pelupusan 2013.pdf

Download pelupusan 2013.pdf

Post on 29-Jan-2017

254 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Timb*lan Ketua Se*ganah Felaiaran(***ar dan Pen*banguft an Pe*dtdikan!Kementerian Peleiar*n M*tay$iaAras 3o Slck ESKompleks Feiakat K*rala*n Farcet EFusat Fentadbiren Keraiaan Per*dcutuan62S84 PUTEAJAYA

    es-&884 614SFaks : *3-83$46146

    Rul. Kami: Kp"BT.300-8972/HlffU;d. 1 7(e)Tarikh: t9 Mac 2013

    Semua Pengareh Pelajaran Negeri

    Y.Bhg. DatuUDato'/Tuan

    $URAT STAR.AN SKIifr PINJAilIAN BUKU TEKS {SFBT} :Pelakeanaail Tatacara Pelupusan Buku Teks

    De*gan segala hormatnya saya meruiuk perkara diatas.

    2. Surat $iaran ini bertujuan memaklumkan bahawa Bahagian Buku Teks(BBT) dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia (ANM) telah menyediakan JadualPelupusan Rekod (JPR) Fungsi** bagi tuju*n pelaksanaan pelupusan buku teks diseluruh negara. JPR ini mengandungi maklumat judul dan butiran berkaiten bukuteks yang dibenarkan untuk dibuat pelupusan. Merujuk kepada peruntukan seksyen25 - 29 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 6291 yang berkuat kuasa pada masa ini, bukuteks diktasifikasikan sebagai bahan bercetak iaitu rekod awarn yang perlu dilupuskanrnengikut prosedur yang telah ditetapkan,

    ...3. Selarae dengan ketetapan ini, sekotrah hendaklah melaksanakan prosespelupusan buku teks sebagairnana prosedur yang ditetapkan dalam JPR. Semuapermohonan pelupusan mestilah dihantar kepada pihak ANM terlebih dahulu nnelaluiJabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk kelulusan ANM. Manakala prasedur dankaedah pemusnahan pelupusan selepas kelulusan permohonan diberikan oleh ANMpula adalah tedakluk di bawah peraturan dan bidang kuasa yang ditentukan olehpihak JPN masing-masing {sila rujuk Tatacare Pelupusan Oleh Sekolah di bawahJPN - Lampiran 4 dan Proses Kerja Bagi Fengurusan Pelupusan Buku Teks olehSekolah dibawah JPN - Larnpiran 5).

    4. Untuk mernastikan tatacara pelupusan initerlaksana rnengikut prosedur, JPNperlu mematuhi langkahJangkah yang telah digariskan, termasuk menitikberatkantempoh simpanan buku teks di sekotah sebagaimana yang telah termaldub dalamJPR. Tempoh penyirnpanan buku teks (lupus) yang terlalu larna di sekolah selepasmendapat kelulusan akan menyebabkan pihak sekolah mengalami kesulitan. Berikutadalah tujuan JPR Fungsian ditraksanakan :

    i. Menetapkan ternpoh sirnpanen buku teks di sekolah-sekolah seluruhnegara sebelum dilupuskan bagitujuan pernusnahan atau pemindahanke Arkib Negara.

    " 1 ft&Altf$m r H&KYAT OIPAHULUKAT'I" PEi{CAPAIAI'| DIT TAMAKAH "

  • -2-

    Memastikan pelupusan rekod dilaksanakan dengan mematuhi garispanduan ANM supaya rekod bernilai kekal dapat dipelihara denganselamat manakala rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.Membolehkan penggunaan ruang simpanan rekod secara lebihekonomik.

    ...5. Bersama-sama ini disertakan bahan rujukan yang berkaitan pengurusanpelupusan rekod awam sebagai panduan kepada sekolah yang melaksanakannya.

    [.

    llr.

    Lampiran 1 -Lampiran 2Lampiran 2(a) -

    Lampiran 312t08.Lampiran 3(a)Arkib

    Lampiran 4Lampiran 5Di

    Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks.Contoh Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08.Penerangan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib2t08Contoh Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib

    - Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

    12t08.

    Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah JPNProses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah

    di bawah JPN)

    6. Sehubungan dengan itu, kerjasama pihak Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan adalahdiminta untuk memanjangkan perkara ini kepada semua sekolah di bawahpentadbiran Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan.

    Sekian, terima kasih.

    ..BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

    Saya yang menurut perintah,

    C\-**--

    -( DATUK DR. AMIN BtN SENTN )Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran(Dasar dan Pembangunan Pendidikan)Kementerian Pelajaran Malaysia

  • Buku Teks -Skim PinjamanBuku Teks (SpBT)

    . Sekolah Rendah

    . SekolahMenengah

    Semua buku bagimatapelajaran yang diperakukanoleh Kementerian:

    . Pendidikan Khas. Buku AktivitiTahap 1. Tahun t hingga 6o Peralihano Tingkatan t hingga 5. Buku Sijil TinggiAgama

    Malaysia (STAM). Cakera Padat (CD)

    Buku usang/rosak

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi

    Perubahansukatan

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpananenam (6) bulan disekolah dipatuhi

    Ditarikpenggunaan

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpanantiga (3) butan disekolah dipatuhi

    Habispenggunaan

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi

  • 2.' Buku Modul

    . Sekolah Teknikdan Vokasional

    Semua buku bagi matapelajaran yang diperakukanoleh Kementerian:

    Tingkatan 4 dan 5

    Buku usang/rosak

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi

    Perubahansukatan

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpananenam (6) bulan disekolah dipatuhi

    Ditarikpenggunaan

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpanantiga (3) bulan disekolah dipatuhi

    3. Buku PanduanGuru

    Rekod mengandungi:

    . Panduan pengajaran danpembelajaran

    . Panduan guru untukmengendalikan aktivitiatau eksperimen denganlebih berkesan

    . Cadangan aktiviti

    . tambahan kepada guruuntuk dilaksanakan dalamkelas

    . Bahan rujukan untuk gurur Contoh jawapan untuk

    soalan dalam buku aktiviti

    Buku rosak/usang

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi

    Perubahansukatan

    Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

    tempoh simpananenam (6) bulan disekolah dipatuhi

  • BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

    BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan ArkibNegara

    Tarikh Terima:( 1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebanqsaan ABC

    (2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahaqian Penqurusan

    (3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

    MAKLUMAT MENGENAI REKOD

    (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2012

    Bit.(5)

    Tajuk Siri(6)

    Tahun Diliputi(7)

    TempohPengekalan

    YangDitentukan

    DalamJadual

    (8)

    Unit Rekod(e)

    MeterPanjangRekod

    (10)

    Daripada Kepada

    1. ( 1 ) Buku Teks -(Pendidikan Khas)

    2004 2006 1 tahun 500 10 m.p

    2. ( 1 ) Buku Teks - (Peralihan) 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p3. (2)BukuModul 2005 2007 6 bulan 300 6 m.p4. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100 3 m.p

    JumlahUnitRekod:241350

    UkuranMeterPanjangRekod:28 m.p

    (11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakanpermohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

    Nama Pegawai: Nur Atiqah Muslim Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: /4&il44

    Jawatan: Pen. Tadbir Tarikh: 21 Disember 2012

  • Lampiran 2 (a)

    PENERANGAN

    BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM . ATKib 2/08

    (1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi yangmemohon.

    (2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatujabatan/agensi yang memohon.

    Nama Jabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABCNama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Pengurusan

    (3) Pewujud Rekod pika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yangmewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapifungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana Jumud' atau fungsinya telah diambilalih olehjabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yangmenyenaraikan rekod tersebut.

    Gontoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpandan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu,Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakanpelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

    (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual PelupusanRekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

    (5) Bil: Bilangan nombor seturut.(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam dalam

    Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.

    Contoh: (2) Buku tt{odulKod Kumpulan Buku Modul

    Tajuk Siri sepertidalam JPR - Buku Modul

    (7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siriyang disenaraikan.

    (8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalamruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

    (9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

  • (.__, Meter Panjang Rekod:

    i. Jumlah Rekod - Bilangan unit buku dalam setiap siri.ii. Meter Panjang - Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah

    mengukur rekod seperti di Lampiran 6 - 8.

    (11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuatpermohonan pemusnahan rekod.

    Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod(JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaktah mengambil kiragenap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.

  • CONTOH

    PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

    Lampiran 3

    Arkib 12108

    BUTIR.BUTIR JABATAN

    (1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebanqsaan ABC

    (2) Bahag ian/Cawangan/Unit:Bahaqian Penqurusan

    MAKLUMAT MENGENAI REKOD

    (3) Surat Kebenaran Pemusnahan:

    3.1 No. Ruiukan: ANM600-1 412412018 3.2 Tarikh: 31 Disember 2012

    (4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

    (5) Meter Panianq Rekod Yanq Dimusnahkan: 28 m.p

    (6) Peringkat Keselamatan: Terbuka

    (7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):..

    [_l oioat