fail meja ku kualiti

Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri JohorJalan Kepuk 19/2,Seksyen 19, 40300 Shah Alam Negeri Selangor Darul Ehsan.

FAIL MEJAK E T U A U N IT U N IT JA M IN A N K U A L IT I

TEL : 603-5548 4450 FAKS : 603-5548 4480 e-mail : [email protected]. Laman web : http://pspnsel.moe.edu.my

KANDUNGAN FAIL MEJA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Maklumat Pegawai Senarai Tugas Objektif Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Objektif Unit Jaminan Kualiti BTPN Carta Organisasi Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Carta Organisasi Unit Jaminan Kualiti Senarai Tugas Jawatan, Tanggungjawab, Kuasa dan Hubungan Kerja Pegawai dengan Pegawai-Pegawai Lain 8. Proses Kerja 9. Carta Aliran Kerja 10. Senarai Semak 11. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 12. Senarai Undang-undang Pekeliling 13. Senarai Borang 14. Norma Kerja 15. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 16. Senarai Tugas Harian

1 .0 M a k l u m a t PK eU g Jaawm a i in a n K u a l i t iF A IL M E JAK U J a m in a n K u a lit i

Nama Jawatan Hakiki Gred Jawatan Bahagian / Unit Tarikh Memegang Jawatan Tarikh Penempatan

MOHD AMIR BIN JAAFAR @ ABDUL RAHMAN PEGAWAI TEKNOLOGI PENDIDIKAN PPPLD DGA29 PUSAT KEGIATAN GURU GELANG PATAH 05 OGOS 1997 16 SEPT 2005

2 .0 S e n a r a i KT Uu gJ aa m i n a n K u a l i t i sF A IL M E JAK U J a m in a n K u a lit i

Bertanggungjawab kepada Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan, Timbalan Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan dan Ketua Penolong Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri, Pegawai Teknologi Pendidikan DGA32 PKG Gelang Patah, Negeri Johor di dalam merancang, menyelaras, melaksana dan mengambil tindakan susulan ke atas perkara-perkara berikut:

I.

P E N G U R U S A N D A N P E N T A D B IR A N1. Membantu mengurus dan mentadbir pkg 2. Mengurus Pusat Sumber PKG 3. Mempromosi dan menyebar pelbagai sumber pendidikan dan perkhidmatan di PKG

II. B ID A N G U M U M4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang di arah dari semasa ke semasa oleh Pengarah Bahagian Teknologi PendidikanNegeri, Negeri Selangor.

F A IL M E JAK U J a m in a n K u a lit i

3 .0 O b j e k tai fh a g i a n T e k n o l o g i P e n d i d i k a n N BMewujudkan kesedaran dan memupuk sikap pentingnya Teknologi Pendidikan di dalam perkembangan dan kemajuan pendidikan di negara ini dengan :

1. 2. 3.

Meningkatkan penggunaan bahan pelbagai media pendidikan dalam proses pengajaran dan pembelajaran. Meningkatkan kemahiran guru dalam penguasaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) sejajar dengan konsep pendidikan bestari. Meningkatkan perkembangan Pusat Sumber Sekolah (PSS) dengan kemudahan teknologi terkini untuk memudahkan guru mengaplikasikannya di samping membudayakan minat membaca di kalangan guru dan pelajar.

4. 5.setempat.

Meningkatkan pengurusan, penggunaan teknologi, dan kehendak pelanggan di Pusat Kegiatan Guru (PKG). Meningkatkan kualiti pendidikan melalui pembudayaan

penyelidikan dan pembangunan berdasarkan keperluan dan masalah


4 .0 O b j e k tni fi t J a m i n a n K u a l i t i U1. Memastikan semua anggota dalam organisasi melaksanakan sistem pengurusan dan perkhidmatan yang berkualiti agar dapat memenuhi kepuasan hati serta kehendak pelanggan pada setiap masa. 2. Memastikan semua anggota dalam organisasi melakukan

penambahbaikan yang berterusan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka untuk memenuhi kepuasan hati serta kehendak pelanggan. 3. Memastikan semua anggota dalam organisasi meningkatkan kemahiran serta pengetahuan diri melalui proses latihan yang berterusan untuk melaksanakan tugas dan bertanggungjawab dengan lebih berkesan.


5 .0 C a r t a O r g aB na ihs aa gs ii a n T e k n o l o g i P e n d i d i k a n N e g e r i J o hPEN G AR AH BTPNPENOLONG PENOLO N G PENOLON G PENGARAH PENGARAH PENGARAH U n it U n it P e n g u r u s a n U n it Ja m in a n P e n t a d b ir a n , P u s a t K e g ia t a n K u a lit i P e r k h id m a ta n & P e n g u ru sa n PENOLO N G PENGARAH U n it P e n y ia r a n d a n PENO LON G PENGARAH U n it P e r k h id m a t a n PENO LON G PENOLON G PENOLO N G PENGARAH PENGARAH PENGARAH U n it U n it P e n g u r u s a n U n it P e m b a n g u n a n P u s a t S u m b e r P e n g g a la k a n Penggunaan T e k n o lo g i P e g a w a i T e k n o lo g P e g a w a i T e k n o lo g P e g a w a i T e k n o lo g i i i P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n D G 3 4 L a t ih a n D G 3 4 ( K O S O N G ) D G 3 4 G a la k

P e g a w a i T e k n o lo g iP e g a w a i T e k n o lo g iP e g a w a i T e k n o lo g iP e g a w a i T e k n o lo g i P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n D G 34 PPPK DG 34 DG 34 PKG D G 3 4 (K O S O N G )

i P e g a w a i T e k n o lo g iP e g a w a i T e k n o lo g iP e g a w a i T e k n o lo g iP e g a w a i T e k n o lo g P e g a w a i T e k n o lo g P e g a w a i T e k n o lo g iP e g a w a i T e k n o lo g P e g a w a i T e k n o lo g i i i P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n P e n d id ik a n D G 3 2 N ila m / P S S D G 3 2 G a la k G u n a DG 32 PPPK D G 3 2 V id e o D G 3 2 L a t ih a n DG 32 PKG D G 3 2 K u a lit i DG 32

N22

P e g a w a i T e k n o lo g iP e g a w a i T e k n o lo g i P e n d id ik a n P e n d id ik a n DG 32 TVP D G 3 2 N e tw o r k in g

P e g a w a i T e k n o lo g i P e n d id ik a n DG 32

J1 7 ( 1 )

N17 (1 ) N11 (1 ) N 1 (1 )

N17 (2 ) N11 (2 ) N 1 (2 )

N17 (3 ) N11 (3 )

N17 (4 ) N11 (4 )

N17 (5 )

J1 7 ( 2 )

FT17 (1 ) FT17 (2 )

S17 (1 )

R 3 (1 )

F A IL M E JA

K U J a m in a n K u a

C a r t a O r g Pa an si u a a in P e t u g a s J a m i n a n K u a l i t i B a hJ a g ioa ran h Tu sks ohT2008PENASIHAT PENGARAH BTPNHJ AHMAD DAHLAN B. KARDI

F A IL M E JA


PENGERUSI WAKIL PENGURUSAN

NAIB PENGERUSI PENGURUS KUALITI ABD HALIM B. MARZUKI

SETIAUSAHA MOHD NASIR B. IBRAHIM

KAWALAN DOKUMEN

KAWALAN REKOD

AUDIT DALAMAN

PENGURUSAN LATIHAN

MAKLUM BALAS PELANGGAN

PENGURUSAN PEROLEHAN

PENGURUSAN PENYENGGARAAN

PENERBITAN

TUGAS-TUGAS KHAS

PENGURUS MOHD MARZUKI B. ISHAK

PENGURUS HJ MD RAZAK B. HAMJAR

PENGURUS ABD HALIM BIN MARZUKI

PENGURUS HJH ABIDAH BT YAHYA

PENGURUS NIK ASMA BT. NIK AHMAD

PENGURUS HJH NORAINI BT MOHD JUNID

PENGURUS HJ. ABU OMAR BIN MOS

PENGURUS HJH SITI AMARAH BT ADNAN

PENGURUS ABDUL RAHMAN BIN AHMAD

PEN. PENGURUS MOHD NOOR B. MOHD YASIN

PEN. PENGURUS JAAFAR B. ABDULLAH

PEN. PENGURUS MOHD NASIR B. IBRAHIM

PEN. PENGURUS SHAHBUDIN B. SELI

PEN. PENGURUS ROKIAH BT HASHIM

PEN. PENGURUS CIK FAUZIAH BT MOHD AMIN

PEN. PENGURUS MOHD NOOR LEZA B. MANSOR

PEN. PENGURUS ZAINAL ABIDIN B. SANIP

PEN. PENGURUS MOHD ARIF BIN HARUN

F A IL M E JA


7 .0 S e n a r a i T u g a s , K u a s a D a n H u b u n g a n DUnit/Subunit Jawatan : : Unit Jaminan Kualiti Ketua Unit Jaminan Kualiti Tugas & Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan n Selangor Meluluskan semua program dan aktiviti unit kualiti & dokumentasi.

1. Membantu Merancang dan Menyelaraskan Program Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM). 2. Membantu Menyelaras Dan Mengemaskini Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja BTPN. 3. Membantu Merancang dan Menyelaras Pelaksanaan Program dan Aktiviti MS ISO 9001:2000. 4. Membantu Merancang Dan Menyelaraskan Program Dan Aktiviti Penyelidikan dan Kajian Tindakan. 5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang di arah dari semasa ke semasa.

Merancang dan melak sanak an progra m dan aktivit i berkai tan.

Pengurus Latihan Urusan pelaksanaan latihan dan perkembangan staff. Pegawai Kualiti , Pegawai Dokument asi dan Pegawai Penerbita n Urusan menyebar dan menerbitkan semua bahan kualiti & penyelidikan. Pembantu Tadbir Urusan surat, fail, menaip dan menghantar surat dan membuat salinan fotostat.


8 .0 P r o s e s KK Ue rUj an i t J a m i n a n K u a l i t iAktiviti Subaktiviti 8 8.1 PENGURUSAN KUALITI PEGAWAI PENGANTARA UNIT BTPN Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pegarah BTPN Pengarah BTPN Pegawai Dokumentasi unit berkaitan Muka surat ini 1/1 UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Perkhidmatan Awam

Proses Kerja 1. Menerima arahan kerja daripada Pengarah BTPN 2. Mengeluarkan memo dalaman kepada unit yang terlibat dengan isu/data yang dikehendaki 3. Mendapatkan bahan/data yang dikehendaki daripada unit yang bertanggungjawab.

4. menilai dan menambahbaik bahan/data yang diterima daripada unit berkenaan. 5. Penyerahan bahan/data untuk tujuan semakan dan kelulusan Pengarah BTPN. 6. Menyampai dan melaporkan bahan/data yang diterima kepada pihak yang sepatutnya 7. Memastikan bahan/data yang dihantar sampai kepada sasaran yang sepatutnya

KU Unit Jaminan Kualiti

Pengarah BTPN

Pihak yang berkenaan

Pegawai Dokumentasi Unit Jaminan Kualiti


9 .0 C a r t a A l i r K U K Ue n ji at J a m i n a n K u a l i t i an rAktiviti Subaktiviti 9 9.1 PENGURUSAN KUALITI PEGAWAI PENGANTARA UNIT BTPN Muka surat ini 1/1

MUL A

Terima Arahan Kerja dari Pengarah

Mengeluarkan memo dalaman BTPN Mendapatkan bahan/data dari unit yang berkenaan

Menilai dan menambahbaik bahan/ data yang diterima Penyerahan bahan/ data kepada pengarah BTPN untuk kelulusan Menyampaikan/melaporkan bahan/ data kepada pihak yang berkenaan Mengambil tindakan penyelesaian mengikut keperluan Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail

TAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS Ue m Ua nk i t J a m i n a n K u a l i t i SAktiviti Subaktiviti 10 10.1 PENGURUSAN KUALITI PEGAWAI PENGANTARA UNIT BTPN Aktiviti Membuat memo dalaman kepada unit / pegawai berkenaan Mendapatkan bahan / data yang diperlukan Menyemak, menilai bahan / data Penambahbaikan bahan / data mengikut prosedur dan kualiti Menyerahkan bahan / data kepada Pengarah untuk tujuan pengesahan dan kelulusan Menyampaikan bahan / data kepada pihak yang berkenaan Membuat laporan perkembangan pergerakan bahan / data Membuat salinan bahan / data dan menyimpan bahan / data dalam fail yang berkenaan. Tindaka n Muka surat ini Catatan 1/1

Bil 1 2 3 4 5 6 7 8


1 1 .0P e r a t u r a n - P e r a t u Fr a nl P eenj at a d b i r a n ai M1 2 3 4 . . . .

M e n g g u n a k a n p r o s e d u r k e r ja y a n g d it e t a p k a n o le h B T P N . M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r M e n g g u n a k a n P a n d u a n t a t a c a r a p e n g u r u s a n m a k lu m a t o le h M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a o le h B T P N . 5 . M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h B T P N .

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S 1 3 .0 e n a r a i B o r a n g - B o Fr a nl gM Yeaj a g D i g u n a S ai nT ia d a B o r a n g Y a n g B e r k a it a n


8 .0 P r o s e s KK Ue rUj an i t J a m i n a n K u a l i t iAktiviti Subaktiviti 8 8.2 PENGURUSAN KUALITI Muka 1/1 surat ini UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja MESYUARAT PASUKAN PETUGAS KUALITI Pegawai Yang Proses Kerja Meluluskan / Dirujuk 1. Menerima arahan kerja Pengarah BTPN menjalankan mesyuarat pasukan petugas kualiti. 2. Mengeluarkan memo mesyuarat Pasukan Petugas Kualiti kepada ahli mesyuarat 3. Mengedarkan minit mesyuarat yang lalu untuk rujukan dan semakan 4. Membuat tempahan tempat, peralatan dan makanan 5. Mencatat minit / keputusan mesyuarat 6. Menyedia dan mengedarkan minit mesyuarat untuk tindakan unit perkhidmatan BTPN 7. Memantau dan memastikan unit-unit mengambil tindakan menepati keputusan mesyuarat 8. Salinan minit dan hasil laporan pemantauan disimpan untuk rujukan. Ahli Mesyuarat

Ahli Mesyuarat

Pegawai Dokumentasi Unit Jaminan Kualiti Pegawai Dokumentasi Pegawai Dokumentasi KU Unit Jaminan Kualiti Pegawai Dokumentasi


9 .0 C a r t a A l i r K U KU en ri jt a J a m i n a n K u a l i t i anAktiviti Subaktiviti 9 9.2 PENGURUSAN KUALITI MESYUARAT PASUKAN PETUGAS KUALITIMUL A

Muka surat ini

1/1

Terima Arahan Kerja dari Pengarah Mengeluarkan memo panggilan mesyuarat Mengedarkan minit mesyuarat yang lalu

Membuat tempahan tempat dan makanan ahli mesyuarat

Mencatat keputusan mesyuarat

Penyediaan minit mesyuarat yang berkenaan Memastikan unit-unit mengambil tindakan mengikut keputusan mesyuarat Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail

TAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS Ue mU an ki t J a m i n a n K u a l i t i SAktiviti Subaktiviti 10 10.2 PENGURUSAN KUALITI MESYUARAT PASUKAN PETUGAS KUALITI Aktiviti Menyediakan agenda mesyuarat Mengeluarkan memo panggilan mesyuarat Mengedarkan minit mesyuarat yang lepas Membuat tempahan tempat, peralatan dan makanan untuk ahli mesyuarat Mencatat minit mesyuarat Tindaka n Muka surat ini Catatan 1/1

Bil 1 2

3 4 5

6

Menyediakan minit mesyuarat

7

Memantau tindakan susulan berdasarkan keputusan mesyuarat Membuat salinan dokumentasi dan menyimpan rekod untuk rujukan

8


1 1 .0P e r a t u r a n - P e r a t u Fr a nl P eenj at a d b i r a n ai M1 2 3 4 . . . .

P e r a t u r a n - P e r a t u r a n P e g a w a i A w a m ( K e la k u a n d a n T a t a t e r t i M e n g g u n a k a n p r o s e d u r p e n g u r u s a n m e s y u a r a t M S IS O 9 0 0 0 M e n g g u n a k a n f o r m a t m in it m e s y u a r a t y a n g d is e la r a s k a n o le M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a o le h B T P N . 5 . M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h B T P N

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S1 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m d a n F a il M e ja 2 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m ( T Q M ) P e r k h id m a t a n A w a m

B il 8 /1 9 9 1 : P a n d u a n

B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n

1 3 .0 e n a r a i B o r a n g - B o Fr a nl gM Yeaj a g D i g u n a S ai nT ia d a B o r a n g Y a n g B e r k a it a n


8 .0 P r o s e s KK Ue rKj au a l i t iAktiviti Subaktiviti 8 8.3 PENGURUSAN KUALITI Laporan hasil perbincangan mesyuarat kepada KPP Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengarah BTPN Pengurus Kualiti Muka surat ini 1/1 UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Perkhidmatan Awam

Proses Kerja 8. Menerima arahan menghadiri mesyuarat 9. Menghadiri mesyuarat

10.Membuat minit curai/ laporan

11.Memaklumkan secara lisan kepada Pengarah BTPN


9 .0 C a r t a A l i r K U K Ke ur jaal i t i & D o k u m e n t a s i anAktiviti Subaktiviti 9 9.3 PENGURUSAN KUALITI Laporan hasil perbincangan mesyuarat kepada KPP Muka surat ini 1/1

MUL A

Terima Arahan Kerja Hadir Mesyuarat

Menghadiri Mesyuarat

Membuat minit curai / laporan

Memaklumkan secara lisan dan menyerah kepada Pengarah BTPN TAMA T

1 0 .0 e n a r a i KS Ue m Kauka l i t i SF A IL M E JAK U J a m in a n K u a lit i

Aktiviti Subaktiviti

10 10.3

PENGURUSAN KUALITI Laporan hasil perbincangan mesyuarat kepada KPP Aktiviti Tindaka n Muka surat ini Catatan 1/1

Bil 1 2 3

Surat panggilan mesyuarat Minit mesyuarat Menyediakan minit curai


1 1 .0P e r a t u r a n - P e r a t u Fr a nl P eenj at a d b i r a n ai M

6 . M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t M in it C u r a i / L a p o r s a n y a n g K u a lit i B T P . 7 . M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h P e n g a r a h B T P N .

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S1 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m ( T Q M ) P e r k h id m a t a n A w a m

B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n



8 .0 P r o s e s KK Ue rKj a a l i t i & D o k u m e n t a s i uAktiviti Subaktiviti 8 8.4 PENGURUSAN KUALITI Muka surat ini 1/1 Laporan Aktiviti BTPN semasa mesyuarat Pasukan Petugas Kualiti Pegawai Yang Proses Kerja Meluluskan / Dirujuk 1.Terima arahan daripada Wakil Pengurusan Pengarah BTPN 2.Menyediakan Surat Panggilan Mesyuarat / Memo Dalaman 3.Mendapatkan maklum balas / maklumat aktiviti daripada setiap unit di BTPN 4.Melaporkan aktiviti BTPN kepada Pasukan Petugas Kualiti 5.Memastikan laporan aktiviti menepati SKT yang telah ditetapkan 6.Memastikan Pasukan Petugas Kualiti dapat menjalankakan tugas mengikut bidang masing-masing. 7.Simpan Laporan dan Dokumen Ke Dalam Fail Pengurus Kualiti UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1996 Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam

Ketua Unit

Pengurus Kualiti

Petugas Kualiti

Petugas Kualiti

Pegawai Dokumentasi


9 .0 C a r t a A l i r K U KK eu raj ai t i & D o k u m e n t a s i an lAktiviti Subaktiviti 9. 9.4 PENGURUSAN KUALITI Laporan Aktiviti BTPN semasa mesyuarat Pasukan Petugas KualitiMUL A Terima arahan daripada Pengarah BTPN Menyediakan Surat Panggilan Mesyuarat / Memo Dalaman Mendapatkan maklum balas / maklumat aktiviti daripada setiap unit di BTPN Melaporkan aktiviti BTPN kepada Pasukan Petugas Kualiti Memastikan laporan aktiviti menepati SKT yang telah ditetapkan Memastikan Pasukan Petugas Kualiti dapat menjalankakan tugas mengikut bidang masing-masing. Simpan Laporan dan Dokumen Ke Dalam Fail TAM ATT

Muka surat ini

1/1


1 0 .0 e n a r a i KS Ue mK a k l i t i & D o k u m e n t a s i S uaAktiviti Subaktiviti 10 10.4 PENGURUSAN KUALITI Laporan Aktiviti BTPN ke mesyuarat Pasukan Petugas Kualiti Aktiviti Surat panggilan mesyuarat 1 2 Maklumbalas setiap unit Tindaka n Muka surat ini 1/1

Bil

Catatan

4

Dokumen / laporan



1 . M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i BTP 2 . M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r BTP 3 . M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a o le h P e n g a r a h B T P N 4 . M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h P e n g a r a h B T P N

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S1 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m 9 0 0 0 D a la m P e r k h id m a t a n A w a m 2 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m 9 0 0 0 :2 0 0 0 D a la m P e r k h id m a t a n A w a m

B il 2 /1 9 9 6 : G a r is P a

B il 2 /2 0 0 2 : G a r is P a



8 .0 P r o s e s KK Ue rJ jaa m i n a n K u a l i t iAktiviti 8 PENGURUSAN KUALITI MENGENAL PASTI AKTIVITI ATAU PROSES KERJA YANG MEMERLUKAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MEMPERTINGKATKAN KEBERKESANAN KERJA Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengarah BTP Wakil Pengurusan Pengarah BTPN Jawatankuasa Petugas Kualiti Subaktiviti 8.5 Muka surat ini 1/1

Proses Kerja 1. Menerima arahan Pengarah BTPN. 2. Mengenal pasti aktiviti / proses kerja yang perlu dibuat penambahbaikan. 3. Membentuk JK Pasukan Penambahbaikan. 4. Buat Kajian Keperluan Penambahbaikan aktiviti/ proses kerja 5. Menentukan Prosedur Penambahbaikan. 6. Bina Jadual Kerja Pelaksanaan aktiviti / proses kerja. 7. Bina Prosedur Penambaikan Kualiti aktiviti / proses kerja 8. Menyelaras Pelaksanaan Prosedur Penambahbaikan 9. Menyedia dan menghantar laporan kepada Timbalan Wakil Pengurusan. 10.Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail

UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Perkhidmatan Awam


9 .0 C a r t a A l i r K U K Jea rmj ai n a n K u a l i t i anAktiviti 9 PENGURUSAN KUALITI MENGENAL PASTI AKTIVITI ATAU PROSES KERJA YANG MEMERLUKAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MEMPERTINGKATKAN KEBERKESANAN KERJA Subaktiviti 9.5 Muka surat ini 1/1

MUL A Menerima arahan

Mengenal pasti aktiviti / proses kerja

Bentuk JK Pasukan Petugas Kualiti Buat Kajian Keperluan Penambahbaikan aktiviti / proses kerja , Tentukan Prosedur Pembaikan & Bina Jadual Kerja Pelaksanaan aktiviti / proses kerja Bina Prosedur Penambaikan aktiviti / proses kerja Menyelaras Pelaksanaan Prosedur Penambahbaikan

Menyedia dan menghantar Laporan

Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail

TAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS Ue m J a m i n a n K u a l i t i S akAktiviti 10 PENGURUSAN KUALITI MENGENAL PASTI AKTIVITI ATAU PROSES KERJA YANG MEMERLUKAN PENAMBAHBAIKAN UNTUK MEMPERTINGKATKAN KEBERKESANAN KERJA Aktiviti Membuat Kajian Keperluan Penambahbaikan Aktiviti/Proses Kerja Menentukan Prosedur Penambahbaikan Membina Jadual Kerja Pelaksanaan Membina prosedur penambahbaikan Aktiviti/Proses Kerja Membuat tindakan berikut: 5.1 Melantik JK Penambahbaikan Aktiviti/Proses Kerja 5.2 Menyediakan senarai tugas 6 7 8 9 10 Memantau pelaksanaan Aktiviti/Proses Kerja Membuat laporan Membentangkan laporan kepada pasukan petugas Membuat pengubahsuaian Aktiviti/Proses Kerja (jika perlu) Menyimpan laporan pelaksanaan sistem kualiti ke dalam fail Tindaka n Subaktiviti 10.5 Muka surat ini 1/1

Bil 1

Catatan

2 3 4 5



8 . M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i O r g a n is a s i B T P N . 9 . M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 B T P N . 1 0M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t K e rta s K o n s e p / C a d a n g a n . P e m b a n g u n a n O r g a n is a s i, B T P N . 1 1M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a . o le h B T P N 1 2M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h P e g a w a i P e la ja r a n D a e r a h G o m


B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n



8 .0 P r o s e s KK Ue rJ a am i n a n K u a l i t i jAktiviti 8 PENGURUSAN KUALITI Muka surat ini MEMASTIKAN SEGALA LAPORAN BULANAN UNIT BTPN, LAPORANSubaktiviti 8.6 LAPORAN JK KERJA DALAMAN DISERAH KEPADA UNIT JAMINAN KUALITI TEPAT PADA MASANYA. Pegawai Yang Proses Kerja Meluluskan / Dirujuk 9. Menerima arahan Pengarah BTPN. 10.Menghantar surat peringatan penyerahan laporan seminggu awal. 11.Mengumpul laporan setiap unit. 12.Menyemak laporan setiap unit. 13.Mendokumentasi semua laporan. 14.Menghantar laporan kepada Timbalan Wakil Pengurusan. 15.Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail Pengarah BTP Wakil Pengurusan Pengarah BTPN Jawatankuasa Petugas Kualiti 1/1

UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja


9 .0 C a r t a A l i r K U KJ ae m j ian a n K u a l i t i an rAktiviti 9 PENGURUSAN KUALITI MEMASTIKAN SEGALA LAPORAN BULANAN UNIT BTPN, LAPORANLAPORAN JK KERJA DALAMAN DISERAH KEPADA UNIT JAMINAN KUALITI TEPAT PADA MASANYA.MUL A

Subaktiviti

9.6

Muka surat ini

1/1

Terima Arahan

Menghantar surat peringatan penyerahan laporan (seminggu awal) Mengumpul laporan setiap unit

Semak Semua Laporan Tida k Ya Buat Pembetulan (Tindakan ke Unit Terlibat)

Ada Pembetulan ?

Dokumentasikan

Menghantar salinan laporan kepada Timbalan Wakil Pengurusan.

Simpan Dokumen Ke Dalam Fail

TAM ATT


1 0 .0 e n a r a i KS Ue mJ a amk i n a n K u a l i t i SAktiviti 10 PENGURUSAN KUALITI MEMASTIKAN SEGALA LAPORAN BULANAN UNIT BTPN, LAPORAN-LAPORAN JK KERJA DALAMAN DISERAH KEPADA UNIT JAMINAN KUALITI TEPAT PADA MASANYA. Aktiviti Menghantar surat peringatan kepada semua Ketua Unit BTPN. Mengumpul semua laporan daripada unit-unit Menyemak kandungan laporan. Menghantar semula laporan sekiranya ada pembetulan kepada unit yang terlibat. Menyelaras isi kandungan laporan untuk didokumentasikan Menghantar salinan laporan kepada Timbalan Wakil Pengurusan. Menyimpan semua dokumen yang asal untuk tujuan rekod dan tindakan susulan. Tindaka n Subaktiviti 10.6 Muka surat ini 1/1

Bil 1 2 3 4

Catatan

4 5 6




6 . M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i 7 . M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r M S IS O 9 0 0 0 B T P N . 8 . M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t K e rta s K o n s e p / C a d a n g a n P e m b a n g u n a n O r g a n is a s i, B T P N . 9 . M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a o le h B T P N . 1 0M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h B T P N .

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S3 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m d a n F a il M e ja 4 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m ( T Q M ) P e r k h id m a t a n A w a m

B il 8 /1 9 9 1 : P a n d u a n

B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n



8 .0 P r o s e s KK Ue rJ a am i n a n K u a l i t i jAktiviti Subaktiviti 8 8.7 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS PENYEDIAAN LAPORAN JK DALAMAN Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengarah BTPN Muka surat ini 1/1 Undang-Undang / Peraturan

Proses Kerja 1. Menerima arahan kerja daripada Pengarah BTPN untuk mengumpul semua laporan Jawatankuasa Kerja 2. Menyediakan surat kepada semua Jawatankuasa Kerja

3. Mengedarkan surat dan format laporan.

4. Proses pengumpulan laporan Jawatankuasa Kerja. 5. Menyediakan deraf dokumentasi laporan semua Jawatankuasa Kerja

6. Menyerahkan deraf dokumen kepada Pengarah BTPN untuk persetujuan 7. Hantar dokumen yang dipersetujuiuntuk cetakan dan di simpan dalam fail


9 .0 C a r t a A l i r K U KJ ae m j ian a n K u a l i t i an rAktiviti Subaktiviti 9 9.7 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS PENYEDIAAN LAPORAN JK DALAMANMUL A

Muka surat ini

1/1

Menerima arahan kerja daripada Pengarah BTPN

Membuat surat kepada semua Jawatankuasa Kerja

Mengedarkan surat dan format laporan. Proses pengumpulan laporan Jawatankuasa Kerja. Menyediakan deraf dokumentasi laporan semua Jawatankuasa KerjaSempurna ? Ya Hantar Bahan Yang Telah Siap Untuk Cetakan

Buat Pembetulan Tidak

Simpan Bahan Penerbitan Ke Dalam Fail TAM ATT T


1 0 .0 e n a r a i KS Ue mJ a amk i n a n K u a l i t i SAktiviti Subaktiviti Bil 1 10 10.7 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS PENYEDIAAN LAPORAN JK DALAMAN Aktiviti Mendapatkan mandat daripada Pengarah BTPN untuk memulakan pengumpulan bahan laporan Menyediakan surat pemberitahuan kepada semua Jawatankuasa Kerja Dalaman Mengedarkan surat kepada semua Jawatankuasa Kerja dan pengedaran Borang Format Laporan Proses pengumpulan bahan laporan Menyediakan deraf dokumen laporan Menyerahkan deraf dokumen kepada Pengarah BTPN untuk persetujuan Dokumen yang telah sempurna dihantar untuk cetakan dan difailkan Tindaka n Muka surat ini Catatan 1/1

2 3 4 5 6 7



1 . M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i 2 . M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 3 . M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a o le h B T P 4 . M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h P e n g a r a h B T P N

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S1 . P e k e lilin g K e m a 2 . P e k e lilin g K e m a 3 . P e k e lilin g K e m a ( T Q M ) P e r k h id m 4 . P e k e lilin g K e m a ju a n ju a n ju a n a ta n ju a n P e n ta d P e n ta d P e n ta d Aw am P e n ta d b ir a n A w a m b ir a n A w a m b ir a n A w a m b ir a n A w a m

B il 4 /1 9 9 1 : S t r a t e g i B il 7 /1 9 9 1 : K u m p u l B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n

B il 1 /1 9 9 3 : P a n d u a n

1 3 .0 e n a r a i B o r a n g - B o Fr a nl gM Yeaj a g D i g u n a S ai nB o r a n g Y a n g B e r k a it a n ( s ila r u ju k S e k t o r Ja m in a n K u a lit i B T P )


8 .0 P r o s e s KK Ue rJ a am i n a n K u a l i t i jAktiviti Subaktiviti 8 8.8 PENGURUSAN KUALITI AUDIT KUALITI DALAMAN Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengarah BTPN Muka surat ini 1/1 Undang-Undang / Peraturan

Proses Kerja 8. Mendapatkan mandat daripada Pengarah BTPN untuk membuat audit kualiti dalaman 9. Menyediakan surat pemberitahuan kepada semua Ketua Unit berkaitan. 10.Memberi taklimat sebelum audit dalaman dimulakan.

11.Proses audit dalaman dijalankan 12.Menyediakan perakuan audit dalaman 13.Memastikan penambahbaikan dilakukan oleh yang menerima teguran. 14.Menyediakan surat tahniah kepada semua pihak yang terlibat


9 .0 C a r t a A l i r K U KJ ae m j ian a n K u a l i t i an rAktiviti Subaktiviti 9 9.8 PENGURUSAN KUALITI AUDIT KUALITI DALAMAN Muka surat ini 1/1

MUL A

Mendapatkan mandat daripada Pengarah BTPN Menyediakan surat pemberitahuan Memberi taklimat sebelum audit dalaman dimulakan Proses audit dalaman dijalankan

penambahb aikan dilakukan

Menyediakan laporan dapatan audit dalaman

Tidak Ya

Sempurna ?

Menyediakan surat tahniah

TAM ATT T


1 0 .0 e n a r a i KS Ue mJ a amk i n a n K u a l i t i SAktiviti Subaktiviti Bil 1 10 10.8 PENGURUSAN KUALITI AUDIT KUALITI DALAMAN Aktiviti Mendapatkan mandat daripada Pengarah BTPN untuk membuat audit kualiti dalaman Menyediakan surat pemberitahuan kepada semua Ketua Unit berkaitan. Memberi taklimat sebelum audit dalaman dimulakan. Proses audit dalaman dijalankan Menyediakan perakuan audit dalaman Memastikan penambahbaikan dilakukan oleh yang menerima teguran. Menyediakan surat tahniah kepada semua pihak yang terlibat Tindaka n Muka surat ini Catatan 1/1

2 3 4 5 6

7



5 . M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i 6 . M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 7 . M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a o le h B T P 8 . M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h P e n g a r a h B T P N

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S5 . P e k e lilin g K e m a 6 . P e k e lilin g K e m a 7 . P e k e lilin g K e m a ( T Q M ) P e r k h id m 8 . P e k e lilin g K e m a ju a n ju a n ju a n a ta n ju a n P e n ta d P e n ta d P e n ta d Aw am P e n ta d b ir a n A w a m b ir a n A w a m b ir a n A w a m b ir a n A w a m

B il 4 /1 9 9 1 : S t r a t e g i B il 7 /1 9 9 1 : K u m p u l B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n

B il 1 /1 9 9 3 : P a n d u a n



8 .0 P r o s e s KK Ue rJ jaa m i n a n K u a l i t iAktiviti Subaktiviti 8 8.9 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS MAKLUM BALAS MESYUARAT PENGURUSAN Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengarah BTPN Muka surat ini 1/1 UndangUndang / Peraturan

Proses Kerja 12.Menerima arahan kerja daripada Pengarah. 13.Mengeluarkan atau e-mel kepada semua unit untuk memaklumkan mengenai maklum balas yang perlu disediakan. 14.Mengedarkan minit mesyuarat kepada semua unit mendapatkan maklum balas minit tersebut. 15.Menerima maklum balas yang dibuat oleh unit yang terlibat. 16.Menyemak maklum balas yang dikemukakan oleh unit terlibat. . 17.Menyerahkan maklum balas kepada Pengarah untuk disemak dan disahkan. 18.Menghantar maklum balas kepada pihak yang berkenaan.

P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m B il 8 /1 9 9 1 : P a n d u a n M engenai M anual P r o s e d u r K e r ja D a n F a il M e ja

19.Menyimpan satu salinan maklum balas minit mesyuarat tersebut untuk rujukan


9 .0 C a r t a A l i r K U K Jea rmj ai n a n K u a l i t i anAktiviti Subaktiviti 9 9.9 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS MAKLUM BALAS MESYUARAT PENGURUSAN Muka surat ini 1/1

MUL A

Terima Arahan Kerja daripada Pengarah Keluar e-mel/memo dalaman kepada semua unit Edar minit mesyuarat kepada semua unit untuk tindakan bagi mnedapatkan maklum balas Terima maklum balas yang dibuat oleh unit yang terlibat Menyemak maklum balas yang dikemukakan oleh unit Menyerahkan maklum balas kepada pengarah untuk pengesahan. Menghantar maklum balas mesyuarat tersebut kepada pihak yang berkenaan Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail

TAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS Ue m J a m i n a n K u a l i t i S akAktiviti Subaktiviti 10 10.9 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS MAKLUM BALAS MESYUARAT PENGURUSAN Aktiviti Meneliti minit mesyuarat yang diterima Memaklumkan kepada unit yang terlibat mengenai tindakan yang perlu diambil. Memperbanyakkan minit mesyuarat (salinan fotokopi) untuk edaran kepada semua unit Mengedarkan minit mesyuarat tersebut untuk tindakan. Menerima balik maklum balas yang telah disediakan oleh unit terlibat. Menyemak maklum balas yang telah diberikan oleh unit. Menyelaras maklum balas tersebut untuk kompilasi Menyerahkan maklum balas kepada Pengarah untuk pengesahan Menghantar maklum balas yang lengkap kepada pihak yang berkenaan. Menyimpan satu salinan dalam fail untuk rujukan. Tindaka n Muka surat ini Catatan 1/1

Bil 1 2

3

4 5 6 7 8 9

10



1 3M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i . K u a lit i, B a h a g ia n T e k n o lo g i P e n d id k a n . 1 4M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r . M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 B a h a g ia n T e k n o lo g i P e n d id ik a n . 1 5M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t K e rta s K o n s e p / C a d a n g a n . Ja m in a n K u a lit i, B a h a g ia n T e k n o lo g i P e n d id k a n . 1 6M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a . o le h S e k t o r Ja m in a n K u a lit i, B a h a g ia n T e k n o lo g i P e n d id k a n . 1 7M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h P e g a w a i P e la ja r a n D a e r a h G o m

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S3 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m D a n F a il M e ja

B il 8 /1 9 9 1 : P a n d u a n



8 .0 P r o s e s KK Ue rKj a a l i t i & D o k u m e n t a s i uAktiviti 8 PENGURUSAN KUALITI Muka surat ini PEMASTIAN PENYEDIAAN LAPORAN, MINIT MESYUARAT, Subaktiviti 8.10 KERTAS KERJA DAN KERTAS CADANGAN MENGIKUT FORMAT YANG DITETAPKAN Pegawai Yang Proses Kerja Meluluskan / Dirujuk 16.Menerima arahan kerja daripada Pengarah BTPN Pengarah. 17.Membentuk Pasukan Petugas bagi penyediaan dokumen. 18.Pasukan Petugas menyemak dokumen-dokumen terlibat samada dibuat mengikut format yang yang ditetapkan atau tidak. 19.Jikalau penyediaan dokumen berkenaan telah dibuat mengikut format dan tiada pembetulan, maka dokumen ini akan diedarkan kembali kepada unit terlibat untuk tindakan. 20.Jikalau tidak mengikut format, proses pembetulan semula akan dibuat oleh unit terlibat. 21.Dokumentasikan maklumat yang terbaru oleh unit terlibat untuk disahkan oleh Pengarah. 22.Dokumen yang telah disahkan akan diedarkan kembali kepada unit terlibat untuk tindakan. 23.Satu salinan dokumen-dokumen tersebut akan disimpan dalam fail sebagai rujukan. 1/1

UndangUndang / Peraturan

P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m B il 8 /1 9 9 1 : P a n d u a n M engenai M anual P r o s e d u r K e r ja D a n F a il M e ja


9 .0 C a r t a A l i r K U KJ ae m j ian a n K u a l i t i an rAktiviti 9 PENGURUSAN KUALITI PEMASTIAN PENYEDIAAN LAPORAN, MINIT MESYUARAT, KERTAS KERJA DAN KERTAS CADANGAN MENGIKUT FORMAT YANG DITETAPKANMUL A

Subaktiviti

9.10

Muka surat ini

1/1

Terima Arahan Kerja dari Pengarah

Bentuk Pasukan Petugas

Proses meyemak laporan/minit mesyuarat/kertas kerja/kertas cadangan Tida k Ya Buat Pembetulan

Ada Pembetulan?

Maklumkan unit terlibat supaya mendokumentasikan maklumat yang terbaru Semakan dan pengesahan Pengarah

Pengedaran dokumen yang telah disahkan kepada unit terlibat untuk tindakan

Simpan satu salinan dalam fail

TAM ATT


1 0 .0 e n a r a i KS Ue mK a k l i t i & D o k u m e n t a s i S uaAktiviti 10 PENGURUSAN KUALITI PEMASTIAN PENYEDIAAN LAPORAN, MINIT MESYUARAT, KERTAS KERJA DAN KERTAS CADANGAN MENGIKUT FORMAT YANG DITETAPKAN Tindaka n Muka surat ini Subaktiviti 10.10 1/1

Bil 1 2

Aktiviti Membentuk pasukan petugas MPK Penerimaan dokumen-dokumen yang telah dibuat mengikut format daripada unit-unit terlibat Menyemak kandungan dalam dokumen-dokumen tersebut oleh Pasukan Petugas apabila diarah oleh Pengarah Menyediakan laporan pembetulan / pengubahsuaian dokumen tersebut sekiranya terdapat pembetulan Menyelaras pengubahsuaian isi kandungan dokumen tersebut Dokumentasikan maklumat yang baru oleh unit terlibat Menghantar dokumen yang telah didokumetasikan kepada Pengarah untuk pengesahan Mengedarkan dokumen-dokumen ini kepada unit yang terlibat untuk tindakan Menyimpan salinan dokumen yang untuk tujuan rekod dan tindakan susulan.

Catatan

3

4

5 6

7

8

9



1 1M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i . B a h a g ia n T e k n o lo g i P e n d id ik a n . 1 2M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r . M S IS O 9 0 0 0 B a h a g ia n T e k n o lo g i P e n d id ik a n . 1 3M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t K e rta s K o n s e p / C a d a n g a n . Ja m in a n K u a lit i, B a h a g ia n T e k n o lo g i P e n d id ik a n . 1 4M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a . o le h S e k t o r Ja m in a n K u a lit i B a h a g ia n T e k n o lo g i P e n d id ik a n . 1 5M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h S e k t o r Ja m in a n K u a lit i B a h a g ia n 1 6 S. e k t o r J a m i n a n K u a l i t i B a h a g i a n T e k n o l o g i P e n d i d i k a n .

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U Fn ad ial nM ge Pj ae k e l i l i n g S5 . P e k e lilin g K e m a ju a n P e n t a d b ir a n A w a m d a n F a il M e ja

B il 8 /1 9 9 1 : P a n d u a n



8 .0 P r o s e s KK ee truj a U n i t K u a l i t i aAktiviti Subaktiviti 8 8.11 PENGURUSAN KUALITI FAIL MEJA DAN MPK Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Muka surat ini UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Perkhidmatan Awam

Proses Kerja1.Terima Arahan Kerja Pelaksanaan Fail Meja dan MPK/

2. Bentuk J/Kuasa Penyelaras Fail Mejadan MPK.

Wakil Pengurusan Jawatankuasa Petugas Kualiti

3.Keluarkan surat panggilan kepada J/Kuasa penyelaras

4.Mesyuarat Jawatankuasa Fail Meja dan MPK

5. Membuat PengemaskinikianPelaksanaan Prosedur Fail Meja dan MPK 6.Bentangkan Fail Meja dan MPK untuk kelulusan J/Kuasa

Membuat pembetulan dan penambahbaikan



9 .0 C a r t a A l i r K e t Ku ea r Ua n i t K u a l i t i an jAktiviti Subaktiviti 9 9.11 PENGURUSAN KUALITI FAIL MEJA DAN MPK Muka surat ini

MUL A

Terima Arahan Kerja Pelaksanaan Fail Meja dan MPK/ Bentuk J/Kuasa Penyelaras Fail Meja dan MPK.

Keluarkan surat panggilan kepada J/Kuasa penyelarasMesyuarat Jawatankuasa Fail Meja dan MPK Mebuat Pengemaskinikian Pelaksanaan Prosedur Fail Meja dan MPK

Bentangkan Fail Meja dan MPK untuk kelulusan

J/Kuasa


Edaran kepada semua unit-unit

TAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS ee tmu aa kU n i t K u a l i t i SAktiviti Subaktiviti 10 10.11 PENGURUSAN KUALITI FAIL MEJA DAN MPK Tindaka n Muka surat ini Catatan

Bil 1 2 3 4 5 6 7 8. 9

Aktiviti Menentukan Fail Meja dan MPK mengikut prosedur yang ditetapkan Memastikan Fail Meja dan MPK dipatuhi Menubuhkan Jawatankuasa penyelarasan Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat Kemaskini Fail Meja dan MPK Bentangkan Fail Meja dan MPK yang telah dikemaskini Membuat pembetulan dan penambahbaikan Edarkan kepada semua unit-unit Menyimpan Fail Meja dan MPK dalam fail



1 8M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i . 1 9M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r . M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 B T P 2 0M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t K e rta s K o n s e p / C a d a n g a n . 2 1M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a . o le h 2 2M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h B T P


B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n



8 .0 P r o s e s KK ee truj a U n i t K u a l i t i aAktiviti Subaktiviti 8 8.12 PENGURUSAN KUALITI MENGHADIRI KURSUS / SEMINAR Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Muka surat ini UndangUndang / Peraturan Arahan Perkhidmatan. Wakil Pengurusan Jawatankuasa Petugas Kualiti 3. Melaksanakan kursus/seminar peringkat dalaman.

Proses Kerja 1.Menerima arahan menghadiri kursus /seminar. 2. Menghadiri kursus /seminar.

4. Membuat penilaian kursus/seminar. 5. Menjalankan tindakan susulan

6. Memantau kursus/seminar dapat diaplikasikan/dipraktikkan 7. Menyimpan bahan kursus/seminar untuk rujukan


9 .0 C a r t a A l i r K e t Ku ea r Ua n i t K u a l i t i an jAktiviti Subaktiviti 9 9.12 PENGURUSAN KUALITI MENGHADIRI KURSUS / SEMINAR Muka surat ini

MUL A

Terima Arahan Kerja menghadiri kursus/seminar Menghadiri kursus/seminar

Melaksanakan kursus/seminar peringkat dalaman. Membuat penilaian kursus/seminarMenjalankan tindakan susulan

Memantau kursus/seminar dapat diaplikasikan/dipraktikan Menyimpan bahan kursus/seminar untuk rujukanTAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS ee tmu aa kU n i t K u a l i t i SAktiviti Subaktiviti 10 10.12 PENGURUSAN KUALITI MENGHADIRI KURSUS / SEMINAR Tindaka n Muka surat ini Catatan

Bil 1 2 3 4 5 6 7

Aktiviti Memastikan surat kursus/seminar bertepatan dengan masa,tempat dan tarikh yang ditetapkan Telah menghadiri kursus/seminat Mengadakan kursus /seminar diperingkat dalaman Membuat penilaian kursus/seminar Melaksanakan tindakan susulan Memantau kursus/seminar dapat dipraktikan Mendokumen bahan kursus/seminar untuk rujukan


1 1 .0P e r a t u r a n - P e r a t u r a n P e n t a d b i r a n

2 3M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i . 2 4M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r . M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 B T P 2 5M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t K e rta s K o n s e p / C a d a n g a n . 2 6M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a . o le h B T P 2 7M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h B T P

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U n d a n g P e k e l i l i n g S1 2 .1 A ra h a n P e rk h id m a ta n

1 3 .0 e n a r a i B o r a n g - B o r a n g Y a n g D i g u n a S1 . B o ra n g P e n ila ia n k u rs u s .


8 .0 r o s e s KK ee truj a U n i t K u a l i t i P aAktiviti Subaktiviti 8 8.13 PENGURUSAN KUALITI ARAHAN TUGAS RASMI Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Muka surat ini UndangUndang / Peraturan Arahan Perkhidmatan Wakil Pengurusan Jawatankuasa Petugas Kualiti 3. Menubuhkan J/Kuasa Proses Kerja 1.Menerima arahan melaksanakan tugas rasmi 2. Mengambil tindakan dan memahami arahan yang diberikan

4. Keluarkan surat panggilan kepada

J/Kuasa5.Memberi taklimat arahan tugas kepada J/Kuasa 6. Melaksana arahan tugasan yang diberikan 7.Membuat tindakan susulan

8 Mendokumen bahan-bahan yang berkaitan dengan tugas rasmi


9 .0 C a r t a A l i r K e t Ku ea r Ua n i t K u a l i t i an jAktiviti Subaktiviti 9 9.13 PENGURUSAN KUALITI MENGHADIRI KURSUS / SEMINAR Muka surat ini

MUL A

Terima Arahan tugas rasmiMengambil tindakan dan memahami arahan yang diberikan

Menubuhkan J/Kuasa

Keluarkan surat panggilan kepada J/KuasaMemberi taklimat arahan tugas kepada J/Kuasa Melaksana arahan tugasan yang diberikan Membuat tindakan susulan

Mendokumen bahan-bahan yang berkaitan dengan tugas rasmiTAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS ee tmu aa kU n i t K u a l i t i SAktiviti Subaktiviti 10 10.13 PENGURUSAN KUALITI ARAHAN TUGAS RASMI Tindaka n Muka surat ini Catatan

Bil 1 2 3 4 5 6 7 8

Aktiviti

Terima Arahan tugas rasmiMengambil tindakan dan memahami arahan yang diberikan Menubuhkan J/Kuasa

Keluarkan surat panggilan kepada J/KuasaMemberi taklimat arahan tugas kepada J/Kuasa Melaksana arahan tugasan yang diberikan Membuat tindakan susulan Mendokumen bahan-bahan yang berkaitan dengan tugas rasmi


1 1 .0P e r a t u r a n - P e r a t u r a n P e n t a d b i r a n

2 8M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i . 2 9M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r . M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 B T P 3 0M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t K e rta s K o n s e p / C a d a n g a n . 3 1M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a . o le h 3 2M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h B T P

1 2 .0 e n a r a i U n d a n g - U n d a n g P e k e l i l i n g S1 2 .1 A r a h a n P e r k h id m a t a n

1 3 .0 e n a r a i B o r a n g - B o r a n g Y a n g D i g u n a ST ia d a B o r a n g Y a n g B e r k a it a n .


8 .0 P r o s e s KK Ue rJ jaa m i n a n K u a l i t iAktiviti Subaktiviti 8 8.15 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS DAN MEMANTAU PELAKSANAAN SKT BTPN DAN PKG Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Muka surat ini 1/1

Proses Kerja 20.Menerima arahan kerja menyelaras dan memantau pelaksanaan SKT BTPN dan PKG daripada Pengarah BTPN. 21.Membentuk Jawatankuasa Penyelarasan dan Pemantauan Pelaksanaan SKT BTPN dan PKG. 22.Mengeluarkan surat pelantikan JK Penyelarasan dan Pemantauan Pelaksanaan SKT BTPN dan PKG.. 23.Melaksanakan pemantauan 24.Mengumpul laporan pemantauan pemantauan 25.Menyemak laporan pemantauan 26.Menyediakan rumusan laporan pemantauan 27.Mengedar laporan pemantauan pelaksanaan SKT kepada Pengarah BTPN, Ketua-ketua Unit dan PKG 28.Menyimpan laporan pemantauan untuk rujukan pejabat.

UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Perkhidmatan Awam

Pengarah BTPN Jawatankuasa Petugas Kualiti


9 .0 C a r t a A l i r K U K Ke ur jaal i t i & D o k u m e n t a s i anAktiviti Subaktiviti 9 9.15 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS DAN MEMANTAU PELAKSANAAN SKT BTPN DAN PKG Muka surat ini 1/1

MUL A

Terima Arahan Kerja menyelaras dan pemantauan Kualiti Bentuk JK Penyelarasan dan Pemantauan Pelaksanaan SKT Mengeluarkan surat pelantikan

Memantau pelaksanaan Mengumpul laporan pemantauan pemantauan Menyemak laporan pemantauan Menyediakan rumusan laporan pemantauan Mengedar laporan pemantauan pelaksanaan SKT kepada Pengarah BTPN, Ketua-ketua Unit dan PKG Menyimpan laporan semakan pencapaian SKT terkini untuk rujukan pejabat.

TAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS Ue m J a m i n a n K u a l i t i S akAktiviti Subaktiviti 10.1 10.15 PENGURUSAN KUALITI MENYELARAS DAN MEMANTAU PELAKSANAAN SKT BTPN DAN PKG Tindaka n Muka surat ini 1/1

Bil 1

Aktiviti Menerima arahan kerja menyelaras dan memantau pelaksanaan SKT BTPN dan PKG daripada Pengarah BTPN. Membentuk dan mengeluarkan surat pelantikan Jawatankuasa Penyelarasan dan Pemantauan SKT BTPN dan PKG. Mengumpul laporan pemantauan daripada AJK yang dilantik. Membuat semakan laporan yang diterima. Membuat rumusan. Mengedar laporan pemantauan kepada Pengarah BTPN,Ketua Unit dan PKG Menyimpan laporan terkini untuk rujukan pejabat.

Catatan

2

3 4 5 6

7



3 3M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i . K u a lit i, B T P . 3 4M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r . M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 B T P . 3 5M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h S e k t o r Ja m in a n K u a lit i, B T P .


B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n



8 .0 P r o s e s KK Ue rJ jaa m i n a n K u a l i t iAktiviti Subaktiviti 8 8.16 PENGURUSAN KUALITI MENJADI URUSETIA SEMAKAN PENCAPAIAN SKT BTPN DAN PKG Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Pengarah BTPN PTP PKG Jawatankuasa Semakan SKT Muka surat ini 1/1 UndangUndang / Peraturan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Perkhidmatan Awam

Proses Kerja 24.Menerima arahan kerja mengemaskini SKT daripada Pengarah BTPN. 25.Membentuk dan mengeluarkan surat pelantikan Jawatankuasa Semakan SKT. 26.Menyedia pakej dan merancang tempahan tempat mesyuarat.

27.Mengeluarkan memo panggilan mesyuarat kepada ahli Jawatankuasa Semakan SKT. 28.Menyediakan peralatan dan keperluan mesyuarat. 29.Menyelaraskan kerja penyemakan dan menyediakan laporan pencapaian SKT setengah tahun dan akhir tahun. 30.Menghantar laporan kepada Pengarah BTPN dan BTP. 31.Menyimpan laporan semakan pencapaian SKT terkini untuk rujukan pejabat.


9 .0 C a r t a A l i r K U K Jea rmj ai n a n K u a l i t i anAktiviti Subaktiviti 9 9.15 PENGURUSAN KUALITI MENJADI URUSETIA SEMAKAN PENCAPAIAN SKT BTPN DAN PKG Muka surat ini 1/1

MUL A Terima Arahan Kerja mengemaskini SKT Membentuk Jawatan Kuasa Semakan SKT Mengeluarkan surat pelantikan Menyedia pakej mesyuarat

Merancang tempahan tempat mesyuarat Mengeluarkan memo panggilan mesyuarat Menyediakan peralatan dan keperluan mesyuarat Menyelaraskan kerja penyemakan laporan Menyediakan laporan Menghantar laporan kepada Pengarah BTPN dan BTP Menyimpan laporan semakan pencapaian SKT terkini untuk rujukan pejabat.

TAMA T


1 0 .0 e n a r a i KS Ue m Kauka l i t i SAktiviti Subaktiviti 10 10.16 PENGURUSAN KUALITI MENJADI URUSETIA SEMAKAN PENCAPAIAN SKT BTPN DAN PKG Tindaka n Muka surat ini 1/1

Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 10 11

AktivitiMenerima arahan kerja mengemaskini SKT daripada Pengarah BTPN. Membentuk dan mengeluarkan surat pelantikan Jawatankuasa Semakan SKT. Menyedia pakej dan merancang tempahan tempat mesyuarat. Mengeluarkan memo panggilan mesyuarat kepada ahli Jawatankuasa Semakan SKT. Menyediakan peralatan dan keperluan mesyuarat. Menyelaraskan kerja penyemakan dan menyediakan laporan pencapaian SKT setengah tahun dan akhir tahun. Menghantar laporan kepada Pengarah BTPN dan BTP. Menyimpan laporan semakan pencapaian SKT terkini untuk rujukan pejabat.

Catatan



3 6M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e n g u r u s P r o g r a m & A k t iv it i y a n g d i . K u a lit i, B T P . 3 7M e n g g u n a k a n p ro s e d u r p e n g u ru s a n s u ra t m e n y u ra t, p e n g u r . M S IS O 9 0 0 1 : 2 0 0 0 B T P . 3 8M e n g g u n a k a n P a n d u a n M e m b u a t K e rta s K o n s e p / C a d a n g a n . Ja m in a n K u a lit i ,B T P . 3 9M e n g g u n a k a n a r a h a n p e r k h id m a t a n y a n g d ik e lu a r k a n s e c a r a . o le h B T P . 4 0M e n g g u n a k a n p e n e t a p a n p o lis i d a n d a s a r y a n g d ik e lu a r k a n s . d a r i s e m a s a k e s e m a s a o le h B T P .


B il 1 /1 9 9 2 : P a n d u a n



1 4 .0 o r m a KK Ue rJ jaam i n a n K u a l i t i NIa merupakan jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.

B il.1.

Je n is K e r jaPengurusan Kualiti Menyeluruh

M a s a Y a nJ u m l a h U n i t y a n g b o l e h g D ia m b il d ija la n k a n d a la m ( m in it ) s e m in g g u240 5

2.

Mengemaskini MPK/FM BTPN Pengurusan Pelaksanaan MS ISO 9000 BTPN Penyebaran Maklumat Kualiti Pengurusan Pelaksanaan Penyelidikan Pembinaan Instrumen Penyelidikan

120

2

3.

240

5

4.

60

5

5

120

3

6

420

1

7

Penyebaran Dapatan Penyelidikan

60

5

8

Menyelaras SKT

120

5


1 5 .0 e n a r a i J a w a t a n k u a s a Y a n g D i a n g g o t SJawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;

N am a Pegaw ai : J a w a t a n: K E T U A U N IT JA M IN A N K U A L IT I K e k e ra p a n B il N a m a J a w a t a n k u a s M e s y u a rJ a tn i s K e a n g g o t a a n a e S e ta h u n 2 1 J a w a t a n k u a s a P e n y e l a r a s a n1 B T P N S e t i a u s a h a 2 J a w a t a n k u a s a P e n g u r u s a n K4 u8 a l i t i B TP Pe N g e r u s i n 3 J a w a t a n k u a s a P e r k e m b a n g a6n S t a f f W BaTk Pi lN K u a l i t i 4 Ja w a ta n k u a s a P e m a n ta u a n 3 K G P A h li 5 J a w a t a n k u a s a P e l a k s a n a a n 1M2 S I S O B T P N u r u s Peng 6 Ja w a t a n k u a s a P e n y e lid ik a n 3 T P N B A h li 7 8 9 10 11 12 13


1 6 .0 e n a r a i T u gF aa si l HMa er ji aa n SPegawai hendaklah menyenaraikan tugas harian dengan menggunakan borang yang disediakan. Disiapkan setiap hari. Diletak di atas meja supaya mudah dirujuk.

N am a Pegaw ai : J a w a t a n: T a r ik h : B il B u t ir -B u t ir T u g a s C a ta ta n K E T U A U N IT JA M IN A N K U A L IT I


fail meja ku kualiti

Documents