nota slide pengurusan strategik
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
PERANCANGAN STRATEGIK
• .
OlehMuhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf
Institut Aminuddin Baki, KPM
BIODATA PENCERAMAH MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Ketua JabatanJabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM
1. Pengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995. (paling lama dalam bidang ini di IAB)
2. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan 3. Buku ketiga: Pengurusan Strategik-akan terbit bulan 7 2009 oleh PTS.
3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti Latihan Luar Negara (selain dalam negara):
• i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996)• ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998)• iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004) • iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia (2005)
4. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London.
5. Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk semua peringkat Bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia.
6. Ahli Panel Sistem Pengurusan Kualiti Star Rating (SSR) KPM
7. Pembentang kertas pernyataan baru MISI, VISI dan Matlamat KPM8. Kepakaran lain: Kursus Balanced Scorecard (KPI), KMK, Benchmarking, Quality Tools, Quality from
Islamic Perspectives, Strategic Change, Strategic Leadership Skills, Strategic Thinking Skills.3
Matlamat kursus ini: Semua peserta akan dapat memahami tentang:
• Proses utama pengurusan strategik berasaskan perspektif organisasi awam
• Kaedah untuk menjelaskan dan menterjemahkan hala tuju organisasi (misi & visi) dengan lebih bermakna kepada pelan operasi atau jadual kerja seharian setiap staf.
• Kaedah pengukuran dan pelaporan prestasi strategi dengan berkesan
What’s An Organization’s Strategic Planning Like?
snakewall
spear tree
hak milik mbustamanIAB.KPM
[email protected] 8mbustaman/IAB/KPM/05 8
Main References• 1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit
Organizations. San Francisco: John Wiley & Son, Inc.• 2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit
organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational achievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass.
• 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2007) Perancangan Strategik Pembangunan Sekolah: Memperkasa dan Melonjakkan Kecemerlangan Institusi Pendidikan. Genting Highlands, Pahang: Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia.
• 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create Corporate Synergies. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher Education. San Francisco: John Wiley & Son, Inc.
• 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass.
• 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution. Chicago, USA.
Apakah itu Strategi?
• Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of generalship, or how to be an effective general.
• Kamus Oxford mentakrifkan strategy has to do with war and deception of an enemy. In nonprofit management, strategy has to do with responding to a dynamic and often hostile environment in pursuit of a public service mission (Allison &Kaye, 2005)
• (Rujuk ms 5)
Definisi Pengurusan Strategik (Rujuk ms 6)
• 1. Suatu proses pengurusan yang memberi tumpuan pada aspek jangka panjang sesebuah organisasi dengan memberi penekanan secara berterusan pada operasi penggubalan, pelaksanaan, dan penilaian strategi tertentu.
• 2. Suatu proses formulasi, implementasi, dan penilaian tindakan-tindakan yang akan memastikan organisasi berupaya mencapai objektifnya. (David, 1986)
Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam (ms 15)
.
1. Pra-Perancangan
7. Penilaian Prestasi& Penambahbaikan berterusan
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai (Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)
5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)
6. Implementasi Strategi
3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & LuaranOrganisasi
4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI
Pusingan
Semula
Sumber Asal: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit Organization. S.Fra: Jossey-Bass.
Strategic Feature
Private Sector Public Sector
General Strategic Goal
competitiveness mission effectiveness
General Financial Goals
profit; growth; market share cost reduction; efficiency
Values innovation; creativity; good will;
Recognition accountability to public; integrity; fairness
Desired Outcome Customer satisfaction Customer satisfaction
Stakeholders stockholders; owners; market taxpayers; inspectors; legislators
Budget Priorities Defined by:
customer demand leadership; legislators; planners
Justification for secrecy
protection of intellectual capital; proprietary knowledge
national security
Key Success Factors (KSF)
growth rate; earnings; market share
best management practices
(KSF) Uniqueness sameness; economies of scale
(KSF) advanced technology standardized technology
TRANSLATING A MISSION INTO DESIRED OUTCOMES USING BSC-KAPLAN& NORTON
(2003)
. MISSIONWhy we exist
STRATEGYOur game plan
PERSONAL OBJECTIVESWhat I need to do
VISIONWhat we want to be
CORE VALUESWhat we believe in
STRATEGIC INITIATIVESWhat we need to do
BALANCED SCORECARDImplementation & focus
Motivated & Preparedworkforce
EffectiveProcesses
STRATEGIC OUTCOMES
Satisfiedstakeholders
Delighted Customers
14
• Kata Imam Ghazali:
“seorang guru yang hanya memikirkan mengajar sahaja tanpa memikirkan masa depan muridnya, lebih baik jangan jadi guru”
Rumusan (ms 11)• Mengapa kemahiran
pengurusan strategik penting untuk dikuasai oleh mereka yang ingin jadi pemimpin organisasi?
• Apakah faedah organisasi perolehi daripada pembinaan perancangan strategik secara komprehensif?
Proses Perancangan Strategik:langkah demi langkah
• Proses Pertama: Persediaan Perancangan
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN
1. Penubuhan Jawatankuasa Induk 14 Jan 2007 Guru Besar
2. Taklimat dan latihan Perancangan strategik bagi memperkasakan sekolah kepada Jawatankuasa Kerja
15 Jan 2007 Guru Besar
3. Agihan tugas kepada guru-guru Jawatankuasa Pelaksana
16 Jan 2007 JK Induk
4.
5.
Profil Organisasi1 Latar belakang sekolah 2. Struktur pentadbiran sekolah dan maklumat staf 3. Enrolmen Murid 4. Maklumat prestasi akademik, koakademik dan kokurikulum 5. Disiplin Murid 6. Kemudahan Fizikal atau pasarana7. Maklumat ringkas demografi penduduk (persekitaran luar sekolah)
Menetapkan jadual kerja pelaksana
17 Jan 2007
hingga
20 Jan 2007
21 Jan 2007
JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana
PROSES PRA-PERANCANGAN: CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN PERANCANGAN STRATEGIK
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN
6. Proses Kedua : Mendefinisi Hala Tuju Sekolah
1. Menyemak dan memahami mandat kerajaan
2. Menyemak pernyataan misi
3. Menyemak pernyataan visi
4 Menyemak pernyataan piagam pelanggan
5 Menyemak pernyataan moto,slogan,logo, warna koperat sekolah (tambahan)
22 Jan 2005
GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana
7. Proses Ketiga :Analisis Persekitaran Sekolah
1 Analisis kekuatan dan kelemahan dalaman
2. Analisis peluang dan cabaran luaran
3. Analisis prestasi perancangan strategik yang lepas, budaya kerja sekolah, prestasi program-program utama sekolah dan ICT.
24 Jan 2007
GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN
8. Proses Keempat : Pembinaan Strategi
1 Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik (8 bidang utama pendidikan)
2 Membentuk matlamat strategik, objektif
3 Menetapkan KPI dan Sasaran jangka pendek & panjang ( 8 bidang)
4 Pembinaan strategi utama (TOWS Matrik) pada setiap objektif yang dibina
26 Jan 2007
GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana
9. Proses Kelima: Pelaksanaan Strategi
1. Pembinaan pelan taktikal tahun 2007 (6W) pada setiap strategi yang dipilih.
2. Pembinaan pelan operasi tahun 2007
2 Feb 2007 JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana
PERINGKAT FORMULASI
(1)PENETAPAN HALATUJU
(2)
ANALISIS
PERSEKITARAN
(SWOTS)
(3)ISU,
MATLAMAT DAN OBJEKTIF
Proses 2: Semak Hala Tuju Organisasi (bab 3.ms 49)
NILAINILAI
MISIMISI
Mandat
VISI HALATUJUHALATUJU
Semak Hala Tuju: Mandat
• Kamus Dewan- DBP (2005):
1. Amanah yang diberikan oleh orang ramai.
2. Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak yang lebih tinggi.
3. Surat kuasa, surat perintah
4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir
• Mandates are written and unwritten rules that govern and guide an institution and its stakeholders. Its maybe directly tied to laws, by laws, ordinances, acts and charters (Sevier, 2000)
• Mandat berkait dengan ‘akauntabiliti”- Kewajipan untuk memberi jawapan dan menanggung segala akibatnya. (Kamus DBP)
• Mandat menjadi asas kepada pembinaan pernyataan misi
• Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or No)
Mandat (sambungan)
• Semua dasar kerajaan akan menentukan ‘nature’, skop dan arah tujuan perancangan institusi awam terutama strategi-strategi yang boleh dilaksanakan atau skop kawalan membuat keputusan dan tindakan.
• Menjadikan perancangan ada ‘validity’ dan ‘reliability’ yang tinggi.
• Mandat menjelaskan apakah kemahuan dan keperluan pihak stakeholder dan pelanggan yang menjadi fokus kepada pengukuran kecemerlangan prestasi organisasi.
Contoh MANDAT1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan
- Akta Pendidikan 1996 (Pindaan 2002)
- Akta acara kewangan 1957
- Arahan perbendaharaan
- Peraturan am sekolah
- Pekeliling dan surat pekeliling perbendaharaan, KPM, JPN & Jabatan Akautan Negara.
- dan semua undang-undang Kerajaan Malaysia.
• PIPP & NKRA
Semak Hala Tuju: Misi
• Kamus Dewan (2005):
Tugas khusus yang dipertanggungjawabkan kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan.
Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan
padat menjelaskan perkara-perkara berikut:
• 1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda? (What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab
soalan tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda.
• 2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan? (Who we serve? , as our customers: geography, segments, names)
Ianya menjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda?
• 3. Apakah yang hasil akhir yang diingini? (What we produce- outcome benefits: products, services, uses)
atau Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi.
• 4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya? ( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better",
"more effectively" than others)
Apakah itu MISI? (ms 66)
Contoh Pernyataan MISI
1. (INTAN) Untuk membangun sumber manusia dalam sektor awam melalui latihan berkualiti
2. KPM Membangun potensi individu melalui pendidikan berkualiti
29
Semak Hala Tuju: Visi/wawasan
• Kamus Dewan (2005):
Pandangan yang jauh (terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dsb) bagi mencapai matlamat penting sesebuah organisasi atau negara.
Apakah itu Wawasan/Visi? (ms 72)
• Burt Nanus:“A vision is a realistic, credible, attractive future for your organisation”.
• Thornberry (1997), Wawasan adalah satu gambaran atau pandangan tentang masa depan. Sesuatu yang bukan “real”, tetapi yang diimaginasikan
matlamatmatlamat
INGAT!INGAT!LAGI TINGGI VISI ANDA,LAGI TINGGI VISI ANDA,LAGI TINGGI USAHA LAGI TINGGI USAHA DIPERLUKANDIPERLUKAN
INGAT!INGAT!LAGI TINGGI VISI ANDA,LAGI TINGGI VISI ANDA,LAGI TINGGI USAHA LAGI TINGGI USAHA DIPERLUKANDIPERLUKAN
Semak NilaiNilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan
seseorang dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M. Pustay, 1999)
• Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai, mengukur atau membuat keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan bernilai.
Contoh Nilai: IAB• Integriti (Integrity)
Menghayati nilai integriti diri melalui pemikiran, amalan dan tindakan
• Profesionalisme (Profesionalism)Memupuk budaya kerja yang profesional bagi merealisasikan mandat yang diamanahkan kepada Institut Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan Negara, menerusi pengamal profesional latihan dan pembangunan (master trainer) kepimpinan dan pengurusan pendidikan
• Budaya Permuafakatan (Team Work Culture)Membentuk sinergi jalinan perkongsian ilmu, kemahiran dan pengalaman di kalangan warga IAB yang boleh menyumbang ke arah pembangunan dan pembaharuan organisasi pendidikan yang berprestasi tinggi.
• Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation) Pembentukan budaya pembelajaran berterusan melalui pengwujudan iklim tempat kerja yang boleh menjadi pemangkin ke arah peningkatan ketrampilan individu, pembelajaran kolaborasi, amalan terbaik , perkongsian misi dan visi, serta aplikasi pendekatan sistem untuk penambahbaikan berterusan dan berfikiran terbuka memberikan idea, pandangan serta teguran bagi kemajuan organisasi dan negara.
• Prestasi Tinggi (High Performance)Membentuk budaya kerja yang berprestasi tinggi melalui tenaga kerja yang kompeten dan berpotensi untuk menjana ilmu bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan komitmen seiring dengan perkembangan tubuh ilmu Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan.
PERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN
IAB komited untuk memberi kepuasan kepada stakeholder berdasarkan piagam pelanggan seperti berikut dan akan memastikan:
• 1. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% program latihan yang didaftarkan dalam dokumen Program Latihan IAB pada tahun berkenaan;
• 2. Memastikan sekurang-kurangnya 95% peserta kursus berpuas hati dengan program latihan IAB;
• 3. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta yang mengikuti program latihan berpuas dengan pengendalian sesi latihan oleh Pensyarah IAB dan Pensyarah Jemputan;
• 4. Memaklumkan pelanggan tentang kelulusan sesuatu kursus yang dipohon sekurang-kurangnya empat minggu (4) sebelum kursus bermula;
• 5. Memastikan prasarana latihan dan semua keperluan serta peralatan latihan berfungsi dengan baik dan dalam keadaan siap sedia untuk digunakan dalam tempoh satu (1) hari sebelum kursus bermula;
• 6. Menjalankan sekurang-kurangnya sembilan (9) penyelidikan dan pembangunan sistem maklumat setahun;
Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009
• 7. Menghasilkan sekurang-kurangnya sepuluh (10) penerbitan setahun ;
• 8. Menjalankan sekurang-kurangnya enam (6) program konsultansi termasuk khidmat pasukan pemikir setahun;
• 9. Menghasilkan indeks keperluan latihan dan pembangunan profesioanal pemimpin sekolah bagi setiap negeri setiap tahun ;
• 10. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta kursus berpuas hati dengan perkhidmatan sajian dan penginapan;
• 11. Menyediakan perkhidmatan perpustakaan pada setiap hari bekerja mulai 8.15 pagi hingga 4.45 petang;
• 12. Memastikan semua staf IAB mendapat peluang untuk mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun;
• 13. Memastikan maklum balas kepada semua pertanyaan dan aduan pelanggan mengenai pengurusan perkhidmatan di IAB adalah menepati tempoh-tempoh berikut:– akuan penerimaan dalam tempoh 1 hari– maklum balas awal dalam tempoh 15 hari– laporan status aduan dalam tempoh 5 minggu
Bagaimana maklumat dikumpul?
• Semakan dokumen/rekod.
• Kajian:
– Soalselidik
– Temubual
– Pemerhatian
– Hasil-hasil penyelidikan
– Kajian literatur
Kaedah-Kaedah Untuk Analisa Maklumat Persekitaran Organisasi
• 1. Matrik KLAP (SWOT)
• 2. PEST (Persekitaran Luar)
• 3. Analisis Senario
• 4. Matrik NDTS (Space)
• 5. Analisis Titik Pulangan Modal
• 6. Matrik Portfolio (BCG/ GEC)
• 7. 7S McKinsley
• 8. Matrik Kawasaki
Elemen Utama Analisis Persekitaran
SW OTSW OT
DALAMANDALAMAN LUARANLUARAN
MURID
GURU
RAKAN SEJAWAT
PIBG
KOMUNITI/AGENSI
GURU BESAR/PENGETUA
KEMUDAHAN/TOOLS
PPD,JPN,KPM
+ve atau -ve +ve atau -ve
Analisis SWOT: Kekuatan (Strength – S)
S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun) S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah SelatanS3 : GPK yang komited dan berpengalamanS4 : 100% guru terlatih dan bertauliahS5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua aktiviti sekolah yang dirancangS6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawaS7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT) memenangi Anugerah SPBT CemerlangS8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri dalam KK secara aktif
A strength is something an organization does well or a characteristic that enhances its
abilities. (Bryson,2003)
Analisa Kelemahan (Weakness –W)
W1. Peratus pencapaian UPSR masih
berada di tahap yang rendah – 74%
W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri.
W3. Murid bergantung 100% kepada
sekolah dan guru.
W4. 5% kes ponteng sekolah.
A weakness is something an organization lacks, does poorly, or a condition placing it at a
disadvantage (Bryson,2003)
Analisis Peluang (OPPORTUNITIES – O)
O1 : Sokongan komuniti setempat yang baikO2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam bidang kokurikulum.O3 : Hubungan erat dengan PIBGO4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta05 : Hubungan dengan ahli politik baik.O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan dan landskapO7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur
Think about external events that affect your school. These can be political, economic, social,
technological, demographic and legal,.
Analisis Ancaman/Cabaran (Threats – T)
T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap
pelajaran anak-anak masih rendah.
T2 : Sumbangan bantuan kewangan
daripada ibubapa terhad.
T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia
gunakan padang di waktu petang)
What changes outside the school do we need to guard against or prepare for?
(threats)
Hasil Dari Analisis Persekitaran Strategik…
TAHAP 1: Isu-isu strategik, KRA dan matlamat untuk mencapai Misi & Visi dikenalpasti?
TAHAP 2: Maklumat akan digunakan untuk bina objektif, penetapan sasaran (KPI) & Matrik COWS/TOWS - membina strategi.
Contoh hasil dari analisis SWOTBidang Isu Strategik
Kurikulum Pencapaian akademik mesti capai tahap tertinggi (melebihi 80%) kerana ia fokus utama stakeholder dan pelanggan.
HEM
Kokurikulum
Sahsiah tinggi penting dalam pembangunan modal insan yang seimbang & menyeluruh
Meningkatkan penyertaan dan melonjak kecemerlangan pelajar dalam kokurikulum
Pengurusan Fizikal Mempertingkatkan aspek 3K sekolah (berdasar pengukuran dalam Anugerah 3K KPM) ke tahap peringkat kebangsaan sebagai pengukur kecemerlangan aspek ini
Pembangunan Staf Organisasi amat memerlukan 100% staf mempunyai tahap pengetahuan, kemahiran & komitmen yang tinggi dalam setiap tugas utama mereka
Hubungan Luar
Pengurusan Pejabat & Pengurusan Kewangan
Sokongan komuniti amat penting untuk membantu sekolah
Kepuasan pelanggan dan stakeholder (cth audit) fokus utama yang boleh dicapai melalui pengurusan yang berkualiti
WHAT ARE ''KRA'' AND ''KPA'' AND ''KPI''
• Key Result Areas “Key Result Areas” or KRAs refer to general areas of outcomes or outputs for which the department's role is responsible.
Value of KRAs
• Identifying KRAs helps individuals: ·
Clarify their roles · Align their roles to the organisation’s business or strategic plan · Focus on results rather than activities · Communicate their role’s purposes to others · Set goals and objectives · Prioritize their activities, and therefore improve their time/work management · Make value-added decisions
Description of KRAs
• Key result areas (KRAs) capture about 80% of the department's work role. The remainder of the role is usually devoted to areas of shared responsibility (e.g., helping team members, participating in activities for the good of the organisation).
Example
• KRA 1-RECRUITMENT/ SELECTION
KPA 1 (objectives) --RECRUITMENTKPI ----reduce average time taken to fill marketing/sales vacancies by 15%KPI ----reduce average cost per recruit by 10%
example• CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY
-to gain world market share of 51%
DISTRIBUTION OBJECTIVE-Improve / Increase the distribution coverage by 20%
KRA 1-DISTRIBUTION
KPA 1 --CHANNEL EXPANSION BY 2 NEW CHANNELS.KPI ----INCREASE THE CHANNEL NETWORK BY 20%
CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY-to gain world market share of 51%
SALES DEPARTMENT'S OBJECTIVE-INCREASE THE SALES COVERAGE BY 20%.
KRA 1-SALES COVERAGE
KPA 1 --SALES COVERAGEKPI ----INCLUDE 5 MORE COUNTRIES IN THE SALES EXPANSION.KPI ----INCREASE THE GEOGRAPHICAL COVERAGE BY 15%.
Penetapan Matlamat Strategik
• Sasaran atau kedudukan khusus yang ingin capai bagi mencapai misi dan visi organisasi.
• Perkara-perkara yang dikehendaki pada masa depan (Ahmad Atory,1996)
• Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. (Niven, 2003)
• Goals: Strategy components; action items that must be done (e.g., improve students achievement, increase staff skills, develop a new teaching & learning process). They are long-range performance targets. (BSC Collaborative Inc.2005)
• They are long-range performance targets that are consistent with an organization’s mission, usually requiring a substantial commitment of resources and achievement of short-term and mid-term supporting plans.
Ciri-ciri matlamat• 1. Masa
• Perkara yang dikehendaki atau wujud di masa depan.
• Tempoh masa: bergantung kepada proses yang terlibat.
• Matlamat Operatif: Matlamat Rasmi
• 2. Nilai
• Kuantitatif atau Kualitatif
• 3. Syarat tertentu.
• Kriteria khusus output.
• Goal is the overall expected outcome based on initial assumptions.
• Target is the planned outcome of a specific indicator.
• Forecast is the expected outcome based on current assumption.
TAKRIF MATLAMAT, SASARAN & UNJURAN
Contoh perhubungan antara misi,matlamat & strategi
. MISI NASIONAL
MATLAMAT:Melahirkan Modal Insan Kelas Pertama
Strategi 1:Meningkatkan keupayaandan pengusaan ilmu pengetahuan
Strategi 2:Meningkatkan tahap kemahiranteknikal & vokasional
Strategi 3:Memperkukuh keupayaanR&D, sains & inovasi
Strategi 4:Memupuk masyarakatberbudaya dan memilikikekuatan moral
Strategi 5:Meningkatkan akses kepada pendidikan dan latihanberkualiti di semua peringkat
KRA IAB
• Stakeholder dan pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan teras yang ditawarkan
• Perkhidmatan teras berkualiti• Barisan pengurusan dan kepimpinan
organisasi pendidikan yang berkualiti dan bertaraf dunia
• Warga kerja IAB yang sejahtera dan berkompetensi tinggi
• Pengurusan kewangan dan sumber yang cekap, berhemat dan memberi pulangan nilai (value for money)
OBJEKTIF
• 1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan.
• 2. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David, 2003)
Perhatian Penting
• Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin dicapai dalam satu tempoh tertentu.
• Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh memberi masalah untuk membina KPI.
• Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan proses atau cara (means) iaitu strategi.
Contoh Objektif (rujuk Pelan Strategik IAB)
• Meningkatkan keberkesanan perlaksanaan kursus• Meningkatkan bilangan kursus yang dapat
memenuhi keperluan kompetensi pelanggan • Meningkatkan kualiti pengurusan pelanggan• Meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan
kualiti• Meningkatkan kualiti kursus • Meningkatkan kualiti konsultansi• Meningkatkan amalan penyelidikan berkualiti• Memantapkan pengurusan dan perlaksanaan
pentaksiran
Objektif• Meningkatkan kualiti bahan penerbitan• Meningkatkan sumbangan kepakaran kepada KPM• Memasyhurkan IAB sebagai Premier Centre/Badan
yang menganugerahkan sijil kejurulatihan profesional dalam bidang Kepimpinan dan Pengurusan Pendidikan (KPP)
• Meningkatkan kompetensi staf (pengetahuan/kemahiran/sikap)
• Meningkatkan budaya kerja cemerlang• Menyediakan persekitaran kerja yang kondusif• Meningkatkan penggunaan teknologi maklumat dan
komunikas• Memastikan pengurusan kewangan yang cekap
berhemat dan berkesan berasaskan peraturan yang berkuatkuasa
Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik?
Mengikut Kaplan (2003):• If we can’t measure our processes, we can’t
manage our processes
• If we can’t manage our processes, we can’t change our processes for improvement
• If we can’t improve our processes, we can’t meet or exceed our customers’ expectations
• MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED
KPI• KPI adalah suatu parameter yang boleh
diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi (Muhamad Yahaya, 2005).
• KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi.
• Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat.
1 Objektif
2 Pengukuran (KPI)
3 Unit Pengukuran & formula
4 Lag atau Lead
5 Sumber Data
6 Kekerapan Pengukuran
7 Tanggungjawab
8 Tov & Unjuran Sasaran
9 Inisiatif
CONTOH KAD DATA PENGUKURAN
CONTOH 2 REKOD DATA KPIBil Perkara Penjelasan
1. Perspektif Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan
2. Matlamat/ Strategi Teras Sasaran atau matlamat strategik yang juga dikenali strategi teras (grand strategy) yang dinyatakan secara umum (skop yang luas) dan tempoh masa yang panjang.
3 Objektif Sasaran yang ingin dicapai secara khusus dalam tempoh pendek.
4 Penerangan tentang objektif Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi
5 Jenis Indikator: Leading atau Lagging
leading
6 Kekerapan masa pengukuran & Polariti
7 Jenis unit pengukuran Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian
8. Formula pengukuran
9 Sumber pengukuran
10 Kualiti data
11 Pemunggut Data Siapa yang bertanggungjawab
12 Baseline/TOV/status semasa
13 Target Prestasi (3-5 tahun)
14 Rasional Target
15 Inisiatif
HUBUNGAN ISU STRATEGIK,
MATLAMAT, OBJEKTIF ,KPI DAN SASARAN (ms 119 & Lampiran
1-3)
CONTOH
ISU STRATEGIK
Bidang KurikulumMATLAMAT STRATEGIK
OBJEKTIFKPI
(LAG)
SASARAN PRESTASI
TOV 07 08 09 2010
Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang.
Meningkatkan kecemerlangan akademik pelajar ke tahap terbilang
Meningkatkan peratus pencapaian keseluruhan UPSR
Meningkatkan peratus pelajar yang memperolehi 5A
% kelulusanPeperiksaan
% pelajar mendapat
5A
91.7 %
33%
94%
35%
97%
37%
99%
39%
100%
40%
Objektif jangka panjang : -Mendapat 100% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 50% pelajar mendapat 5A pada tahun 2010Objektif jangka pendek : -Mendapat 94% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 35% pelajar mendapat 5A pada tahun 2007
ISU STRATEGIK
(Kokurikulum)
MATLAMAT STRATEGIK
OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI
TOV 07 08 09 2010
Pencapaian kokurikulum masih lagi di tahap rendah tidak selaras dengan visi sekolah
Mengalakkan pelajar aktif dan cemerlang dalam kokurikulum hingga ke tahap kebangsaan
Meningkatkan bilangan penyertaan pelajar dalam aktiviti kokurikulum
Meningkatkan bilangan aktiviti kokurikulum dan pelajar yang cemerlang hingga ke peringkat kebangsaan
% pelajar aktif.
Bilangan pelajar mencapai kejayaan1. peringkatDaerah2. Peringkat Negeri3. Peringkat kebangsaan
75%
3
2
0
78
7
5
1
81
11
8
2
84
13
11
4
87
15
15
6
Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010Objektif jangka pendek : 1 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2007
ISU STRATEGI
BIDANG HEM
MATLAMAT STRATEGI OBJEKTIF KPI
SASARAN / OBJEKTIF
TOV 07 08 09 2010
Tahap sahsiah murid masih lagi belum memuaskan
Tahap kebajikan murid masih lagi rendah
Membentuk modal insan yang bersahsiah cemerlang dan kebangaan masyarakat.
Menyediakan perkhidmatan kebajikan untuk semua murid dan staf.
Memastikan semua pelajar mempunyai merit yang sentiasa cemerlang
Meningkatkan kebajikan setiap pelajar dan staf terjaga dan terbela.
% pelajar yang dapat mengekalkan80 mata merit.
Bilangan aduan rasmi yang dilaporkan
70 %
15
75 %
7
85 %
5
90 %
3
95 %
Sifar aduan
Objektif jangka panjang : 95% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit.Objektif jangka pendek : 75% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit.
ISU STRATEGI
BIDANG KEWANGA
N
MATLAMAT STRATEGI OBJEKTIF KPI
SASARAN / OBJEKTIF
TOV 07 08 09 2010
Pengurusan kewanganKurang cekap
Memastikan pengurusan kewangan sentiasa cemerlang
Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan kewangan
Bil. Teguran audit
% perbelanjaan bajet
Tanpa teguran
95
Tanpa teguran
96
Tanpa teguran
97
Tanpa teguran
99
Tanpa teguran
100
Objektif jangka panjang :Tiada Laporan Audit Berteguran sekurang-kurangnya 3 tahunObjektif jangka pendek : Mengekalkan kecekapan pengurusan melalui Tiada Laporan Audit Berteguran setiap tahun melalui perbelanjaan berhemah.
Basic Scorecard Terminology(Institute Aminuddin Baki)
Objectives
Objectives:
What the strategy is trying to achieve
Targets
Targets:The level of performance
or rate of improvement
needed
Initiatives:Key action programs required to
achieve targets
InitiativesMeasures
Measures:How success
or failure (performance)
against objectives is monitored
Financial
Excellent Financial Management
Stakeholders & Customer satisfied with IAB services
Stakeholders & Customer satisfaction
Innovation & Growth
Strategy Map
Quality Core Business
Quality & World Class Educational
Leaders
High Competency Staff and Peacefull
Internal Business Processes
Mission & Vision
What is Organisational Strategy?
– “A strategy is defined as a pattern, of purposes, policies, programmes, actions, decisions, or resource allocations that define what a school is, what it does, and why it does it. Strategies can vary by level function, and by time frame.”(Bryson, 1995, p.32)
Apakah itu Strategi?
• Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif.
• Ia bersifat ‘action-oriented’ dan berhubungan terus dengan pengukuran output.
• Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu
• A strategy is an approach, or an implementation methodology, that will lead to the achievement of an objective.
• Strategies sets the basis for the development of action plans that follow, in which case the when, how, and by whom the organization will achieve each objective is described.
THE TOWS MATRIX(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)
STRENGTHS
1.
2. LIST STRENGTHS
3.
4,
5.
6.
INTERNAL
ENVIRONMENT
WEAKNESSES
1.
2. LIST WEAKNESSES
3.
4.
5.
6.
OPPORTUNITIES
1.
2. LIST OPPORTUNITIES
3.
4.
5.
6.
S-O STRATEGIES
PENETRATION
EXPANSION
INTENSIFICATION
ACQUISITION
INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD LINKAGES
W-O STRATEGIES
NICHE
LINKAGING OR NETWORKING
SUB-CONTRACTING
ANCHORING ORGANIZATION
DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING
THREATS
1.
2. LIST THREATS
3.
4,
5.
6.
S-T STRATEGIES
DIVERSIFICATION
CONSOLIDATION
CONTINGENCY MECHANISMS
W-T STRATEGIES
RETRENCH
MERGE
WITHDRAW
CLOSE SHOP
STATUS QUO
EXTERNAL ENVIRONMENT
PENJANAAN STRATEGIBIDANG HEM
contoh
•TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM•STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM•KAEDAH PENILAIAN STRATEGI•SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN
DALAMAN
LUARAN
S- StrengthS1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor.S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor.S3. Data SSDM yang kemas kini.S4. Guru disiplin tegas dan disegani.S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab.S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer.S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan.S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah.S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun.S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid.
O- OpportunitiesO1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan kepada murid. O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti HEM.O3.Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan.O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai nilai Islam begi meningkatkan sahsiah muridO5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat.O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi.O7Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid.O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web.
S-O
1. ( S10+S1+02+05 )
Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
2. (S5+S6+O6+O3)
Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.
TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM
DALAMAN
LUARAN
W- Weakness W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah .W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar.W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah.W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian.W6. Terdapat 2 unit di bawah HEM yang kurang komited dalam pengurusan iaitu unit Keselamatan dan unit Kesihatan.W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah.W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap.W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi.
O- OpportunitiesO1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan kepada murid. O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti HEM.O3..Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan.O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai-nilai Islam bagi meningkatkan sahsiah muridO5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat.O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi.O7.Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid.O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web.
W-O1. (W6 + O6)
Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk
meniingkatkan budaya kerja secara berkumpulan.
2. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6)
Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan
kerjasama PIBG.
3.(W9 + O3 +O8)
Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan
perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.
DALAMAN
LUARAN
S- StrengthS1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor.S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor.S3. Data SSDM yang kemas kini.S4. Guru disiplin tegas dan disegani.S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab.S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer.S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan.S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah.S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun.S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid.
C- ChallengesC1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah.C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran.C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah.C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli polotik untuk mendaftar ke sekolah ini.C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan.C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.
S-C1. (S1+S4+C1)
Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan
kaunseling.
2. (S1+C6 )
Meningkatkan kesedaran ibubapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.
DALAMAN
LUARAN
W- WeaknessW1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah .W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar.W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah.W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian.W6. Terdapat 2 orang guru yang kurang komited dalam pengurusan unit Keselamatan dan unit Kesihatan.W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah.W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap.W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi.
C- ChallengesC1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah.C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran.C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah.C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli politik untuk mendaftar ke sekolah ini.C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan.C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.
W-C1. (W10 + C4)
Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.
BIL TOWC STRATEGI
1 S-O (1)
S-O (2)
1. ( S10+S1+02+05 )
Mendapatkan sumbangan dari ibu bapa bagi program peningkatan kemahiran
belajar murid.
(S5+S6+O6+O3)
2. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.
2 O-W (1)
O-W (2)
O-W (3)
3. (W6 + O6) Meningkatkan budaya kerja secara berpasukan dengan bantuan PIBG
4. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6)
Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan
kerjasama PIBG.
5. (W9 + O3 +O8)
Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan
perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.
3 S-C (1)
S-C (2)
6. (S1+S4+C1)
Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan
kaunseling.
7. (S1+C6 )
Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.
4 W-C(1) 8. (W10 + C4)
Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah
penempatan anak ke sekolah.
PENJANAAN STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWS
MATRIK
Objektif / sasaran Jangka Panjang : 95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar.
SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK
5 - Cemerlang4 - Amat Baik3 - Baik2 - Memuaskan1 - Kurang Baik
PENILAIAN STRATEGIKRITERIA PEMILIHAN STR
1STR 2
STR3 STR4
STR 5 STR 6 STR 7 STR 8
a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi
staf yang bertanggungjawab.
b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab.
c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan
terlibat
d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan.
e. Andaian keupayaan yang mengatasi
halangan.
f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya
untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi
dan visi.
g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang
lepas.
h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini.
i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan.
0
2
5
3
2
5
5
5
5
5
1
5
1
0
2
1
1
5
3
1
4
1
3
2
0
2
2
0
1
2
2
1
2
1
0
1
0
1
1
5
3
4
5
4
7
1
2
2
2
4
0
1
2
2
3
3
3
3
4
1
5
0
3
2
1
3
1
2
2
2
0
Jumlah 32 21 18 10 30 19 24 16
Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan 1 4 6 8 2 5 3 7
SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN
1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.
3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.
4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.
5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.
6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan.
7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah
8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.
PELAN TAKTIKAL
BIDANGISU
STRATEGIKMATLAMAT KPI
SASARAN
STRATEGI /
INISIATIF
TOV2006 07 08 09
2010
HEM Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
Memastikan kemahiran belajar murid dapat ditingkatkan
Peratus murid dapat 80 mata merit adab belajar
70 %
75 %
85 %
90 %
95 %
Meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
Objektif jangka panjang
95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar
Objektif jangka pendek 75 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar
PELAN TAKTIKAL BAGI STRATEGI 1
NAMA STRATEGI Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
BIL PROGRAM/PROJEK
T/JAWAB TEMPOH/TARIKH
KOS/SUMBER
OUT- PUT KPI PELAN KONTIGENSI
1 Program Maju Diri
GPK HEM 3 hariJanuari Setiap tahun
RM500.00PIBG
Murid lebih berkeyakinan
Bilangan murid yang berubah sikap dan minat belajar
Ceramah
2 Bengkel Kemahiran belajar
GBSM 2 hariMac Setiap tahun
RM300.00KAUNSELING
Murid menguasai kemahiran
belajar
% pencapaian dalam ujian bulanan
Edaran bahan bengkel
Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara
Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat
LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB KPI Sasaran Prestasi
1 Mesyuarat staf dan AJK PIBG
1.1 Ucapan GB
1.2 Bentang kertas konsep
1.3 Lantik AJK
1.4 Agih tugas
1.5 Tetap tarikh
1.6 Bincang kos
1.7 Jemputan
1.8 Hal-hal lain
GB
GPK HEM
YDP PIBG
Bilangan hari 1 hari
2 Surat mesyuarat• Jemputan kepada ibu bapa dan
guru• Kaunselor Profesional• PPD ( Perasmian)• AJK
Setiausaha Bilangan hari 7 hari
3 Publisiti JK publisiti Bilangan hari 7 hari
4 Aturcara majlis urusetia Bilangan hari 1 hari
CONTOH PELAN OPERASI & KPI
Pelaksanaan
Penyediaan Hadiah / Cenderamata
Penilaian
Carta AliranMula
Mesyuarat
Surat-menyurat
Publisiti
Aturcara Majlis
Mesyuarat Penyelarasan
Tamat
Post-mortem
Semua AJK Program
Urusetia
AJK Publisiti
AJK Urusetia
AJK Hadiah
Setiausaha
Semua AJK
PERANTARA
GB, J/K ProgramGB, J/K Program
Tanggungjawab
GB, GPK HEM, YDP PIBG
Setiausaha
ANGGOTA ALIRAN KERJA MASA SEBENAR(MINIT)
CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUKPERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA
Terima dan semak permohonan 5
Sah dokumen dan lulus 3
Terima bayaran 2
Tangkap imej 1
Cetak muka surat utama 2
Laminate 1
Kepastian cip dan cetak muka surat pemerhatian 2
Encoding 1
Sah keluar 2
Serahan 11
JUMLAH SEBENAR: 30 minit
9 PI
5 PIT
9 PI
3 PI
3 PI
3 PI
3 PI
1 PI
4 PI
3 PI
Format Program/Pelan Operasi
• 1. Nama Program• 2. Rasional• 3. Objektif Program• 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan• 5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas • 6. Kos Pelaksanaan• 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja)
& tindakan kontingensi• 8. Penilaian Program• 9. Tindakan Susulan• 10. Lampiran Berkenaan
Perkhidmatan
KPI Sasaran
Perkhidmatan Pengeluaran Pasport Malaysia
Untuk mengukur Kecekapan Proses
1. Tempoh masa menunggu untuk mendapat perkhidmatan di kaunter penerimaan
1 jam
2. Tempoh layanan semasa menerima perkhidmatan di kaunter- Penerimaan borang permohonan- Penerimaan Bayaran & resit
8 minit2 minit
3. Tempoh kitaran mengeluar dan menyerahkan paport
24 jam
4. Peratus kesilapan pasport yang dikeluarkan
0% kesilapan
Perkhidmatan
KPI Sasaran
Perkhidmatan Pengeluaran Pasport Malaysia
Untuk Mengukur Keberkesanan Proses
Bilangan pengeluaran pasport sehari
Masa produktif: 34 orang X 7 jam X 60 minit =14,280 minit
Masa sebenar bagi 1 permohonan = 30 minit (rujuk carta aliran)
Bilangan pasport yang boleh dikeluarkan: 14,280 = 476
30
476 476 passportpassport
/hari/hari
102
THANK YOUFrom
Muhd Bustaman Abdul ManafInstitute Aminuddin Baki
Ministry of Education
bustaman@ iab.edu.my
0199890524