contoh pengurusan kokurikulum

29
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim 1 2.0 2.0 2.0 2.0 PENGURUSAN ORGANISASI PENGURUSAN ORGANISASI PENGURUSAN ORGANISASI PENGURUSAN ORGANISASI 2.1 PENUBUHAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI 2.1.1 Proses penubuhan dan kepimpinan organisasi Pengurusan adalah merujuk kepada satu set kegiatan yang direka bentuk untuk mengarahkan bagaimana sesuatu tugas atau kerja dilakukan. Manakala organisasi secara umumnya didefinisikan sebagai satu kumpulan bersifat sosial yang mana ahlinya akan melakukan aktiviti bersama dan saling bergantungan dan bekerjasama antara satu sama lain bagi mencapai matlamat yang dipersetujui bersama. 2.1.2 Perlembagaan organisasi Secara umumnya perlembagaan persatuan perlu mempunyai beberapa perkara seperti: Nama Matlamat Keahlian Jawatankuasa persatuan Kewangan persatuan Pembatalan dan pembubaran persatuan Pindaan perlembagaan persatuan Mesyuarat persatuan 2.1.3 Kaedah perlantikan ahli jawatankuasa Secara umumnya terdapat dua cara perlantikan jawatankuasa sesuatu persatuan iaitu : i) Mesyuarat Agung Menerusi mesyuarat ini, pencalonan, pemilihan dan perlantikan akan dilakukan dan jawatan yang dipertandingkan adalah : Pengerusi Naib pengerusi Setiausaha Bendahari Ahli Jawatankuasa Kerja (AJK)

Upload: noor-liza-yaakub

Post on 25-Nov-2015

298 views

Category:

Documents


8 download

TRANSCRIPT

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    1

    2.02.02.02.0 PENGURUSAN ORGANISASIPENGURUSAN ORGANISASIPENGURUSAN ORGANISASIPENGURUSAN ORGANISASI

    2.1 PENUBUHAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI

    2.1.1 Proses penubuhan dan kepimpinan organisasi

    Pengurusan adalah merujuk kepada satu set kegiatan yang direka bentuk untuk

    mengarahkan bagaimana sesuatu tugas atau kerja dilakukan. Manakala organisasi secara

    umumnya didefinisikan sebagai satu kumpulan bersifat sosial yang mana ahlinya akan melakukan

    aktiviti bersama dan saling bergantungan dan bekerjasama antara satu sama lain bagi mencapai

    matlamat yang dipersetujui bersama.

    2.1.2 Perlembagaan organisasi

    Secara umumnya perlembagaan persatuan perlu mempunyai beberapa perkara seperti:

    Nama

    Matlamat

    Keahlian

    Jawatankuasa persatuan

    Kewangan persatuan

    Pembatalan dan pembubaran persatuan

    Pindaan perlembagaan persatuan

    Mesyuarat persatuan

    2.1.3 Kaedah perlantikan ahli jawatankuasa

    Secara umumnya terdapat dua cara perlantikan jawatankuasa sesuatu persatuan iaitu :

    i) Mesyuarat Agung

    Menerusi mesyuarat ini, pencalonan, pemilihan dan perlantikan akan dilakukan dan

    jawatan yang dipertandingkan adalah :

    Pengerusi

    Naib pengerusi

    Setiausaha

    Bendahari

    Ahli Jawatankuasa Kerja (AJK)

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    2

    ii) Perlantikan oleh pihak tertentu

    Terdapat juga ahli jawatankuasa yang dilantik oleh pemimpin atau pihak berkuasa

    sesuatu organisasi hanya menerusi ujian tertentu, perbincangan atau pencapaian tertinggi

    seseorang individu itu. Berikut merupakan carta organisasi yang asas dalam penubuhan ahli

    jawatankuasa. Ia boleh ditambah mengikut keperluan semasa persatuan tersebut.

    CARTA ORGANISASI

    2.1.4 Bidang tugas ahli jawatankuasa

    i) Penaung

    Penaung hanya bertindak sebagai penasihat pada sesuatu organisasi.

    ii) Pengerusi

    Memainkan peranan utama dalam organisasi di mana bertindak sebagai tenaga

    penggerak mengurus dan mentadbir organisasi mengikut perlembagaan organisasi.

    iii) Naib Pengerusi

    Membantu pengerusi dalam pengurusan organisasi dan menjalankan tugas

    (memangku) sekiranya ketiadaan pengerusi serta menjalankan ketetapan dalam

    perlembagaan persatuan.

    NAIB PENGERUSI

    PENGERUSI

    BENDAHARI SETIAUSAHA

    AJK AJK AJK

    PENASIHAT

    AJK

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    3

    iv) Setiausaha

    Bertanggungjawab dalam urusan surat menyurat dengan pihak luar dan ahli

    dalam organisasi. Menjemput dan mengedar surat untuk panggilan mesyuarat kerja,

    agung,luar biasa atau tergempar.

    v) Bendahari

    Bendahari terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan kelab.

    vi) Ahli Jawatankuasa Kerja (AJK)

    Mengetuai satu kumpulan kecil ahli bagi melaksanakan sesuatu tugas yang

    ditetapkan mengikut portfolio masing-masing

    2.1.5 Ciri-ciri pemimpin

    Antara kualiti asas yang perlu ada dalam diri seorang pemimpin seperti :

    mempunyai wawasan

    mengambil risiko

    mengguna dan melatih pemimpin yang lain

    menurunkan kuasa

    menerima tanggungjawab

    tegas (konsisten)

    2.1.6 Gaya kepimpinan

    i) Pendekatan autokratik

    Pemimpin jenis ini tidak akan melibatkan orang-orang bawahannya dalam pembuatan

    keputusan.

    ii) Pendekatan demokratik

    Gaya kepimpinan jenis ini lebih berorientasikan hubungan antara manusia di mana setiap

    ahli dalam organisasi akan terlibat dalam pembuatan keputusan.

    iii) Pendekatan Laissez Faire

    Gaya pemimpin jenis ini memberi sepenuhnya kebenaran kepada pekerja bawahannya

    untuk membuat keputusan sendiri tanpa merujuk kepada pihak pengurusan.

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    4

    2.2 KAEDAH PENULISAN SURAT RASMI DAN PENGURUSAN SISTEM FAIL

    2.2.1 Menulis surat rasmi

    Pengenalan

    Surat menyurat berperanan sebagai alat perhubungan dalam semua urusan rasmi bagi

    mana-mana institusi atau organisasi. Perancangan perlu dibuat dengan teratur sebelum sesuatu

    surat dirangka seperti kandungan surat dan butiran.

    Kaedah Menulis Surat Rasmi

    Rujuk contoh surat rasmi.

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    5

    CONTOH

    Ruj. Kami : PMM PMM/KOKU/16/03 Jld.2 (25)

    Tarikh : 27 Januari 2011

    Pengarah,

    Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan,

    Pejabat Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan,

    Aras 6, Wisma Persekutuan,

    Jalan MITC, Hang Tuah Jaya

    75450 Ayer Keroh, Melaka.

    u.p : Ms. Tan Giok Tiu

    Tuan,

    LAWATAN AKADEMIK KELAB PENGGUNA (KOKURIKULUM 2) KE KPDNKK MELAKA

    Berhubung dengan perkara di atas, pelajar Kelab Pengguna (Kokurikulum 2) Politeknik Merlimau,

    bercadang untuk mengadakan lawatan akademik ke organisasi tuan. Butir-butir lawatan adalah

    seperti berikut:

    Tarikh : 10 Februari 2011 (Khamis)

    Masa : 8.30 pagi

    Bil. Pelajar : 40 orang

    Bil . pensyarah : 2 orang

    2. Lawatan ini bertujuan untuk memberi pendedahan serta pengetahuan kepada para pelajar

    dengan terperinci berkenaan kepenggunaan. Maklumat yang di berikan kepada pelajar amat

    kami hargai sebagai pegetahuan baru kepada pelajar. Untuk sebarang maklumat lanjut, tuan

    boleh menghubungi Saudara Aimanezmir Bin Othman di talian 013-646 3865.

    3. Adalah diharapkan hasrat ini tidak menjadi halangan kepada pihak tuan. Kerjasama dan

    perhatian tuan, kami dahului dengan ucapan terima kasih.

    Sekian.

    Saya yang menjalankan tugas,

    ..

    (MD. NOR ABDUL HALIM)

    Ketua Unit Sukan & Kokurikulum,

    Politeknik Merlimau,Melaka.

    Contoh Surat Rasmi

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    6

    2.2.2 Melaksanakan sistem fail yang sistematik

    Fail : Tajuk Besar/Perkara/Aktiviti

    Contoh :

    PMM/KOKU/16 KOKURIKULUM

    PMM/KOKU/16/01 AM

    PMM/KOKU/16/02 PASUKAN BERUNIFORM

    PMM/KOKU/16/03 KELAB & PERSATUAN

    PMM/KOKU/16/04 MAJLIS SUKAN PMM

    PMM/KOKU/16/05 MAJLIS SUKAN POLITEKNIK SEMALAYSIA (MSP)

    PMM/KOKU/16/06 SUKAN

    PMM/KOKU/16/07 MESYUARAT PEGAWAI SUKAN & KOKURIKULUM

    PMM/KOKU/16/08 POLIBRIGED

    Prinsip Dalam Sistem Fail

    i. Rekod yang tersusun.

    ii. Tidak banyak menggunakan ruang dan menggunakan kulit nipis.

    iii. Mudah disedia dan disimpan.

    iv. Cara yang mudah diperoleh dan dipakai berterusan.

    v. Mudah dicari, dirujuk dan dikesan.

    vi. Mempunyai rekod penyimpanan dan pengeluaran.

    Pengkelasan Fail

    Fail boleh dikelaskan berdasarkan :

    i. Abjad

    ii. Perkara

    iii. Angka / Nombor

    iv. Tempat dan kawasan

    Penutupan Fail

    i. Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi sekurang-kurangnya atau lebih daripada 100

    kandungan (1 inci)

    ii. Setelah fail penuh, catatkan Jilid 1.

    Contoh : PMM/KOKU/16/01 Jld. 1

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    7

    Kaedah Memfailkan Surat

    Kertas Minit

    Kertas Minit disematkan di sebelah kiri fail bagi merekod surat-menyurat. Surat yang diterima

    dicatatkan dengan dakwat merah pada kertas minit. Manakala surat yang dikirimkan keluar ditulis

    dengan dakwat biru atau hitam.

    Contoh catatan kertas minit :

    Surat masuk

    Surat keluar

    Surat bertarikh : ...............................daripada................................................................................

    No. Ruj : ........................................................................................dikdg pada .............................

    Surat bertarikh : ...............................dihantar kepada ..................................................................

    Perkara : .......................................................................................dikdg pada...............................

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    8

    2.3 PENGURUSAN MESYUARAT

    Definisi mesyuarat

    Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai

    objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza di antara satu dengan yang lain

    mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

    2.3.1 Tujuan mesyuarat, jenis-jenis mesyuarat

    Tujuan mesyuarat

    i. Menyelesaikan masalah.

    ii. Merancang sesuatu kerja.

    iii. Memantau pelaksanaan kerja.

    iv. Mencari idea.

    v. Membentang laporan.

    vi. Membuat keputusan.

    Jenis-Jenis Mesyuarat

    Mesyuarat boleh diklasifikasikan kepada beberapa jenis mengikut objektif dan keperluan.

    Di antara jenis mesyuarat ialah:

    i. Mesyuarat Agung

    ii. Mesyuarat Tergempar

    iii. Mesyuarat Luar Biasa

    iv. Mesyuarat Jawatankuasa

    2.3.2 Proses sebelum, semasa dan selepas mesyuarat

    Tindakan sebelum mesyuarat

    Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat

    Membuat tempahan bilik mesyuarat

    Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan

    Menghantar surat jemputan mesyuarat

    Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat

    Menentukan kehadiran

    Perbincangan pra mesyuarat

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    9

    Tindakan semasa mesyuarat

    Catatan minit mesyuarat

    Senarai kehadiran

    Perkara penting yang dibincangkan

    Keputusan yang dibuat

    Tindakan susulan yang perlu diambil

    Tindakan selepas mesyuarat

    Penyediaan minit

    Susunan nama ahli-ahli mesyuarat

    Catatan perbincangan

    2.3.3 Menjalankan mesyuarat dan minit mesyuarat

    Pengerusi

    Pengerusi mesyuarat merupakan orang paling penting dalam sesuatu mesyuarat.

    Setiausaha

    Setiausaha akan terlibat sepenuhnya bagi tugas-tugas sebelum, semasa dan selepas

    mesyuarat.

    Agenda Mesyuarat

    Dalam surat panggilan mesyuarat ini agenda mesyuarat mesti dimuatkan. Contoh

    agenda mesyuarat:

    i. Perutusan Pengerusi / Kata-kata aluan Pengerusi

    ii. Pengesahan minit mesyurat yang lalu

    iii. Perkara-perkara berbangkit

    iv. Perkara-perkara baru untuk perbincangan

    v. Pembentangan kertas-kertas kerja

    vi. Hal-hal lain

    ii. Penutup

    Etika mesyuarat

    Jangan tiba lewat

    Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting

    Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran

    Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat

    Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian

    Memberi sumbangan

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    10

    Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai

    Mencari perkara-perkara yang positif

    Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

    Minit Mesyuarat

    Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut:

    - Nama mesyuarat, bilangan dan tahun

    - Tarikh, masa dan tempat

    - Senarai kehadiran dan senarai hadir bersama

    - Susunan nama hendaklah mengikut kekananan

    - Perutusan Pengerusi

    - Pengesahan Minit Mesyuarat

    - Perkara-perkara berbangkit

    - Perbincangan perkara baru : susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat.

    - Perbincangan kertas kerja

    - Hal-hal lain

    - Penutup

    - Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan mini

    - Tarikh

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    11

    CONTOH

    MINIT MESYUARAT KELAB PENGGUNA (KOKURIKULUM 2)

    POLITEKNIK MERLIMAU

    BIL 1/ JULAI 2011

    Tarikh : 30 Julai 2011

    Masa : 2.30 petang

    Tempat : Bilik Seminar, Jabatan Perdagangan

    Kehadiran

    1.

    2.

    AGENDA PERKARA TINDAKAN

    1.0

    Ucapan aluan

    Pengerusi

    2.0

    Agenda

    3.0 Hal-Hal Lain

    4.0

    Penangguhan

    dan Penutup

    Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5.15 petang.

    Disediakan oleh Disahkan oleh

    ( ) ( )

    Setiausaha Pengerusi

    Contoh Format Minit Mesyuarat

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    12

    2.4 PENGURUSAN KEWANGAN

    2.4.1 Kepentingan pengurusan kewangan

    Pengurusan kewangan melibatkan proses perancangan, perlaksanaan dan pengawalan

    sumber-sumber kewangan. Ia perlu diurus dengan baik kerana sumber-sumber kewangan adalah

    terhad berbanding dengan keperluan yang sentiasa bertambah. Setiap peruntukan perlu

    dibelanjakan dengan pulangan yang maksimum dan memberi manfaat kepada semua ahli.

    Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari

    i. Menyediakan Buku Tunai / Aliran Tunai, Buku Resit, Borang Pesanan Barang dan Borang

    Baucer Bayaran.

    ii. Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail, buku resit, baucar

    bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.

    iii. Mencatat segala perkara yang hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan.

    iv. Mempastikan pengerusi/setiausaha telah membuka akaun persatuan.

    v. Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan

    sesuatu aktiviti.

    2.4.2 Kemahiran pengurusan akaun organisasi

    Contoh Buku Tunai

    Buku Tunai Kelab Pengguna Sesi Julai 2011

    Wang Masuk RM Wang Keluar RM

    2011 2011

    Jul 20 Baki b/b X Jul 24 Belian minuman X

    Ogos 1 Yuran ahli X Surat khabar X

    Yuran masuk X

    ATAU

    Buku Tunai Kelab Pengguna Sesi Julai 2011

    Tarikh Butir-butir Wang Masuk

    (Debit)

    Wang Keluar

    (Kredit)

    Jumlah

    Jul 20 Baki b/b X X

    Yuran Ahli X X

    Jul 24 Belian minuman X X

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    13

    Akaun Penerimaan Dan Pembayaran

    Akaun ini merupakan satu ringkasan Buku Tunai untuk sesuatu tempoh perakaunan.

    Segala penerimaan modal dan hasil dicatatkan di sebelah debit Akaun Penerimaan Dan

    Pembayaran manakala segala perbelanjaan modal dan hasil dicatatkan di sebelah

    kredit akaun ini.

    Format akaun:

    Akaun Penerimaan dan Pembayaran bagi tahun berakhir 31 Disember 2010

    Wang Masuk RM Wang Keluar RM

    2010 2010

    Jan 1 Baki b/b X Dis 31 Belian minuman X

    Dis 31 Yuran ahli X Surat khabar X

    Yuran masuk X Biasiswa X

    Yuran pertandingan X Hadiah dan piala X

    Kutipan derma X Alatan sukan X

    Sewa lokar X Belanja am X

    Jualan meja pingpong X Cenderamata X

    Gaji pekerja X

    XX XX

    2011

    Jan 1 Baki b/b X

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    14

    Akaun Perdagangan

    Maklumat-maklumat yang perlu ada dalam akaun perdagangan adalah :

    i. Stok awal dan stok akhir

    ii. Belian tunai & belian kredit jumlah belian

    iii. Jualan tunai & jualan kredit jumlah jualan

    iv. Belanja-belanja yang terlibat dalam pengendalian kelab

    Format Akaun :

    Akaun Perdagangan bagi tahun berakhir 31 Disember 2011

    RM RM RM

    Stok awal 860 Jualan *5610

    Campur belian 2430

    Kos barang utk dijual 3290

    Tolak stok akhir 910

    Kos Jualan 2380

    Upah 1230

    Lesen perniagaan 40

    1270

    3650

    Untung 1960

    5610 5610

    * Jualan kredit + Jualan tunai = 4410 + 1200 = 5610

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    15

    Akaun Pendapatan Dan Perbelanjaan

    Keuntungan / kerugian dari Akaun Perdagangan kemudian dipindahkan ke akaun pendapatan

    dan perbelanjaan.

    Format Akaun :

    Akaun Pendapatan & Perbelanjaan bagi tahun berakhir 31 Disember 2010

    RM RM

    Perbelanjaan Pendapatan

    Untung 1960

    Kunci Kira-Kira

    Kunci kira-kira perlu disediakan jika kelab / persatuan mempunyai aset dan liabiliti.

    Kunci kira-kira Pada 31 Disember 2010

    RM RM

    Aset Bukan Semasa Liabiliti semasa

    Kelengkapan perniagaan 7600 Pemiutang 480

    Aset Semasa

    Stok akhir 910

    Penghutang 570

    2.4.3 Tatacara Perolehan Dan Pengurusan Stok

    Dasar dan Tatacara Perolehan di Malaysia ditadbir di bawah :

    Akta Tatacara Kewangan 1957 (Disemak 1972)

    Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan

    Akta Perwakilan Kuasa 1956 (Disemak 1988)

    Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973)

    Arahan Perbendaharaan (AP)

    Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    16

    Kategori Perolehan

    i. Bekalan

    ii. Perkhidmatan

    iii. Kerja

    Kaedah Perolehan

    i. Panjar Wang Runcit

    ii. Kontrak Pusat

    iii. Pembelian Terus

    iv. Requisition(untuk perolehan kerja)

    v. Sebut Harga

    vi. Tender

    vii. Perolehan Darurat

    viii. Pelaksanaan Projek Kecil Secara Gotong-Royong

    ix. Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)

    Pengurusan Stok

    Ia akan melibatkan tugas-tugas seperti :

    i. Penerimaan

    ii. Merekod Stok

    iii. Penyimpanan

    iv. Pengeluaran

    v. Pemeriksaan

    vi. Keselamatan dan Kebersihan

    vii. Pelupusan

    viii. Kehilangan dan Hapus Kira

    Definisi Stor

    Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,

    pengendalian dan pengeluaran stok.

    Definisi Stok

    Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi

    atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubatubatan, alat ganti, keselamatan,

    makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku

    yang dikawal dan sebagainya.

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    17

    Objektif Pengurusan Stor

    Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi

    memastikan:

    i. Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan

    ii. Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan

    penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

    Fungsi Stor

    Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan

    melaksanakan tugas-tugas berikut:

    i. Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku

    serahan barang-barang oleh pembekal

    ii. Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan

    menggunakan ruang stor secara optimum

    iii. Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh

    digunakan

    iv. Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan

    v. Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat,

    teratur dan kemaskini

    vi. Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok

    mengikut paras yang ditetapkan

    vii. Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan

    viii. Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang

    kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput

    tempoh penggunaan dan tidak bergerak

    ix. Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan

    kebersihan stor

    x. Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput

    tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau

    melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran

    ruang penyimpanan

    xi. Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    18

    2.5 PENGELOLAAN AKTIVITI

    2.5.1 Kepentingan merancang aktiviti

    Memastikan matlamat atau objektif yang disasarkan dapat dicapai.

    Garis panduan dalam melaksanakan aktiviti agar selari dengan matlamat dan

    objektif organisasi.

    Memudahkan pihak organisasi membuat langkah kawalan dalam pengurusan

    aktiviti sekiranya terdapat kesilapan serta tindakan pembetulan dapat dilakukan.

    2.5.2 Kaedah penyediaan kertas kerja

    1. Tajuk

    - kebiasaanya diletakkan pada muka hadapan kertas kerja bersama-sama maklumat

    seperti tema, tarikh, tempat, anjuran dan logo institusi.

    2. Pendahuluan

    - memberi sedikit gambaran mengenai latarbelakang program yang akan dilaksanakan

    dan justifikasi program jika ia ada melibatkan pihak dari luar institusi.

    3. Objektif dan matlamat

    - menerangkan tujuan atau matlamat sesuatu progran atau aktiviti yang ingin dijalankan

    - sekurang-kurangnya 4 objektif program dinyatakan bagi membuktikan kewajaran

    sesuatu program itu di lakukan.

    4. Tema ( sekiranya ada)

    - Contoh : Program DiSemai Kasih DiTabur Budi

    5. Tarikh dan tempoh perlaksanaan

    - Letakkan hari/ nama bulan/ tahun.

    6. Tempat

    - Nyatakan dengan terperinci seperti nama tempat, mukim, daerah, negeri.

    - Contoh : Dewan Platinum, Politeknik Merlimau, Melaka.

    7. Jemputan perasmian (jika ada)

    - nama dan jawatan yang akan hadir

    8. Bilangan penyertaan dan kategori

    - anggaran bilangan peserta dan maklumat peserta dari kelas/jabatan/institusi yang

    terlibat

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    19

    9. Syarat-syarat penyertaan ( jika ada)

    10. Senarai Ahli Jawatankuasa

    - senarai AJK yang bertanggungjawab mengikut portfolio atau biro masing- masing

    11. Tentatif program

    - senarai aktiviti yang akan di jalankan sepanjang sesuatu program berlangsung dengan

    menyatakan tempat, tarikh, masa dan aktiviti secara terperinci

    - boleh di sediakan dalam bentuk jadual

    12. Anggaran perbelanjaan

    - nyatakan jumlah peruntukan yang diperlukan dari pihak institusi, pihak luar, penajaaan

    yang di perolehi atau yuran penyertaan yang di kenakan pada peserta.

    - nyatakan dengan terperinci agihan perbelanjaan seperti makanan, logistik,

    cenderamata, publisiti

    13. Penutup/ Cadangan

    - sekiranya mempunyai syor atau cadangan sila nyatakan dengan jelas agar kelulusan

    dapat diberi oleh pihak pengurusan

    14. Pengesahan kertas kerja

    - Tandatangan, tarikh dan nama Pengarah Program yang menyediakan kertas kerja

    - Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama, jawatan, dan jabatan Pensyarah Kursus yang

    bertindak sebagai fasilitator yang menyemak kertas kerja.

    - Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama dan jawatan bagi Jabatan Sukan, Kokurikulum

    dan Kebudayaan yang bertindak sebagai menyokong aktiviti Kursus Kokurikulum

    Berkredit

    - Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama dan jawatan bagi Timbalan Pengarah Sokongan

    Akademik yang meluluskan kertas kerja.

    15. Lampiran (yang berkaitan)

    Sekiranya permohonan kertas kerja telah mendapat kelulusan dari pihak pengurusan,

    terdapat garis panduan perlu diikuti dalam pelaksanaan aktiviti mengikut beberapa peringkat

    seperti pra pelaksanaan, semasa pelaksanaan aktiviti dan selepas pelaksanaan aktiviti. Ini bagi

    memastikan semua aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut perancangan dan

    keberkesanan sesuatu program dapat di capai.

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    20

    2.5.3 Menulis laporan aktiviti

    Antara maklumat yang perlu ada dalam laporan adalah :

    Pendahuluan

    Tarikh pelaksanaan

    Bilangan penyertaan

    Prosedur dan jadual kerja

    Jemputan yang hadir ( jika ada)

    Jawatankuasa kerja

    Aturcara dan aktiviti yang dilaksanakan

    Kewangan

    Laporan jawatankuasa kecil

    Maklumbalas dan penilaian menyeluruh aktiviti

    Masalah yang timbul

    Pandangan dan cadangan memperbaiki dan mengatasinya

    Penutup

    Laporan yang telah lengkap akan dibentangkan kepada semua jawatankuasa kerja

    dalam sesi mesyuarat akan datang.

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    21

    CONTOH

    SELLING PRACTICE SELLING PRACTICE SELLING PRACTICE SELLING PRACTICE

    CHALLENGECHALLENGECHALLENGECHALLENGE

    Anjuran:Anjuran:Anjuran:Anjuran:

    KELAB KEUSAHAWANAN (R2001)KELAB KEUSAHAWANAN (R2001)KELAB KEUSAHAWANAN (R2001)KELAB KEUSAHAWANAN (R2001)

    Politeknik Merlimau MelakaPoliteknik Merlimau MelakaPoliteknik Merlimau MelakaPoliteknik Merlimau Melaka

    Sesi Julai 2010Sesi Julai 2010Sesi Julai 2010Sesi Julai 2010

    Tarikh:Tarikh:Tarikh:Tarikh:

    30 30 30 30 ---- 31 Julai 2010 31 Julai 2010 31 Julai 2010 31 Julai 2010

    Contoh Penulisan Kertas Kerja

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    22

    CONTOH

    1.0 PENGENALAN

    Kertas kerja ini dikemukakan bagi memohon kelulusan dan peruntukan

    kewangan dalam menjayakan Selling Practice Challenge yang bakal dianjurkan oleh ahli-

    ahli Kelab Keusahawanan (R2001) bagi sesi Julai 2010. Ia diadakan bersempena dengan

    Majlis Konvokesyen ke-7 Politeknik Merlimau yang akan berlangsung pada 30 hingga 31

    Julai 2010 ini. Program sebegini dilihat dapat mendedahkan dunia keusahawanan secara

    teori dan amali kepada para pelajar yang sedang mengikuti kursus R2001 yang berminat

    untuk berkecimpung dalam dunia perniagaan.

    Selain itu, program keusahawanan ini juga menyediakan ruang dan peluang bagi

    pelajar untuk berkomunikasi, berunding, mengadaptasi, menyelesai masalah dan

    membuat keputusan dalam menguruskan perniagaan semasa menjalankan Selling

    Practice Challenge ini nanti. Diharapkan hasil daripada program ini dapat memberi

    pengetahuan dan pengalaman keusahawanan kepada pelajar-pelajar Kelab

    Keusahawanan ( R2001) dan seterusnya mencetus minat menceburkan diri dalam dunia

    perniagaan selepas menamatkan pengajian di Politeknik kelak.

    2.0 OBJEKTIF

    i. Memberi pendedahan praktikal bidang keusahawanan kepada pelajar.

    ii. Memupuk semangat kerjasama dan tolong menolong sesama ahli kumpulan.

    iii. Mencungkil bakat-bakat kepimpinan dan ciri-ciri keusahawanan

    iv. Membangunkan kemahiran interpersonal dan komunikasi pelajar.

    3.0 PELAKSANAAN PROGRAM

    Tarikh : 30 - 31 Julai 2010

    Hari : Jumaat - Sabtu

    Masa : 8.00 pagi 10.00 malam

    Tempat : Dataran Milenium, Jabatan Perdagangan.

    4.0 PENGLIBATAN

    30 orang ahli Kelab Keusahawanan.

    (Lihat lampiran 1)

    5.0 PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

    (Lihat lampiran 2)

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    23

    CONTOH

    6.0 PENUTUP

    Adalah diharapkan program ini berjaya mendapat kelulusan dan dana yang diperlukan

    serta dapat mencapai objektif yang disasarkan dan mendapat sokongan padu daripada

    pihak pentadbiran Politeknik Merlimau. Segala aktiviti yang berjalan semasa program ini

    diadakan dapat membantu pelajar dalam memahami dan mempelajari bidang

    keusahawanan dengan lebih mendalam. Semoga program seperti ini menjadi platform

    dalam membangunkan semangat dan ciri-ciri keusahawanan dalam diri pelajar.

    Disediakan oleh,

    ..........................

    (NOOR SUZILAWATI BINTI MOHD YUSOF)

    Setiausaha

    Kelab Keusahawanan (R2001) Sesi Julai 2010.

    Disemak oleh,

    .........................

    (ZURYA BINTI ALIAS)

    Pensyarah Kursus

    Kelab Keusahawanan R2001 Sesi Julai 2010.

    Disokong oleh,

    .........................

    (MD NOR BIN ABDUL HALIM)

    Ketua Unit Sukan dan Kokurikulum

    Politeknik Merlimau Melaka.

    Diluluskan oleh,

    ..........................

    (NORMAH BINTI JANTAN)

    Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik),

    Politeknik Merlimau Melaka.

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    24

    CONTOH

    Lampiran 1

    SENARAI NAMA AHLI KELAB KEUSAHAWANAN YANG TERLIBAT DALAM PROGRAM SELLING

    PRACTICE CHALLENGE

    BIL. NAMA AHLI

    1. Muhammad Faiz Zikri bin Muhri.

    2. Mohd Khirul Hilmi bin Sulaiman.

    3. Noor Suzilawati binti Mohd Yusof.

    4. Noor Elly Asmidar binti Nordin.

    5. Zuhal bin Saari.

    6. Zulfadzli bin Ab. Halim.

    7. Mohd Hambali bin Mohd Hanafi.

    8. Umi Latifah Bte Mohd Kidam.

    9. Atikah bte Mohd Mohed.

    10. Nurul Sakinah bte Md Zdullkepele.

    11. Syazni binti Subar.

    12. Syazana binti Mohd Shahruddin

    13 Nurul Afiqah bt Rahman.

    14 Nor Sofia binti Ali.

    15 Nur Aina bt Mohd Fadil.

    16 Hairani bt Mohd Tolah

    17 Nurfarahein bt Rafie.

    18 Nurul Azreen bt Md Ishak.

    19 Fatin Nabila bt Harun.

    20 Faizatul Azma bt Abdul Majid.

    21 Muhamad Nabil Fakhri bin Mohd Azmi.

    22 Izwan Ruznor bin Ruslan.

    23 Noor Akidah bt Ramly.

    24 Nurmaslina bt M.Sani

    25 Dara Nashwa Soraya bt Abd Rahim.

    26 Farah Azureen bt Zalani.

    27 Ezza Hafiza bt Johari.

    28 Atiyah bt Zainal.

    29 Muhammad Nazuar bin Rauzan.

    30 Masuriyah binti Abd Wahab

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    25

    CONTOH

    Lampiran 2

    ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

    SELLING PRACTICE CHALLENGE

    BELANJAWAN BIL PERKARA

    PENDAPATAN PERBELANJAAN

    1.

    Wang Aktiviti Pelajar

    (RM19.00 X 30 pelajar )

    RM570.00

    2.

    Program Jualan Proaktif

    - Belanja Kos Operasi (3

    kumpulan)

    - Sewa Tapak Khemah

    - Pengangkutan

    - Promosi

    RM 280.00

    RM 230.00

    RM 30.00

    RM 30.00

    Jumlah

    RM 570.00

    RM 570.00

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    26

    CONTOH

    LAPORAN PROGRAM : SELLING PRACTICE CHALLENGE

    1.0 Pengenalan

    Program Selling Practice Challenge yang telah dianjurkan oleh ahli-ahli Kelab

    Keusahawanan (R2001) bagi sesi Julai 2010 bersempena dengan hari Majlis Konvokesyen

    ke-7 Politeknik Merlimau Melaka yang berlangsung pada 30 hingga 31 Julai 2010 lalu.

    Melalui program ini dilihat para pelajar telah mendapat pendedahan dalam dunia

    keusahawanan secara teori dan amali kepada para pelajar yang sedang mengikuti

    kursus R2001 yang memang berminat berkecimpung dalam dunia perniagaan.

    Program keusahawanan ini juga dilihat menyediakan ruang dan peluang bagi

    pelajar untuk berkomunikasi, berunding, mengadaptasi, menyelesai masalah dan

    membuat keputusan dalam menguruskan perniagaan semasa menjalankan Selling

    Practice Challenge ini. Hasil daripada program ini dapat diharap dapat memberi

    pengetahuan dan pengalaman keusahawanan kepada pelajar-pelajar Kelab

    Keusahawanan ( R2001) dan seterusnya mencetus minat menceburkan diri dalam dunia

    perniagaan selepas menamatkan pengajian di politeknik kelak.

    2.0 Pelaksanaan program

    Tarikh : 30 - 31 Julai 2010

    Masa : 8.00 pagi 10.00 malam

    Tempat : Dataran Milenium, Jabatan Perdagangan

    Pelajar yang terlibat : 30 orang pelajar ( lihat lampiran 1)

    3.0 Perbelanjaan yang terlibat

    BIL PERKARA BELANJAWAN

    PENDAPATAN PERBELANJAAN

    1.

    Wang Aktiviti Pelajar

    (RM19.00 X 30 pelajar )

    RM570.00

    2.

    Program Jualan Proaktif

    - Belanja Kos Operasi (3 kumpulan)

    - Sewa Tapak Khemah

    - Pengangkutan

    - Promosi

    RM 280.00

    RM 230.00

    RM 30.00

    RM 30.00

    Jumlah RM 570.00 RM 570.00

    Contoh Laporan Aktiviti

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    27

    CONTOH

    4.0 Maklum balas program

    Daripada maklum balas yang telah dijalankan, semua peserta menyatakan

    Selling Practice Challenge ini telah berjaya memberi pendedahan kepada mereka dari

    aspek pengurusan perniagaaan, pelanggan dan pengurusan kewangan. Kemahiran

    berkomunikasi, proses membuat keputusan dan penyelesaian masalah dalam

    perniagaan dapat diaplikasikan oleh peserta semasa menjalankan aktiviti ini.

    5.0 Cadangan dan Kesimpulan

    Program seumpama ini dilihat sebagai platform yang tepat dalam usaha

    menghasilkan golongan usahawan dikalangan bakal pelajar Politeknik selepas

    menamatkan pengajian pada masa akan datang. Diharap pada masa akan datang

    program seumpama ini dapat diperbanyakkan oleh pihak institusi dalam melengkapkan

    pelajar Politeknik dengan aspek kemahiran tambahan selepas menamatkan pengajian.

    Disediakan oleh

    ____________________________________

    (NOOR SUZILAWATI BINTI MOHD YUSOF)

    Setiausaha

    Kelab Keusahawanan (R2001) Sesi Julai 2010.

    Tarikh :

    Disemak oleh

    _________________

    (ZURYA BINTI ALIAS)

    Pensyarah Kursus

    Kelab Keusahawanan R2001 Sesi Julai 201

    Tarikh :

    Disahkan oleh,

    _________________________

    (MD NOR BIN ABDUL HALIM)

    Ketua Unit Sukan dan Kokurikulum

    Politeknik Merlimau Melaka.

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    28

    CONTOH

    Lampiran 1

    SENARAI PELAJAR BAGI PROGRAM SELLING PRACTICE CHALLENGE

    SESI JULAI 2010

    BIL. NAMA AHLI

    1. Muhammad Faiz Zikri bin Muhri.

    2. Mohd Khirul Hilmi bin Sulaiman.

    3. Noor Suzilawati binti Mohd Yusof.

    4. Noor Elly Asmidar binti Nordin.

    5. Zuhal bin Saari.

    6. Zulfadzli bin Ab. Halim.

    7. Mohd Hambali bin Mohd Hanafi.

    8. Umi Latifah Bte Mohd Kidam.

    9. Atikah bte Mohd Mohed.

    10. Nurul Sakinah bte Md Zdullkepele.

    11. Syazni binti Subar.

    12. Syazana binti Mohd Shahruddin

    13 Nurul Afiqah bt Rahman.

    14 Nor Sofia binti Ali.

    15 Nur Aina bt Mohd Fadil.

    16 Hairani bt Mohd Tolah

    17 Nurfarahein bt Rafie.

    18 Nurul Azreen bt Md Ishak.

    19 Fatin Nabila bt Harun.

    20 Faizatul Azma bt Abdul Majid.

    21 Muhamad Nabil Fakhri bin Mohd Azmi.

    22 Izwan Ruznor bin Ruslan.

    23 Noor Akidah bt Ramly.

    24 Nurmaslina bt M.Sani

    25 Dara Nashwa Soraya bt Abd Rahim.

    26 Farah Azureen bt Zalani.

    27 Ezza Hafiza bt Johari.

    28 Atiyah bt Zainal.

    29 Muhammad Nazuar bin Rauzan.

    30 Masuriyah binti Abd Wahab

  • Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim

    29

    BIBLIOGRAFI

    Ab. Alim Abdul Rahim. (1996). Pengurusan Kokurikulum Dan Badan Beruniform. Penerbit Fajar Bakti

    Sdn Bhd.

    Ahmad Atory Hussain. (2002). Pengurusan Organisasi. Kuala Lumpur : Utusan Publications &

    Distributiors Sdn. Bhd.

    Ang Huat Bin. (2005). Pengurusan Perniagaan. Penerbit Fajar Bakti Sdn Bhd.

    Jamil Hashim. (2006). Tatacara Mengendalikan Majlis. Kuala Lumpur : Golden Books Centre Sdn.

    Bhd.

    Mohd Abdullah Jusoh. (2007). Pengurusan Kewangan Organisasi Pendidikan. Tanjung Malim :

    Penerbitan Profesional Baharu

    Mohamad Kayum A. Badarudin. (2006).Mesyuarat Efektif. Kuala Lumpur : PTS Professional Publishing

    Sdn. Bhd.

    Omardin Ashaari. (2002).Pegurusan Pejabat. Kuala Lumpur : Utusan Publications & Distribution Sdn.

    Bhd.

    Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

    Sabri Hj Hussin, Raida Abu Bakar, Mohd Radzuan B. Rahid dan Ruhana Busu.(2004). Pengurusan.

    Thompson Learning.

    Samsudin Wahab. (2003). Mengurus Majlis & Acara Rasmi. PTS Publications & Distributors Sdn Bhd.

    Surat Pekellllng Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009