fail meja
TRANSCRIPT
MANUAL MANUAL PROSEDUR KERJA PROSEDUR KERJA
DAN DAN FAIL MEJAFAIL MEJA
KONSEP MPKKONSEP MPK
MPK Dokumen rujukan/panduan untukperingkat jabatan/pejabat.
Memberi gambaran menyeluruh mengenaiorganisasi.
– Fungsi– Objektif
Merekodkan cara bekerja secara sistematik.Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK.
KONSEP FMKONSEP FM
Panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi.Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalammenjalankan tugasnya.
Mengandungi maklumat dan peraturan-peraturanyang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab.
FM hendaklah diletakkan di atas meja pegawai.FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerjaatau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukanoleh individu itu.
KEBAIKAN MPK/FMKEBAIKAN MPK/FMMerekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagairujukan rasmi.Keseragaman sistem/kaedah kerja.Menentukan peraturan dipatuhi.Mengurangkan kesilapan.Sebagai alat latihan informal.Menyenangkan pertukaran pekerja - prosesambilalih tugas.Memudahkan kajian mengenai sistem kerja.Mengurangkan arahan secara lisan.Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja denganPegawai lain.
MPK DAN FMMPK DAN FM
Dua dokumen yang berbeza walaupun ia adalah 2 dokumen penting yang saling berkaitan dan bantumembantu antara satu sama lain.Tanpa MPK, FM tidak memberi erti sepenuhnyakerana satu-satu prosedur tidak dilihat secaramenyeluruh.Tanpa FM pula, MPK tidak memberi ertisepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihatsecara menyeluruh.Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan ia tidakdapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu.
PERBEZAAN MPK DAN FMPERBEZAAN MPK DAN FMMPK FM
Dokumen rujukanperingkat pejabat - makro
Berasaskan fungsi danbidang tugas jabatan.
Satu MPK untuk satujabatan.
Mengandungi maklumatmenyeluruh mengenaisemua aktiviti dalamjabatan.
Dokumen rujukan peringkatindividu/jawatan - mikro.
Berasaskan tugas dantanggungjawab individu.
Satu FM untuk satu jawatan.
Mengandungi maklumatpanduan untuk mengendalikantugas yang ditetapkan bagisatu-satu jawatan.
KANDUNGAN MPKKANDUNGAN MPKLatar BelakangJabatan/Pejabat
Senarai Borang-borang Yang Digunakan
Carta AliranKerja Aktiviti-aktiviti Utama
ObjektifJabatan/Pejabat
Carta Jabatan/ Pejabat
Proses KerjaAktiviti-aktivitiUtama
Fungsi-fungsiUtamaJabatan/Pejabat
Aktiviti-aktivitiBagi Fungsi-fungsi Utama
MANUAL PROSEDUR
KERJA
(a) Latar Belakang Jabatan/Pejabat
CONTOH
LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)
Latar Belakang
Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974.
Strategi
Berdasarkan kepada hasrat Dasar Pertanian Negara, FAMA telah menyusunstrategi supaya dapat meningkatkan sumbangannya kepada pembangunan pasaranhasil-hasil pertanian melalui:-
(a) Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran;(b) Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri;(c) Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran;(d) Mempertingkatkan maklumat pasaran; dan(e) Menambahkan saluran pasaran.
(b) Objektif Jabatan
OBJEKTIF JABATAN adalahkenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuahjabatan selaras denganmatlamat penubuhannya.
TUJUAN MENGADAKAN TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF JABATANOBJEKTIF JABATAN
Memberi halacara yang jelas kepada jabatan supaya segalausaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat ianyaditubuhkan.Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projekdan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah jabatan supayamemenuhi keperluan pelanggan.Menjadi asas penilaian keberkesanan jabatan bagi tujuanmeningkatkan lagi prestasi jabatan.Memberi tunjuk arah di mana objektif jabatan/pejabat menjadiasas bagi pembentukan objektif yang lebih khusus danterperinci pada peringkat bawah dalam jabatan/pejabat.Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjangjabatan/pejabat.
CARTA ORGANISASICARTA ORGANISASI
Carta organisasi pejabat menggambarkanstruktur yang menunjukkan fungsi, aktivitidan hirarki di dalam sesebuahjabatan/pejabat. Ia menjelaskan perkara-perkara seperti aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan dan rangkaianperintah (chain of command) yang terdapat di jabatan/pejabat berkenaan.
KEGUNAAN CARTA KEGUNAAN CARTA ORGANISASIORGANISASI
Asas penambahan/pengurangankakitangan.Memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi jabatan/pejabat.Perancangan latihan pegawai/kakitangan.Sumber maklumat pengurusan.
FUNGSI UTAMA FUNGSI UTAMA JABATAN/PEJABATJABATAN/PEJABAT
Fungsi Utama Jabatan/Pejabat adalahmerupakan tugas-tugas yang dijalankanbagi membolehkan jabatan/pejabatberkenaan mencapai objektifpenubuhannya. Terdapat dua (2) jenisfungsi utama iaitu:-
Fungsi utama khusus.Fungsi utama biasa (common activity).
CONTOH FUNGSI UTAMA CONTOH FUNGSI UTAMA YANG KHUSUSYANG KHUSUS
Contoh A:
Jabatan : Jabatan Pendaftaran Negara
Fungsi Utama : Pendaftaran
Contoh B:
Jabatan : Jabatan Imigresen
Fungsi Utama : Pengeluaran Pasport
AKTIVITIAKTIVITI--AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG KHUSUSAKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG KHUSUS
Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.
Jabatan : Jabatan Pendaftaran Negara
Fungsi Utama : Pendaftaran
Aktiviti : 1. Kad Pengenalan2. Perkahwinan3. Sijil Kelahiran4. Kewarganegaraan5. Kematian
Contoh B:Jabatan : Jabatan Imigresen
Fungsi Utama : Pengeluaran Pasport
Aktiviti : 1. Pasport Antarabangsa Malaysia Baru2. Pasport Malaysia Terhad Baru3. Pasport diplomatik Malaysia4. Pasport Rasmi Malaysia5. Pasport Rombongan
Contoh A:
AKTIVITIAKTIVITI--AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASAAKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASA
Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.
Jabatan :
Fungsi Utama : Perkhidmatan
Aktiviti : 1. Urusan Pengisian Jawatan2. Urusan Pengesahan Dalam Jawatan3. Urusan Kemasukan Dalam Jawatan
Berpencen4. Urusan Penanggungan Kerja
Contoh B:Jabatan :
Fungsi Utama : Pentadbiran Am
Aktiviti : 1. Penggunaan Kad Perakam Waktu2. Urusan Surat Menyurat3. Keselamatan Pejabat4. Kebersihan Pejabat
Contoh A:
AKTIVITIAKTIVITI--AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASAAKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASA
Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama.
Jabatan :
Fungsi Utama : Perkhidmatan
Aktiviti : 1. Urusan Pengisian Jawatan2. Urusan Pengesahan Dalam Jawatan3. Urusan Kemasukan Dalam Jawatan
Berpencen4. Urusan Penanggungan Kerja
Contoh B:Jabatan :
Fungsi Utama : Pentadbiran Am
Aktiviti : 1. Penggunaan Kad Perakam Waktu2. Urusan Surat Menyurat3. Keselamatan Pejabat4. Kebersihan Pejabat
Contoh A:
PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITIPROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambilsecara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagimelaksanakan sesuatu aktiviti.
Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja. Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan danproses.
Aktiviti : Contoh Format Proses Kerja MPK
JAWATAN PROSES
TINDAKANTINDAKAN--TINDAKAN DALAM TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJAMENYEDIAKAN PROSES KERJA
Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proseskerja.Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakanaktiviti tersebut.Mula dengan perkataan ‘perbuatan’ bagimenyenaraikan setiap proses.Senaraikan jawatan pegawai yang perlumengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan.
AktivitiAktiviti UrusanUrusan PengesahanPengesahan DalamDalam JawatanJawatan
JAWATAN PROSES
Kerani Perkhidmatan Semak daftar perkhidmatantiap-tiap bulan dan pastikanmpegawai-pegawai yang belumdisahkan dalam jawatan.
Semak fail peribadi dan BukuPerkhidmatan pegawai-pegawaiberkenaan dan pastikan samaada syarat-syarat pengesahantelah dipenuhi. Berikan fail kepada Penolong PengarahPerkhidmatan.
JAWATAN PROSESPenolong PengarahPerkhidmatan
Ketua Jabatan
Jika pegawai tidak memenuhi syarat:
•Simpan fail dan Buku Perkhidmatanjika tidak melebihi tempoh percubaan.•Minta Kerani Perkhidmatan ambiltindakan melanjutkan tempohpercubaan jika tempoh percubaantelah tamat.
Jika pegawai sudah memenuhi syarat, rujuk kepada Ketua Jabatan dengancatitan bahawa semua syarat-syaratyang ditetapkan telah dipenuhi untukperakuan pengesahan dalam jawatan.
Catit perakuan dalam fail.
JAWATAN PROSESKerani Perkhidmatan Jika pegawai tidak memenuhi syarat
lanjutkan tempoh percubaan (sila lihatproses lanjut tempoh percubaan).
Bagi pegawai yang diperakukan untukpengesahan, sediakan borang berikut:-
•Borang Perakuan Pengesahan DalamJawatan (seperti Perintah Am 36);•Kenyataan Lulus Peperiksaan; dan•Kenyataan Perkhidmatan.
JAWATAN PROSESKerani Perkhidmatan Sediakan surat dan hantar borang-
borang di atas kepada SPA melaluiKetua Perkhidmatan.
Rekodkan pengesahan dalam jawatandalam Buku Perkhidmatan dan berisurat asal kepada pegawai berkenaan.
Sedia Kew. 8 (7 salinan) dan edarkankepada:-
•Kerani Kewangan•SPA•JPA•Fail Peribadi
CARTA ALIRAN KERJACARTA ALIRAN KERJACarta aliran kerja ialah gambaran secara grafik ataugambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibatdalam sesuatu aktiviti atau prosedur.
Simbol-simbol yang digunakan:-
Tindakan (langkah) dalam proses kerja
Aliran
Pilihan/keputusan (decision making)
Tindakan serentak
Penyambung
CONTOHCONTOH
CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK BURUHASING UNTUK BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI MALAYSIA
Terima permohonan daripada Jabatan Imigresen untukulasan.
Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakanbukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja tempatanseperti berikut:(a) Keratan iklan di akhbar.(b) Poster.(c) Surat pengesahan daripada Penghulu.(d) Lapuran daripada Pejabat Tenaga Rakyat.
Terima dokumen- dokumen berkaitan daripada pemohonasal
Semak samada permohonan lengkap.
Lengkap
Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada KetuaPengarah untuk keputusan.
Buat keputusan permohonan berdasarkan syor.
Serahkan keputusan permohonan kepada pegawai untuktindakan pemberitahuan.
Maklumkan keputusan permohonan kepada JabatanImigresen
YA
TIDAK
Kembalikandokumen kepadapemohon asaluntukdilengkapkan dansalinkan kepadaJabatanImigresen
KANDUNGAN FAIL MEJAKANDUNGAN FAIL MEJAObjektif
Jabatan/PejabatObjektif
Bahagian/Unit
Carta OrganisasiJabatan/Pejabat
Carta OrganisasiKedudukan Pegawai
Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan
Peraturan-peraturanPentadbiran
Proses Kerja
Senarai TugasHarian
Norma Kerja
Senarai Borang-borangYang Digunakan
Senarai JawatankuasaYang Dianggotai
Senarai Undang-undang/Peraturan
Senarai Semak/ Checklist
Carta AliranKerja
FAIL MEJA
CARTA ORGANISASI CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT/ JABATAN/PEJABAT/
BAHAGIANBAHAGIAN
Carta Organisasi jabatan/bahagian yang melibatkan individu/pekerja perludisediakan.
Kedudukan individu dalam carta itu perluditandakan (dilorekkan)
CONTOHCONTOHCARTA ORGANISASICARTA ORGANISASI
BAHAGIAN PENTADBIRAN AM DAN KEWANGANBAHAGIAN PENTADBIRAN AM DAN KEWANGAN
KETUA PENGARAH
BHG. PENTADBIRAN AM DAN KEWANGAN
PEN. PENGARAH PENTADBIRAN
UNIT KEWANGAN
PEG. KERANI KANAN
UNIT PERKHIDMATAN
PEG. KERJA KANAN
UNIT DOKUMENTASI
PEG. KERJA AM
KERANIKE-
WANGAN
KERANIGAJI
KERANIBEKALAN
&PENYENG-GARAAN
KERANIPENTAD-BIRANI
KERANIREKOD
KERANIPERKHID-
MATAN
KERANIPERSU-RATAN
KERANIDOKU-
MENTASI
KERANISTOR
PEM-BANTU
PERPUS-TAKAAN
SENARAI TUGASSENARAI TUGAS
Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperincimengenai tugas, tanggungjawab dan kuasaseseorang pegawai untuk menjalankantugas-tugasnya.
CONTOHCONTOHSENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN
PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPUPEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPUJAWATAN : KERANI PENTADBIRANJAWATAN : KERANI PENTADBIRAN
Tugas Pegawai AtasanYang Ada Hubungan
Tugas Dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-pegawaiLain Yang Ada Hubungan Serta
Jenis Hubungan
PEN. PENGARAHPENTADBIRAN
Semua perkara mengenaiperkhidmatan, perlantikan,pengesahan dalam jawatan,kemasukan dalam jawatan,penanggungan kerja dansebagainya.
1. Mengurus perlantikan,pengesahan dalamjawatan berpencen,kenaikan pangkat/pemangkuan dan laian-lain.
2. Mengurus rayuanpenyelarasan danpengubahsuaian gaji
3. Menyediakan PenyataBulanan/suku Tahunmengenai kedudukanperjawatan/pertukarandan laian-lain.
KERANI-KERANI
1. Kerani Rekod, UrusanPengendalian Buku PerkhidmatanKerajaan dan merekodkan setiapperubahan pegawai/staf.
2. Kerani Persuratan Urusan FailPersendirian dan mengambiltindakan perlu.
Tugas Pegawai AtasanYang Ada Hubungan
Tugas DanTanggungjawab
Kuasa YangDiberi
Tugas Pegawai-pegawaiLain Yang Ada Hubungan Serta
Jenis Hubungan
PEGAWAI-PEGAWAIMAMAPU
Minta butir-butir mengenaiPeribadi, kelulusan danalamat untuk RekodPerkhidmatan
PEGAWAI KERJAKANAN
Semua perkara mengenaipengesahan dalam jawatan,perlantikan danlain-lain.
KERANI KANAN
Semua perkara mengenaiperkhidmatan, perlantikan,pengesahan pemangkuandan lain-lain.
4. Mengurus penyediaanlaporan sulit tahunan,penyata perkhidmatandan lain-lain.
5. Mengurus tindakantatatertib
6. Lain-lain tugas yangdiarahkan.
Menerima laporansulit dan semuapegawai
Mengambil fail-failsulit untuk tindakan.
JURUTAIP
Menaip surat-surat berkaitan
PELAYAN PEJABAT
Membuat fotostat salinan-salinanyang perlu
HUBUNGAN LUAR
Kerani-kerani Perkhidmatan diJabatan Perkhidmatan Awam.
KUASAKUASA
Kuasa yang diberikan kepada seseorangpegawai perlu dimaklumkan kepada pegawaiberkenaan untuk memudahkan beliaubertindak dan membuat keputusan mengikuthad dibenarkan.
HUBUNGAN KERJA DENGAN HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAINPEGAWAI LAIN
Hubungan kerja pegawai dengan pegawai-pegawai lain perlu diketahui untukmembantu pegawai berkenaanmenyelesaikan sesuatu tugas.
Jenis-jenis hubungan kerja antara seseorangpegawai dengan pegawai-pegawai lain;-
Hubungan kerja dengan pegawai atasanHubungan kerja dengan pegawai bawahanHubungan kerja dengan rakan sejawatanHubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar.
KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN KERJA KUASA DAN HUBUNGAN KERJA
DALAM FMDALAM FM
Dapat menjelaskan tugas dantanggungjawab seseorang pegawai.Memudahkan pihak pengurusan merancangkursus yang sesuai untuk pegawai
Memudahkanpegawai menguruskan tugasyang dipertanggungjawabkan.Membolehkan pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan kepadanya.Menjelaskan hubungan kerja di antaraseorang pegawai dengan pegawai-pegawailain.
CONTOHCONTOHPERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI
AKTIVITI - Urusan PengesahanDalam Jawatan.
Peraturan-peraturan Pentadbiran :
(a) Pengesahan jawatan di dalam PerkhidmatanAwam mengambil masa di antara 1 hingga 3 tahun dan tarikh mula berkhidmat. Keadaan iniboleh berlaku sekiranya seseorang staf telahmemenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalamskim perkhidmatannya.
(b) Semua urusan mengesahkan seseorangpegawai dalam jawatannya hendaklahdisertai dengan surat perakuan dan KetuaJabatan
(c) Seseorang pegawai yang tidak disahkanselepas tempoh percubaannya tidak layakdinaikkan gaji tahunannya sehingga beliaudisahkan dalam jawatannya.
(d) Pada amnya. Lanjutan tempoh percubaanseseorang pegawai diperlukan dalamkeadaan di mana pegawai tidak lulus semuapeperiksaan yang disyaratkan dalamtempoh percubaannya.
(e) Permohonan lanjutan tempoh percubaanhendaklah dibuat kepada pihak berkuasayang melantik melelui Ketua Perkhidmatandengan sokongan Ketua Jabatan.
(f) Adalah menjadi tanggungjawab KetuaJabatan untuk mengemukakan perakuankepada pihak berkuasa lantikan melaluiKetua Perkhidmatan tentang perlanjutantempoh percubaan tiga (3) bulan sebelumtamat tempoh percubaan pegawai itu.
PROSES KERJAPROSES KERJASetiap senarai tugas seseorang pegawai perludisediakan proses kerjanya.Contoh format bagi proses kerja ialah:
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN/DIRUJUK
SEKSYEN UNDANG-UNDANG/PERATURAN YANG BERKAITAN
PROSES KERJA BAGI TUGAS PROSES KERJA BAGI TUGAS MENGADAKAN PEPERIKSAAN UNTUK MENGADAKAN PEPERIKSAAN UNTUK JURURAWATJURURAWAT--JURURAWAT PELATIH.JURURAWAT PELATIH.
BIL. PROSES KERJA PEG. YANGMELULUSKAN
DIRUJUK
SEKSI UNDANG-UNDANGPERATURAN
1. Sediakan deraf soalan-soalan Senarai tugas dan tanggungjawabPengajar Jururawat
2. Kemukakan soalan-soalan untukpeperiksaan kepada Pengetua(sekurang-kurangnya satu minggusebelum tarikh peperiksaan).
Pengetua
3. Tentukan3.1. Tarikh peperiksaan3.2. Masa Peperiksaan3.3. Tempat peperiksaan
4. Sediakan kertas jawapan untukpeperiksaan
5. Aturkan bilik-bilik darjah
BIL. PROSES KERJA PEG. YANGMELULUSKAN
DIRUJUK
SEKSI UNDANG-UNDANGPERATURAN
6. Jalankan/awasi peperiksaan
7. Kumpulkan kertas-kertas jawapan
8. Serahkan kertas-kertas jawapankepada Pengetua
9. Serahkan kertas jawapan kepadapemeriksa
Pengetua
10.. Periksa kertas jawapan peperiksaan
11. Senaraikan markah dan keputusanpeperiksaan
12. Sediakan laporan kemajuanpenuntut-penuntut
Pengetua
13. Serahkan kepada Pengetua
14. Catatkan markah peperiksaan kedalam rekod peribadi penuntut danBuku Daftar
TINDAKANTINDAKAN--TINDAKAN YANG TINDAKAN YANG PERLU DILAKSANAKAN DALAM PERLU DILAKSANAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJAMENYEDIAKAN PROSES KERJA
Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jeniskerja yang memerlukan penyediaan proses kerja
Sediakan urutan tindakan-tindakan yang terlibatdalam melaksanakan kerja tersebut
Mulakan dengan perkataan “perbuatan” bagimenyenaraikan setiap proses.
Senaraikan pegawai-pegawai yang perlu dirujuk.
Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas berkenaan.
CARTA ALIRAN KERJACARTA ALIRAN KERJA
Bagi maksud fail meja, carta aliran kerja yang perludimasukkan ke dalam fail meja seseorang pegawaiialah carta aliran kerja aktiviti yang terdapat dalamMPK yang berkaitan dengan tugas pegawaiberkenaan. Langkah-langkah dalam aktiviti yang melibatkan pegawai berkenaan hendaklahditandakan (dilorekkan).
CARTA ALIRAN PENGESAHAN CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATANDALAM JAWATAN
Semak daftar perkhidmatan dan dapatkanfail peribadi dan Buku Perkhidmatan
Syarat-syarat pengesahan telah dipenuhi
Rujuk untuk perakuan Ketua Jabatan
Diperakukan
Dalam tempohpercubaan
Dalam tempohpercubaan
Sediakan Kenyataan Perkhidmatan , Kenyataan Lulus Peperiksaan dan Perakuan Pengesahan Dalam Jawatandan Hantar ke SPA
Rekodkan pengesahan dalam jawatan dalam BukuPerkhidmatan dan beri surat asal kepada pegawai
Sediakan Salinan Kew. Dan Edarkan
Rujuk Buku Perkhidmatan dan Fail Peribadi kepadaKetua Jabatan untuk lanjutan tempoh percubaan
TIDAK
TIDAK
YAYA
TIDAK
TIDAK
YA
YA
NOTA
Proses Kerja Yang MelibatkanKerani Perkhidmatan
SAMBUNGAN CARTA DI ATASSAMBUNGAN CARTA DI ATAS
Lanjutan DisokongTIDAK
YA
UruskanTindakanTamatPerkhidmatan
Sediakan Kenyataan Perkhidamtan , KenyataanPeperiksaan, Surat Sokongan dari Ketua jabatanDan Hantar Kepada SPA
Rekod Perlanjutan Dan Syarat-syarat Ke DalamBuku Perkhidmatan Dan Beri Surat Asal KepadaPegawai
Sediakan Salinan Kew. 8 Dan Edarkan
PERATURAN PENTADBIRAN/ PERATURAN PENTADBIRAN/ UNDANGUNDANG--UNDANGUNDANG
Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturanundang-undang yang harus diketahui dan dipatuhioleh pengurusan dalam menjalankan aktivitisesebuah jabatan.
SENARAI SENARAI SEMAK/CHECKLISTSEMAK/CHECKLIST
Checklist ialah satu alat perancangan dankawalan kerja yang ringkas dan tepatmengenai tindakan-tindakan yang perludiambil dalam mengendalikan sesuatuaktiviti. Checklist berfungsi sebagai pelantindakan dalam melaksanakan sesuatuaktiviti.
CONTOHCONTOH
CHECKLIST TUGAS ‘RECEPTION NURSE’ DI DEWAN BEDAH (O.T)
TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
1. Tanya dan tentukan namapesakit
2. Tentukan ada kebenaranuntuk pembedahan
3. Tentukan kebenaranpembedahan sah digunakan(valid)
TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
4. Periksa Pesakit untukmenentukan ia tidakmemakai barang-barangpalsu dan barang kemas
5. Tanya Pesakit bagimenentukan ia tidak makandan juga minum
6. Periksa tempat yang hendakdibedah itu bersih daripadarambut dan sebagainya
TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN
7. Tanya Pesakit sama adatelah diberi suntikan sebelumdihantar ke Dewan Bedah
CATATAN
Ketika mengemukakan soalan pertanyaan suarahendaklah lembut serta jelas mudah difahami oleh pesakit.
KEPENTINGAN SENARAI KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/CHECKLISTSEMAK/CHECKLIST
Memberi peringatan dan semakan ke atastindakan yang perlu diambil.
Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dll.
KEPENTINGAN SENARAI KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/CHECKLISTSEMAK/CHECKLIST
Memberi peringatan dan semakan ke atastindakan yang perlu diambil.
Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dll.
Menjadi asas kepada kawalan keselamatanterutama aktiviti teknikal seperti jadualperjalanan udara, laut, ‘assembly line’ dll.
Sebagai alat pengawasan yang mudahdirujuk dalam menentukan tahappencapaian kerja, mengesan kelewatan dll.
Alat semakan terhadap perkara-perkarapenting yang perlu diberi perhatian sebelumditeliti atau diluluskan.
Sebagai alat kawalan dan penyelarasankerja.
Mewujudkan disiplin dalam melaksanakantugas.
NORMA KERJANORMA KERJA
Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkanbagi menyiapkan sesuatu kerja. Ia bolehmenjadi panduan kepada pekerja supayatahap prestasi yang diharapkan dapatdicapai sepenuhnya.
NORMA KERJA BAGI TUGASNORMA KERJA BAGI TUGAS--TUGAS TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH YANG DIJALANKAN OLEH KERANI PERKHIDMATANKERANI PERKHIDMATAN
BIL. JENIS KERJAMASA YANG
DIAMBIL
JUMLAHUNIT YANG
BOLEH DIJALANKAN
DALAMSEMINGGU
1. Mengurus Perlantikan 115 minit 15 unit
2. Mengurus PengesahanDalam Jawatan
151 minit 13 unit
BIL. JENIS KERJAMASA YANG
DIAMBIL
JUMLAHUNIT YANG
BOLEH DIJALANKAN
DALAMSEMINGGU
3. Mengurus KemasukanKe Dalam JawatanBerpencen
195 minit 10 unit
4. Mengurus KenaikanPangkat
95 minit 21 unit
5. Mengurus Pemangkuan 155 minit 131 unit
BIL. JENIS KERJAMASA YANG
DIAMBIL
JUMLAHUNIT YANG
BOLEH DIJALANKAN
DALAMSEMINGGU
6. Penyediaan PenyataBulanan/Suku Tahunan
120 minit 16 unit
7. Mengurus PertukaranPegawai
185 minit 11 unit
LANGKAHLANGKAH--LANGKAH LANGKAH MEWUJUDKAN NORMA KERJAMEWUJUDKAN NORMA KERJADapatkan Norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan darisumber-sumber yang boleh digunakansekiranya ada dan sesuaikan denganjawatan, peralatan dan mesin di pejabat.
Jika belum ada, wujudkan dari sumber-sumber lain, atau jalankan kajianpengukuran kerja.
SENARAI TUGAS HARIANSENARAI TUGAS HARIAN
Senarai tugas harian ialah format bagimengingati dan merancang aktiviti utamayang perlu dilaksanakan pada hariberkenaan.Boleh disediakan sama ada di sebelahpetang atau sewaktu mula bekerja disebelah pagi.
SENARAI TUGAS HARIANSENARAI TUGAS HARIANNAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN
CATATAN : Sila letakkan senarai ini di atas meja anda
BORANG TINDAKAN KERJABORANG TINDAKAN KERJA
Sebagai alat pengawasan kerja
Membantu pihak pengurusan mengesansetiap tindakan yang terlibat dalampelaksanaan kerja.
Memastikan semua pihak yang terlibatmengambil tindakan sewajarnya dalamtempoh yang ditetapkan.
BORANG TINDAKAN KERJABORANG TINDAKAN KERJAAKTIVITI
PERCETAKAN LAPORAN MAMPU OLEH JABATAN PERCETAKAN NEGARA
BIL.
(A)
PROSESKERJA
(B)
PEG. YANGBER-
TANGGUNG-JAWAB
(C)
TARIKHFAIL/
ARAHANDI
TERIMA
(D)
TARIKHTUGASDISLAP
KAN DANTANDA-TANGAN
(E)
CATATANARAHANKEPADA
PEGAWAISETERUS
NYA
(F)
TARIKHTINDAKANSELANJUT
NYAPERLUDISLAP
(G)
CATATAN
(H)
1. Buatkeputusanuntukdicetak olehJPN
PengarahPentadbiran
24/8/90 26/8/90 SediakanSuratKepadaJPN
28/8/90
BIL.
(A)
PROSESKERJA
(B)
PEG. YANGBER-
TANGGUNG-JAWAB
(C)
TARIKHFAIL/
ARAHANDI
TERIMA
(D)
TARIKHTUGASDISLAP
KAN DANTANDA-TANGAN
(E)
CATATANARAHANKEPADA
PEGAWAISETERUS
NYA
(F)
TARIKHTINDAKANSELANJUT
NYAPERLUDISLAP
(G)
CATATAN
(H)
2. Sediakansurat dandokumenuntukdicetak
PegawaiDokumentasi
27/8/90 27/8/90 PengarahPentad-biran silatanda-tangan
28/8/90
3. Tandatangansurat
PengarahPentadbiran
28/8/90 28/8/90 Hantarsurat dandokumenke JPN
29/8/90
4. Dapatkannombordoket kerjadan tarikhsiap prufpertamadaripadaJPN
KeraniDokumentasi
30/8/90 30/8/90 - 3/9/90 Pruf pertamasiap pada3/9/90
BIL.
(A)
PROSESKERJA
(B)
PEG. YANGBER-
TANGGUNG-JAWAB
(C)
TARIKHFAIL/
ARAHANDI
TERIMA
(D)
TARIKHTUGASDISLAP
KAN DANTANDA-TANGAN
(E)
CATATANARAHANKEPADA
PEGAWAISETERUS
NYA
(F)
TARIKHTINDAKANSELANJUT
NYAPERLUDISLAP
(G)
CATATAN
(H)
5. DapatkanprufdaripadaJPN
KeraniDokumentasi
3/9/90 3/9/90 Untuksemakandankelulusan
5/9/90
6. Semak,luluskan drafdankembalikankepada JPN
Pegawai yangmenyediakanlaporan(En. Ahmad)
3/9/90 5/9/90 Buatcetakanakhir
15/9/90
7. Dapatkanbahanyangtelah siapdicetak
KeraniDokumentasi
5/9/90 15/9/90 RekodkanDokumen
16/9/90
BIL.
(A)
PROSESKERJA
(B)
PEG. YANGBER-
TANGGUNG-JAWAB
(C)
TARIKHFAIL/
ARAHANDI
TERIMA
(D)
TARIKHTUGASDISLAP
KAN DANTANDA-TANGAN
(E)
CATATANARAHANKEPADA
PEGAWAISETERUS
NYA
(F)
TARIKHTINDAKANSELANJUT
NYAPERLUDISLAP
(G)
CATATAN
(H)
8. Rekoddokumendalam BukuStok
Kerani Stor 15/9/90 16/9/90 SerahLaporanKepadaEn. Ahmad
17/9/90
9. Serahkepadapegawai(En. Ahmad)
KeraniDokumentasi
17/9/90 17/9/90