.15% (234/236)

- - Diterima

Bhg Pentadbiran

1.Mencetak kertas soalan peperiksaan yang telah lengkap isikandungannya yang diterima dari Bahagian Akademik dan

100% Diterima

Bahagian Siswazah PPSP dalam tempoh 48 jam sebelum masa peperiksaan bermula. 2. Memastikan boring pesanan di keluarkan dalam masa 7 hari bekerja setelah menerima permohonan yang lengkap berserta sebutharga dari Jabatan/unit di PPSP

99.2% Diterima

3.Memastikan sekurang-kurangnya 80 % daripada item yang telah dikenalpasti pembelian di bawah vot 35000 dapat diselesaikan sehingga penghujung bulan Ogos.

100%

Psikiatri 1. At least 90% of year 4 and year 5 undergraduate students pass their psychiatric posting

Tahun 4 (2008/2009) – 96% Tahun 5 (2008/2009) – 92%

- - Diterima

2.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

67%

Dr. Suria, Dr. Zaliha telah menangguhkan pengajian atas sebab kesihatan. Dr. Ahmad Qabil telah gagal dalam peperiksaan Part II.

CAF diserahkan



0%

Kajian dissertasi Dr. Ahmad Qabil, Dr. Suria dan Dr. Zaliha masih dalam peringkat penulisan. Dr. Murniyati pula baru naik tahun 4 pada Jun 2009.

CAF diserahkan

Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan. TDP- perlu review semua presnt research finding, mungkin tak mesti hasil disertasi, tapi boleh juga hasil penyelidikan yang lain.


73%

2 orang pensyarah iaitu Dr. Wee Kok Wei dan Dr. Wan Norhaida menjadi pensyarah pada Nov 08 dan Mei 09 (kurang dari 1 tahun).

CAF diserahkan

Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan. TDPSLI - pensyarah junior boleh jadi co-supervisor Dekan- HOD perlu pastikan lecturer terlibat dengan supervision ini. Agihan penyeliaan pelajar perlu saksama.

Anatomi • To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

0% Kelewatan permohonan geran penyelidikan yang seterusnya menyebabkan kelewatan memulakan kerja penyelidikan pada tahun 2 pengajian

CAF diserahkan

Dekan: tempoh stipulated perlu dikaji semula untuk tunjukkan qualiti sebenar pencapaian. Jika tak tercapai perlu cari langkah penambahbaikan. - Perlu ukur kepada setiap program Mmed, Phd, MSc.

• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

0% Pelajar masih belum menamatkan pengajian dan masih dalam peringkat pengumpulan data

Ukur semula pencapaian


83% - Diterima

Perubatan Keluarga

• To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

80% - - Diterima

• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. • To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate

23% (3/13 final year candidates)

pelajar lambat memulakan kajian yang menyebabkan mereka tidak sempat

4 CAF diserahkan


student in research/ dissertation at any one time.

Jab Perubatan To achieve at least 80% of undergraduate students pass Internal Medical postings

100%

- Diterima


100%


100%


100%

Bhg R&D Sekurang-kurangnya 95% Surat Perakuan menjalankan penyelidikan dapat dikeluarkan kepada pemohon dalam tempoh 5 hari bekerja selepas mesyuarat JKP bagi kes yang lulus tanpa syarat

100% (3/3) - - Diterima

JPM UNDERGRADUATE: At least 90% of undergraduate students pass the end of Preventive Medicine Posting assessment POSTGRADUATE: At least 70% of final year postgraduate candidates present their research findings at any scientific meeting At least 70% of postgraduate students successfully complete their studies within the stipulated duration At least 80% of lecturers shall supervise (main or co-supervisor) a minimum of one postgraduate student in research or dissertation at any one time

96.4% (188/195) 100% 72.7% (8/11) 84.2% (16/19)

- Diterima

CSC To ensure that 70% of undergraduate students acquire clinical skills within the duration of each block in the phase II curriculum in the following areas: Foundation, CVS, Respiratory, GIT, GUT, Reproductive and Musculo-Skeletal Blocks.

95% - - Diterima

Pediatrik UNDERGRADUATE At least 80% of undergraduate (phase II MD) clinical teaching will be conducted within the scheduled time.

POSTGRADUATE At least 90% of clinical teaching will be conducted within the same month scheduled. At least 70% of postgraduate (phase III MMed) research projects shall be presented at scientific meeting or published in any medical journal.

89%

97.9%

100%

Diterima

Unit Sains Sukan

-At least 80% of the postgraduate students successfully complete their studies

-At least 90% of the academic staff is the principal investigator of a research grant -At least 80% of the academic staff supervises one postgraduate student in a research project at any one time.

100% (4/4)

100% (5/5)

100% (5/5)

Hematologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

Tidak diukur

No final year student this year sitting for exam.

Ukur semula apabila ada pelajar


100% Diterima


100%

ORL-HNS At least 80% of undergraduate student pass their end of posting assessment.

100% -


75% - Diterima


100%


91.6%

Perubatan Kecemasan


100%

Diterima


0%

Sukar pantau pelajar yang sudah graduat untuk kembali ke jabatan. Tak sempat present semasa tempoh kursus.

TDPSLI: cadangan untuk present awal. Perlu ukur semula


100% - Diterima

Patologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

100%

- Diterima


50%

Perlu serahkan CAF


100%

- Diterima

Fisiologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

Tidak diukur

Tidak dapat ditentukan lagi kerana pelajar masih dalam tempoh pengajian mereka

Perlu ukur setelah cukup tempoh


100% - Diterima


100% - Diterima

MPG 80% penyediaan peperiksaan OSCE/OSPE (Pra Siswazah) di makmal pelbagai guna dapat dilaksanakan dalam masa yang ditetapkan setelah menerima borang permohonan & persediaan peperiksaan.

100%

- Diterima

Pejabat Akademik

Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran seminggu sebelum blok bermula untuk

100%

- Diterima

diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.

Ortopedik To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

85%

- - Diterima


75%

-


94%

-

Bhg Siswazah 1. 90% penghantaran disertasi kepada Pemeriksa Dalam dilakukan dalam masa 3 hari bekerja selepas senarai diluluskan oleh Majlis PPSP.

100%

- Diterima

2. 90% penyerahan kertas soalan kepada Unit Peperiksaan mempunyai `zero defect` dari segi format.

100%

-

Anestesiologi • To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

75%

DIterima

• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

100%

-


100%

-

Neurosains To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

83.3%

- Diterima


100% --


100% Diterima

Unit Sains Rekonstruktif


100% Diterima


100%


100%

TDPSLI perlu menyemak semula objektif kualiti Program Siswazah (yang juga digunapakaim oleh Jabatan tertentu) iaitu berkaitan tempoh pengajian (setiap jenis program sama ada penyelidikan dan `mixed mode`) supaya lebih mudah diukur dan menepati kualiti sebenar.

Min 5: Laporan analisis maklumbalas pelanggan

JABATAN RUMUSAN ANALISIS

TINDAKAN (Jika ada ketidakpuasan

pelanggan, direkodkan dalam Jadual CAF)


Top Management PPSP (Data

dipantau oleh Bhg Pentadbiran)

1. Tahap perkhidmatan yang diterima di Pejabat Dekan adalah. (Pencapaian : 98.84%) 2. Tahap perkhidmatan yang diterima di Pejabat Timbalan2 Dekan (Pencapaian : 96.53%) 3. Tahap perkhidmatan yang diberikan di Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia (Pencapaian : 96.06%) 4. Staf di Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia memberi memberi perkhidmatan yang responsive. (Pencapaian : 93.64%) 5. Staf di Bahagian Pejabat Akademik menjalankan tugas dengan (Pencapaian : 98.25%) baik dan teliti.

6. Perkhidmatan yang diberikan di Bahagian Siswazah adalah (Pencapaian : 97.10%)

7. Perkhidmatan yang diberikan di Unit AVA adalah (Pencapaian : 97.42%)

8. Perkhidmatan yang disediakan oleh Staf dan Makmal Informatik (Pencapaian : 96.53%) (MIP) adalah

9. Hasil kerja dan layanan staf di Unit Grafik adalah (Pencapaian : 92.48%)

10. Tahap perkhidmatan di Stor Pusat adalah (Pencapaian : 94.79%) 11. Tahap perkhidmatan keseluruhan Bahagian

- Analisis Kepuasan Pelanggan PPSP diteima sebagai memuaskan. Sebagai peringatan, analisa data perlu mengambilkira bilangan responden/sampel mencukupi secara statistik.

Pentadbiran (Pencapaian : 95.95%) PPSP adalah Secara keseluruhannya kajian kepuasan pelanggan Bahagian Pentadbiran, PPSP di bawah Pejabat Dekan telah memenuhi kehendak pelanggan.

Bhg Pentadbiran Cadangan pemakaian tanda nama untuk staf di

kaunter Bahagian Pentadbiran.

1 CAF di keluarkan

Ukur keberkesanan tindakan pembetulan

Bhg R&D 1) Aduan pelanggan daripada Kotak aduan tidak diterima dalam tempoh 1 Jan.- 30 Sept.2009

2) Maklumbalas Pelanggan bagi tempoh Jan.- Jun 2009 masih dalam proses analisis dan belum lagi dibentangkan diperingkat Unit/Bahagian.

- 2.Belum ada tindakan yang perlu diambil

Buat analisa data untuk laporan a/dtg.

Pusat Kemahiran Klinikal (CSC).

1 Nov. 2009: Analisa Questionaire blok Genitourinary.- - 37.5 % training in CSC is edequate. - 47.2 % Training in CSC improves my comunication skill. - 53.3 % Analysis of X-rays KUB. - 53% Training in the CSC improve my self confidence to see the real patient in the wards.

1. Hantar tutor guideline bersama handout kepada tutor yang terlibat dengan sessi pengajaran tersebut seminggu sebelum sessi pengajaran bermula. 2.- Mesyuarat jabatan 1 Nov. Memutuskan untuk mengadakan 1 ( satu ) bengkel training the trainers untuk semua blok. Tentative date Mac. 2010.

Buat analisis kepuasan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil

Per Keluarga 1.Prasiswazah: Block : Preventive Medicine and Primary Care (Student Feedback :Family Medicine 2008/2009)Under graduate programme: a. Duration – inadequate. Students suggest separation with community medicine. b. Content – (lectures, seminars, case discussion) -request to bring all seminars and practical in the first week and to start the block with family medicine c. No guidelines for procedures and how to answer OSCE, help to be more structured .

-To bring in the next curriculum review and briefing was given to student in order to use the time given effectively esp. during on-call, self study and using internet/ e-learning. -GP posting had already changed to morning session (increase from 3 hours to 5 hours) for 2009/2010 sessions. - The issue had already been discussed in the Department /

Buat analisis kepausan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil

2. Siswazah:Part 1 : Intensive course:Lecture on Writing good case write-up better to held during orientation

lecturer meeting 1. Investigation will be done in this term to ensure the problem really happen. 2. Discussion and meeting with representative from community medicine already done and will be done from time to time to solve the problem (either to separate/reconstruct the block). 3. Discussion and opinion from TDA Reconstruction of the timetable – for 2009/2010 session. - The block starts with FM for 3 weeks followed by CM for 2 weeks. Seminars are held on every Thursday and practical session on the third week. -Instruct student to use the case discussion handbook for consultation (as a practice). -Develop Module (in progress). Related modules will be given to the students during practical session. 2. Agree to provide basic family medicine topics and good skills in writing family case study –a day after orientation day for the next session. Had a small meeting at department level to review the training of the M.Med family medicine and had made few changes. -More session on practice diary and workshops for the year 3

Imunologi `Client survey telah dilakukan dan hasilnya tiada ketidakpuasan pelanggan direkodkan

OK Diterima


So far, based on result of our client survey, none of them dissatisfied with our service.

OK Diterima

Pusat Genom Manusia

Penghawa dingin di makmal utama penyelidikan yang menempatkan juga pelajar postgraduate tidak berfungsi dgn elok.Keadaan menjadi semakin panas terutama selepas waktu pejabat. Dicadang mendapatkan split air-cond utk keselesaan semua

Surat telah dihantar dan pemohonan split air-cond telah diluluskan oleh PPSP dan Jabatan Pembangunan telah dimaklumkan untuk memasang split air-cond. Split aircond telah dipasang

Selesai

FISIO Tiada aduan pelanggan melalui kotak aduan diterima. Melalui survey yang dibuat keatas pelajar selepas setiap blok pengajaran menunjukkan pelajar berpuashati dengan pengajaran yang diberi.

OK Diterima

KKKK

Students’ feedback in 2008 indicates the following patterns: -91.0% gave a high score for usefulness of CFCS teaching -95.7% gave a high score for usefulness of community residency programme -91.8% gave a high score for satisfactory supervision by academics iv. 97.9% gave a high score for CFCS promoting cordial relationship among students and between students and the community. Overall response shows that only 7 students out of 233 (3.0%) gave low mark response to all the four domains above. Only a small proportion of students (ranging from 2.1%-9.0% in each PBL group) disagree with the mode of CFCS teaching Keseluruhan tiada ketidakpuasan pelanggan

OK

Diterima

Anatomi ’Client survey telah dijalankan dan telah dianalisa. Tiada ketidakpuasan pelanggan dijumpai.

Ok Diterima

Akademik a)FLM – the material should be given before hand (photocopied version) since the crowdedness of students to read the FLM materials on the table are not enough compared to our numbers.

provide discussion points during FLM session so that students can just come to FLM for discussion (among students/with doctors) instead of merely taking pictures of the FLM materials

Laporan diterima melalui email dpd Prof Faridah Rashid

TDA perlu bincang dgn Bhg Akademik untuk resspon kpd cadangan Prof. Faridah.

Chem Path.

“Client survey” telah dilakukan oleh pihak Jabatan dan pihak kami mendapati secara keseluruhan para pelajar sangat berpuashati dengan perkhidmatan yang telah diberikan

OK Diterima

CSC Blok GUT: hanya 37.5% setuju latihan di CSC mencukupi. 47.2% setuju latihan di CSC meningkatkan kemahiran komunikasi. 53.3% faham analisis Xray KUB dan 53% setuju latihan di CSC meningkatkan keyakinan diri utk melihat pesakit di wad.

1. Inadequate training sessions: to discuss with the block coordinator. 2.Menghantar tutor guideline bersama handout kpd tutor yg terlibat dgn sesi pengajaran seminggu sebelum sesi pengajaran bermula. 3. Encourage student to come on their own time to practice For coming session will be handle by radiologist from radiology department. 3. Mesy jab pada 1 Nov memutuskan utk mengadakan 1 bengkel `Training the Trainers` utk semua blok (dijangka Mac 2010).

Pemantauan berterusan perlu dilakukan. Buat analisis kepuasan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil

Ko-K/ Elektif Ko-K: Secara keseluruhan para pelajar berpuashati dengan aktiviti Ko-K yang telah dijalankan dalam siding akademik 2008/09. Selain `questionares`, beberapa komen pelajar iaitu; program ko-K dipelbagai, tambah aktiviti badan beeruniform, Big Sib tidak disenaraikan sebagai satu dpd aktiviti Ko-K,

OK Diterima

tempat berkawat yang berbatu, peralatan yang tidak cukup (fotografi & sukan sqyash) dan dewan badminton bertindih dgn aktiviti lain semasa program ko-k berjalan. Elektif: Dari maklum balas 43 pelajar, kesemua komponen/soalan yang dikemukakan menunjukkan kepuasan pelajar melebihi 50%.

Jab Perubatan Peralatan mengajar, bilangan kakitangan akdemik, bilangan kakitangan sokongan, tahap perkhidmatan yang diterima oleh pelanggan, bilik pensyarah/kakitangan lain, masa dan aktiviti T&L, latihan dan kerjasama yang diberikan kpd pensyarah utk T&L, tindakan susulan yang diambil oleh Jabatan terhadap sesuatu cadangan/komen dan system mentor/mantee. Rumusan: Terdapat 4 bidang yng dikenalpasti untuk peruntukan RM10

Serah 4 CAF Ukur keberkesanan tindakan yang telah dilakukan.

Psikiatri 1. MD, Fasa III – Majoriti berpendapat posting psikiatri sangat menarik dan ada yang mencadangkan agar tempohnya dipanjangkan. 2. Mmed (psychiatry) – Secara keseluruhannya pelajar berpuashati. Aspek yang harus diberi perhatian ialah ketepatan masa (skor 62%) yang hanya melibatkan 10% pensyarah Jabatan ini.

1. Menambah tempoh posting psikiatri adalah tidak sesuai kerana ia akan melibatkan seluruh posting fasa III. Mungkin juga pelajar merasa seronok kerana posting kurang stress berbanding posting lain. 2. Pihak jabatan akan sentiasa menekankan ketepatan masa dari masa kesemasa untuk melicinkan lagi program ini.

Maklum semula kpd pelajar bhw isu telah selesai.

ORL-HNS

“Client survey” telah dilakukan oleh pihak Jabatan dan pihak kami mendapati secara keseluruhan para pelajar sangat berpuashati dengan perkhidmatan yang telah diberikan oleh pihak Jabatan.

Ok Di terima

Hematologi Survey telah dijalankan dan hasil mendapati tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima

Pediatrik Tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima

Patologi Tiada ketidakpuasan Perubatan Kecemasan

Survey telah dijalankan dan hasil mendapati tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima.


Tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima. Ok Di terima

JPM Calon sarjana kesihatan awam tidak berpuashati dengan keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial.

Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09).

Tindakan susulan dgn KPP (bajet 2010)

Min 6: Laporan `non-conforming products/services` (NCP) JABATAN NCP Tindakan yang diambil

(Direkodkan dalam Jadual CAF)


Neurosains

MCQ program MD: soalan tidak sesuai Tindakan telah diambil Jabatan, MCQ telah dibuat dan koordinater telah dimaklumkan

Dah buat new MCQ Diterima

Mikrobiologi -infrastructure and learning environment, logbook utk program MPath 1 tidak lengkap dan sesuai. Pengajaran MPath Part 2 spt journal club tidak berkesan.

yr 2 students should follow ICU rounds, revision on exam questions with lecturer and bench round with microbiologists on call dan frequent journal club. CAf diserahkan.

Diterima dan Ukur semula untuk menentukan keberkesanan tindakan yang diambil

JPM Calon sarjana kesihatan awam tidak berpuashati dengan keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial.

Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09

KPP memaklumkan bhw hal ini akan ditentukan melalui peruntukan akan datang

Pej. Akademik clinical video presentations – some of the videos are too old and not functioning normally.

Perlu diganti. TDA akan membuat tindakan susulan.

Patologi pathology museum (library) – only wet specimens are available there but there’s no explanation to those specimens.

Wakil patologi memaklumkan bhw Internet link` has been provided by Pathology Dept

Dipersetujui

for all materials Oftalmologi Aktiviti pelajar-pelajar di Wad Oftalmologi

tidak diselia oleh mana-mana pensyarah pada 11 Oktober 2009

Perbincangan bersama Ketua Jabatan telah dijalankan dan keputusan telah diambil untuk memastikan aktiviti para Pelajar Perubatan tahun 4 (Posting Oftalmologi) akan diselia oleh seorang jururawat terlatih. Memorandum berserta aktiviti-aktiviti yang perlu dijalankan semasa di dalam wad telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan oftalmologi kepada Ketua Jururawat Wad 2 Utara.

Dipersetujui dan pantau keberkesanan tindakan yang diambil.

Perubatan Keluarga

-class cancelled / unprepared esp. by new lecturer due to change of usual time for intensive course, not enough lecturers available (many lecturers have already went for Scientific Conference / clashed with vetting in UKM/UM), new lecturers need to handle it/ replace –lack of preparation and also clashed with other academic teaching. -Part 1, 2 and 3 May 2009 Exam: Percentage of failures in exam is high in all M.Med exam

- Had already discussed in the department meeting : lecturer who get any problem -must find replacement (either get other lecturer (please provide the materials if any) or use other time to replace the class) and inform the coordinator at least 2 days before class.

Dipersetujui dan perlu pemantauan keberkesanan tindakan. Perlu bincang dgn TDPSLI untuk mengambil tindakan sewajarnya.

HGC Pengwaha dingin di makmal utama ygn menempatkan pelajar PG tidak berfungsi dengan elok. Keadaan menjadi panas tertuama selepas waktu pejabat..

Dicadangkan mendapat 1 split air-cond` untuk keselesaan CAF telah diserahkan

Dah selesai

Min 7: Laporan tindakan pembetulan (CAF): JABATAN KETIDAKPATUHAN PUNCA TINDAKAN PEMBETULAN ULASAN/

KEPUTUSAN MRM

Fisiologi

Teknik pengajaran yang kurang memuaskan.

Pensyarah baru yang belum mendapat pendedahan dari segi teknik pengajaran

-pensyarah baru harus menghadiri kuliah yang disampaikan oleh pensyarah senior.

- Libatkan pensyarah berkenaan dengan bengkel P&P yang berkaitan - Nilai kompentensi staf.

1. Pintu keluar masuk makmal menggunakan pintu yang sama. 2. Alat pemadam api berada di luar makmal. 3. Susun atur meja makmalmenyekat laluan semasa kecemasan. `Emergency shower` tidak diselenggara dengan baik.

Tidak jelas semasa meminda CP dari versi 2000 ke 2008.

1. Permohonan kpd pihak UKP-HUSM mengadakan satu lagi pintu. Kerja-kerja ubahsuai sedang dijalankan 2. UKP telah menambah 2 lagi alat pemadam api di dalam makmal penyelidikan. Satu dibhgn blkg dan satu lg dibhgn depan makmal 3. Permohonan kpd UKP-HUSM supaya diubah. Masih belum ada maklumbalas daripada UKP. 4. Permohonan kpd UKP-HUSM supaya diselenggara. Pihak UKP telah mencadangkan supaya, ’emergency shower’ di tarik seminggu sekali dan dibiarkan selama setengah jam. Ini bertujuan untuk mengeluarkan mendapan karat yang ada di dalam paip air tersebut,

- Isu yang belum selesai perlu tindakan hingga selesai

Tiada èkzos fan` yang memadai dalam Bilik Cuci. 6. Menggunakan rujukan dan lamiran yang lama dalam CP, 7. Seksyen `definasi` dalam CP tidak jelas dan lengkap. 8. Cartaalir untuk program MSc/PhD tidak jelas dan tidak mempunyai rekod yang khusus. 9. Susun atur maklumat dalam fail bercampur aduk – menyukarkan untuk mendapatkan maklumat yang dikehendaki. 10. Maklumat pertukaran dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna. 11. Kandungan Fail Ìnternal Audit Report`

Kurang pemantauan. Kurang kefahaman mengwujudkan carta alir. Rekod aktiviti pengajaran Mmed bercampur dalam fail rekod untuk program MD. - tiada rekod yang khusus mencatat pertukaran atau perubahan jadual waktu. -rekod yang disimpan

5.rmohonan kpd UKP-HUSM supaya dibekalkan (14/10/09). Masih belum menerima sebarang maklumbalas 6.Dokumen lama dilapokkan. 7. Perkataan `completion` telah ditambah dalam `definasi`. 8. Ubahsuai carta alir dan menambah maklumat mengenai CP dan takrifan pengajian sesaorang calon dan mengwujudkan satu borang catatan kedudukan calon. 9. Pengasingan rekod aktiviti pengajaran dan jadual pengajaran bagi Mmed dan program MD. 10. Mengwujudkanborang untuk merekod semua perubahan/pertukaran jadual waktu serta cadangan pensyarah yang terbabit. 11. Fail `NCR Form` dimansuhkan dan fail Ìnternal Audit Report` dikekalkan. 12. Prosedur yang diperlukan

dan fail `NCR Form` adalah sama. 12. - Proses perlupusan sisa klinikal dan bahan kimia tidak didokumenkan dengan sempurna.

dalam kedua-dua fail adlah berkaitan ketidakpatuhan. Tiada prosedur khusus untuk kendali bahan `hazard`

telah di dokumen dalam `departmental guideline` jabatan dan perlupusan bahan kimia adalah mengiakut prosedur yang ditetapkan oleh UKKP.

JPP - Tiada pelajar sarjana yang bentang di persidangan saintifik. -Tidak mencapai sasaran penyelian pelajar. - Tiada dokumentasi yang menerangkan program latihan penambahan kompetensi staf secara menyeluruh.

- Pelajar tidak yakin. - Kekuangan pelajar. - Program latihan diuruskan sendiri diperingkat jabatan dan tidak diselaraskan dipeingkat PPSP dibawah kelolaan JPP.

-perbincangan dengan penyelia/pensyarah yang berpengalaman. -seorang pensyarah sebagai main dan pensyarah lain sebagai co- Mengambil lebih ramai pelajar. - Mesyuarat di peringkat PPSP untuk menyelaraskan program latihan untuk semua staf akademik dan bukan akademik.

TDPSLI -Supervisor perlu ambil lebih perhatian dan memainkan peranan masing2. - perlu pemantauan selepas kursus Isi borang yang disediakan.

Pengerusi Fasa III MD Penyelia tidak pantau buku Log pelajar, Tiada sesi vetting di sesetengah jabatan; tiada sistem penggunaan soalan daripada bank soalan. Tidak menganalisa data soalselidik pelajar.

Tiada makluman secara rasmi dpd Bhg Akademik. Jabatan hanya dimaklumkan melalui mesyuarat sahaja dan beberapa jabatan tidak hadir mesyuarat.

- perlu penyelarasan antara pengerusi Fasa, Akademik dan TDA

Psikiatri Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No. 2 tidak tercapai (pencapaian 67% berbanding sasaran yang ditetapkan 70% pada sesi akademik 2008/2009)

Dr. Suria, Dr. Zaliha telah menangguhkan pengajian atas sebab kesihatan. Dr. Ahmad Qabil telah gagal dalam peperiksaan Part II.

Pelajar baru perlu mendapatkan nasihat menyeluruh daripada Penasihat Akademik pada awal kursus. Penyeliaan akademik setiap calon akan ditingkatkan untuk mengelak gagal dan meningkatkan kadar kelulusan.

Perlu ukur semula objektif 2

Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No.3 tidak tercapai (pencapaian 0% berbanding sasaran yang ditetapkan 70% pada Julai 2009)

ajian dissertasi Dr. Ahmad Qabil, Dr. Suria dan Dr. Zaliha masih dalam peringkat penulisan. Dr. Murniyati pula baru naik tahun 4 pada Jun 2009.

Jabatan bercadang menggalakkan pelajar siswazah 1. membentangkan ”preliminary findings” kajian dissertasi mereka diperingkat awal Tahun4 2. membentangkan kajian mereka yang telah selesai sebelum menamatkan pengajian

Perlu ukur semula objektif berkaitan

Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No.4 tidak tercapai (pencapaian 73% berbanding sasaran yang ditetapkan 80% pada Julai 2009)

2 orang pensyarah iaitu Dr. Wee Kok Wei dan Dr. Wan Norhaida menjadi pensyarah pada Nov 08 dan Mei 09 (kurang dari 1 tahun).

Jabatan bercadang menggalakkan pensyarah lain mengambil pensyarah yang junior sebagai co-supervisor

Perlu ukur semula objektif berkaitan

CSC

1.Training in CSC is edequate (37.5%). (20/03/09) 2. Training in CSC improves my communication skill. (47.2%). (20/03/09) 3. Analysis of A-Rays KUB (53.3%). (20/03/09)

Inedequate training session due to time, big group of student and inadequate tutor.

Inadequate training sessions. To discuss with the block coordinator. Mesyuarat Jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010 Encourage student to come

Lakukan tindakan susulan Lakukan tindakan susulan

4. Training in the CSC improve my self confidence to see the real patient in the wards (53.3%). (20/03/09)

Due to not enough time during the session

on their own time to practice For coming session will be handle by radiologist from radiology department. Encourage student to come on their own time to practice Due to not enough time during the session

Inadequate training sessions.

• Time • Group of student

(12-18) • Tutor

Not enough room, equipment, tutor for clinical teaching at CSC. Speciality background example –x-ray to be teach by radiologist

To sent tutor guideline together with the handout to the respective tutors 1 week before the session and the student was devide to the smaller group.

Lakukan tindakan susulan

Peperiksaan OSCE tertangguh, tiada orang untuk buka bilik peperiksaan neuro di Skill Lab @2pm.

Salah faham komunikasi, kunci telah diserahkan kpd Jab berkenaan sejak 2005. Kunci pada hari tersebut dipegang oleh PAR Jab berkaitan.

Maklumbalas aduan telah dijawab melalui email kpd Staf berkaitan. Penerangan jelas diberikan

Selesai

Pusat Genom Manusia Objektif Kualiti ke 2 tidak tercapai (50% tetapi sasaran adalah 70%) Objektif Kualiti ke 4 tidak tercapai (75% tetapi sasaran adalah 80%)

Dua org pelajar masih dlm peringkat penulisan tesis dan sepatutnya tamat pengajian pd mid-Disember 2009 Belum ada maklumat

abatan bila tesis dapat diserahkan (Penyelia utama sedang cuti sabatikal) Jumlah pensyarah = 4 (seorang adalah pensyarah baru,

Penyelia perlu memantau prestatsi pelajar supaya dapat menamatkan pengajian dalam tempoh yang ditetapkan. Surat peringatan mengenai keperluan Objektif Kualiti jabatan perlu dihantar kepada penyelia dan pelajar Permohonan geran telah dibuat oleh pensyarah tersebut dan proses permohonan perlantikan

Lakukan tindakan susulan

Dr.Teguh Haryo Sasongko mula bertugas 1 Ogos 2009).

sebagai co-supervisor kepada pelajar PhD (Rani Ab.Qawee) senang diproses

Penghawa dingin di makmal utama penyelidikan yang menempatkan juga pelajar postgraduate tidak berfungsi dgn elok.Keadaan menjadi semakin panas terutama selepas waktu pejabat. Dicadang mendapatkan split air-cond utk keselesaan semua

Penghawa dingin yang sedia ada sentiasa bermasalah dan tidak mampu menampung keselesaan suhu di dalam makmal yang agak luas dengan bilangan pelajar yang ramai

Permohonan split air-cond kepada pihak PPSP telah dibuat (surat bertarikh 21/4/09) dan telah diluluskan/dipasang.

Selesai

Per Keluarga Tidak mencapai sasaran pembentangan penyelidikan di persidangan saintifik oleh pelajar sarjana. Prasiswazah: Block : Preventive Medicine and Primary Care (Student Feedback :Family Medicine 2008/2009)Under graduate programme : a. Duration – inadequate. b. Content – (lectures, seminars, case discussion) -request to bring all seminars and practical in

Penyelidikan tidak berjalan dengan lancar / mengikut perancangan kerana masalah pelajar yang lambat memulakan kajian Pengawasan yang tidak ketat oleh supervisor Gazetted by the University in the last curriculum review. Inadequate to cover primary care common

Students suggest separation with community medicine Students request to start the block with family medicine


the first week - No guidelines for procedures and how to answer OSCE, help to be more structured. 2. Siswazah: Part 1 : Intensive course : Quality of teaching – overall satisfied but need improvement – class cancelled / unprepared esp. by new lecturer b. Lecture on Writing good case write-up better to held during orientation 3. Part 1, 2 and 3 May 2009 Exam:

Percentage of failures in exam is high in all M.Med exam

topics with short duration. Students blamed that a lot of their time was used for searching/ to do investigative / EBM presentations (Com. Med). -Seminars and case discussion were done in the last week, in order to tune back their knowledge and practical in a correct way/ understanding, but the students felt other way around. Majority of the notes/audiovisual for procedures/ practical sessions already uploaded in the e-learning but they had problem with the internet server. Root cause: -change of usual time for intensive course, not enough lecturers available (many lecturers have already went for Scientific Conference / clashed with vetting in UKM/UM). -new lecturers need to handle it/ replace –lack of preparation, also clashed


with other academic teaching. -Lack of preparation by the students

Anatomi Gagal mencapai Objektif kualiti no.1 tahun 2009 (`to ensure at least 70% pf PG students successfully complete their programmes within the stipulated duration`)

Kelewatan pelajar mengemukakan permohonan untuk mendapatkan geran penyellidikan untuk membolehkan mereka memulakan kerja penyelidikan pad tahun 2 pengajian.

Penyelaras program perlu memastikan permohonan geran penyelidikan dapat diserahkan pada awal semester 2. Perbincangan telah dijalankan dengan penyelaras program.


Oftalmologi Keputusan Peperiksaan Sarjana Perubatan (Oftalmologi) Mei 2009 tidak memuaskan.

a) 50% pelajar Fasa I gagal (12 calon) b) 100% pelajar Fasa II gagal (1 calon)

1. Sesi post mortem peperiksaan

- penekanan mengenai teknik menjawab soalan dan persediaan pelajar

2. Analisa soalan peperiksaan - hasil analisa dibincang diperingkat jabatan 3. Temuduga prestasi calon dijalankan secara berkala merangkumi laporan penyelia, buku log, laporan kes (penerbitan) dan laporan kemajuan disertasi Kursus Intensif bersama Profesor Kunjungan setiap 6 bulan sekali


2. Aktiviti pelajar-pelajar di Wad Oftalmologi tidak diselia oleh mana-mana pensyarah pada 11 Oktober 2009

a)Pelajar tidak mengikut jadual yang ditetapkan b)Tiada penyeliaan terhadap para pelajar di Wad 2 Utara

Persembahan Kes Klinikal secara lebih teratur dan sistematik. Memorandum berserta aktiviti yang perlu dijalankan oleh para pelajar semasa di wad telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan kepada Ketua Jururawat Wad 2 Utara.

JPM Keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial tidak memuaskan.

Pihak pentadbiran jabatan terlepas pandang pada keperluan berkenaan

Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09).

TDA- peruntukan baru LCD telah ada untuk diagihkan. Jabatan perlu ambil tindakan sususlan.

Unit Biostat & Metodologi Penyelidikan

Did not achieve objective quality no2 ie. Only 50% (1/2) final year student presentedat conference

The student was a weak and not well motivated. He failed the first year viva.

He was regularly advised by both the supervisor and co-supervisor but still did not comply. The student has to present at least a paper at any scientific meeting before viva starting from this current academic session.


JPP Objectiver quality: only50% (1/2) presented his research Jabatan,

Student lack confident to present his research finsigns at the scientific meeting.

Dept will ensure all students present their research findings.


TDP/R&D

Objektif kualiti PPSP no. VII (author penerbitan) tidak tercapai

48% tiada maklumat sebagai author mana-mana penerbitan

1.Pembentukan sekretariat khas pemanataun KPI 2. Membuat peringatan susulan tentang kemiskini data. 3. Membuat edaran borang kemaskini maklumat maklumat penerbitan kdpd semua pensyarah melalui email. 4. Pengambilan 2 staf (Pembantu Tadbir) khas untuk mendapatkan maklumat teerkini daripada pensyarah.

- sukar bg pihak R&D untuk dptkan nama co-author terutamanya. -akan diukur semula selepas data diperolehi. Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil

Neurosains MCQ untuk penilaian Tahun 4 terhad

Hanya menggunakan soalan bank

MCQ yang baru telah ditambah

Selesai

TDPSLI (Bhg Siswazah)

Objektif kualiti PPSP tidak tercapai: 1. Objektif No. IV (Student present): 38.16% 2. Objektif No. V (lecturer supervise): 66.92%

1.Maklumbalas dari pelajar tahun akhir bagi mendapatkan maklumat menghadiri pembentangan tidak diperolehi sepenuhnya w/pun borang didarkan kepada calon. 2. Maklumat penyeliaan pensyarah dalam rekod siswazah tidak merangkumi [enyeliaan pensyarah bagi pelajar luar PPSP

1. maklumat pelajar menghadiri pembentangan akan diperolehi dari dua sumber iaitu pelajar dan dari jabatan untuk rekod penyeliaan.


Min 8: Laporan tindakan pencegahan (PAF). JABATAN KEMUNGKINAN

KETIDAKPATUHAN

KEMUNGKINAN PUNCA TINDAKAN ULASAN/ KEPUTUSAN

MRM

Pengerusi Fasa 1 (AP Siti Amrah)

Trend menurun objektif kualiti Fasa 1 (w/pun masih mencapai sasaran yang ditetapkan). Untuk mengelakkan daripada terus menurun tindakan pencegahan dicadangkan.

Kelamahan pada pemantau aktiviti akademik, prasarana, kekurangan tenaga pengajar dalam bidang tertantu, bilangan pelajar dan bimbinangan pelajar

Untuk mengatasi supaya pencapaian onjektif tidak terus menurun hingga tidak mencapai sasaran, bebrapa tindakan dicafangkan spt beriktu: Aktiviti Akademik 1.1 Menyediakan “Blue Print” dan

“Standard Setting” bagi Program Pengajian Fasa 1 dengan menganjurkan bengkel bersama Jabatan Pendidikan Perubatan

1.2 Menyediakan “Buku log pelajar” bagi pengajaran histologi semasa Sesi Demo dan Diskusi Anatomi oleh Jabatan Anatomi

1.3 Mengadakan semula SGD bagi pengajaran Fisiologi

1.4 Memastikan setiap pelajar memiliki Buku Teks Wajib (senarai buku teks wajib akan dikeluarkan untuk sidang akademik akan datang)

2. Prasarana 2.1 Meningkatkan bilangan model anatomi 2.2 Meningkatkan bilangan slaid histology organ dan hematologi 2.3 Meningkatkan bilangan peralatan bagi kegunaan praktikal fisiologi, biokimia, hematologi dan pemakanan 2.4 Membenarkan pelajar

Dalam perancangan. TDA/Pengerusi Fasa/HOD perlu buat perancangan Jabatan dan ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil Suatu sistem pemantaun pelajar akan diwujudkan. Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil

menggunakan MDL 1 dan 2 untuk mengulangkaji pelajaran di malam hari, hari minggu dan cuti am disepanjang tahun akademik 3. Tenaga Pengajar 2.1 Meningkatkan bilangan tenaga pengajar khususnya dalam bidang Fisiologi dan Anatomi 2.2 Mengadakan bengkel untuk tenaga pengajar dalam bidang Fisiologi dan Anatomi 4. Pengambilan Pelajar 4.1 Pengurangan 10% pengambilan pelajar bagi sidang akademik 2009/2010 Bagi memperbaiki nisbah pensyarah:pelajar 4.2 Memperkenalkan proses penilaian MUNSYI bagi pengambilan pelajar baru 4.3 Mengadakan temuduga untuk semua pelajar yang akan mengikuti kursus perubatan 5. Bimbingan Pelajar 5.1 Memperkukuhkan program bimbingan pelajar melalui aktiviti PPIP dengan menganjurkan bengkel kaunseling bagi Group mentor 5.2 Mengenalpasti pelajar bermasalah atau berkemungkinan akan menghadapi masalah dari peringkat awal supaya tindakan pencegahan dapat dilakukan secara proaktif

-telah bincang untuk ambil pensyarah luar atau lecturer dlm. Bidang yang berkaitan Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil

Pusat Genom Manusia

Peratusan Objektif Kualiti ke-2 sukar untuk mencapai sasaran

Kebiasaan pelajar memohon pelanjutan tempoh pengajian di atas sebab-sebab tertentu (masalah peribadi/masalah projek/komitmen penyelia/pelajar) Tempoh menunggu ‘viva’ yang agak lama

Pemantauan berkala oleh penyelia harus dijalankan (seiring dgn garis panduan yang telah ditetapkan di dalam CP2; di mana pelajar perlu merekod RIP dengan penyelia sekurang-kurangnya 8 kali setahun) Taklimat Kesedaran mengenai MS ISO 9001:2008 PPSP perlu diberikan kepada pelajar dan pensyarah/penyelia

Ukur keberkesanan tindakan yang dilakukan

Anatomi Kemungkinan peralatan yang digunakan secara berterusan tanpa diselenggara akan rosak.

Kebanyakan peralatan makmal tidak diselenggara secara berkala.

Permohonan telah dihantar kepad Jab Pembangunan bersama senarai semua peralatan yang perlu diselenggara secara berkala.


Oftalmologi

Sesi di Bilik Bedah (Posting Undergraduates) telah dibatalkan

Bilik Bedah ditutup akibat proses renovasi

Video presentation diadakan bagi memberi pendedahan berkenaan ’common ophthalmological surgeries’ kepada para pelajar

Ukur/nilai hasil tindakan yang diambil MoU/Document with Hospital and academic the importance of program

Sesi ”Community Eye Screening’ (Posting Undergraduates) dibatalkan

Tidak mendapat kelulusan Pengarah Hospital

Digantikan dengan ’revision class’

Unit Sains Sukan Foreign MSc students cannot complete their studies succesfuly. -Releven documents not filed in respective ISO files

Due to poor command of abatan language.

Due to lack of commitment by DC

Request PG Office to enforce/review the English proficiency requirement before allowing foreign students to register. Request antother staff to take over/be appointed as the new DC

PPSP telah gunapakai IELT score 550. Pastikan ada bukti sahih kerperluan Bahasa Inggeris dari pelajar Ukur/nilai hasil tindakan yang diambil

Hematologi

1. Incompetence in bone marrow trephine biopsy reporting by Mpath (Hematology) students. 2. Errors in reporting FBP by Mpath students.

1.Weekly teaching session by histopathologist has been conducted and on going. 2.Close supervision by lecturer on -call on reviewing the reports has been implemented and on going.


Pediatrik

Pintu jabatan tidak dapat dikunci semenjak pintu baru (glass door) dipasang. Potensi untuk diceroboh, kehilangan barang dan berlakunya perbuatan yang tidak diingini adalah tinggi. (Laporan amaran daripada pihak Jabatan Keselamatan telah diterima melalui surat bertarikh 28 September 2009 berhubung dengan perkara ini.)

Kunci pintu jabatan yang hanya boleh dibuka dari luar sekiranya dikunci dan tidak dapat dibuka dari dalam.

Permohonan untuk mengubahsuai kunci pintu kepada kunci pintu automatik telah dibuat kepada pihak pengurusan PPSP pada tahun 2007 (No daftar : 94-2007) & 2008 (No daftar : 246-2008). Namun kedua-dua permohonan tersebut diberi status ”Tangguh”. Dokumen berkaitan adalah sebagaimana yang dilampirkan bersama borang PAF


Mikrobiologi 1.Inadequate teaching modalities for Mpath 2. 2. Inappropriate teaching tools for Mpath part 1. 3. Inadequate course

1.Lack of Journal club. 2.Logbook provided is not structured well to aid in gaining knowledge. A lot of effort was put on compiling lab results rather than interpreting it. 3. Certain topics felt important by students of

To have regular journal club and schedule of presenters – done. 2. To revise the Mpath 1 log book for 2009/2010 session intake. Compilation of results should be considered in the revision. 3. Seminar topics should be revised

Terima Ukur hasil tindakan yang diambil Ukur hasil tindakan yang diambil

content. 4.Teaching infrastructure is not adequate for Mpath 1 students.

Mpath 1 2008/09 were not included in the seminar such as AGE and meningitis. 4. Lack of internet facilities and small lecture room to accommodate 20 students (Bilik Mesyuarat jabatan was used to conduct lectures)

and the two topics suggested should be included in the time table for the next batch of Mpath (2009/10). 4. Teaching for the next batch of Mpath students should be conducted in a larger room eg BT18 if candidates are more than 15 students. The broadband wireless internet facilities is now available at the PG Room, at micro lab and the students should be informed regarding this facilities.


Siswazah Bhg D Borang `kawalan Kertas Soalan Peperiksaan (PPSP/PG/CP4/L8) tidak diisi kerana cadangan untuk kegunaan Bhg Peperiksaan dan kemungkinan tidak diisi.

Pindaan telah dibuat (PPSP/PG/KKS/02-2009/02 ie. Telah gugurkan Bhg D tersebut.

Dipersetujui

Neurosains Kemungkinan objektif kualiti berkaitan pelajar harus bentangkan hasil kajian di mana-mana persidangan tidak tercapai

Kemungkinan berlaku pada pelajar MSc/PhD. Pelajar Mmed kerap membentangkan hasil kajian

Pelajar MSc/PhD akan dipantau agar membentangkan hasil kajian.


Min 9: Keperluan sumber JABATAN KEPERLUAN SUMBER TARIKH SURAT

PERMOHONAN STATUS ULASAN/KEPUTUSAN

MRM

Imunologi

3 buah Bilik Pensyarah (bangunan baru disebelah PHT)

26/4/09 Dalam proses untuk kelulusan tahun 2010 oleh

abatan pembangunan

Tunggu peruntukan 2010

Mohon pertambahan staf 7/6/09 Belum ada maklumbalas dpd pihak Pentadbiran PPSP

Pertambahan jawatan baru bergantung kelulusan JPA

Mohon renovasi bilik untuk bilik pensyarah

4/8/09 Dalam proses untuk kelulusan tahun 2010 oleh jabatan pembangunan

Tunggu peruntukan RMK-10.

Fisiologi Pembantu makmal 21/10/09 Belum ada maklumbalas Bergantung kelulusan JPA Renovasi laluan keluar ke 2 12/10/09 &

22/10/09 Sedang dijalankan Selesai

JPM 1. Komputer riba utk

pengajaran MPH 2. Skrin & printer utk MPH 3. Sekatan (Partition) bilik penyelidikan dan pascasiswazah JPM

6/7/09 13/9/09 12/8/09

1 & 2 - Telah dibawa dlm meeting exco Dekan

Ambil tindakan susulan dgn KPP

CSC Mohon mengecat semula bangunan (luar) Pengubahsuaian bilik seminar Naikttaraf pintu pejabat (tukar baru) Menukar water tap sediaada kerana tidak sesuai untuk kegunaan pelajar semasa sesi klinikal. 2. Mohon menggantikan katil pesakit untuk kegunaan pelajar semasa sesi klinikal.

Feb.2009 2 April 2009

Tangguh oleh Jab. Pembangunan Telah bincang dengan TDA untuk dapatkan dari wad peperiksaan

Tindakan susulan dengan Jab. Pembangunan.

Pengubahsuaian serta naik taraf bangunan dibawah RMK-10.

• Sebuah bilik stor peralatan berhawa dingin

• Tambahan bilik kump.pengurusan dan profesional (2 bilik)

• Naiktaraf bilik seminar • Bilik utiliti dan tandas

4 Ogos 2009

Tunngu peruntukan RMK-10

Pusat Genom Manusia

Penghawa dingin (split air-cond) di dalam makmal pelajar postgraduate

21/04/09 Selesai

Sistem ’access door’

22/06/09

Belum ada maklumbalas Susulan dengan pihak Pentandbiran PPSP

Penghawa dingin (split air-cond) di dalam makmal Sitogenetik

15/09/09 Belum ada maklumbalas

Renovation untuk ruang menempatkan peti sejuk/freezer

09/09/09

Dalam proses pengubahsuaian

OK

Perubatan Keluarga

Mohon bilik mesyuarat abatan 2/1/2007 27/12/2007 –surat mohon maklumbalas dibuat

Tiada jawapan dari pihak pengurusan tertinggi.

TDA: sementara menunggu ruang baru, guna sama dengan program KKKK Dekan: Boleh amalkan konsep gunasama bg kemudahan pusat yg lain spt. Bilik Operasi Dekan dsb.

Mohon satu computer baru untuk menggantikan komputer lama (2002)

14/1/2009 Boleh cuba mohon dengan PPKT

Mohon renovasi ruang antara jabatan perubatan keluarga dan perubatan masyarakat -2 buah

1/8/2009 Perancangan RM10 Tindakan susulan tahun 2010

bilik untuk pensyarah Mohon renovasi ruang di tingkat 1 (atas dataran merah/pelajar) untuk bilik pensyarah yang masih belum mencukupi

1/8/2009

JPP

Laser Printer SLR Professional Speed Light Flash High end fax machine-laser based Colour Laser Printer Ubahsuaian Jabatan

14/9/2008 14/9/2008 14/9/2008 14/9/2008 30/7/2009

KPP/Dekan: akan timbang seeemula apabila menerima peruntukan 2010

Min. 10: Cadangan penambahbaikan berterusan SFI STATUS TINDAKAN ULASAN/KEPUTUSAN

MRM

Top Management

-Kakitangan sokongan dan ruang operasi khas untuk kegunaan Sekretariat ISO. -Pengurusan Tertinggi mendapat pendedahan / latihan mengenai ISO. -Adakan satu Jabata untuk menilai kompentensi klinikal para pensyarah / pakar

-Permohonan sudah dibuat dibawah RMK-10. -KJ + 1 PP akan mengikuti kursus ISO dibawh kelolaan Skretariat Kualiti Kampus Kesihatan. -J/Kuasa untuk nilai pakar klinikal spt di MOH perlu diwujudkan. Telah dibincang dengan HUSM

Dekan: sedang diuruskan oleh pihaki PPSP

Bhg R & D -Kualiti objektif bagi unit ini tidak memberi gambaran menyeluruh tentang fungsi, beban kerja dan tugas unit ini. Adalah disyorkan supaya pihak pengurusan mengkaji balik kualiti objektif supaya memberi gambaran yang lebih jelas.

Kami bercadang untuk menukar Kualiti Objektif Bahagian R&D mulai 1/1/2010 seperti berikut “Sekurang-kurangnya 90% daripada Permohonan Perakuan Menjalankan Penyelidikan yang dihantar ke Bahagian Penyelidikan PPSP akan di bentangkan dalam Mesyuarat Jawatan Kuasa Penyelidikan (JKP) dalam

TDP dipohon memantau keperluan ini.

tempoh Satu Bulan dari tarikh Borang Permohonan Yang Lengkap diterima [ berdasarkan Check List For Research Proposal(PPSP/R&D®/ver.3(1/09)]

Pentadbiran -Dokumentasi kebanyakan dokumen perlu dititikberatkan :-

1) Nama & tandatangan pegawai/staf yang bertanggungjawab.

2) Tarikh. (Klausa 4.2.3 – Kawalan Dokumen)

- Dokumentasi CP1 & CP2 Singkatan PP sebanyak 2 kali PP – Penolong Pendaftar PP – Penolong Peperiksaan. Perkara ini menimbulkan kekeliruan - Core Prosedure untuk Pengurusan Pembelian Alatan untuk Vot 35000 (PPSP/Pent/CP4) dicadangkan dikaji semula dari segi proses untuk vot 35 di bawah bajet RMK. Proses yang ada hanya boleh digunakan untuk bajet Belanja Mengurus sahaja. Proses awal untuk kedua-dua bajet adalah berbeza. Dicadangkan juga diwujudkan Arahan Kerja (WI) untuk lebih senang dirujuk.

1) Dokumentasi terutama fail Statistic latihan staf dan fail kewangan telah ditandatangani oleh Ketua Penolong Pendaftar. 2) Tarikh – - CPI & CP2 telah diubah singkatannya iaitu -PP dikekalkan Penolong Pendaftar PP kepada PPN iaitu Pembantu Peperiksaan -Telah ditambah ke dalam prosedur (PPSP/Pent/CP4) iaitu PROSEDUR. Hantar Surat Arahan Hantar surat ke Jabatan/Unit untuk kemukakan senarai peralatan (masa yang diberi ialah 2 minggu)

- Belanja Mengurus (BM) – Setiap tahun

- Rancangan Malaysia (RM) – 5 tahun sekali

KPP: Setuju dengan cadangan pembaikan. Perlu pemantau berterusan KPP. KPP mohon PK Unit ambil tindakan rutin yang sewajarnya.

Imunologi -Majoriti rekod CP mempunyai tempoh simpanan tidak terhad. Mungkin boleh di semak semula dan hadkan tempoh simpanan mengikut

Tempoh simpanan telah dihadkan kepada 7 tahun bagi kebanyakan rekod CP dan tiada limit bagi beberapa lagi

Mohon PK dan HOD jabatan sentiasa memantau

kesesuaian/keperluan. -Borang kehadiran sesi vetting tidak terkini. Perlu dikemaskini dan gunakan borang terkini. -Prosedur dalam CP memperinci komponen ‘continuous academic achievement’ sebagaimana dinyatakan dalam rekod keputusan penilaian pelajar. Perlu diselaras dan diperincikan. -Jadual waktu pengajaran & pembelajaran tiada pengesahan oleh pegawai bertanggungjawab. -Pengesahan Program CEP ditandatangani oleh pegawai terbabit sendiri. Perlu pengesahan oleh pegawai atasan yang lebih layak. -Tiada pengesahan pelaksanaan dan penilaian dibuat oleh pegawai bertanggungjawab pada ruang terbabit di dalam borang CAF dan PAF. Hanya ditandatangan sahaja. -Senarai tugas staf yang telah bertukar ke PTJ lain masih terdapat di dalam rekod senarai tugas. Perlu dikemaskini. -Buku kedatangan dan pergerakan kakitangan tiada pemantauan dan pengesahan. Pemantauan dan pengesahan perlu dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab secara berkala. -Graf QC ujian tiada butir lengkap tajuk, tarikh dan nama staf yang bertanggungjawab serta pengesahan oleh penyelia. Perlu di kemaskini dan dipantau.

rekod CP Borang kehadiran sesi vetting yang baru telah diadakan Keterangan mengenai „continous academic achievement“ telahpun diperincikan dalam CP Pengesahan telah dilakukan oleh pegawai yang terlibat Pengesahan program CEP telahpun ditandatangani oleh pegawai atasan Pegawai terbabit telah mengisi ruang ulasan pada borang CAF dan PAF JD staf terbabit telahpun dikeluarkan dari rekod senarai tugas Pemantauan dan pengesahan akan dilakukan oleh pegawai sains setiap sebulan sekali Graf QC telahpun dikemaskini oleh pegawai sains

tindakan penambahbaikan tersebut.

Patologi Kimia -Acknowledgement Form (PPSP/PG/Cpath/ CP1/R15). There was no activities noted. Suggest activate usage or change the method of acknowledgement -Competency for supporting staf eg. Steno and PAR not in file -Mengemaskini sistem penfailan berkenaan rekod kakitangan di Jabatan dan rekod pengurusan kewangan dan tatacara pengurusan Jabatan dan inventori -Melabelkan peralatan yang rosak ataupun untuk dilupuskan -Mengasingkan terus peralatan milik Jabatan dengan Unit Endokrin -Perbetulan perbezaan tajuk: Pada fail : Rekod Penyelanggaraan Alatan Senarai Induk: Rekod Penyelanggaraan dan

- Pihak jabatan telah menyediakan borang “Acknowledgement form” dan telah digunapakai pada sesi akademik 2008/2009 dan penggunaan borang tersebut boleh dirujuk di di dalam fail PPSP/PG/Cpath/R15, BILIK MESYUARAT JABATAN PATOLOGI KIMIA. The form will be used in the 2008/09 academic Borang “ Acknowledment Form” ada di dalam lampiran PPSP/PG/Cpath/L11, CP Jabatan yang boleh dicapai melalui laman web ISO. Pihak jabatan telah meletakkan dokumen kompetensi staff berkenaan di dalam fail REKOD KOMPETENSI STAF, PPSP/Cpath/GR27 dan boleh dirujuk di BILIK MESYUARAT JABATAN PATOLOGI KIMIA. -Steno and PAR competency form will be placed in record session Pihak jabatan telah bersetuju untuk mengadakan bengkel selama 2 hari di Jabatan Patologi Kimia untuk meneliti dan memenuhi cadangan yang telah dikemukakan oleh pihak Internal Audit dengan seberapa segera bersesuaian dengan keperluan jabatan. Pihak jabatan sedang meneliti tarikh yang sesuai di mana kesemua pensyarah jabatan dapat menghadiri bengkel 2 hari tersebut.

HOD dan PK Jabatan harus sentiasa memantau keperluan asas dokumen ISO dan keperluan ISO yang lain-lain

Kalibrasi -Skala untuk feedback form terlalu banyak dan tiada cut off point untuk menentukan kehendak kualiti jabatan -PPSP/PG/Cpath/R1 : List of new students dicampurkan dengan pelajar sedia ada, sepatutnya dibuat 2 fail atau ditukar kepada List of student dan displitkan -Tidak ada dokumen menunjukkan komen atau cadangan dari panel proposal disertasi jabatan. Perlu diwujudkan -Rekod yang amat perlu dikemaskini kerana bercampuraduk : PPSP/PG/Cpath/R6 : mengenai “meeting attendance” bercampur aduk dengan dengan beberapa jenis attendance : meeting/CME/ISO/Department meeting/Budget

-Tidak dapat membuktikan adanya sebarang tindakan untuk feedback dari pelajar PG 2008 kerana ada masalah berulang, walaupun telah lepas sila dapatkan bukti perbincangan yang dibuat.

Pusat Genom Manusia

-Flow chart bagi pelajar sarjana tidak lengkap. Perlu ada arah aliran bagi mereka yang gagal penilaian. -CV pensyarah tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. -Inventori Reagen perlu dikemaskini memandangkan Reagen adalah sensitif untuk pembelajaran berasaskan makmal. Attendance list are mixed for all activities and all staff (for student should be separated for monitoring purposes and future analysis)

Telah dikemaskini. Perubahan dlm flowchart CP2 akan dimaklumkan kpd CDC

Telah dikemaskini Telah dikemaskini Senarai kedatangan pelajar diwujudkan Setiap rekod RIP pelajar disimpan di

HOU dan PK peerlu ambil tindakan pemantauan terhadap keperluan ISO setiap masa.

RIP report form perlu di analisa/dipantau -Pelan lantai tidak dikemaskini dan tiada tandatangan/tarikh/lokasi yang betul. JD salah seorang pensyarah tidak dikemaskini.

dalam file mengikut nama dan tarikh pendaftaran Telah dikemaskini. JD pensyarah baru diwujudkan

Oftalmologi -Semakan keatas fail vetting records (PPSP/PG/OPH/CP1/R20) mendapati bahawa tiada bukti kehadiran disertakan. Siasatan lanjut mendapati senarai kehadiran telah dicatat didalam Buku Aktiviti Jabatan yang tidak mempunyai no rujukan dokumen. Cadangan: Buku Aktiviti Jabatan diberikan no rujukan dan didaftarkan didalam senarai induk sebagai dokumen sokongan. -Terdapat beberapa hebahan terutamanya di papan kenyataan umum abatan yang tidak disahkan oleh ketua abatan

-Buku Aktiviti Jabatan telah diberikan nombor rujukan dan didaftarkan sebagai dokumen sokongan. -Dokumen-dokumen berkaitan telah disahkan oleh Ketua Jabatan dan perkara ini akan diambilberat pada masa akan datang.

Dipersetujui


-Hardcopy untuk ‘workshop evaluation analysis summary (evaluation sheet A) kena disimpan di dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/IR3. -Rekod untuk bengkel-bengkel yang dianjurkan perlu disimpan dan diletak bersama dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/R4. -Rekod di dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/R5 tidak dikemaskini untuk 2008 dan 2009. -Rekod dalam fail tambahan perlu dilabel dengan no.rujukan PPSP/PG/JPP/CP1/R8. -Mesyuarat Jabatan pada 6/8/2009- tiada borang kehadiran yang ditandatangani ahli yang hadir (PPSP/JPP/M/J)

Telah dilakukan Telah dilakukan Ketua Jabatan akan maklumkan dalam mesyuarat yang akan datang kepada penyelaras yang bertangungjawab Telah dilakukan Telah dilakukan

HOD dan PK jabatan dimohon pantau keperluan ISO

Psikiatri 1. Wireless device hanging from socket. May drop if pulled and open to risk of tempering with device 2. Dokumen yang ditandatangani tiada tarikh 3. Rekod penyertaan pensyarah dalam persidangan direkod dengan baik tetapi tidak dianalisa. Analisa penting untuk merancang keperluan latihan staff dan boleh digunakan untuk bukti kompetensi staff 4. Need to improve the arrangement of files to ease retrieval for depertment members 5. Fail tidak dikemaskini dengan maklumat penambahbaikan drpd maklumbalas pelanggan 6. Poor (postgraduate) student performance was not monitored

1. Tindakan pembaikan telah diambil. 2. Tindakan yang sewajarnya telah diambil (SFI ini sama dengan salah satu NCR)

- Analisa belum dilakukan

4. Tindakan yang sewajarnya telah diambil 5. Tindakan yang sewajarnya telah diambil 6. Pihak jabatan telah merancang untuk mengadakan “mock exam” untuk calon sebelum peperiksaan May 2010

Diterima untuk tindakan pembaikan. HOD & PK harus pantau.

Anatomi -Record PPSP/PG/Anat/CP1/R9 and PPSP/PG/Anat/CP1/R10 regarding examination results are confidential – to change the responsible person in the procedure PPSP/PG/Anat/CP1 from CC (Course Coordinator) to HOD or DC (please refer to PPSP/QMS/CR-para 6.4). -Dokumen dalaman (PPSP/PG/Anat/IR2) perlu disenaraikan sebagai dokumen rujukan di dalam prosedur PPSP/PG/Anat/CP1. -Rekod dalam PPSP/PG/Anat/R4, PPSP/PG/Anat/R8,PPSP/MD/Anat/CP1/R2 dan PPSP/MD/Anat/CP1/R6 perlu dikemaskini. -Didapati satu borang Tindakan Pembetulan (CAF) tidak dilengkapkan ruangan bahagian 4: Pengesahan Perlaksanaan. NCR tidak dikeluarkan untuk ini kerana di luar skop audit

PK jabatan terus pantau keperluan ISO

(Jan 2009 – tarikh audit). Temuan audit adalah untuk 15/10/2008. -Semakan kurikulum untuk MSc (Clinical Anatomy) perlu dilakukan setiap 5 tahun untuk program akademik dan rekod perlu disimpan . -No.rujukan Borang Maklumbalas pelajar MSc.(Clinical Anatomy) perlu diubah daripada PPSP/PG/Anat/CP2/L1 kepada PPSP/PG/Anat/CP1/L2. Ruang tarikh wajar diwujudkan dalam borang ini. -Tiada pemantauan berkala dibuat untuk alatan di Jabatan Anatomi, contohnya Image Analyser dan Mikroskop perlu dibuat permohonan kepada Jabatan Pembangunan untuk dibuat pemantauan secara berkala. -Rekod QC suhu (PPSP/Anatomi/20) tiada di jabatan, diberi fail PPSP/Anatomi/20/01/01 yang tiada rekod induk. Cadangan untuk batalkan dokumen PPSP/Anatomi/20 dan dimasukkan 2 fail baru PPSP/Anatomi/20/01-A dan PPSP/Anatomi/20/01-B, untuk 2 fail berbeza untuk 2 peti sejuk. -Rekod pencegahan/penambahbaikan (PPSP/Anatomi/18) tidak dikemaskini (not updated). Kebanyakan peralatan makmal tidak diselenggara secara berkala. Pengunaan alatan tersebut secara berterusan boleh menyebebkan kerosakan

Permohonan telah dihantar kepada Jabatan Pembangunan bersama senarai alatan yang perlu diselenggara secara berkala

Buat tindakan susulan.

Perubatan Keluarga

-Beberapa dokumen yang terdapat didalam fail maklumbalas pelajar akhir postimg CP1/R7 dan CP1/R6 tidak disahkan oleh Ketua Jabatan. -Fail Perancangan Latihan Kakitangan tidak diwujudkan.

-Menugaskan steno jabatan memastikan semua surat menyurat, jadual teaching dan learning prasiswazah dan siswazah, dokumen-dokumen berkaitan di tandatangani dan dicop /disahkan oleh ketua jabatan sebelum digunakan dan disimpan di dalam fail -Memohon kerjasama koordinator terlibat untuk memastikan kejayaannya -Fail akan diaudit diperingkat jabatan 3 bulan sekali -Fail diwujudkan.

Tindakan dipersetujui. HOD dan PK jabatan harus sentiasa pantau keperluan ISO.

Jab Perubatan -Dokumentasi tidak di dalam fail yang betul. Contoh PPSP/MED/Learning Material. Fail ini mengandungi maklumat mengenai ISO sahaja. -Dokumentasi perlu diperbaiki. Setiap aktiviti/item rekod perlu mempunyai satu fail khusus. -Perkongsian fail tidak digalakkan. Contoh: Senarai Induk Rujukan & Rekod dan Senarai Pensyarah -Sebarang aktiviti pengajaran hendaklah dianalisa untuk pemantauan

Tajuk fail telah ditukar menjadi PPSP/Med/Learning Material for ISO Fail berasingan telah diwujudkan Analisa yang telah dibuat tidak dimasukkan dalam fail ISO. Tindakan susulan telah dibuat

Dipersetjui dan HOD & PK harus terus memantau keperluan ISO

Unit sains Sukan

- Kebanyakkan rekod tidak dikemaskini. Contohnya Rekod List of Postgraduates Students (PPSP/PG/CP/R2). Kebanyakkan dokumen dan surat bertarikh tahun 2007

- Rekod “To Ensure all requirements are met for completion of the study including attending courses and Presentation at CME/Conference hanya sesuai untuk rekod PPSP/PG/SSU/CP4/R3. Tidak Perlu libatkan Rekod PPSP/SSU/CP4/R2 sebagaimana dinyatakan dalam CP4

- Dicadangkan agar CP

digabungkan dan dikurangkan kepada 2 iaitu postgraduate dan medical degree

Record Job Description Staff jabatan tidak

dikemaskini.

Pelan kebakaran/kecemasan tiada pengesahan

ketua jabatan.

- Tiada buku log untuk pantau suhu Fridge -86oC. Perlu disediakan buku log tersebut.

Telah dikemaskinikan Akan diperbetulkan sebelum 31.12.2009 Akan dilakukan sebelum 31.12.2009 Telah dikemaskinikan Telah disahkan Telah mewujudkan fail pemantauan suhu Fridge -86 bermula tarikh 8.10.2009

HOU perlu pastikan tindakan pembetulan kepada perkara berkaitan dilakukan.

Jab Perubatan Masyarakat

Staff attendance record- not legible (use abbreviation or nickname). Suggest for more legible recording or better way (electronic)

Senarai nama penuh semua staf beserta tarikh bagi setiap bulan telah diadakan. Mereka dikehendaki untuk tandatangan diruangan mengikut tarikh dan masa hendaklah turut dicatat.

Dipersetujui

Mungkin penggunaan mesin elektronik boleh dipraktikkan seperti cadangan.

Coding / reference number need to be more consistent

Semua koordinator kursus telah dimaklumkan berkenaan no. rujukan yang betul mengikut kegunaan dalam mesyuarat abatan. Senarai berkenaan turut diedarkan melalui emel kpd coordinator berkenaan.

Dipersetujui

Analysis of student (PMP) attendance need to be more objective rather than just “satisfactory”.

Telah dimaklumkan kepada coordinator kursus yang berkaitan tentang keperluan berkenaan di dalam mesyuarat jabatan yang lepas (22 Oktober 2009).

Standard of duration for record keeping need to be suited with importance of documents

Mesyuarat khas berkenaan tempoh simpanan rekod akan diadalan dalam bulan Disember nanti bg membincangkan tempoh yang sesuai mengikut kepentingan dokumen berkaitan.

Complete recording of staff competency must be made available

Butiran yang diperlukan (seperti dalam borang) telah dipenuhi.

Document Delivery Note to be made available

Dokumen berkenaan telah diperolehi drp CDC dan telah dimasukkan kedalam fail ISO.

Update the minutes of MRM (last was in 2006)

Minit mesyuarat MRM Nov. 2008 telah dimasukkan kedalam fail ISO yang berkenaan.

CSC -Senarai induk dokumen dan rekod tiada tarikh dikemaskini. Dicadangkan menyenaraikan Borang Kualiti yang digunakan Tiada borang khas untuk rekod penerimaan buku log pelajar. Dicadangkan agar disediakan

Senarai induk dokumen telah dikemaskini

Diterima

borang khas untuk rekod proses penerimaan buku log. -Rekod inventori tidak ’match’ dengan peralatan di dalam bilik. Dicadangkan agar ’merge’ semua rekod inventori dan checklist praktikal dimasukkan ke dalam fail l -Tiada rekod penilaian kehadiran kursus GCP. Sila kemaskini. -Tiada dokumen makluman dan kebenaran yang ditandatangani oleh ’human simulator’. Dicadangkan agar satu surat makluman dan borang keizinan disediakan untuk melindungi PKK dari sebarang tindakan jika berlaku perkara tertentu. -Kriteria objektif kualiti kurang tepat. PKK merujuk kepada rekod kehadiran sebagai pencapaian kemahiran klinikal pelajar.Dicadangkan agar menggunakan rekod keputusan peperiksaan sebagai aras penilaian objektif kualiti.

• Menyenaraikan borang kualiti yng digunakan dalam Senarai Induk Dokumen

• Semua rekod inventori dan senarai di masukan ke dalam 1 fail berasingan

• Menyediakan satu plan tindakan proses menggunakan human simulator untuk sesi pengajaran klinikal (pemeriksaan fizikal) bagi setiap blok.

Borang khas untuk rekod tersebut di adakan Rekod inventori dan senarai semak dikemaskini Telah dikemaskini. Pelan tindakan berkaitan di bentuk Masih dalam perbincangan. -Senarai induk dokumen telah dikemaskini - Rekod inventori dan senarai semak dikemaskini - Pelan tindakan berkaitan di bentuk

Hematologi 1. Buku kedatangan mesyuarat abatan tidak sistematik. Mesyuarat pada 19/8/09 tiada bukti bertandatangan kehadiran ahli. 2. Dokumen ’DDN’ tidak difailkan ke dalam fail yang sepatutnya.

1.Buku kedatangan tersebut telah dikemaskini dan disusun semula. Staf

abatan telah dimaklumkan tentang perkara tersebut. 2.Fail berkenaan telah pun diwujudkan

Diterima

iaitu (PPSP/QMS/CD/R3).

Neurosains Tiada SFI daripada Internal audit - KJ tiada pejabat.

- Diterima

CIA Mengadakan ’refresher course’ kepada para auditor sebelum sesi audit dijalankan

Surat dpd CIA (PPSP/QMS/IA/R7/9) telah diterima memohon peruntukan PPSP (anggaran $16,000) utk 2 kursus

Dekan/KPP akan melihat peruntukan 2010

ORL-HNS

-Staf tidak mengetahui berkaitan penyelenggaraan peralatan, dimana peralatan yang digunakan untuk pengajaran didapati dari pelbagai sumber iaitu dari HUSM, PPSP dan PPSK. -Dicadangkan untuk membuat satu senarai peralatan dan prosedur penylenggaraan dan kalibrasi (jika ada) secara berjadual. -Memo di notice board jabatan tidak ditandatangani olek ketua jabatan berserta dengan cop dan tarikh -Pemantauan untuk ‘correctibe action’ tidak dilakukan untuk prestasi kualiti objektif nombor 2 (postgrad) -Kepuasan pelanggan, analisis dilakukan tetapi pemantaun selepas itu tiada

Rekod penyelengaraan telah diwujudkan dengan kerjasama staf HUSM yang menggunakan peralatan yang berkaitan. Fail alatan berkenaan juda telah dimasukkan didalam fail induk Jabatan. Pembantu Tadbir (steno) telah dimaklumkan dengan keperluan ini. Hal ini akan dibincangkan dalam mesyuarat Jabatan akan datang Secara keseluruhannya, pelanggan berpuashati dengan perkihdmatan yang ditawarkan oleh Jabatan. Tiada pemantauan terperinci dilakukan kerana didapati peratusan yang tidak berpuashati adalah masih kurang daripada 20%.

Selesai

CDC Sistem fail yang lebih kemas dan teratur - Fail master - Fail komunikasi ISO - Fail pinjaman dokumen CP

yang dicetak

CDC akan pantau dan tambahbaik dari semasa ke semasa

Pej Akademik -Berkenaan pengumpulan mata CPD untuk latihan yang di hadiri, pihak pengurusan (mempunyai akses kepada semua mata CPD staf) perlu lebih mesra staf (caring

abatan tion) dengan menyedarkan para pensyarah dari semasa ke semasa berkenaan dengan mata CPD yang dikutip. Cth.: AP Dr. Kamarudin Jaalam, mata CPD :1. *(tahun lepas beberapa Pakar tiada kenaikan gaji pasal mata CPD=0) -Penilaian/kawalan ke atas proses yang dibeli/diserahkan kepada pihak luar (Outsourced) cth i. penempatan para pelajar di HRPZII, ii. pembikinan kulit Buku Panduan & Objektif fasa III dan iii. pencucian perlu dibuat -Seorang pegawai dari kumpulan P&P perlu ada bersama semasa pelupusan soalan peperiksaan secara membakar di Pusat pelupusan sampah. -Maklumbalas daripada pensyarah sebagai penasihat akademik terutamanya untuk pelajar Tahun 3 perlu dimantapkan.

Melibatkan HRU

KPP memaklumkan nhw CPD dikendalikan oleh Unit Latihan. Mata CPD untuk LPP hanya boleh diakses pada 14 Jan. 2010. Setiap staf perlu semak sendiri dgn Unit Latihan Majukan kpd Pengarah Kampus agar menggunakan sistem `Intelligent Alert` untuk pantau mata CPD TDA akan menyamak keperluan berkaitan proses kerja yang di `outsourced` oleh PPSP. Setuju dengan langkah yang dicadangkan

Bhg Siswazah -Review core procedure (PPSP/PG/CP4)

Sedang dilakukan penambahbaikan TDPSLI dan PK Bhg Siswazah perlu pantau

-Review numbering of core procedure (PPSP/PG/CP5) -Review core procedure (PPSP/PG/CP3) – no record of communication for…“maklum tarikh akhir serah disertasi” -Review: formatting questions and delivering and receiving answer scripts forms -PPSP/PG/CP1- termasuk tanggungjawab penyimpanan rekod memperlihatkan peranan besar Pembantu Tadbir. Dicadangkan supaya kemaskini peranan pegawai dan penyelia (PP dan CC) lebih nampak jelas -Carta alir PPSP/PG/CP1 dicadangkan ditamatkan selepas langkah mendapatkan kelulusan Majlis PPSP dan senarai perakuan dihantar ke IPS Pulau Pinang

tindakan yang diambil.

Stor PPSP -Cadangan gabungan jabatan ’Stock Card’ dan Jabatan online sedia ada bagi memantau input & output inventori secara tepat -Wujudkan satu indicator sebagai objektif kualiti yang mengambilkira aktiviti setor sebagai tambahan kepada objektif kualiti Jabatan Pentadbiran yang ada sekarang -Mengadakan ‘client survey’ bagi memantau prestasi unit

Telah dijalankan

Diterima

Ko-K -Organizational chart with various persons in charge of the various activities to be set up at the sport complex on one of the boards. -Notice board allocated for co-curriculum activities at sport complex. -Feed back from various activities rather than one general feed back

PK harus terus memantau keperluan ISO (sebagai makluman program Ko-K akan diambil alih oleh pengurusan Pusat/P. Pinang yang dikendalikan oleh PPSK)

-Co-curriculum unit for PPSP to be under Co-Curriculum Health Campus since there is an existing unit. -Remove the number written as IR on the Co-Curriculum guide book which were distributed to students -MRM file to be updated -To be given two different numbers for: Rekod perlaksanaan and rekod kehadiran pelajar

Elektif -JD bagi head of department perlu disahkan oleh dekan atau TDA dan dikemaskini pengesahannya. -Rekod kompetensi staf perlu dikemaskini. -Rekod perlaksanaan tindakan pembetulan bagi maklumbalas pelajar Fasa III 2008/2009 perlu diwujudkan. -Dicadangkan perancangan rapi dibuat untuk meningkatkan kualiti program dalam aspek infrastruktur, sumber manusia dan pengurusan sejajar dengan pembangunan akademik APEX universiti. -SOP bagi pelajar antarabangsa diwujudkan sebagai panduan. -Rekod bagi pengembalian borang cadangan elektif oleh pelajar Fasa II tidak diseggara -- tiada pemantauan senarai pelajar dan tarik dihantar. Dicadangkan diwujudkan rekod bagi tujuan tersebut. -Pemilihan hospital bagi program elektif Fasa III yang diisi oleh pelajar (original) tidak disimpan

PK harus terus memantau keperluan ISO

sebagai rekod/bukti pemilian. Cadangan: simpan original sebagai rekod. -Rekod bagi makluman mengenai keputusan permohonan elektif (Fasa II) tidak disenggara. Perlu ada rekod, mungkin dalam bentuk buku, untuk makluman kepada pelajar. -Borang asal ditolak/perlu pindaan/ tukar penyelia tidak disimpan. Perlu simpan sebagai bukti/rekod

Perubatan Kecemasan

-Continuous assessment form :PPSP/PG/EM/R5 boleh disatukan dengan lapuran penyelia (PPSP/EM/020) -Perlu diwujudkan feedback form untuk selepas exam dan intensive course selain tahunan dan analisis dibuat dengan SPSS dengan ‘cut off point” tahap kualiti yang Jabatan kehendaki

-Adakan fail cuti staf (hard copy) untuk kawalan selain e-cuti. -Objektif kualiti: `To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings` sukar dicapai. Dicadangkan supaya ditukar kpd: 70% hasil kajian projek ditulis dalam bentuk manuskrip dalam masa setahun setelah kajian selesai`. ke kolum NCR

Cadangan penukaran obj kualiti tidak diterima kerana ianya lebih sukar dicapai.

HOD perlu pantau tindakan yang telah diambil.

Biostatistics dan Metodologi Penyelidikan

-Rekod aduan pelanggan perlu dikemaskini walaupun tiada aduan yang diterima setiap bulan atau satu jangkamasa yang lain. -JD bagi head of department perlu disahkan oleh dekan dan dikemaskini pengesahannya. -Inventori peralatan T&L perlu dipantau, dan senarai peralatan perlu dikemaskini secara

PK Unit harus memantau semua perkara yang dibangkitkan.

berkala. Ini bagi memudahkan sebarang insiden kehilangan dipantau. -Nombor rekod dalam jabatan diubah dari PPSP/PG/UB/1 kepada PPSP/UB/R1 bagi membezakan rekod-rekod berkaitan CP dan rekod dalaman jabatan. -The letter of appointment for vetting panel should appoint the person involved as vetting panel, not just inviting the person to a vetting meeting. -Compilation of thesis marking result is incomplete due to the confidentiality of the results regarded by by the PG office. Need to review the abata in the procedure. -The record of ISO communication within the department needs to convey the management seriousness in carrying out the ISO.

Patologi -Pamirkan objektif kualiti abatan sendiri supaya lebih jelas untuk memudahkan proses penilaian. -Wujudkan fail analisis pencapaian objektif kualiti Jabatan. -Dicadangkan rekod-rekod diselenggara dengan lebih baik, kemas, terkini dan mudah dicapai bila diperlukan. -There are many documents listed in the master list of records. Suggestion: combine or eliminate files whenever possible.

HOD/PK Jabatan harus pantau keperluan ISO

Mikrobiologi -PPSP/PG/Micro/IR3 perlu dikemaskini Rekod penyerahan dokumen/ surat tidak wujud -Terdapat 2 rekod pembelian melalui PPSP, cadangkan dijadikan 1 Carta organisasi yang tidak dikemaskini -Tiada bukti permohonan pembelian alatan makmal (peruntukan PPSP) pada tahun 2008-2009

HOD/PK harus pantau keperluan ISO

Hematologi -Pengurusan rekod, didapati tarikh DDN 25/Jun/2009 difailkan ke dalam fail PPSP/Hara/16/- untuk diwujudkan fail PPSP/QMS/CP/R3 untuk dimasukkan dokumen berkenaan. -Mesyuarat pada 19/08/2009 tiada bukti bertandatangan kehadiran ahli yang hadir file no. PPSP/PG/Haem/CP1/R10.


ORL-HNS -Staf tidak mengetahui berkaitan penyelenggaraan peralatan, dimana peralatan yang digunakan untuk pengajaran didapati dari pelbagai sumber iaitu dari HUSM, PPSP dan PPSK. -Dicadangkan untuk membuat satu senarai peralatan dan prosedur penylenggaraan dan kalibrasi (jika ada) secara berjadual. -Memo di notice board jabatan tidak ditandatangani olek ketua jabatan berserta dengan cop dan tarikh -Pemantauan untuk ‘correctibe action’ tidak dilakukan untuk prestasi kualiti objektif nombor 2 (postgrad) -Kepuasan pelanggan, analisis dilakukan tetapi pemantaun selepas itu tiada


Fisiologi -Kalibrasi & penyelegaraan berkala peralatan oleh Jab Pembangunan (14/10/09)

-Proses pelupusan biohazard tidak diwujudkan -Terdapat 2 rekod untuk perkara yang sama (PPSP/QMS/IA/R6) dan (PPSP/QMS/IA/R4) -Maklumat perubahan dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna - Gunapakai lampiran dan rujukan lapuk - Cartaalir program MSc dan PhD tidak jelas -Kesukaran mendapatkan maklumat daripada fail kerana susunatur tidak sempurna

Sebanyak 6 alatan telah dibawa ke SIRIM Berhad pada 16 November 2009 hingga 18 Nov. bagi perbincangan dari segi teknikal kerana pihak pembangunan belum pernah menerima permohonan kalibrasi peralatan tersebut sebelum ini.

HOD/PK harus pantau tindakan yang sedang dilakukan.

KKKK

-Dokumen ‘master list’ tidak lengkap kerana tiada senarai untuk rekod pentadbiran seperti senarai nama kakitangan, senarai tugas, latihan staf, inventori, rekod pelupusan. -Fail kompetensi untuk staf sokongan dan staf akademik telah diwujudkan tetapi tiada rekod menunjukkan kompetensi telah dilakukan.

TDA/PK harus pantau keperluan ISO

MPG -Rekod butir peribadi staf tidak lengkap dan tidak tersusun. -Hebahan mengenai Audit Dalaman kepada staf disampaikan melalui emel, tetapi tidak direkodkan. Sebarang bentuk komunikasi dalaman mesti direkodkan -Langkah 6.1.1 dalam Dokumen CP menunjukkan staf bertanggungjawab yang tidak selari dengan yang dinyatakan di dalam bahagian Carta Alir Prosedur. Perlu semakan dan dikemaskini.

TDA/PK harus pantau keperluan ISO

-Pengukuran kualiti objektif telah mencapai 100% selama 8 bulan berturut-turut. Mungkin perlu semak semula dah ubah kualiti objektif. -Tiada had masa penerimaan permohonan persediaan alatan untuk peperiksaan. -Mungkin perlu tetapkan tempoh masa untuk penerimaan terakhir sebarang permohonan. -Carta organisasi tiada tarikh kuatkuasa. -Perlu ada catatan tarikh kuatkuasa. -Objektif kualiti masih merujuk kepada MS ISO 9001:2000. Sepatutnya diubah kepada MS ISO 9001:2008 -Plan lantai kecemasan yang terperinci tidak dipamerkan di dalam makmal. Perlu dipamerkan di tempat yang sesuai. -Lantai ke Makmal MPG1 dan MPG2 rosak dan merekah. Perlu diambil tindakan untuk naiktaraf. -Penyimpanan alatan yang rosak dan yang perlu dibaikpulih tidak diasing dan dikhaskan. Perlu menyusun semula di bilik/ruang khas untuk memudahkan kerja baikpulih atau pelupusan.

AVA -Penyenggaraan fail(sistem failing) tidak kemas, kandungan fail tidak sama dengan tajuk fail. Eg: i. Fail latihan- terdapat biodata staf, maklumat kelayakan, rekod CPD (PPSP/UKP/AVA/CPR/R12) ii. Minit Mesyuarat MRM tidak difailkan. - Staf UKP-AVA gagal mengenalpasti dokumen rujukan (dalaman/luaran) yang berkaitan kerja-

KPP/TDA/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini

kerja penyelenggaraan. -Perlu di lakukan analisa aduan pelanggan supaya langkah-langkah pencegahan dapat dipertingkatkan. -Perlu di perincikan senarai semakan (checklist) untuk alatan AVA supaya dapat dipertingkatkan keberkesanan prosedur semakan (PMFMI)

Fotografi -Rekod ‘turn-around time (TAT) perlu di analisis supaya selari dengan TAT yang ditetapkan (5hari) -Sistem pemfailan perlu dimantapkan i. Senarai Induk fail tidak kemaskini ii. Fail Maklumat Staf & Kelayakan tidak lengkap butirannya


Unit Grafik -Nama/label dokumen seperti senarai kerja agihan staf sepatutnya menjadi senarai agihan kerja staf dan ia perlu disatukan dalam satu fail dengan partition (R2.1 dan R2.2) -Mewujudkan fail untuk CAF, PAF dan NCP. -Rujukan yang hilang (tidak dapat diganti) disarankan tidak dimasukkan ke dalam CP -Perlu ditambah peringatan kepada pelanggan di borang permohonan untuk memudahkan kerja dari menjadi adhoc dan meningkatkan kualiti. -Perlu mendapatkan seorang kerani untuk membantu melancarkan kerja di unit ini. -Perlu mendapatkan bantuan ketua Penyelaras ISO untuk membantu meningkatkan kefahaman dan kerjasama staf untuk merealisasikan ISO di unit

Tindakan sudah diambil. Pihak JKKP telah memberi maklumbalas terhadap status keselamatan unit secara keseluruhan ( KK/PTJKP/PPK-UKKP/vi/d/1 ) Pihak unit telahpun membuat permohonan baru untuk pengubahsuaian kedua-dua makmal komputer pusat pengajian termasuk pejabat unit ( secara keseluruhan atau berperingkat ). Namun begitu, sehingga kini permohonan-permohonan tersebut tidak diluluskan. Kakitangan bertugas berkenaan telah diambil oleh pihak Bahagian Pentadbiran PPSP.


Tindakan selanjutnya selain memohon peruntukkan dari pihak pusat pengajian untuk membeli sistem turnstile adalah mengadakan penggiliran sesama kakitangan unit bagi memantau Kaunter MIP.

MIP -Rekod ditandatangan tetapi tiada cop jabatan pada ruang pengesahan yang disediakan. -Rekod-rekod mempunyai tempoh simpanan tidak terhad. Mungkin boleh disemak keperluan atau sekiranya perlu memberi nombor jilid. -Rekod berkaitan tidak dinyatakan dalam ruangan Rujukan dalam bahagian Carta Alir Dokumen CP. -Tiada penyediaan rujukan kerja penyelenggaraan komputer yang dilakukan di MIP. Ini boleh dilakukan contohnya dengan merujuk kepada “Instrument instruction manual”. -Tiada pemantauan suhu bilik/makmal yang menempatkan komputer. -Tiada pemantauan bahawa semua arahan peraturan penggunaan makmal MIP dipatuhi oleh pelanggan. -Rekod staf tidak lengkap. Contohnya, tiada rekod pelantikan dan sijil kemahiran/kelayakan . -Kabel komputer tidak tersusun dan membahayakan pelanggan. Perlu kerja penyelenggaraan/naiktaraf agar kabel semua peralatan lebih tersusun. -Tiada rekod jadual serta pemantaun kerja pembersihan oleh staf bertanggungjawab.

Tindakan sudah diambil. Pihak JKKP telah memberi maklumbalas terhadap status keselamatan unit secara keseluruhan ( KK/PTJKP/PPK-UKKP/vi/d/1 ) Pihak unit telahpun membuat permohonan baru untuk pengubahsuaian kedua-dua makmal komputer pusat pengajian termasuk pejabat unit ( secara keseluruhan atau berperingkat ). Namun begitu, sehingga kini permohonan-permohonan tersebut tidak diluluskan. Kakitangan bertugas berkenaan telah diambil oleh pihak Bahagian Pentadbiran PPSP. Tindakan selanjutnya selain memohon peruntukkan dari pihak pusat pengajian untuk membeli sistem turnstile adalah mengadakan penggiliran sesama kakitangan unit bagi memantau Kaunter MIP.


-Senarai tugas staf yang telah bertukar tempat bertugas masih terdapat di dalam rekod senarai tugas. Perlu dikemaskini. -Kedudukan kotak aduan pelanggan jauh dari pintu masuk ke MIP. Perlu ditempatkan berhampiran pintu masuk. -Carta organisasi terlalu kecil (dicetak pada kertas A4 dan dalam hitam-putih) dan gambar staf kurang jelas. Boleh menyediakan carta organisasi yang lebih sesuai. -Objektif kualiti kurang jelas kerana penggunaan perkataan ‘atau’ (Memproses 70% permohonan kerja dalam masa satu hari bekerja ‘atau’ lima hari bekerja). Boleh diubahsuai dengan menggantikan perkataan ‘atau’ dengan ‘selewatnya’. -Tiada tindakan pencegahan atau penambahbaikan hasil dari analisis kajian kepuasan pelanggan.

Surgeri -Reorganise documents control -Reorganise and rearrangement of record keeping

HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan

Ortopedik -Sistem Pemfailan perlu dimantapkan -Perlu ada permuafakatan antara pihak pengurusan hospital dan Ketua Jabatan (Ortopedik) berkenaan pergerakan staf sokongan. Ini boleh mengganggu T&L pelajar pakar, memandangkan pengurusan pesakit adalah ‘textbooks” bagi pelajar dan bantuan tenaga mahir dari staf sokongan amat


diperlukan. -Kajian kepuasan pelanggan untuk tahun 2009 belum dianalisis. -Pelan kontigensi untuk pengajaran dan pembelajaran (T&L) pembedahan dalam tempoh penutupan beberapa OT selama 8 bulan tidak jelas. Tempoh ini agak lama hampir bersamaan 1 tahun pengajaran.

Farmako -Prosedur Khusus PPSP/PG/JF/CP2 – Prosedur ini Cuma menerangkan berkaitan proses pemilihan pelajar post graduate sahaja. Tiada prosedur yang menerangkan berkaitan Prosedur “Teaching and Learning” dan Prosedur “Assessment and Examination” -Tindakan pembetulan dan pencegahan tidak dilakukan menggunakan borang PPSP/QMS/CA/CAF/R1 dan PPSP/QMS/PA/PAF/R1. (File didapati tiada sebarang rekod / file kosong ). -En Azman melakukan kerja memantau kebersihan tetapi perkara ini tidak dimasukkan didalam JD beliau. Dicadangkan agar perkara ini dinyatakan dalam JD beliau. -Objektif kualiti ke 3 tidak tercapai. Dicadangkan agar penambahbaikan dibuat atau sasaran objektif ini direndahkan.


Jab O & G -Dicadangkan supaya Jabatan O&G dapat memberi maklumbalas kepada pejabat pascasiswazah supaya maklumat yang dikemukakan (borang PGIS) dilengkapkan. -Current staff training records are scattered around in one big pile of records. Suggestion: provide a summary page for the training


records. -Ensure that all analysis results are approved and dated. -Senarai infrastruktur perlu dikemaskini. -Carta organisasi perlu menunjukkan 'hierachy'. -Dicadangkan keputusan peperiksaan akhir posting yang dihantar kepada Pejabat Akademik untuk tindakan susulan direkodkan dengan jelas sebagai bukti penghantaran. PPSP/MD/O&G/CP1. -Dicadangkan dokumentasi rekod yang lebih memuaskan melibatkan bukti pelaksanaan sesi pengenalan dan penerangan kepada pelajar; pemberian bahan-bahan kepada pelajar; dan pindaan-pindaan tarikh aktiviti pengajaran seperti tutorial.

Anestesiologi -Update JD for clerk. -Update staff competency and qualification -Masterlist for inventory including coding, status, location -Review duration of record keeping Update organization chart -Familiarize staff regarding location and usage of fire extinguisher and first aid box -Logbook performance to be combined with end of posting results and redefined (P/F) -End date for submission of case reports and log book to be reviewed


Pediatrik -Update master list of records -To update end posting assessment, all data analysed to be put inside the respective files -Review core procedure (PPSP/PG/Paed/CP1) – references need to be reviewed and updated -Every meeting or activities with students, attendance and minutes must be taken -Review PPSP/PG/Paed/CP1 under dissertation- to update the files and records especially list of dissertation title -To update on staff competency


Radiologi -Kawalan rekod dan dokumen adalah baik , terkini. Untuk penambaikan semua fail perlu diletakkan lampiran minit untuk menyenangkan proses mencari bukti – contohnya Fail mesyuarat pengurusan akademik (PPSP/Rad/bhg H/03) -Perlu menyediakan fail sepatutnya/ partition dalam fail induk untuk mengelakkan berlakunya kesilapan meletakkan bukti/ bercampur aduk contoh : a. Fail kursus dan latihan (PPSP/Rad/bhgL/01) tetapi isinya rekod penilaian latihan staf non-akademik. b. fail staf akademik -Mewujudkan penfailan yang lebih teratur mengenai pengurusan kewangan jabatan seperti (Klausa 7.4) a. Belanjawan tahunan b. Salinan PO,DO, dan invois disertakan sekali dengan borang permohonan untuk pengesahan dan penilaian satu-satu produk yang dibeli.



-File for staff competency -To correct JD for clerk -Sample of signature and Grade -File numbering -Few files regarding examination to be combined.

HOD/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini.

Fisisologi -Kalibrasi & penyelenggaraan berkala peralatan oleh Jab Pembangunan (14/10/09)

6 alatan telah dibawa ke SIRIM oleh pihak CAL25 untuk di bincangkan

Dipersetujui di atas tindakan yang dilakukan

-Proses pelupusan biohazard tidak diwujudkan -Terdapat 2 rekod untuk perkara yang sama (PPSP/QMS/IA/R6) dan (PPSP/QMS/IA/R4) -Maklumat perubahan dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna -Gunapakai lampiran dan rujukan lapuk. - Carta alir program MSc dan PhD tidak jelas -Kesukaran mendapatkan maklumat daripada fail kerana susun atur tidak sempurna

mengenai cara bagi mengkalibrasi alatan tersebut. Proses pelupusan sisa klinikal telah didokumenkan dalam ‘departmental guideline’. Fail (PPSP/QMS/IA/R4) telah dimansuhkan dan fail (PPSP/QMS/IA/R6) dikekalkan. Telah ujudkan satu borang untuk merekod semua perubahan /pertukaran jadual waktu serta cadangan pensyarah yang terlibat. Borang-borang lama dilupuskan dan pengguna hendaklah sentiasa memastikan borang yang diguna adalah versi terbaru. Mengubahsuai carta alir yang terlibat dan menambah maklumat di dalam CP mengenai takrifan tamat pengajian bagi seseorang calon. Pengasingan rekod-rekod pengajaran dan jadual pengajaran bagi Mmed dan Undergrade telah dilakukan

Min. 11: Hal-hal lain

1. Pindaan kepada Borang Penilaian Kompetensi Pensyarah: KPP/Exco Dekan dan HOD KPP diminta membincangkan pindaan kepada kaedah penilaian kompetensi staf selaras dengan keperluan ISO ver 2008.

2. 4 jabatan yg belum serah CP yang di pinda (Ortopedik, O&G, psikiatri dan JPP) dimohon agar segeera melakukannya berssama CDC. 3. `Outsourcing`: TDP dan KPP dimohon mengenalpasti dan mengwujudkan garispanduan/dokumen berkaitan proses kerja yang di `outsourced` seperti

percetakan, pengajaran, pembuangan sisa makmal dan sebagainya.

4. TDPSLI dan HOD terbabit dimohon membincangkan tentang kepeerluan CP untuk program MSc/PhD sama ada di setiap jabatan/unit atau di Bhg Siswazah (TDPSLI). Terdapat Jabatan spt Fisiologi, Mikrobiologi dan Neurosains yang mempunyai SOP prog MSc/PhD yang boleh di gunapakai untuk tujuan tersebut secara lebih sistematik.

Min 12: Ulasan dan kesimpulan Dekan berkaitan prestasi keseluruhan SPK (QMS). Dekan merakamkan terima kasih kepada MR dan semua yang menjayakan MRM hari ini. Beliau memaklumkan bahawa secara keseluhannya QMS PPSP memuaskan (berdasarkan bilangan NCR yang terima oleh beberapa jabatan/unit). Jumlah keseluruhan NCR sedikit meningkat berbanding 2008 berkemungkinan disebabkan pindaan versi 2008. Oleh itu terdapat ruang penambahbaikan yang boleh dilakukan. Pihak pengurusan akan membuat tindakan lanjut kepada Jabatan yng perlu dibantu. Kesedaran dan aktiviti ISO PPSP telah menunjukkan peningkatan. Kerjasama dan komitmen daripada semua Jabatan/Unit juga diperlukan untuk memantau keperluan ISO. Beliau juga bersetuju agar satu sekretaria ISO diwujudkan untuk penyelarasan aktiviti ISO disemua peringkat PPSP dan jabatan. Beliau juga mencadangkan agar staf pengurusan Atasan termasuk HOD menjalani kursus kesedaran berkaitan prinsip-prinsip ISO dan mungkin akan dinilai atau diambilkira untuk perlanjutan jawatan. Penambahan bilangan pensyarah akan diusahakan dalam masa terdekat. Penambahan ruang pula telah diambil kira dan telah dikemukakan kepada pihak USM Penang. Pembelian peralatan yang perlu akan diambil kira dalam budget 2010, bergantung kepada keutamaan spt alatan yang sgt perlu dan perkembangan Jabatan yang berkaitan. Akhir kata, beliau membuat kesimpulan, secara keseluruhannya beliau amat berpuashati dengan pencapaian dan prestasi SPK (QMS). Beliau menegaskan bahawa pencapaian KPI universiti APEX memerlukan atau bergantung kepada penambahbaikan yang berterusan dengan aktiviti ISO. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang dengan ucapan salam daripada pengerusi. Minit Disediakan pada 22/11/2009: Minit disemak oleh MR pada 24/11/2009: Minit Disahkan oleh Dekan pada 26/11/2009

....................................... ................................. ................................. En. Che Ismail Che Lah Prof. Mustaffa Musa Prof. A. Aziz Baba Setiausaha QMC Wakil Pengurusan Dekan PPSP