UNIT PENDIDIKAN KHASJABATAN PENDIDIKAN PAHANGPENGURUSAN FAIL PROGRAM PENDIDIKAN KHAS INTEGRASI(PPKI)

Disediakan OlehRopizalhazri Bin Ismail

TUJUAN PENGURUSAN FAILMenentukan sistem pengurusan fail yang bersistematik untuk tujuan tindakan atau rujukan.Menjelaskan proses pembukaan, pergerakan dan penyimpanan fail. Mendapat kefahaman dalam tugas-tugas mengendalikan fail dan pengurusan PPKI.

PENGKELASAN FAILFail Rasmi-tanggungjawab Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir dan Pembantu Am Pejabat.Fail Kerja-tanggungjawab Guru Penolong Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Penyelaras dan Guru Pendidikan Khas.

JENIS FAILFail RasmiFail Kerja

Kulit FailPekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. FAIL RASMI

FAIL RASMI (sambungan)Pengkodan-SMKKS/04/11/003 ( )- JPNP/09/02/02 ( )- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )- CEA4089.700-1/3 ( )

SekolahFAIL RASMI (sambungan)Pengkodan- CEA4089.700 04 / 03 ( )Kod Arkib NegaraPendidikan KhasKurikulumBilangan

*FAIL RASMI (sambungan)

FAIL RASMI (sambungan)CEA4089.-O4Pendidikan KhasPengkodan dan Pendaftaran - Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-failberkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.04/01Pengurusan PPKI04/03Hal Ehwal Murid04/04Kokurikulum04/02Kurikulum04/03/01PasukanBadan Beruniform04/03/02Kelab dan Persatuan04/03/03Sukan dan Permainan/1M1S

FAIL RASMI (sambungan)Kandungan Fail

Kertas MinitSurat Keluar Masuk- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan di dalam fail yang telah dibuka. Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri. Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.

FAIL RASMI (sambungan)Kertas Minit-penting bagi mencatat segala dokumen keluar masuk.-Minit kandungan surat yang diterima/ masuk ditulis menggunakan pen warna merahdan surat keluar menggunakan pen berwarna biru / hitam.

FAIL RASMI (sambungan)Surat Masuk dan Keluar-Surat yang diterima / masuk dicop menggunakan warna merah.-Surat yang dihantar / keluar dicop menggunakan warna biru / hitam.

FAIL RASMI (sambungan)Simpanan Fail- menyebut perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail.-Fail hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

FAIL RASMI (sambungan)Menutup Fail- apabila jumlah bilangan surat / dokumen mencecah bilangan 100 atau setebal 2 inci/4 cm.-Fail hendaklah ditulis Tutup Pada XX/X/2010Rujuk Jilid XX-Fail baru hendaklah di tulis Jld. XXContoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2

FAIL RASMI (sambungan)Fail Perlu Hidup-ada catatan keluar masuk surat / dokumen.- Contoh :DOKUMENSTATUS BILSurat mohon tubuh Pengakap PPKIKeluar1Surat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GBMasuk2Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap Masuk3Surat panggilan kursus Pengakap dari JPNMasuk4Surat maklum hadir kursus dari sekolahKeluar5Surat mohon kelulusan buat program sekolahKeluar6Surat kelulusan program dari PengetuaMasuk7

FAIL KERJAKulit Fail-bebas.Simpanan Fail-dalam Bilik PPKI Pengkelasan Fail

Mesy/TaklimatPengurusanPPKIPengurusan RekodPengurusan dan Pentadbiran PPKIAkta/PekelilingPengurusanKewangan

FAIL KERJA (sambungan)Kandungan Fail-Menggunakan kertas pembahagi-Mengandungi maklumat seperti :* Carta Organisasi* Takwim / Perancangan Tahunan* Senarai Jawatankuasa* Perlembagaan* Surat-surat

FAIL KERJA (sambungan)Pengkelasan Fail Kerja

BILFAIL UTAMAJUMLAH FAIL1Pengurusan dan Pentadbiran PPKI72Kurikulum113Hal Ehwal Murid54Kokurikulum4JUMLAH27

FAIL KERJA (sambungan)1. Pengurusan dan Pentadbiran

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM1Pengurusan PPKI1.1Maklumat Am Program PPKI1.2Fail Meja 1.3Carta Organisasi PPKI1.4Jawatankuasa PPKI1.5Maklumat Kelas PPKI1.6Takwim / Perancangan Tahunan1.7Buku Panduan Pengurusan1.7Perancangan Strategik PPKI2Mesyuarat / Taklimat2.1Surat Panggilan Mesyuarat2.2Minit Mesyuarat

FAIL KERJA (sambungan)1. Pengurusan dan Pentadbiran

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM3Akta dan Surat Pekeliling3.1Rujuk lampiran 4Pengurusan Rekod4.1Rekod Pendaftaran Murid4.2Rekod Kehadiran Murid4.3Rekod Pergerakan Guru / PPM4.4Rekod Guru Ganti4.5Rekod Penggunaan Peralatan4.6Rekod Laporan Guru Bertugas4.7Rekod Pelawat4.8Rekod Profil Murid (unit HEM)- Rekod Kesihatan- Rekod Pergigian4.9Buku Stok/Inventori/Harta Modal 4.10Buku Tugasan Guru 4.11Buku Tugasan PPM

FAIL KERJA (sambungan)1. Pengurusan dan Pentadbiran

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM5Pengurusan Kewangan5.1Perancangan Perbelanjaan Tahunan5.2Penyata peruntukan PCG5.3Rekod perbelanjaan5.4Salinan Nota minta / Invois / Resit6Perkembangan Staf6.1Kertas Kerja6.2Laporan Aktiviti7Dokumentasi7.1Kertas Kerja7.2Laporan Aktiviti7.3Post Mortem

FAIL KERJA (sambungan)2. Kurikulum

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM1KSSRPK/KSSMPK1.1Dokumen Standard Kurikulum (DSK)1.2Dokumen Standard Prestasi (DSP)1.3Sukatan Pelajaran Bermasalah Pembelajaran 2Jadual Waktu2.1Jadual Waktu Induk2.2Jadual Waktu Guru2.3Jadual Waktu Kelas2.4Jadual Tugasan PPM3Pentaksiran / Penilaian3.1Jadual Pentaksiran / Penilaian3.2Laporan Pentaksiran3.3Pendaftaran Peperiksaan Awam

FAIL KERJA (sambungan)2. Kurikulum

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM4Bank Soalan4.1Bank Soalan / Senarai Semak 5Program Inklusif5.1Surat Persetujuan Ibubapa / Penjaga5.2Ujian Kelayakan5.3Laporan Prestasi Murid5.4Jawatankuasa Program Inklusif5.5Jadual Waktu Guru Resos dan Arus Perdana berkaitan5.6Senarai Nama Murid Inklusif6Rancangan Pengajaran Individu6.1Jawatankuasa RPI6.2Dokumen RPI7Pemantauan 7.1Jadual pemantauan Guru7.2Instrumen pencerapan 7.3Maklum balas pemantauan

FAIL KERJA (sambungan)2. Kurikulum

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM8Panitia Mata pelajaran / Komponen8.1Jawatankuasa Panitia8.2Perancangan Program Panitia8.3Minit Mesyuarat Panitia8.4Kewangan Panitia8.5Laporan Aktiviti Panitia10LINUS10.1Saringan 1 10.2Domain LINUS11PBS11.1Dokumen PBS

FAIL KERJA (sambungan)3. Hal Ehwal Murid

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM1Peribadi Murid1.1Biodata (SMM), 1.2Surat Penempatan Murid1.3Laporan Pemeriksaan Doktor1.4Salinan Kad OKU1.5Salinan Sijil Kelahiran1.6Salinan Kad Pengenalan Murid1.7Salinan Kad Pengenalan Ibubapa/Penjaga1.8Salinan Buku Akaun Bank1.9Sijil Penghargaan/Penyertaan 2Data / Enrolmen (SMPK)2.1Analisis Data Guru2.2Analisis Data Murid2.3Analisis Data PPM2.4Laporan Status PPKI

FAIL KERJA (sambungan)3. Hal Ehwal Murid

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM3Disiplin3.1.Jawatankuasa Disiplin PPKI3.2Laporan Salahlaku Murid4Skim Pinjaman Buku Teks4.1Borang Pinjaman Buku Teks4.2Data SPBT PPKI5Biasiswa / EMK5.1Borang Persetujuan Ibubapa5.2Borang Kebenaran / Kawalan Pengeluaran Wang

FAIL KERJA (sambungan)4. Kokurikulum

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM1Induk Pengurusan Kokurikulum1.1Carta Organisasi / Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum1.2Senarai Nama Murid Mengikut Unit1.3Takwim / Perancangan Kokurikulum1.4Laporan Pencapaian / Pengiktirafan1.5Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan2Pasukan Badan Beruniform2.1Senarai Nama Murid2.2Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid2.3Senarai Kehadiran Aktiviti2.4Perlembagaan2.5Pelaporan Aktiviti2.6Perancangan Kokurikulum/Takwim2.7Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

FAIL KERJA (sambungan)4. Kokurikulum

BILFAIL DAN REKODNO ITEMITEM3 Kelab dan Persatuan3.1Senarai Nama Murid3.2Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid3.3Senarai Kehadiran Aktiviti3.4Perlembagaan3.5Pelaporan Aktiviti3.6Perancangan Kokurikulum/Takwim3.7Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan4Sukan dan Permainan / 1M1S4.1Senarai Nama Murid4.2Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid4.3Senarai Kehadiran Aktiviti4.4Perlembagaan4.5Pelaporan Aktiviti4.6Perancangan Kokurikulum/Takwim4.7Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

Soal Jawab

TERIMA KASIH

wan_krskl@celcom.net.my*wan_krskl@celcom.net.my