arahan pentadbiran bilangan 1/2013 tatacara tatacara... · pdf file jadual 4 proses kerja...

1

Rujukan Kami : MQA 07/02 Jld. 2 (3)

Tarikh : 25 Februari 2013

ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 1/2013

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MQA (TPAM)

Semua Pegawai Aset,

Semua Penolong Pegawai Aset,

Semua warga MQA,

1.0 TUJUAN

1.1 Arahan pentadbiran ini adalah satu panduan lengkap pengurusan aset

alih MQA yang dapat membantu untuk merancang dan menyelia

pengurusan aset alih dengan lebih berkesan.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Tatacara Pengurusan Aset Alih MQA (TPAM) ini adalah berpandukan

Arahan Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (TPA). Peraturan ini telah dikaji semula, dikemaskini,

diseragam mengikut kesesuaian pemakaian di MQA secara menyeluruh.

3.0 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

3.1 Menguruskan semua aset alih di bawah kawalannya meliputi:

3.1.1 Penerimaan; 3.1.2 Pendaftaran; 3.1.3 Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan; 3.1.5 Penyelenggaraan 3.1.5 Pelupusan; dan 3.1.6 Kehilangan dan Hapuskira

2

3.2 Menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.

3.3 Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset MQA (JKPAM).

3.4 Menguruskan pelupusan aset alih. 3.5 Menguruskan kehilangan dan hapus kira 3.6 Menyelaras penyediaan Laporan berikut:

i. Harta Modal dan Inventori; ii. Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; iii. Pelupusan Aset Alih; dan iv. Tindakan Surcaj/Tatatertib.

4.0 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN MQA (JKPAM)

4.1 Keanggotaan JKPAM adalah seperti berikut

Pengerusi : Ketua Pegawai Eksekutif

Setiausaha : Pegawai Aset

Ahli : Semua Pengarah Bahagian/ Ketua Unit / Ketua Unit

Audit Dalam dan Penolong Pegawai Aset

4.2 Agenda mesyuarat JKPAM adalah seperti berikut:-

(i) Kedudukan Semasa Aset Alih;

(ii) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih;

(iii) Laporan Tindakan Pelupusan;

(iv) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan

(v) Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih.

4.3 Bidang tugas JKPAM adalah merancang, memantau, mengawasi dan

menyelia semua aspek pengurusan aset alih.

4.4 Mesyuarat JKPAM hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam

tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) MQA.

3

5.0 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MQA

5.1 Tatacara Pengurusan Aset Alih MQA (TPAM) ini adalah bermaksud pengurusan Harta Modal dan Inventori yang meliputi: Bab A : Penerimaan Bab B : Pendaftaran

Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Bab D : Penyelenggaraan

Bab E : Pelupusan

Bab F : Kehilangan dan Hapus kira.

5.2 Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Teknologi Maklumat boleh dihubungi

untuk penjelasan lanjut mengenai Arahan Pentadbiran ini.

6.0 TARIKH KUATKUASA

Arahan Pentadbiran ini berkuatkuasa mulai tarikh 1 Januari 2013.

Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

s.k. : Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) : Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pembangunan Dasar dan Kepakaran)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MQA KANDUNGAN

Tajuk Muka surat

PENDAHULUAN 1-2 ISTILAH 3 BAB A PENERIMAAN 4 MQA KEW.PA-1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH MQA 5 BAB B PENDAFTARAN 6-10

JADUAL 1 CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH MQA 11

JADUAL 2 PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH MQA 12

MQA KEW.PA-2 BAHAGIAN A : DAFTAR HARTA MODAL 13

BAHAGIAN B: DAFTAR HARTA MODAL 14

PENJELASAN DAFTAR HARTA MODAL 15-16

MQA KEW.PA-3 DAFTAR INVENTORI 17

PENJELASAN DAFTAR INVENTORI 18-19

MQA KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL 20

MQA KEW.PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI 21

MQA KEW.PA-6 BORANG PINJAMAN ASET ALIH MQA 22

MQA KEW.PA-7 SENARAI ASET ALIH MQA 23

MQA KEW.PA-8 LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN ………

24

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 25-27

MQA KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH MQA 28

MQA KEW.PA-10 LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL 29

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MQA KANDUNGAN

Tajuk Muka surat

MQA KEW.PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI 30 MQA KEW.PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

DAN INVENTORI 31

BAB D PENYELENGGARAAN 32-33 MQA KEW.PA-13 SENARAI ASET YANG MEMERLUKAN

PENYELENGGARAAN 34

MQA KEW.PA-14 DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL 35 BAB E PELUPUSAN 36-50 JADUAL 3 CARTA ALIRAN PELUPUSAN ASET ALIH MQA 51 JADUAL 4 PROSES KERJA PELUPUSAN ASET ALIH MQA 52 MQA KEW.PA-15 SURAT LANTIKAN AHLI LEMBAGA PEMERIKSA 53 MQA KEW.PA-16 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) 54 MQA KEW.PA-17 LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA 55 MQA KEW.PA-18 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH MQA 56 MQA KEW.PA-19 SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN 57 MQA KEW.PA-20 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH MQA 58 MQA KEW.PA-21 KENYATAAN TAWARAN TENDER PELUPUSAN

ASET ALIH MQA 59

MQA KEW.PA-22 BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH MQA 60-61 MQA KEW.PA-23 JADUAL TENDER PELUPUSAN 62 MQA KEW.PA-24 KENYATAAN TAWARAN SEBUT HARGA PELUPUSAN

ASET ALIH MQA 63-64

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH MQA KANDUNGAN

Tajuk Muka surat MQA KEW.PA-25 BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH

MQA 65

MQA KEW.PA-26 JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH

MQA 66

MQA KEW.PA-27 KENYATAAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH MQA 67 MQA KEW.PA-27(A) SENARAI ASET YANG DILELONG 68 MQA KEMBARAN A ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN PEP OLEH JKR 69 KEMBARAN B SENARAI PERKAKASAN KOMPUTER 70-71 BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA 72-76 JADUAL 5 CARTA ALIRAN HAPUS KIRA ASET ALIH MQA 77 JADUAL 6 PROSES KERJA HAPUS KIRA ASEAT ALIH MQA 78 MQA KEW.PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH MQA 79 MQA KEW.PA-29 PELANTIKAN J/KUASA PENYIASATAN 80 MQA KEW.PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH MQA 81-82 MQA KEW.PA-31 SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN 83

MQA KEW.PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET

ALIH MQA 84

1

PENDAHULUAN

1. Tatacara Pengurusan Aset Alih MQA (TPAM) ini adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi:-

Bab A : Penerimaan Bab B : Pendaftaran Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Bab D : Penyelenggaraan Bab E : Pelupusan Bab F : Kehilangan dan Hapus kira

2. Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan

MQA yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang MQA, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

3. Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

4. Peralatan ICT adalah aset alih yang diuruskan oleh Bahagian Teknologi Maklumat.

5. Aset Alih Am adalah aset selain daripada peralatan ICT yang diuruskan oleh Bahagian Pentadbiran (BP).

6. Aset Alih terbahagi kepada dua kumpulan iaitu:-

6.1 Harta Modal

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM3,000 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual

tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

6.2 Inventori

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM3,000

(Ringgit Malaysia Tiga Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

2

7. Harta Modal dan Inventori mengandungi kategori yang ditetapkan seperti

berikut:-

7.1 Kategori bagi Harta Modal ialah:-

(i) Loji/Jentera Berat; (ii) Kenderaan; dan (iii) Peralatan/Kelengkapan:

ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Pejabat/Sukan

7.2 Kategori bagi Inventori ialah:-

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM3,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:-

(i) Peralatan/Kelengkapan:

ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Pejabat/Sukan

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:-

(i) Perabot; (ii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan (iii) Pinggan Mangkuk

8. Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara Pengurusan Aset

Alih MQA (TPAM) hanyalah bagi maksud pengurusan aset alih MQA sahaja.

9. Sekiranya terdapat dasar dan peraturan yang tidak diliputi oleh Tatacara ini, atau terdapat pencanggahan antara tatacara ini dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, dasar dan peraturan kerajaan berkenaan pengurusan aset alih yang sedang berkuatkuasa hendaklah digunapakai, tertakluk kepada penerimaan pemakaian oleh MQA.

10. Tarikh Kuatkuasa

Tatacar