PEMBANGUNAN SISTEM CUTI BERASASKAN WEB BAGI KAKITANGAN

FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN SISTEM MAKLUMAT

AZIAN BINTI YAHYA

Tesis ini dikemukakan sebagai

memenuhi sebahagian daripada syarat

penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Sains Komputer

FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN SISTEM MAKLUMAT

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

OKTOBER, 2003

iii

Buat mak dan bapak serta keluarga ..

Jasa kalian tak pernah kulupa...

Istimewa untuk sahabatku Muniera..

yang sentiasa bersama tika senang dan susah,

Semoga bahagia dan gembira selalu..

Rakan-rakan seperjuangan..

terima kasih atas segalanya

iv

PENGHARGAAN

Dengan nama Allah yang Maha Pemurah Lagi Maha Mengasihani. Selawat

dan salam ke atas junjungan besar Nabi Muhammad S.A.W. Alhamdulillah, syukur

saya ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan limpah kurnia dan izin-Nya dapat saya

menyiapkan Laporan Projek Sarjana Muda ini dengan jayanya dalam jangka waktu

yang telah ditetapkan.

Setinggi-tinggi penghargaan kepada En. Johan Bin Mohamad Sharif selaku

penyelia bagi projek saya ini. Segala kerjasama, bimbingan dan tunjuk ajar yang

diberikan dalam penghasilan laporan ini didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.

Jutaan terima kasih kepada sahabat saya Muniera Mohamad di atas semangat dan

sokongan yang telah diberikan kepada saya. Terima kasih juga kepada para

pensyarah, kakitangan pejabat fakulti dan juga rakan seperjuangan yang tidak jemu-

jemu memberikan dorongan dan idea yang bernas sepanjang saya membuat

penyelidikan dan kajian dalam menghasilkan projek ini.

Juga tidak ketinggalan kepada kedua ibu-bapa dan ahli keluarga tercinta yang

banyak memberikan sokongan moral dan menjadi perangsang kepada saya supaya

tetap tabah dalam menghadapi segala cabaran dan dugaan sepanjang saya membuat

projek ini. Akhir sekali kepada semua pihak yang terlibat sama ada secara langsung

atau tidak.

v

ABSTRAK

Pada masa kini, kebanyakan aplikasi telah dibangunkan menggunakan

teknologi yang berasaskan web. Teknologi ini telah begitu meluas penggunaannya

dan kita seharusnya sentiasa peka dan sedar dengan perkembangan ini. Di atas

kesedaran inilah lahirnya cadangan untuk membangunkan sebuah sistem automasi

pejabat iaitu Sistem Cuti Berasaskan Web yang akan diimplementasikan di Fakulti

Sains Komputer dan Sistem Maklumat (FSKSM), Universiti Teknologi Malaysia

(UTM). Pembangunan sistem yang berasaskan web ini dilakukan bagi mengatasi

masalah yang timbul dalam sistem yang sedia iaitu capaian yang terhad dalam

sesebuah rangkaian sahaja. Sistem ini berkeupayaan untuk menyimpan pelbagai jenis

maklumat cuti seperti cuti rehat, cuti gantian dan cuti keluar pejabat. Pembangunan

sistem ini diharapkan dapat memudahkan seseorang kakitangan itu untuk membuat

permohonan cuti secara atas talian. Selain daripada itu, ia juga dihasilkan bagi

meningkatkan kecekapan dalam pengurusan sumber manusia di pejabat FSKSM.

Rekabentuk sistem ini menggunakan pendekatan paradigma prototaip dan

menggunakan kaedah Unified Modelling Language (UML). Hasil projek ini adalah

satu sistem berasaskan web yang boleh dicapai menerusi pelayar web. Pembangunan

sistem ini menggunakan perisian Lotus Notes Versi 6.0.

vi

ABSTRACT

Most of the application today was developed using web-based technology.

This technology has been widely adopted all over the world and we should realize this

rapid expansion. Due to that, the development of an office automation system which

is Pembangunan Sistem Cuti Berasaskan Web is proposed to be implement in Faculty

of Computer Science and Information System (FSKSM), University Technology of

Malaysia (UTM). The purpose of this system development is to solve the existing

problem in legacy system which is access limitation. This system is capable to store a

variety of leave information such as annual leave and so on. The objective of this

system development is to facilitates each of the staff to make any leave application

through this online system. Beside that, the development of this system will improve

the efficiency in human resource management for FSKSM. The end of this product is

a web-based system that can be access through the web browser. This system design

is using prototype paradigm approach, UML method and the development will be

made using Lotus Notes Version 6 software.

vii

KANDUNGAN

BAB PERKARA MUKA

SURAT

PENGAKUAN ii

DEDIKASI iii

PENGHARGAAN iv

ABSTRAK v

ABSTRACT vi

KANDUNGAN vii

SENARAI RAJAH xiii

SENARAI JADUAL xv

SENARAI LAMPIRAN xvi

SENARAI SINGKATAN xvii

DAFTAR ISTILAH xviii

BAB I PENGENALAN

1.1 Pendahuluan

1.2 Pernyataan Masalah

1.3 Matlamat

1.4 Objektif

1.5 Skop

1

2

3

3

3

BAB 11 KAJIAN LITERATUR

2.1 Pengenalan

2.2 Pengenalan Terhadap Organisasi Kajian

2.3 Kajian Terhadap Sistem Semasa

5

5

6

viii

2.3.1 Proses Permohonan Cuti Sistem

Semasa

2.3.2 Kelemahan Sistem Semasa

2.4 Latar Belakang Sistem Cuti Berasaskan Web

2.5 Konsep Automasi Pejabat

2.5.1 Faktor Penubuhan Automasi

Pejabat

2.5.2 Perancangan dan Perlaksanaan

Sistem Automasi Pejabat

2.6 Pengenalan Terhadap Teknologi Internet dan

Aplikasi Berasaskan Web

2.5.1 Teknologi Internet

2.5.2 Aplikasi Berasaskan Web

2.7 Pengenalan Kepada Lotus Notes

2.8 Kajian Terhadap Perisian Yang Digunakan

2.8.1 Lotus Notes 6 Secara Umum

2.8.2 Bagaimana Lotus Notes 6 Berfungsi

2.8.2.1 Pangkalan Data Perkongsian

2.8.2.2 Pangkalan Data Mel

2.8.2.3 Stesen Kerja Notes

2.8.3 Lotus Notes Dominno Designer

2.8.3.1 Tetingkap Rekabentuk

2.8.3.2 Tetingkap Kerja

2.8.3.3 Tetingkap Pengaturcara

2.8.4 Pengenalan Kepada Formula

Language

2.9 Model Pelayan Pelanggan

2.9.1 Ciri-ciri Model Pelayan Pelanggan

2.9.2 Senibina Model Pelayan Pelanggan

2.9.3 Senibina Pelayan Pelanggan 2-Tier

2.9.4 Senibina Pelayan pelanggan 3-Tier

2.9.5 Komponen Model Pelayan

Pelanggan

7

8

9

10

11

12

12

12

13

14

15

16

18

18

19

19

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

ix

BAB III METODOLOGI PROJEK

3.1 Pengenalan

3.2 Kajian Keatas Metodologi

3.2.1 Model Air Terjun

3.2.2 Model Prototaip

3.2.3 Model Peningkatan

3.3 Kajian Perbandingan

3.4 Metodologi Pembangunan Projek

3.4.1 Fasa Perancangan

3.4.2 Fasa Analisa Keperluan Sistem

3.4.3 Fasa Rekabentuk Sistem

3.4.4 Fasa Pembangunan Prototaip

3.4.5 Fasa Implementasi

3.4.6 Fasa Operasi dan Penyenggaraan

3.5 Justifikasi Pendekatan

3.6 Kaedah Unified Modelling Langguage

(UML)

3.6.1 Permodelan UseCase

3.6.2 Rajah Sequence

3.7 Perancangan Projek

3.8 Keperluan Projek

3.8.1 Keperluan Perkakasan

3.8.2 Keperluan perisian

3.9 Andaian

32

33

34

34

36

36

37

38

38

39

39

39

40

40

41

42

42

43

43

44

45

46

BAB IV REKABENTUK / PEMBANGUNAN SISTEM

4.1 Pengenalan

4.2 Aliran Kerja Fasa Keperluan

4.2.1 Temubual

47

47

48

x

4.2.2 Kajian Sistem Sedia Ada

4.2.3 Merujuk Laman Web

4.2.4 Pengumpulan Borang

4.3 Aliran Kerja Fasa Rekabentuk

4.3.1 Rekabentuk Konseptual

4.3.1.1 Keterangan Actor

4.3.1.2 Keteranga Use Case

4.3.2 Rekabentuk Logikal

4.3.2.1 Rajah Sequence bagi

Proses Permohonan Cuti.

4.3.2.2 Rajah Sequence bagi

Proses Melihat Maklumat

Cuti.

4.3.2.3 Rajah Sequence bagi

Proses Menyokong

Permohonan Cuti.

4.3.2.4 Rajah Sequence bagi

Proses Meluluskan

Permohonan Cuti.

4.3.2.5 Rajah Sequence bagi

Proses Kemasukan

Maklumat Cuti.

4.3.2.6 Rajah Sequence bagi

Proses Permohonan

Kemasukan Maklumat

Kakitangan

4.4 Pembangunan Sistem

4.4.1 Modul Permohonan Cuti

4.4.2 Modul Maklumat Cuti

4.4.3 Modul Sokongan

4.4.4 Modul Kelulusan

4.4.5 Modul Pentadbir

48

48

49

49

49

50

52

54

55

56

57

59

61

63

64

65

68

79

72

74

xi

4.4.5.1 Sub Modul Kemasukan

Maklumat Peribadi

Kakitangan

4.4.5.2 Sub Modul rekod

Kemasukan maklumat

Peribadi Kakitangan

4.4.5.3 SubModul Kemasukan

Maklumat Cuti

Kakitangan

4.4.5.4 Sub Modul Rekod

Kemasukan Maklumat

Cuti Kakitangan

4.5 Pangkalan Data

4.5.1 Pangkalan Data Maklumat Peribadi

Kakitangan FSKSM

4.5.2 Pangkalan Data Sistem Cuti

Kakitangan FSKSM

4.6 Rumusan

75

76

77

79

80

81

81

81

BAB V IMPLEMENTASI SISTEM / HASIL PROJEK

5.1 Pengenalan

5.2 Pemasangan

5.2.1 Pemasangan Lotus Notes Domino

Server

5.2.2 Pemasangan Lotus Notes Client

5.3 Senibina Sistem

5.4 Spesifikasi Input Output

5.4.1 Spesifikasi Input

5.4.2 Spesifikasi Output

5.5 Pengujian Sistem

5.5.1 Peringkat Pengujian Sistem

82

82

83

84

85

86

87

89

89

90

xii

5.5.2 Kes Ujian

5.6 Antaramuka Sistem

91

96

BAB VI KESIMPULAN

6.1 Pengenalan

6.2 Perbincangan

6.3 Kebaikan Sistem

6.4 Kekangan Sistem

6.5 Masalah Yang Dihadapi

6.6 Cadangan Masa Depan

6.7 Kesimpulan

97

97

98

98

99

99

100

RUJUKAN 101

LAMPIRAN 103

xiii

SENARAI RAJAH

NO. RAJAH

TAJUK

MUKASURAT

2.1 Amtaramuka Domino Designer 20

2.2 Tetingkap Rekabentuk 21

2.3 Tetingkap Kerja 22

2.4 Tetingkap Pengaturcara 23

2.5 Konsep Model Pelayan Pelanggan 25

2.6 Senibina Pelayan Pelanggan 2-Tier 28

2.7 Senibina Pelayan Pelanggan 3-Tier 29

3.1 Model Prototaip 35

4.1 Use Case Bagi Keseluruhan Sistem 39

4.2 Rajah Sequence Bagi Proses Permohonan Cuti 55

4.3 Rajah Sequence Bagi Proses Melihat Maklumat Cuti 57

4.4 Rajah Sequence Bagi Proses Menyokong

Permohonan Cuti 58

4.5 Rajah Sequence Bagi Proses Meluluskan

Permohonan Cuti 60

4.6 Rajah Sequence Bagi Proses Kemasukan Maklumat

Cuti 62

4.7 Rajah Sequence Bagi Proses Kemasukan Maklumat

Kakitangan 63

4.8 Hirarki Bagi Sistem Cuti Berasaskan Web 65

4.9 Borang Permohonan Cuti Rehat 67

4.10 Paparan Rekod Cuti Rehat Mengikut Bahagian 68

4.11 View Bagi Sokongan Permohonan Cuti Rehat 70

4.12 View Bagi Kelulusan Permohonan Cuti Rehat 72

4.13 Borang Kemasukan Maklumat Peribadi Kakitangan 75

4.14 Rekod Kemasukan Maklumat Peribadi Kakitangan 76

4.15 Borang Kemasukan Maklumat Cuti Kakitangan 77

xiv

4.16 Rekod Kemasukan Maklumat Cuti Kakitangan 78

5.1 Pemasangan Lotus Notes Domino Server 83

5.2 Pemasangan Lotus Notes Client 84

5.3 Senibina Sistem Yang Dibangunkan 85

5.4 Aliran Peringkat Pengujian 89

5.5 Borang Kemasukan Maklumat Peribadi Kakitangan 91

5.6 Mesej Ralat Jika Tidak Mengisi Medan Id Pengguna 92

5.7 Paparan Output Bagi Kemasukan Maklumat Peribadi

Kakitangan 92

5.8 Antaramuka Login Bagi Pentadbir 93

5.9 Mesej Ralat Jika Katalaluan Salah 94

5.10 Paparan Menu Utama Pentadbir Jika Login Sah 94

5.11 Antaramuka Menu Utama Sistem 95

xv

SENARAI JADUAL

NO. JADUAL

TAJUK

MUKASURAT

3.1 Jadual Perbandingan Bagi Model Yang Dikaji 37

4.1 Penerangan Actor 52

4.2 Keterangan Setiap Use Case 54

xvi

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN

TAJUK

MUKASURAT

A Lampiran A-1 Menu Utama Sistem Cuti Sedia Ada 103

Lampiran A-2 Borang Permohonan Cuti Rehat Sedia Ada 104

Lampiran A-3 Carta Bagi Langkah-Langkah Permohonan

Cuti Sedia Ada

105

Lampiran A-4 Carta Bagi Langkah-Langkah Proses

Sokongan Cuti Sedia Ada

106

Lampiran A-5 Carta Bagi Langkah-Langkah Proses

Kelulusan Cuti Sedia Ada

107

B Lampiran B-1 Lotus Domino Server 109

C Lampiran C Panduan Pengguna 111

D Lampiran D Carta Gantt 122

xvii

SENARAI SINGKATAN

CERN - The European Laboratory for Particle Physics

CSC - Computer Science Corporation

DBMS - Database Management System

DECS - Domino Enterprise Connectivity System

FTP - File Transfer Protocol

FSKSM - Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat

GUI - Graphical User Interface

HTML - Hypertext Markup Language

HTTP - Hypertext Transfer Protocol

IT - Information Technology

MIME - Multiple Internet Mail Extension

MSC - Multimedia Super Corridor

ODBC - Open Database Connectivity

OMT - Object Modeling Technique

OOP - Object Oriented Programming

SAMTEC - Space and Missile Test Center

SQL - Structured Query Language

TIPS - Telemetry Integrated Processing Systems

UML - Unified Modeling Language

UTM - Universiti Teknologi Malaysia

WWW - World Wide Web

xviii

DAFTAR ISTILAH

Bahasa Melayu Bahasa Inggeris

Antaramuka interface

Atas talian online

Automasi pejabat office automation

Berasaskan web web based

Buku Alamat address book

Implementasi implementation

Kerangka utama mainframe

Komputer jauh remote computer

Kumpulan kerja groupware

Literatur literature

Logik proses process logic

Memindah turun downloading

Pelanggan client

Pelayan server

Pemacu uji test driver

Perkongsian fail file sharing

Permintaan request

Ruang kerja workspace

Senarai kawalan capaian access control list

Terminal bodoh dumb terminal

BAB I

PENGENALAN

1.1 Pendahuluan

Pembangunan sistem yang berasaskan web merupakan salah satu cabang

dalam bidang perkomputeran. Teknologi ini semakin meluas penggunaannya dalam

masyarakat dunia. Seperti yang kita lihat pada masa kini, banyak aplikasi atau sistem

yang telah bertukar kepada sistem yang berasaskan web untuk memudahkan capaian

maklumat. Ini dapat dilihat dari segi masa capaian yang lebih singkat untuk

menghubungkan pengguna dengan sesuatu sistem.

Sebagai sebuah fakulti yang melahirkan profesional dalam bidang teknologi

maklumat, Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat (FSKSM) juga tidak

ketinggalan untuk melalui perubahan ini. Oleh itu, sebagai memenuhi syarat untuk

melayakkan pelajar-pelajar memperolehi Ijazah Sarjana Muda Sains Komputer,

pelajar-pelajar dikehendaki membuat satu projek yang berkaitan dengan

pengkhususan masing-masing.

Justeru itu, laporan ini merupakan satu projek pembangunan sistem iaitu

Pembangunan Sistem Cuti Berasaskan Web bagi FSKSM. Sistem Cuti ini

berkeupayaan untuk menyimpan maklumat cuti staf yang terdiri daripada cuti sakit,

cuti gantian dan cuti keluar pejabat. Sistem ini dapat memberi kemudahan kepada

pihak pengurusan pejabat untuk menguruskan permohonan cuti dan segala maklumat

2

yang berkenaan dengan cuti pekerja. Ia juga memudahkan proses permohonan bagi

setiap kakitangan FSKSM kerana sistem ini merupakan satu sistem yang berasaskan

web yang boleh dicapai secara atas talian.

Projek ini dijangkakan dapat meningkatkan lagi keberkesanan dan kecekapan

dalam pengurusan sumber manusia di pejabat Fakulti Sains Komputer dan Sistem

Maklumat di samping memberikan kemudahan kepada kakitangan fakulti dalam

membuat sesuatu permohonan cuti.

1.2 Pernyataan Masalah

Untuk menghasilkan sistem cuti ini, kajian perlu dilakukan terhadap sistem

yang sedia ada. Setelah membuat kajian awalan, masalah-masalah berikut telah

dikenalpasti.

Sistem cuti yang digunakan di FSKSM pada masa kini masih lagi di peringkat

percubaan. Ia juga merupakan satu sistem yang ‘standalone’ iaitu hanya boleh dicapai

oleh pengguna yang berada di dalam kawasan rangkaian tersebut sahaja . Sistem

seperti ini akan menyukarkan pengguna untuk membuat satu permohonan cuti di

mana mereka perlu membuat permohonan melalui komputer yang mempunyai sistem

tersebut sahaja. Perkara ini hanya akan membuang masa dan tenaga yang boleh

disalurkan kepada perkara-perkara lain.

Selain itu, sekiranya pelayan Notes tidak dapat berfungsi dengan baik, maka

pengguna tidak dapat menggunakan sistem tersebut dan perlu melakukannya secara

manual dan ia akan memakan masa pengguna tersebut.

Oleh itu, dengan meluasnya aplikasi web pada masa sekarang, maka projek ini

akan membangunkan sistem cuti yang berasaskan web. Aplikasi web ini akan

memudahkan pengguna untuk mencapai sesuatu sistem menerusi WWW (World Wide

Web) secara atas talian dan memudahkan pengguna untuk membuat sesuatu

permohonan cuti.

3

1.3 Matlamat Projek

Matlamat projek ini adalah untuk menghasilkan satu sistem berasaskan web

bagi mewujudkan suatu persekitaran capaian maklumat yang lebih cekap dan

berkesan menerusi pembangunan Sistem Cuti Berasaskan Web bagi FSKSM.

1.4 Objektif Projek

Objektif projek ini dilaksanakan ialah :

i. Membangunkan Sistem Cuti Berasaskan Web bagi Fakulti Sains

Komputer dan Sistem Maklumat menggunakan persekitaran lotus

Notes Versi 6.0.

ii. Membenarkan seseorang kakitangan untuk membuat permohonan cuti

secara atas talian iaitu menerusi pelayar web.

iii. Membolehkan sokongan dan kelulusan bagi sesuatu permohonan cuti

dilakukan dengan cepat menerusi sistem ini.

iv. Meningkatkan kecekapan dalam pengurusan sumber manusia di

pejabat Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat.

1.5 Skop Projek

Skop projek ini adalah merangkumi :

i. Melakukan kajian terhadap sistem cuti yang sedia ada bagi

mendapatkan maklumat untuk membangunkannya secara laman web.

4

ii. Sistem berasaskan web ini boleh dicapai di mana sahaja tanpa mengira

masa dan lokasi pemohon dengan menggunakan pelayar web iaitu

Internet Explorer ataupun Netscape Navigator.

iii. Proses sokongan dan kelulusan sesuatu permohonan cuti dibuat

melalui Lotus Notes Client.

iv. Sistem ini dibangunkan untuk kegunaan kakitangan di Fakulti Sains

Komputer dan Sistem Maklumat.