majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · penolakan ke atas permohonan berkenaan kepada ppt. v....

MANUAL MPK BIL : 18 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

PENGURUSAN SISTEM TEMPAT LETAK

KERETA BERKUPON

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.18 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Pengurusan Sistem Letak Kereta Berkupon 2

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5-6

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA BAHAGIAN 7

5.0 SUMBER KUASA 8

6.0 SKOP KERJA 8

7.0 PROSES KERJA 8-11

8.0 CARTA ALIR 12-15

9.0 PENUTUP 16

10.0 LAMPIRAN 16


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya

Terbilang diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi

tugas kita bersama sebagai wargakerja MPK untuk

berusaha membuat penambahbaikan agar

penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi,

berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Majlis yang sempurna tanpa kecacatan akan melambangkan

kebertanggungjawaban atau akauntibiliti pegawai atau urusetia yang

mengurus.

Walaupun mesyuarat untuk membincangkan sesuatu acara majlis

telah dibuat namun sering berlaku berbagai kelemahan dan kecacatan

majlis dapat kita lihat. Umpamanya perkihdmatan yang tidak

memuaskan pelanggan hingga menyebabkan banyak aduan negetif

diterima oleh Majlis.

Sebagai usaha penambahbaikan dan untuk mengelakkan berulang

kelemahan dan kecacatan tersebut maka manual ini disediakan

dengan tujuan supaya majlis dapat dilaksanakan cukup sempurna dan

ceria

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu

untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam semua bidang

dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya status bandaraya

kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar bersedia dam

mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya memberi hasilkerja

dan penyampaian perkhidmatan yang sangat memuaskan hati semua

pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan Bin Mukri

Setiausaha MPK


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Jabatan Kewangan berfungsi menyediakan perkhidmatan

pengurusan kewangan kepada semua warga kerja, jabatan-

jabatan dalam Majlis, pembayar cukai serta orang awam

dengan cekap dan berkesan selaras dengan keperluan akta

yang digunapakai.

Antara sasaran Jabatan Kewangan adalah meningkatkan kecekapan

Pengurusan Kewangan dengan melaksanakan kawalan dalaman ke atas

kawalan perbelanjaan dan kawalan kutipan hasil yang efektif. Sasaran

kutipan hasil haruslah dicapai disamping memastikan pengurusan tunggakan

hasil dijalankan dengan lebih berkesan dan sistematik. Pengurusan

perbelanjaan haruslah dikawal bagi memastikan perbelanjaan berhemah dan

mampu memberi impak yang lebih besar kepada ‘stakeholder’ serta membuat

pembayaran dalam tempoh 14 hari seperti yang telah ditetapkan di dalam

Arahan Perbendaharaan.

Manual Prosedur Kerja adalah penting di dalam sesebuah organisasi

kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan kakitangan dalam

menjalankan tugas. Kecemerlangan kakitangan dalam sesebuah organisasi

tidak bergantung kepada kemampuan teknologinya semata-mata. Ianya

berkait rapat dengan kualiti kerja kakitangan dan pembaharuan sistem-sistem

kerja di dalam sesebuah organisasi itu.

Manual ini juga memberi panduan mengenai peraturan yang perlu

dipatuhi dan larangan yang perlu dihindarkan oleh semua kakitangan Majlis

bagi memberi perkhidmatan yang sentiasa berprestasi tinggi, berkualiti dan

dihormati oleh semua pihak. Oleh yang demikian, saya berharap agar

kakitangan dapat memberikan kerjasama dan sokongan dengan cekap dan

berkesan semasa menjalankan tugas.

Sekian Terima Kasih Zahrin bin Md Nasir Pengarah Kewangan Majlis Perbandaran Klang


2013


1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga

Klang.

1.3 Memastikan mutu perkhidmatan pengurusan tempat letak

kereta adalah pada tahap maksima.

1.4 Memastikan tindakan-tindakan kutipan hasil letak kereta

mencapai sasaran RM7 juta setahun.

1.5 Memberi panduan kepada setiap kakitangan dalam mencapai

Sasaran Kerja Tahunan yang telah ditetapkan sebanyak 90%

dalam memberi perkhidmatan dan kutipan hasil letak kereta.

1.6 Mengenalpasti tindakan alternatif atau pelan kontigensi

supaya tindakan-tindakan penambahbaikan dapat diambil.

1.7 Mengenalpasti kelemahan untuk penambahbaikan.

1.8 Sebagai rujukan bagi warga MPK dan pihak luar yang ingin

mendapatkan maklumat Pengurusan Sistem Letak Kereta

Berkupon

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Unit Letak Kereta Jabatan Kewangan adalah bertanggungjawab

mengendalikan dan menguruskan tempat letak kereta dalam kawasan Majlis Perbandaran Klang seperti berikut :

i. Mewujudkan persekitaran Bandar yang tersusun,

terancang melalui perkhidmatan tempat letak kereta.

ii. Mewujudkan keselesaan dan kemudahan kepada orang ramai untuk meletak kenderaan.

iii. Mengawal perletakan kenderaan suoaya tersusun dan tidak menganggu lalu lintas.

2.2 Keseluruhan 12,519 petak letak kereta dengan anggaran hasil

tahunan sebanyak RM7 juta.


2013


2.3 Mengamalkan Sistem Tempat Letak Kereta Berkupon bagi

mengutip bayaran letak kereta.

2.4 Menguatkuasakan Sistem Tempat Letak Kereta Berkupon di Perintah Pengangkutan Jalan (Peruntukan Tempat Letak Kereta)(Majlis Perbandaran Klang) 2007.

3.0 DEFINISI / SINGKATAN

3.1 Tempat Letak Kereta Bahagian Letak Kereta“ Tempat Letak Kereta “ ertinya suatu tempat yang diasingkan sebagai tempat di mana kenderaan motor atau mana-mana kelas atau perihalan kenderaan motor yang dinyatakan diletak.

3.2 “ Kupon Letak Kereta “ ertinya kupon yang dikeluarkan oleh Majlis apabila bayaran dibuat yang di atasnya tercatat kadar bayaran, tempoh masa dan tarikh, bagi membenarkan kenderaan motor diletakkan di mana-mana petak letak kereta di tempat letak kereta, kecuali di tempat letak kereta terkawal atau tepat letak kereta musim untuk tempoh masa tersebut pada tarikh itu.PW Pengarah Kewangan

3.3 TPW

Timbalan Pengarah Kewangan

3.3 PPW Penolong Pengarah Kewangan

3.4 PTK Pembantu Tadbir Kanan 3.5 PT Pembantu Tadbir 3.6 PO

Purchase Order (Borang Pesanan)

3.7 DO Delivery Order (Borang Serahan)


2013


4. CARTA BAHAGIAN/UNIT

PENGARAH KEWANGAN (W52)

TIMBALAN PENGARAH KEWANGAN (W48)

PENOLONG PENGARAH KEWANGAN (W41)

PEMBANTU TADBIR KANAN (N22)

PENTADBIRAN

PEMBANTU TADBIR (N17)

ATTENDAN LETAK KERETA (KUP) 12 ORANG

KUPON

PETAK

PEMBANTU TADBIR (17) 5 ORANG

PEMBANTU TADBIR (N17) 1 ORANG

PAS BULANAN/ PAS PENDUDUK

PEMBANTU TADBIR (N17) 1 ORANG


2013


5. SUMBER KUASA 5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan

manual adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

ii. Akta Pengangkutan Jalan 1987

iii. Perintah Pengangkutan Jalan (Peruntukan Tempat Letak

Kereta) (Majlis Perbandaran Klang) 2007

iv. Pekeliling dan Arahan Yang Di-Pertua

6. SKOP KERJA

Skop kerja di unit letak kereta merangkumi beberapa proses kerja iaitu:-

6.1 Jualan kupon letak kereta jam secara tunai.

6.2 Jualan kupon letak kereta jam secara penghantaran kepada ejen

(door delivery)

6.3 Jualan Pas Bulanan dan Pas Penduduk secara tunai di kaunter.

6.4 Penyewaan petak khas

7. PROSES KERJA

7.1 Jualan kupon letak kereta jam secara tunai

i. Bahagian Letak Kereta akan menerima stok kupon letak

kereta jam dari Ibu Pejabat.

ii. PT akan menyemak semua stok yang diterima mengikut

nombor siri .

iii. PT akan membuat pengagihan kupon-kupon tersebut

mengikut borang pesanan yang diminta oleh ejen.

iv. Sebelum membuat borang serahan, PT akan menyemak

status ejen. Jika ejen baru, Ejen perlu membayar

cagaran.

v. Jika status ejen sediada, maka PT akan menyerahkan

borang serahan dengan mengeluarkan bil pelbagai dan


2013


jika ejen baru , PT akan mengeluarkan bil cagaran dan bil

bayaran.

vi. Ejen perlu menjelaskan bayaran selepas tolak komisen di

kaunter Tengku Kelana, Klang.

vii. PT akan menerima resit bayaran dari ejen dan

mengeluarkan kupon mengikut nombor siri di borang

serahan.

viii. PT akan mengepilan borang pesanan, borang serahan,

salinan resit bayaran dan salinan resit cagaran.

ix. PT akan membuat laporan pengeluaran stok dan diberi

kepada PTK untuk disemak.

x. Selepas disemak, PPT akan membuat pengesahan dan

laporan itu akan dihantar ke Unit Pengurusan Hasil, Ibu

Pejabat MPK.

7.2 Jualan kupon letak kereta jam secara penghantaran kepada

ejen (door delivery)

i. Bahagian Letak Kereta akan menerima stok kupon letak

kereta jam dari Ibu Pejabat.

ii. PT akan menyemak semua stok yang diterima mengikut

nombor siri .

iii. PT akan membuat pengagihan kupon-kupon tersebut

mengikut borang pesanan yang diminta oleh ejen.

iv. Sebelum membuat borang serahan, PT akan menyemak

status ejen. Jika ejen baru, ejen perlu mengisi borang

permohonan untuk menjadi ejen.

v. PT akan membuat borang serahan (DO) mengikut bilangan

kupon yang diminta oleh ejen.

vi. PT dan pemandu akan pergi ke kawasan ejen untuk

menghantar kupon-kupon yang dipesan.

vii. PT akan mengeluarkan resit Pin.KEW 38 semasa menerima

wang dari ejen.Keesokan hari, PT akan menjelaskan wang


2013


diterima dari ejen di kaunter dengan menggunakan Bil.

Pelbagai.

viii. PT akan mengepilan borang pesanan, borang serahan,

salinan resit PIN.KEW38, salinan resit bayaran.

ix. PT akan membuat laporan pengeluaran stok dan diberi

kepada PTK untuk disemak.

x. Selepas disemak, PPT akan membuat pengesahan dan

laporan itu akan dihantar ke Unit Pengurusan Hasil, Ibu

Pejabat MPK.


i. Stok Pas Bulanan dan Pas Penduduk yang berada di BLK,

PTK akan membuat semakan dan PTK akan mengagihkan

stok kepada Ibu Pejabat dan Kaunter Tengku Kelana.

ii. PT di kaunter akan memberi borang permohonan kepada

pelanggan yang ingin membeli Pas Bulanan dan Pas

Penduduk.

iii. Selepas mengisi borang pelanggan boleh membayar dengan

tunai tanpa resit.

iv. PT akan mengisikan tarikh tamat sahlaku dan mengecop

dengan cop rasmi di atas ruang yang disediakan di pas.

v. Selepas tutup kaunter jualan, PT akan mengisikan laporan

harian dan buku kawalan harian yang perlu disemak oleh

PTK.

vi. PT akan menyerahkan laporan harian, borang permohonan

disertakan dengan wang kepada PTK.

vii. PTK akan mengeluarkan bil.pelbagai untuk menjelaskan

kutipan di kaunter.

viii. PTK akan kepilkan bil pelbagi dengan laporan harian dan

disimpan sebagai rujukan bagi membuat laporan bulanan.

ix. PTK akan menyediakan laporan bulanan dan diserahkan

kepada PPW untuk disemak dan disahkan oleh TPW


2013



i. PT akan menyerah borang permohonan kepada penyewa

bagi memohon.

ii. Penyewa akan memberi maklumbalas kepada Jabatan,

samada mererima atau menolak tawaran.

iii. PT akan memastikan setiap permohonan yang baru

mengikut syarat sewa petak khas yang ditetapkan oleh

Majlis.

iv. PT juga dikehendaki membuat siasiatan serat gambar petak

yang dipohon dan membuat laporan /cadangan/ sokongan/

penolakan ke atas permohonan berkenaan kepada PPT.

v. PPT menyediakan surat kelulusan sewa petak khas dengan

syarat atau surat penolokan sewa petak khas kepada setaip

pemohon.

vi. Salinan surat dihantar kepada Jabatan Pelesenan & Penjaja,

Penguatkuasa untuk makluman.

vii. Penyewa baru akan membayar cagaran dengan bayaran

petak khas.

viii. PT akan memantau semula petak-petak yang telah sewa

khas bagi mengelakkan petak tersebut disalahgunakan.


2013


8 CARTA ALIR

8.1 Jualan kupon letak kereta jam secara tunai kepada ejen

Terima kupon dari HQ

Stok disemak oleh PTdan

diagihkan mengikut pesanan

(PO) ejen .

PT akan membuat (DO) dan

mengeluarkan resit

PT keluarkan

bil cagaran

dengan resit

Pelanggan perlu bayar di

kaunter Tengku Kelana

PT akan terima resit bayaran dan

mengeluarkan stok kepada ejen

. PT akan mengepilkan borang

pesanan, borang serahan, resit

bayaran dan cagaran

PT akan membuat laporan untuk

disemak oleh PTK dan

disahkan oleh PPT

Ejen baru ? Ya

Tidak


2013


8.2 Jualan kupon letak kereta jam secara penghantaran kepada ejen

(door delivery)

Terima kupon dari HQ

Stok disemak dan diagihkan

mengikut pesanan (PO) ejen .

membuat (DO) dan

mengeluarkan resit

Ejen perlu datang ke HQ untuk

memohon ejen

Door delivery mengikut

pesanan

PIN KEW.38 diguna untuk

mengeluarkan resit apabila ejen

membayar

. Keesokkan hari,wang yang

diterima akan dijelaskan di kaunter

dengan menggunakan

bil.pelbagai.

Mengepilkan borang pesanan,

borang serahan, resit bayaran dan

cagaran

Membuat laporan untuk disemak

oleh PTK dan disahkan oleh PPT

Ejen baru ? Ya

Tidak


2013



Stok disemak di BLK dan diagihkan kepada HQ dan Kaunter Tengku Kelana

Di kaunter, pelanggan perlu mengisi borang untuk membeli pas bulanan atau pas penduduk.

Pas bulanan diisikan dengan

tarikh tamat ,PT mengambil

nombor siri dan dijual kepada

pelanggan

Jika pelanggan perlukan resit? ya

Tidak Keluarkan resit Pin 38

Terima wang. Tutup kaunter

Isikan laporan harian dan buku

kawalan harian

Keluarkan bil pelbagai untuk

menjelaskan bayaran pas

bulanan keseluruhan.

Kepilkan bil pelbagai dengan

laporan harian

.

Laporan serah kepada PTK untuk

disemak

PTK akan serah laporan ke HQ

untuk disahkan


2013



Serah borang permohonan kepada penyewa

Maklumbalas dari penyewa

` Menyemak permohonan

mengikut syarat yang ditetapkan

Membuat siasiatan bergambar

tentang petak dimohon

Terima permohonan? Tidak Membuat laporan

penolakan ke atas

permohonan

Ya

Sediakan surat kelulusan sewa

petak khas

Penyewa baru , bayar cagaran dengan bayar untuk petak .

Memantau semula , petak yang

telah disewa.


2013


9. PENUTUP

9.1 Hasil Majlis letak kereta berkupon akan meningkat dengan

tinggi.

9.2 Sistem letak kereta berkupon menyenangkan orang awam untuk

membayar semasa meletak kenderaan bagi mengantikan

Sistem Berbayar dan Peraga.

9.3 Pengurusan sistem ini juga sistematik, teratur dan mudah untuk

mengendalikan.

10. LAMPIRAN

10.1 Borang Permohonan Ejen Baru

10.2 Borang Pesanan Tempahan

10.3 Borang Serahan

10.4 Laporan Jualan Kupon Di Kaunter

10.5 Borang Permohonan Pas Bulanan

10.6 Kain Rentang

10.7 Kupon Jam

10.8 Pas bulanan

10.9 Pas Penduduk

majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · penolakan ke atas permohonan berkenaan kepada ppt. v....

Documents