majlis perbandaran klang manual: pengurusan … · membuat perubahan dan penambahbaikan dalam semua...

MANUAL MPK BIL: 169 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

PENGURUSAN APLIKASI EMEL RASMI

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL.169 Tarikh berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Pengurusan Aplikasi Emel Rasmi 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5

3.0 DEFINISI / SINGKATAN 3.1 Rekod

3.2 Rekod Awam

3.3 Rekod Elektronik

3.4Mel Elektronik

3.5 Perkhidmatan

3.6 Mel Elektronik

3.7 Sistem Penyimpanan Rekod

3.8 Sistem Penyimpanan Rekod Elektronik

6

4.0 CARTA BAHAGIAN 7

5.0 SUMBER KUASA 8

6.0 SKOP KERJA 8

7.0 PROSES KERJA 7.1 KEPENTINGAN PERKHIDMATAN APLIKASI EMEL

7.2 PENGGUNAAN APLIKASI EMEL 7.3 PENGURUSAN REKOD EMEL 7.4 PERANAN PENGGUNA 7.5 KHIDMAT NASIHAT

9

8.0 CARTA ALIR 19

8.1 CARTA ALIR 20

9.0 PENUTUP 21

10.0 LAMPIRAN 22


2013


SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya Terbilang

diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi tugas kita bersama

sebagai wargakerja MPK untuk berusaha membuat

penambahbaikan agar penyampaian perkhidmatan kita

bermutu tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Pengurusan aplikasi emel rasmi Majlis Perbandaran Klang merupakan satu

elemen penting yang perlu diambil berat kerana perkhidmatan ini mampu

menyumbang kepada kecemerlangan prestasi perkhidmatan disamping

mewujudkan sebuah agensi yang cekap, dinamik dan mengamalkan gaya

hidup berteknologi hijau.

Walaupun perkhidmatan ini mempunyai pelbagai kelebihan, segala garis

panduan, peraturan, tatacara pengurusan dan peranan setiap pihak baik

melalui agensi Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri atau melalui Majlis

Perbandaran Klang sendiri, ianya perlu jelas agar penggunaan perkhidmatan

ini dapat dimaksimakan sepenuhnya.

Oleh yang demikian, manual ini diwujudkan dengan tujuan agar setiap aspek

pengurusan dapat diperjelas, difahami dengan mudah oleh setiap pihak dan

menjadi satu sumber rujukan bagi memantapkan lagi penggunaan

perkhidmatan di bawah pentadbiran Majlis Perbandaran Klang.

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto yang

telah ditetapkan iaitu: “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu untuk

membuat perubahan dan penambahbaikan dalam semua bidang dan tugas

masing-masing supaya bila tiba masanya status bandaraya kita perolehi

maka pasukan kita sudah benar-benar bersedia dam mampu mengalas

tanggungjawab yang berupaya memberi hasilkerja dan penyampaian

perkhidmatan yang sangat memuaskan hati semua pelanggan MPK atau

“stakeholder” dan rakyat umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan Bin Mukri

Setiausaha MPK


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Kecemerlangan sesebuah organisasi boleh diukur melalui kualiti

perkhidmatan yang disampaikan oleh pekerja kepada pelanggan.

Oleh itu dengan terbitnya Manual Majlis Perbandaran Klang (Manual

MPK) yang dikumpul daripada pelbagai proses kerja di setiap jabatan

dan bahagian ini akan memastikan dokumen/maklumat yang sama

dan standard menjadi rujukan kakitangan dalam menjalankan tugas masing-masing.

Sebagai menyahut seruan tuan Setiausaha Majlis Perbandaran Klang, Tuan Mohd

Ehsan bin Mukri bagi melaksanakan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik

[PATH] MPK 2013, Saya bersama kakitangan bersatu hati untuk membuat

perubahan dan penambahbaikan dengan menyediakan manual proses kerja dalam

setiap bidang tugas yang menjadi tanggungjawab Jabatan Teknologi Maklumat.

Tujuan Asas Manual Pengurusan Aplikasi Emel Rasmi MPK disediakan adalah

untuk memberi panduan kepada mengenai peranan dan tanggungjawab pengguna

dalam mengendali dan menggunakan akaun emel yang dibekalkan. Panduan yang

diberikan ini bagi memastikan setiap pemilik akaun emel menggunakannya untuk

tujuan rasmi sahaja.

Adalah menjadi harapan saya perubahan dan penambahbaikan ini dapat

meningkatkan hasil kerja setiap kakitangan yang terlibat dan seterusnya

meningkatkan kualiti perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan.

“Together We Can Do It.”

”Bersama Kita Berubah”. Sekian, Terima kasih.

Nor Hasyimah binti Tamziz Pengarah Teknologi Maklumat


2013


1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL 1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang. 1.3 Melahirkan kakitangan yang mahir dalam penggunaan perkakasan dan

perisian ICT melalui pengurusan aplikasi emel rasmi.

1.4 Memberi pendedahan dan mempersiapkan setiap kakitangan kepada celik teknologi maklumat melalui penggunaan aplikasi emel rasmi.

1.5 Menguatkuasakan penggunaan aplikasi emel rasmi bagi tujuan setiap urusan pentadbiran dan aktiviti rasmi Majlis Perbandaran Klang.

1.6 Meminimumkan sebarang permasalahan berkaitan pengurusan aplikasi emel rasmi Majlis Perbandaran Klang.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Mel elektronik (emel) merupakan salah satu alat komunikasi paling berkesan yang membolehkan pengguna menghantar dan menerima mesej atau dokumen dengan cepat dan pantas melalui rangkaian internet.

2.2 Kakitangan Majlis Perbandaran Klang yang diberi kemudahan perkhidmatan aplikasi emel rasmi ditentukan mengikut kelayakan. Setiap kakitangan yang diberikan kemudahan ini perlu bertanggungjawab terhadap emel masing-masing dengan mematuhi etika seperti yang dinyatakan dalam Garis Panduan Pengurusan Aplikasi Emel Rasmi Majlis Perbandaran Klang.

2.3 Antara contoh transaksi pengurusan aplikasi emel rasmi di kalangan

kakitangan Majlis Perbandaran Klang adalah seperti berikut:

i. Emel yang mengandungi maklumat berkenaan keputusan atau kelulusan;

ii. Emel yang berkaitan dengan agenda dan minit mesyuarat; iii. Emel berkenaan pengesahan dan penyebaran polisi dan

arahan agensi Kerajaan; iv. Emel yang mengandungi peraturan dan urusan pentadbiran

agensi Kerajaan; v. Emel yang mempunyai implikasi dengan kewangan seperti

sebut harga dan tender; vi. Emel berkenaan laporan akhir atau saranan Agensi Kerajaan

yang dikeluarkan.


2013


3.0 DEFINISI

3.1 Definisi yang digunakan di dalam manual ini adalah seperti berikut: 3.1.1 Rekod – Adalah maklumat yang dihasilkan atau diterima oleh

institusi, perlaksanaan penyelesaian aktiviti-aktiviti institusi atau induvidu dan mengandungi isi, konteks dan rangka yang cukup untuk menyediakan bukti kepada aktiviti tersebut tidak kira apa bentuk dan medianya.

3.1.2 Rekod Awam – Kertas, dokumen, rekod, buku daftar, bahan

bercetak, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem sinematografi dan rakaman audio di dalam berbagai jenis, yang diterima atau di hasilkan secara rasmi oleh sebarang pejabat awam di dalam melaksanakan tugas-tugas rasmi mereka.

3.1.3 Rekod Elektronik – Rekod yang boleh digunapakai untuk

kegunaan, transmisi atau prosesan komputer digital

3.1.4 Mel Elektronik – Sebarang mesej atau rekod komputer yang

wujud, dihantar, diserah, dijawab, diedar, disimpan, disalin, dipapar, dibaca atau dicetak oleh sistem/perkhidmatan mel elektronik yang menepati istilah Rekod Awam.

3.1.5 Perkhidmatan Mel Elektronik – Sebarang sistem maklumat

yang memerlukan kemudahan-kemudahan komputer untuk mewujud, menghantar, menyerah, menjawab, mengedar, menyimpan, menyalin, memapar, membaca dan mencetak rekod komputer untuk tujuan komunikasi yang sama melalui sistem rangkaian komputer di antara atau di kalangan individu atau kumpulan.

3.1.6 Sistem Penyimpanan Rekod – Satu sistem maklumat yang

diwujudkan untuk memenuhi matlamat menyimpan dan memanggil rekod, dan diatur untuk mengawal fungsi-fungsi khas dalam mewujud, menyimpan dan mengakses rekod untuk menyelia selamat keaslian dan kesahihannya.

3.1.7 Sistem Penyimpanan Rekod Elektronik – Satu sistem

maklumat yang menggunakan peralatan-peralatan elektronik yang diwujudkan untuk memenuhi matlamat menyimpan dan memanggil rekod, dan diatur untuk mengawal fungsi-fungsi khas dalam mewujudkan, menyimpan dan mengakses rekod untuk menyelia selamat keaslian dan kesahihannya.


2013


4.0 CARTA BAHAGIAN

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN PUSAT DATA DAN PENYIMPANAN DATA

JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KLANG

Pengarah Teknologi Maklumat

Timb. Pengarah Teknologi Maklumat

Pegawai Teknologi Maklumat F41

OMPD F11

Pen. Pegawai Teknologi Maklumat F29

Juruteknik F17

Juruteknik F17

Bahagian Pengurusan Pusat

Data

Bahagian Penyimpanan Data


2013


5.0 SUMBER KUASA 5.1 Sumber kuasa yang menjadirujukan jabatan bagi pelaksanaan Manual

Keselamatan Peralatan ICT adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171). ii. Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU rujukan

MAMPU.BDPICT.700-2/36 (1): “Pemantapan Penggunaan dan Pengurusan E-Mel di Agensi-Agensi Kerajaan” – MAMPU, 1 Julai 2010.

iii. Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU rujukan UPTM159/526/9 Jld.4 (60): “Langkah-Langkah Pemantapan Pelaksanaan Sistem Mel Elektronik Di Agensi-agensi Kerajaan” – MAMPU, 23 Nov 2007.

iv. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003: “Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet Dan E-Mel Di Agensi-Agensi Kerajaan” – MAMPU, 2003.

v. “Malaysian Public Sector Management of Information & Communications Technology Security Handbook (MyMIS)” – MAMPU, 15 Januari 2002.

vi. Garis Panduan Pengurusan Rekod Elektronik: Pengurusan Rekod Elektronik dalam Persekitaran Tidak Berstruktur – Arkib Negara Malaysia, 2003.

vii. Rekod Elektronik dan Akta Arkib Negara 2003 – Arkib Negara Malaysia, 2003.

viii. Dasar Pengurusan Rekod dan Arkib Elektronik – Arkib Negara Malaysia, 2003.

ix. Pekeliling dan Arahan Yang Di Pertua / Setiausaha.

6.0 SKOP KERJA

6.1 Skop Kerja bagi pengurusan aplikasi emel rasmi Majlis Perbandaran

Klang adalah seperti berikut:

i. Kepentingan Perkhidmatan Aplikasi Emel ii. Penggunaan Aplikasi Emel iii. Pengurusan Rekod Emel iv. Peranan Pengguna v. Khidmat Nasihat

6.2 Skop kerja ini hendaklah diambil tindakan dan dipatuhi bagi

memastikan kestabilan dan keselamatan aplikasi emel terjamin.


2013


7.0 PROSES KERJA 7.1 Kepentingan Perkhidmatan Emel

7.1.1 Hak Milik dan Tanggungjawab

i. Perkhidmatan aplikasi emel adalah dibawah seliaan

Jabatan Teknologi Maklumat, Majlis Perbandaran Klang (JTM). Segala proses yang melibatkan permohonan akaun baru, pengemaskinian akaun emel, penutupan akaun emel, penyelenggaraan perkakasan dan perisian aplikasi emel dan pemantauan aplikasi emel adalah dibawah tanggungjawab JTM.

ii. Perkhidmatan aplikasi emel ini merupakan hak milik Majlis Perbandaran Klang dan tertakluk kepada peraturan yang telah ditetapkan oleh Majlis Perbandaran Klang. Perkhidmatan ini berhak ditarik balik sekiranya berlaku kewujudan penyalahgunaan dan perlanggaran peraturan di kalangan pengguna perkhidmatan aplikasi.

iii. Setiap pengguna bertanggungjawab kepada akaun emel masing-masing dengan melaksanakan beberapa perkara seperti berikut:

i. Menukar kata laluan (Password) sekurang-kurangnya dua (2) bulan sekali;

ii. Mengemaskini akaun emel dengan melaksanakan pengemasan (housekeeping) dan pembersihan emel sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sekali;

iii. Mengisi Borang Pengurusan Emel Rasmi Majlis Perbandaran Klang dengan lengkap (seperti di LAMPIRAN 1) sekiranya berlaku pertukaran data kepada pengguna seperti kenaikan pangkat, bertukar jabatan, berhenti atau bersara;

iv. Mematuhi setiap polisi dan peraturan yang telah ditetapkan di dalam pengurusan akaun emel rasmi Majlis Perbandaran Klang;

7.1.2 Permohonan Akaun Baru, Pengemaskinian dan Penutupan Akaun Emel

i. Setiap permohonan akaun baru, pengemaskinian dan penutupan akaun emel perlu melalui Borang Pengurusan Emel Rasmi Majlis Perbandaran Klang yang lengkap diisi dan proses permohonan akan dilaksanakan dalam tempoh satu (1) hari bekerja.


2013


7.1.3 Storan Aplikasi Emel

i. Setiap kakitangan yang mempunyai akaun emel diberikan saiz storan yang berlainan mengikut kelayakan seperti berikut:

Bil Kelayakan (Gred) Saiz Storan

1) Gred 52 keatas Storan Tanpa Had

2) Gred 41 hingga 48 1 Gigabit

3) Gred 22 hingga 38 500 Megabit

4) Gred 17 ke bawah 300 Megabit

ii. Setiap pengguna aplikasi emel bertanggungjawab

memastikan emel yang disimpan tidak melebihi saiz storan yang dibekalkan. Sekiranya hal itu berlaku, pengguna akan mengalami masalah di dalam transaksi penerimaan dan penghantaran emel.

7.1.4 Akaun Tidak Aktif

i. Setiap akaun emel pengguna yang tidak digunakan melebihi tempoh tiga puluh (30) hari akan dibekukan penggunaannya bagi mengenalpasti samaada pengguna masih memerlukan perkhidmatan emel rasmi tersebut atau tidak. Sekiranya tiada aduan daripada pengguna atau jabatan berkaitan dalam tempoh enam puluh (60) hari, cadangan penutupan akaun emel akan diusulkan oleh pentadbir emel melalui Borang Pengurusan Emel Rasmi Majlis Perbandaran Klang dan proses pelupusan akaun emel akan dilaksanakan sebaik sahaja borang tersebut lengkap diisi.

ii. Bagi kakitangan yang telah berhenti, bersara atau tidak lagi

berkhidmat dengan Majlis Perbandaran Klang, capaian kepada aplikasi emel rasmi akan dihentikan serta-merta. Namun begitu, sebarang emel yang diterima melalui aplikasi emel rasmi ini akan di”forward”kan kepada akaun emel alternatif pengguna sekiranya maklumat tersebut disediakan oleh pengguna akaun melalui Borang Pengurusan Emel Rasmi Majlis Perbandaran Klang

7.1.5 Pemantauan dan Pemeriksaan

i. Bagi tujuan keselamatan dan kestabilan pengoperasian aplikasi emel, Pentadbir emel berhak membuat pemasangan sebarang jenis perisian atau perkakasan ICT yang bersesuaian dengan aplikasi emel bagi mencegah, menapis, menyekat atau menghapuskan mana-mana emel yang disyaki mengandungi virus atau berunsur spamming.


2013


ii. Pentadbir emel juga berhak membuat capaian dan menyimpan semua emel yang dihantar dan diterima melalui aplikasi emel rasmi Majlis Perbandaran Klang bagi tujuan pemeriksaan sekiranya berlaku penyalahgunaan dan perlanggaran undang-undang dalam pengurusan emel rasmi yang berkaitan dengan urusan dan aktiviti rasmi agensi Kerajaan.

7.2 Penggunaan Aplikasi Emel

7.2.1 Penggunaan aplikasi emel menyentuh kepada lapan (8) perkara iaitu:

i. Pemilikan akaun emel ii. Penyelenggaraan saiz storan emel iii. Menyedia Dan Mengedit emel (Format emel) iv. Penghantaran rekod emel v. Penghantaran rekod emel bersama fail lampiran/kepilan vi. Penerimaan rekod emel vii. Penyimpanan dan penghapusan emel viii. Menjadi Ahli dalam senarai (Mailing List) atau kumpulan

Perbincangan (Discussion Group)

7.2.2 Pemilikan akaun emel

i. Akaun emel rasmi bukan hak mutlak seseorang kakitangan atau pengguna. Aplikasi emel merupakan kemudahan perkhidmatan yang dibekalkan dan tertakluk kepada peraturan yang ditetapkan oleh pihak Majlis Perbandaran Klang dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.

ii. Pengguna hendaklah menggunakan akaun atau alamat emel

atas nama sendiri sahaja. Tidak dibenarkan menggunakan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama untuk mengemukakan pendapat persendirian. Sekiranya berlaku perkara yang menyalahi undang-undang/polisi, pemilik akaun akan dipertanggungjawabkan kerana membenarkan penggunaan akaun kepada orang lain.

iii. Pengguna tidak digalakkan menggunakan akaun yang

didaftarkan secara percuma untuk penghantaran dan penerimaan emel berbentuk rasmi.

iv. Pengguna hendaklah merahsiakan nama pengenalan dan

katalaluan akaun emel dari pengetahuan orang lain. Pendedahan yang berlaku akan membolehkan orang lain menyalahgunakan kemudahan perkhidmatan aplikasi emel ini tanpa pengetahuan pengguna.

v. Pengguna dilarang menggunakan cara-cara tertentu untuk

menyamar sebagai penghantar emel yang sah. Pengguna


2013


dikehendaki menghubungi pentadbir emel dengan segera sekiranya mengesan atau mengesyaki alamat emel yang dibekalkan telah disalahgunakan oleh orang lain atau berlakunya kes penyamaran alamat emel. Pentadbir emel akan mengambil langkah keselamatan dan pengesanan yang perlu bagi memastikan kejadian itu tidak berulang.

vi. Sekiranya pengguna bercuti atau berkursus dalam jangkamasa

waktu yang panjang atau bertukar tempat kerja, pengguna dikehendaki memaklumkan kepada pentadbir emel dengan segera supaya kerja-kerja penyelenggaraan emel dapat dilaksanakan.

7.2.3 Penyelenggaraan saiz storan emel

i. Kandungan dan penyelenggaraan storan emel yang telah diubah konfigurasi kepada komputer peribadi masing-masing adalah menjadi tanggungjawab pengguna.

ii. Kemudahan perkhidmatan aplikasi emel hendaklah digunakan

secara aktif. Pengguna digalakkan membuka emel sebaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. Aplikasi emel hendaklah dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu kerja supaya emel yang dialamatkan kepada pengguna dapat sampai tepat pada masanya untuk untuk diambil tindakan yang selanjutnya.

iii. Lakukan pemeriksaan ke atas peti masuk (inbox) emel dalam

jangkamasa waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) kerana ada emel yang memerlukan pengguna membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat tergempar).

iv. Pengguna perlu menghadkan jumlah emel yang harus disimpan

dalam storan emel yang telah diperuntukkan dan menghapuskan (delete) emel yang difikirkan tidak perlu disimpan.

v. Pengguna hendaklah membuat salinan emel pada sumber

storan kedua seperti cakera padat (CD) atau cakera keras luaran (external Hard Disk) atau mencetak E-mel tersebut sekiranya ia akan dirujuk kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti.

vi. Pengguna hendaklah sentiasa mengimbas fail di dalam storan

emel dengan perisian anti-virus. Pengguna juga hendaklah sentiasa berwaspada kerana emel adalah cara paling mudah untuk menghantar virus dari sebuah komputer ke komputer yang lain.


2013


vii. Emel juga mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh penceroboh (hackers). Oleh itu pengguna hendaklah sentiasa berwaspada ketika menghantar atau menyimpan emel di dalam storan emel. Emel seboleh-bolehnya tidak mengandungi maklumat rahsia yang boleh disalahgunakan untuk merosakkan pengguna emel tersebut, organisasi atau negara. Emel yang sedemikian hendaklah dipindahkan ke tempat yang lebih selamat dan tidak disyaki.

viii. Amalkan penggunaan buku alamat (address book) atau

Contacts untuk menyimpan alamat-alamat emel yang akan digunakan kemudian nanti.

7.2.4 Menyedia Dan Mengedit E-mel(Format emel)

i. Pengguna hendaklah memberikan tajuk/subjek bagi setiap emel yang hendak dihantar. Pastikan tajuk/subjek dengan kandungan emel yang ingin dihantar adalah berkaitan atau menyentuh perkara yang sama sebelum penghantaran dilakukan. Emel yang mempunyai tajuk akan memudahkan penerima menentukan keutamaan ke atas setiap emel yang masuk ke dalam peti masuk emel.

ii. Penggunaan huruf besar di dalam emel tidak digalakkan kerana

boleh dianggap sebagai mesej berbentuk amaran dan tidak beretika. Pengguna hendaklah menulis emel secara biasa dengan gabungan teks dalam huruf kecil dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai.

iii. Pengguna perkhidmatan aplikasi emel perlu mengamalkan

penggunaan bahasa yang betul dan sopan di dalam penghantaran rekod emel.

iv. Pengguna digalakkan menggunakan tandatangan (signature)

bagi membolehkan penerima mendapat maklumat asas mengenai diri penghantar. Tandatangan hendaklah ringkas dan mengandungi maklumat nama, jawatan, alamat jabatan dan nombor telefon beserta sambungan. Ciri tandatangan yang baik adalah yang tidak melebihi 4 baris.

v. Jika pengguna ingin memberi penekanan kepada sesuatu

perkataan atau isi kandungan tertentu, gunakan tanda * (asterisk) di permulaan dan di penghujung perkataan atau isi kandungan tersebut (contohnya * isu *).

vi. Nyatakan dengan jelas sebarang rujukan atau sumber jika

penghantaran emel atau fail melibatkan aspek hakcipta dan lesen.


2013


7.2.5 Penghantaran rekod emel

i. Penghantaran emel atas tujuan urusan rasmi dan yang melibatkan aktiviti pentadbiran agensi Kerajaan hendaklah melalui akaun emel rasmi.

ii. Pengguna dinasihatkan bertindak secara bijak, profesional dan

berhati-hati apabila menyuarakan sesuatu menerusi media emel. Menghantar emel adalah sangat mudah dan perkara ini berkemungkinan akan membawa kepada penyalahgunaan kemudahan perkhidmatan aplikasi emel rasmi tanpa disedari.

iii. Elakkan daripada melibatkan diri dari menggunakan kemudahan

ini untuk tujuan menghasut, menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang siber.

iv. Tidak melibatkan diri dalam aktiviti penghantaran emel sampah

(flaming), emel bom (mail bombing) dan emel spam. Emel sampah adalah emel yang tidak berkaitan yang dihantar kepada seseorang dan emel bom adalah penghantaran mel secara bertalu-talu (looping) yang menyebabkan penerima mengalami masalah. Pengguna mungkin boleh disabitkan kesalahan sekiranya melakukan kesalahan ini. Emel spam pula adalah emel yang dihantar oleh penghantar yang tidak diketahui seperti menerima emel daripada seorang jurujual yang cuba menjual produknya melalui emel.

v. Pastikan dengan betul alamat emel yang hendak dihantar untuk

mengelakkan emel dihantar kepada individu yang salah. Satu alamat emel boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu.

vi. Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila emel tersebut

perlu dimaklumkan kepada penerima lain.

vii. Semasa menjawab atau membalas emel, pengguna hendaklah menggunakan arahan reply untuk menjawab kepada penghantar sahaja (from) dan gunakan arahan reply all untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc).

viii. Sekiranya pengguna ingin memanjangkan emel yang diterima

kepada individu lain, gunakan arahan forward tanpa mengedit kandungan emel asal. Sekiranya pengguna ingin membuat komen peribadi, komen boleh dimasukkan di sebelah atas kandungan emel asal.

ix. Sekiranya pengguna mendapat maklumbalas (message)

bahawa emel tidak berjaya dihantar kerana kesalahan-


2013


kesalahan tertentu, pilihan boleh dibuat sama ada untuk mengedit dan menghantar semula atau membuang sahaja emel tersebut. Kesalahan yang sering dilakukan ialah menghantar emel kepada alamat emel yang salah.

7.2.6 Penghantaran rekod emel bersama fail lampiran/kepilan

i. Saiz maksimum emel (termasuk lampiran/kepilan) sama ada untuk dihantar atau diterima adalah 10 MB. Sekiranya saiz emel agak besar, pengguna disarankan supaya menggunakan kaedah pemampatan (compression) bagi mengurangkan saiz fail. Contoh bagi kaedah pemampatan adalah dengan menggunakan perisian winzip.

ii. Pengguna hendaklah memastikan sebarang bentuk dokumen

atau fail yang ingin dihantar melalui lampiran/kepilan (attachment) adalah bebas dari virus. Sekiranya perkara ini dambil ringan, pengguna secara tidak sengaja telah menyebabkan virus itu merebak dengan meluas dan merumitkan langkah-langkah pembaikan.

7.2.7 Penerimaan rekod emel

i. Pengguna seharusnya mengelakkan dari membuka emel daripada penghantar yang tidak diketahui atau diragui. Ini bagi melindungi pengguna serta sebarang asetMajlis Perbandaran Klang daripada aktiviti yang tidak diingini seperti phishing, ancaman virus, spamming, dan lain-lain malware.

ii. Pengguna hendaklah mengenalpasti klasifikasi setiap emel

yang diterima untuk memudahkan pelaksanaan tindakan sewajarnya.

7.2.8 Penyimpanan dan penghapusan emel

i. Pengguna hendaklah menyimpan setiap emel rasmi yang diterima untuk dijadikan bahan rujukan atau disimpan di dalam storan kedua bagi tujuan keselamatan.

ii. Pengguna perlu sentiasa memastikan emel yang disimpan di

dalam storan aplikasi emel tidak melebihi ruang storan yang telah diperuntukan.

iii. Pengguna hendaklah menghapuskan rekod emel yang tidak

mempunyai nilai/kepentingan atau telah diambil tindakan untuk mengelakkan storan emel penuh.


2013


7.2.9 Menjadi Ahli dalam senarai emel (Mailing List) atau Kumpulan Perbincangan (Discussion Group)

i. Pengguna hendaklah bijak dalam memilih kumpulan perbincangan atau senarai emel yang bersesuaian dan sihat untuk berkomunikasi. Contohnya, rangkaian profesional (keilmuan) digunakan untuk tujuan perbincangan profesional dan bukannya untuk tujuan menjual perkhidmatan atau menjual barangan.

ii. Pengguna dilarang mendaftarkan diri dalam senarai emel

tertentu yang menyebabkan pengguna menerima sejumlah emel yang banyak pada setiap hari sehingga tidak berupaya membacanya. Jika berlaku sedemikian, sila hentikan (unsubscribe) pendaftaran di dalam senarai tersebut.

iii. Dalam menyertai satu kumpulan perrbincangan, pengguna

hendaklah bermula dengan menjadi pemerhati buat beberapa hari sebelum mengambil bahagian dalam menyumbangkan idea dalam perbincangan untuk memastikan bentuk perbincangan tidak tersasar atau menyalahi undang-undang.

iv. Apabila seseorang menawarkan sesuatu perkhidmatan atau

memohon nasihat, pengguna dikehendaki menjawab dengan tertib dan jujur. Emel komen peribadi hendaklah dihantar kepada penerimanya sahaja dan tidak harus dihantar atau disalin kepada senarai emel atau kumpulan perbincangan.

v. Pertanyaan dan komen hendaklah dibuat berdasarkan kepada

perbincangan kumpulan itu sahaja. Sekiranya terdapat ahli yang menghantar maklumat yang tidak wajar, pengguna disarankan untuk menjawab dengan tertib bagi mengelakkan sebarang persengketaan atau perselisihan fahaman/pendapat.

7.3 Pengurusan Rekod Emel

7.3.1 Mengikut tafsiran Arkib Negara Malaysia melalui Garis Panduan

Pengurusan Rekod Elektronik dan Garis Panduan Rekod Elektronik & Akta Arkib Negara 2003, Rekod elektronik rasmi merupakan rekod awam secara rasmi dalam bentuk elektronik. Ia merangkumi sebarang mesej atau rekod komputer (termasuk fail kepilan) yang diwujud, dihantar, diserah, dijawab, diedar, disimpan, disalin, dipapar, dibaca atau dicetak oleh sistem atau perkhidmatan sesebuah agensi kerajaan. Rekod awam merupakan sumber strategik dan bahan bukti yang perlu diurus secara terkawal, sistematik dan cekap.


2013


7.3.2 Penyimpanan Rekod Emel

i. Rekod emel yang disimpan di dalam storan setiap akaun emel pengguna hendaklah mengutamakan penyimpanan emel yang rasmi dan perlu sahaja, bersifat teratur dan tidak melebihi ruang storan yang telah diperuntukkan;

ii. Oleh yang demikian, setiap pengguna hendaklah melaksanakan

pengemasan (housekeeping) dan pembersihan emel sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sekali agar ruang storan yang digunakan untuk menyimpan emel sentiasa mencukupi;

iii. Pengguna juga disarankan untuk mewujudkan sub Folder

mengikut subjek agar rekod emel yang disimpan sentiasa teratur dan memudahkan carian dilaksanakan.

7.3.3 Pencetakan dan Perfailan Rekod Emel

i. Setiap rekod emel yang berkaitan dengan sesuatu keputusan

yang penting atau berkaitan dengan sebarang tindakan yang diambil hendaklah dicetak dan difailkan.

7.3.4 Penghapusan Rekod Emel

i. Setiap pengguna perlu berjaga-jaga dengan setiap rekod emel

yang diterima dan dihantar. Sebarang bentuk emel yang mempunyai unsur spam atau berkemungkinan mengandungi virus perlu dihapuskan. Emel-emel yang tidak penting, tidak bersifat rasmi, tidak mempunyai nilai arkib dan tidak diperlukan lagi juga perlu dihapuskan.

7.3.5 Proses Sandaran (Backup)Rekod Emel

i. Rekod emel yang penting yang telah disimpan di dalam storan akaun emel melebihi tempoh satu (1) tahun dan berkemungkinan besar menjadi sumber rujukan pada masa akan datang perlu mempunyai sistem backup dan disimpan di dalam storan luaran seperti cakera padat (CD) atau cakera keras luaran (external Hard Disk)

7.4 Peranan Pengguna 7.4.1 Pengguna dipertanggungjawabkan untuk mematuhi peraturan

yang telah digariskan oleh Pentadbir seperti :-

i. Menggunakan akaun emel rasmi yang diperuntukan oleh Majlis terutamanya apabila melibatkan urusan rasmi dan aktiviti pentadbiran agensi Kerajaan;

ii. Memastikan emel atau fail yang dimuat turun bebas dari virus sebelum digunakan atau dibuka;


2013


iii. Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas semua kandungan fail elektronik termasuk emel di dalam akaun sendiri;

iv. Memastikan kemudahan perkhidmatan aplikasi emel yang dibekalkan digunakan dengan sebaik-baiknya;

v. Memaklumkan kepada pentadbir aplikasi emel dengan kadar segera sekiranya disyaki akaun emel yang dibekalkan telah disalahgunakan atau maklumat telah diceroboh/digodam;

vi. Memaklumkan kepada pentadbir emel sekiranya berada di luar pejabat dalam tempoh masa yang panjang, bercuti atau bertukar tempat kerja untuk langkah keselamatan.

7.4.2 Pengguna adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan emel rasmi Majlis Perbandaran Klang seperti:

i. Menggunakan akaun milik orang lain, berkongsi akaun atau memberi akaun kepada orang lain;

ii. Menggunakan identiti palsu atau menyamar sebagai penghantar maklumat yang sah;

iii. Menggunakan emel untuk tujuan komersial atau politik; iv. Menghantar dan memiliki bahan-bahan yang salah seperti

bahan lucah, perjudian dan jenayah; v. Menghantar dan melibatkan diri dalam emel yang berunsur

hasutan, emel sampah, emel bom, emel spam, fitnah, ciplak atau aktiviti-aktiviti lain yang menyalahi dasar Majlis Perbandaran Klang;

vi. Menghantar semula emel yang gagal sampai ke destinasi sebelum menyiasat punca kejadian;

vii. Membenarkan pihak ketiga untuk menjawab emel kepada penghantar asal bagi pihaknya.

7.5 Khidmat Nasihat

7.5.1 Sebarang pertanyaan dan kemusykilan berkenaan setiap garis panduan, polisi, peraturan dan perkara yang berkaitan dengan pengurusan aplikasi emel rasmi Majlis Perbandaran Klang hendaklah merujuk kepada: Pentadbir Emel Bahagian Pengurusan Pusat Data dan Storan Data, Jabatan Teknologi Maklumat, Majlis Perbandaran Klang.

Telefon : 03 3375 5555 samb. 1100 Emel : [email protected]

mailto:[email protected]


2013


8.0 CARTA ALIR

PENGURUSAN PERMOHONAN AKAUN BARU EMEL RASMI MAJLIS PERBANDARAN KLANG

Memaklumkan pemohon status

Tidak

Terima permohonan akaun

Semak permohonan melalui

borang pengurusan emel rasmi

majlis perbandaran klang

Semakan yang Berjaya

Mewujudkan akaun baru emel

dalam temph satu hari berkerja.

Uji emel baru

dicipta

MULA

Tamat

Ya


2013


8.1 CARTA ALIR

PENGURUSAN PERMOHONAN PENGEMASKINIAAN/PENUTUPAN AKAUN EMEL RASMI MAJLIS PERBANDARAN KLANG

Proses kelulusan

Tidak

Terima permohonan kemaskini

Semak permohonan melalui

borang Pengemaskiniaan emel

majlis perbandaran klang

Semakan yang Berjaya

Memproses permohonan

pengemaskiniaan/penutupan

Uji emel penutup

ditutup

MULA

Tamat

Ya


2013


9.0 PENUTUP

9.1 Pengurusan Aplikasi Emel Rasmi Majlis Perbandaran Klang memerlukan penglibatan daripada semua pihak termasuk pentadbir emel dan semua pengguna.

9.2 Dengan adanya manual Pengurusan Aplikasi Emel Rasmi ini dapat meningkatkan lagi pemahaman kepada setiap peraturan, peranan dan keperluan perkhidmatan aplikasi emel rasmi agar kemudahan ini dapat menyumbang kepada kecemerlangan sistem penyampaian perkhidmatan Majlis Perbandaran Klang yang bertaraf antarabangsa.


2013


10.0 LAMPIRAN

LAMPIRAN 1

majlis perbandaran klang manual: pengurusan … · membuat perubahan dan penambahbaikan dalam semua...

Documents