manual e-pelupusan

Download MANUAL e-PELUPUSAN

Post on 29-Jan-2017

258 views

Category:

Documents

4 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • ARKIB NEGARA MALAYSIA

    MANUAL e-PELUPUSAN

    SEKSYEN PELUPUSAN REKOD

    ARKIB NEGARA MALAYSIA

    18 JUN 2012

  • KANDUNGAN

    PERKARA MUKA SURAT

    Apakah e-Pelupusan 1

    Faedah e-Pelupusan 1

    Tatacara Penggunaan e-Pelupusan 2

    1. Install Aplikasi e-Pelupusan

    2

    2. Permohonan Pelupusan Rekod Menggunakan

    Aplikasi E-Pelupusan

    12

    3. Kebenaran Pelupusan Rekod

    i) Simpan ii) Musnah iii) Simpan di Jabatan

    32

    32

    33

    34

  • Manual e-Pelupusan m/s 1

    APAKAH e-PELUPUSAN ?

    e-Pelupusan ialah satu aplikasi yang dibangunkan bagi memudahkan pejabat

    awam di dalam pelaksanaan pelupusan rekod. Ia hanya digunakan bagi

    permohonan pelupusan untuk jumlah rekod yang kecil iaitu di bawah 250 unit

    fail.

    Aplikasi ini menyediakan senarai rekod mengikut format dalam Arkib 5/08 Borang

    Permohonan Bagi Pelupusan Fail yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan

    Rekod. Borang permohonan pelupusan boleh dihantar ke Arkib Negara Malaysia

    (ANM) secara dalam talian dan kelulusan permohonan juga dimajukan secara

    dalam talian.

    Pejabat awam perlu memohon kata laluan dan ID daripada ANM untuk muat

    turun aplikasi melalui portal http://www@arkib.gov.my.

    FAEDAH e-PELUPUSAN

    Dengan adanya kemudahan perkhidmatan ini, pejabat awam akan dapat :

    menjimatkan penggunaan kertas kerana tidak lagi perlu mencetak senarai rekod yang hendak dilupuskan.

    merealisasikan hasrat kerajaan untuk melaksanakan ICT Hijau di mana kerajaan berhasrat untuk mengurangkan penggunaan kertas sebanyak 70%

    menjelang tahun 2012 dan 90% menjelang tahun 2015.

    masa dapat dijimatkan kerana tidak perlu lagi :

    menghantar borang secara manual

    menaip semula senarai rekod yang perlu dipindahkan ke ANM dalam borang Arkib 11/08 Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam.

  • Manual e-Pelupusan m/s 2

    TATACARA PENGGUNAAN e-PELUPUSAN

    Pejabat awam yang hendak menggunakan aplikasi e-Pelupusan hendaklah

    mendapatkan ID pengguna dan Kata laluan bagi memuat turun aplikasi dengan

    menghubungi Arkib Negara Malaysia melalui email: spr@arkib.gov.my atau surat

    rasmi.

    1. INSTALL APLIKASI e-PELUPUSAN

    Klik pada e-Pelupusan untuk memulakan proses install.

  • Manual e-Pelupusan m/s 3

    1.1

    Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.

    Klik OK

  • Manual e-Pelupusan m/s 4

    1.2

    Klik Sila klik di sini untuk muat turun e-Pelupusan

  • Manual e-Pelupusan m/s 5

    1.3

    Tandakan Save File

    Klik OK

  • Manual e-Pelupusan m/s 6

    1.4

    Pilih dan klik eP5_08_Installer.zip bagi install aplikasi e-Pelupusan

    Keluarkan(extract) kandungan eP5_08_Installer.zip

  • Manual e-Pelupusan m/s 7

    1.5

    Buka Folder eP5_08_Installer bagi proses install aplikasi e-Pelupusan.

  • Manual e-Pelupusan m/s 8

    1.6

    Klik Next

  • Manual e-Pelupusan m/s 9

    1.7

    Tandakan di dalam kotak I agree with the above terms and conditions

    Klik Next.

  • Manual e-Pelupusan m/s 10

    1.8

    Klik Next.

  • Manual e-Pelupusan m/s 11

    1.9

    Klik Finish dan proses install selesai.

  • Manual e-Pelupusan m/s 12

    2. PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD MENGGUNAKAN APLIKASI e-PELUPUSAN

    Masukkan nama pejabat awam dan nama ringkasan pejabat awam, kemudian klik OK.

    Contoh:

    Nama Jabatan/ Agensi:

    Perpustakaan Negara Malaysia

    Nama Ringkasan Jabatan/ Agensi:

    PNM

  • Manual e-Pelupusan m/s 13

    2.1

    Klik perkataan e-Pelupusan untuk masuk.

    Peringatan Penting:

    Fail perlu disusun mengikut nombor seturut sebelum memulakan penyenaraian

    di dalam aplikasi e-Pelupusan.

  • Manual e-Pelupusan m/s 14

    2.2

    Klik Baru untuk memulakan permohonan pelupusan rekod yang baru.

  • Manual e-Pelupusan m/s 15

    2.3

    Isikan maklumat di ruang yang berkenaan.

    i. Nama Jabatan/Agensi: Nama Jabatan/Agensi yang memohon. ii. Nama Ringkasan Jabatan/ Agensi: Kata singkatan Jabatan/ Agensi yang

    memohon.

    iii. No. Rujukan Kami (Arkib): Nombor rujukan surat daripada ANM. iv. No. Rujukan Tuan: Nombor rujukan surat Jabatan/ Agensi yang memohon. v. Tarikh Penghantaran Senarai: Tarikh permohonan pelupusan dihantar.

    vi. Tarikh Penghantaran Bahan: Tarikh bahan/fail yang dihantar ke ANM (jika ada bahan/fail yang dicadang pindah ke ANM)

    vii. Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/Cawangan/Unit yang terdapat dalam sesuatu jabatan/agensi yang memohon.

    viii. Pewujud Rekod: Jabatan/ Agensi asal yang mewujudkan atau menguruskan rekod tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana

    jumud atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan/agensi yang

  • Manual e-Pelupusan m/s 16

    baru/lain. Jabatan/Agensi yang mengambilalih fungsi/aktiviti berkenaan

    perlu mengisi nama jabatan/agensi yang asal.

    ix. Kategori Rekod: Rekod-rokod dibahagi kepada dua kategori iaitu Urusan Am (housekeeping records) dan Urusan Fungsian (functional records).

    - Rekod Urusan Am berkaitan sengan pentadbiran dalaman sesebuah jabatan/agensi kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti

    pentadbiran; tanah, bangunan dan infrastruktur; aset; kewangan dan

    perakaunan; serta sumber manusia.

    - Rekod Urusan Fungsian juga dikenali sebagai rekod operational yang diwujudkan oleh jabatan untuk melaksanakan fungsi-fungsi asas dan

    tugas-tugas jabatan/agensi.

    x. Tahun Diliputi: Merujuk tarikh terawal dan terakhir rekod yang diliputi dalam ruangan (11) (rujuk muka surat 18)

    Klik Simpan

    Nota:

    Penerangan ini juga boleh dirujuk di dalam Panduan Pelupusan Rekod Awam 2010

    (Penerangan Borang Arkib 5/08 ) yang boleh dimuat turun melalui laman web

    ANM di http://www.arkib.gov.my

  • Manual e-Pelupusan m/s 17

    2.4

    Double click pada kumpulan rekod yang hendak disenaraikan.

  • Manual e-Pelupusan m/s 18

    2.5

    Klik Tambah bagi mula memasukkan maklumat fail.

  • Manual e-Pelupusan m/s 19

    2.5

    Isikan maklumat berkenaan fail.

    i. No. Rujukan Kami (Arkib): Nombor rujukan surat daripada ANM. ii. No. Rujukan (No. Fail): Nombor atau abjad atau kombinasi kedua-duanya

    sekali yang dicatat si atas kulit fail.

    iii. Tajuk Fail: Merujuk tajuk/perkara yang dicatatkan di ruang PERKARA pada kulit fail. Tajuk ini hendaklah disalin/ditaip sepertimana yang tercatat di

    atas kulit fail.

    iv. Tarikh Mula: Merujuk kepada tarikh lampiran pertama dokumen/surat dalam fail (tarikh lampiran merujuk tarikh dokumen/surat dan bukannya

    tarikh yang tercatat dalam kertas minit)

    v. Tarikh Akhir: Merujuk kepada tarikh lampiran terakhir dokumen/surat dalam fail (tarikh lampiran merujuk tarikh dokumen/surat dan bukannya

    tarikh yang tercatat dalam kertas minit)

  • Manual e-Pelupusan m/s 20

    vi. Bilangan Lampiran: Merujuk jumlah lampiran (enclosure/folio) yang terdapat dalam fail.

    vii. Taraf: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/dokumen sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

    viii. Cadanga Pelupusan: - Musnah: Cadangan oleh jabatan/agensi untuk memusnahkan fail

    kerana segala tindakan telah tamat dan tidak diperlukan untuk rujukan

    jabatan/agensi

    - Simpan: Cadangan oleh jabatan untuk memindahkan fail ke ANM setelah tamat tindakaan di jabatan/agensi kerana mempunyai nilai

    sejarah/kebangsaan dan perlu disimpan kekal untuk penyelidikan di

    masa hadapan.

    - Simpan di Jabatan: Cadangan oleh jabatan/agensi untuk menyimpan fail yang telah tamat tindakan sebagai rujukan di jabatan/agensi

    sehingga ianya mencapai tempoh untuk tindakan pelupusan yang

    seterusnya dan perlu memohon semula kepada ANM

    Klik Simpan

    Nota:

    Penerangan ini juga boleh dirujuk di dalam Panduan Pelupusan Rekod Awam 2010

    (Penerangan Borang Arkib 5/08 ) yang boleh dimuat turun melalui laman web

    ANM di http://www.arkib.gov.my

  • Manual e-Pelupusan m/s 21

    2.6

    Klik OK

  • Manual e-Pelupusan m/s 22

    2.7

    Klik Tambah untuk memasukkan maklumat fail yang seterusnya. (Rujuk muka surat 19 untuk penerangan)

    Klik Simpan.

  • Manual e-Pelupusan m/s 23

    2.8

    Klik pada icon yang dibulatkan merah seperti ini setelah selesai

    memasukkan kesemua maklumat fail yang hendak dilupuskan.

  • Manual e-Pelupusan m/s 24

    2.9

    Klik Siap sekiranya semua fail telah disenaraikan.

    Klik Cetak Senarai sekiranya ingin mencetak dan menyimpan salinan permohonan di dalam fail.

  • Manual e-Pelupusan m/s 25

    2.10

    Klik pada icon yang dibulatkan merah seperti ini untuk keluar dari

    modul dan ke modul seterusnya.

  • Manual e-Pelupusan m/s 26

    2.11

    Klik pada ruangan yang dibulatkan merah seperti di bawah. Pastikan ruangan

    tersebut bertukar ke warna biru.

    Klik Hantar SPR ke Arkib untuk menghantar senarai kumpulan rekod yang

    hendak dilupuskan ke ANM.

  • Manual e-Pelupusan m/s 27

    2.12

    Klik Yes untuk menyimpan senarai kumpulan rekod di dalam format .txt

  • Manual e-Pelupusan m/s 28

    2.13

    Klik Save dan senarai kumpulan re