PENGURUSAN PENGURUSAN MESYUARATMESYUARATJenis-jenis MesyuaratJenis-jenis MesyuaratMesyuarat AgungMesyuarat TergemparMesyuarat Agung Luar BiasaMesyuarat JawatankuasaMesyuarat AgungMesyuarat TergemparMesyuarat Agung Luar BiasaMesyuarat JawatankuasaMesyuarat AgungLazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun kewangan. Notis tidak kurang daripada 14 hari.Mesyuarat dua tahun sekali dikenali sebagai Mesyuarat Agung Dwitahunan.u!uan "bergantung pada perlembagaan#$ membentangkan laporan tahunan meluluskan penyata kira%kira meran&ang akti'iti tahun berikutnya memilih ahli%ahli !awatankuasa baharu meluluskan sesuatu usul(orum$ )*+ !umlah ahli berda,tar. -ika korum tidak &ukup selepas +. minit, mesyuarat hendaklah ditangguhkan ke tarikh lain "tidak lebih +. hari#Mesyuarat TergemparSubjenis mesyuarat !awatankuasa/ lebih kurang mesyuarat khas.Tujuan $ membin&angkan isu yang memerlukan kata putus segera. 0ontoh$meme&at ahli yang melanggar disiplin.MesyuaratAgung Luar Biasa-arang berlaku dan !uga dinamakan Mesyuarat Agung (has.Diarah oleh A-( atau diminta 1*+ ahli berda,tar dengan tu!uanmembubarkan a!k yang ada dan memilih a!k baharu mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesakmenyelesaikan masalah kewangan yang kritikal Diadakan dalam tempoh 1 hari dari tarikh permintaan.2aparan notis mesyuarat dan agenda sekurang%kurangnya 43 !am sebelum mesyuarat.(orum mesyuarat agung diterima pakai.-ika korum tidak men&ukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tu!uan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.Mesyuarat Jawatanuasa Ahli dipilih dalam mesyuarat agung. 4ub!enisnya$ mesyuarat !awatankuasa induk dan !awatankuasa ker!a.5erkaitan dengan akti'iti, perkembangan, pengurusan dan pentadbiran persatuan berkenaan.(ekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu. Notis sekurang%kurangnya 43 !amKorum: lazimnya )*+ dalam persatuanPERANAN !AN TANGGUNGJA"AB A#L$ JA"ATAN%UASAPengerusi SetiausahaAhli&'PENGERUS$PerancanganSemasa Mesyuarat Perbincangan Siapa perlu hadir dalam sesuatu mesyuarat Memilih tarikh, tempat, waktu yang sesuai Tentukan perjalanan mesyuarat & bagaimana keputusan mesyuarat akan dibuat menetapkan tujuan dan objektif mesyuaratPada awal mesyuaratwujudkan suasana yang sesuai dengan ucapan alu-aluan & memperkenalkan ahli-ahli sekiranya perlumenjelaskan segala perkara pentadbiranpengurusan menjelaskan tujuan, objektif, tempoh & prosedur mesyuarat Pada !khir Mesyuarat"las kembali perkara utama yang telah dibincangkanMaklumkan keputusan yang telah diambil sama ada ditolak, diterima, diberi perhatianditundaMaklumkan tindakan susulan yang perlu diambilTetapkan tarikh, masa, tempat mesyuarat yang akan datangTamatkan mesyuarat tepat pada masa yang dirancangkan Mengemukakan soalan & memohon pandanganpenjelasantaklimat tentang isumasalahmenghalangmenamatkan perbincangan yang tidak berkaitan & terkeluar dari agenda mesyuarat Mengawal perjalanan waktu & pembahagian masa mesyuarat #ekalkan suasana yang harmoni & mengelakkan dari perselisihan faham $eri kesimpulan dari masa ke semasa apa yang telah dibincang(' SET$AUSA#ASebelum MesyuaratSemasa mesyuarat Selepas mesyuarat Menghantar notis mesyuarat serta semua dokumen yang berkenaan dalam jangka masa yang mencukupi Pastikan agenda mesyuaratperkara yang akan dibincangkan serta dokumen-dokumen untuk edaran semasa mesyuarat Menentukan persiapan bilik & alat-alat mesyuarat %elaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan pada pengerusi sebelum mesyuarat Siapkan &checklist' isu-isu penting mesyuarat untuk panduan pengerusi (atang awal untuk memastikan semua persiapan mesyuarat adalah teratur Mencatatkan kehadiran ahli-ahli Membuat catatan untuk penyediaan mesyuarat $antu pengerusi semasa mesyuarat Memberi penjelasan yang diperlukan Tugas-tugas lain pentadbiran & house-keeping Sediakan draf minit untuk kelulusan pengerusi mesyuarat Mengedarkan minit mesy kepada ahli mesyuarat secepat mungkin Mengambil tindakan susulan yang perlu Menyimpan rekod-rekod & dokumen mesyuarat)' A#L$Melibatkan diri secara aktif dalam semua akti)iti *Memberikan komitmen yang tinggi dan membantu menjalankan tugas dalam segalaprogramdan akti)iti yang dilaksanakan* Menghadiri mesyuarat *AGEN!A MESYUARATMaksud+ kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat* Panduan ,+ pengerusi berbincang dengan setiausaha tentang isi kandungan agenda*Panduan -+ Tidak perlu dijadikan agenda jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan. dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon*!genda mesyuarat sekurang-kurangnya mengandungi +"capan alu-aluan pengerusiPengesahan minit mesyuarat lepas Perkara-perkara yang berbangkit/al-hal lain*26N76NDAL8AN 26N76NDAL8AN M649:A;AM649:A;AT$N!A%AN PRAMESYUARATT$N!A%AN SEMASA MESYUARATT$N!A%AN SELEPAS MESYURATTATA*ARA MESYUARATSatu proses untuk meningkatkan tahap keberkesanan mesyuarat, menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan secara berkesan & menjimatkan masa & tugas*Tidak lewat menghadiri mesyuarat0lakkan gangguan telefon melainkan perkara pentingTidak meninggalkan bilik mesyuarat0lakkan duduk yang menunjukkan kurang minat Mendengar secara aktif & berminat terhadap sumbangan ahli-ahli, semak diri sama ada memberi perhatian sepenuhnya kepada mesyuarat1uba memberi sumbangan & mendengar secara yang boleh menggalakkan ahli-ahli lain memberi sumbangan secara berkesan*Memberi fokus supaya objektif mesyuarat tercapai*Mencari perkara yang positif & mengelakkan dari perkara yang negatif*Mencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli yang aktif seperti ekspektasi diri terhadap ahli lain*M$N$T MESYUARATPenyediaan minit mesyuarat perlulah mengambil kira hal-hal yang berikut +$utiran tentang mesyuarat 2ama mesyuarat $ilangan kali diadakan Tarikh Masa TempatSenarai #ehadiran !hli untuk pengesahan minit pada masa akan datang3si minit mesyuarat#ehadiran ditulis mengikut susunan berikut +/adir senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan jawatan merekaTurut hadir senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati atau atas undangan khas 4 bukan ahli jawatankuasa5Tidak hadir !hli yang berikan alasan ataupun yang tidakkata-kata aluanPembentangan dan pengesahan minitmesyuarat yang laluPerkara-perkara berbangkit!genda-agenda yang ditetapkan /al-hal lainSE%$AN SE%$AN TER$MA %AS$#++TER$MA %AS$#++