nota pengurusan projek

8/10/2019 Nota pengurusan projek

1/94

1

PENGENALAN KEPADA

PENGURUSAN PROJEKBBP 20402


2/94

2

KANDUNGAN1. PENGENALAN2. KITAR HAYAT PROJEK

3. BIDANG-BIDANG PENGURUSAN PROJEK4. PENJADUALAN, ANGGARAN SUMBERDAN PENGUKURAN PRESTASI


3/94

3

1. PENGENALAN


4/94

4

Apa itu Projek? Organisasi yang melaksanakan kerja atautugasan Kerja yang dimaksudkan adalah berkaitandengan sesuatu operasi atau projek Operasi dan projek berkongsi banyakkarakteristik dan sebagai contoh:-o Dilaksanakan oleh manusiao Terkongkong dengan sumber-sumber yangterhado Dirancang, dilaksana dan dikawal


5/94


6/94

6

Beza Operasi dan Projek Operasi ialah perkara-perkara

yang sedang berjalan dan

berulang-ulang Projek pula adalah perkara-

perkara yang berbentuksementara dan unik


7/94

7

Apa dia Sementara? Sementara bermaksud setiap projek

mempunyai permulaan dan berakhir

mengikut tempoh tertentu atau yangdihadkan ATAU Setiap projek ada permulaan dan

tempoh tamat


8/94


9/94


10/94

10

Contoh projek Memajukan sesuatu perkhidmatan

atau produk Melibatkan perubahan kepada

struktur, kakitangan, atau gaya bagisesebuah organisasi

Merekabentuk sebuah kenderaanbermotor

Membina sebuah bangunan


11/94

11

APA MAKNA PENGURUSANPROJEK?

Penggunaanilmu pengetahuan, kemahiran, alat-

alat dan teknik-teknik kepada aktiviti- aktiviti projek dalam usaha memenuhikeperluan dan harapan stakeholder

daripada sesuatu projek
http://www.youtube.com/watch?v=9LSnINglkQA


12/94

12

Fasa Proses Pengurusan Projek

PERMULAAN

PENAMATAN

PELAKSANAAN KAWALAN

PERANCANGAN

K AITA N ANTA RA K UMPULA N PROSES


13/94

13

PERMULAAN Peringkat permulaan adalah peringkat

kajian kemungkinan, cadangan konsep,penentuan dan mendapatkan kelulusanterutama kos bagi melaksanakan sesuatuprojek


14/94

14

PERANCANGAN Membuat perancangan teliti berdasarkan

keperluan projek dari segi sumber-sumberyang ada berdasarkan skop, masa, kos,kualiti dan risiko yang bakal dihadapi.

Perancangan yang tidak menitikberatkankeseimbangan dalam aspek tersebut akanmengakibatkan kegagalan dalampelaksanaan projek


15/94

15

KAWALAN Kawalan merupakan aspek yang sangat penting

dalam pelaksanaan projek yang mana perlumematuhi segala perundangan dan prosedur-

prosedur yang telah ditetapkan. Sepertipematuhan kepada AP,EPU,Pekeliling KPKR,Pekeliling Perbendaharaan dsbnya.

Tanpa kawalan, projek adalah berisiko tinggi

untuk menemui kegagalan dan caramenyelamatkannya memerlukan kos yang tinggidan menjadikan projek tidak berjaya.


16/94

16

PELAKSANAAN Kejayaan pelaksanaan bergantung kepada

perancangan dan kawalan yang telitiberpandukan kepada proses-prosespengurusan projek yang seimbang danbersepadu supaya pelaksanaan projekdapat diuruskan dengan betul dan teratur.


17/94

17

PENAMATAN Pelaksanaan projek mempunyai tempoh

tertentu iaitu bermula dan tamat. Setiapprojek yang diuruskan dengan betul dandikawal dengan baik akan dapat disiapkandengan sempurna dan digunakansebagaimana yang telah dirancang.


18/94

18

Memenuhi atau mencapai keperluandan harapan stakeholder

Keseimbangan dalam aspek- Skop- Masa- Kos- Kualiti- Risiko

- Keperluan dan harapan yang berbezaoleh stakeholder

- Kehendak yang dikenalpasti(keperluan)kehendak yang tidak dapat dikenalpasti(harapan)


19/94

19

Stakeholders Stakeholders adalah orang-orang

perseorangan dan organisasi yang terlibatsecara aktif dalam projek, atau pihak yangmempunyai kepentingan yang terlibatsecara positif atau negatif dan bolehmemberi kesan kepada pelaksanaan

projek atau penyiapan projek dengan jayanya.


20/94

20

Stakeholders utama dalam setiapprojek antaranya adalah:

Pengurus projek- individu yang bertanggungjawab menguruskan

projek. Pelanggan

- orang perseorangan atau organisasi yang akanmenggunakan produk projek

Organisasi Pelaksana- pekerja-pekerja yang terlibat secara langsung dalam

melaksanakan kerja-kerja untuk projek


21/94

21

Stakeholders utama dalam setiapprojek antaranya adalah:(samb.)

Pembiaya :- orang perseorangan atau kumpulan

dalam organisasi pelaksana yangmenyediakan sumber-sumberkewangan, samada dalam bentuk

tunai atau barangan untuk projek.


22/94

22

Seni atau Sains ?

Pengurusan Projek adalah merupakanSeni dan Sains

Kemahiran dalam Sains Pengurusan Projek

Memberikan asas kepada Seni kepimpinan


23/94

23

Aktiviti UtamaPengurusan Projek

Merancang Memantau

Memimpin Mengawal

Meyakinkan


24/94

24

Merancang Merancang dan merangka strategi

pelaksanaan sesuatu projek bagi mencapaiobjektif dan keperluan pelanggan


25/94

25

Memimpin Memimpin ke arah merealisasikan

matlamat pelaksanaan projek untukmenghasilkan projek yang berkualiti danmenepati keperluan pengguna


26/94

26

Memantau Memantau pelaksanaan projek untuk

mempastikan projek dilaksanakan mengikutgaris-garis panduan, arahan-arahan pihak

berkuasa, arahan-arahan dan pekeliling-pekeliling jabatan dan Kerajaan semasa yangtelah ditetapkan.

Projek dilaksanakan sebagaimana yang telahdipersetujui bersama dengan pelanggan.


27/94

27

Mengawal Mengawal pelaksanaan projek mengikut

keperluan dan perancangan yang telahditetapkan dan dipersetujui bersamaterutama perkara-perkara yang melibatkankos dan garis-garis panduan yang telahditetapkan.

PROJECT DELIVERABLES


28/94

28

Program Kerja( What, Where,When ?)

MatriksTanggungjawab( Who?Namakan personeldan bukan jawatannya )

Penyediaan Sumber( Materials, Machine, Man power,Money )

Dokumen Kontrak, Lukisan, Spesifikasi, Standards,QA/QC, Method Statements, Needs Statements,Keperluan-keperluan lain

Process( How ?) DELIVERABLES

INPUT PROCESS OUTPUT

PROJECT DELIVERABLES

( peng hasi lan pro jek )

DELIVERY SYSTEM


29/94

29

Leadership

Vision, ValuesSTRATEGICDIRECTION

STAFF DEVELOPMENTCarrier Path,Involvement

Products/ServicesWork PROCESSES

SUPPLIERS

Re-DesignPRODUCT &SERVICES

MeasureValue

Competitors

CustomerSatisfaction

BusinessResults

DELIVERY SYSTEM( SISTEM PENGHA SILA N )


30/94

30

Pemimpin Projek pasukan-pasukan projek yang berkesan dipimpin oleh ketua-ketua

projek yang efektif Perlu mempunyai kemahiran:

a. Berkemampuan menyesuaikan proses pengurusanprojek bersama pasukannya

b. Berkemampuan menyesuaikan proses pasukannyac. Kemahiran berkomunikasid. Kemahiran interpersonal e. Kemahiran menulisf. Kemahiran menjualg. Kemahiran pengurusan projeki. Kemahiran berunding


31/94

31

Akal budi Berilmu/Berpengetahuan Berfikiran terbuka Boleh menyesuaikan

Berdaya cipta Bijak mengurus risiko Adil Komited Sikap mesti boleh buat


32/94

32

KITAR HAYATPROJEK


33/94

33

Peringkat/Fasa Projek Projek biasanya dibahagi kepada

beberapa peringkat/fasabertujuan untuk

mengawal pengurusan denganlebih berkesan

Peringkat/fasa tersebut ditakrifKITAR HAYAT PROJEK


34/94

34

Kitar Hayat Projek menunjukkan setiapprojek ada : MULA dan TAMAT

dan juga pada setiap peringkat projek:

tentukan KERJA yang perlu dilaksanakan

tentukan SIAPA yang terlibat


35/94

35

Kitar Hayat Projek

Permulaan

PerancanganPelaksanaan

Pemantauan & KawalanPenamatan


36/94

36

Kitar Hayat Projek Permulaan

Menerangkan projekMengelola projekMenentukan mereka yang

terlibatMenjajarkankeperluan/harapan


37/94

37

Kitar Hayat Projek

Permulaan

PerancanganPelaksanaanPemantauan & KawalanPenamatan


38/94

38

Kitar Hayat Projek Perancangan

Pentadbiran projekTakrif & skop projek Analisa tugas dan WBSPenentuan kos


39/94


40/94

40

Kitar Hayat Projek

Permulaan

Perancangan Pelaksanaan Pemantauan & KawalanPenamatan


41/94

41

KITAR HAYAT PROJEK

Pelaksanaan

Menjalankan kerjaKemahiran yang tinggi Mengurus sumberMengesan kosPermintaan tukar/ubah


42/94

42

KTAR HAYAT PROJEK

Permulaan

Perancangan PelaksanaanPemantauan & KawalanPenamatan


43/94

43

KITAR HAYAT PROJEK

Pemantauan & Kawalan

Mengaudit projek

Laporan projek

Menjalankan kerja-kerjapembetulan


44/94

44

KITAR HAYAT PROJEK

Permulaan

Perancangan PelaksanaanPemantauan & KawalanPenamatan


45/94

45

KITAR HAYAT PROJEK Penamatan

Pemeriksaan bersamapelangganPenyerahan projek

Penilaian semasa penghunianBelajar daripada pengalaman


46/94

46

KITAR HAYAT PEMBINAAN

Peringkat 1. Perumusanprojek Kajiankemungkinan

Peringkat 2 Perancangan &rekabentuk Jadual & kos

Peringkat 3. Kerja-kerja awam Kerja-kerja M & E Ujian & pentauliahan

Peringkat 4. Penyerahan Penyenggaraan

% s i a p / p e r

b e l a

n j a a n ( R

M )

KITAR HAYAT PROJEK


47/94

47

KITAR HAYAT PROJEK

K e r j a

Masa Mula projek Projek siap


48/94

48

KITAR HAYAT PROJEKMERUPAKAN

SATU CETUSAN IDEA KEPADASATU HASIL YANG NYATA


49/94

49

BIDANG-BIDANG

PENGURUSANPROJEK


50/94

50

Bidang-bidangPengurusan Projek

Pengurusan Penyepaduan


51/94

51

Pengurusan Penyepaduan

Memastikan pelbagai unsur-unsur projek diuruskandengan betul

Pembangunan Perancangan ProjekMeletakkan proses-proses perancangan

di dalam dokumen yang padu Pelaksanaan Perancangan Projek

Menjalankan perancangan mengikutaktiviti-aktiviti yang telah ditetapkan

Kawal Keseluruhan PerubahanMenyelaras perubahan-perubahandalam projek


52/94

52


P Sk


53/94

53

Pengurusan Skop Memastikan semua skop kerja yang diperlukan siap

dengan sempurna

PermulaanMenentukan organisasi mulakan fasa projekberikutnyaPerancangan SkopMengadakan kenyataan bertulis skop kerjaTakrifan SkopMembahagikan projek dalam fasa/pakej yangmudah diurus

Tentusahkan SkopTerima skop projek secara rasmiKawal Perubahan SkopMengawal perubahan skop projek


54/94

54



55/94

55

Pengurusan MasaMemastikan projek disiapkan dalam tempohnya

Takrifan AktivitiKenalpasti aktiviti-aktiviti yang mesti dilaksanakanuntuk siapkan kerja

Anggaran Tempoh AktivitiKenalpasti tempoh untuk sempurnakan setiap satu aktiviti

Kawal JadualKawal perubahan dalam jadual projek


56/94

56



57/94

57

Pengurusan Kos Memastikan projek siap dalam lingkungan bajet

Perancangan Sumbermenetapkan sumber (4M) dan kuantitinya

Anggaran Kosmembuat anggaran kos sumber yang diperlukan

Membajet Kos peruntukkan anggaran kos keseluruhan pada setiap item

kerja

Kawalan KosMengawal perubahan di dalam projek


58/94

58



59/94

59

Pengurusan Kualiti Memastikan projek memenuhi keperluan seperti yang dijangkakan

pada peringkat awal

Perancangan KualitiKenalpasti piawai kualiti yang selaras dengankeperluan projek

Jaminan KualitiKerap menilai prestasi keseluruhan projekuntuk memberi keyakinan yang projek akandisiapkan dan dapat memenuhi piawai kualiti

Kawalan KualitiMemantau hasil-hasil projek bagi memastikania memenuhi piawai kualiti yang berkaitan.


60/94

60


Pengurusan Sumber Manusia


61/94

61

Pengurusan Sumber Manusia Memastikan penggunaan sumber manusia yang paling

berkesan yang terlibat dengan projek

Perancangan Organisasikenalpasti, dokumen dan tetapkan peranan,tanggungjawab dan hubungan laporan

Pengambilan Kakitanganmenetapkan sumber manusia yang diperlukanuntuk kerja-kerja projek

Pembangunan Kumpulanmembangunkan kemahiran individu dankumpulan untuk meningkatkan lagi prestasi

projek


62/94

62



63/94

63

Pengurusan KomunikasiMemastikan maklumat dijana, kumpul, sebar dan

simpan dalam tempoh yang ditetapkan

Perancangan Komunikasitentukan siapa perlukan maklumat, maklumatapa, bila diperlukan dan bagaimana untukdisebar

Laporan Prestasikumpul & sebar maklumat prestasi projekkepada stakeholders dalam masa yangditetapkan

Penamatan Pentadbiran jana, kumpul dan sebar maklumat bagi putuskan fasa atau projek siap


64/94

64


Peng r san Perolehan


65/94

65

Pengurusan PerolehanProses-proses untuk mendapatkan bahan

Perancangan Perolehantentukan apa yang hendak diperoleh dan bila Pelangganan

dapatkan cadangan sebutharga, tender,

tawaran Pilihan SumberPilih pembekal yang berpotensi

Pentadbiran Kontrak

urus hubungan dengan pembekal Penutupan Kontrak

penutupan dan penyelesaian kontrak


66/94

66



67/94


68/94


69/94

69

JADUAL,

ANGGARAN& PRESTASI


70/94

70

3 u n s u r u t am a dalam pengamalanPengurusan Projek

- Penjadualan

- Anggaran Sumber- Pengukuran Prestasi


71/94

71

PENJADUALAN

Matlamat penjadualan adalahuntuk menjelaskan urutan kerja yang perlu dilakukan bagimencapai objektif projek

tepat pada masanya


72/94

72

ANGGARAN SUMBER

Memenuhi keperluanteknikal, jadual dan kos

pada setiap peringkat kerja


73/94


74/94

74

Bagaimana membuatpenjadualan,

anggaran sumberdan

pengukuran prestasi ?


75/94

75

- Rajah Rangkaian

(Network Diagram)

- Struktur Pecahan Kerja(Work Breakdown Structure)

- Lengkuk S(S Curve)


76/94

76

Sumber-sumber (4M)

Man Material Machine Money


77/94

Rajah Rangkaian


78/94

78

Rajah Rangkaian

1

2

3 4 6 7 8

5

A E

C

D

G

B

H I

F

E = 0

L = 0

E = 20

L = 20

E = 20

L = 20

E = 22

L = 22

E = 22L = 24

E = 22

L = 22

E = 25

L = 25

E = 30

L = 30

Struktur Pecahan Kerja (WBS)


79/94

79

St u tu eca a e ja (WBS)

kenalpasti kerja-kerja yang akandilaksanakan secara sistematik denganpecahkecilkan kerja daripada skop kerjayang besar kepada unsur- unsurkomponen

wujudkan struktur status laporan projekuntuk pengurusan jabatan dan pelanggan

jelaskan tempat-tempat yang pentinguntuk dikawal dan tanggungjawab kerja.


80/94

80

Aktiviti

Level 1


81/94

81

Membina Garaj


82/94

82

WBS (Membina Garaj)

RAJAH LENGKUK S


83/94

83

MASA

K O

S


84/94

84

Anggaran Tempoh Aktiviti

Aktiviti- angkut 800m 3 tanah pada jarak 24 km

Sumber- lori : 50km/j (kosong), 25 km/j (penuh)

: masa untuk kosong 1.5 minit- JCB : masa isi 40 m 3 /j



85/94

85

Anggaran Tempoh Aktiviti Kadar sumber

- Sebuah lori boleh angkut 20m 3 /2jam: 30 minit untuk isi: 59 minit perjalanan ke tapak

: 1.5 minit untuk kosongkan: 29.5 minit untuk kembali- Kadar ialah 80m 3 /hari

Isipadu kerja ialah 10 lori/hari Tempoh- 10 hari dengan 1 lori- 5 hari dengan 2 lori

- 1 hari dengan 10 lori



86/94

86


Anggaran pertama 10 lori untuk 1 hari Kadar sumber

- JCB : 40m 3 /jam = 320 m 3 /hari

Keperluan 800m 3 /hari Bil. sumber diperlukan = 800/320 = 3 nos. Ada halangan? - Tiada Anggaran tempoh :

- 1 hari- 10 lori- 3 JCB


87/94

87

KENAPA PROJEK

GAGAL?(PENGALAMAN JKR)


88/94

88

Komitmen Pegawai Penguasa (SO )- kepimpinan lemah

Perancangan projek lemah

Lemah dalam membuat keputusan Tidak mahir berkomunikasi Pengurusan maklumat tidak

efektif


89/94

RUMUSAN


90/94

90

RUMUSAN

Faktor-faktor utama kejayaan1. Ilmu pengetahuan tentang apa yang kita lakukan -

pengetahuan dalam aspek Teknikal, Kontrak danPengurusan Tapak Bina serta segala apa yangberkaitan dengan tugas kita.

2. Strategi-strategi - kita sepatutnya merangka strategiyang berkesan dalam melaksanakan sesuatu kerja.Dengan adanya strategi yang baik dapat membantukita ke arah kejayaan.

3. Struktur - merangka struktur peranan dan tugas serta

mengenalpasti turutan aktiviti dengan kawalan danpemantauan yang berkesan.

RUMUSAN


91/94

91

RUMUSAN4. Sistem-sistem ( langsung & kawal )dan tools -penggunaan sistem yang berkesan dan tools yang betul

akan membantu menghasilkan produk atau perkhidmatanyang baik.

5. Sokongan sesuatu perkara yang dilakukan memerlukansokongan yang jitu dari semua pihak yang terlibatterutama pelanggan, pegawai atasan mahu pun bawahanserta pihak-pihak lain yang terlibat. Dalam pelaksanaanprojek, kita bekerja dalam sebuah organisasi ataukumpulan, jika kita melakukan sendirian ianya adalahmustahil untuk dilaksanakan dan mustahil untuk berjaya.

RUMUSAN


92/94

92

RUMUSAN Walau apa pun, kita cuma merancang dan

melaksana. Kepimpinan yang baik dan hubunganbaik antara sesama manusia adalah samapenting dan mustahak untuk mencapai kejayaan.

Kepimpinan yang kompeten dan keupayaanmengurus merupakan faktor-faktor lain yangsama penting untuk memastikan kejayaan

pelaksanaan projek.

Rujukan


93/94

93

Rujukan

A GUIDE TO THEPROJECT MANAGEMENTBODY OF KNOWLEDGE

PMI Standard CommitteeWilliam R. Duncan, Director of Standard

Project Managemnet InstituteFour Campus Boulevard

Newton Square, PA 19073-3299 USA


94/94

nota pengurusan projek

Documents