mesyuarat kajian semula pengurusan (mksp) pejabat...

MESYUARAT KAJIANSEMULA PENGURUSAN

(MKSP)PEJABAT DAERAH DANTANAH KUANTANBIL. 1/2018

TARIKH : 17 OGOS 2018 (JUMAAT)MASA : 10.00 PAGITEMPAT : BILIK GERAKAN,

ARAS 1, PDT KUANTAN.

PEJABATPEJABAT DAERAHDAERAH DANDAN TANAHTANAHKUANTANKUANTAN

Bil. 1/2018

1. PENGENALAN

1.1. Fungsi Pejabat Daerah & Tanah Kuantan

Fungsi utama Pejabat Daerah & Tanah Kuantan adalah seperti berikut :

a) Merancang dan menyelaras perlaksanaan rancangan pembangunanfizikal dam masyarakat.

b) Mengenalpasti dan melaksanakan projek-projek pembangunan fizikaldaerah.

c) Mengurus dan menyelaras aktiviti-aktiviti mukim meliputi aspek sosio-ekonomi, keagamaan, pendidikan dan kebudayaan.

d) Mengurus hal ehwal pentadbiran, kewangan, sumber manusia,keselamatan, perlesenan, teknologi maklumat dan majlis keraian daerah.

1.2. Tempoh Laporan

Tempoh laporan untuk Kajian Semula Pengurusan (KSP) bermula dari1 Januari sehingga 30 Jun 2018.

2. LAPORAN PENCAPAIAN PIAGAM PELANGGAN SEHINGGA 1 JANUARI -30 JUN 2018

2.1. Pencapaian Piagam Pelanggan Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan.

Bil. Unit Objektif Kualiti TempohPencapaian

(%)

1. PelupusanTanah

Pemberimilikan Tanah – Memprosespermohonan tanah dari tarikh permohonanyang lengkap diterima sehingga pemohonandiangkat ke JKPTD.

36 bulan 50 % daripadapermohonan

Lesen Pendudukan Sementara – Memprosespermohonan bermula daripada permohonanyang lengkap diterima sehingga diangkat keJKPTD.


Lanjutan Tempoh Pajakan - -Pelupusan Tanah KerajaanBagi Tujuan Perizaban Seksyen 62 KTN –Memproses permohonan yang lengkapditerima bermula dari tarikh permohonanditerima sehingga diangkat ke JKPTD.


Memproses permohonan baru permitpengalihan bahan batuan Sek. 69 KTN daritarikh permohonan diterima sehinggapermohonan diangkat ke PTG(Tanah Kerajaan).


Memproses permohonan membaharui LPSbercantum Permit Pengalihan bahan batuanSek. 69 KTN dari tarikh permohonan diterimasehingga permohonan diangkat ke PTG(Tanah Kerajaan)


2. Pendaftaran

Pendaftaran Urusniaga Tanah – Mendaftarurusniaga tanah dalam tempoh 3 bulan daritarikh permohonan diterima sehinggapermohonan didaftarkan.


Pendaftaran Bukan Urusniaga Tanah –Mendaftar bukan urusniaga tanah dalamtempoh 3 bulan dari tarikh permohonanditerima sehingga permohonan didaftarkan.


Pendaftaran Hakmilik Muktamad (FT) –Mendaftar Hakmilik Muktamad dalam tempoh4 bulan dari tarikh pelan B1Tiff diterima dariUnit Teknikal sehingga permohonandidaftarkan.


Pendaftaran Hakmilik Sementara – MendaftarHakmilik sementara dalam tempoh 4 bulandari tarikh terima fail permohonan yanglengkap dari Unit Pelupusan dan PembangunanTanah sehingga permohonan didaftarkan.


Perintah Jual – Menetapkan tarikh /menjalankan siasatan pertama dalam tempoh12 bulan dari tarikh permohonan yang lengkapditerima.


Pengurusan Harta Pelanggan – MenyimpanHakmilik dan Dokumen di dalam bilik kebaldalam tempoh 14 hari dari proses isihanselesai.

14 hari 80 % daripadapermohonan

3. PembangunanTanah

Tukar Syarat Nyata Kegunaan Tanah daripadasatu jenis tanaman (kurang 10 ekar) kepadatanaman yang lain. Memproses permohonanditerima sehingga keputusan PTDdimaklumkan kepada pemohon.


Permohonan Secara Serentak Pecah Sempadandan Tukar Syarat Kegunaan Tanah –Memproses permohonan lengkap diterimadaripada OSC sehingga keputusan daripadaPTG dimaklumkan kepada pemohon.


Permohonan Pecah Sempadan HakmilikPegangan Pejabat Tanah – Memprosespermohonan pecah sempadan dari tarikhpermohonan diterima sehingga tarikh suratkeputusan dimaklumkan kepada pemohon.


Permohonan Pecah Bahagian dan cantumantanah bagi Hakmilik Pegangan PejabatTanah – Memproses permohonan dari tarikhpermohonan diterima sehingga tarikh suratkeputusan dimaklumkan kepada pemohon.


Permohonan serah balik dan pemberimilikansemula tanah – Memproses permohonanlengkap diterima daripada OSC sehinggakeputusan daripada PTG dimaklumkan kepadapemohon.


4. Kuatkuasa

Mengeluarkan Notis Penguatkuasaan di bawahSek. 426A KTN dari tarikh siasatan awaldijalankan.

20 haribekerja

80 % daripadapermohonan

Memproses permohonan baru PermitPengalihan Bahan Batuan Sek. 73 KTN daritarikh permohonan diterima sehinggamendapat keputusan (Tanah Milik).

14 haribekerja


Memproses permohonan memperbaharuiPermit Pengalihan Bahan Batuan Sek. 73 KTNdari tarikh permohonan diterima sehinggamendapat keputusan (Tanah Milik)

7 haribekerja


5. Hasil

Penerimaan Hasil Tanah.i. Jumlah bil. cukai tanah @ bil pelbagai yangditerima di kaunter dalam kuantiti1-20 keping.

ii. Jumlah bil cukai tanah yang diterima dikaunter dalam kuantiti 21 keping dan keatas.

iii. Bil cukai tanah yang diterima melalui posyang tidak bermasalah.

1 haribekerja

2 – 5 haribekerja

1 – 3 haribekerja

100 %

Laporan Kutipan Hasil Harian.i. Laporan kutipan hasil harian disediakan

pada hari yang sama kutipan diterimasekiranya tiada masalah.

1 hari 100 %

Laporan Kutipan Hasil Bulanan.i. Laporan kutipan hasil bulanan dihantar keAkauntan Negeri pada atau sebelum 10haribulan setiap bulan.

Pada atausebelum10 hb.setiapbulan

83 %daripada

permohonan

Perakaunan Deposit.i. Penyata Penyesuaian Deposit dihantar keAkauntan Negeri sebelum atau pada 14hbsetiap bulan.

Sebelumatau pada14 hb.setiapbulan

83 %daripada

permohonan

Pewartaan Deposit.i. Mewartakan akaun deposit yang tidakdituntut selama lebih 12 bulan.

12 bulan 0 %

Pengeluaran Notis 6A dan 8A.i. Notis 6A – dikeluarkan selepas 14 hari suratperingatan dihantar kepada pemiliksekiranya tiada bayaran dibuat dalamtempoh tersebut.

ii. Notis 8A – dikeluarkan selepas 3 bulan daritarikh Notis 6A disampaikan kepadapemilik.

14 hari

3 bulan

0 %

0 %

6. Pembangunan

Pengurusan Projeki. Sebutharga – Tempoh penyiapan projekberdasarkan kriteria;a) Projek yang ditawarkan mengikut waranperuntukan.

b) Peruntukan yang diterima.c) Tempoh masa yang ditawarkan.d) Keputusan Jawatankuasa Sebutharga.

1 – 12bulan

0%

Pengurusan Projekii. Kerja Undi – Tempoh penyiapan projek

dari 1 hingga 6 bulan dan mengikut skopprojek yang ditawarkan.

1 – 6 bulan0%

Pengurusan Projekiii. Pemberian terus (Bawah RM20 ribu) –

Tempoh penyiapan projek bergantungkepada status tapak, skop cadangan projekserta kesesuaian dan kehendak pemohonperuntukan.

1 – 12bulan

60 %daripada

permohonan

Pembangunan Masyarakat(Perlaksanaan SPKR – PPP, PLKK, PPMI,PKP) – Setiap projek yang diluluskanperuntukan diterima daripada PPPNP, KKLWatau lain-lain agensi.

1 – 8 bulan 100 %daripada

permohonan

7. KhidmatPengurusan

Aduan Pelanggan – Mengemukakanmaklumbalas kepada aduan pelanggan dalamtempoh 14 hari daripada aduan diterima.


Pengurusan Permohonan Lesen Minuman yangmemabukkan – Memaklumkan keputusankepada pemohon dalam tempoh 14 hari daritarikh mesyuarat.


Pengurusan Majlis dan Keraian –Menyediakan post mortem dalam tempoh 7hari selepas majlis dilaksanakan.


2.2. Analisis Pengukuran Pencapaian Objektif Kualiti Pejabat Daerah danTanah Kuantan adalah seperti di Lampiran ’A’.

LAMPIRAN ’A’LAPORAN PENGUKURAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

(TEMPOH JANUARI HINGGA 30 JUN 2018)

Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan

Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian

PeratusPencapaian Catatan

PelupusanTanah

Prosedur inibertujuanmewujudkan satusistem PejabatDaerah dan TanahKuantan yang cekap,berkesan, berpotensi,mantap, adil danmemberikanperkhidmatan yangberkualiti agarmemberi keuntunganyang optima kepadaorang awam,syarikat-syarikat dankerajaan.

Pelupusan Ii) Pelupusan Tanah SecaraPemberimilikan TanahBawah 4 Hektar.

Pelupusan IIii) Permohonan Lesen

Pendudukan Sementara.

iii) Pelupusan TanahKerajaan bagi TujuanPerizaban.

iv) Lanjutan TempohPajakan.

v) Permohonan baru permitpengalihan bahan batuanSek.70 KTN dari tarikhpermohonan diterimasehingga diangkat kePTG. (Tanah Kerajaan).

36 bulan

12 bulan

9 bulan

-

5 bulan

50 %

60 %

60 %

-

80 %

Segalapermohonan tahun2018 masih belumdiproses.


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


...Samb. vi) Permohonanmemperbaharui LPSbercantum PermitPengalihan Bahan BatuanSek.69 KTN dari tarikhIOpermohonan diterimasehingga mendapatkeputusan (TanahKerajaan).

3 bulan 80 %

Pendaftaran PDTK.PK (PT)-01

PDTK.PK (PT)-02

PDTK.PK (PT)-03

PDTK.PK (PT)-04

Pendaftaran Urusniaga

Pendaftaran BukanUrusniaga

Pendaftaran HakmilikMuktamad (FT)

Pendaftaran HakmilikSementara

6008

2924

1109

3625

3 bulan

3 bulan

4 bulan

4 bulan

80 %

80 %

80 %

80 %

94%

86%

39%

100%

Baki dalamtindakan untukdidaftarkan

Baki dalamtindakan untukdidaftarkan


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


....Samb. PDTK.PK (PT)-05

PDTK.PK (PT)-06

Perintah Jual

Pengurusan Harta Pelanggan

435

1278

12 bulan

14 hari

80 %

80 %

56%

63%

Siasatan masihditeruskansebanyak 3 kaliseminggu

Jumlah hakmilikyang telahdidaftarkan(urusniaga, bukanurusniaga, nota/nota betul)

PembangunanTanah

PDTK.PK(PT)-07 Tukar Syarat NyataKegunaan Tanah daripadasatu jenis tanaman (kurang10 ekar) kepada tanamanyang lain bagi keluasanhakmilik yang kurangdaripada 4.0 hektar.

7 3 bulan 80 % 42.8% 3 Permohonan-selesai4 Permohonan-dalam tindakanPen. PegawaiTanah

PDTK.PK(PT)-08 Permohonan Serentak PecahSempadan dan Tukar SyaratKegunaan Tanah.

7 bulan 80 %Tiadapermohonan yangditerima tahun2018


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


PDTK.PK(PT)-09 Permohonan PecahSempadan, PecahBahagian dan PenyatuanTanah Bagi HakmilikPegangan Pejabat Tanah.

7 hari 80 % 100% Permohonanselesai:LEANMANAGEMENT(1 WP)

PDTK.PK(PT)-10 Permohonan Serahbalikdan PemberimilikanSemula Tanah.

114 permohonan 7 hari 80 % 100% Permohonanselesai: 53permohonanLEANMANAGEMENT

Hasil i) PenerimaanHasil

Jumlah bil cukai tanah @bil pelbagai yang diterimadi kaunter dalam kuantiti1-20 keping.

48,990bil cukai

21,029bil pelbagai

1 haribekerja

100 % 100%


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


Jumlah bil cukai tanah yangditerima di kaunter dalamkuantiti 21 keping dan keatas.

Bil cukai tanah yang diterimamelalui pos yang tidakbermasalah.

29,352

727 bil

2 – 5 haribekerja

1 – 3 haribekerja

90 %

90 %

100%

100%

ii) Laporan kutipanHasil Harian

Laporan kutipan hasil hariandisediakan pada hari yangsama kutipan diterimasekiranya tiada masalah.

129 laporan 1 haribekerja

90 % 100%

iii) Laporan KutipanHasil Bulanan

Laporan kutipan hasilbulanan dihantar keAkauntan Negeri sebelumatau pada 10hb setiap bulan.

6 set Sebelum @pada 10hbsetiap bulan

100 % 83% Kelewatan LaporanKutipan HasilBulan Aprildisebabkankakitangan terlibatsebagai petugasPRU ke-14 dan cutiperistiwa 3 harisemasa dan selepasPRU ke-14


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


iv) PerakaunanDeposit

Penyata Penyesuaian Depositdihantar ke Akauntan Negerisebelum 14hb setiap bulan.

6 set Sebelumatau pada

14hb. Setiapbulan

90 % 83%Kelewatan PenyataPenyesuaian Jundisebabkan olehkesilapan teknikalsemasapenghantaranlaporan

v) PewartaanDeposit

Mewartakan akaun deposityang tidak dituntut selamalebih 12 bulan.

Tiada 6 bulan 90 % 0%

vi) PengeluaranNotis 6A & 8A

Notis 6A – Dikeluarkanselepas 14 hari suratperingatan dihantar kepadapemiliknya sekiranya tiadabayaran dibuat dalamtempoh tersebut.

Noti 8A – Dikeluarkanselepas 3 bulan dari tarikhNotis 6A disampaikankepada pemilik.

Tiada

Tiada

14 hari

3 bulan

80 %

50 %

0%

0%

Penangguhansementaradisebabkan PRUke-14

Penangguhansementaradisebabkan PRUke-14


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


Kuatkuasa Prosedur inibertujuan untukmengeluarkan NotisPenguatkuasaan dibawah Sek. 426AKTN dari tarikhsiasatan awal danmemprosespermohonan barupermit pengalihanbahan batuan Sek.70 KTN.

i) Permohonan baru PermitPengalihan bahan batuanSek.73 KTN dari tarikhpermohonan diterimasehingga mendapatkeputusan (Tanah Milik)

14 haribekerja

80 % 80%

ii) Mengeluarkan NotisPenguatkuasaan di bawahSek.426A KTN daripadatarikh siasatan awaldijalankan.

20 haribekerja

80 % 50%


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


...Samb. Prosedur inibertujuan untukmengeluarkan NotisPenguatkuasaan dibawah Sek. 426AKTN dari tarikhsiasatan awal danmemprosespermohonan barupermit pengalihanbahan batuan Sek. 70KTN.

iii) Memproses permohonanmembaharui PermitPengalihan BahanBatuan Sek. 73 KTNdari tarikh permohonanditerima sehinggamendapat keputusan(Tanah Milik)

7 haribekerja

80 % 10% Prosesmemperbaharuipermit pengalihanbahan batuanadalah hampir samadengan prosespermohonan baharu

KhidmatPengurusan

Prosedur inibertujuan untukmempertingkatkanpenyampaian dalamperkhidmatandisamping usaha-usahapenambahbaikanPejabat Daerah danTanah Kuantan.

i) Aduan dan MaklumbalasPelanggan

3 kesBagi tempoh

Januarihingga Jun

2018

Dijawabdalam

tempoh 14hari bekerja

80 % 100 % Bergantung kepadapenerimaan aduandan jumlah kesyang selesai.


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


KhidmatPengurusan

Memaklumkankeputusan kepadapemohon dalamtempoh 7 hari daritarikh mesyuarat.

ii) Pengurusan PermohonanLesen Minuman yangmemabukkan.

114 Dimaklum-kan kepadapemohondalam

tempoh 14hari daritarikh

mesyuarat.

80 % 83%

Membuat ’postmortem’ dalamtempoh 7 hari selepasmajlis dilaksanakan

iii) Pengurusan Majlis danKeraian.

- Dijawabdalam

tempoh 7hari.

80 % - Prosedur kualitiadalahdimansuhkankerana tiadakeperluan untukmengadakan ’postmortem’ bagi majliskeraian di peringkatdaerah.(permohonan telahdikemukakankepada pihakSIRIM)


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


Pembangunan

(PembangunanFizikal)

Pengurusan Projek

1.LantikanKontraktor

2.Pengawasan danPemantauanProjek

3.PembayaranProjek

4. TanggunganKecacatan

5. Rekabentuk

Pengurusan Projek

1.Sebutharga – tempohpenyiapan projekberdasarkan kriteriaberikut:-

i. Projek yang ditawarkanmengikut waranperuntukan.

ii. Peruntukan yangditerima.

iii. Tempoh masa yangditawarkan.

iv. Keputusan jawatankuasasebutharga.

5 1 – 12 bulan 100 % 0% Peruntukanditangguhkanoleh Pejabat SDO

2. Kerja Undi – Tempohpenyiapan projek dari 1-6bulan dan mengikut skopprojek yang ditawarkan.

3. Pemberian terus (bawahRM20 ribu – tempohpenyiapan projekbergantung kepada statustapak, skop cadanganprojek serta kesesuaiandengan kehendakpemohon peruntukan.

0

Projek PIA: 46Projek PIAS:51JumlahKeseluruhan:97

1 – 6 bulan

1 – 12 bulan

100 %

100 %

0%

100%

Tiadapermohonan


Tempoh /Sasaran

SasaranPencapaian


Pembangunan

(PembangunanMasyarakat)

1)

2)

3)

4)

PermohonanPeruntukanSPKR

PerlaksanaanProgram SPKR

PendaftaranPeserta E-Kasih

PerlantikanPengerusi JKKKPDT Kuantan

Setiap projek yangdiluluskan peruntukan akandilaksanakan dan diuruskandalam masa 1 hingga 8bulan dari tarikh waranperuntukan diterimadaripada PPPNP, KKLWatau lain-lain agensi.

1 – 8 bulan 100 %

100 %

100 %

100 %

0%

0%

0%

0%

Tiada peruntukanyang diterimabagi tahun 2018

Tiada peruntukanyang diterimabagi Tahun 2018

Tiada pendaftaranE-Kasih pada tahun2018 disebabkanMesyuarat FocusGroupditangguhkan.

PelantikanPengerusi JKKKbagi tahun 2018adalahditangguhkan.

4. LAPORANMAKLUMBALAS PELANGGAN DAN ADUAN PELANGGAN.

Kajian kepuasan pelanggan di Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan.Data diperolehi adalah melalui kaedah soal selidik / temubual / maklumbalas aktiviti anjuranPejabat Daerah dan Tanah Kuantan.

4.1 MAKLUMBALAS PELANGGAN

DEMOGRAFI PELANGGAN

DEMOGRAFI JUMLAH PERATUS(%)

Jantina LelakiPerempuanTiada Maklumat

1931-

3862-

Umur

25 Tahun ke bawah26-30 Tahun31-35 Tahun36-40 Tahun41-45 Tahun46-50 Tahun51 Tahun ke atas

98108744

181620161488

BangsaMelayuCinaIndiaLain-lain

33107-

662014-

Pekerjaan

Kakitangan KerajaanKakitangan SwastaBekerja Sendiri / SuriRumah / Pelajar / PesaraTiada Maklumat

271310--

542620--

JADUAL MAKLUMBALAS KEPUASAN PELANGGAN

BIL KENYATAAN PERATUS

1. Kakitangan mesra pelanggan dan memberi layanansebaiknya kepada semua pelanggan. 10 %

2. Ruang menunggu luas dan selesa. 15 %

3. Kakitangan mengutamakan pelanggan. 12 %

4. Kakitangan dapat menerima pandangan atau komendaripada pelanggan. 9 %

5. Kakitangan memberi penjelasan yang tepat mengenaisebarang soalan diajukan. 10 %

6. Kakitangan menyelesaikan urusan mengikut tempoh masayang dijanjikan. 8 %

7. Kakitangan mengamalkan ’Amalan Senyum’ sepanjangberurusan dengan pelanggan. 6 %

8. Angka Giliran disediakan dan mudah dilihat. 20 %

9. Kakitangan mudah menjawab sebarang pertanyaan yangdiajukan. 10 %

JUMLAH 100%

ANALISIS MAKLUMBALAS PELANGGAN BERDASARKAN BORANG KEPUASANPELANGGAN

Peratus

Maklumbalas Pelanggan

i. Hasil analisis mendapati bahawa pelanggan memberi maklumbalas pada tahap yangmemuaskan terhadap penyampaian perkhidmatan di Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan. Inidapat dilihat apabila prestasi memuaskan merupakan jumlah tertinggi. Secara keseluruhannya,rajah tersebut menunjukkan bahawa, Nilai Positif masih berada pada tahap yang sederhanakerana jumlah tertinggi pada keseluruhannya adalah di tahap memuaskan. Ini juga menjelaskanbahawa tahap perkhidmatan di Jabatan ini berada pada tahap yang masih memerlukanpenambahbaikan dan pemantauan.

ii. Terdapat juga komen yang perlu diambil kira dan perlu diberi perhatian oleh pihak jabatan bagiproses penambahbaikan perkhidmatan di jabatan ini. Antara komen atau cadangan yangdiberikan adalah seperti kakitangan perlu mengutamakan pelanggan, perlu lebih mesrapelanggan dan mempercepatkan proses kerja di bahagian pengurusan tanah.

iii. Bagi meningkatkan lagi mutu perkhidmatan di Jabatan ini, pihak urusetia aduan telahmenyediakan borang maklumbalas pelanggan bagi mengenalpasti bentuk atau komen yangditerima daripada orang awam.

TINDAKAN SUSULAN

a) Mempertingkatkan Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Rekod Maklum Balas digunakan untuk menilai pengalaman dan pemerhatian para pelangganketika berurusan dengan sesebuah agensi. Berdasarkan peratus pencapaian yang diperolehi,didapati bahawa penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan di pejabat ini perlupenambahbaikan untuk mengubah persepsi dan pengalaman positif pelanggan.

b) Usaha-usaha Penambahbaikan

Program-program perlu memberi fokus kepada usaha memperbaiki persepsi dan pengalamanpelanggan dengan mengukuhkan penyampaian perkhidmatan. Proses dan prosedur kerja juga perludiberi penekanan agar penyampaian perkhidmatan yang berkesan dapat dipertingkatkan.Penambahbaikan yang boleh dilaksanakan bagi mempertingkatkan imej di mata pelangganmisalnya Program Hari Bertemu Pelanggan, memperbaiki layanan telefon dan perkhidmatankaunter, berpegang kepada piagam pelanggan perlu diberi perhatian.

c) Penambahbaikan

Usaha-usaha yang telah dilaksanakan untuk penambahbaikan adalah :-

i) Melaksanakan Business Process Reenginering (BPR) bagi mempercepat danmempermudahkan proses kerja.

ii) Melaksanakan amalan EKSA.

iii) Meningkatkan kompetensi kakitangan melalui latihan pembangunan modal insansecara berterusan.

iv) Menubuhkan satu Jawatankuasa Aduan dan Maklumbalas Pelanggan dan ahlidipilih dari setiap unit sebagai wakil bagi tujuan memantau serta mengambiltindakan terhadap aduan yang diterima disamping memperkukuhkan lagipenyampaian perkhidmatan.

4.2 ADUAN PELANGGAN

SENARAI ADUAN YANG DITERIMA DARI PELBAGAI AGENSI(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2018 HINGGA 30 JULAI 2018)

BIL PENGADU TAJUK ADUAN TARIKHTERIMA

UNITBERKAITAN

TARIKHM/BALAS

TINDAKAN /MAKLUMBALAS

1. Pejabat PenghuluMukim Sungai Karang

Aduan berkaitan tiada sistem saliranyang sistematik di Jalan Tengah,Kampung Sungai Karang Darat

21.02.2018 PembangunanDaerah

26.02.2018 Lawatan tapak PDT Kuantanbersama pihak JPS Daerah telahdiadakan pada 28 Mac 2018 dandidapati bahawa permohonanpengadu bagi membina sistem salirandi kawasan tersebut berada di dalamkawasan tanah hak milik pengadutersebut.

Walau bagaimanapun, pihak JPSDaerah telah mengambil maklummengenai perkara ini dan angkatpermohonan bagi membina sistemsaliran yang sistematik di KampungSungai Karang Darat di bawahperuntukan JPS Negeri.

2. Biro PengaduanAwam

PCB.236643: Longkang DipenuhiSampah Sarap dan MendapanTumbuhan di Kampung Batu 5,

Kuantan

26.06.2018 PembangunanDaerah

20.07.2018 Pihak MPK telah memulakan kerjapembersihan longkang di lokasibermula 16 Julai 2018 hingga 20Julai 2018.

Pihak JKKK Gudang Rasau akanmembuat permohonan untuk kerja-kerja menaiktaraf longkang tersebutuntuk jangka masa panjang kpdpihak PLB, MPK dan wakil rakyatdan ianya bergantung kepadakelulusan peruntukan.

3. SPRM Teluk Intan Memohon Carian MaklumatPemilikan Tanah

bagi penama-penama berikut:

Mohd Zulhilmi bin SasiNurhidayah binti Mohd Nazir

01.03.2018 Unit Pelupusan Maklumat yang diperlukan telahdikemukakan kepada pihak SPRMTeluk Intan.

4. Biro PengaduanAwam

PCB.235850: TanahBertindih

12.04.2018 Unit Pelupusan Maklumat yang diperlukan telahdikemukakan kepada BiroPengaduan Awam Negeri Pahang.

5. Felda Sungai PanchingUtara

Aduan Pencerobohan Tanah DiDalam Sempadan Seksyen 4 di Felda

Sungai Panching Utara

16.08.2018 PembangunanTanah/KuatKuasa

Mengemukakan memo kepada unityang berkenaan.

5. LAPORAN AKTIVITI PENGURUSAN MAJLIS DAN KERAIAN

Program / aktiviti pengurusan majlis dan keraian ditunjukkan dalam jadual seperti di Lampiran.Program yang telah dijalankan adalah dari bulan Januari 2018 hingga Jun 2018.

6. LAPORAN KEPERLUAN DAN KEBERKESANAN PEMBANGUNANKOMPETENSI SUMBER MANUSIA

6.1.

6.2.

Laporan berhubung Latihan yang telah dihadiri oleh setiap pegawai diJabatan bagi tempoh 1 Januari 2018 hingga Jun 2018 dijelaskan melaluijadual / carta pai yang menunjukkan peratus pencapaian kehadiranberkursus.

Turut dilampirkan bilangan hari berkursus pegawai mengikut kumpulanperkhidmatan bagi bulan 1 Januari 2018 hingga 30 Jun 2018.

6.3. Senarai kursus dalaman yang telah diadakan bagi tempoh 1 Januari 2018hingga 30 Jun 2018 adalah seperti di Lampiran.

7. LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

7.1.

7.2.

Penilaian prestasi pembekal ditunjukkan dalam bentuk jadual / graf untukmenunjukkan tahap prestasi setiap pembekal bagi tempoh 1 Januari 2018hingga 30 Jun 2018. Tempoh penilaian adalah dalam dua kali setahun.Oleh itu, laporan penilaian prestasi bagi tempoh Julai hingga Oktober2018 iaitu setengah tahun kedua tidak dapat disertakan.

Analisis terhadap penilaian prestasi pembekal turut dilaporkan mengikuttahap pencapaian yang dikategorikan cemerlang atau sebaliknya melaluipemantauan yang berterusan. Peratus pencapaian tersebut diukur daripelbagai aspek dan lebih mengutamakan produk serta perkhidmatan yangdiberikan kepada jabatan.

8. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

8.1. CADANGAN MENINGKATKAN KEBERKESANAN SISTEMPENGURUSAN KUALITI DAN PROSES-PROSESNYA.

8.1.1. Meneruskan amalan EKSA agar pentadbiran akan lebih cekapdengan persekitaran kerja yang selesa, ceria dan terurus.

8.1.2. Mengadakan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) bagimeningkatkan mutu kerja.

8.1.3. Melaksanakan Program Latihan secara berkala bagimeningkatkan kefahaman berkaitan prosedur yang digunapakai.

8.1.4. Melaksanakan Perekayasaan Proses Kerja (Business ProcessReenginering) di semua peringkat dan unit di jabatan.

8.1.5. Tindakan pembetulan yang diambil terhadap Aduan yangditerima dari pelanggan perlu ditentukan punca masalah sebenardengan menggunakan pendekatan 5 WHY bagi memastikanmasalah tidak berulang lagi.

8.1.6. Sentiasa memantau sistem pengurusan bagi peningkatan kualitimelalui:-

i. Mesyuarat Pengurusan

ii. Maklumbalas daripada unit-unit terhadap aduan pelanggan

iii.

iv.

v.

Perhimpunan Pagi

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Mesyuarat JKPAK/JKPA

8.2. CADANGAN MENINGKATKAN KUALITI PRODUK ATAUPERKHIDMATAN SELARAS DENGAN KEPERLUANPELANGGAN.

8.2.1. Meningkatkan integriti pekerja melalui Tazkirah Jumaat padasetiap minggu.

8.2.2. Mengadakan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK).

8.2.3. Melaksanakan Amalan EKSA.

8.2.4. Program Mentor/Mentee dan Program AKRAB

9. MAKLUMAT PERUBAHAN YANG BOLEH MEMBERI KESANKEPADA SISTEM PENGURUSAN KUALITI DAN PROSESPROSESNYA.

BAHAGIAN PENGURUSAN TANAH :-

i) Sistem Kaunter Ekspres – Unit Pendaftaran

Kaunter Ekspres telah diwujudkan bagi membolehkan golongan yangtertentu melakukan urusan Urusniaga dan Bukan Urusniaga dalamtempoh masa yang singkat. Antara golongan yang tersenarai dan bolehmenggunakan perkhidmatan ini adalah warga emas, golongan orangkurang upaya, orang persendirian yang melaksanakan sendiri urusanurusniaga / bukan urusniaga tanpa melalui peguam dan urusan-urusanmelibatkan Perbendaharaan Malaysia. Melalui sistem ini, perserahanyang lengkap akan diproses dalam tempoh satu hari.

ii) Sistem ”One Way Flow” bagi pendaftaran Urusniaga / BukanUrusniaga – Unit Pendaftaran.Sistem yang diterapkan bermula dan dipraktikkan di Pejabat Tanah &Galian Terengganu di mana berdasarkan kajian yang dijalankan olehMPC mampu mempercepatkan proses kerja pendaftaran urusan terbabit.Ini kerana sesuatu perserahan itu akan diproses secara berterusan tanpabanyak “masa menunggu”.

iii) Penyelarasan Tapak Permohonan Tapak PPRT – Unit Pelupusan denganpenyelarasan yang dilakukan bersama Penghulu Mukim terlibatmenyebabkan sesuatu permohonan tapak PPRT akan lebih terurus, tidakberlaku pertindihan dan dapat dirancang dengan baik.

BAHAGIAN HASIL :-

i)

ii)

Memudahkan pelanggan membuat pembayaran Hasil Cukai Tanahdengan mewujudkan beberapa mesin Kiosk.

Menyediakan kaunter pembayaran hasil cukai tanah di UTC Pahang.

10. TINDAKAN SUSULAN KE ATAS MESYUARAT KAJIAN SEMULAPENGURUSAN (MKSP) YANG LEPAS.

10.1. Laporan Penilaian Prestasi Pembekal telah disediakan denganmenganalisis tahap pencapaian setiap pembekal.

10.2. Profail Latihan Individu telah disediakan bagi memantau kecukupanlatihan setiap warga kerja dengan mematuhi keperluan berkursussekurang-kurangnya 7 hari latihan dalam setahun.

10.3. Pelan Operasi Latihan Tahunan telah diwujudkan bagi merancangkeperluan latihan kepada setiap anggota.

10.4. Taqwim Latihan Tahunan bagi latihan dalam jabatan telah disediakandan Program Latihan Dalaman lebih kerap diadakan bagi memenuhikecukupan latihan setiap pegawai dan kakitangan jabatan.

10.5.

10.6.

10.7

Penganjuran kursus/latihan tambahan seperti Perhimpunan Pagi, ProgramPemantapan Modal Insan dan Ceramah Agama diadakan bagi memberipeluang kepada kakitangan untuk menimba ilmu dan menambah bilangankursus.

Buku log latihan individu telah disediakan bagi tujuan memantau jumlahkehadiran latihan setiap pegawai dan kakitangan jabatan.

Setiap kursus dalaman anjuran jabatan dan semua jenis kursus yang telahdihadiri oleh setiap anggota telah dikemaskini dalam Sistem E-Latihanbagi memudahkan urusetia bahagian latihan membuat pantauanberhubung keperluan kursus pegawai di jabatan.

10.8. Laporan Pengukuran Pencapaian telah disediakan mengikut ProsedurKualiti dan bukti ditunjukkan bagi setiap pengukuran pencapaian.

10.9. Perakaunan deposit telah dikemaskini dan setiap unit yang berkenaantelah mengemukakan laporan ke Unit Hasil bagi sebarang perubahan.

10.10 Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Jabatan telah ditubuhkan dan telahmenyertai pertandingan kreativiti dan inovasi di peringkat Daerah danNegeri.

lAPORAN KEPERlUAN DANKEBERKESANAN PEMBANGUNANKOMPETENSi SUMBER MANUSiA

LATIHAN YANG TELAH DIHADIRI OLEH PEGAWAI DAN KAKITANGAN MENGIKUT KUMPULANPERKHIDMATAN

BAGI TEMPOH JANUARI HINGGA JUN 2018

HARIPENGURUSAN

&PROFESIONAL

SOKONGAN1

SOKONGAN2

JUMLAHKAKITANGAN

(%) PENCAPAIAN

0 HARI - - - - -

1 HARI 3 14 10 27 16.6 %

2 HARI 1 13 17 31 19.1 %

3 HARI 2 22 11 35 21.6 %

4 HARI 1 9 8 19 11.7 %

5 HARI - 11 8 19 11.7 %

6 HARI 2 9 8 19 11.7 %

7 HARI& LEBIH - 7 5 12 7.4 %

JUMLAH 9 85 67 162 100 %

SENARAI KURSUS DALAMAN YANG TELAH DIADAKAN BAGI TEMPOH JANUARI HINGGAJUN 2018

Bil. Kursus / Bengkel / Seminar / Taklimat / Program Tarikh

1. MESYUARAT PETUGAS PILIHANRAYA UMUM NEGARAKE-14 P.084 PAYA BESAR 08.02.2018

2. LAWATAN PUSAT PENAMAAN CALON & PUSATJUMLAH UNDI RASMI PRU-14 P.084 PAYA BESAR 03.04.2018

3. PROGRAM PEMBANGUNAN MODAL INSAN “KULIAHDHUHA & TAKLIMAT SKIM DANA WAKAF PAHANG” 16.03.2018

4. SIMULASI HARI PENAMAAN CALON BAGI PERLIMENP.084 PAYA BESAR 27.04.2018

5. BENGKEL ASAS PENGGUNAAN E-MEL PAHANG 25.07.2018 -26.07.2014

6. KURSUS PENGURUSAN REKOD 07.08.2018

PENilAiAN PRESTASiPEMBEKAl

LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL BAGI

PEJABAT DAERAH DAN TANAH KUANTAN

1. TUJUAN

Tujuan laporan ini disediakan adalah untuk diangkat kepada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan, PejabatDaerah Dan Tanah Kuantan berkaitan :

i) Penemuan hasil kajian Penilaian Prestasi Pembekal yang berurusan dengan Pejabat Daerah DanTanah Kuantan.

ii) Prestasi dinilai berdasarkan perkhidmatan, barangan / bekalan yang dibekalkan berbanding yangdiperlukan oleh jabatan.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Laporan diperlukan berdasarkan keperluan MS ISO 9001:2008 PDT Kuantan dimana ia bertujuan untukmemastikan segala aspek Prosedur Kualiti Pengurusan Sokongan telah dipatuhi selaras dengankehendak MS ISO 9001:2008.

2.2 Penilaian yang telah dijalankan adalah berdasarkan kepada senarai pembekal yang berurusan denganjabatan dari Bulan Januari hingga Jun tahun 2018 dan penilaian adalah dijalankan oleh pegawai yangterlibat secara langsung dengan pembekal yang berkenaan.

2.3 Pembekal – pembekal yang berurusan dengan PDT Kuantan adalah dikelaskan seperti berikut :

i) Alat Tulisii) Toneriii) Perkhidmatan Makanan Dan Minumaniv) Penyelenggaraan Kenderaanv) Kontrak Pusatvi) Perkhidmatan Mesin Fotostat / Penyelenggaraanvii) Perkhidmatan / Penyelenggaraan / Bekalan / Lain – Lainviii) Bekalan Cenderamataix) Bekalan Copx) Perkhidmatan Keselamatanxi) Bekalan Utiliti

2.4 Analisa yang dijalankan adalah dengan menggunakan Borang Penilaian Prestasi Pembekal sepertidilampirkan.

3. ASAS – ASAS PERTIMBANGAN

3.1 Di bawah AP 169.1 : Kajian Pasaran Dalam Perolehan.

1. Kualiti Barangan/Perkhidmatan2. Harga yang ditawarkan3. Kegunaan Barangan/Perkhidmatan4. Ketepatan Masa Penghantaran

Faktor-Faktor Lain Yang Berkaitan(diubahsuai dari Eight Dimensions OfProduct Quality oleh David Garvin)

5. ’Performance’ (kelajuan, keselesaan, senang, digunakan, dll)6. Ciri-ciri – boleh diubahsuai untuk pelbagai kegunaan

7. Keboleharapan – boleh digunakan sebagaimana yang diharapkan dalamtempoh masa yang diberikan.

8. Conformance – memenuhi keperluan standard pengguna

9. Jangka Hayat/Ketahanan Penggunaan10. Perkhidmatan Selepas Jualan11. Nilai Estetik – rupa bentuk, sound, smell, feel, aor taste (aestetic) judgement)12. Percieved Value – berasakan imej yang dibentuk menerusi iklan dan

reputasi

Di bawah AP 169.2 & SPP 7/2002 : Keutamaan Kepada BaranganBuatan Tempatan

13. Adakah barangan/perkhidmatan buatan/pembekal tempatan?14. Kekerapan Aduan atas barangan/perkhidmatan

4. PEMILIHAN PEMBEKAL

4.1 Pemilihan terhadap syarikat /pembekal yang berjaya untuk meneruskan perkhidmatan dengan jabatanadalah berdasarkan kepada pencapaian markah yang dikira melalui Borang Penilaian PrestasiPembekal Pejabat Daerah Dan Tanah Kuantan sepertimana di Lampiran 2 PK (S) – 12 -2.

4.2 Pembekal yang mencapai tujuh puluh peratus (70%) dan ke atas akan diberi keutamaan untukmeneruskan perkhidmatan di jabatan ini.

4.3 Berikut disenaraikan nama – nama pembekal yang berurusan dengan Pejabat Daerah Dan TanahKuantan bagi Bulan Januari hingga Jun Tahun 2018.

ALAT TULIS

1) Maju Jaya Stationeries Sdn Bhd2) NTH Marketing3) Peralatan Pejabat Syabas Sdn bhd4) Info Prima Sdn Bhd

TONER5) Rimbunan Timur

PERKHIDMATAN MAKANAN DAN MINUMAN6) Aleena Catering7) WNI Pearl Enterprise8) Mohd Ikmal Hafis Bin Mohd Nazri9) SJ Twins Enterprise10) AR Kerjaya Enterprise11) Khumaira Enterprise12) ED Caterers Sdn Bhd13) Norhariyah Enterprise14) Norhuda binti Ali15) Café Garden16) Latifah bt Md Salleh17) Mohd Sarip Bin Harun18) Ab Halim B. Husin19) M.M Catering20) Illah Catering21) Era Gemilang Supplies & Service

PENYELENGGARAAN KENDERAAN22) AB Workshop23) Hock Wan Car Air Cond Services24) Tan Chong Expres Auto Servis Sdn Bhd25) Pusat Servis YNS26) Kemuji Auto Service Sdn Bhd27) Yamotor Tyre Service Sdn Bhd28) Pesat Auto Service Centre Sdn Bhd29) Shin Auto Air Cond Service30) Tyre Master Sdn Bhd31) UMW Toyotya Motor Sdn Bhd32) Kuantan Far East Industrial Equipment Sdn Bhd33) Fokus Timur Sdn Bhd

KONTRAK PUSAT34) Percetakan Nasional Malaysia Sdn Bhd35) Purnama Bersatu Sdn Bhd

PERKHIDMATAN MESIN FOTOSTAT / PENYELENGGARAAN36) Konica Minolta Business Solutions (M) Sdn Bhd

37) Rimbunan Timur Sdn Bhd38) Jintra Enterprise Sdn Bhd39) MCS Infotech (M) Sdn Bhd40) Putaran Semasa Sdn Bhd

PERKHIDMATAN / PENYELENGGARAAN/BEKALAN/LAIN – LAIN

41) AGBI Teguh Enterprise42) Rentokil Initial (M) Sdn Bhd43) Bengkel Seri Sembilan44) Distinction Technology (M) Sdn Bhd45) Gabungan Baiduri Sdn Bhd46) Majlis Perbandaran Kuantan47) Rani-MS Engineering Sdn Bhd48) Norizan bt Abdullah @ Abdul Rahman49) NKS Systems Sdn Bhd50) Pahang Skills Development Centre51) Perniagaan Mooi Lan52) Printerwork Enterprise53) Sentoria Themeparks And Resorts Sdn Bhd54) Sundata Sdn Bhd55) An-Najjah Enterprise56) Top Ten Jeans House57) Zerox Sign Trading58) Syarikat RImbamas59) KOSPEK60) Sendayan Timur Communication61) MKMY Gold Enterprise62) True Apex Sdn Bhd63) CLA Empire Sdn Bhd64) Citicom Office Supply

BEKALAN CENDERAMATA65) Sri Esah Centre66) Hajjah Zakiah Sdn Bhd67) Jalaemas Jaya Enterprise

BEKALAN COP68) Unique Engraving Trading

PERKHIDMATAN KESELAMATAN69) Securiforce Sdn Bhd70) Symphony Guardforce Sdn Bhd

BEKALAN UTILITI

5. PENEMUAN PENILAIAN

5.1 Analisa yang dijalankan adalah dengan menggunakan Borang Penilaian Prestasi Pembekal PDTKuantan dan ia berasaskan kepada kriteria yang digariskan dalam asas – asas pertimbangan.Penemuan yang diperoleh hasil daripada penilaian yang telah dilakukan bagi tempoh enam (6) bulanpertama iaitu dari 1 Januari hingga berakhir 30 Jun 2018, daripada sejumlah 74 pembekal perkhidmatandan barangan yang telah berurusan dengan Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan.

71) Pengurusan Air Pahang Berhad72) Pos Malaysia Berhad, Operasi Posmel73) Shell Malaysia Trading Sdn Bhd74) Pos Malaysia Berhad

Analisis Graf Penilaian Prestasi Pembekal

Gred skala bagi jumlah Markah Penilaian Prestasi adalah seperti berikut :

Bil. Skala Prestasi Bilangan Pembekal1. 80% - 100% Cemerlang 452. 70% - 79% Baik 293. 50% - 69% Sederhana 04. 30% - 49% Lemah 05. 10% - 29% Sangat Lemah 0

JUMLAH 74

1. Penilaian prestasi ini dinilai melalui barangan atau perkhidmatan yang diberikan kepad jabatan adalahmengikut spesifikasi Pesanan Kerajaan yang telah dikeluarkan kepada pembekal.

2. Pencapaian Cemerlang (80% - 100%)Adalah pembekal:(a) Alat Tulis(b) Perkhidmatan Makanan Dan Minuman(c) Penyelenggaraan Kenderaan(d) Kontrak Pusat(e) Perkhidmatan Mesin Fotostat / penyelenggaraan(f) Perkhidmatan / Penyelenggaraan / Bekalan / Lain-lain(g) Bekalan Cenderamata(h) Perkhidmatan Keselamatan(i) Bekalan Utiliti

3. Pencapaian Baik (70% - 79%)Adalah pembekal :(a) Perkhidmatan Makanan Dan Minuman(b) Penyelenggaraan Kenderaan(c) Perkhidmatan / Penyelenggaraan / Bekalan / Lain-lain(d) Bekalan Cenderamata(e) Bekalan Utiliti(f) Toner(g) Bekalan Cop

4. Pencapaian Sederhana (50% - 69%)TIADA

5. Pencapaian Lemah (30% - 49%)TIADA

Ini menunjukkan bahawa prestasi barangan atau perkhidmatan yang diberikan oleh pembekal telah meningkatnamun pemantauan masih diperlukan keatas semua barangan atau perkhidmatan agar memperolehi pencapaianyang lebih baik.

lAPORAN AKTiViTiMAJliS DAN KERAiAN

lAPORAN KEPERlUAN DANKEBERKESANAN PEMBANGUNANKOMPETENSi SUMBER MANUSiA

mesyuarat kajian semula pengurusan (mksp) pejabat...

Documents