tatacara pelupusan fail_rekod
TRANSCRIPT
Kuasa Melulus
Mengikut Undang-undang Malaysia, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) dan Arahan Perbendaharaan 299, Kelulusan Arkib Negara Kelulusan Arkib Negara dan Jabatan Audit Negaradan Jabatan Audit Negara hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum tindakan pelupusan dan pemusnahan rekod am dan bahan perpustakaan dilaksanakan.
Permohonan kelulusan hendaklah di alamatkan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia dan cawangan negeridan cawangan negeri yang berdekatan disetiap negeri. Begitu juga dengan Jabatan Audit Negara.
Tatacara PelupusanTatacara PelupusanFail & RekodFail & Rekod
Tatacara yang harus dipatuhi untuk Tatacara yang harus dipatuhi untuk melaksanakan proses pelupusan adalah:melaksanakan proses pelupusan adalah:
Melakukan proses pilih buang (Melakukan proses pilih buang (weeding processweeding process) ) terlebih dahulu untuk menentukan fail atau rekod terlebih dahulu untuk menentukan fail atau rekod yang hendak dilupus benar-benar sesuai untuk yang hendak dilupus benar-benar sesuai untuk dimusnahkan dan dikeluarkan dari rekod dimusnahkan dan dikeluarkan dari rekod simpanan.simpanan.
Menyenaraikan fail/rekod yang hendak dilupus Menyenaraikan fail/rekod yang hendak dilupus dengan mengisi borang dengan mengisi borang Arkib 2/08 atau atau Arkib 3/08 bagi mana-mana jabatan yang belum bagi mana-mana jabatan yang belum mempunyai JPR (Jadual Pelupusan Rekod) mempunyai JPR (Jadual Pelupusan Rekod)
Menghantar surat permohonan pelupusan kepadaMenghantar surat permohonan pelupusan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara MalaysiaKetua Pengarah, Arkib Negara Malaysia dan dan Jabatan Audit NegaraJabatan Audit Negara bersama senarai pelupusan bersama senarai pelupusan bahan untuk kelulusan [Arkib 2/08]bahan untuk kelulusan [Arkib 2/08]
Tunggu kelulusan dari arkib. Tunggu kelulusan dari arkib.
Setelah mendapat kelulusan, sekiranya terdapat Setelah mendapat kelulusan, sekiranya terdapat tanda (tanda (√) pada ruang cadangan pelupusan, fail √) pada ruang cadangan pelupusan, fail tersebut hendaklah disimpan di arkib dengan tersebut hendaklah disimpan di arkib dengan mengisi borang Arkib mengisi borang Arkib 11/08
Manakala yang bertanda (X) fail/rekod tersebut Manakala yang bertanda (X) fail/rekod tersebut hendaklah dimusnahkan.hendaklah dimusnahkan.
Melaksanakan tindakan pelupusanMelaksanakan tindakan pelupusan setelah mendapat kelulusansetelah mendapat kelulusan dari dari Ketua Pengarah, Arkib Negara Ketua Pengarah, Arkib Negara
Malaysia dan Jabatan Audit Negara.Malaysia dan Jabatan Audit Negara.
Menghantar borang maklumat Menghantar borang maklumat pemusnahanpemusnahan [ Arkib 12/08] ke ke Arkib Negara Malaysia setelah Arkib Negara Malaysia setelah selesai proses pemusnahan / selesai proses pemusnahan /
pelupusan dijalankan.pelupusan dijalankan.
CARTA ALIR PROSES PELUPUSAN REKOD
(secara pemusnahan atau pemindahan)
Permohonan Pelupusan
Simpan di Jabatan
Simpan di Jabatan selagi diperlukan.
Pemusnahan
Hantar Borang Arkib 2/08 atau3/08
Terima Surat Kebenaran
Pemusnahan
Musnah
Hantar Borang Arkib 12/08
Pemindahan
Hantar Borang Arkib 11/08
Pengesahan ANM
Setuju
Hubungi ANM (tentukan tarikh dan
masa)
Pindaan
Tidak Setuju
Pindah Rekod
CARTA ALIR PELUPUSAN REKOD AM KEWANGAN DAN PERAKAUNAN DI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
PTJ mengasingkan Rekod Am Kewangan dan Perakunan yang telah tamat tindakan dan telah memenuhi tempuh pengekalan dalam jadual.
PELUPUSAN SECARA PEMUSNAHAN
PTJ mengisi borang Permohonan Arkib 4/08
Menghantar Borang Arkib 4/08
Arkib Negara / Arkib Negara
Cawangan Negeri
Audit Negara / Audit Negari
Menerima kelulusan / kebenaran drp Ketua Pengarah Arkib Negara dan Ketua Audit Negeri
Melaksanakan pemusnahan rekod
Menghantar Kewangan-Arkib 13/08
Simpan sesalinan di fail PTJ
PELUPUSAN SECARA PEMINDAHAN
PTJ mengisi borang Permohonan Arkib 11/08
Menerima kelulusan / kebenaran
Rekod dipindahkan ke Arkib Negara atau tempat lain yang ditetapkan oleh Ketua
Pengarah Arkib Negara
Sesalinan Dokumen Kebenaran disimpan di dalam fail PTJ
Kaedah untuk melaksana cara pelupusan adalah Kaedah untuk melaksana cara pelupusan adalah tertakluk kepada tertakluk kepada Surat Kementerian Kewangan, Surat Kementerian Kewangan, bertarikh 3 November 1993,bertarikh 3 November 1993, Pelupusan Bahan-Bahan Pelupusan Bahan-Bahan Bercetak / Kertas Terpakai Daripada Kementerian / Bercetak / Kertas Terpakai Daripada Kementerian / Jabatan Kerajaan / Badan Berkanun Jabatan Kerajaan / Badan Berkanun iaitu;iaitu;
Jualan melalui sebutharga bagi kuantiti yang banyak. Jualan melalui sebutharga bagi kuantiti yang banyak. Hasil jualan akan dikreditkan ke dalam akaun hasil Hasil jualan akan dikreditkan ke dalam akaun hasil jabatan.jabatan.
Jual terus kepada kilang-kilang kitar semula bagi kuantiti Jual terus kepada kilang-kilang kitar semula bagi kuantiti yang sedikit. yang sedikit. Hasil jualan juga akan dikreditkan ke dalam Hasil jualan juga akan dikreditkan ke dalam akaun hasil jabatan.akaun hasil jabatan.
Pembakaran hendaklah dibuat mengikut peraturan Pembakaran hendaklah dibuat mengikut peraturan semasa mengenai kualiti alam sekeliling dan garis semasa mengenai kualiti alam sekeliling dan garis panduan yang ditetapkan oleh panduan yang ditetapkan oleh Jabatan Alam Sekitar.Jabatan Alam Sekitar.
Tatacara Pelupusan.Tatacara Pelupusan.
Bahan yang mengandungi Bahan yang mengandungi maklumat peribadi maklumat peribadi orang perseoranganorang perseorangan hendaklah dikoyak atau hendaklah dikoyak atau dirincih sebelum tindakan penjualan.dirincih sebelum tindakan penjualan.
Pelupusan secara tanam hendaklah Pelupusan secara tanam hendaklah dilaksanakan dengan mengambil langkah-dilaksanakan dengan mengambil langkah-langkah yang sesuai supaya sebarang benda langkah yang sesuai supaya sebarang benda hidup termasuk tumbuh-tumbuhan serta hidup termasuk tumbuh-tumbuhan serta keadaan alam sekitar tidak terancam.keadaan alam sekitar tidak terancam.
Cara-cara lain yang difikirkan sesuai.Cara-cara lain yang difikirkan sesuai.
Tatacara Pelupusan.Tatacara Pelupusan.
BORANG-BORANG PELUPUSANBorang Arkib 1/2008 : Jadual Pelupusan Rekod
Borang Arkib 2/2008 : Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam
Borang Arkib 3/2008 : Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik
Borang Arkib 4/2008 : Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan
Borang Arkib 5/2008 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang Tidak DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 6/2008 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Kartografi (Yang Tidak DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 7/2008 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Seni Bina (Yang Tidak DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 8/2008 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Pandang Dengar (Yang Tidak
DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 9/2008 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan Dan Bahan Bercetak (Yang Tidak DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 10/2008 : Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Elektronik (Yang Tidak DiNyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
Borang Arkib 11/2008 : Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam
Borang Arkib 12/2008 : Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
Borang Arkib 13/2008 : Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan
Sebarang pertanyaan, sila hubungi Pn. Zuraidah–03-62005724 atau Pn. Sabariah–03-62005722
Segala rekod atau fail kewangan, perlulah dihantar sesalinan borang-borang permohonan ke :
i. Arkib Negara (Cawangan Negeri Perak)i. Arkib Negara (Cawangan Negeri Perak) Tel : 05-2494446 / 2494447Tel : 05-2494446 / 2494447 Faks : 05-2494448 Faks : 05-2494448
ii. Jabatan Audit (Dalam/Luar) Cwn Negeri Perak. ii. Jabatan Audit (Dalam/Luar) Cwn Negeri Perak.
iii. AG (Accountant General) – ANM (Akauntan iii. AG (Accountant General) – ANM (Akauntan Negara Malaysia) Cawangan Negeri PerakNegara Malaysia) Cawangan Negeri Perak Tel: 05- 2547304 / 05Tel: 05- 2547304 / 05