PENGURUSAN REKOD KERAJAAN:

PRINSIP DAN KONSEP

Arkib Negara Malaysia

SKOP

PENGENALAN

KEPENTINGAN REKOD

PENGURUSAN REKOD

PERUNDANGAN DAN PIAWAIAN DALAM

PENGURUSAN REKOD

FAEDAH DARIPADA PROGRAM

PENGURUSAN REKOD

PENGENALAN

APA ITU REKOD?

Information created, received, and maintained as

evidence and information by an organization or

person in pursuance of legal obligations or in the

transaction of business.

MS 2223-2:2009

PENGENALAN (samb.)

APA ITU REKOD?

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnyamerakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan foto, mikrofilem, filemsinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkansecara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-cirifizikal dan apa-apa salinannya.

Akta Arkib Negara 2003

APA ITU REKOD AWAM?

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagiperjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-manapekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalamperjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekodperusahaan kerajaan ……….. .

Akta Arkib Negara 2003

PENGENALAN (samb.)

Kriteria Rekod:

Sahih/Tulin (Authenticity)

Boleh di percayai (Reliable )

Keutuhan (Intergrity )

Boleh digunakan (Usability)

MS 2223-2:2009

APA ITU REKOD? (samb.)

PENGENALAN (samb.)

1. Pewujudan

Penghasilan/

Penerimaan Rekod

2. Agihan

Pengguna dalaman

Pengguna luaran.

3. Penggunaan

Untuk keputusan.

Untuk rujukan.

Untuk perundangan.

5. Pelupusan

Pemindahan,

musnah atau simpan

di jabatan.

4. Penyenggaraan

Simpan/ kesan/

pelihara

Kitaran Hayat Rekod

MENGAPA REKOD PENTING

Asas kepada:

◦ Akauntabiliti

◦ Integriti

◦ Bahan bukti

◦ Sumber strategik

◦ Memori institusi

PENGURUSAN REKOD

Difinisi pengurusan rekod

Komponen strategi pelaksanaan

Rangkakerja pengurusan rekod

Prinsip program pengurusan rekod

PENGURUSAN REKOD

Difinisi Pengurusan Rekod

“Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation,receipt,maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”

MS 2223-2:2009

Komponen Strategi Pelaksanaan

POLISI

SISTEM

PIAWAIAN

KEWANGAN

PERSONEL

PENGURUSAN REKOD (samb.)

Rangkakerja Pengurusan Rekod

POLISI

ALAT (TOOLS)

PROGRAM

AKTA, PERATURAN,DASAR

PROSIDUR,TATACARA

KLASIFIKASI FAIL

JADUAL PELUPUSAN REKOD

PEWUJUDAN, PENAWANAN,

PENGEDARAN,AKSES,

PENYIMPANAN, PELUPUSAN

PENGURUSAN REKOD (samb.)

Prinsip Program Pengurusan Rekod

Melaksana Didokumentasi dalam

Wujud & Selenggara

Digunakan

_____________________________

AKAUNTABILITI

URUSNIAGA

AGENSI KERAJAAN REKOD

PENGURUSAN REKOD (samb.)

FAEDAH PROGRAM PENGURUSAN

REKOD

Dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyendan berkesan

Dapat menawarkan perkhidmatan secara konsistendan adil

Berupaya membuat dasar dan keputusan yang tepatdan berkualiti

Pengurusan ilmu pengetahuan (KnowledgeManagement) dan Organisasi Pembelajaran(Learning Organisation)

Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)

SEKIAN

TERIMA KASIH