majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · surat sepatah kata daripada ... bertanggungjawab...

MANUAL MPK BIL : 72 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

URUSAN TUNTUTAN TUNGGAKAN SEWA

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.72 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Urusan Tuntutan Tunggakan Sewa 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA

SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA

3-4

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

5

1.0 TUJUAN MANUAL

6

2.0 LATAR BELAKANG

6-7

3.0 DEFINISI

7

4.0 CARTA BAHAGIAN

8

5.0 SUMBER KUASA

9

6.0

SKOP KERJA

9-10

7.0 PROSES KERJA

10-13

8.0 CARTA ALIR

14

9.0 PENUTUP

15

10.0 LAMPIRAN

16-27


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya Terbilang di

Malaysia menjelang 2015 maka menjadi tugas bersama sebagai

warga kerja MPK untuk berusaha membuat penambahbaikan agar

penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi, berkualiti tinggi atau

berkelas dunia sebelum tibanya pengiktirafan status Bandaraya

tersebut.

Majlis yang sempurna tanpa kecacatan akan melambangkan kebertanggungjawaban

atau akauntibiliti pegawai atau urusetia yang mengurus. Kecacatan majlis dapat

diminimakan atau dielakkan jika majlis diurus oleh satu agensi tetapi jika banyak agensi

terlibat maka risiko berlaku kecacatan majlis kerap berlaku lebih-lebih jika sikap

bertanggungjawab kepada tugasan yang diberi tidak dilaksanakan sepenuhnya atau

sambil lewa saja.

Bagi memastikan perkara-perkara yang berkaitan dengan tunggakan sewa dijalankan

dengan teratur dan sempurna maka Manual ini disediakan sebagai rujukan utama

proses tuntutan tunggakan sewa yang secara langsung akan membantu Majlis dalam

membentuk satu sistem tuntutan tunggakan sewa.

Manual ini akan membolehkan individu dalam pejabat mengetahui objektif dan fungsi

utama sesebuah jabatan terutamanya unit sewa dalam menguruskan tuntutan sewa.

Penetapan fungsi serta pembahagian aktiviti yang jelas membolehkan setiap bahagian /

unit dengan jelas mengetahui parameter tugas masing-masing. Rangkaian manual ini

akan memberi gambaran yang jelas kepada semua pihak yang terlibat berkenaan

dengan langkah-langkah dalam menuntut tunggakan sewa.

Manual ini akan mendokumentasikan secara sistematik cara tunggakan sewa dituntut.

Tiap-tiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu kerana kerja yang

dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang ditetapkan boleh

menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan. Bagi membolehkan

kerja dibuat dengan tepat dan cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan.


2013


Justeru, marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto yang telah

ditetapkan iaitu: “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu untuk membuat perubahan

dan penambahbaikan dalam semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba

masanya status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dan mampu menggalas tanggungjawab yang berupaya memberi hasil kerja

dan penyampaian perkhidmatan yang sangat memuaskan hati semua pelanggan MPK

atau “stakeholder” dan rakyat umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd IkhsanBin Mukri

Setiausaha Majlis Perbandaran Klang


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Dengan lafaz Bismillahhirahmanrrahim….. Assalamualaikum w.r.t. dan

salam perpaduan saya ucapkan. Terlebih dahulu saya ingin bersyukur

ke hadrat ilahi atas limpah dan kurnianya penyediaan manual ini dapat

direalisasikan dan Jabatan Undang-Undang dapat menyiapkan manual

kerja bagi Jabatan Undang-Undang mengikut format dan bentuk yang

lebih tersusun dan sistematik.

Sebelum diteruskan dengan lebih lanjut lagi, ingin saya merakamkan jutaan terima

kasih kepada seluruh pegawai dan kakitangan Jabatan Undang-Undang yang telah

bekerjasama memikul tanggungjawab di dalam menyediakan manual ini.

Adalah diharapkan agar manual ini dapat membantu pegawai dan kakitangan di dalam

menjalankan tugas dengan lebih cekap dan teratur seterusnya menghasilkan kerja yang

berkualiti tinggi. Adalah juga diharapkan agar manual ini dapat memberi manfaat

kepada kakitangan MPK seluruhnya. Akhir sekali sebagai penutup bicara ingin saya

kongsikan serangkap pantun:

“ Buah pelaga makan dihilir,

Di bawa orang dari hulu,

Sebarang kerja hendak digilir,

Supaya jangan mendapat malu”

Sekian, terima kasih.


2013


1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik

[PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga Majlis Perbandaran Klang

dan warga Klang.

1.3 Menyediakan langkah-langkah tindakan agar proses pengurusan tuntutan

tunggakan sewa berjalan dengan teratur.

1.4 Menyelaraskan tindakan tuntutan tunggakan sewa dengan lain-lain

jabatan.

1.5 Memastikan setiap tuntutan tunggakan sewa yang dibuat adalah teratur

dan mengikut peruntukan undang-undang.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Sewa adalah bayaran yang dibuat oleh penyewa kepada tuan tanah /

rumah dibawah syarat pajakan atau perjanjian penyewaan.

Tanggungjawab membayar sewa adalah tersirat dalam semua perjanjian

penyewaan. Sekiranya penyewa gagal membayar sewa, sewa akan

menjadi tertunggak.

2.2 Tuan tanah / rumah boleh mengambil tindakan mahkamah keatas

penyewa untuk mendapatkan sewa yang patut dibayar secara amnya cara

dan waktu bayaran akan ditentukan dalam perjanjian sekiranya tidak

dinyatakan dalam perjanjian sewa patut dibayar kepada tuan tanah / rumah

atau ejennya pada akhir jangka mana sewa.


2013


2.3 Tunggakan sewa di Majlis merupakan tunggakan sewa gerai di mana

penyewa–penyewa akan menandatangani perjanjian penyewaan gerai

Majlis dan sewa hendaklah dibayar mengikut tarikh perjanjian penyewaan

ditandatangani.

2.4 Proses tuntutan tunggakan sewa dikendalikan oleh Unit Sewa, Jabatan

Undang-Undang dimana Notis Undang-Undang akan dikeluarkan kepada

penyewa-penyewa untuk dijelaskan segala tunggakan dalam 14 hari dari

tarikh Notis Undang-Undang. Sekiranya selepas 14 hari, tunggakan masih

tidak dijelaskan, Unit Sewa akan merujuk kes tunggakan-tunggakan sewa

kepada panel peguam yang dilantik.

3.0 DEFINISI

3.1 Sewa adalah merupakan bayaran yang perlu dibayar oleh penyewa yang

menyewa premis-premis milik Majlis yang termasuk gerai sayur, gerai

daging, dan gerai makan.

3.2 Sewa yang tertunggak dan tidak dibayar kepada Majlis perlu dituntut

samada daripada penyewa atau bekas-bekas penyewa.


2013


4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT

KHIDMAT NASIHAT &

PERUNDANGAN

NURUL HANIM BINTI ABDUL HAKIM

PEM. TADBIR (N17) (K)

PembantuTadbir (N 17)(T)

17)(T)

UNIT SEWA

ZULINA BINTI YAHYA

PEGAWAI UNDANG-UNDANG (L44)

PegawaiUndang-Undang (L) 44)(T) HAMIDAH BINTI MOHD HABIB

PEM. TADBIR (N17) (T)

AZIZAN BIN HJ SALLEH

PENGHANTAR NOTIS (N3) (T)


2013


5.0 SUMBER KUASA

5.1 Akta

i. Akta Kerajaan Tempatan, 1976 (Akta 171);

ii. Akta Kontrak 1950 (Akta 136);

iii. Akta Mahkamah Kehakiman 1964 (Akta 91);

5.2 Kaedah

i. Kaedah-Kaedah Mahkamah Rendah, 1955;

ii. Kaedah-Kaedah Mahkamah Tinggi, 1980;

iii. Kaedah-Kaedah Mahkamah, 2012;

5.3 Lain-lain

i. Perjanjian Penyewaan yang ditandatangani;

6.0 SKOP KERJA

6.1 Menerima dokumen tuntutan sewa daripada Jabatan Kewangan.

6.2 Merekod senarai nama bekas penyewa.

6.3 Menyediakan Notis Undang-Undang kepada bekas penyewa.

6.4 Menyerahkan Notis Undang-Undang kepada Penghantar Notis untuk

diserahkan secara kendiri kepada bekas-bekas penyewa.

6.5 Merekod Notis Undang-Undang yang berjaya diserah atau gagal diserah.


2013


6.6 Merekod Notis Undang-Undang yang berjaya diserah atau gagal diserah.

6.7 Sekiranya Notis Undang-Undang gagal diserah atau penyewa berpindah,

sesalinan afidavit akan disediakan beserta Notis Undang-Undang tersebut

dan akan dikembalikan ke Jabatan Kewangan.

6.8 Sekiranya Notis Undang-Undang berjaya diserah, susulan semula kepada

penyewa untuk menjelaskan bayaran tertunggak dan membuat semakan

pembayaran melalui Sistem Astra akan dibuat selepas 14 hari dari tarikh

Notis Undang-Undang diserah.

6.9 Sekiranya tiada pembayaran dibuat, tunggakan yang melebihi RM300

akan didaftarkan untuk tindakan peguam.

6.10 Sekiranya telah membuat pembayaran, pembayaran di rekodkan dalam

buku rekod dan selesai.

6.11 Menyediakan laporan mingguan/bulanan untuk semakan dan rujukan

pegawai.

7.0 PROSES KERJA

7.1 TUNTUTAN SEWA

7.1.1 Proses tuntutan tunggakan sewa akan dimulakan apabila unit sewa,

Jabatan Undang-Undang menerima dokumen daripada Jabatan

Kewangan. Dalam Keadaan ini, Jabatan Kewangan akan memeberikan

maklumat dan butir-butir individu yang hendak diambil termasuk nama


2013


penyewa, lokasi premis, nombor akaun, dan jumlah tunggakan maklumat-

maklumat tersebut akan direkodkan dalam buku daftar

7.1.2 Selepas maklumat direkodkan Notis Undang-Undang akan disediakan

antara lainnya penyewa dikehendaki untuk menjelaskan tunggakan dalam

14 hari dari tarik Notis Undang-Undang.

7.1.3 Notis Undang-Undang kemudiannya akan diserahkan kepada Penghantar

Notis Jabatan Undang-Undang untuk diserahkan secara kendiri kepada

penyewa berdasarkan alamat yang diberikan oleh Jabatan Kewangan

sekiranya Notis Undang-Undang tidak berjaya diserahkan. Penghantar

Notis akan menyediakan afidavit yang menyatakan sebab Notis Undang-

Undang tidakan dapat diserah.

7.1.4 Bagi Notis Undang-Undang yang berjaya diserah, susulan akan dibuat

semula selepas 14 hari dari tarikh Notis Undang-Undang diserah dan

semakan akan dibuat melalui sistem Astra.

7.1.5 Sekiranya tiada pembayaran di buat bagi Notis Undang-Undang yang

telah berjaya diserah, tindakan peguam akan diambil bagi tunggakan yang

melebihi RM300.00. Seterusnya pihak Jabatan Undang-Undang akan

menghantar surat kepada Jabatan Kewangan untuk meminta penyata

akaun terkini bagi penyewa-penyewa yang telah berjaya diserah Notis

Undang-Undang.


2013


7.1.6 Surat pemilihan peguam akan disediakan oleh Unit Sewa kepada Tuan

Setiausaha bagi memilih dan melantik peguam untuk mengambil tindakan

guaman terhadap penyewa.

7.1.7 Surat lantikan peguam akan disediakan oleh unit sewa kepada Peguam

yang telah dilanik oleh Tuan Setiausaha.

7.2 MENERIMA BAYARAN SEWA

7.2.1 Sebelum tindakan guaman

i Pembantu Tadbir Unit Sewa menyediakan Laporan kepada

Jabatan Kewangan samada bayaran dijelaskan sepenuhnya atau

secara ansuran.

ii. Sekiranya bayaran dijelaskan sepenuhnya fail akan ditutup.

Sekiranya bayaran ansuran dibuat surat arahan akan dikeluarkan

kepada bekas penyewa memaklumkan jumlah dan tempoh masa

ansuran seperti yang diarahkan oleh Jabatan Kewangan.

iii. Pemantauan pembayaran ansuran dari semasa ke semasa.

7.2.2 Selepas tindakan guaman

i. Pembantu Tadbir Unit Sewa menyediakan Laporan kepada

Jabatan Kewangan samada bayaran dijelaskan sepenuhnya atau

secara ansuran.


2013


ii. Sekiranya bayaran dijelaskan sepenuhnya fail akan ditutup.

Sekiranya bayaran ansuran dibuat surat arahan akan dikeluarkan

kepada bekas penyewa memaklumkan jumlah dan tempoh masa

ansuran seperti yang diarahkan oleh Jabatan Kewangan.

iii. Arahan dikeluarkan kepada peguam sama ada untuk

memberhentikan tindakan (sekiranya bayaran tunggakan dijelaskan

sepenuhnya) atau menagguhkan tindakan (sekiranya bayaran

dijelaskan secara ansuran.


2013


8.0 CARTA ALIR

Menguruskan Tuntutan Tunggakan Sewa

Terima dokumen tuntutan tunggakan sewa

daripada Jabatan Kewangan.

Rekod nama bekas penyewa.

Mula

Tamat

Sediakan Notis Undang-undang kepada bekas

penyewa untuk semakan dan tandatangan

pegawai.

Serah Notis Undang-undang kepada Penghantar

Notis untuk diserahkan kepada bekas penyewa.

Rekod dan taip Notis Undang-

undang yang tidak berjaya

diserah kerana penyewa

berpindah atau gagal diserah.

Dikembalikan semula affidavit

dan Notis Undang-undang ke

Jabatan Kewangan.

Rekod Notis Undang-undang yang berjaya

diserah

Notis berjaya diserah?

Ya

Tidak

Buat susulan dengan bekas penyewa untuk

menjelaskan bayaran tertunggak dan menyemak

bayaran melalui sistem astra.

Bayaran?

Ya

Tidak

Rekod pembayaran dan kes selesai.

Daftar kes untuk tindakan peguam.

Sediakan laporan mingguan/bulanan.


2013


9.0 PENUTUP

Manual ini disediakan adalah untuk rujukan oleh warga jabatan undang-undang

khasnya dan warga Majlis Perbandaran Klang amnya. Manual ini disediakan

adalah bagi memperkemas dan menambahbaik tugasan jabatan agar dapat

menghasilkan kerja yang lebih efisyen dam berkesan untuk kepentingan Majlis

khususnya.


2013


10.0 LAMPIRAN


2013



2013


Memohon penyata terkini daripada Jabatan Kewangan


2013


Senarai bekas penyewa bagi tindakan peguam


2013


Surat kepada Tuan Setiausaha untuk pemilihan peguam


2013


Senarai panel peguam Majlis bagi pemilihan peguam


2013


Surat lantikan kepada peguam

majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · surat sepatah kata daripada ... bertanggungjawab...

Documents