ISU INTEGRITI DALAM PELAKSANAAN PROJEK-PROJEK

KERAJAAN DARIPADA PERSPEKTIF JABATAN AUDIT NEGARA

OLEH:

DATUK ZULKIPLI BIN ABDULLAH

Mantan Timbalan Ketua audit Negara

zulkipliabullah43@gmail.com

OBJEKTIF PEMBELAJARAN

• Berkongsi pengalaman pengauditan dalam

pelaksanaan projek-projek Kerajaan

• Kelemahan tidak berulang

• Penambahbaikan dalam melaksanakan projek

akan datang

SKOP

1. PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

2. PENGAUDITAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

3. PROJEK-PROJEK YANG DIAUDIT

4. KATEGORI PROJEK YANG DIAUDIT

5. AGENSI PELAKSANA

6. METODOLOGI PENGAUDITAN

7. KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

8. ISU-ISU YANG TIMBUL DI SETIAP PERINGKAT PENGURUSAN

PROJEK

9. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

PENGURUSAN PROJEK

➢Perancangan keseluruhan, pengawalan dankoordinasi sesuatu projek daripada peringkatpermulaan hingga peringkat penyiapan bagimemenuhi keperluan pelanggan danmemastikan projek tersebut disiapkan padamasa yang ditetapkan, dalam lingkungan kosdan juga kualiti kerja seperti yangdiharapkan oleh pelanggan.

PENGAUDITAN PENGURUSAN PROJEK

PEMBINAAN

➢ Salah satu cabang pengauditan prestasi

➢ Objektif :

Untuk menilai sama ada pengurusan Projek Pembinaan dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berhemat serta mencapai matlamat pembinaan.

➢ Skop

Meliputi aspek Perancangan, Pelaksanaan dan Pemantauan Projek

PROJEK-PROJEK YANG DIAUDIT

1) Bangunan - pejabat, sekolah, institusi pengajian

tinggi, pasar, kem tentera dan lain-lain.

2) Jalan dan jambatan

3) Kerja Kejuruteraan Mekanikal

4) Kerja Kejuruteraan Elektrik

5) Kerja lanskap

6) Empangan dan terowong

7) Landasan keretapi dan

8) Projek /kerja penyenggaraan

KATEGORI PROJEK YANG DIAUDIT

1) Projek Baru/Projek di dalam pelaksanaan- Projek yang telah dimulakan dan sedang dalam peringkat

pembinaan

2) Projek yang telah disiapkan- Projek yang telah disiapkan tetapi masih dalam tempoh

tanggungan kecacatan dan yang telah tamat tempohtanggungan kecacatan.

3) Projek bermasalah- Projek yang berada dalam kategori projek sakit/lembab

- Projek yang telah dimansuhkan

AGENSI PELAKSANA

1) Dilaksanakan oleh Kementerian atau Jabatan

sendiri

2) Dilaksanakan oleh Jabatan Teknikal

METODOLOGI

PENGAUDITAN

A. Entrance Conference

❑Satu sesi pertemuan rasmi di antara pihak Auditi

dengan Pasukan Audit yang akan melaksanakan

kajian audit.

❑Taklimat ringkas mengenai projek, pengenalan

kepada personel-personel yang akan terlibat dalam

kerja pengauditan.

❑Soal jawab terhadap projek yang akan diaudit

❑Penyelarasan bagi melancarkan proses pengauditan

Taklimat oleh Auditi

B. Semakan Dokumen Dan

Analisis Maklumat

❑ Merupakan bahan/bukti audit yang penting dalampenyediaan laporan audit.

❑ Antaranya seperti :

1) Dokumen Kontrak yang mengandungi syarat-syarat kontrak, senarai kuantiti, spesifikasi danlukisan.

2) Fail-fail Projek yang mengandungi minitmesyuarat, bayaran kemajuan, laporankemajuan kerja, surat- surat dan sijil-sijilberkaitan pentadbiran kontrak, rekod kualiti dll.

SemakanDokumenDan AnalisisMaklumat(Samb)

Antara yang disemak:

➢Perkara-perkara berkaitan perolehan

➢Pematuhan kepada syarat-syarat kontrak

➢Kuantiti kerja yang dilaksanakan selaras dengankuantiti yang dinyatakan dalam Bill Of Quantities (BQ) dan lukisan

➢Pematuhan kepada lukisan dan spesifikasi

➢Kemajuan kerja di tapak

➢Bayaran kemajuan mengikut jadual dan selaras

dengan kerja yang telah disiapkan

➢Keputusan penting dalam minit mesyuarat dan

surat-menyurat seperti arahan-arahan, permintaan

pelanggan, kelulusan dan kehendak daripada PBT

serta pembekal utiliti

➢Sijil-sijil seperti Insuran, Lanjutan Masa, Perakuan

Siap Kerja, Perubahan Kerja dan Buku Harian Tapak

➢Rekod-rekod permeriksaan dan ujian di tapak,

Laporan Ketidakpatuhan (NCR) dan senarai

kecacatan.

Semakan Dokumen Dan Analisis Maklumat (Samb)

C. Pemeriksaan Fizikal / Lawatan

Tapak

❑Untuk mendapatkan maklumat dan gambaran yang

jelas tentang projek yang diaudit.

❑Membuat pemeriksaan ke atas kualiti pembinaan

yang sedang dilaksanakan/telah siap.

❑Merupakan aktiviti susulan yang penting bagi

mengesahkan bahan / bukti audit.

PemeriksaanFizikal/ LawatanTapak(Samb)

Pemeriksaan dan pemerhatian yang dibuat antaranya

ialah:

➢Adakah mutu kerja yang dilaksanakan memuaskan,

mengikut spesifikasi dan lukisan?

➢Ujian-ujian dan pemeriksaan yang dilaksanakan

➢Ketidakpatuhan, ketidaksempurnaan, kecacatan dan

kerosakan yang timbul terutama selepas pembinaan

siap

PemeriksaanFizikal/ LawatanTapak(Samb)

➢Bahan-bahan di tapak disimpan dengan sempurna

dan di tempat yang sesuai

➢Penjagaan alam sekitar

➢Kawasan tapak bersih dan teratur

➢Keselamatan di tapak

Dilihat daripada tiga sudut utama iaitu:

i Masa

Untuk memastikan projek disiapkan dalam tempoh masa yang minimum atau jangka masa yang telah ditetapkan

ii Kualiti

Untuk memastikan projek yang diurus itu mengikut spesifikasi dan mutu kerja yang ditetapkan supaya memenuhi kehendak pelanggan.

iii Kos

Untuk memastikan jumlah kos di akhir projek tidak melebihi daripada perancangan belanjawan asal yang telah diperuntukkan

KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

PERINGKAT-PERINGKAT

PENGURUSAN PROJEK PEMBINAAN

PERANCANGAN

REKABENTUK

PEROLEHAN

PEMBINAAN

SIAP & PENYERAHAN PROJEK

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN KONTRAK

ISU-ISU INTEGRITI YANG TIMBUL

DI SETIAP PERINGKAT

PENGURUSAN PROJEK

PERANCANGAN

1. Keadaan tapak/tanah kurang sesuai

2. Pengambilan balik tanah belum selesai

3. Keperluan pelanggan tidak jelas/ tidak

lengkap/kurang teliti dalam penyediaan brief projek

4. Pengalihan/sambongan utiliti tidak diambilkira

5. Peruntukan terhad

REKA BENTUK

1. Tidak sesuai/ tidak praktikal/ tidak memenuhi

keperluan pengguna/ tidak lengkap

2. Kurang maklumat/ maklumat tidak jelas dan

terperinci

3. Masalah komunikasi dan koordinasi

4. Kesilapan perekabentuk/ terlepas pandang

5. Kelewatan penyediaan rekabentuk

PEROLEHAN

1. Kontraktor tidak berdaftar dengan PKK dan

CIDB

2. Kelewatan melantik perunding/kontraktor

3. Kontraktor yang dilantik tidak berkeupayaan

4. Kerja dipecah kecil untuk mengelak daripada

ditender

5. Kontraktor tiada pengalaman melaksanakan

projek yang kompleks

6. Kesilapan senarai kuantiti/percanggahan

antara lukisan dan kuantiti

PEMBINAAN

1. Masalah tapak

2. Lambat mendapat kelulusan daripada PBT

3. Masalah komunikasi dan koordinasi

4. Kontraktor lewat menerima lukisan

5. Pelanggan lambat beri pengesahan

6. Banyak kerja tambahan

7. Lanjutan masa terlalu lama

8. Pertindihan skop kerja kontraktor

9. Penjagaan alam sekitar

10. Penyelia tapak kurang kompeten

11. Penyeliaan tapak tidak rapi

12. Kerja pembinaan tidak ikut BQ/spesifikasi/ lukisan

13. Tiada rekod kawalan kualiti

14. Kurang pemantauan terhadap perunding atau

kontraktor

15. Pembayaran telah dibuat tetapi kerja tidakdilaksanakan

16. Kenaikan harga barang di luar kawalan

17. Kontraktor bermasalah

18. Projek dimansuhkan

PEMBINAAN (SAMB.)

PENYIAPAN DAN PENYERAHAN

1. Kerja-kerja pembinaan tidak sempurna/ banyak

kecacatan dan kerosakan

2. Pembinaan diperakukan siap walaupun ada kerja

yang belum siap

3. Ujian dan pentauliahan belum selesai

4. Kemudahan/peralatan tidak dapat digunakan

5. Bangunan/kemudahan tidak dapat beroperasi

dengan berkesan

6. Pelanggan enggan berpindah

7. Bangunan telah diserahkan tetapi tidak boleh

diduduki

8. Tiada kawalan keselamatan

9. Bangunan diduduki walaupun Sijil Perakaun

Siap Dan Pematuhan belum diperoleh

PENYIAPAN & PENYERAHAN (SAMB.)

Dewan bedah hospital tidak boleh beroperasi

kerana dinding berkulat dan mengalami

kebocoran

PEMBAIKAN KECACATAN / KEROSAKAN DAN

PENYENGGARAAN

1. Kurang atau tiada pemantauan/penyeliaan

2. Tiada penyenggaraan

3. Kecacatan/kerosakan

➢Lambat dibaiki

➢Dibiarkan tanpa apa-apa tindakan

➢Yang sama berulang

➢Tidak dilaporkan

➢Tidak dibaiki walaupun Tempoh Tanggungan

Kecacatan tamat

➢Serius selepas Tempoh Tanggungan Kecacatan

PENTADBIRAN KONTRAK

1. Kontrak lewat ditandatangani

2. Bon Pelaksanaan dan insurans lewat

dikemukakan/ tidak dilanjutkan selaras dengan

lanjutan masa

3. Perubahan kerja dilaksanakan sebelum kelulusan

diberi

4. Lanjutan masa lewat dikeluarkan/ sebab-sebab

tidak mengikut syarat kontrak

5. Sijil Siap Kerja lewat dikeluarkan/ tarikh di backdate

6. Bayaran kemajuan tidak ikut jadual

7. Denda lewat tidak dikenakan

8. Perakuan Kerja Tidak Siap dikeluarkan setelah kerja

diperakukan siap

9. Kerja pembaikan kecacatan belum sempurna tetapi

Perakuan Siap Membaiki Kecacatan telah dikeluarkan

10. Perakuan Muktamad lewat dikeluarkan

PENTADBIRAN KONTRAK (SAMB.)

IMPLIKASI

▪ Pembinaan lewat

disiapkan

▪ Pembinaan tidak

berkualiti

▪ Kos pembinaan

bertambah

▪ Kesan kepada

pengguna

▪ Menjejaskan imej

▪ Kerugian kepada

kerajaan

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

1. Memastikan peruntukan mencukupi sebelum

projek dilaksanakan

2. Pengambilan balik tanah dan masalah tapak

diselesaikan sebelum kontraktor di lantik

3. Keperluan pelanggan perlu jelas, lengkap dan

terperinci. Libatkan setiap peringkat pengguna

semasa perancangan

4. Perunding perlu memahami dengan jelas

kehendak-kehendak dan spesifikasi JKR

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (SAMB.)

5. Rekabentuk dan BQ yang disediakan oleh

perunding perlu disemak dengan teliti

6. Perunding/penyelia tapak perlu kompeten

7. Pemantauan yang rapi terhadap

perunding/penyelia tapak

8. Memantapkan keberkesanan komunikasi dan

koordinasi di setiap peringkat pengurusan

projek

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN (SAMB.)

9. Agensi bukan teknikal yang melaksanakan

projek pembangunan perlu mempunyai

kakitangan teknikal yang mencukupi dan

kompeten

10.Agensi pelaksana perlu mengenalpasti

kelemahan yang wujud, menganalisis dan

mengambil tindakan penambahbaikan bagi

mengelakkan kesilapan berulang

11.Memantapkan etika dan integriti dalam sektor

pembinaan