KERTAS KONSEP PENGELOLAAN

Kejohanan TenisMajlis Sukan Sekolah Malaysia 2014

PULAU PINANG

5 – 12 JUN 2014

Dikemaskini oleh:Urus Setia

Unit Sukan, Jabatan Pendidikan Pulau Pinang Sektor Pembangunan Kemanusiaan Jabatan Pendidikan Pulau Pinang

Tel.: 04-2285831 Faks: 04-2286248Alamat emel: unitsukan@yahoo.com.my

ISI KANDUNGAN

0

BIL PERKARA MUKA SURAT

1.2.3.4.5.6.7.

TajukTujuanMatlamatPeristiwa Penting Sebelum, Semasa dan Selepas KejohananTarikh KejohananTempat KejohananPenaja

2

8.9.

10. 11.

Sistem KejohananPenyertaan KeseluruhanJumlah Pegawai dan PesertaPengadil

3

12.13.14.15.16.

Peralatan TeknikalPenginapanMakananMinuman PertandinganPenyampaian Hadiah / Sambutan / Jemputan

4

17.18.19.

CenderamatanSijilKawalan Keselamatan

5

20.21.

Pegawai Perhubungan PasukanKronologi Kejohanan

6

22. Cadangan Jawatankuasa Pengelola 7 - 8

23. Pelan Tindakan Kerja 8 - 9

24.25.26.

Sumber KewanganTaklimat Pengurus PasukanPenyelarasan Jawatankuasa Kerja dan Keurusetiaan

10 - 11

27. Cadangan Atur Cara Majlis Pembukaan Rasmi Kejohanan 11

28. Cadangan Atur Cara Majlis Penutupan Rasmi Kejohanan 12

29. Lampiran A: Panduan Bidang Tugas Jawatankuasa 13 - 18

30. Anggaran Belanjaan Mengurus Kejohanan 19

1. TAJUK

Kejohanan Tenis Majlis Sukan Sekolah Malaysia 2014

2. TUJUAN

1

Dibentangkan sebagai panduan kepada Jawatankuasa Pengelola untuk memberikan gambaran dan maklumat-maklumat penting yang perlu diambil kira semasa merancang dan melaksanakan tugasan.

3. MATLAMAT

Pengelolaan pertandingan ini adalah bermatlamatkan:

3.1 Pengelolaan yang berkonsepkan kesederhaaan dan berkualiti dengan tidak mengabaikan mengenai mutu kejohanan itu sendiri bersesuaian dengan keadaan semasa.

3.2 Pengurusan tenaga pengelola yang minima dengan menggabungkan bidang tugas yang berkaitan dan melaksanakan tugas dengan pendekatan yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa Kerja.

4. PERISTIWA PENTING SEBELUM, SEMASA DAN SELEPAS KEJOHANAN

4.1 Mesyuarat PTPS Sukan Tenis MSS Malaysia. ( Tindakan: Penyelaras MSSM/PTPS Tenis MSSS)4.2 Penyesuaian gelanggang kejohanan oleh pasukan MSSN.4.3 Taklimat Pengadil Kejohanan.4.4 Taklimat Pengurus Pasukan.4.5 Majlis Pembukaan Rasmi Kejohanan. ( Servis mula Perlawanan )4.6 Mesyuarat Pengundian untuk pusingan suku akhir digelanggang masing-masing, selepas sahaja

perlawanan terakhir pusingan awal. ( Tindakan: Jawatankuasa Pertandingan )4.7 Majlis Penutupan Rasmi Kejohanan.4.8 Mesyuarat post-mortem Kejohanan (sekiranya perlu).

5. TARIKH KEJOHANAN

5.1 Pada 7 hingga 11 Jun 2014 (5 hari)5.2 Pasukan Lapor Diri / Pendaftaran di tempat penginapan: 5 Jun 2014 (Khamis)5.3 Penyesuaian gelanggang: 6 Jun 2014 (Jumaat)

6. TEMPAT KEJOHANAN

6.1. Gelanggang Tenis Politeknik Balik Pulau: Kategori Perempuan/Lelaki 12 TKB 3 buah6.2. Gelanggang Tenis USM : Kategori Perempuan 18 TKB 5 buah

6.3. Gelanggang Chinese Recreation Club : Kategori Perempuan/Lelaki 15 TK 6 buah6.4. Gelanggang Tenis Prince Of Wales : Kategori Lelaki 18 TKB 2 buah6.5. Gelanggang Tenis MRSM Kepala Batas 4 buah6.6. Gelanggang Tenis Kolej Matrikulasi Kepala Batas 4 buah6.7. Gelanggang Tenis Kompleks Belia Dan Sukan Batu Uban 4 buah

7. PENAJA

7.1 Nestle Products Sdn. Bhd. (MoU KPM) Kemeja-T untuk Ahli Jawatankuasa Kerja, Petugas dan Pasukan MSSN Minuman Milo Hadiah pemenang berbentuk Pingat dan Piala Iringan Pasukan Banners / Banting – fish tail Sijil Penghargaan, Penyertaan & Pemenang

7.2 Syarikat Sukan membekalkan bola kejohanan - jenama HEAD

8. SISTEM KEJOHANAN

8.1 Kategori : Lelaki dan Perempuan8.2 Peringkat Umur : 12, 15 dan 18 Tahun Ke Bawah (TKB)8.3 Penyertaan : 16 pasukan MSS Negeri 8.4 Sistem pertandingan : Liga 4 Kumpulan

2

9. PENYERTAAN KESELURUHAN

10. JUMLAH PEGAWAI DAN PESERTA

Bil Status Bilangan Mengikut Pasukan Jumlah1 Pegawai:

1.1. Ketua Kontinjen 1 orang x 16 pasukan 16

2241.2. Pengurus Pasukan 3 orang x 16 pasukan 481.3. Jurulatih 6 orang x 16 pasukan 961.4. Pengerusi Teknik 1 orang x 16 pasukan 161.5. Pengadil 3 orang x 16 pasukan 48

2 Pemain 30 orang x 16 pasukan 480 480Jumlah: 704

11. PENGADIL

11.1 Terdiri daripada Pegawai-Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang dicalonkan oleh negeri masing-masing,

11.2 Pengadil tempatan (negeri P.Pinang) yang bertauliah, dan11.3 Pengadil serta kepakaran dari persatuan tenis untuk membantu sekiranya perlu.

12. PERALATAN TEKNIKAL

12.1 Bola Tenis 12.2 Jaring

3

12.3 Penolak air12.4 Payung besar12.5 Sistem Siaraya12.6 Alatan dokumentasi

13. PENGINAPAN

13.1 Sediakan senarai hotel untuk ditentukan oleh kontinjen negeri dan bayaran adalah ditanggung oleh negeri masing-masing.

13.2 Cadangan : Asrama SMK Penang Free, Georgetown, P.PinangAsrama SMK Abdullah Munshi, Pulau PinangAsrama SMK Perempuan ST George, Pulau PinangAsrama SMK Agama Perempuan Al- MashoorAsrama Politeknik Balik PulauAsrama Pusat Kecemerlangan Sukan Westlands, Pulau Pinang.

13.3 Pengadil dan PTPS Tenis Negeri : Hotel Seri Malaysia, Bayan Baru, Pulau Pinang.

14. MAKANAN

14.1 Ditanggung oleh MSS Negeri masing-masing.

14.2 Urus Setia menyenaraikan katerer makanan untuk MSSN dalam surat jemputan penyertaan.

14.3 Pihak pengelola boleh membantu pasukan untuk mendapatkan makanan dengan pertolongan daripada pegawai-pegawai perhubungan pasukan setiap negeri yang dilantik.

14.4 Jawatankuasa Penginapan menyediakan katerer makanan untuk Pasukan MSS Negeri atas permintaan.

15. MINUMAN PERTANDINGAN

15.1 Minuman disediakan untuk peserta dan pengadil.

15.2 Minuman Milo akan disediakan oleh Nestle Products Sdn. Bhd. Di setiap tempat pertandingan.

16. PENYAMPAIAN HADIAH / SAMBUTAN / JEMPUTAN

16.1 Hadiah-hadiah yang disediakan adalah seperti berikut:

16.1.1 Pemenang Pertama, Kedua dan Ketiga. Hadiah dalam bentuk pingat dan sijil.

16.2 Acara penting yang dijalankan semasa Majlis Penyampaian Hadiah:

16.2.1 Ucapan Tetamu Kehormat

16.2.2 Penyampaian Hadiah

16.2.3 Jamuan Ringan.

16.3 (Cadangan) Penyampaian hadiah :Pengarah Pendidikan Pulau Pinang merangkap Yang DiPertua MSS Pulau Pinang.

16.4 Sambutan/Jemputan

16.4.1 Menentukan corak sambutan semasa ketibaan Tetamu Kehormat.

4

16.4.2 Menyediakan kad jemputan dan mengedarkan kepada pihak yang dicadangkan.

16.5 Majlis Penyampaian hadiah akan diadakan di Dewan Milenium, Kepala Batas, Seberang Perai Utara. (bergabung dengan Majlis Penutupan Rasmi Sofbol )

16.6 Maklumat lain

16.6.1 Penyediaan P.A. System dan berfungsi dengan baik.

16.6.2 Melantik Juruacara.

17. CENDERAMATA

Cenderamata yang perlu disediakan sebagai kenangan sempena kejohanan ini:

17.1 Perasmi Majlis Penutupan (Tetamu Kehormat)- disampaikan diakhir Majlis Penyampaian Hadiah

17.2 Pengerusi-Pengerusi Teknik Tenis MSS Negeri ( 16 PTPS MSSN ) dan Penyelaras Tenis MSSM- disampaikan semasa Mesyuarat Pengerusi Teknik

17.3 Ketua Kontinjen- disampaikan oleh tetamu kehormat semasa Majlis Penutupan (16 MSSN)

17.4 Pengurus Pasukan- disampaikan semasa Majlis Taklimat Pengurus Pasukan ( 16 MSSN x 3 = 48 )

17.5 Pengadil- disampaikan semasa Taklimat Pengadil ( 16 MSSN x 3 = 48 )

18. SIJIL

Sijil-Sijil yang perlu disediakan:

18.1 Sijil Penghargaan untuk semua yang bertugas menjayakan Kejohanan. -disampaikan melalui pengerusi-pengerusi Jawatankuasa Pengelola.

18.2 Sijil Pemenang untuk semua peserta yang berjaya dalam pertandingan- disampaikan semasa Majlis Penyampaian Hadiah

18.3 Sijil Penyertaan untuk semua peserta- disampaikan semasa Majlis Penyampaian Hadiah

19. KAWALAN KESELAMATAN

19.1 Kawalan yang perlu diberikan perhatian hanya semasa kejohanan akhir dan Majlis Penyampaian hadiah dan tempat meletak kereta di tempat kejohanan.

20. PEGAWAI PERHUBUNGAN PASUKAN

20.1 Jawatankuasa Pegawai Perhubungan Pasukan perlu memberi taklimat kepada petugas dan pastikan petugas-petugas memahami dan mengetahui perihal kejohanan secara menyeluruh.

20.2 Seorang pegawai perhubungan untuk setiap MSS Negeri.

5

20.3 Pegawai perhubungan (guru) yang dilantik seelok-eloknya mempunyai pengalaman dalam pengurusan sukan atau setiausaha sukan sekolah atau yang pernah membawa pasukan ke peringkat MSSM dan tidak terlibat dengan pengelolaan kejohanan ini.

20.4 Pegawai Perhubungan haruslah sentiasa berada di tempat pertandingan ketika pasukannya bertanding.20.5 Taklimat khas perlu diadakan sebelum kejohanan bagi mendapatkan maklumat terkini.

[ Jadual Penerbangan Ketibaan dan perlepasan ].

21. KRONOLOGI KEJOHANAN

TARIKH MASA PERISTIWA5 Jun 2014(Khamis)

10.00 pg

2.00 - 6.00 ptg

Bilik Urus Setia mula beroperasi (Persediaan Ketibaan Kontinjen).Tempat: Bilik Mesyuarat , Hotel Seri Malaysia, Bayan Baru.

Kontinjen melapor diri dan pendaftaran / penyemakan MO1 / RO1 di tempat penginapan.(Termasuk PTPS MSSN dan Pengadil)

6 Jun 2014(Jumaat)

8.00 pg – 6.00 ptg

(Ditentukan oleh Penyelaras Sukan Tenis MSSM)2.00 ptg – 4.00 ptg

8.00 mlm – 10.00 mlm

Penyesuaian gelanggang* mengikut jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa Teknikal.

Mesyuarat Pengerusi Teknik MSSM di Hotel Seri Malaysia, Bayan Baru..

Mesyuarat dan Taklimat Pengadil di Hotel Seri Malaysia, Bayan Baru.

Taklimat Pengurus Pasukan di Hotel Seri Malaysia, Bayan Baru.

7 Jun 2014(Sabtu)

8.00 pg – 6.30 ptg

7.00 – 8.00 mlm

Upacara Pembukaan Rasmi disempurnakan oleh Pengarah Pendidikan P.Pinang.

Pertandingan Peringkat Awal* Taklimat Pengadil

8 Jun 2014(Ahad)

8.00 pg – 6.30 ptg7.00 – 8.00 mlm

Pertandingan Peringkat Awal* Taklimat Pengadil

9 Jun 2014(Isnin)

8.00 pg – 6.30 ptg6.30 ptg

7.30 – 8.30 mlm

Pertandingan Peringkat Awal* Cabutan Undi ke Suku Akhir*

diadakan selepas sahaja Peringkat Awal selesai di tempat kejohanan masing-masing.

Taklimat Pengadil10 Jun 2014

(Selasa)8.00 pg – 6.00 ptg

7.00 – 8.00 mlm

Pertandingan Peringkat Suku Akhir*

Pertandingan Peringkat Separuh Akhir*

Taklimat Pengadil11 Jun 2014

(Rabu)8.00 pg – 10.30 pg

8.00 mlm – 10.00 mlm Pertandingan Akhir. Majlis Penutupan Rasmi dan

Penyampaian Hadiah.12 Jun 2014

(Khamis)8.00 pg Perangkatan balik Kontinjen MSS

Negeri (termasuk pengadil).

*Tempat Kejohanan: Kategori: Bilangan Gel.21.1.Gelanggang Tenis Politeknik Balik Pulau : Kategori Perempuan/Lelaki 12 TKB 3 buah

6

21.2.Gelanggang Tenis USM : Kategori Perempuan 18 TKB 5 buah 21.3. Gelanggang Chinese Recreation Club : Kategori Perempuan/Lelaki 15 TK 6 buah

21.4.Gelanggang Tenis Prince Of Wales : Kategori Lelaki 18 TKB 2 buah21.5. Gelanggang Tenis MRSM Kepala Batas 4 buah21.6. Gelanggang Tenis Kolej Matrikulasi Kepala Batas 4 buah21.7. Gelanggang Tenis Kompleks Belia Dan Sukan Batu Uban 4 buah

22. JAWATANKUASA PENGELOLA

Pengerusi : Dato’ Haji Ahmad Tarmizi Bin KamaruddinPengarah Pendidikan Pulau Pinang

Timbalan Pengerusi : Dr.Hjh. Sharifah Bee Binti Hj. Aboo BakarTimbalan Pengarah Pendidikan Pulau Pinang

Naib Pengerusi 1 : Haji Izmi Bin Haji IsmailKetua Sektor Pembangunan Kemanusiaan

Naib Pengerusi 2 : Haji Abdul Rahman Bin ZakariaKetua Penolong Pengarah Sektor Pembangunan

Kemanusiaan

Setiausaha : En. Abdul Halim Bin IbrahimKetua Unit Sukan

Penolong Setiausaha : En. Mohd Nafir Bin Adam SahibPenolong Pengarah Sukan

Bendahari : En. Mohd Mahathir Latiffy Bin Abdul RashidPenyelia Sukan / Pegawai Meja Kejohanan

7

Penolong Bendahari : Cik Chong Kwang Yen Penyelia Sukan

Ahli Bersekutu : Penyelaras Sukan Tenis MSSM

: Pengerusi Teknik Sukan Tenis MSSM

Ahli Jawatankuasa

1. Pertandingan dan Keputusan : Urusetia Kejohanan / Task Force MSSPP / Rasmi Jawatankuasa Teknikal Kejohanan

2. Teknikal : Guru besar SK. Bagan Tuan KechilPengerusi Teknik MSSPP

3. Pegawai Perhubungan : Pegawai Pendidikan Daerah, Pejabat Pendidikan Daerah Timur Laut

Pasukan MSSN

4. Penginapan Kontinjen : Pengetua SMK Penang Free Pengetua SMK Abdullah MunshiPengetua SMK Perempuan St. GeorgePengarah Politeknik Balik Pulau

5. Minuman Pertandingan : Guru besar SK Seri Aman6. Majlis Perasmian Pembukaan : Pengetua SMK Datuk Haji Md. Nor Ahmad

Penutupan

7. Jemputan Majlis, Penyampaian Sijil : SMK Bayan Lepas dan Hadiah

8. Buku Program, Fotografi, Rakaman, : Pengarah,

dan Siaraya Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri P.Pinang

8

9. Kecemasan dan Perubatan : Pengetua SMJK Union

11. Pengangkutan : Ketua Unit Pentadbiran, Jabatan Pendidikan P.Pinang

12. Kawalan Keselamatan, : Pengetua SMK GeorgetownLalulintas dan Kebersihan(Gelanggang Daerah Timur Laut)

Kawalan Keselamatan, : Pengetua, SMK Pondok UpehLalulintas dan Kebersihan(Gelanggang Daerah Barat Daya)

13. Jemputan, Sambutan Dan Protokol : Ketua Unit Perhubungan, Jabatan Pendidikan P.Pinang

14. Buletin Dan Publisiti : Pengetua SMJK Heng Ee

15. Urus Setia, Jemputan Penyertaan : SK Bukit GelugorMSSN dan Cenderamata

.

23. PELAN TINDAKAN KERJA

BIL PERKARA TINDAKAN PELAKSANAAN

1 Merangka kertas Konsep dan urusan mendapatkan maklumat dan lain-lain kemudahan asas mengenai kejohanan. Anggaran Belanja Mengurus Gelanggang kejohanan pengesahan penyertaan MSSN Peraturan pertandingan Penaja Utama: Baju-T, Hadiah & Alatan Maklumat-maklumat lain dari Pengerusi

Teknik Tenis MSSM/ MSSS Cadangan J/Kuasa Pengelola Kelulusan Kertas Konsep Pengelolaan Pakej Hotel Pengadil

Urus Setia April

BIL PERKARA TINDAKAN PELAKSANAAN

2 Mesyuarat, Lawatan Teknikal oleh Pegawai Bahagian Sukan dan Pengerusi Teknik MSSM: Mesyuarat Penubuhan Jawatankuasa

Pengelola Bil.1. Pembentangan Kertas Konsep Pengesahan Jawatankuasa PengelolaSurat Siaran 1

Urus Setia 23 April 2014(Khamis)

9

3 Melantik Jawatankuasa Kecil dan Penyediaan kertas kerja J/Kuasa Kecil.(Senarai ahli JKK sila hantar ke Unit Sukan JPN Sarawak sebelum 28 April 2014, Isnin)

Semua J/Kuasa Kecil 24 April. – 28 April 2014

4. Mesyuarat J/Kuasa Pengelola Bil 1.(Laporan setiap J/Kuasa Kerja).

Urus Setia dan semua J/Kuasa Kerja

30 April 2014

5 Mesyuarat J/Kuasa Pengelola Bil 2.(Laporan setiap J/Kuasa Kerja).Surat Siaran 2

Bahagian Sukan /Urus Setia dan semua

J/Kuasa Kerja

12 Mei 2014(Isnin)

6 Mengemaskini bahan-bahan untuk buku program.

Urus Setia dan semua J/Kuasa Kecil

12 – 19 Mei 2014

7 Menyelaras semua keperluan J/Kuasa kerja. Urus Setia dan semua J/Kuasa

26 Mei 2013(Isnin)

8 Pengadil / Kontinjen MSSN Lapor Diri / Pendaftaran / Penyemakan.

Semua J/Kuasa 5 Jun 2014(Khamis)

9 Penyelarasan Majlis Upacara Pembukaan Rasmi.

Penyesuaian Gelanggang di tempat kejohanan masing-masing.

Taklimat Pengadil / sesi Refresher.

Urus Setia dan J/Kuasa berkenaan

6 Jun 2014(Jumaat)

10 Kejohanan bermula. Urus Setia dan semua J/Kuasa Kecil

7 – 9 Jun 2014

11 Cabutan Undi ke Suku Akhir. Urus setia dan J/Kuasa Kecil Teknikal dan

Pertandingan

9 Jun 2014(Isnin)

12 Perlawanan Suku Akhir / Separuh Akhir Urus setia dan J/Kuasa Kecil Teknikal dan

Pertandingan

10 Jun 2014(Selasa)

12 Penyelarasan Majlis Penutupan Rasmi.

Majlis Penutupan Rasmi dan Penyampaian Hadiah.

Edaran Keputusan Rasmi kepada MSSN.

Urus setia dan semua J/Kuasa Kecil

11 Jun 2014(Rabu)

13 Perangkatan Balik Kontinjen MSS Negeri . Urus Setia dan J/Kuasa Pengangkutan

12 Jun 2014(Khamis)

24. SUMBER KEWANGANBahagian Sukan, KPM dan MSS Malaysia.

25. AGENDA TAKLIMAT PENGURUS PASUKAN

A. KEHADIRAN

1.Semua Pengerusi & Setiausaha JKK Pengelola Kejohanan. 2.Pegawai dari Bahagian Sukan, KPM.3.Pengerusi Teknik dan Pembangunan Sukan Bola Tampar MSSM.4.Pengurus Pasukan MSSN.

10

B.AGENDA TAKLIMAT

1.Ucapan Aluan Pengerusi Jawatankuasa Pengelola Kejohanan.2.Ucapan oleh Pegawai dari Bahagian Sukan, KPM.3.Taklimat oleh Urus Setia, Jawatankuasa Pengelola Kejohanan.

(Taklimat mengenai perjalanan Kejohanan)4.Taklimat oleh Pengerusi Jawatankuasa Kecil:

4.1 Pengerusi Jawatankuasa Penginapan.

4.2 Pengerusi Jawatankuasa Majlis Perasmian Pembukaan;

Penutupan dan Penyampaian Hadiah.

4.3 Pengerusi Jawatankuasa Pertandingan.

4.4 Pengerusi Jawatankuasa Teknik / PTPS MSSM.

4.5 Pengerusi Jawatankuasa Pengangkutan.

4.6 Pengerusi Jawatankuasa Minuman.

4.7 Hal-hal lain.

4.8 Jamuan Ringan.

26. PENYELARASAN TUGAS JAWATANKUASA KERJA DAN KEURUSETIAAN

1. Penurunan kuasa mesti jelas ( skop kuasa ).2. Merekodkan perkara yang perlu untuk dibawa dalam perbincangan.3. Sediakan aliran tindakan dan jangkaan masa.4. Tentukan kemudahan yang diperlukan.5. Jawatankuasa / Pegawai bertugas perlu diperjelaskan tentang jenis tugasnya.6. Tentukan skop / bidang tugas dan tanggungjawab setiap pegawai.7. Jika melibatkan jawatankuasa lain, mesej perlu jelas dan cepat.

8. Penyelarasan dan pengawasan kerja oleh Urus Setia Unit Sukan:

8.1 PERTANDINGAN & TEKNIK PENYELARAS

1. Pertandingan dan Keputusan En. Mohd Mahathir Latiffy bin Abdul RashidTel.: 012 5896861

En. Nagarajan A/L VelooTel.: 017 4162303

2. Teknik / Alatan / Gelanggang3. Kepegawaian / Pengadilan4. Minuman Pegawai / Pembantu5. Penilaian

8.2 HOSPITALITI

1. Penginapan Pengadil dan Peserta En. Mohd Ali B. Mohd. JelaniTel.: 019 447 7277

Cik Chong Kwang YenTel.: 016 4159434

2. Pengangkutan3. Pegawai Perhubungan4. Kawalan dan Keselamatan5. Pertolongan Cemas6. Kebersihan / Keceriaan

8.3 CEREMONIAL

1. Jamuan Majlis PenutupanEn. Mohd Nafir Bin Adam SahibTel.: 012 4741423

2. Hadiah dan Cenderamata3. Majlis Penyampaian Hadiah /Jemputan, Sambutan &

Protokol4. Seranta/Siaraya/Publisiti/Dokumentasi

11

5. Buku Program / Buletin Kejohanan

8.4 URUS SETIAEn. Abdul Halim B. IbrahimTel.: 019 5265799

PERSIAPAN KONTINJEN P. PINANGEn. Azham Khan B. Azizuddin Khan (PTPS Negeri)Tel.: 013 444986

27. CADANGAN ATUR CARA MAJLIS PERASMIAN PEMBUKAAN KEJOHANAN

Sabtu, 7 Jun 2014, 10.00 pagi Tempat: Gelanggang Tenis, Pusat Sukan USM , Gelugor,P.Pinang.

9.45 pagi - Ketibaan dif-dif jemputan

10.00 pagi - Ketibaan Tetamu Kehormat Yang Berusaha Pengarah Pendidikan Pulau Pinang

10.15 pagi - Pengarah Pendidikan Pulau Pinang diperkenalkan kepada Pengurus Pasukan dan Jurulatih Pasukan

- Upacara Servis Bola oleh Pengarah Pendidikan Pulau Pinang

- Perlawanan bermula / diteruskan

28. CADANGAN ATUR CARA MAJLIS PENYAMPAIAN HADIAH DAN PERASMIAN PENUTUPAN

ATUR CARA MAJLIS PENUTUPAN KEJOHANAN TENIS PERINGKAT KEBANGSAAN 2014

11 JUN 2014, JAM 8.00 MALAM

8.00 malam - Kontinjen mengambil tempat

- Ketibaan para jemputan

8.30 malam - Ketibaan Pengarah Jabatan PendidikanPulau Pinang

- Lagu NegaraKu/Negeri

12

- Bacaan Doa

- Jamuan makan/ iringan persembahan

- Ucapan Perasmian Penutupan oleh;Pengarah Pendidikan Negeri

- Penyampaian Hadiah

- Lagu 1M 1S dan Majlis Bersurai

Lampiran A

29. PANDUAN BIDANG TUGAS JAWATANKUASA (JK)

1. JK PERTANDINGAN DAN KEPUTUSAN RASMI – Urusetia Kejohanan / Jawatankuasa Teknikal Kejohanan / Task Force MSSPP

1.1 Pertandingan: Memastikan tempat pertandingan dilengkapi dengan alatan yang diperlukan dan ikut

seperti yang telah diputuskan dalam mesyuarat penyelarasan. Menyediakan Jadual Pertandingan dengan bantuan PTPS MSSS. Bersama pegawai teknikal mengurus undian pusingan suku akhir digelanggang

masing-masing selepas sahaja perlawanan terakhir pusingan awal. Mengadakan taklimat pengurus Pasukan. Menyediakan peti / tray surat untuk setiap MSSN, pemberita, JKK bulletin dan Unit

Sukan JPNS. Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

1.2 Kemudahan & Peralatan

Menyediakan peralatan kejohanan yang berkaitan. Peralatan Am seperti kerusi meja di tempat kejohanan untuk

kegunaan Jawatankuasa pertandingan, teknik, pegawai, para jemputan, penonton. Menyediakan kelengkapan dan bersedia digunakan 30 minit

sebelum kejohanan dimulakan. Bekerjasama dengan JKK Keselamatan dan kecemasan untuk menandakan tempat-

tempat yang penting seperti letakkan kenderaan kecemasan serta pasukan PBSM / St. John Ambulance.

Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

1.3 Statistik & Keputusan Pengeluaran dan pengedaran keputusan kejohanan. Memaparkan keputusan semasa di papan notis tempat masing-masing. (Dibantu

oleh JKK Pertandingan). Keputusan keseluruhan kejohanan (Saiz kertas A4). Edarkan keputusan rasmi kepada setiap MSSN. Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

2. JK TEKNIKAL – Jawatankuasa Teknikal Kejohanan / SK Bagan Tuan Kechil

13

2.1 Pendaftaran Pemain: Pemeriksaan Borang M01, M02, R01 dan R02. (Senarai semak) Maklumkan kepada Urus Setia jika ada keraguan dalam pengesahan pemain. Menyediakan salinan untuk JK Teknik dan Pencatat. Mengumpul Borang dan hantar kepada Urus Setia untuk simpanan, rekod,

maklumat data atlet. Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

2.2 Teknikal: Menyediakan peraturan dengan bantuan PTPS MSSS. Penetapan gelanggang-gelanggang (Tempat kejohanan). Bersedia dengan gelanggang pilihan jika diperlukan. Menghantar surat lantikan kepada pengadil dan pembantu. Sedia kelengkapan gelanggang mengikut standard yang telah ditetapkan. Menyediakan pembantu bahagian Pencatat Skor dan Pencatat Papan Skor

secukupnya. (Sekira diperlukan) Menyediakan pengangkutan pengadil (standby) untuk ke tempat kejohanan dan balik

ke tempat penginapan. Berbincang dengan JKK Pengangkutan. Menyediakan Pembantu untuk ball boys, moppers dan lain-lain keperluan. (Ball

boys boleh ambil alih tugas moppers) Penyediaan jenis borang dan pengedaran borang. Mengadakan taklimat pengurus Pasukan. Bekerjasama dengan petugas kebersihan bagi memastikan tempat kejohanan bersih

sebelum, semasa dan selepas kejohanan. (JKK Kebersihan) Mereka bentuk jenis hiasan yang perlu di tempat kejohanan. Lain-lain tugas yang difikirkan perlu.

3. JK PEGAWAI PERHUBUNGAN PASUKAN MSS NEGERI – PPD Timur Laut

3.1 Melantik seorang pegawai pengiring bagi setiap pasukan 3.2 Mengadakan taklimat kepada pegawai pengiring 2 hari sebelum pertandingan.3.3 Semua pegawai pengiring dikehendaki berada sama dan mengiring pasukan bermula dari

ketibaan pasukan hingga selesai pertandingan bagi membantu menyelesaikan masalah ketika berada di Sarawak.

3.4 Mengingatkan peristiwa penting seperti tempat pertandingan, mesyuarat dan lainnya kepada pengurus pasukan.

3.5 Mendapatkan maklumat terkini (jika ada) khasnya yang melibatkan pertandingan daripada Urus Setia /Jawatankuasa Pertandingan.

3.6 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

4. PENGINAPAN – SMK Penang Free / SMK Abdullah Munshi / SMK Perempuan ST George / Politeknik Balik Pulau

4.1 Menetapkan tempat penginapan pegawai dan peserta pasukan dan pengadil.4.2 Menentukan kemudahan di asrama seperti Katil, Tilam, Bilik Mandi, Bilik Basuh, ampaian kain

basah dan persekitaran bilik asrama terkawal serta bersih.4.3 Menentukan bilik-bilik (labelkan).4.4 Mengedarkan peraturan-peraturan penginapan dan memberi taklimat kepada pengurus

pasukan.4.5 Menyelia setiap masa keadaan asrama di sepanjang kejohanan dijalankan.4.6 Mencadangkan bentuk sambutan.4.7 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

5. JK MINUMAN PERTANDINGAN – SK Seri Aman

5.1 Minuman disediakan untuk Kontinjen MSSN, pengadil dan petugas di setiap tempat.5.2 Pastikan minuman Milo disediakan oleh Nestle Products Sdn. Bhd. di setiap tempat

pertandingan.5.3 Menyediakan minum pagi dan minum petang untuk pegawai pertandingan.

14

6. JK MAJLIS PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN – SMK Datuk Haji Md. Nor Ahmad

6.1 Selaraskan dengan Urus Setia, JK Teknikal dan JK Pertandingan mengenai masa dan ATUR CARA Majlis Rasmi.

6.2 Melantik ketua dalam pembahagian tugas seperti berikut: Perbarisan dan peralatan, contohnya papan tanda setiap pasukan. Pembawa papan tanda MSS Negeri dan pakaiannya. Juruacara dan penulisan skrip pentadbiran majlis. Mengadakan dan menguruskan sesi raptai Majlis Rasmi. Sediakan bendera Negeri (dengan tiang bendera) untuk pembarisan semasa Majlis Penutupan.

6.3 Menguruskan Jamuan seperti berikut: Semasa Penutupan Rasmi. Menyediakan menu dan harga untuk kelulusan. Peralatan Jamuan, berhubung dengan Jawatankuasa Persiapan Tempat Kemudahan &

Peralatan Am untuk penyelerasan tempat, kerusi, meja dan lain-lain. Menentukan sistem pembahagian jamuan untuk pegawai dan peserta. Memberikan kerjasama kepada Media Massa semasa membuat liputan. Memberi taklimat semasa mesyuarat Pengurus Pasukan.

6.4 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

7. JK JEMPUTAN MAJLIS, PENYAMPAIAN SIJIL, HADIAH DAN CENDERAMATA - SMK Bayan Lepas

7.1 Mendapatkan hadiah dan sijil daripada Urus Setia.7.2 Menyediakan pembantu, peralatan berkaitan dengan penyampaian hadiah.7.3 Menyediakan cenderamata untuk Ketua Kontinjen. (Disampaikan semasa Majlis Penutupan)7.4 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

8. JK BUKU PROGRAM, FOTOGRAFI, RAKAMAN DAN SIARAYA – BTPN

8.1 Mereka kulit Buku Program, Banner, Backdrop & ‘fish-tail’, Tag JKK dan peserta MSSN.8.2 Mendapatkan, mengumpulkan bahan untuk buku program.8.3 Mendapatkan sebut harga percetakan buku program sebanyak 100 naskah.8.4 Kandungan Buku Cenderamata:

Kata Alu-Aluan Menteri Pelajaran Malaysia Kata Alu-Aluan Ketua Setiausaha KPM Kata Alu-Aluan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Kata Alu-Aluan Pengarah Pendidikan Pulau Pinang Jawatankuasa Kerja MSS Malaysia Setiausaha Agung MSS Negeri Senarai PTPS Tenis MSS Negeri Senarai Jawatankuasa MSS Pulau Pinang Senarai Jawatankuasa Pengelola dan Jawatankuasa Kerja Analisis Bilangan Kontinjen Gambar Tempat Kejohanan Kronologi dan Atur Cara Kejohanan Jadual Kejohanan Peraturan Kejohanan Penghargaan

8.5 Memasang banners di tempat penginapan dan kejohanan.8.6 Mengambil gambar dari mula hingga akhir kejohanan.8.7 Juruteknik, P.A.Sistem dan pentas.8.8 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

9. JK KECEMASAN DAN PERUBATAN – SMJKC Union

9.1 Melantik petugas dari ahli Bulan Sabit Merah atau St. John mengikut jumlah yang dipersetujui dan giliran bertugas.

9.2 Memastikan petugas yang dilantik berada di tempat pertandingan pada tarikh, masa yang telah ditetapkan.

15

9.3 Bertanggungjawab terhadap petugas yang dilantik serta kebajikan mereka.9.4 Menandakan tempat letak ambulans.9.5 Sekiranya ambulans tidak mencukupi, kenderaan Standby harus ditetapkan dan dimaklumkan

kepada pengurus pasukan semasa sesi taklimat.9.6 Maklumkan nombor telefon kecemasan yang berkaitan.9.7 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

10. JK PENGANGKUTAN – UNIT PENTADBIRAN, Jabatan Pendidikan Pulau Pinang

10.1 Mengurus sebut harga untuk perkhidmatan bas dan bincang dengan Urus Setia.10.2 Menyediakan dan menguruskan bas bagi tujuan menyambut Kontinjen MSSN di Lapangan

Terbang Bayan Lepas. Berbincang dengan Pegawai Perhubungan Kontinjen negeri berkenaan.

10.3 Menyediakan dan menguruskan bas pergi dan balik dari tempat penginapan ke tempat pertandingan dan lain-lain tempat mengikut kesesuaian.

10.4 Menyediakan pengangkutan pengadil untuk ke tempat kejohanan dan balik ke tempat penginapan.

10.5 Menyediakan jadual perkhidmatan bas.10.6 Dapatkan jadual ketibaan dan perangkatan balik pasukan MSSN serta jadual kejohanan dari

Urus Setia Kejohanan (Unit Sukan).10.7 Mengagihkan bas kepada JKK atau MSSN mengikut jadual kejohanan serta edarkan dan

taklimatkan semasa sesi taklimat pengurus pasukan. 10.8 Menyelia perjalanan kenderaan.10.9 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

11. JK KAWALAN KESELAMATAN, LALULINTAS DAN KEBERSIHAN - SMK Georgetown

11.1 Menyediakan petugas khasnya mengawal lalu lintas di kawasan meletak kereta.11.2 Tumpuan diberikan di Kawasan Pertandingan dan Majlis Penutupan.11.3 Menyediakan beg plastik di tempat strategik untuk membuang sampah.11.4 Mengumpulkan sampah sarap di tempat kejohanan.11.5 Memastikan tempat kejohanan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan selepas

perlawanan.11.6 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

12. JK JEMPUTAN, SAMBUTAN DAN PROTOKOL – Unit Perhubungan, Jabatan Pendidikan Pulau Pinang

12.1 Merangka format Kad Jemputan Perasmian Kejohanan.12.2 Mengedarkan Kad-Kad Jemputan Perasmian Kejohanan kepada:

Semua Pengarah Pendidikan Negeri. Semua Setiausaha Agung MSS Negeri. Semua Penaja. Pegawai Pendidikan Daerah Pengetua dan Guru Besar sekolah berdekatan. Jawatankuasa Induk. Semua Pengerusi dan Jawatankuasa Kecil Pengelola. Lain-lain jemputan yang difikirkan perlu.

12.3 Menyelaraskan dengan JK Perasmian Pembukaan dan Penutupan, JK Persiapan Tempat bagi melabel tempat duduk para jemputan dan lain-lain Jemputan.

12.4 Menyediakan Pegawai yang bertugas untuk menyambut tetamu semasa Majlis Perasmian Pembukaan dan Penutupan.

12.5 Merangka, mencadang bentuk sambutan yang akan dibuat semasa ketibaan tetamu kehormat semasa perasmian dan penutupan rasmi dijalankan.

12.6 Dapatkan dan edarkan buku program semasa menyambut tetamu kehormat.12.7 Lain-lain perkara yang difikirkan perlu.

16

13. PUBLISITI DAN BULETIN KEJOHANAN – SMJKC Heng Ee

13.1 Mencadangkan kerangka, menyenaraikan isi kandungan dan penyusunan muka surat buletin untuk kelulusan JPNS.

13.2 Menyediakan perutusan Pengarah Pendidikan , Penyelaras Sukan Tenis MSSM, PTPS Tenis MSSM dll.

13.3 Menyunting, mencetak dan mengedarkan buletin kepada semua MSSN, pemberita, JKK dll melalui peti / tray surat di Bilik Urus Setia.

14. URUS SETIA - UNIT SUKAN

14.1 Sebelum Kejohanan Menyediakan ABM dan memdapatkan peruntukan dari MSSM, Bahagian Sukan, KPM. Menyediakan Kertas Konsep untuk kelulusan Pengarah. Menyediakan Pelan Tindakan dan mengadakan mesyuarat penubuhan JK & JKK. Mengedarkan Minit Mesyuarat dan maklum balas untuk tindakan JKK. Menghantar maklumat penting melalui Siaran ke-II, III dan seterusnya kepada MSSN. Menyelaras semua tugasan JKK. Memohon kebenaran penggunaan / sewaan tempat kejohanan dan maklumkan kepada

JKK berkaitan tentang keputusan. Surat-menyurat makluman kepada pihak penguasa tempat dan pihak polis tentang

kejohanan. Menyediakan surat perlantikan JKK dan pegawai-pegawai diluar daerah JKK. Menyediakan perutusan Pengarah Pelajaran Sarawak untuk buku program. Menyediakan Teks Ucapan Tetamu Kehormat. Menyelaras dan menghadiri mesyuarat dan majlis kejohanan. Menyediakan maklumat yang perlu untuk MSSM dan MSSN. Mendapatkan sebut harga dari JKK untuk mohon Pesanan Kerajaan (PK). Menyediakan PK sebelum kejohanan. Mengagihkan peruntukan kepada JKK yang memerlukan atau Pusat Tanggungjawap. Mengedarkan maklumat terkini kepada JKK yang berkenaan. Membantu keperluan JKK. mewujudkan bilik pergerakan Kejohanan (Urus Setia Kejohanan) bagi memudahkan

urusan penyelaras. Menyediakan bahan taklimat Pengurus Pasukan. (Pembentangan dalam bentuk Power

point)

14.2 Semasa Kejohanan Merekod segala perbelanjaan. Menyelaras dengan JKK mengenai perkembangan semasa. Mengedarkan maklumat terkini kepada JKK yang berkenaan. Membantu keperluan JKK. Mendapatkan maklumat / pengisian kejohanan kepada JKK Buletin. Maklumkan kepada Pengarah mengenai perjalanan kejohanan dari semasa ke semasa. Menyelaras Majlis Pembukaan dan Penutupan. Menyediakan Borang Tuntutan Elaun Pengadil, Pegawai, Ahli JKK dan Pembantu (murid).

14.3 Selepas Kejohanan Mengadakan dan menghadiri Post Mortem kejohanan bersama barisan PTPS dan setiap

Pengerusi JKK. Mendapatkan laporan kewangan serta post mortem dari setiap JKK. Merekod segala perbelanjan dan membuat laporan kepada Bendahari MSSS, MSSM dan

Bahagian Sukan, KPM. Menyelaras tuntutan Elaun Pengadil, Pegawai, Ahli JKK dan Pembantu (murid). Melaporkan Pengelolaan dan menghantar Laporan Kewangan kepada Pengarah Bahagian

Sukan, KPM dalam tempoh 14 hari selepas tarikh kejohanan.

17

Memastikan Keputusan Rasmi diagihkan kepada semua MSSN (sistem teg digunakan untuk elakkan keciciran).

18