contoh pengurusan kokurikulum
TRANSCRIPT
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
1
2.02.02.02.0 PENGURUSAN ORGANISASIPENGURUSAN ORGANISASIPENGURUSAN ORGANISASIPENGURUSAN ORGANISASI
2.1 PENUBUHAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI
2.1.1 Proses penubuhan dan kepimpinan organisasi
Pengurusan adalah merujuk kepada satu set kegiatan yang direka bentuk untuk
mengarahkan bagaimana sesuatu tugas atau kerja dilakukan. Manakala organisasi secara
umumnya didefinisikan sebagai satu kumpulan bersifat sosial yang mana ahlinya akan melakukan
aktiviti bersama dan saling bergantungan dan bekerjasama antara satu sama lain bagi mencapai
matlamat yang dipersetujui bersama.
2.1.2 Perlembagaan organisasi
Secara umumnya perlembagaan persatuan perlu mempunyai beberapa perkara seperti:
Nama
Matlamat
Keahlian
Jawatankuasa persatuan
Kewangan persatuan
Pembatalan dan pembubaran persatuan
Pindaan perlembagaan persatuan
Mesyuarat persatuan
2.1.3 Kaedah perlantikan ahli jawatankuasa
Secara umumnya terdapat dua cara perlantikan jawatankuasa sesuatu persatuan iaitu :
i) Mesyuarat Agung
Menerusi mesyuarat ini, pencalonan, pemilihan dan perlantikan akan dilakukan dan
jawatan yang dipertandingkan adalah :
Pengerusi
Naib pengerusi
Setiausaha
Bendahari
Ahli Jawatankuasa Kerja (AJK)
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
2
ii) Perlantikan oleh pihak tertentu
Terdapat juga ahli jawatankuasa yang dilantik oleh pemimpin atau pihak berkuasa
sesuatu organisasi hanya menerusi ujian tertentu, perbincangan atau pencapaian tertinggi
seseorang individu itu. Berikut merupakan carta organisasi yang asas dalam penubuhan ahli
jawatankuasa. Ia boleh ditambah mengikut keperluan semasa persatuan tersebut.
CARTA ORGANISASI
2.1.4 Bidang tugas ahli jawatankuasa
i) Penaung
Penaung hanya bertindak sebagai penasihat pada sesuatu organisasi.
ii) Pengerusi
Memainkan peranan utama dalam organisasi di mana bertindak sebagai tenaga
penggerak mengurus dan mentadbir organisasi mengikut perlembagaan organisasi.
iii) Naib Pengerusi
Membantu pengerusi dalam pengurusan organisasi dan menjalankan tugas
(memangku) sekiranya ketiadaan pengerusi serta menjalankan ketetapan dalam
perlembagaan persatuan.
NAIB PENGERUSI
PENGERUSI
BENDAHARI SETIAUSAHA
AJK AJK AJK
PENASIHAT
AJK
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
3
iv) Setiausaha
Bertanggungjawab dalam urusan surat menyurat dengan pihak luar dan ahli
dalam organisasi. Menjemput dan mengedar surat untuk panggilan mesyuarat kerja,
agung,luar biasa atau tergempar.
v) Bendahari
Bendahari terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan kelab.
vi) Ahli Jawatankuasa Kerja (AJK)
Mengetuai satu kumpulan kecil ahli bagi melaksanakan sesuatu tugas yang
ditetapkan mengikut portfolio masing-masing
2.1.5 Ciri-ciri pemimpin
Antara kualiti asas yang perlu ada dalam diri seorang pemimpin seperti :
mempunyai wawasan
mengambil risiko
mengguna dan melatih pemimpin yang lain
menurunkan kuasa
menerima tanggungjawab
tegas (konsisten)
2.1.6 Gaya kepimpinan
i) Pendekatan autokratik
Pemimpin jenis ini tidak akan melibatkan orang-orang bawahannya dalam pembuatan
keputusan.
ii) Pendekatan demokratik
Gaya kepimpinan jenis ini lebih berorientasikan hubungan antara manusia di mana setiap
ahli dalam organisasi akan terlibat dalam pembuatan keputusan.
iii) Pendekatan Laissez Faire
Gaya pemimpin jenis ini memberi sepenuhnya kebenaran kepada pekerja bawahannya
untuk membuat keputusan sendiri tanpa merujuk kepada pihak pengurusan.
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
4
2.2 KAEDAH PENULISAN SURAT RASMI DAN PENGURUSAN SISTEM FAIL
2.2.1 Menulis surat rasmi
Pengenalan
Surat menyurat berperanan sebagai alat perhubungan dalam semua urusan rasmi bagi
mana-mana institusi atau organisasi. Perancangan perlu dibuat dengan teratur sebelum sesuatu
surat dirangka seperti kandungan surat dan butiran.
Kaedah Menulis Surat Rasmi
Rujuk contoh surat rasmi.
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
5
CONTOH
Ruj. Kami : PMM PMM/KOKU/16/03 Jld.2 (25)
Tarikh : 27 Januari 2011
Pengarah,
Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan,
Pejabat Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan,
Aras 6, Wisma Persekutuan,
Jalan MITC, Hang Tuah Jaya
75450 Ayer Keroh, Melaka.
u.p : Ms. Tan Giok Tiu
Tuan,
LAWATAN AKADEMIK KELAB PENGGUNA (KOKURIKULUM 2) KE KPDNKK MELAKA
Berhubung dengan perkara di atas, pelajar Kelab Pengguna (Kokurikulum 2) Politeknik Merlimau,
bercadang untuk mengadakan lawatan akademik ke organisasi tuan. Butir-butir lawatan adalah
seperti berikut:
Tarikh : 10 Februari 2011 (Khamis)
Masa : 8.30 pagi
Bil. Pelajar : 40 orang
Bil . pensyarah : 2 orang
2. Lawatan ini bertujuan untuk memberi pendedahan serta pengetahuan kepada para pelajar
dengan terperinci berkenaan kepenggunaan. Maklumat yang di berikan kepada pelajar amat
kami hargai sebagai pegetahuan baru kepada pelajar. Untuk sebarang maklumat lanjut, tuan
boleh menghubungi Saudara Aimanezmir Bin Othman di talian 013-646 3865.
3. Adalah diharapkan hasrat ini tidak menjadi halangan kepada pihak tuan. Kerjasama dan
perhatian tuan, kami dahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
Saya yang menjalankan tugas,
..
(MD. NOR ABDUL HALIM)
Ketua Unit Sukan & Kokurikulum,
Politeknik Merlimau,Melaka.
Contoh Surat Rasmi
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
6
2.2.2 Melaksanakan sistem fail yang sistematik
Fail : Tajuk Besar/Perkara/Aktiviti
Contoh :
PMM/KOKU/16 KOKURIKULUM
PMM/KOKU/16/01 AM
PMM/KOKU/16/02 PASUKAN BERUNIFORM
PMM/KOKU/16/03 KELAB & PERSATUAN
PMM/KOKU/16/04 MAJLIS SUKAN PMM
PMM/KOKU/16/05 MAJLIS SUKAN POLITEKNIK SEMALAYSIA (MSP)
PMM/KOKU/16/06 SUKAN
PMM/KOKU/16/07 MESYUARAT PEGAWAI SUKAN & KOKURIKULUM
PMM/KOKU/16/08 POLIBRIGED
Prinsip Dalam Sistem Fail
i. Rekod yang tersusun.
ii. Tidak banyak menggunakan ruang dan menggunakan kulit nipis.
iii. Mudah disedia dan disimpan.
iv. Cara yang mudah diperoleh dan dipakai berterusan.
v. Mudah dicari, dirujuk dan dikesan.
vi. Mempunyai rekod penyimpanan dan pengeluaran.
Pengkelasan Fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan :
i. Abjad
ii. Perkara
iii. Angka / Nombor
iv. Tempat dan kawasan
Penutupan Fail
i. Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi sekurang-kurangnya atau lebih daripada 100
kandungan (1 inci)
ii. Setelah fail penuh, catatkan Jilid 1.
Contoh : PMM/KOKU/16/01 Jld. 1
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
7
Kaedah Memfailkan Surat
Kertas Minit
Kertas Minit disematkan di sebelah kiri fail bagi merekod surat-menyurat. Surat yang diterima
dicatatkan dengan dakwat merah pada kertas minit. Manakala surat yang dikirimkan keluar ditulis
dengan dakwat biru atau hitam.
Contoh catatan kertas minit :
Surat masuk
Surat keluar
Surat bertarikh : ...............................daripada................................................................................
No. Ruj : ........................................................................................dikdg pada .............................
Surat bertarikh : ...............................dihantar kepada ..................................................................
Perkara : .......................................................................................dikdg pada...............................
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
8
2.3 PENGURUSAN MESYUARAT
Definisi mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai
objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza di antara satu dengan yang lain
mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.
2.3.1 Tujuan mesyuarat, jenis-jenis mesyuarat
Tujuan mesyuarat
i. Menyelesaikan masalah.
ii. Merancang sesuatu kerja.
iii. Memantau pelaksanaan kerja.
iv. Mencari idea.
v. Membentang laporan.
vi. Membuat keputusan.
Jenis-Jenis Mesyuarat
Mesyuarat boleh diklasifikasikan kepada beberapa jenis mengikut objektif dan keperluan.
Di antara jenis mesyuarat ialah:
i. Mesyuarat Agung
ii. Mesyuarat Tergempar
iii. Mesyuarat Luar Biasa
iv. Mesyuarat Jawatankuasa
2.3.2 Proses sebelum, semasa dan selepas mesyuarat
Tindakan sebelum mesyuarat
Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat
Membuat tempahan bilik mesyuarat
Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan
Menghantar surat jemputan mesyuarat
Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat
Menentukan kehadiran
Perbincangan pra mesyuarat
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
9
Tindakan semasa mesyuarat
Catatan minit mesyuarat
Senarai kehadiran
Perkara penting yang dibincangkan
Keputusan yang dibuat
Tindakan susulan yang perlu diambil
Tindakan selepas mesyuarat
Penyediaan minit
Susunan nama ahli-ahli mesyuarat
Catatan perbincangan
2.3.3 Menjalankan mesyuarat dan minit mesyuarat
Pengerusi
Pengerusi mesyuarat merupakan orang paling penting dalam sesuatu mesyuarat.
Setiausaha
Setiausaha akan terlibat sepenuhnya bagi tugas-tugas sebelum, semasa dan selepas
mesyuarat.
Agenda Mesyuarat
Dalam surat panggilan mesyuarat ini agenda mesyuarat mesti dimuatkan. Contoh
agenda mesyuarat:
i. Perutusan Pengerusi / Kata-kata aluan Pengerusi
ii. Pengesahan minit mesyurat yang lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Perkara-perkara baru untuk perbincangan
v. Pembentangan kertas-kertas kerja
vi. Hal-hal lain
ii. Penutup
Etika mesyuarat
Jangan tiba lewat
Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting
Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran
Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat
Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian
Memberi sumbangan
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
10
Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai
Mencari perkara-perkara yang positif
Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut:
- Nama mesyuarat, bilangan dan tahun
- Tarikh, masa dan tempat
- Senarai kehadiran dan senarai hadir bersama
- Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
- Perutusan Pengerusi
- Pengesahan Minit Mesyuarat
- Perkara-perkara berbangkit
- Perbincangan perkara baru : susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat.
- Perbincangan kertas kerja
- Hal-hal lain
- Penutup
- Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan mini
- Tarikh
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
11
CONTOH
MINIT MESYUARAT KELAB PENGGUNA (KOKURIKULUM 2)
POLITEKNIK MERLIMAU
BIL 1/ JULAI 2011
Tarikh : 30 Julai 2011
Masa : 2.30 petang
Tempat : Bilik Seminar, Jabatan Perdagangan
Kehadiran
1.
2.
AGENDA PERKARA TINDAKAN
1.0
Ucapan aluan
Pengerusi
2.0
Agenda
3.0 Hal-Hal Lain
4.0
Penangguhan
dan Penutup
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5.15 petang.
Disediakan oleh Disahkan oleh
( ) ( )
Setiausaha Pengerusi
Contoh Format Minit Mesyuarat
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
12
2.4 PENGURUSAN KEWANGAN
2.4.1 Kepentingan pengurusan kewangan
Pengurusan kewangan melibatkan proses perancangan, perlaksanaan dan pengawalan
sumber-sumber kewangan. Ia perlu diurus dengan baik kerana sumber-sumber kewangan adalah
terhad berbanding dengan keperluan yang sentiasa bertambah. Setiap peruntukan perlu
dibelanjakan dengan pulangan yang maksimum dan memberi manfaat kepada semua ahli.
Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari
i. Menyediakan Buku Tunai / Aliran Tunai, Buku Resit, Borang Pesanan Barang dan Borang
Baucer Bayaran.
ii. Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail, buku resit, baucar
bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.
iii. Mencatat segala perkara yang hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan.
iv. Mempastikan pengerusi/setiausaha telah membuka akaun persatuan.
v. Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan
sesuatu aktiviti.
2.4.2 Kemahiran pengurusan akaun organisasi
Contoh Buku Tunai
Buku Tunai Kelab Pengguna Sesi Julai 2011
Wang Masuk RM Wang Keluar RM
2011 2011
Jul 20 Baki b/b X Jul 24 Belian minuman X
Ogos 1 Yuran ahli X Surat khabar X
Yuran masuk X
ATAU
Buku Tunai Kelab Pengguna Sesi Julai 2011
Tarikh Butir-butir Wang Masuk
(Debit)
Wang Keluar
(Kredit)
Jumlah
Jul 20 Baki b/b X X
Yuran Ahli X X
Jul 24 Belian minuman X X
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
13
Akaun Penerimaan Dan Pembayaran
Akaun ini merupakan satu ringkasan Buku Tunai untuk sesuatu tempoh perakaunan.
Segala penerimaan modal dan hasil dicatatkan di sebelah debit Akaun Penerimaan Dan
Pembayaran manakala segala perbelanjaan modal dan hasil dicatatkan di sebelah
kredit akaun ini.
Format akaun:
Akaun Penerimaan dan Pembayaran bagi tahun berakhir 31 Disember 2010
Wang Masuk RM Wang Keluar RM
2010 2010
Jan 1 Baki b/b X Dis 31 Belian minuman X
Dis 31 Yuran ahli X Surat khabar X
Yuran masuk X Biasiswa X
Yuran pertandingan X Hadiah dan piala X
Kutipan derma X Alatan sukan X
Sewa lokar X Belanja am X
Jualan meja pingpong X Cenderamata X
Gaji pekerja X
XX XX
2011
Jan 1 Baki b/b X
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
14
Akaun Perdagangan
Maklumat-maklumat yang perlu ada dalam akaun perdagangan adalah :
i. Stok awal dan stok akhir
ii. Belian tunai & belian kredit jumlah belian
iii. Jualan tunai & jualan kredit jumlah jualan
iv. Belanja-belanja yang terlibat dalam pengendalian kelab
Format Akaun :
Akaun Perdagangan bagi tahun berakhir 31 Disember 2011
RM RM RM
Stok awal 860 Jualan *5610
Campur belian 2430
Kos barang utk dijual 3290
Tolak stok akhir 910
Kos Jualan 2380
Upah 1230
Lesen perniagaan 40
1270
3650
Untung 1960
5610 5610
* Jualan kredit + Jualan tunai = 4410 + 1200 = 5610
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
15
Akaun Pendapatan Dan Perbelanjaan
Keuntungan / kerugian dari Akaun Perdagangan kemudian dipindahkan ke akaun pendapatan
dan perbelanjaan.
Format Akaun :
Akaun Pendapatan & Perbelanjaan bagi tahun berakhir 31 Disember 2010
RM RM
Perbelanjaan Pendapatan
Untung 1960
Kunci Kira-Kira
Kunci kira-kira perlu disediakan jika kelab / persatuan mempunyai aset dan liabiliti.
Kunci kira-kira Pada 31 Disember 2010
RM RM
Aset Bukan Semasa Liabiliti semasa
Kelengkapan perniagaan 7600 Pemiutang 480
Aset Semasa
Stok akhir 910
Penghutang 570
2.4.3 Tatacara Perolehan Dan Pengurusan Stok
Dasar dan Tatacara Perolehan di Malaysia ditadbir di bawah :
Akta Tatacara Kewangan 1957 (Disemak 1972)
Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan
Akta Perwakilan Kuasa 1956 (Disemak 1988)
Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973)
Arahan Perbendaharaan (AP)
Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
16
Kategori Perolehan
i. Bekalan
ii. Perkhidmatan
iii. Kerja
Kaedah Perolehan
i. Panjar Wang Runcit
ii. Kontrak Pusat
iii. Pembelian Terus
iv. Requisition(untuk perolehan kerja)
v. Sebut Harga
vi. Tender
vii. Perolehan Darurat
viii. Pelaksanaan Projek Kecil Secara Gotong-Royong
ix. Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)
Pengurusan Stok
Ia akan melibatkan tugas-tugas seperti :
i. Penerimaan
ii. Merekod Stok
iii. Penyimpanan
iv. Pengeluaran
v. Pemeriksaan
vi. Keselamatan dan Kebersihan
vii. Pelupusan
viii. Kehilangan dan Hapus Kira
Definisi Stor
Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,
pengendalian dan pengeluaran stok.
Definisi Stok
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi
atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubatubatan, alat ganti, keselamatan,
makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku
yang dikawal dan sebagainya.
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
17
Objektif Pengurusan Stor
Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi
memastikan:
i. Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan
ii. Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan
penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.
Fungsi Stor
Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan
melaksanakan tugas-tugas berikut:
i. Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku
serahan barang-barang oleh pembekal
ii. Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan
menggunakan ruang stor secara optimum
iii. Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh
digunakan
iv. Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan
v. Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat,
teratur dan kemaskini
vi. Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok
mengikut paras yang ditetapkan
vii. Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan
viii. Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang
kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput
tempoh penggunaan dan tidak bergerak
ix. Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan
kebersihan stor
x. Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput
tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau
melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran
ruang penyimpanan
xi. Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
18
2.5 PENGELOLAAN AKTIVITI
2.5.1 Kepentingan merancang aktiviti
Memastikan matlamat atau objektif yang disasarkan dapat dicapai.
Garis panduan dalam melaksanakan aktiviti agar selari dengan matlamat dan
objektif organisasi.
Memudahkan pihak organisasi membuat langkah kawalan dalam pengurusan
aktiviti sekiranya terdapat kesilapan serta tindakan pembetulan dapat dilakukan.
2.5.2 Kaedah penyediaan kertas kerja
1. Tajuk
- kebiasaanya diletakkan pada muka hadapan kertas kerja bersama-sama maklumat
seperti tema, tarikh, tempat, anjuran dan logo institusi.
2. Pendahuluan
- memberi sedikit gambaran mengenai latarbelakang program yang akan dilaksanakan
dan justifikasi program jika ia ada melibatkan pihak dari luar institusi.
3. Objektif dan matlamat
- menerangkan tujuan atau matlamat sesuatu progran atau aktiviti yang ingin dijalankan
- sekurang-kurangnya 4 objektif program dinyatakan bagi membuktikan kewajaran
sesuatu program itu di lakukan.
4. Tema ( sekiranya ada)
- Contoh : Program DiSemai Kasih DiTabur Budi
5. Tarikh dan tempoh perlaksanaan
- Letakkan hari/ nama bulan/ tahun.
6. Tempat
- Nyatakan dengan terperinci seperti nama tempat, mukim, daerah, negeri.
- Contoh : Dewan Platinum, Politeknik Merlimau, Melaka.
7. Jemputan perasmian (jika ada)
- nama dan jawatan yang akan hadir
8. Bilangan penyertaan dan kategori
- anggaran bilangan peserta dan maklumat peserta dari kelas/jabatan/institusi yang
terlibat
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
19
9. Syarat-syarat penyertaan ( jika ada)
10. Senarai Ahli Jawatankuasa
- senarai AJK yang bertanggungjawab mengikut portfolio atau biro masing- masing
11. Tentatif program
- senarai aktiviti yang akan di jalankan sepanjang sesuatu program berlangsung dengan
menyatakan tempat, tarikh, masa dan aktiviti secara terperinci
- boleh di sediakan dalam bentuk jadual
12. Anggaran perbelanjaan
- nyatakan jumlah peruntukan yang diperlukan dari pihak institusi, pihak luar, penajaaan
yang di perolehi atau yuran penyertaan yang di kenakan pada peserta.
- nyatakan dengan terperinci agihan perbelanjaan seperti makanan, logistik,
cenderamata, publisiti
13. Penutup/ Cadangan
- sekiranya mempunyai syor atau cadangan sila nyatakan dengan jelas agar kelulusan
dapat diberi oleh pihak pengurusan
14. Pengesahan kertas kerja
- Tandatangan, tarikh dan nama Pengarah Program yang menyediakan kertas kerja
- Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama, jawatan, dan jabatan Pensyarah Kursus yang
bertindak sebagai fasilitator yang menyemak kertas kerja.
- Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama dan jawatan bagi Jabatan Sukan, Kokurikulum
dan Kebudayaan yang bertindak sebagai menyokong aktiviti Kursus Kokurikulum
Berkredit
- Tandatangan, cop rasmi, tarikh, nama dan jawatan bagi Timbalan Pengarah Sokongan
Akademik yang meluluskan kertas kerja.
15. Lampiran (yang berkaitan)
Sekiranya permohonan kertas kerja telah mendapat kelulusan dari pihak pengurusan,
terdapat garis panduan perlu diikuti dalam pelaksanaan aktiviti mengikut beberapa peringkat
seperti pra pelaksanaan, semasa pelaksanaan aktiviti dan selepas pelaksanaan aktiviti. Ini bagi
memastikan semua aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut perancangan dan
keberkesanan sesuatu program dapat di capai.
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
20
2.5.3 Menulis laporan aktiviti
Antara maklumat yang perlu ada dalam laporan adalah :
Pendahuluan
Tarikh pelaksanaan
Bilangan penyertaan
Prosedur dan jadual kerja
Jemputan yang hadir ( jika ada)
Jawatankuasa kerja
Aturcara dan aktiviti yang dilaksanakan
Kewangan
Laporan jawatankuasa kecil
Maklumbalas dan penilaian menyeluruh aktiviti
Masalah yang timbul
Pandangan dan cadangan memperbaiki dan mengatasinya
Penutup
Laporan yang telah lengkap akan dibentangkan kepada semua jawatankuasa kerja
dalam sesi mesyuarat akan datang.
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
21
CONTOH
SELLING PRACTICE SELLING PRACTICE SELLING PRACTICE SELLING PRACTICE
CHALLENGECHALLENGECHALLENGECHALLENGE
Anjuran:Anjuran:Anjuran:Anjuran:
KELAB KEUSAHAWANAN (R2001)KELAB KEUSAHAWANAN (R2001)KELAB KEUSAHAWANAN (R2001)KELAB KEUSAHAWANAN (R2001)
Politeknik Merlimau MelakaPoliteknik Merlimau MelakaPoliteknik Merlimau MelakaPoliteknik Merlimau Melaka
Sesi Julai 2010Sesi Julai 2010Sesi Julai 2010Sesi Julai 2010
Tarikh:Tarikh:Tarikh:Tarikh:
30 30 30 30 ---- 31 Julai 2010 31 Julai 2010 31 Julai 2010 31 Julai 2010
Contoh Penulisan Kertas Kerja
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
22
CONTOH
1.0 PENGENALAN
Kertas kerja ini dikemukakan bagi memohon kelulusan dan peruntukan
kewangan dalam menjayakan Selling Practice Challenge yang bakal dianjurkan oleh ahli-
ahli Kelab Keusahawanan (R2001) bagi sesi Julai 2010. Ia diadakan bersempena dengan
Majlis Konvokesyen ke-7 Politeknik Merlimau yang akan berlangsung pada 30 hingga 31
Julai 2010 ini. Program sebegini dilihat dapat mendedahkan dunia keusahawanan secara
teori dan amali kepada para pelajar yang sedang mengikuti kursus R2001 yang berminat
untuk berkecimpung dalam dunia perniagaan.
Selain itu, program keusahawanan ini juga menyediakan ruang dan peluang bagi
pelajar untuk berkomunikasi, berunding, mengadaptasi, menyelesai masalah dan
membuat keputusan dalam menguruskan perniagaan semasa menjalankan Selling
Practice Challenge ini nanti. Diharapkan hasil daripada program ini dapat memberi
pengetahuan dan pengalaman keusahawanan kepada pelajar-pelajar Kelab
Keusahawanan ( R2001) dan seterusnya mencetus minat menceburkan diri dalam dunia
perniagaan selepas menamatkan pengajian di Politeknik kelak.
2.0 OBJEKTIF
i. Memberi pendedahan praktikal bidang keusahawanan kepada pelajar.
ii. Memupuk semangat kerjasama dan tolong menolong sesama ahli kumpulan.
iii. Mencungkil bakat-bakat kepimpinan dan ciri-ciri keusahawanan
iv. Membangunkan kemahiran interpersonal dan komunikasi pelajar.
3.0 PELAKSANAAN PROGRAM
Tarikh : 30 - 31 Julai 2010
Hari : Jumaat - Sabtu
Masa : 8.00 pagi 10.00 malam
Tempat : Dataran Milenium, Jabatan Perdagangan.
4.0 PENGLIBATAN
30 orang ahli Kelab Keusahawanan.
(Lihat lampiran 1)
5.0 PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
(Lihat lampiran 2)
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
23
CONTOH
6.0 PENUTUP
Adalah diharapkan program ini berjaya mendapat kelulusan dan dana yang diperlukan
serta dapat mencapai objektif yang disasarkan dan mendapat sokongan padu daripada
pihak pentadbiran Politeknik Merlimau. Segala aktiviti yang berjalan semasa program ini
diadakan dapat membantu pelajar dalam memahami dan mempelajari bidang
keusahawanan dengan lebih mendalam. Semoga program seperti ini menjadi platform
dalam membangunkan semangat dan ciri-ciri keusahawanan dalam diri pelajar.
Disediakan oleh,
..........................
(NOOR SUZILAWATI BINTI MOHD YUSOF)
Setiausaha
Kelab Keusahawanan (R2001) Sesi Julai 2010.
Disemak oleh,
.........................
(ZURYA BINTI ALIAS)
Pensyarah Kursus
Kelab Keusahawanan R2001 Sesi Julai 2010.
Disokong oleh,
.........................
(MD NOR BIN ABDUL HALIM)
Ketua Unit Sukan dan Kokurikulum
Politeknik Merlimau Melaka.
Diluluskan oleh,
..........................
(NORMAH BINTI JANTAN)
Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik),
Politeknik Merlimau Melaka.
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
24
CONTOH
Lampiran 1
SENARAI NAMA AHLI KELAB KEUSAHAWANAN YANG TERLIBAT DALAM PROGRAM SELLING
PRACTICE CHALLENGE
BIL. NAMA AHLI
1. Muhammad Faiz Zikri bin Muhri.
2. Mohd Khirul Hilmi bin Sulaiman.
3. Noor Suzilawati binti Mohd Yusof.
4. Noor Elly Asmidar binti Nordin.
5. Zuhal bin Saari.
6. Zulfadzli bin Ab. Halim.
7. Mohd Hambali bin Mohd Hanafi.
8. Umi Latifah Bte Mohd Kidam.
9. Atikah bte Mohd Mohed.
10. Nurul Sakinah bte Md Zdullkepele.
11. Syazni binti Subar.
12. Syazana binti Mohd Shahruddin
13 Nurul Afiqah bt Rahman.
14 Nor Sofia binti Ali.
15 Nur Aina bt Mohd Fadil.
16 Hairani bt Mohd Tolah
17 Nurfarahein bt Rafie.
18 Nurul Azreen bt Md Ishak.
19 Fatin Nabila bt Harun.
20 Faizatul Azma bt Abdul Majid.
21 Muhamad Nabil Fakhri bin Mohd Azmi.
22 Izwan Ruznor bin Ruslan.
23 Noor Akidah bt Ramly.
24 Nurmaslina bt M.Sani
25 Dara Nashwa Soraya bt Abd Rahim.
26 Farah Azureen bt Zalani.
27 Ezza Hafiza bt Johari.
28 Atiyah bt Zainal.
29 Muhammad Nazuar bin Rauzan.
30 Masuriyah binti Abd Wahab
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
25
CONTOH
Lampiran 2
ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
SELLING PRACTICE CHALLENGE
BELANJAWAN BIL PERKARA
PENDAPATAN PERBELANJAAN
1.
Wang Aktiviti Pelajar
(RM19.00 X 30 pelajar )
RM570.00
2.
Program Jualan Proaktif
- Belanja Kos Operasi (3
kumpulan)
- Sewa Tapak Khemah
- Pengangkutan
- Promosi
RM 280.00
RM 230.00
RM 30.00
RM 30.00
Jumlah
RM 570.00
RM 570.00
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
26
CONTOH
LAPORAN PROGRAM : SELLING PRACTICE CHALLENGE
1.0 Pengenalan
Program Selling Practice Challenge yang telah dianjurkan oleh ahli-ahli Kelab
Keusahawanan (R2001) bagi sesi Julai 2010 bersempena dengan hari Majlis Konvokesyen
ke-7 Politeknik Merlimau Melaka yang berlangsung pada 30 hingga 31 Julai 2010 lalu.
Melalui program ini dilihat para pelajar telah mendapat pendedahan dalam dunia
keusahawanan secara teori dan amali kepada para pelajar yang sedang mengikuti
kursus R2001 yang memang berminat berkecimpung dalam dunia perniagaan.
Program keusahawanan ini juga dilihat menyediakan ruang dan peluang bagi
pelajar untuk berkomunikasi, berunding, mengadaptasi, menyelesai masalah dan
membuat keputusan dalam menguruskan perniagaan semasa menjalankan Selling
Practice Challenge ini. Hasil daripada program ini dapat diharap dapat memberi
pengetahuan dan pengalaman keusahawanan kepada pelajar-pelajar Kelab
Keusahawanan ( R2001) dan seterusnya mencetus minat menceburkan diri dalam dunia
perniagaan selepas menamatkan pengajian di politeknik kelak.
2.0 Pelaksanaan program
Tarikh : 30 - 31 Julai 2010
Masa : 8.00 pagi 10.00 malam
Tempat : Dataran Milenium, Jabatan Perdagangan
Pelajar yang terlibat : 30 orang pelajar ( lihat lampiran 1)
3.0 Perbelanjaan yang terlibat
BIL PERKARA BELANJAWAN
PENDAPATAN PERBELANJAAN
1.
Wang Aktiviti Pelajar
(RM19.00 X 30 pelajar )
RM570.00
2.
Program Jualan Proaktif
- Belanja Kos Operasi (3 kumpulan)
- Sewa Tapak Khemah
- Pengangkutan
- Promosi
RM 280.00
RM 230.00
RM 30.00
RM 30.00
Jumlah RM 570.00 RM 570.00
Contoh Laporan Aktiviti
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
27
CONTOH
4.0 Maklum balas program
Daripada maklum balas yang telah dijalankan, semua peserta menyatakan
Selling Practice Challenge ini telah berjaya memberi pendedahan kepada mereka dari
aspek pengurusan perniagaaan, pelanggan dan pengurusan kewangan. Kemahiran
berkomunikasi, proses membuat keputusan dan penyelesaian masalah dalam
perniagaan dapat diaplikasikan oleh peserta semasa menjalankan aktiviti ini.
5.0 Cadangan dan Kesimpulan
Program seumpama ini dilihat sebagai platform yang tepat dalam usaha
menghasilkan golongan usahawan dikalangan bakal pelajar Politeknik selepas
menamatkan pengajian pada masa akan datang. Diharap pada masa akan datang
program seumpama ini dapat diperbanyakkan oleh pihak institusi dalam melengkapkan
pelajar Politeknik dengan aspek kemahiran tambahan selepas menamatkan pengajian.
Disediakan oleh
____________________________________
(NOOR SUZILAWATI BINTI MOHD YUSOF)
Setiausaha
Kelab Keusahawanan (R2001) Sesi Julai 2010.
Tarikh :
Disemak oleh
_________________
(ZURYA BINTI ALIAS)
Pensyarah Kursus
Kelab Keusahawanan R2001 Sesi Julai 201
Tarikh :
Disahkan oleh,
_________________________
(MD NOR BIN ABDUL HALIM)
Ketua Unit Sukan dan Kokurikulum
Politeknik Merlimau Melaka.
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
28
CONTOH
Lampiran 1
SENARAI PELAJAR BAGI PROGRAM SELLING PRACTICE CHALLENGE
SESI JULAI 2010
BIL. NAMA AHLI
1. Muhammad Faiz Zikri bin Muhri.
2. Mohd Khirul Hilmi bin Sulaiman.
3. Noor Suzilawati binti Mohd Yusof.
4. Noor Elly Asmidar binti Nordin.
5. Zuhal bin Saari.
6. Zulfadzli bin Ab. Halim.
7. Mohd Hambali bin Mohd Hanafi.
8. Umi Latifah Bte Mohd Kidam.
9. Atikah bte Mohd Mohed.
10. Nurul Sakinah bte Md Zdullkepele.
11. Syazni binti Subar.
12. Syazana binti Mohd Shahruddin
13 Nurul Afiqah bt Rahman.
14 Nor Sofia binti Ali.
15 Nur Aina bt Mohd Fadil.
16 Hairani bt Mohd Tolah
17 Nurfarahein bt Rafie.
18 Nurul Azreen bt Md Ishak.
19 Fatin Nabila bt Harun.
20 Faizatul Azma bt Abdul Majid.
21 Muhamad Nabil Fakhri bin Mohd Azmi.
22 Izwan Ruznor bin Ruslan.
23 Noor Akidah bt Ramly.
24 Nurmaslina bt M.Sani
25 Dara Nashwa Soraya bt Abd Rahim.
26 Farah Azureen bt Zalani.
27 Ezza Hafiza bt Johari.
28 Atiyah bt Zainal.
29 Muhammad Nazuar bin Rauzan.
30 Masuriyah binti Abd Wahab
-
Pengurusan Organisasi : AR201 Kokurikulum II Disediakan oleh : Nurul Esly Sabiran, Zurya Alias & Md. Nor Abdul Halim
29
BIBLIOGRAFI
Ab. Alim Abdul Rahim. (1996). Pengurusan Kokurikulum Dan Badan Beruniform. Penerbit Fajar Bakti
Sdn Bhd.
Ahmad Atory Hussain. (2002). Pengurusan Organisasi. Kuala Lumpur : Utusan Publications &
Distributiors Sdn. Bhd.
Ang Huat Bin. (2005). Pengurusan Perniagaan. Penerbit Fajar Bakti Sdn Bhd.
Jamil Hashim. (2006). Tatacara Mengendalikan Majlis. Kuala Lumpur : Golden Books Centre Sdn.
Bhd.
Mohd Abdullah Jusoh. (2007). Pengurusan Kewangan Organisasi Pendidikan. Tanjung Malim :
Penerbitan Profesional Baharu
Mohamad Kayum A. Badarudin. (2006).Mesyuarat Efektif. Kuala Lumpur : PTS Professional Publishing
Sdn. Bhd.
Omardin Ashaari. (2002).Pegurusan Pejabat. Kuala Lumpur : Utusan Publications & Distribution Sdn.
Bhd.
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009
Sabri Hj Hussin, Raida Abu Bakar, Mohd Radzuan B. Rahid dan Ruhana Busu.(2004). Pengurusan.
Thompson Learning.
Samsudin Wahab. (2003). Mengurus Majlis & Acara Rasmi. PTS Publications & Distributors Sdn Bhd.
Surat Pekellllng Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009