PENGURUSAN MESYUARATTajuk-tajuk penting.

Pengertian Mesyuarat

Asas-asas Pengurusan Mesyuarat

Tatasusuila Mesyuarat

Membentuk dan Menyusun Agenda.

Senarai Semak Tugas Bilik Mesyuarat

Susun Atur Tempat Mesyuarat

Carta Aliran Mengendalikan Mesyuarat

Peranan Pengerusi dan Setiausaha.

Kepimpinan Dalam Mesyuarat

Minit Mesyuarat

1.PENGERTIAN MESYUARAT

Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

Mesyuarat berbeza mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

2.Asas-asas Penting Pengurusan Mesyuarat Yang Berkualiti

Ada objektif dan agenda yang jelas.

Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa.

Kemudahan fizikal yang selesa.

Notis pangilan mesyuarat.

Ahli-ahlinya mempunyai kepakaran.

Perbincangan secara positif.

Peranan pengerusi berkesan

Peranan setiausaha berkesan

Minit mesyuaratnya tepat.

Ada tindakan susulan yang berkesan.

3. Tatasusila Mesyuarat.

Jangan tiba lewat

Elakkan gangguan semasa Mesyuarat

Tidak meninggalkan bilik Mesyuarat

Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat

Mendengar secara aktif/penuh minat.

Cuba beri sumbangan secara berkesan.

Fokuskan kepada objektif Mesyuarat

Mencari perkara-perkara positif dan elakkan perkara negatif.

Cuba menjadi ahli yang aktif

Membentuk dan Menyusun Agenda

Perkara-perkara utama dalam agenda:

Perutusan Pengerusi

Pengesahan minit Mesyuarat yang lalu.

Perkara-perkara berbangkit.

Senaraikan perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan.

Pembentangan kertas kerja jika ada.

Hal-hal lain

Penutupan Mesyuarat.

Sila catatkan 5 contoh pembaziran masa yang berlaku semasa anda menghadiri mesyuarat

Penyediaan Agenda.

SENARAI AGENDAANGGARAN MASA

1Ucapan Pengerusi15 min

2Pengesahan Minit Mesyuarat Lalu2 min

3Perkara Berbangkit30 min

4Perkara baru yg dibincagkan20 min

5Pembentangan kertas kerja20 min

6Hal-hal Lain23 min

Jumlah Agenda 6120 min

PANDUAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

SEBELUM MESYUARAT

PTetapkan tujuan/obj mesyuarat

PTetapkan tarikh/masa/tempat / ahli/agenda mesyuarat

Sediakan/hantar notis/ agenda mesyuarat /kertas kerja

Sediakan tempat /peralatan

SEMASA MESYUARAT

Buka mesyuarat /mengawal perbincangan /rumusan

Catat kehadiran/ catat butir perbincangan/ beri justifikasi

SELEPAS MESYUARAT

SUSediakan deraf minit mesyuarat

PLuluskan deraf minit mesyuarat

SUEdarkan minit mesyuaratSimpan rekod/dokumenAmbil tindakanAdakan post mortem

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Peranan.

Pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil

Tugas

1. Merancang dan mempengurusikan mesyuarat.

2. Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya mesyuarat.

3. Menggalakkan perbincangan dan penyertaan

4. Menghormati pendapat dan pandangan ahli.

5. Menentukan sususnan agenda dipatuhi.

6. Menjaga disiplin mesyuarat

7. Mengawal perjalanan masa, berhenti pada masanya.

PERTIMBANGAN DALAM MESYUARAT

A. PERANCANGAN

i. Kenapa mesyuarat diadakan?

ii. Apakah isu/masalah yang hendak dibincangkan?

iii. Apakah objektif mesyuarat?

Apakah keputusan yang hendak dicapai?

iv. Siapa perlu hadir?

v. Pilih tarikh, tempat dan waktu yang sesuai.

vi. Tentukan cara mesyuarat dijalankan dan bagaimana keputusan Mesyuarat dibuat.

A. SEMASA MESYUARAT

1. PADA AWAL MESYUARAT

i. Datang awal bagi menyesuaikan diri dengan suasana dan ahli-ahli Mesyuarat.

ii. Mulakan Mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan.

iii. Wujudkan suasana selesa, ucapan aluan dan memperkenalkan ahli-ahli jika perlu.

iv. Maklumkan tujuan, objektif dan tempoh mesyaurat.

v. Luluskan minit Mesyuarat yang lalu.

vi. Jelaskan perkaa pentadbiran atau pengurusan pada awal Mesyuarat.

PERBINCANGAN

i. Mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu.

ii. Menjemput pandangan mengenai isu/masalah.

iii. Menjemput penjelasan isu dari ahli-ahli Mesyuarat.

iv. Beri peluang sama-rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap.

v. Galakkan penyertaan semua ahli.

vi. Dapatkan penjelasan dari perkara-perkara yang tidak jelas.

vii. Menghalang perbincangan yang tidak berkaitan.

viii. Mengawal waktu/pembahagian masa. Jika perlu lambatkan/cepatkan tempoh Mesyuarat.

ix. Mengawal masalah ahli Mesyuarat:

Ahli pendiam

Ahli banyak bercakap

Ahli bersikap negatif.

i. Kekalkan suasana harmonis dan elakkan perselisihan faham.

ii. Beri kesimpulan dari masa kesemasa, apa yang telah dibincangkan.

DI AKHIR MESYUARATi. Ulas kembali perkara yang telah dibincangkan.

ii. Maklumkan keputusan yang telah diambil/ditolak, diterima, diberi perhatian/ditunda.

iii. Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil

iv. Tetapkan masa, tarikh dan tempat Mesyuarat yang akan datang sekiranya perlu.

v. Tamatkan m yang akan datang sekiranya perlu.

vi. Tamatkan Mesyuarat tepat pada masanya.

SETIAUSAHAi. Bawa ke bilik Mesyuarat, minit Mesyuarat, (laporan-laporan, nota-nota /bahan rujukan jika perlu).

ii. Datang awal ke tempat Mesyuarat semak kemudahan/keperluan Mesyuarat.

iii. Sediakan senarai para hadirin.

iv. Bantu pengerusi ingatkan peraturan, masa dan agenda.

v. Catatkan nama peserta yang bercakap dan butir-butir percakapanya.

vi. Ambil nota-nota dengan jelas.

vii. Sedaiakn minit Mesyuarat yang berkualiti 7 hari.

viii. i Sampaikan keputusan dan arahan kepada mereka yang perlu mengambil tindakan susulan segera.

KEPIMPINAN DALAM MESYUARAT

i. Personaliti yang dihormati

ii. Ada kewibawaan berbudi bahasa, bersopan santun, pandai membuat teguran, melaksanakan peraturan Mesyuarat.

iii. Berpengetahuan bijaksana dan membuat keputusan yang tepat.

iv. Berdisiplin terhadap masa dan peraturan.

v. Mesra hubungan baik dengan semua ahli.

Sebelum diadakan Mesyuarat patut hantar surat panggilan mesyuarat.

Mesyuarat bergantung kepada agenda mesyuarat yg ditetapkan.

Perkara-perkara penting di dalam menulis minit mesyuarat.

STRUKTUR MINIT MESYUARAT

PERBINCANGAN MESYUARAT

Pengesahan minit Mesyuarat.

Pindaan minit Mesyuarat.

Perkara berbangkit.

Perkara yang dibincangkan.

Pernyataan tamat Mesyuarat.

Lampiran jika ada.

i. Alamat

ii.Tajuk :Minit Mesyuarat

iii.Tarikh:

iv.Masa

v.Tempat

vi.Pengerusi Mesyuarat:

vii.Kehadiran

viii.Tidak Hadir dan Sebabnya

ix.Agenda Mesyuarat.

Agenda

1.0Ucapan PengerusiTindakan

2.0Mengesahkan Minit

3.0Perkara Berbangkit

4.0KewanganBendahari

5.0Hal-hal lain

Mesyuarat ditangguhkan pada

Pencatat..................( t.t , Nama dan Jawatan)Pengesahan..................(t.t , Nama dan Jawatan)

s.k