pengurusan fail kokurikulum ppki

30
UNIT PENDIDIKAN KHAS UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG JABATAN PENDIDIKAN PAHANG PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENDIDIKAN KHAS PENDIDIKAN KHAS INTEGRASI INTEGRASI (PPKI) (PPKI) Disediakan Oleh Disediakan Oleh Ropizalhazri Bin Ismail Ropizalhazri Bin Ismail

Upload: jajas07

Post on 08-Feb-2016

558 views

Category:

Documents


35 download

DESCRIPTION

PENGEMASKINIAN SISTEM FAIL PPKI YANG BARU

TRANSCRIPT

Page 1: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

UNIT PENDIDIKAN KHASUNIT PENDIDIKAN KHASJABATAN PENDIDIKAN PAHANGJABATAN PENDIDIKAN PAHANG

PENGURUSAN FAIL PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENDIDIKAN PROGRAM PENDIDIKAN

KHAS INTEGRASIKHAS INTEGRASI(PPKI)(PPKI)

Disediakan OlehDisediakan OlehRopizalhazri Bin IsmailRopizalhazri Bin Ismail

Page 2: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

TUJUAN PENGURUSAN FAILTUJUAN PENGURUSAN FAIL Menentukan sistem pengurusan fail Menentukan sistem pengurusan fail

yang bersistematik untuk tujuan yang bersistematik untuk tujuan tindakan atau rujukan.tindakan atau rujukan.

Menjelaskan proses pembukaan, Menjelaskan proses pembukaan, pergerakan dan penyimpanan fail. pergerakan dan penyimpanan fail.

Mendapat kefahaman dalam Mendapat kefahaman dalam tugas-tugas mengendalikan fail dan tugas-tugas mengendalikan fail dan pengurusan PPKI.pengurusan PPKI.

Page 3: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

PENGKELASAN FAILPENGKELASAN FAIL Fail RasmiFail Rasmi

-- tanggungjawab Ketua tanggungjawab Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir dan Pembantu Am Tadbir dan Pembantu Am Pejabat.Pejabat.

Fail KerjaFail Kerja-- tanggungjawab Guru Penolong tanggungjawab Guru Penolong Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Penyelaras dan Guru Pendidikan Penyelaras dan Guru Pendidikan Khas.Khas.

Page 4: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

JENIS FAILJENIS FAIL Fail RasmiFail Rasmi Fail KerjaFail Kerja

Page 5: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

Kulit FailKulit Fail

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 menyebut Tahun 2007 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 – menggunakan kulit fail (Am 435 – Pin 1/80) yang ditetapkan Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. Negara.

FAIL RASMIFAIL RASMI

Page 6: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) PengkodanPengkodan

-- SMKKS/04/11/003 ( )SMKKS/04/11/003 ( )

- JPNP/09/02/02 ( )- JPNP/09/02/02 ( )

- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )

- CEA4089.700-1/3 ( )- CEA4089.700-1/3 ( )

Page 7: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

SekolahSekolah

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) PengkodanPengkodan

- CEA4089.700 – 04 / 03 ( )- CEA4089.700 – 04 / 03 ( )

Kod Arkib NegaraKod Arkib NegaraPendidikan KhasPendidikan Khas

KurikulumKurikulumBilanganBilangan

Page 8: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

8

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

Page 9: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

CEA4089….-CEA4089….-O4O4Pendidikan KhasPendidikan Khas

Pengkodan dan PendaftaranPengkodan dan Pendaftaran - - Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-failTeliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail

berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.

04/0104/01Pengurusan PPKIPengurusan PPKI

04/0304/03Hal Ehwal MuridHal Ehwal Murid

04/0404/04KokurikulumKokurikulum

04/0204/02KurikulumKurikulum

04/03/0104/03/01PasukanPasukan

Badan BeruniformBadan Beruniform

04/03/0204/03/02Kelab dan PersatuanKelab dan Persatuan

04/03/0304/03/03Sukan dan Permainan/Sukan dan Permainan/

1M1S1M1S

Page 10: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Kandungan FailKandungan Fail

Kertas MinitKertas Minit

Surat Keluar Surat Keluar MasukMasuk

- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan - Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan di dalam fail yang telah dibuka. di dalam fail yang telah dibuka. - Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.- Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.

Page 11: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Kertas MinitKertas Minit

-- ppenting bagi mencatat enting bagi mencatat segala segala dokumen keluar masuk.dokumen keluar masuk.

-- Minit kandungan Minit kandungan surat yang diterima/ surat yang diterima/ masuk ditulis masuk ditulis menggunakan pen menggunakan pen warna merahwarna merahdan dan surat keluar menggunakan pen surat keluar menggunakan pen berwarna biru / hitam.berwarna biru / hitam.

Page 12: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Surat Masuk dan KeluarSurat Masuk dan Keluar

-- Surat yang Surat yang diterima / masukditerima / masuk dicop dicop menggunakan warna menggunakan warna merah.merah.

-- Surat yang Surat yang dihantar / keluardihantar / keluar dicop dicop menggunakan warna menggunakan warna biru / hitam.biru / hitam.

Page 13: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Simpanan FailSimpanan Fail

-- menyebut perlu menyebut perlu disimpan di Bilik Rekod disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan dengan menggunakan rak yang sesuai dan rak yang sesuai dan dilabelkan bagi dilabelkan bagi memudahkan memudahkan pengesanan fail.pengesanan fail.-- Fail hendaklah disimpan dalam kabinet Fail hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.Arahan Keselamatan.

Page 14: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Menutup FailMenutup Fail

-- apabila jumlah apabila jumlah bilangan surat / dokumen bilangan surat / dokumen mencecah bilangan 100 mencecah bilangan 100 atau setebal 2 inci/4 cm.atau setebal 2 inci/4 cm.

-- Fail hendaklah ditulis Fail hendaklah ditulis Tutup Pada XX/X/2010Tutup Pada XX/X/2010Rujuk Jilid XXRujuk Jilid XX

-- Fail baru hendaklah di tulis Jld. XXFail baru hendaklah di tulis Jld. XXContoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2Contoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2

Page 15: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Fail Perlu HidupFail Perlu Hidup

-- ada catatan keluar masuk ada catatan keluar masuk surat / dokumen.surat / dokumen.- Contoh :- Contoh :

DOKUMENDOKUMEN STATUSSTATUS BILBIL

a.a. Surat mohon tubuh Pengakap PPKISurat mohon tubuh Pengakap PPKI KeluarKeluar 11b.b. Surat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GBSurat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB MasukMasuk 22c.c. Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap MasukMasuk 33d.d. Surat panggilan kursus Pengakap dari JPNSurat panggilan kursus Pengakap dari JPN MasukMasuk 44e.e. Surat maklum hadir kursus dari sekolahSurat maklum hadir kursus dari sekolah KeluarKeluar 55f.f. Surat mohon kelulusan buat program sekolahSurat mohon kelulusan buat program sekolah KeluarKeluar 66g.g. Surat kelulusan program dari PengetuaSurat kelulusan program dari Pengetua MasukMasuk 77

Page 16: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJAFAIL KERJA Kulit FailKulit Fail

-- bebas.bebas. Simpanan FailSimpanan Fail

-- dalam Bilik PPKI dalam Bilik PPKI Pengkelasan FailPengkelasan Fail

Mesy/Mesy/TaklimatTaklimat

PengurusanPengurusanPPKIPPKI

PengurusanPengurusan RekodRekod

Pengurusan dan Pentadbiran PPKIPengurusan dan Pentadbiran PPKI

Akta/Akta/PekelilingPekeliling

PengurusanPengurusanKewanganKewangan

Page 17: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan) Kandungan FailKandungan Fail

-- Menggunakan kertas pembahagiMenggunakan kertas pembahagi-- Mengandungi maklumat seperti :Mengandungi maklumat seperti :

* Carta Organisasi* Carta Organisasi* Takwim / Perancangan Tahunan* Takwim / Perancangan Tahunan* Senarai Jawatankuasa* Senarai Jawatankuasa* Perlembagaan* Perlembagaan* Surat-surat* Surat-surat

Page 18: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan) Pengkelasan Fail KerjaPengkelasan Fail KerjaBIL FAIL UTAMA JUMLAH

FAIL1 Pengurusan dan Pengurusan dan

Pentadbiran PPKIPentadbiran PPKI7

2 KurikulumKurikulum 113 Hal Ehwal MuridHal Ehwal Murid 54 KokurikulumKokurikulum 4

JUMLAH 27

Page 19: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)1. Pengurusan dan Pentadbiran1. Pengurusan dan Pentadbiran

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

1 Pengurusan PPKI

1.1 Maklumat Am Program PPKI1.2 Fail Meja 1.3 Carta Organisasi PPKI1.4 Jawatankuasa PPKI1.5 Maklumat Kelas PPKI1.6 Takwim / Perancangan Tahunan

1.7 Buku Panduan Pengurusan

1.7 Perancangan Strategik PPKI

2 Mesyuarat / Taklimat 2.1 Surat Panggilan Mesyuarat2.2 Minit Mesyuarat

Page 20: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)1. Pengurusan dan Pentadbiran1. Pengurusan dan Pentadbiran

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

3 Akta dan Surat Pekeliling 3.1 Rujuk lampiran

4 Pengurusan Rekod

4.1 Rekod Pendaftaran Murid4.2 Rekod Kehadiran Murid4.3 Rekod Pergerakan Guru / PPM4.4 Rekod Guru Ganti4.5 Rekod Penggunaan Peralatan4.6 Rekod Laporan Guru Bertugas4.7 Rekod Pelawat

4.8Rekod Profil Murid (unit HEM)- Rekod Kesihatan- Rekod Pergigian

4.9 Buku Stok/Inventori/Harta Modal 4.10 Buku Tugasan Guru 4.11 Buku Tugasan PPM

Page 21: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)1. Pengurusan dan Pentadbiran1. Pengurusan dan Pentadbiran

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

5 Pengurusan Kewangan

5.1 Perancangan Perbelanjaan Tahunan

5.2 Penyata peruntukan PCG5.3 Rekod perbelanjaan

5.4 Salinan Nota minta / Invois / Resit

6 Perkembangan Staf6.1 Kertas Kerja6.2 Laporan Aktiviti

7 Dokumentasi7.1 Kertas Kerja7.2 Laporan Aktiviti7.3 Post Mortem

Page 22: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)2. Kurikulum2. Kurikulum

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

1 KSSRPK/KSSMPK

1.1 Dokumen Standard Kurikulum (DSK)

1.2 Dokumen Standard Prestasi (DSP)

1.3 Sukatan Pelajaran Bermasalah Pembelajaran

2 Jadual Waktu2.1 Jadual Waktu Induk2.2 Jadual Waktu Guru2.3 Jadual Waktu Kelas2.4 Jadual Tugasan PPM

3 Pentaksiran / Penilaian

3.1 Jadual Pentaksiran / Penilaian3.2 Laporan Pentaksiran3.3 Pendaftaran Peperiksaan Awam

Page 23: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)2. Kurikulum2. Kurikulum

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

4 Bank Soalan 4.1 Bank Soalan / Senarai Semak

5 Program Inklusif

5.1 Surat Persetujuan Ibubapa / Penjaga5.2 Ujian Kelayakan5.3 Laporan Prestasi Murid5.4 Jawatankuasa Program Inklusif

5.5 Jadual Waktu Guru Resos dan Arus Perdana berkaitan

5.6 Senarai Nama Murid Inklusif

6Rancangan Pengajaran Individu

6.1 Jawatankuasa RPI6.2 Dokumen RPI

7 Pemantauan 7.1 Jadual pemantauan Guru7.2 Instrumen pencerapan 7.3 Maklum balas pemantauan

Page 24: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)2. Kurikulum2. Kurikulum

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

8Panitia Mata pelajaran / Komponen

8.1 Jawatankuasa Panitia

8.2 Perancangan Program Panitia

8.3 Minit Mesyuarat Panitia8.4 Kewangan Panitia8.5 Laporan Aktiviti Panitia

10 LINUS10.1 Saringan 1 10.2 Domain LINUS

11 PBS 11.1 Dokumen PBS

Page 25: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)3. Hal Ehwal Murid3. Hal Ehwal Murid

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

1 Peribadi Murid

1.1 Biodata (SMM), 1.2 Surat Penempatan Murid1.3 Laporan Pemeriksaan Doktor1.4 Salinan Kad OKU1.5 Salinan Sijil Kelahiran1.6 Salinan Kad Pengenalan Murid1.7 Salinan Kad Pengenalan Ibubapa/Penjaga1.8 Salinan Buku Akaun Bank1.9 Sijil Penghargaan/Penyertaan

2 Data / Enrolmen (SMPK)

2.1 Analisis Data Guru2.2 Analisis Data Murid2.3 Analisis Data PPM2.4 Laporan Status PPKI

Page 26: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)3. Hal Ehwal Murid3. Hal Ehwal Murid

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

3 Disiplin3.1. Jawatankuasa Disiplin PPKI

3.2 Laporan Salahlaku Murid

4 Skim Pinjaman Buku Teks

4.1 Borang Pinjaman Buku Teks

4.2 Data SPBT PPKI

5 Biasiswa / EMK

5.1 Borang Persetujuan Ibubapa

5.2 Borang Kebenaran / Kawalan Pengeluaran Wang

Page 27: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)4. Kokurikulum4. Kokurikulum

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

1 Induk Pengurusan Kokurikulum

1.1 Carta Organisasi / Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum

1.2 Senarai Nama Murid Mengikut Unit1.3 Takwim / Perancangan Kokurikulum1.4 Laporan Pencapaian / Pengiktirafan1.5 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

2 Pasukan Badan Beruniform

2.1 Senarai Nama Murid2.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid2.3 Senarai Kehadiran Aktiviti2.4 Perlembagaan2.5 Pelaporan Aktiviti2.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim2.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

Page 28: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)4. Kokurikulum4. Kokurikulum

BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM ITEM

3 Kelab dan Persatuan

3.1 Senarai Nama Murid3.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid3.3 Senarai Kehadiran Aktiviti3.4 Perlembagaan3.5 Pelaporan Aktiviti3.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim3.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

4 Sukan dan Permainan / 1M1S

4.1 Senarai Nama Murid4.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid4.3 Senarai Kehadiran Aktiviti4.4 Perlembagaan4.5 Pelaporan Aktiviti4.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim4.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

Page 29: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

Soal JawabSoal Jawab

Page 30: Pengurusan Fail Kokurikulum Ppki

TERIMA KASIHTERIMA KASIH