Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

1

PENGURUSAN MESYUARAT

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

2

PENGURUSAN

MESYUARAT

Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.

Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.

Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.

Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

3

TINDAKAN PRA-MESYUARAT

1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa

2. Membuat tempahan bilik mesyuarat

Tempahan secara bertulis

Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

4

3. Menyediakan kertas kerja untuk

perbincangan

Kertas kerja diterima 15 hari sebelum

mesyuarat

Tentukan bilangan salinan kertas

kerja

Keperluan menyediakan ringkasan

eksekutif sekiranya melebihi 15 muka

surat

4. Menghantar surat jemputan mesyuarat

Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat

Nyatakan nama jawatankuasa,

tarikh, tempat, masa, agenda, nama

Pengerusi dan jenis pakaian

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

5

Agenda Mesyuarat

Perutusan pengerusi

Pengesahan minit mesyuarat

yang lepas

Perkara-perkara berbangkit

Pembentangan kertas kerja

Hal-hal lain

Penutup

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

6

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik

mesyuarat

Bilik bersih dan kemas

Tempat duduk mencukupi

Kelengkapan peralatan seperti alat

tulis, OHP dan pembesar suara

6. Menentukan kehadiran

Urusetia perlu menentukan senarai

ahli yang akan hadir

Senarai ini disediakan 2 hari sebelum

mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

7

7. Perbincangan pra mesyuarat

Berbincang dengan pengerusi tentang

tindakan yang perlu diambil bagi

menyelesaikan masalah

8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang

etika mesyuarat

Cara-cara beri penghormatan kepada

Pengerusi

Tepati masa

Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

8

TINDAKAN SEMASA

MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat

Senarai kehadiran mesyuarat

Perkara penting yang dibincang

dalam mesyuarat

Keputusan yang dibuat

Tindakan susulan yang perlu diambil

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

9

TINDAKAN-TINDAKAN

SELEPAS MESYUARAT

Penyediaan Minit

Format Minit Mesyuarat

Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat

Catatan Perbincangan

Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan

Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

10

i) Penyediaan Minit

Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat

Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat

ii) Format Minit Mesyuarat

Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

11

iii) Susunan Nama Ahli-ahli

Mesyuarat

Disusun mengikut kekananan

ahli-ahli yang hadir

iv) Catatan Perbincangan

Direkodkan secara padat, tepat dan jelas

Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

12

v) Pengesanan Maklumbalas

Pelaksanaan Keputusan

Mesyuarat Bilangan

Rujukan minit

Perkara

Tarikh hantar

Kementerian atau jabatan

Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia

Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia

Tarikh maklumbalas dibentangkan

Status

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

13

vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

Cabutan keputusan

Ringkasan dan ulasan urusetia

Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan

Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas

vii) Menentukan Format Maklumbalas

Dari Kementerian / Jabatan

Cabutan keputusan

Kedudukan masakini

Peringkat pelaksanaan / pencapaian

Masalah pelaksanaan

Cadangan penyelesaian masalah

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

14

viii) Penyediaan Laporan

Maklumbalas Oleh

Kementerian / Jabatan

Bertanggungjawab

Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam

Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

15

PENUTUP

Menggaris serta menetapkan norma-

norma kerja yang minimum bagi perkara-

perkara penting di dalam pengendalian

mesyuarat sesuatu jawatankuasa

kerajaan.