manual tatacara pelupusan buku perpustakaan di sekolah

8/20/2019 Manual Tatacara Pelupusan Buku Perpustakaan Di Sekolah

1/13

1

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty

opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg

klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvb

nmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe

yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa

dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz

vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq

wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyu

pasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh

klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer

uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd

ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrt

uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd

ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx

MANUAL TATACARA

PELUPUSAN BUKU

PERPUSTAKAAN DI SEKOLAH PKG DATO PANGLIMA KINTA

2014


2/13

2

MANUAL TATACARA PELUPUSAN BUKU PERPUSTAKAAN DI SEKOLAH.

1.Sila ke laman www.arkib.gov.my

2. Klik MUAT TURUN


3/13

3

3.KLIK pada pautan Seterusnya.

4.KLIK pada pautan pautan PDF atau Doc dengan memilih borang arkib 9/2008 iaitu

BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN

REKOD TERBITAN DAN BAHAN BERCETAK


4/13

4

5. Hati-hati pada bahagian borang ini dengan memilih borang yang betul iaitu Borang Arkib 9/2008, jika

tidak dapat muat turun fail sebenar. Anda dinasihati muat turun pada Borang Arkib 8/2008. Teliti dahulu

tajuk borang yang dikehendaki adalah:

BORANG ARKIB 9/2008

BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN

REKOD TERBITAN DAN BAHAN BERCETAK


5/13

5

6. Atau google sahaja tapi dikhuatiri borang yang lama atau sebagainya.

Taip arkib negara+borang 9/08

7.Sila isi dengan lengkap borang “ Arkib_9_08”


6/13

6

8.Lengkapkan borang tersebut sebanyak 2 salinan.Hantar borang berkenaan ke Pihak Arkib Cawangan

Perak.

Arkib Negara Malaysia, Cawangan Negeri Perak,

Tingkat 9, Bangunan Sri Kinta,

Jalan Sultan Idris,

30000 Ipoh,

Perak Darul Ridzuan.

(u:p: Siapa nama pegawai arkib? Telefon tanya arkib cawangan perak)

Sila telefon untuk mendapatkan nama (Pegawai Arkib Negara Cawangan Perak) yang bertugas sebagai

rujukan untuk memudahkan menulis alamat dan perhatian pihak Arkib cawangan perak:

No. Tel : 05-2494446 / 2494447

No. Faks : 05-2494448


7/13

7

Pelupusan Buku Pusat Sumber Sekolah

Latarbelakang:

Bagi maksud pelupusan bahan perpustakaan, peraturan adalah merujuk kepada peraturan pelupusan

dalam Akta Arkib Negara 2003, (Akta 629), Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/1975, Pelupusan

Alatulis, Bahan Bercetak, Buku dan Sebagainya serta Surat Kementerian Kewangan, 3 November1993, Pelupusan Bahan-bahan bercetak / Kertas Terpakai daripada Kementerian / Jabatan Kerajaan /

Badan Berkanun yang berkuatkuasa pada masa ini.

Bahagian IV, Akta Arkib Negara 2003, (Akta 629), Larangan terhadap pemusnahan rekod awam, perkara25.

1) Walau apa pun mana-mana undang-undang bertulis yang berlawanan, tiada seorang pun boleh,

kecuali dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Ketua Pengarah, memusnahkan

atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di bawah

kawalan orang itu.

2) Seseorang yang berniat untuk memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-manarekod awam hendaklah:

a) memberitahu Ketua Pengarah dalam borang yang ditetapkan tentang niat untuk berbuatdemikian: dan

(b) dalam pemberitahuan itu, menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.

Tafsiran:

Pelupusan adalah satu proses di mana sesuatu aset / barang awam yang secara fizikalnya masih ada

dalam simpanan tetapi tidak digunakan atau diperlukan dan perlu dikeluarkan dari simpanan dan

rekod. Mengikut Undang-undang Malaysia, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) pelupusan ertinya cara

menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya.

Kriteria Pelupusan Buku: Pilih buku-buku yang hendak dilupus berdasarkan kriteria-kriteria berikut:

2.1 Tidak ada kulit;

2.2 Hilang muka surat;

2.3 Sistem ejaan lama;

2.4 Sukatan lama.


8/13

8

CARTA ALIR PELUPUSAN REKOD TERBITAN / BAHAN BERCETAK & BAHAN AUDIO VISUAL

Pihak Yang Proses Penjelasan

Bertanggungjawab

Mula

Agensi yang berkenaan

Jawatankuasa Pilih Buang & Pelupusan



Arkib Negara & Jabatan Audit Negara



Proses Pilih Buang Melakukan proses pilih buang bahan terlebih dahulu.

(Weeding Process)

Tidak Baiki dan pulihara

Keputusan Baiki dan simpan sekiranya masih

elok. semula

Ya Menyenaraikan bahan yang

Menyenarai usang / rosak untuk dilupus. bahan / buku

Hantar permohonan pelupusan bersama senarai

Hantar permohonan bahan pelupusan. pelupusan

Tidak Kelulusan diputuskan oleh Arkib Negara & Jabatan Audit

Keputusan Negara.

Ya Ambil tindakan pelupusan

Tindakan sama ada bahan tersebut dijual, dibakar, ditanam,

pelupusan dirincih.

Hantar Borang Hantar borang maklumat pemusnahan ke Arkib Negara Maklumat Malaysia.

Pemusnahan

Tamat


9/13

9

Contoh Surat Permohonan Pelupusan Bahan Cetak Letter Head Sekolah

Ruj.Kami :

Tarikh :

Pengarah, Arkib Negara Malaysia, Cawangan Negeri Perak,

Tingkat 9, Bangunan Sri Kinta,

Jalan Sultan Idris,

30000 Ipoh,

Perak Darul Ridzuan.

(u:p: Siapa nama pegawai arkib? Telefon tanya arkib cawangan perak)

Tuan,

PERMOHONAN PELUPUSAN BUKU MENGIKUT ARAHAN PERBENDAHARAAN 299

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Perpustakaan sekolah kami bercadang untuk melupuskan bahan-bahan buku yang telah rosakdan usang dari simpanan dan rekod kami.

3. Lampiran 1 yang turut disertakan bersama surat ini adalah merupakan senarai bahan-bahan

tersebut untuk tindakan pihak tuan selanjutnya.

4. Perhatian serta kerjasama pihak tuan berhubung perkara ini, kami dahului dengan ucapan

terima

kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah.

___________________________ ( )

Pengetua / Guru Besar

s.k Pegawai Pelajaran Daerah , Pejabat Pelajaran Daerah Kinta Utara. Ketua Penolong Pengarah, Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Perak.

Ketua PKG Dato Panglima Kinta Perak


10/13

10

Lampiran 1

Jumlah bahan / buku yang dicadang untuk dilupus adalah sebanyak _______________________buah /

naskah.

Pengesahan oleh Ketua Jabatan:

1. Adalah disahkan bahawa bahan / buku yang disenaraikan di atas telah digunakan untuktempoh__________________.

2. Bahan / buku berkenaan telah *rosak / usang / tidak diperlukan / melebihi keperluan.

3. Adalah disyorkan bahan / buku yang disenaraikan di atas dilupus secara

________________________.

___________________________________

(PENGETUA /GURU BESAR )

SMK / SK________________

* Potong mana-mana yang tidak berkenaan.


11/13

11

PENERANGAN

Arkib 9/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Terbitan dan BahanBercetak (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yangmemohon. Contoh:

Nama Kem/ Jab/Agensi : Jabatan Perangkaan Malaysia

(2) Bahagian/Cawangan/Unit : Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalamsesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bhg/Caw/Unit : Bahagian Korporat dan Khidmat Pengguna

(3) Pewujud Rekod [jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/Jabatan/Agensi

asal yang mewujudkan atau menguruskan rekod tetapi fungsi/aktivitinya telahdiberhentikan kerana „jumud‟ atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan yang baru/lain. Jabatan yang mengambilalih fungsi/aktiviti berkenaan perlu mengisinama Kementerian/Jabatan/Agensi asal.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnyadisimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam.Oleh itu, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawabmengambil tindakan pelupusan perlu menyatakan SuruhanjayaKeretapi Malaysia sebagai “pewujud rekod”.

(4) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan terbitan/bahan bercetak sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(5) Bil.: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk: Tajuk yang diberi kepada terbitan dan bahan bercetak seperti buku, buletin, leaflet dan sebagainya. Contoh:

Indeks Harga PenggunaLaporan Ketua Audit NegaraSiaran Perangkaan Bulanan (Malaysia)

(7) Tahun/Tarikh Diterbitkan: Tahun/tarikh terbitan dan bahan bercetak tersebutditerbitkan/dicetak.

(8) Meter Panjang/Jumlah : Bilangan unit rekod dan jumlah meter panjangkeseluruhan.

(9) Cadangan Pelupusan:


12/13

12

(a) Musnah - Cadangan oleh jabatan untuk memusnahkan rekod keranasegala tindakan telah tamat dan tidak diperlukan untukrujukan.

(b) Simpan - Cadangan oleh jabatan untuk pemindahan ke Arkib Negara setelah tamat tindakan di jabatan kerana mempunyai nilai sejarah/kebangsaan dan perludisimpan kekal untuk penyelidikan di masa hadapan.

(10) Catatan: Diisi bagi mencatatkan sekiranya terdapat bahan-bahan terbitan yang

rosak dan sebagainya.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab

mengemukakan permohonan pelupusan rekod.

*Nota: .Setiap permohonan pelupusan hendaklah diisi dengan lengkap dan

bertaip. Permohonan yang bertulisan tangan tidak akan diambil tindakandan jabatan perlu menyediakannya semula mengikut peraturan yang

ditetapkan.

Contoh Pengisian:


13/13

Sumber soalan: PKG Tanjung Malim

S : Bagaimana untuk lupuskan buku PSS yang rosak? J : Tiada Penyelarasan; boleh pilih salah satu cara berikut:

1) - Mohon borang permohonan pelupusan daripada Arkib NegaraCawangan Perak; Hantar borang yang telah dilengkapkan untukkelulusan; Lupus ikut cara yang diluluskan.Buka fail Pelupusan Buku untuk senarai buku yang akan dilupuskan. Potong maklumat buku dalam buku perolehan, catat ‘dilupuskan’.

2) - Asingkan buku yang bernilai tinggi dengan yang tidak bernilaitinggi.

2.1 - Senaraikan buku yang tidak bernilai tinggi sebelumdibuang/musnahkan dibuang di peringkat sekolah- Senarai disimpan untuk rekod rujukan

2.2 - Senaraikan buku yang bernilai tinggi. - Rujuk dan hantar senarai buku ke Arkib Negara negeri masing-

masing untuk kategori cara pelupusan

2.2.1 Kat.1 - Buku Bernilai Tinggi akan diambil oleh Arkib Negara

2.2.2 Kat.2 - Buku Tidak Bernilai Tinggi boleh dilupuskan di peringkat sekolah.

Manual ini diadakan khas untuk individu yang memerlukan. Pihak PKG DPK berharap dapat membantu

mempercepatkan urusan kita seharian di dalam situasi data yang sebegini. Sesungguhnya tiada yang

istimewa pada manual ini dan sekadar perkongsian ilmu yang biasa-biasa sahaja.

Penafian: PKG Dato’ Panglima Kinta adalah tidak bertanggungjawab bagi apa -apa kehilangan atau kerugian yang

disebabkan oleh penggunaan dan mana-mana maklumat yang diperolehi dari manual ini.

manual tatacara pelupusan buku perpustakaan di sekolah

Documents