SISTEM PENGURUSAN JAWATANKUASA MAHASISWA KOLEJ 9, UTM

BERASASKAN WEB

NILAM NUR BINTI AMIR SJARIF

Laporan projek ini dikemukakan

sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat

penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Sains (Sains Komputer)

Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat

Universiti Teknologi Malaysia

JUN, 2010

ii

“Saya akui bahawa karya ini adalah hasil nukilan saya sendiri kecuali nukilan dan

ringkasan yang setiap satunya telah saya jelaskan sumbernya.”

“Saya akui bahawa saya telah membaca karya ini dan pada pandangan

saya karya ini adalah memadai dari segi skop dan kualiti untuk tujuan

penganugerahan ijazah Sarjana Muda Sains Komputer”

iii

PENGHARGAAN

“Dengan nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang”

Alhamdulillah bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana dengan limpah dan

kurniaNya, akhirnya dapat saya menyiapkan laporan Projek Sarjana Muda ini.

Dikesempatan ini, saya ingin mengucapkan setinggi-tinggi terima kasih dan

penghargaan buat penyelia projek saya iaitu Dr. Ismail Bin Mat Amin, di atas segala

sokongan dan dorongan yang telah diberikan oleh beliau dalam membantu saya

menyiapkan laporan ini.

Buat kedua ibu bapa dan keluarga, terutama sekali ayahandaku Amir Sjarif Bin

Hj Chairani dan ibundaku Zaima Binti Abu Bakar, yang sentiasa mendoakan kejayaan

anakanda, memberi sokongan dan bantuan. Terima kasih yang tidak terhingga

anakanda ucapkan.

Tidak dilupakan juga, buat rakan karibku yang tersayang terutama sekali

Dzidatul Akma Dzulkafli, Farhana Fauzi dan Nurul Ain Ariffin, terima kasih yang

tidak terhingga ku ucapkan kerana sentiasa memberikan semangat, dorongan dan

sentiasa menghulurkan bantuan disaat diriku memerlukan kalian. Dikesempatan ini

juga ku ingin ucapkan terima kasih kepada sahabat-sahabat Dunia SCS yang sentiasa

bersamaku sepanjang ku berada di sini “Semusim Bersama, Selamanya Terasa”.

Akhir sekali, sekalung penghargaan diucapkan kepada mereka yang terlibat

dalam membantu saya menyiapkan projek ini sama ada secara langsung atau tidak

langsung. Budi dan jasa kalian amatlah dihargai. Semoga kalian semua sentiasa

memperolehi rahmat dariNya buat selamanya. Wassalam.

iv

ABSTRAK

Projek yang dibangunkan ini ialah Sistem Pengurusan JawatanKuasa

Mahasiswa Kolej 9, UTM (SPJKM-Online). Objektif projek ini adalah untuk

memudahkan pihak pengetua dan pihak JawataKuasa Mahasiswa Kolej 9 (JKMK9)

terutamanya ketua biro atau persatuan kolej dalam menguruskan kertas kerja aktiviti

pelajar dan juga urusan mesyuarat secara atas talian. Masalah utama yang dihadapi

oleh sistem semasa ialah kekangan masa bagi Ketua Biro untuk berulang –alik ke

pejabat kolej bagi proses membuat permohonan dan proses kelulusan kertas kerja.

Sistem yang dibangunkan ini juga penting bagi memudahkan pengurusan segala

maklumat aktiviti pelajar dan memproses maklumat yang berkaitan dengan sesuatu

mesyuarat. Sistem ini ditambah dengan satu lagi teknologi baru iaitu perkhidmatan

pesanan ringkas (SMS) yang membolehkan Alert mesej dihantar sebelum memulakan

mesyuarat. Metodologi yang digunakan adalah berorientasikan objek manakala skop

kajian yang utama meliputi proses permohonan kertas kerja, pendaftaran aktiviti dan

urusan mesyuarat secara atas talian. Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan

bahasa pengaturcaraan PHP bersama pangkalan data MySQL. Perisian Macromedia

Dreamweaver CS3 digunakan sebagai perisian aplikasi di dalam pembangunan sistem.

Kesimpulannya, Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9, UTM ini dapat

digunakan bagi menggantikan sistem semasa supaya menjadi lebih cekap dan efektif

untuk digunakan pada bila – bila masa.

v

ABSTRACT

This project is about the development of a Student Committee Management

System of College 9, UTM. The objective of this project is to provide services in

monitoring and managing the meeting and student online activity. The inefficiency of

the current process of paperwork submission and approval has been the main problem

for both the student and college headmaster. To cope with this problem, this system is

vital to alleviate problem and ease the management of student activities and ease the

management of student meeting. In addition, this system also includes the Short

Message Service technology to enable the student committee to send the Alert

message to their members before the meeting start. The methodology used in this

project is in Object Oriented, while the scope of this project is to develop a paperwork

approval system, activity registration and student meeting management. This system is

develop using PHP as the programming language and MySQL as the database.

Macromedia Dreamweaver CS3 is used for application software system development.

As a conclusion, this system will be applied to replace the manual system, also to

make the management of student activities and management of the meeting more

efficient which supports online application vitually at any time.

vi

KANDUNGAN

BAB PERKARA MUKA SURAT

JUDUL i

PENGAKUAN ii

PENGHARGAAN iii

ABSTRAK iv

ABSTRACT v

KANDUNGAN vi

SENARAI JADUAL xiv

SENARAI RAJAH xv

SENARAI SINGKATAN xvii

SENARAI ISTILAH xx

SENARAI LAMPIRAN

xxii

1 PENGENALAN PROJEK

1

1.1 Pendahuluan

1.2 Pernyataan Masalah

1.2.1 Pengurusan Maklumat Aktiviti Kertas Kerja

1.2.2 Pengurusan Mesyuarat

1.3 Matlamat

1.4 Objektif Projek

1

2

3

4

5

5

vii

1.5 Skop Projek

1.5.1 Skop Sistem

1.5.2 Skop Pentadbir/Pengguna

1.6 Justifikasi / Kepentingan Projek

1.7 Perancangan Projek

6

6

7

7

8

2 KAJIAN LITERATUR

9

2.1 Pendahuluan

2.2 Latar Belakang Organisasi Kajian

2.3 Sistem Pengurusan Secara Manual

2.3.1 Pengurusan Kertas Kerja Aktiviti Secara

Manual

2.3.2 Proses Permohonan Kertas Kerja

Aktiviti Pelajar Oleh Ketua Biro Dalam

Sistem Semasa

2.3.3 Proses Pengurusan Mesyuarat Dalam

Sistem Semasa

2.3.4 Pengurusan Rekod Laporan Mesyuarat

Dan Kertas Kerja

2.4 Analisa Masalah Terhadap Sistem Sedia Ada

2.4.1 Kelemahan Sistem Sedia Ada

2.5 Pengenalan Sistem Maklumat Pengurusan

(SMP)

2.5.1 Ciri – Ciri Sistem Maklumat

Pengurusan (SMP)

2.6 Sistem Bantuan Keputusan (SBK)

2.6.1 Kebaikan Model Sistem Bantuan

Keputusan (SBK)

9

10

10

11

13

13

13

14

14

15

16

17

17

viii

2.7 Kajian Perbandingan Terhadap Perisian Lain

Yang Berkaitan.

2.7.1 Kajian Kes 1 : Sistem Urusan Mesyuarat

dan Pinjaman Kerajaan Fakulti Sains

Komputer dan Sistem Maklumat

(Roslaily B. Arjo,1997)

2.7.1.1 Kajian Kes 1 – Masalah Yang

Cuba Diselesaikan

2.7.2 Kajian Kes 2 – Sistem Pengurusan

Mesyuarat Universiti Teknologi

Malaysia,Skudai

2.7.2.1 Kajian Kes 2 – Masalah Yang

Cuba Diselesaikan

2.8 Cadangan Penyelesaian

2.9 Kajian Ke Atas Teknologi, Peralatan Dan

Teknik Untuk Menyelesaikan Masalah

2.9.1 Kajian Terhadap Teknologi Internet Dan

World Wide Web (www)

2.9.2 Kajian Terhadap Aplikasi Web

2.9.2.1 Aplikasi Web Java

2.9.2.2 Teknologi Java Server Pages

(JSP)

2.9.3 Kajian Terhadap Teknologi Short

Message Service (SMS)

2.9.3.1 Kebaikan SMS

2.9.3.2 SMS Gateway

2.9.3.3 NowSMS

2.9.4 Kajian terhadap Perisian dalam

Pembangunan Sistem

2.9.4.1 Kajian Penggunaan Macromedia

17

18

18

19

20

20

21

21

22

22

23

23

24

24

25

25

25

ix

Dreamweaver CS3

2.9.4.2 Kajian Penggunaan Microsoft

Project 2003

2.9.4.3 Kajian Penggunaan Rational

Rose 2000

2.9.4.4 Kajian Penggunaan XAMPP

2.9.4.5 Kajian Penggunaan Adobe

Photoshop CS3

2.9.5 Kajian Terhadap Bahasa Pengaturcaraan

2.9.5.1 Hypertext Preprocessor (PHP)

2.9.5.2 Active Server Page (ASP)

2.9.5.3 JavaScript

2.9.5.4 Kajian Perbandingan Antara

PHP dan ASP

2.9.6 Kajian Terhadap Pangkalan Data

2.9.6.1 MySQL

2.9.6.2 Microsoft Access 2007

2.9.6.3 Kajian perbandingan Terhadap

MySQL Dan Microsoft Access

2007

2.9.7 Kajian terhadap Perisian Pelayan Web

2.9.7.1 Apache Web Server

2.9.7.2 Microsoft Internet Information

System (IIS)

2.9.8 Teknik Temubual

2.9.9 Kajian terhadap Perkakasan

26

26

27

27

27

27

28

28

29

31

31

31

32

33

33

34

34

35

3 METODOLOGI PEMBANGUNAN

36

x

3.1 Pendahuluan

3.2 Kajian Ke Atas Metodologi

3.2.1 Model Air Terjun

3.2.2 Model RUP (Rational Unified Process)

3.2.3 Model Prototaip

3.2.4 Model Spiral

3.3 Kajian Perbandingan

3.4 Metodologi Pembangunan Perisian

3.4.1 Struktur Model RUP

3.4.2 Panduan – Panduan Proses Kitar

Hayat Didalam Pembangunan Perisian

3.4.2.1 Proses Pembangunan

secara Berulang

3.4.2.2 Pengurusan Keperluan

3.4.2.3 Menggunakan Rekabentuk Dan

Senibina Berasaskan Komponen

3.4.2.4 Menggambarkan Permodelan

(UML)

3.4.2.5 Pengesahan Terhadap Kualiti

3.4.2.6 Mengenalpasti Keperluan

3.4.2.7 Pengurusan Perubahan

3.5 Kajian Metodologi Yang Dipilih Secara

Terperinci

3.5.1 Fasa – Fasa Model Rational Unified

Process (RUP)

3.5.2 Kelebihan Rational Unified Process

(RUP)

3.6 Analisa Keperluan Sistem

3.6.1 Justifikasi Perkakasan

36

37

37

38

38

39

39

40

41

41

41

42

42

42

42

43

43

44

44

45

46

46

xi

4 HASIL ANALISIS DAN REKABENTUK

48

4.1 Pendahuluan

4.2 Aliran Kerja Fasa Keperluan

4.2.1 Keperluan Sistem

4.2.1.1 Keperluan Kefungsian

4.2.1.2 Keperluan Bukan Kefungsian

4.2.1.3 Keperluan Teknikal

4.2.2 Permodelan Kes Guna

4.2.2.1 Keterangan Aktor

4.2.2.2 Keterangan Kes Guna

4.2.3 Gambarajah Aktiviti

4.3 Aliran Kerja Fasa Analisa

4.3.1 Rajah Jujukan (Sequence Diagram)

4.3.2 Rajah Kelas (Class Diagram)

4.4 Aliran Kerja Fasa Rekabentuk

4.4.1 Rekabentuk Senibina

4.4.2 Rekabentuk Pangkalan Data

4.4.3 Rekabentuk Antaramuka

4.4.4 Rekabentuk Input

4.4.5 Rekabentuk Output

4.5 Aliran Kerja Fasa Pengujian

4.6 Rumusan

48

48

49

49

50

50

50

53

54

54

54

55

55

55

56

58

58

60

61

61

61

5 PERLAKSANAAN DAN HASIL

63

5.1 Pengenalan

5.2 Persekitaran Pembangunan

5.2.1 Pemasangan XAMPP

63

64

64

xii

5.2.2 Pemasangan NowSMS

5.3 Pengekodan

5.3.1 Hubungan Dengan Pangkalan Data

5.3.2 Penggunaan Cookies Dalam Fungsi Log

Masuk

5.3.3 Fungsi Masukkan Maklumat Pengguna

5.3.4 Fungsi Semakan Proses Kelulusan

Kertas Kerja

5.3.5 Fungsi Hantar Mesej

5.3.6 Menghapuskan Data dalam Pangkalan

Data

5.4 Fasa Pengujian

5.4.1 Pengujian Kotak Putih

5.4.2 Pengujian Kotak Hitam

5.4.3 Pengujian Input

5.4.4 Jangkaan Output

5.5 Hasil Pembangunan

5.6 Ringkasan Hasil

64

65

65

67

69

73

74

76

77

78

78

78

80

81

82

6 PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN

83

6.1 Pendahuluan

6.2 Hasil dan Pencapaian Projek

6.3 Masalah Yang Dihadapi

6.4 Kelebihan Sistem

6.5 Kelemahan Sistem

6.6 Cadangan Pembaikan

6.7 Ringkasan

83

84

84

85

86

87

88

xiii

RUJUKAN 89

LAMPIRAN 91

xiv

SENARAI JADUAL

NO. JADUAL TAJUK MUKA SURAT

2.1 Perbandingan Antara PHP dan ASP 29

2.2 Perbandingan Antara MySQL dan Microsoft

Access 2007

32

2.3 Keperluan Minimum Perkakasan Komputer 35

3.1 Kajian Perbandingan Metodologi 39

3.2 Fasa – Fasa Model Rational Unified Process

(RUP)

44

4.1 Keterangan Ringkas Bagi Setiap Aktor 53

xv

SENARAI RAJAH

NO. RAJAH TAJUK

MUKA SURAT

2.1 Contoh Antaramuka Laman Web Sistem

Pengurusan Mesyuarat

19

4.1 Rajah Kes Guna Keseluruhan SPJKM-Online 51

4.2 Rajah Kes Guna bagi Pengetua 51

4.3 Rajah Kes Guna bagi Ketua Biro 52

4.4 Rajah Kes Guna bagi Pelajar 52

4.5 Contoh antaramuka Laman Utama bagi Ketua

Biro

59

4.6 Contoh Antaramuka Senarai Profil Ketua Biro 59

4.7 Contoh Antaramuka Proses Kelulusan Kertas

Kerja

60

5.1 Localhost bagi SPJKM-Online 66

5.1a Keratan Aturcara Capaian Pangkalan Data. 66

5.2 Antaramuka Log Masuk 67

5.2a Keratan Aturcara Log Masuk. 69

5.3 Antaramuka Masukkan Maklumat Pengguna

Ketua Biro

70

5.3a Keratan Aturcara Masukkan Maklumat

Pengguna

72

5.4 Antaramuka Semakan Proses Kelulusan Kertas

Kerja

74

xvi

5.4a Keratan Aturcara Semakan Proses Kelulusan

Kertas Kerja

74

5.5 Antaramuka Hantar Mesej 75

5.5a Keratan Aturcara Hantar Mesej 76

5.6 Keratan Aturcara Hapus Data Pengguna 77

5.7 Mesej ralat dari Pengguna yang cuba menekan

Butang Login tanpa ID Pengguna dan

Katalaluan.

79

5.8 Mesej ralat bagi ID Pengguna atau Katalaluan

yang Salah

79

5.9 Paparan carian bagi Laporan Kertas Kerja 80

xvii

SENARAI SINGKATAN

SINGKATAN MAKSUD

API - Aplication Program Interface

API - Application Program Interface

ARPANET - US Defense Advanced Research Projects Agency

ASP - Active Server Page

CGI - Common Gateway Interface

CICT - Center of Information Communication Technology

CIMD - Computer Interface to Message Distribution

COM - Component Object Mode

CSS - Cascading Style Sheet

DBMS - Database Management System

EUA - External User Application

FSKSM - Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat

GIF - Graphics Interchange Format

GPRS - General Packet Radio Service

GSM - Global System for Mobile Communications

HEP - Hal Ehwal Pelajar

HTML - Hypertext Markup Languange

HTTP - Hypertext Transfer Protocol

IBM - International Business Machine

ICT - Teknologi Maklumat dan Komunikasi

IIS - Microsoft Internet Information Server

xviii

JKM - JawatanKuasa Mahasiswa

JKMK9 - JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9

JSDK - Java Servlet Development Kit

JSP - Java Server Pages

K9 - Kolej 9

MMS - Multimedia Messaging Service

MMSC - Multimedia Mesagging Center

MySQL - Microsoft SQL Server

PDA - Personal Digital Assistants

PHP - Hypertext Preprocessor

PSM I - Projek Sarjana Muda I

PSM II Projek Sarjana Muda II

RAD - Rapid Application Development

RUP - Rational Unified Process

SBK - Sistem Bantuan Keputusan

SDD - System Design Document

SDLC - System Development Life Cycle

SMP - Sistem Maklumat Pengurusan

SMS - Short Message Service

SMSC - Short Message Service Center

SPJKM - Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa

SQL - Structured Query Language

SRS - Software Requirements Specification

SSL - Secure Socket Layer

SUTD - Software Unit Testing Document

TCP/IP - Transmission Control Protocol / Internet Protokol

UML - Unified Modelling Language

UTM - Universiti Teknologi Malaysia

WAP - Wireless Application Protocol

Window 7 - Window 7

xix

WML - Wireless Markup Languag

www - World Wide Web

WYSIWYG - What You See Is What You Get

XAMPP - X (for the four operating system supported) A

(Apache) M (MySQL) P (PHP) P (Perl).

XML - eXtension Markup Language

xx

SENARAI ISTILAH

BAHASA MALAYSIA BAHASA INGGERIS

Aktor - Actor

Carta Gantt - Gantt Chart

Keperluan Bukan kefungsian - Non-Functional Requiremet

Keperluan Kefungsian - Functional Requirement

Lelaran - Iteration

Model Air Terjun - Waterfall Model

Model Prototaip - Prototyping Model

Muat Naik - Upload

Muat Turun - Download

Pangkalan Data - Database

Pelanggan - Client

Pelantar Window - Platform Window

Pelayan Web - Web Server

Pelayan - Server

Pelayan-Pelanggan - Client-Server

Pelayar - Browser

Pemasangan - Installation

Pembina web - Webmaster

Pengguna - User

Rajah jujukan - Sequence Diagram

Rajah Kes Guna - Use Case Diagram

xxi

Sistem Pengoperasian - Operating System

Rajah Kelas - Class Diagram

Rajah Aktiviti - Activity Diagram

xxii

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT

A Carta Gantt Projek Sarjana Muda I 91

B Carta Gantt Projek Sarjana Muda II 93

C Struktur Organisasi JKM Kolej 9 (2009/2010) 95

D Biodata Responden Dan Set Soalan Temubual 97

E Carta Alir Penyediaan Kertas Kerja Aktiviti Pelajar 102

F Carta Alir Proses Permohonan Aktiviti Pelajar Oleh

Ketua Biro Dalam Sistem Semasa

105

G Carta Aliran Proses Pengurusan Mesyuarat Dalam

Sistem Semasa Dan Carta Aliran Bagi Proses

Penyimpanan Rekod Laporan Dan Kertas Kerja

Dalam Sistem Semasa

107

H Contoh Model Sistem Maklumat Pengurusan

(SMP), Konsep Asas Senibina Sistem Bantuan

Keputusan Dan Contoh Pepohon Keputusan

110

I Carta Aliran SMS 114

J Model Pembangunan Sistem 116

K Dokumen Spesifikasi Keperluan Sistem Perisian

(SRS)

122

L Dokumen Rekabentuk Perisian (SDD) 165

M Manual Pemasangan Perisian 177

xxiii

N Dokumen Pengujian Unit Perisian (STUD) 186

O Manual Pengguna 221

BAB 1

PENGENALAN PROJEK

1.1 Pendahuluan

Pada masa kini, banyak penggunaan dan penguasaan dalam bidang ICT

membantu mempermudahkan tugas –tugas harian dalam sesebuah organisasi. ICT

merupakan satu pelajaran bagi teknologi mengendalikan informasi dan pertolongan

dalam komunikasi . Perkembangan tersebut mendorong kepada perkembangan sistem

yang berinteraktif dan berinformasi.

JawatanKuasa Mahasiswa (JKM) merupakan satu organisasi yang terdapat di

dalam setiap kolej kediaman di dalam Universiti Teknologi Malaysia (UTM). Mereka

ini menjadi saluran dan penyambung atau perantara antara warga kolej dengan pihak

atasan. JKM menjalankan aktiviti yang menitikberatkan pembelajaran dan

kecemerlangan akademik.

2

Fokus penulisan tesis ini adalah untuk membangunkan sebuah projek yang

berasaskan aplikasi web iaitu Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9,

UTM (SPJKM-Online). Sistem ini dapat memberi kemudahan kepada pihak JKM

dalam menguruskan segala urusan terutamanya yang melibatkan mesyuarat dan kertas

kerja. SPJKM-Online memudahkan pengurusan maklumat aktiviti-aktiviti pelajar

dengan memberi kelebihan kepada ketua-ketua biro dan persatuan kolej menghantar

permohonan kertas kerja aktiviti pelajar secara atas talian untuk kelulusan daripada

pengetua kolej dan menguruskan sendiri proses memapar dan mengemaskini maklumat

aktiviti biro atau persatuan.

Dengan adanya sistem yang dibangunkan ini, diharapkan dapat membantu pihak

JKM menguruskan satu sistem pengurusan kertas kerja aktiviti pelajar dan mesyuarat

yang cekap, mudah dan sistematik. Ia juga dapat membantu menyelesaikan masalah

yang kerapkali dihadapi oleh pihak JKM ini. Sistem ini juga dapat menyimpan rekod

laporan mengenai mesyuarat dan kertas kerja dengan sistematik. Dan dengan ini, ia

dapat meminimumkan beban kerja yang dilakukan oleh pihak JKMK9.

1.2 Pernyataan Masalah

Berdasarkan beberapa pemerhatian dan kajian terhadap sistem sedia ada serta

perbincangan dengan pihak JKM, beberapa perkara telah dikenalpasti.

3

1.2.1 Pengurusan Maklumat Aktiviti Kertas Kerja

i. Masalah berkaitan status permohonan

Proses untuk mengetahui status permohonan samada berjaya atau tidak

masih memerlukan pelajar berulang – alik ke pejabat untuk bertemu dengan

pengetua. Kekangan masa kuliah pelajar yang padat menyukarkan pelajar

untuk memperuntukkan sejumlah masa yang agak banyak untuk berulang –

alik ke pejabat kolej.

ii. Kesukaran menganalisa permohonan aktiviti

Masalah untuk menganalisa permohonan aktiviti – aktiviti oleh ketua biro dan

persatuan. Ini kerana penganalisaan masih dilakukan secara manual untuk

menyesuaikan bilangan aktiviti – aktiviti yang boleh diluluskan dengan peruntukan

yang ada.

iii. Maklumat peribadi pelajar yang menyertai akitiviti tidak dikawal dengan baik

Proses mengikuti aktiviti pelajar hanya dilakukan secara manual pada borang-

borang yang ditampal disekeliling kolej pelajar.

iv. Masalah berkaitan dengan fail

Kertas kerja yang telah diluluskan akan disimpan di dalam fail- fail yang berlainan

dan disusun di dalam rak – rak. Ini menyukarkan mereka untuk membuat rujukan

kerana perlu mencari satu persatu fail kertas kerja yang ingin dirujuk. Ini terdedah

kepada kesukaran untuk mencari fail kerana fail yang disimpan terlalu banyak.

4

v. Hebahan secara manual

Ketua Biro hanya akan menampal informasi mengenai aktiviti tersebut disekitar

kolej pelajar. Keadaan ini kurang sesuai diaplikasikan kerana risiko kehilangan

sumber informasi seperti poster adalah tinggi.

1.2.2 Pengurusan Mesyuarat

i. Masalah yang berkaitan dengan masa

Surat panggilan tidak dapat diserahkan kepada penerima kerana faktor masa

yang tidak sesuai. Untuk membolehkan mereka mengetahui mesyuarat yang

akan diadakan, mereka akan menghantar mesej kepada seseorang dan

penerima mesej itu akan forward mesej tersebut kepada yang lain.

ii. Masalah yang berkaitan dengan minit mesyuarat

Pengurusan dalam menyediakan minit mesyuarat dan kertas kerja masih

menggunakan sistem manual dengan menggunakan Microsft Excel dan

Microsoft Word. Minit mesyuarat akan ditaip dan dicetak serta diedarkan

kepada ahli mesyuarat.

iii. Masalah berkaitan dengan fail

Mereka perlu mengisi buku rekod mengenai masa penggunaan bilik

mesyuarat. Dari segi minit mesyuarat dan memo panggilan mesyuarat pula

akan disimpan didalam fail serta diletakkan di rak – rak yang telah

disediakan. Ini terdedah kepada risiko kehilangan, kesilapan, kerosakan dan

capaian maklumat yang lambat.

5

1.3 Matlamat

Membangunkan satu sistem pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja pelajar

dan mesyuarat secara aplikasi web yang lebih sistematik dan efektif serta menggunakan

perkhidmatan pesanan ringkas (SMS) yang dapat membantu pengguna mendapat

informasi dengan lebih cepat dan mudah.

1.4 Objektif Projek

Sesebuah projek atau aktiviti yang dilaksanakan mempunyai objektif utama

yang tersendiri supaya setiap aktiviti yang dijalankan mempunyai matlamat yang jelas

untuk dicapai. Diantara objektif yang ditentukan bagi projek ini adalah:

i. Menganalisa masalah dalam pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja dan

mesyuarat JawatanKuasa Mahasiswa kolej 9.

ii. Mengkaji tentang metodologi dan teknologi yang sesuai untuk di

aplikasikan di dalam sistem ini.

iii. Merekabentuk dan membangun sebuah Sistem Pengurusan berasaskan

web.

iv. Menguji sebuah Sistem Pengurusan yang telah siap di bangunkan.

6

1.5 Skop Projek

Bagi memastikan objektif – objektif projek dapat dicapai dan memudahkan lagi

pemahaman dan pengendalian projek, skop kajian dibahagikan kepada skop sistem dan

skop pengguna.

1.5.1 Skop Sistem

i. Menghasilkan kertas kerja yang membolehkan permohonan secara atas

talian dilakukan oleh ketua biro.

ii. Membantu pengetua dalam membuat keputusan mengenai aktiviti yang

wajar diluluskan .

iii. Sistem ini membolehkan pengguna menjalankan aktiviti-akitviti urusan

mesyuarat secara atas talian.

iv. Menghasilkan sebuah sistem yang dapat menempatkan semua maklumat

aktiviti kolej secara berpusat dan sistematik.

v. Sistem ini akan menyenaraikan pengumuman dan program terkini yang

dirancang oleh pihak JKM Kolej 9, UTM.

vi. Sistem ini membenarkan mesej dihantar kepada ahli – ahli JKM sebelum

mesyuarat diadakan melalui perkhidmatan pesanan ringkas (SMS).

7

1.5.2 Skop Pentadbir/Pengguna

Sistem ini akan digunakan oleh Pengetua Kolej, Ketua Biro iaitu sebagai

pengguna utama dan para pelajar kolej.

1.6 Justifikasi / Kepentingan Projek

Secara keseluruhannya sistem ini dibangunkan untuk pihak JKM Kolej 9 dalam

menguruskan segala yang berkaitan dengan pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja

pelajar dan mesyuarat. Pembangunan sistem bertujuan menggantikan pengurusan

mesyuarat dan permohonan kertas kerja aktiviti yang sebelum ini diuruskan secara

manual. Dengan menggunakan sistem ini, ia akan dapat membantu pihak JKM dalam

melakukan proses-proses seperti merangka, mengemaskini, menyemak , merekod dan

mengesahkan dengan lebih berkesan, mudah dan cepat pada tahap yang optimum .

Dengan adanya sistem ini kelak pihak JKM mampu melakukan tugas dengan lebih

cepat dan efektif menggantikan sistem manual yang sedia ada. Sistem ini juga mampu

menjimatkan kos dan penggunaan tenaga kerja.

8

1.7 Perancangan Projek

Perancangan Projek Sarjana Muda 1(PSM I) dilaksanakan sepanjang

semester I sesi 20092010. Manakala, bagi Projek Sarjana Muda II (PSM II) pula

dilaksanakan di sepanjang semester II sesi 20092010.Pembangunan sistem dijalankan

sepanjang semester sehingga sistem siap dibangunkan.

Perancangan projek bagi PSM I pada carta gantt dalam Lampiran A dan PSM II

ditunjukkan dalam carta gantt di Lampiran B.